Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 3

- Phụ trách chuyển thư và thông tin tới các bạn sinh viên về các hoạt động của Hội Sinh viên trường qua bảng tin, các thông báo trên phát thanh,… - Là cầu nối giữa các đơn vị trong Hội S

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA MARKETING

oOo BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đề bài :

Trình bày một sự kiện mà anh/chị đã tham gia từ đó viết

một bài truyền thông sau sự kiện đó.

Sinh viên thực hiện : Đào Thị Thùy

Mã sinh viên : 11165112 Lớp : Truyền thông Marketing 58

Hà Nội, 2019

CHƯƠNG TRÌNH SINH NHẬT BAN VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN

LẦN THỨ 14

I.TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH

1.Giới thiệu tổng quát về Ban Văn phòng Hội Sinh viên.

Ban Văn phòng HSV thuộc Cụm Trực thuộc được thành lập vào tháng 10 năm 2004 với mục đích hỗ trợ Ban Thư ký, Ban Chấp hành HSV trong các mảng thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng như công văn, giấy tờ, các thủ tục hành chính,…Với tính chất như vậy nên Ban Văn phòng được giao vai trò quản lý văn phòng Hội Sinh viên – hiện là phòng

120 nhà 11 kí túc xá trường ĐH KTQD

Công việc chính của Ban Văn phòng:

- Đảm nhận công tác sổ sách, giấy tờ, lịch trực của Hội Sinh viên

- Hỗ trợ các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong các công tác hành chính, nhanh chóng trong các thủ tục và đảm bảo lịch họp cho các đơn vị

- Phụ trách chuyển thư và thông tin tới các bạn sinh viên về các hoạt động của Hội Sinh viên trường qua bảng tin, các thông báo trên phát thanh,…

- Là cầu nối giữa các đơn vị trong Hội Sinh viên với nhau và với Ban Chấp hành Hội Sinh viên

2.Chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng Hội Sinh viên

Thời gian: 27/10/2018

Địa điểm: Y-Nest Coworking Space, tầng 4, trung tâm thương mại V+, 505 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Đơn vị tổ chức: Ban Văn phòng Hội Sinh viên

Mục đích:

 Là chương trình giúp các thế hệ cũng như toàn thể Hội Sinh viên trường nhìn lại những hoạt động và thành tích mà Ban đã đạt được trong suốt một năm vừa qua

 Là nơi gắn kết các thế hệ đã và đang hoạt động lại với nhau từ đó nâng cao truyền thống gắn bó các thế hệ trong Ban

Phân chia mảng tổ chức chương trình:

 Mảng nội dung

 Mảng kĩ thuật

 Mảng cơ sở vật chất

 Mảng truyền thông

 Mảng hậu cần – tài chính

II.CÔNG VIỆC CỤ THỂ CỦA TỪNG MẢNG

1.Mảng nội dung

-Lên nội dung về ý tưởng tổ chức chương trình từ đó định hướng chủ đề chương trình cũng như tên chương trình

-Lên các phần nội dung chi tiết nằm trong chương trình

-Tạo checklist chi tiết trong chương trình

-Liên hệ khách mời và tiết mục văn nghệ cũng như phần phát biểu có trong chương trình -Tổ chức sơ duyệt và tổng duyệt chương trình

-Chuẩn bị các giải pháp nếu có phát sinh xảy ra

2.Mảng kĩ thuật

-Từ chủ đề và tên chương trình chuẩn bị các sản phẩm kĩ thuật liên quan:

 Design ava và cover theo đúng ý tưởng chương trình

 Tạo 2 video: 1 video tổng kết hoạt động của Ban và 1 video là lời chúc mừng sinh nhật đến từ các đơn vị khác trong HSV

 Thiết kế background chụp ảnh và phông chương trình

 Thiết kế giấy mời và thiệp mời

 Thiết kế cây standee

-Liên hệ mảng truyền thông để lấy checklist truyền thông chương trình từ đó design ảnh

và video phù hợp bài viết

3.Mảng cơ sở vật chất.

-Từ ý tưởng về nội dung chương trình lên checklist đồ cơ sở vật chất cần chuẩn bị:

 Về thiết kế sân khấu: vòng bao quanh sân khấu, chi tiết treo quanh sân khấu

 Về thiết kế bàn checkin: các vật nhỏ đặt tại bàn cũng như huy hiệu Ban dành cho khách mời dự chương trình

-Liên hệ kĩ thuật lấy background và phông chụp ảnh từ đó có các phương án dựng và treo một cách hợp lý

-Chuẩn bị quà tặng cho khách mời khi ra về

4.Mảng truyền thông

-Truyền thông offline:

 Liên hệ khách mời là Ban Thư kí, Ban Chấp hành HSV, các đơn vị tổ đội trong HSV và các anh chị là các thế hệ các khóa hoạt động tại Ban Văn phòng: chia làm

3 giai đoạn: gọi điện mời và nhắn tin thời gian địa điểm trước tổ chức sự kiện, nhắn tin nhắc lại về chương trình và nhắn tin cảm ơn

 Truyền thông tổ đội về chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng: Trước nửa tháng diễn ra sinh nhật mảng truyền thông sẽ phải tổ chức các buổi đến buổi họp của những đơn vị trong HSV để nhận được những lời chúc mừng sinh nhật từ đơn vị đó từ đó lấy tài liệu làm video

-Truyền thông online:

 Lên kế hoạch truyền thông trong suốt quá trình làm chương trình: trước, trong và sau chương trình

 Lên rõ định hướng content đăng lên fanpage và nhờ sự giúp đỡ từ fanpage của các đơn vị khác

 Tạo checklist phân chia thời gian cũng như nhân sự phụ trách bài viết

5.Mảng hậu cần – tài chính

-Tìm kiếm thông tin về nơi tổ chức sự kiện phù hợp với nội dung và số lượng người tham dự

-Tìm kiếm thông tin về địa điểm ăn uống sau khi chương trình kết thúc

-Chuẩn bị đồ ăn nhẹ, bánh sinh nhật và một số đồ liên quan có chương trình

-Lên dự trù kinh phí cho tất cả các mảng, chốt dự trù kinh phí cho từng mảng và chi phí phát sinh trong chương trình sao cho cân bằng nhất với số quỹ mà Ban hiện có

III.NỘI DUNG SƠ BỘ VỀ CHƯƠNG TRÌNH

 Tên chương trình: YÊU

 Chủ đề: Love Story – Câu chuyện tình yêu giữa những con người với nhau, không

phải tình yêu đôi lứa mà là 1 thứ tình cảm đặc biệt, là sự gắn kết, yêu thương dưới một mái Nhà mang tên Ban Văn phòng

 Concept: First love  When we’re in love  Forever love

o First love: là câu chuyện về mối tình đầu, sự bỡ ngỡ, có chút ngại ngùng của những con người mới đến với nhau và từ đấy bắt đầu một thứ tình cảm đặc biệt ( mới đầu chương trình là sân khấu dành cho K60 thế hệ 14 của Ban-những con người mới dưới mái nhà Ban Văn phòng )

o When we’re in love: đây là câu chuyện của những con người đã qua mối tình đâu tiên trong sáng ấy, đang gắn bó với nhau, yêu thương nhau, cùng nhau vượt qua những khó khăn, tiếp tục trên con đường xây dựng và phát triển ( K60, chủ yếu là K59, K58 )

o Forever love: chuyện về tình yêu mãi mãi này là của những người đã từng trải,

đã hết mình về một mái Nhà, là niềm tự hào và sự kính trọng của những thế hệ mới từ đó cố gắng tiếp tục và phát triển hơn nữa (lời chia sẻ của các anh chị lớn các khóa trước)

 Màu chủ đạo: có 2 phương án

o Màu đỏ + trắng: màu đặc trưng cho tình yêu

o Màu của hoa hồng xanh dường: biểu tượng của tình yêu vĩnh cửu

IV.TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH

sự K59 đón khách cùng K60

khách mời cũng

Care khách mời

Phân chia rõ chỗ ngồi cho khách mời là HSV và các anh chị là các khóa trong Ban

MỞ MÀN

PHẦN LỄ

6 18h40 – 18h45 Tuyên bố lí do, giới thiệu

đại biểu

MC

7 18h45 – 18h50 Đại diện BTC phát biểu Trưởng BTC phát biểu

8 19h40 – 19h45 Chiếu clip 1 năm hoạt động Kĩ thuật chạy video

CONCEPT Concept 1: First Love ( Tình yêu đầu)

9 19h05 – 19h10 Tiết mục khách mời Đội SVTN Quản trị

Kinh doanh-STQ

19h20 – 19h25 Đại diện HSV phát biểu Chủ tịch HSV: Ngô

Tuấn Sơn

Concept 2: When we’re in love ( Khi đang yêu)

12 19h20 – 19h30 Tiết mục khách mời:

Hát Thời thanh xuân của chúng ta

Đội SVTN Đồng hương Hà Nam Ninh

13 19h30 – 19h40 Tiết mục khách mời:

10 19h40 – 19h45 Clip chuẩn bị sinh nhật của

16 19h55 – 20h Phát biểu gửi gắm Trưởng Ban thế hệ thứ

13

Concept 3: Forever Love ( Mãi Yêu)

20 19h20- 20h15 Thổi nến cắt bánh và chia

sẻ cảm xúc cùng lời nhắn nhủ( giao lưu anh chị ) Tất cả mọi người cùng hát bài chúc mừng SN

Chánh VP các khóa

Kỹ thuật chuẩn bị beat chúc mừng sinh nhật

Giao lưu với chị Nguyễn Thị Kim Cúc – chánh VP k53

21 20h15- 20h30 Các đơn vị tặng quà Trưởng BTC nhận quà

23 20h30– 20h35 Lời cảm ơn tất cả mọi

người và hẹn gặp lại Nói về sinh nhật năm sau ( Thứ 15 ) mong …

MC

KẾT THÚC

niệm các khóa với nhau

giao lại cơ sở vật chất cho bên thuê địa điểm

V.BÀI TRUYỀN THÔNG SAU CHƯƠNG TRÌNH

[ LỜI CẢM ƠN TỪ BAN VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN ]

✨Vâng vậy là chương trình sinh nhật tuổi 14 của Ban Văn phòng đã chính thức khép lại

và để lại một dấu ấn vô cùng sâu sắc trong lòng mỗi thành viên, CTV của Ban

❤Một lần nữa xin gửi những lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả các anh/chị của 13 thế

hệ đã cùng nhau gìn giữ và phát triển Ban Văn phòng Hội Sinh viên cho đến ngày hôm nay

❤ Cảm ơn những thành viên, CTV đã cùng nhau sát cánh suốt những tuần qua để chuẩn

bị cho buổi sinh nhật thứ 14 của Ban Văn phòng được thành công và trọn vẹn nhất

❤ Và cuối cùng xin cảm ơn các anh/chị trong BTK, BCH Hội Sinh viên và các đơn vị anh

em trong Hội Sinh viên đã bớt chút thời gian quý báu của mình để đến chung vui và dành những lời chúc, những món quà ý nghĩa nhất gửi đến Ban Văn phòng. 

🌟Xin chân thành cảm ơn!

#LOVESTORY

#LOVESCENARIO

#BVP14thBirthday

👇Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:

📘Fanpage: https://www.facebook.com/banvanphongneu/

☎ Hotline:0981783799 ( Ms Vũ Thảo) 

💒Địa chỉ: Phòng 120 nhà 11 kí túc xá trường đại học Kinh tế Quốc dân