Nổi lên từ các yếu tố cơ bản ấy là một mạng lưới phức tạp những giá trị và niềm tin, dưới nhiều tầng lớp và xuyên kẽ nhau, có thể kết hợp với những vấn đề về chủng tộc và đẳng cấp, và nó
Trang 1VĂN HÓA & CÔNG TÁC
ĐÀM PHÁN KINH
DOANH
1 Những khái niệm cơ bản:
Văn hóa là gì ?
Theo E.B Tylor 1871, văn hóa hay văn minh, theo nghĩa rộng về tộc người học, nói chung, gồm có tri thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, tập quán và một số năng lực và thói quen khác được con người chiếm lĩnh với tư cách một thành viên xã hội Theo định nghĩa này, văn hóa với văn minh là một, nó bao gồm tất cả những lĩnh vực liên quan đến đời sống con người, từ tri thức, tín ngưỡng, đến nghệ thuật, đạo đức, pháp luật…
Cốt lõi của văn hóa ?
Được bồi dưỡng và hấp thu trong buổi thiếu thời, được văn học, lịch sử, và tôn giáo củng
cố thêm, được tiêu biểu qua các người hùng, và được thể hiện một cách tự phát trong các giá trị và các cách nhìn, văn hóa là một sức mạnh hùng hậu tạo ra các tư tưởng và các nhận thức Cốt lõi của nó là địa dư của một quốc gia, khí hậu của nó, các huyền thoại của
Trang 2nó – tất cả những nhân tố đã hình thành lịch sử và các lựa chọn về tín ngưỡng của quốc gia ấy Nổi lên từ các yếu tố cơ bản ấy là một mạng lưới phức tạp những giá trị và niềm tin, dưới nhiều tầng lớp và xuyên kẽ nhau, có thể kết hợp với những vấn đề về chủng tộc
và đẳng cấp, và nó được hình thành từ nhân cách của bạn Cuối cùng, trên bề mặt lại có kết quả của những ảnh hưởng ấy: đó là phong cách ứng xử thật của con người Những điều này tác động tác động đến cách bạn nhận định và xét đoán các sự kiện, cách bạn phản ứng và giải thích chúng, và cách bạn liên lạc giao tiếp bằng cả ngôn ngữ có lời và không lời Văn hóa, với tất cả những gì liên quan đến nó, không phải ở xã hội nào cũng giống xã hội nào Những khác biệt có thể là sâu xa hay hời hợt, chúng có thể hiển nhiên hay vô hình Luôn luôn hiện diện nhưng cũng luôn luôn thay đổi, văn hóa thấm sâu vào thế giới và là cái khuôn theo đó con người xây dựng thực tế
Kinh doanh không thể tách rời khỏi con người và môi trường văn hóa của họ Hiểu biết văn hóa, cảm nhận được các sắc thái và các khác biệt của con người thuộc nhiều nước là
cơ bản để đạt đến thành công trên thương trường quốc tế Cũng quan trọng như các khía cạnh khác trong kinh doanh, sự hiểu biết về văn hóa cho phép người ta phát triển sự tín nhiệm, nuôi dưỡng thiện chí, hiểu rõ những đặc điểm của đối tác, góp phần vào sự thành công trong công tác đám phán kinh doanh
Đàm phán kinh doanh là gì ?
Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, và muốn hay không, bạn là một người tham dự Bạn, với tư cách một cá nhân, sẽ có lúc mâu thuẩn với người khác: các thành viên trong gia đình, nhân viên bán hàng, đối thủ cạnh tranh, hoặc các thực thể với những cái tên đầy oai vệ như “Giới quyền uy” hoặc “cơ cấu quyền lực” Cách bạn xử lý những mâu thuẫn này có thể quyết định không chỉ sự phát đạt của bạn, mà cả việc bạn có thể có được một cuộc sống đầy đủ, thú vị và thoải mái hay không
Đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làm hài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều) thứ gì đó Chỉ đơn giản như vậy Hầu
Trang 3như tất cả mọi thứ đều có thể thoả thuận được, nhưng làm thế nào để bước ra từ mỗi cuộc đàm phán trong tư thế của người đạt được mục tiêu?
Đàm phán là một phần của cuộc sống hàng ngày nhưng trong kinh doanh nó lại cực kỳ quan trọng đối với thành công của bạn Đàm phán không khéo, công ty có thể mất đi khách hàng
Qui trình đàm phán gồm 5 bước cơ bản sau đây:
Giai đoạn chuẩn bị:
o Thu thập thông tin
o Lập kế hoạch đàm phán
Giai đoạn tiếp xúc
Giai đoạn đàm phán
Giai đoạn kết thúc
Giai đoạn thực thi hợp đồng
2 Một số nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán
Ấn tượng ban đầu: Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những
yêu cầu đòi hỏi Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói hay cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu Cần phải luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.Sau khi gây ấn tượng ban đầu mới nên bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác
Ngôn ngữ cơ thể: Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi
đàm phán Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói
Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn
bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn
Trang 4Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được
Lắng nghe: Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối
tác nói Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói
gì thì người đó mới có những pgản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có những biểu hiện/ trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay không Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin
Nghệ thuật giao tiếp và trình bày: Phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ một
cách khôn khéo, linh hoạt Chẳng hạn, không nên nói vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng hoặc cùng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao Nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng về yếu tố giá cả thì nên chuyển hướng Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, hai bên nên trao đổi xem xét thêm các yếu tố khác như lợi thế cạnh tranh, khả năng sinh lời, giá trị vô hình hay điều khoản thanh toán v v Nếu hai bên nhìn thấy những lợi ích khác thì ấn tượng về giá cả sẽ không còn quá gay gắt khi tiếp tục đàm phán
Nghệ thuật đặt câu hỏi: Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì
nói nhiều Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin
mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo
sẽ chứng minhcho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói Chính trong thời gian lắng nghe hai bên có thể phân tích tìm hiểu các động cơ,
ý muốn của đối tác đàm phán Tuỳ từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay
Trang 5gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình khó chịu
Biết giới hạn: Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự
do đàm phán tới giới hạn nào Đâu là điểm thấp nhất mình có thể chấp nhận được? Đâu là điểm mình không bao giờ thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác? Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán, không ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi người đàm phán phải biết "đánh đổi"- nếu bất lợi cho mình ở một điểm thì đổi lại đối tá phải chấp nhận thiệt thòi ở điểm khác Để đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả , ngã về không"
Thỏa hiệp khi cần thiết: Để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý
thức, tư duy sẵng sàng thoả hiệp nếu cần thiết Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cả một thương vụ "béo bở" Đàm phán là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận"cho và nhận", phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi Đừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán, nếu như chúng ta còn muốn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc
Trang 6một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia
Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận: Để tránh cho những
hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới Làm được điều
đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo
3 Những ảnh hưởng của yếu tố văn hóa trong đàm phán
Văn hoá dân tộc, văn hoá tổ chức và tính cách cá nhân có mối quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng rất lớn đến đàm phán trong kinh doanh Chính do ảnh hưởng bởi văn hoá, mà cùng một vấn đề những người khác nhau sẽ có cách tiếp cận, giải quyết rất khác nhau
Văn hóa tổ chức: theo nghiên cứu Reynolds (1986), theo đó
Chú trọng đối nội hay đối ngoại Tập trung vào các nhiệm vụ của tổ chức hay xã hội Tuân thủ theo luật lệ quy định hay hành động theo cá tính
An toàn hay mạo hiểm Tùy cơ ứng biến hay hoạch định Tính cách cá nhân:
Trang 7Tính cách cá nhân là sự nhất quán trong hành vi ứng xử và những phản ứng trước các sự việc của một cá nhân
Tính cách có ảnh hưởng trực tiếp và sâu sắc đến tất cả các mối quan hệ giữa người với người, kể cả quan hệ trong đàm phán kinh doanh
Từ ảnh hưởng của văn hóa, theo Thomas và Kilmann có thể chia thành 5 nhóm chính của những người tham gia đàm phán:
- Kiểu hợp tác;
- Kiểu thoả hiệp;
- Kiểu dàn xếp;
- Kiểu điều khiển;
- Kiểu tránh né
4 Thực tiễn kinh nghiệm về văn hóa trong đàm phán kinh doanh
Từ 5 bước của quá trình đàm phán, văn hóa có ảnh hưởng đến tất cả trong quá trình này
a Giai đoạn chuẩn bị: những lưu ý trong quá trình chuẩn bị
- Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người bạn định đàm phán
- Tránh đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa
- Những phong cách về chiến lược và chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh Chẳng hạn, phong cách
đàm phán của người Việt là “phong cách hợp tác” (cooperative negotiation style) Đó là do nền văn hóa Việt Nam luôn chú trọng xây dựng mối quan
hệ cộng đồng gắn bó trong cuộc sống hàng ngày Ngược lại, xuất phát từ nên văn hóa du mục phương Tây, người Mỹ luôn có tham vọng giành thắng lợi tuyệt đối trong mọi lĩnh vực, điều này hình thành nên phong cách đàm phán mang tính cạnh tranh cao
Trang 8- Với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau
Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương đông và phương Tây + Phương Đông: Chú trọng đến tập thể, ít năng động, có khuynh hướng buôn bán với nhau lâu dài, sống theo đạo đức
+ Phương Tây: chú trọng vai trò cá nhân, năng động hơn, thíc thách thức, coi trọng lợi ích cá nhân và thường sống theo pháp luật
b Giai đoạn tiếp xúc và giai đoạn đàm phán
- Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản Một biên phiên dịch tốt sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình đàm phán
- Cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ và ý nghĩa kèm theo Đối với người Mỹ, giao tiếp bằng ánh mắt là cơ sở đáng tin cậy để kiểm tra mức độ chân thật của người nói, trong khi người Việt cho rằng nhìn thẳng trực diện vào người nói khi đang đàm phán là không lịch sự Trong khi đó, đối với người Nhật, tránh nhìn lâu vào mắt là điều nên làm
Có một số đúc kết kinh nghiệm trong quá trình đàm phán với các quốc gia trên thế giới:
- Đối tác Anh:
o Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm
o Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân
o Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi
Trang 9o Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ
o Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ
- Đối tác Pháp
o Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng hùng biện của dân tộc mình
o Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra
o Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là chúng
ta hãy cùng thỏa thuận
o Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung
từ cao xuống thấp
o Hãy luôn đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì có ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa
- Đối tác Đức
o Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng
o Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác
o Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đó Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong
Trang 10o Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt.
- Đối tác Nhật:
o Cách ứng xử qua điện thoại Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng
xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi
họ đang bận Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nói
o Giữ đúng hẹn Luôn giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để đối tác chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch
o Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hoá Nhật Bản Chú
ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người và đương nhiên được coi trọng trong môi trường kinh doanh
Trang phục yêu cầu có phần khác nhau tuỳ theo từng ngành và từng loại công việc nhưng thường thì những người làm công việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý Việc gây ấn tượng gọn gàng và cảm giác sạch sẽ bằng trang phục phù hợp với hoàn cảnh công việc được cho là có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và sau đó là uy tín của công ty
Cách làm của người Nhật là “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa
là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức sau đó tiếp tục cụ thể hoá dần nội dung Người Nhật “cất” công việc trong ngăn kéo
Trang 11cho đến khi đạt được hình thức ở mức mong muốn mới tiến hành, có lẽ vì thế mà có ý kiến đánh giá người Nhật ứng phó chậm Nhưng thực ra có khi bên trong công việc đang được tiến hành từng bước
c Giai đoạn kết thúc
Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành
Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập
mờ, có thể suy luận ra nhiều cách
Hợp đồng thường do một bên soạn thảo Trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền
Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo
d Giai đoạn thực thi hợp đồng
5 Phụ lục
Các tài liệu tham khảo
1) Quản lý xuyên văn hóa (Managing Across Cultures – Mc Graw Hill) Dịch giả: Ts Nguyễn Thọ Nhân
2) Một số kinh nghiệm trong đàm phán M&A
http://cfo.vn/forum/viewtopic.php?f=24&t=649
3) Nghệ thuật trong đàm phán thương mại quốc tế
http://xuatnhapkhauvietnam.com/nghe-thuat-trong-dam-phan-thuong-mai-quoc-te.html