SỔ TAY CHẤT LƯỢNG MỤC LỤC Trang CHÖÔNG MÔÛ ÑAÀU Giôùi thieäu veà Coâng ty 5 CHÖÔNG 1 Phaïm vi aùp duïng 7 Phaïm vi 7 Loaïi tröø 7 CHÖÔNG 2 Tieâu chuaån tham khaûo 8 CHÖÔNG 3 Thuaät ngöõ vaø ñònh nghóa 8 CHÖÔNG 4 Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng 9 Caùc yeâu caàu chung 9 Yeâu caàu veà heä thoáng taøi lieäu 9 CHÖÔNG 5 Traùch nhieäm cuûa laõnh ñaïo 11 Cam keát cuûa laõnh ñaïo 11 Höôùng vaøo khaùch haøng 11 Chính saùch chaát löôïng 12 Hoaïch ñònh 12 Traùch nhieäm quyeàn haïn vaø trao ñoåi thoâng tin 13 Xem xeùt cuûa laõnh ñaïo 15 CHÖÔNG 6 Quaûn lyù nguoàn löïc 16 Cung caáp nguoàn löïc 16 Nguoàn nhaân löïc 16 Cô sôû haï taàng 16 Moâi tröôøng laøm vieäc 16 CHÖÔNG 7 Taïo saûn phaåm 18 Hoaïch ñònh vieäc taïo saûn phaåm 18 Caùc quaù trình lieân quan ñeán khaùch haøng 18 Thieát keá vaø phaùt trieån 18 Mua haøng 19 Saûn xuaát vaø cung caáp dòch vuï 19 Kieåm soaùt phöông tieän theo doõi vaø ño löôøng 20 CHÖÔNG 8 Ño löôøng, phaân tích vaø caûi tieán 21 Khaùi quaùt 21 Theo doõi vaø ño löôøng 21 Kieåm soaùt saûn phaåm khoâng phuø hôïp 22 Phaân tích döõ lieäu 23 Caûi tieán 23
Trang 1SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
MỤC LỤC
Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin 13
Các quá trình liên quan đến khách hàng 18
Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường20
Kiểm soát sản phẩm không phù hợp22
Trang 2Fax :
I Sự hình thành Công ty
II Các sản phẩm, dịch vụ chủ yếu:
III Định hướng phát triển trong giai đoạn từ nay đến năm 2006:
Trang 3CHƯƠNG 1 PHẠM VI ÁP DỤNG
- Sổ tay chất lượng này nhằm xác định và mô tả Hệ thống quản lýchất lượng của Công ty Hệ thống quản lý chất lượng của Công tyđược mô tả trong sổ tay này đáp ứng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000
- Trong sổ tay này cũng mô tả trách nhiệm–quyền hạn của các cán bộquản lý và nhân viên đối với chất lượng, cách thức đáp ứng củaCông ty đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vàcách thức đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như đáp ứngcác yêu cầu của luật định
- Sổ tay này được kiểm soát theo Thủ tục kiểm soát tài liệu
1 Phạm vi áp dụng:
- Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong Sổ tay chất lượng nàyđược xây dựng và áp dụng tại Trụ sở của Công ty tại số: và chi nhánhtại số
- Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong STCL này được xâydựng và áp dụng cho các hoạt động sản xuất, gia công các sản phẩmngành dệt, nhuộm, thêu, may
2 Các loại trừ:
- Hiện Công ty không có quá trình đặc biệt, nên Công ty không xem xétcác vấn đề liên quan để xác định giá trị sử dụng theo 7.5.2
Trang 4CHƯƠNG 2 TIÊU CHUẨN THAM KHẢO
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở vàtừ vựng
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêucầu
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9004:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Hướngdẫn cải tiến
CHƯƠNG 3 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
Các thuật ngữ sử dụng trong sổ tay này phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000
1 Các chữ viết tắt:
STCL : Sổ tay chất lượng
Hệ thống : Hệ thống quản lý chất lượng của Công
Chuỗi cung ứng : Mô tả mối liên hệ giữa các bên liên quan:
Bên cung ứng < -> Tổ chức < -> Khách hàng
CHƯƠNG 4 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 4.1 Đáp ứng các yêu cầu chung:
Trang 5Công ty cam kết thực hiện xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì Hệthống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của Hệ thốngtheo các yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
Việc áp dụng và tuân thủ tiêu chuẩn được thực hiện bằng cách:
a) Nhận biết các quá trình cần thiết trong Hệ thống và áp dụng chúng trongtoàn bộ Công ty (Xem phần phụ lục 1);
b) Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này (Xem phần phụlục 2);
c) Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tácnghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực;
d) Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợhoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình này;
e) Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình này; và
f) Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cảitiến liên tục các quá trình này
Các quá trình được quản lý tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩnTCVN ISO 9001: 2000
Hiện nay Công ty không sử dụng các quá trình từ bên ngoài Khi có cácquá trình được chọn từ nguồn bên ngoài để phục vụ cho Hệ thống, các quátrình này được xác định và kiểm soát theo mô tả ở mục 7.4
4.2 Tài liệu của Hệ thống:
4.2.1 Khái quát:
Các tài liệu của Hệ thống dùng để mô tả Hệ thống, xác định cácchuẩn mực, các phương pháp cần thiết để đảm bảo việc xác định, thực hiện,kiểm soát, và điều hành các quá trình một cách có hiệu lực
Các tài liệu của Hệ thống bao gồm:
a) Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng;
b) Sổ tay chất lượng;
c) Các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000;
d) Các tài liệu cần có của Công ty để đảm bảo việc hoạch định, tácnghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của Công ty; và
e) Các hồ sơ theo yêu cầu bởi Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
Các tài liệu được biên soạn với hình thức đơn giản, dễ hiểu, thuận lợicho việc sử dụng và đúng với thực tế của Công ty
Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:
Chính sách chất lượng
Sổ tay chất lượng 1
2 34
Trang 6Các Thủ tục
Các tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp,
các Qui định, Kế hoạch, Mục tiêu,
Tiêu chuẩn, Bản vẽ, Sơ đồ
Các loại Hồ sơ ,các Biểu mẫu
4.2.2 Sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng này được lập nhằm xác định và mô tả Hệ thốngquản lý chất lượng của Công ty
4.2.3 Kiểm soát tài liệu:
Công ty lập và duy trì Thủ tục kiểm soát tài liệu để kiểm soát mọi tàiliệu trong Hệ thống theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
4.2.4 Kiểm soát hồ sơ:
Công ty lập và duy trì Thủ tục kiểm soát hồ sơ để qui định cách thứcxác định, thu thập, lưu trữ, bảo quản, sắp xếp, truy cập, sử dụng, và hủybỏ các hồ sơ chất lượng
4.3 Tài liệu liên quan:
- Thủ tục kiểm soát tài liệu: 0087
- Thủ tục kiểm soát hồ sơ: 0085
Trang 7CHƯƠNG 5 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO 5.1 Cam kết của lãnh đạo:
Tổng Giám Đốc Công ty cam kết xây dựng và thực hiện Hệ thống quảnlý chất lượng và việc cải tiến thường xuyên hiệu lực của Hệ thống bằngcách:
a) Truyền đạt cho toàn thể các thành viên trong Công ty về tầm quan trọngcủa việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu về pháp luật vàchế định trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, trong các chương trìnhđào tạo và trong các cuộc họp liên quan đến sản xuất kinh doanh củaCông ty;
b) Thiết lập chính sách chất lượng của Công ty;
c) Chỉ đạo các cấp quản lý xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp với chínhsách chất lượng;
d) Chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xem xét và quyết định chỉ đạokịp thời Hệ thống Đảm bảo Hệ thống được duy trì có hiệu quả và liêntục được cải tiến;
e) Đảm bảo sẵn có các nguồn lực để thực hiện, duy trì, cải tiến hệ thốngvà thoả mãn khách hàng
Tài liệu liên quan:
Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021
5.2 Hướng vào khách hàng:
Tổng Giám Đốc cùng các thành viên trong ban lãnh đạo Công tyđảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứngnhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng
Các hoạt động xác định nhu cầu nhằm để nâng cao sự thỏa mãnkhách hàng bao gồm:
- Các hoạt động nghiên cứu thị trường;
- Các hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng như Hội nghị khách hàng,thăm dò ý kiến khách hàng, hội thảo, hội chợ, triển lãm, giới thiệu sảnphẩm;
- Các hoạt động xúc tiến bán hàng, giải quyết các ý kiến, thắc mắc củakhách hàng
Định hướng khách hàng cũng được xem xét trong cuộc họp xem xétcủa lãnh đạo để đảm bảo thích hợp trong từng thời kỳ
Các nhu cầu được chuyển thành các yêu cầu cụ thể trong các quátrình của Công ty Hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thựchiện để đảm bảo các yêu cầu này được đáp ứng, qua đó đảm bảo cácyêu cầu của khách hàng được đáp ứng
Các yêu cầu của khách hàng được truyền đạt tương ứng ở mọi cấptrong Công ty để mọi người thấu hiểu và thực hiện đầy đủ, qua đó đảmbảo và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng
Tài liệu liên quan:
- Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021
- Hướng dẫn thu thập và xử lý thông tin của khách hàng: 0122
5.3 Chính sách chất lượng:
Trang 8Tổng Giám Đốc Công ty là người xác lập chính sách chất lượng củaCông ty Được trình bày ở trang 1 STCL
5.4 Hoạch định:
5.4.1 Mục tiêu chất lượng:
Các mục tiêu chất lượng được xây dựng để cụ thể hoá việc thựchiện chính sách chất lượng và để thực hiện cải tiến liên tục hệ thống
Tổng Giám Đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo, phân công việc xây dựngvà phê duyệt các mục tiêu chất lượng của Công ty Các mục tiêu này baogồm cả những điều liên quan đến việc thoả mãn khách hàng, Hệ thống,các quá trình và các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Các mục tiêu chất lượng được xây dựng theo nguyên tắc:
“ Cụ thể – Thực tế – Khả thi – Đánh giá được – Nhất quán với chính sách
chất lượng “.
Việc xây dựng, điều chỉnh các mục tiêu được đề cập và xem xéttrong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo và các cuộc họp bất thườngkhác Các mục tiêu chung của Công ty được xây dựng và triển khai ra bằngcác mục tiêu cụ thể của các Bộ phận trong Công ty Trưởng các Bộ phậntrực tiếp chỉ đạo việc xây dựng mục tiêu của Bộ phận mình
Mục tiêu chất lượng được kiểm soát theo Thủ tục kiểm soát tài liệu
5.4.2 Hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng:
Tổng Giám Đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo, phân công việc hoạchđịnh Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Việc hoạch định này nhắmđáp ứng đầy đủ yêu cầu nêu trong nội dung 4.1 của tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000
Việc hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm việc xác địnhcác quá trình của Hệ thống, các phương pháp, chuẩn mực tác nghiệp, kiểm soát, và các nguồn lực cần thiết để thực hiện
Khi hoạch định và triển khai thực hiện, tính nhất quán của toàn Hệthống được duy trì với bất kỳ thay đổi nào trong nội dung được hoạch định
Kết quả việc hoạch định được lập thành văn bản dưới dạng: Sổ taychất lượng, các Thủ tục, các Hướng dẫn, Tiêu chuẩn, Kế hoạch hànhđộng, Kế hoạch chất lượng, các Sơ đồ …
5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Trang 95.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:
1 Tổng Giám đốc Công ty:
- Lập và công bố chính sách chất lượng;
- Đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;
- Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng;
- Chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của Công ty;
- Chỉ đạo việc truyền đạt trong toàn Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và các chế định;
- Điều hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo;
- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực;
- Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các Trưởng bộ phận
2 Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí còn lại:
Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí khác trong Công ty được qui địnhtrong tài liệu Qui định về chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc củaCông ty mã số: 0201 và các tài liệu khác của Hệ thống Trong Quyết địnhnày xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của nhân viên trongtất cả mọi vấn đề liên quan đến chất lượng
Mọi nhân viên khi vào làm việc trong Công ty đều được giới thiệu về trách nhiệm và quyền hạn của mình và các vị trí liên quan
5.5.2 – Đại diện lãnh đạo:
Tổng Giám đốc Công ty chỉ định một lãnh đạo cấp cao làm Đại DiệnLãnh Đạo, ngoài các nhiệm vụ khác, Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm sauđây:
- Đảm bảo các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý chất lượng đượcthiết lập, thực hiện và duy trì;
- Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của Hệ thống quản lýchất lượng và mọi nhu cầu cải tiến; và
Trang 10- Đảm bảo thúc đầy toàn bộ Công ty nhận thức được các yêu cầu của kháchhàng;
- Liên hệ với bên ngoài về vấn đề liên quan đến Hệ thống quản lý chấtlượng của Công ty;
- Lập lịch và kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ;
- Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa việc xuất hiện sự không phù hợpđối với sản phẩm, quá trình và Hệ thống quản lý chất lượng;
- Thẩm tra xác nhận việc thực hiện các giải pháp;
- Phát hiện và lập hồ sơ mọi vấn đề về sản phẩm, quá trình và Hệ thốngquản lý chất lượng;
- Đề xuất, kiến nghị hoặc cung cấp các giải pháp thực hiện;
- Kiểm soát việc xử lý tiếp theo, phân phối sản phẩm không phù hợp cho đếnkhi khuyết tật hoặc điều kiện không thỏa mãn được khắc phục;
- Phối hợp các Phòng chức năng để thực hiện các công việc khác của Côngty,
MA TRẬN TRÁCH NHIỆM
Công ty
GĐ Đ/BaĐDL
nISO
PTC
HC KếPtoán
PKHKD
XN P
QLCL
XN
4 Hệ thống quản lý chất lượng
4.2 Các yêu cầu về hệ thống tài
5 Trách nhiệm của lãnh đạo
5.1 Cam kết của lãnh đạo C H
5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao
đổi thông tin
5.6 Xem xét lãnh đạo
Trang 116 Quản lý nguồn lực
GĐ Đ/BaĐDL
nISO
PTC
HC KếPtoán
PKHKD
XN P
QLCL
XN
7 Tạo sản phẩm
7.2 Các quá trình liên quan đến
khách hàng
7.2
1
Xác định các yêu cầu liên quan
đến sản phẩm
7.2
2
Xem xét các yêu cầu liên quan
đến sản phẩm
7.2
3
7.3 Thiết kế và phát triển
Xác nhận giá trị sử dụng của
thiết kế và phát triển
7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ
7.5 Kiểm soát hoạt động sản xuất H C C
Trang 121 và cung cấp dịch vụ
7.5
2
Xác nhận giá trị sử dụng của
các quá trình cung cấp sản xuất
7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi
và đo lường
GĐ
ĐDLĐ/BanISO
PTCHC
PKếtoán
PKHKD
XN P
QLCL
8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù
5.5.3 Thông tin nội bộ:
Cách thức trao đổi thông tin trong Công ty được Qui định trong các tài liệucủa Hệ thống Theo đó, trách nhiệm cung cấp, xử lý thông tin được qui địnhtheo chức năng nhiệm vụ
Trang 13Các hình thức truyền đạt thông tin khác có thể thông qua:
- Các cuộc họp, các lớp huấn luyện, đào tạo;
- Các thông báo, báo cáo bằng văn bản hay bằng lời trực tiếp
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo các thông tin trong nội bộCông ty được thông suốt, và các thông tin về hoạt động của Hệ thống đượcchuyển đến Lãnh đạo
Tài liệu liên quan:
- Bản qui định chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc các bộ phận củaCông ty
- Qui định về việc quản lý thông tin, dữ liệu trên máy vi tính
- Ma trận trách nhiệm, quyền hàn đối với việc thực hiện Hệ thống quản lýchất lượng
5.6 Xem xét của lãnh đạo:
Các cuộc họp xem xét của lãnh đạo được triệu tập để đánh giá toàn bộ Hệ thống quản lý chất lượng và nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng
Tài liệu liên quan:
Thủ tục xem xét của lãnh đạo: 0021
Thủ tục kiểm soát hồ sơ: 0085
Trang 14CHƯƠNG 6 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC 6.1 Cung cấp nguồn lực:
Ban Giám Đốc Công ty xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lựccần thiết để thực hiện, duy trì và thường xuyên nâng cao hiệu lực của Hệthống quản lý chất lượng, và nhằm tăng sự thỏa mãn khách hàng bằngcách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
Việc xem xét các nguồn lực có thể được thực hiện định kỳ trongcuộc họp xem xét của lãnh đạo hoặc xem xét từ những đề xuất cụ thểtrong từng kế hoạch, dự án
Nhu cầu về nguồn lực được xem xét, xác định trên cơ sở nhu cầu đểthực hiện mục tiêu chất lượng, dự án và xem xét đánh giá kết quả thựchiện công việc
Việc quyết định về nguồn lực được ủy quyền tới từng cấp quản lýtheo bản Qui định trách nhiệm và quyền hạn
6.2 Nguồn nhân lực:
Lãnh đạo cao nhất của Công ty đảm bảo mọi cán bộ công nhânviên phải được đào tạo thích hợp để có đủ năng lực đảm nhiệm côngviệc được giao
Tài liệu liên quan:
Thủ tục Tuyển dụng và Đào tạo: 0044
6.3 Cơ sở hạ tầng:
Cơ sở hạ tầng của Công ty được xác định bao gồm:
a) Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo;
b) Trang thiết bị (cả phần cứng và phần mềm); và
c) Dịch vụ hỗ trợ (như vận chuyển, trao đổi thông tin)
Nhu cầu về cơ sở hạ tầng được đáp ứng thông qua các kế hoạch duy tu,bảo dưỡng trang thiết bị, nhà xưởng, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch đầu
tư trang thiết bị, mặt bằng, kho bãi
Việc xây dựng kế hoạch đáp ứng nhu cầu cơ sở hạ tầng do cácPhòngchức năng thực hiện theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc và biên bản cuộchọp xem xét của lãnh đạo
Tài liệu liên quan:
Thủ tục bảo trì thiết bị: 0073
6.4 Môi trường làm việc:
Công ty xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạtđược sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm, các yếu tố của môitrường làm việc bao gồm:
- Đảm bảo ánh sáng đầy đủ, tư thế làm việc của nhân viên phù hợp,không gian làm việc đủ để thao tác;
- Nhiệt độ môi trường, thông gió, độ ẩm, tiếng ồn, khói bụi, mùi hôi,và các chất độc hại ảnh hưởng đến sức khoẻ của người lao động;
- Mặt bằng sạch sẽ, trang bị đầy đủ cơ sở phụ, vệ sinh cho người laođộng;