TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nh ng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn bị Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chứ

Tổ chức đàm phán kinh doanh

Bài 3

Quá trình

ra quyết định trong đàm phán kinh doanh

I Hoạt động chuận bị đàm phán kinh doanh

 Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán

định tới 50% kết quả cuộc

đàm phán.

 Có hai quy tắc cần ghi nhớ

trong quá trình chuẩn bị

đàm phán kinh doanh:

I Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị

đàm phán kinh doanh.

1.Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh.

Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu

cầu và tính chất riêng nh ng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn bị

Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch đàm phán.

Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi

tiết).

1 2

1.Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh.

Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán

4 5 6

- b Nghiên cứu yêu cầu

về nội dung một cuộc

đàm phán kinh doanh.

Căn cứ vào thể loại và mức độ tác

động, biểu cảm có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau:

- Ph ơng pháp biểu cảm trực quan:

- Ph ơng pháp gây ấn t ợng

- Ph ơng pháp gây căng thẳng

+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán

+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán.

Các nội dung chuẩn bị

a Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu.

b ChuÈn bÞ tæ chøc nh©n sù cña

®oan ®am ph¸n.

c ChuÈn bÞ kÕ ho¹ch cô thÓ

2 Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh

2.1 Tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch đàm phán

Việc xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh có ý nghĩa vô cùng

đặc biệt

Việc xây dựng kế hoạch đàm phán

cần thực hiện các thao tác sau

Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc

đàm phán

Xác định những nhiệm vụ cơ bản trước

mắt của việc đàm phán

Tìm kiếm phương pháp bước đi thích

hợp để giải quyết nhiệm vụ đó

1

2

3

Phân tích các yếu tố khả năng bên ngoài, bên trong

(chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế

hoạch đàm phán

Xác định những nhiệm vụ trung hạn, ngắn

hạn cho cuộc đàm phán và mối liên hệ trong việc thực hiện các nhiệm vụ

Đề xuất các biện pháp thực hiện các nhiệm vụ

kể trên phát hiện và xử lý kịp thời những bế

tắc xuất hiện trong quá trình đàm phán

4

5

6

Phân chia kế hoạch tổng quát thành kế hoạch chi tiết

3 Tập dượt đàm phán

Các nguyên tắc của đàm phán kinh doanh

1 Phải am tường đối tác giao dịch đàm phán

2 Xây dựng niềm tin, thu hút sự chú ý, khêu gợi sự quan tâm

hứng thú của đối tác

3 Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh chứng cụ thể, dẫn giải

rõ ràng sẽ làm cho đối tác đồng ý với quan điểm, ý kiến của ta

Các nguyên tắc của đàm phán kinh doanh

4 Tác động vào sở thích và làm tan mối nghi ngờ của đối tác

5 đối tác vào quyết định cuối cùng Thỏa Biến đổi và chuyển hóa nhu cầu của

thuận và nhất trí quyết định phải dựa trên cơ sở nhu cầu và lợi ích của nhau

2 Nghệ thuật mở đầu đàm phán

- Tiếp xúc với đối tượng đàm phán

- Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho

2.2 Phương pháp mở đầu đàm phán

- Phương pháp làm dịu căng thẳng

- Phương pháp kiếm cớ ( móc xích)

- Phương pháp kích thích trí tưởng tượng

- Phương pháp mở đầu trực tiếp

cách ng ời đối thoại, chú ý đến ý

kiến, nhu cầu của họ

22

- Có nhận xét đánh giá tích cực về

địa điểm đàm phán, cách trang trí nội thất, cách bố trí sản xuất, uy tín, thanh danh trong kinh doanh của cơ quan chủ trì

Khó khăn th ờng gặp trong giai đoạn

mở đầu đàm phán

 Có thể xuất hiện thái độ ác cảm,

thiện cảm (ấn t ợng ban đầu) tự

nhiên giữa mọi ng ời

 Thành kiến và định kiến

25

3 Truyền đạt thụng tin trong đàm

phỏn

3.1 Mục đích truyền đạt thông tin

- Thu thập tin tức về các vấn đề

chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyện vọng của đối t ợng đàm phán cũng

nh cơ quan mà họ đại diện.

3.1 Mục đích truyền đạt thông tin

- Tạo cơ sở cho việc lập

luận, kiểm tra tính

đúng đắn của các luận cứ then chốt, tạo những điểm tựa trong

ý thức của đối t ợng nhằm sử dụng ở các giai

đoạn đàm phán tiếp theo

27

- Phân tích, kiểm tra lập tr ờng,

quan điểm của đối t ợng

3.1 Mục đích truyền đạt thông tin

- Tuỳ theo khả năng mà xác

định sơ bộ ph ơng h ớng hoạt động tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết

định đ ợc đơn giản, dễ dàng.

29

và có mức độ xã giao nhất định

báo những tin tức khó chịu ở mức

độ vừa phải, nếu điều đó là cần thiết, biết cách tự kiềm chế và

cẩn thận trong mọi tr ờng hợp.

31

3.3 Kỹ thuật truyền đạt thông tin (T)

Thông tin truyền đạt cho đối

t ợng phải chính xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực quan và đúng

đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn Cần phải chú ý đặc biệt trong việc trình bày ngắn gọn.

32

rời mắt quan sát cử động và phản ứng bên ngoài của đối t ợng, sau đó hãy nhìn vào mắt

đối t ợng đàm phán khi họ trình bày lập tr ờng quan

điểm của mình.

33

 Nếu chúng ta thực sự mong

muốn thuyết phục đối t ợng tin vào lập tr ờng, quan điểm ý kiến của chúng ta thì tr ớc hết phải hiểu đ ợc động cơ, động lực, tham vọng nhằm thúc

đẩy hành động của họ

34

3.5 Những khó khăn trong khâu

truyền đạt thông tin

 Bất kỳ thông báo nào trong quá

trình truyền đạt thông tin đều mất đi

tính rõ ràng, toàn vẹn và cấu

trúc Cần phải tính đến điều đó trong

khi đàm phán.

 Khi thu, nhận thông tin đều có sự

mất mát (gọi là sự tản mát thông tin).

thạo tin tức của đối t ợng.

3.5 Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin

Để hạn chế mất mát thông tin cần chú ý:

 Cố gắng chuyển từ độc thoại sang đối thoại.

 Tạo điều kiện cho đối t ợng trình bày

sự hiểu biết của mình.

 Chớ quên rằng chúng ta không thích

ai đó nói hàng tiếng đồng hồ, hoặc th ờng xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói ý kiến của mình.

3.5 Những khó khăn trong khâu truyền

đạt thông tin

Để hạn chế mất mát thông tin

- Làm cho đối t ợng quan tâm

đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông tin của chúng ta.

- Kiểm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền đạt thông tin Cho phép đối t ợng bình tĩnh phát biểu ý kiến của mình.

3.5 Những khó khăn trong khâu truyền

đạt thông tin

đoạn truyền

đạt thông tin

Ra quyết định

và kết thúc đàm phán kinh doanh III Quá trình ra quyết định trong đàm phán kinh

doanh

1 Lợi ích các bên trong đàm phán

và cỏc phương phỏp lập luận 1.1 Lợi ích các bên trong đàm phán

 Mọi ng ời đàm phán để tăng thêm quyền

lợi (interest) của mình

 Những ng ời đàm phán th ờng hay mâu

thuẫn, họ liệt kê những quyền lợi của

mình ra mà không hề quan tâm xem phía

đối tác sẽ bị ảnh h ởng nh thế nào

 Khi đánh giá về quyền lợi, thông th ờng ng

ời điều đình th ờng tập trung vào hàng hóa

mà có thể mua bán đ ợc hoặc có thể viết cụ

thể vào hợp đồng hay hiệp ớc

 Quyền lợi của những ng ời đàm phán có thể còn xa hơn cả những gì rõ ràng cụ thể

 Các nhà đàm phán th ờng muốn đạt tới

sự thỏa thuận ở một mức độ nào đó

trong những vấn đề đ ợc đ a ra

 Các nhà đàm phán th ờng cho rằng vấn

đề nêu ra đã nói lên những mối quan

tâm nằm sau nó

1.1 Lợi ích các bên trong đàm phán.(tiếp)

 Các nhà đàm phán th ờng hay mắc

phải một lỗi mòn là họ cho rằng các vấn

đề đã đặt ra hoàn toàn đáp ứng

những mối quan tâm của mình cho nên

họ không muốn thay đổi các vấn đề

Họ nghi ngờ và không thích đặt lại vấn

 Khi cuộc đàm phán kết thúc trong bầu không khí căng thẳng thì cho dù nhà đàm phán đạt đ ợc mục tiêu của mình trong lần

đàm phán ấy nh ng hậu quả của cuộc đàm

phán không vui vẻ này sẽ ảnh h ởng đến các cuộc đàm phán sau.

1 Lợi ích các bên trong đàm phán (tiếp)

1.2 Vùng th ơng l ợng và kết thúc đàm phán hiệu quả.

 Vùng th ơng l ợng là khoảng cách giữa lời đề nghị ban đầu của chúng ta và

đề nghị ban đầu của đối tác đàm

phán

 Khi chúng ta đ a ra những lời đề

nghị đầu tiên đó là biên giới phía

ngoài của vùng th ơng l ợng.

(tiÕp)

(tiÕp)

a Khái niệm

trình sắp xếp những ý nghĩ, lý lẽ một cách có hệ thống để trình bày nhằm

chứng minh cho một kết luận về một vấn đề nào đó

1 3 Ph ơng pháp lập luận

1 3 Ph ¬ng ph¸p lËp luËn

a.Kh¸i niÖm (tiÕp)

§Ó thµnh c«ng cÇn:

thÓ x¶y ra trong khi lËp luËn, thËm chÝ

trong khi lËp luËn.

t¸c.

luận của đối tác.

 Cố gắng trình bày ý kiến, quan điểm

và cách chứng minh của mình thật rõ ràng, mạch lạc.

Company Logo

www.themegallery.com

b ớc dẫn ta đến kết luận mong muốn

Company Logo

www.themegallery.com

điểm) của ph ơng pháp giải quyết vấn đề

Company Logo

www.themegallery.com

Company Logo

www.themegallery.com

động đặc biệt nếu ta biết sử dụng một cách sáng tạo.

Company Logo

www.themegallery.com

b Ph ơng pháp lập luận hùng

biện

b.9 Ph ơng pháp chiếm u thế

Nội dung của ph ơng pháp này

là: Căn cứ vào nhu cầu của bản thân mà ta thay đổi trọng tâm,

đ a lên hàng đầu những vấn đề hợp ý chúng ta trong quá trình

đàm phán.

Company Logo

www.themegallery.com

b Ph ơng pháp lập luận hùng

biện

b.10 Ph ơng pháp dẫn dắt

Việc sửa đổi mang tính chất

chủ quan bản chất của vấn đề một cách dần dần là cơ sở của ph

ơng pháp này.

Company Logo

www.themegallery.com

b Ph ơng pháp lập luận hùng

biện

b.11 Ph ơng pháp phỏng vấn

Ph ơng pháp này dựa vào việc đặt

câu hỏi (chủ động đặt câu hỏi)

Company Logo

www.themegallery.com

b Ph ơng pháp lập luận hùng

biện

b.12 Ph ơng pháp ủng hộ hình thức

Ph ơng pháp này có hiệu quả cả với

một hoặc nhiều đối tác trình bày lập luận của họ, sau đó đến l ợt ta phát biểu ý kiến nh ng không tỏ thái độ phản đối, chống lại đối tác, ng ợc lại đ a

ra những lý lẽ, luận cứ biện hộ, bào chữa cho lập tr ờng, quan điểm của họ

Company Logo

www.themegallery.com

1.3 Ph ơng pháp lập luận

c.Ph ơng pháp lập luận tự biện

c.1 “Nghệ thuật” phóng đại

Điểm mấu chốt của ph ơng pháp tự biện này

là khái quát, phóng đại, rút ra kết luận vội vàng.

c.2 “Nghệ thuật” hài h ớc

Một nhận xét thông minh, sắc sảo, một câu

chuyện hài h ớc đúng lúc có thể phá tan hoàn toàn lập luận đã đ ợc chuẩn bị công phu

Company Logo

www.themegallery.com

c.Ph ơng pháp lập luận tự biện

c.3 “Nghệ thuật” dựa vào uy tín

Trích dẫn lời nói, ý kiến, tác phẩm của những

ng ời nổi tiếng, tuy điều đó không thừa nhận

là chứng minh cho quan điểm của chúng ta, vì vấn đề đang bàn có thể hoàn toàn khác

c.4 “Nghệ thuật” làm mất uy tín đối tác

Nghệ thuật này dựa vào quy tắc sau: Nếu

không thể bác bỏ đ ợc lý lẽ của đối tác thì ít nhất cũng cần phải làm mất danh dự của họ.

Company Logo

www.themegallery.com

c.6 “Nghệ thuật” chuyển h ớng

Đối tác không tấn công vào luận cứ

của ta mà chuyển sang vấn đề khác, không có liên quan gì đến đề tài

tranh luận

Company Logo

www.themegallery.com

Dựa vào việc thông tin nửa thực, nửa h ,

vô tình hay hữu ý, đối tác dẫn cuộc tranh luận theo một chủ đề nhất định, dễ gây cãi lộn, mọi vấn đề đều xáo trộn

Company Logo

www.themegallery.com

c.Ph ơng pháp lập luận tự biện

c.9 “Nghệ thuật” trì hoãn

Mục đích của ph ơng pháp này nhằm gây

cản trở hoặc kéo dài cuộc tranh luận

c.10 “Nghệ thuật” khiếu nại

Đây là một hình thức đặc biệt của “nghệ

thuật” lấn át Đối tác phát biểu ý kiến không phải với t cách của nhà kinh doanh hay một chuyên gia mà muốn tạo sự thông cảm

Company Logo

www.themegallery.com

c.Ph ơng pháp lập luận tự biện

c.11 “Nghệ thuật” xuyên tạc

Đối tác xuyên tạc ý kiến của chúng ta,

hoặc chuyển trọng tâm vấn đề sang

vị trí khác

c.12 “Nghệ thuật” đặt câu hỏi bẫy

Nghệ thuật này dựa vào tập hợp các

tiền đề dùng để ám thị

Company Logo

www.themegallery.com

2 Chiến thuật lập luận

2.1 Néi dung cña chiÕn thuËt lËp

luËn.

 ChiÕn thuËt lËp luËn lµ sù triÓn

khai ph¸t triÓn kü thuËt lËp luËn trong tõng t×nh huèng cô thÓ.

Tr¸nh c¨ng th¼ng trong lËp

luËn KÝch thÝch sù ham muèn (høng thó)

LËp luËn hai chiÒu

Nh÷ng néi dung c¬ b¶n cña chiÕn thuËt lËp

luËn th êng bao gåm:

3 Ra quyết định và kết thúc

đàm phán kinh doanh

2 Chiến thuật trong lập luận

3.1Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết

định

và kết thúc đàm phán.

 Kinh nghiệm đặc biệt quan trọng

đối với giai đoạn ra quyết định và kết thúc cho thấy phải thể hiện sự

tế nhị và quan tâm đến đối tác

đàm phán

 Kết thúc đàm phán thành công là

đạt đ ợc mục tiêu đã đặt ra theo

kế hoạch từ tr ớc đối với các cuộc

đàm phán

Company Logo

www.themegallery.com

3.1 Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết

định

và kết thúc đàm phán

Những nhiệm vụ cơ bản của giai

đoạn cuối cùng của đàm phán kinh doanh:

trong tr ờng hợp xấu nhất đạt đ

- Trong tr ờng hợp cần thiết, tiếp tục

duy trì mối quan hệ với đối tác và

đồng nghiệp của họ.

- Tóm tắt toàn bộ nội dung và rút ra

kết luận cơ bản dễ hiểu cho mọi

ng ời tham gia đàm phán.

Company Logo

www.themegallery.com

3.1 Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết

định

và kết thúc đàm phán.

 Kết thúc tổng quát rất quan trọng

để đảm bảo cho cuộc đàm phán

đạt kết quả tốt, nh ng kết thúc không thể quy gọn vào việc đơn giản nhắc lại những luận điểm quan trọng nhất

 Chúng ta cần phải làm cho kết luận

có dạng dễ tiếp thu, tức là rút ra một số điều khẳng định lôgic có

ý nghĩa đầy đủ nhất

Company Logo

www.themegallery.com

3.1Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết

định

và kết thúc đàm phán.

 Tất cả các thành viên tham gia cần

phải hiểu rõ từng chi tiết kết luận của chúng ta

 Những kết luận từ những luận

điểm cơ bản của bài phát biểu của mình và phải trình bày chúng một cách sáng sủa, dễ hiểu

Company Logo

www.themegallery.com

kiểm tra chúng ta đã đ a đ ợc cuộc đàm phán đến mục tiêu cần thiết.

đặt ra trong quá trình đàm phán.

phản đối của đối tác

ợc) với đối tác và tạo đ ợc bầu không khí thuận lợi cho việc kết thúc đàm phán.

Company Logo

www.themegallery.com

3.2 Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết

định

Một vài việc có tính chất tế nhị mang đặc điểm

phổ biến về chiến thuật giúp cho việc làm rõ bầu không khí kết thúc cuộc đàm phán nh :

trán để tìm lời phê bình phù hợp thì chúng ta tin t ởng rằng lời phê bình không phải là nguyên nhân thực sự làm cho đối tác không hành động

chọn

đối vào các u thế của các quyết định mà chúng ta ủng hộ

Company Logo

www.themegallery.com

bài phát biểu của mình mà cần phải kết thúc với một câu nói độc đáo nào đó.

suy nghĩ và định ra mục tiêu tối thiểu và

h ớng lùi b ớc trong tr ờng hợp đối tác ngăn cản chúng ta thực hiện mục tiêu cơ bản và

buộc chúng ta lùi b ớc

Company Logo

www.themegallery.com