VAI TRÒ văn hóa TRONG CÔNG tác đàm PHÁN KINH DOANH

Chúng ta đều biết mỗi quốc gia có một nền văn hoá khác nhau và đó chính là yếu tố quan trọng hình thành nên phong cách đàm phán khác nhau.Với những đặc điểm khác biệt trong quan niệm, tư

: VAI TRÒ VĂN HÓA TRONG CÔNG TÁC ĐÀM PHÁN KINH

DOANH

Vai trò của văn hoá trong công tác đàm phán kinh doanh

1- Lời nói đầu

Thế giới đã và đang diễn ra những biến đổi to lớn và sâu sắc, một trong những biến đổi hết sức quan trọng đó là sự xích lại ngày một gần nhau của các quốc gia trên thế giới Hơn lúc nào hết, các hoạt động giao lưu trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là giao lưu kinh tế đang trở nên sôi động nhằm hướng tới hình thành ra một nền kinh tế thế giới thống nhất Ngày nay, chẳng có gì là lạ khi các quốc gia “hăm hở” tìm kiếm các cơ hội làm ăn với những nền kinh tế lớn, còn “nóng hổi” dù cho họ chẳng biết gì về đất nước đó, lịch sử của nó, trào lưu tư tưởng, con người hay các tập quán kinh doanh thông thường Trong trường hợp này, trước đây, cũng đã có nhiều học giả đã từng đưa ra những “lý thuyết phát triển” cho rằng các yếu tố văn hoá kể trên không có vai trò gì đáng kể, rằng chúng chỉ là kết quả, là “sự thăng hoa” của nền kinh tế Song trong bối cảnh nền kinh tế thế giới ngày nay đang diễn biến hết sức phức tạp, sự cạnh tranh để giành giật cơ hội thị trường, cơ hội kinh doanh ngày một gay gắt thì các yếu tố văn hoá thể hiện rõ trong kinh doanh của doanh nghiệp ngày một chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của nó Đặc biệt,

sự thông hiểu văn hoá của nước đối tác sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thành công của một cuộc giao dịch đàm phán thương mại - vốn là giai đoạn đầu tiên quyết định tới việc hợp đồng có được thành lập hay không

Hiện nay toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế tất yếu khách quan đối với tất cả các quốc gia trên toàn thế giới Việt Nam đang chủ động hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới nên không nằm ngoài xu thế này Hoạt động kinh tế đối ngoại là cầu nối giúp cho Việt Nam phát huy lợi thế so sánh của mình, tham gia vào phân công lao động quốc tế Đàm phán là một khâu quan trọng, là tiền đề cần thiết để tổ chức và triển khai các hoạt động kinh doanh , thương mại quốc tế

Với chính sách mở cửa: “Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các nước trên thế giới”, đất nước ta đã và đang mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia Chúng ta đều biết mỗi quốc gia có một nền văn hoá khác nhau và đó chính là yếu tố quan trọng hình thành nên phong cách đàm phán khác

nhau.Với những đặc điểm khác biệt trong quan niệm, tư duy, văn hoá giao tiếp và phong cách ứng xử nên việc lựa chọn chiến lược, bước đi trong quá trình đàm phán của mỗi đối tác nước ngoài cũng có đặc điểm riêng Thực tế cho thấy các doanh nghiệp mỗi quốc gia do chịu tác động của những yếu tố văn hoá đặc thù nên họ có nhiều điểm khác biệt so với doanh nghiệp khác trên thế giới trong quá trình đàm phán

Với những lý do trên, việc tìm hiểu tác động của văn hoá trong đàm phán là điều cần thiết vừa có ý nghĩa về mặt lý luận, vừa có ý nghĩa về mặt thực tiễn, vì qua đó góp phần giúp doanh nghiệp Việt Nam giữ thế chủ động

và đạt được mục tiêu trong quá trình đàm phán

2 - Văn hóa và ảnh hưởng của văn hóa trong đàm phán kinh doanh

- Khái niệm văn hóa :

“Văn hóa ’’ theo Tổ chức UNESCO trong “ Tuyên bố chung về những chính sách văn hóa” tại Hội nghị quốc tế tại Mexico năm 1982 được định nghĩa như sau : “ Trong ý nghĩa rộng nhất, văn hóa là tổng thể những nét

riêng biệt về tinh thần và vật chất, trí tuệ và xúc cảm quyết định tính cách của một xã hội hay của một nhóm người trong xã hội Văn hóa bao gồm nghệ thuật và văn chương, những lối sống, những quyền cơ bản của con người, những hệ thống các giá trị, những tập tục và tín ngưỡng”.

Năm 2002, UNESCO đã đưa ra định nghĩa về văn hóa như sau: “Văn hóa nên được đề cập đến như là một tập hợp của những đặc trưng về tâm hồn, vật chất, tri thức và xúc cảm của một xã hội hay một nhóm người trong

xã hội và nó chứa đựng, ngoài văn học và nghệ thuật, cả cách sống, phương thức chung sống, hệ thống giá trị, truyền thống và đức tin.”

Dù hiểu văn hóa theo nghĩa nào đi nữa thì văn hóa luôn là một công cụ

có tác động mạnh của con người để tồn tại Văn hóa và xã hội tuy không phải

là một nhưng chúng có liên quan chặt chẻ với nhau bởi văn hóa được tạo ra và trao đổi giữa con người trong xã hội Văn hóa không phải là sản phẩm của những cá nhân riêng lẽ mà mà là sản phẩm hình thành liên tục trong khi con người giao tiếp với nhau

- Ảnh hưởng của văn hóa trong đàm phán kinh doanh :

Đàm phán trong kinh doanh là một bước hết sức quan trọng, phản ánh

sự thành bại của một doanh nghiệp Hiểu rõ được các qui trình trong đàm phán kinh doanh sẽ giúp cho bạn trong những bước khởi đầu của công việc khó khăn này

Tiến trình đàm phán có thể đã rất phức tạp khi được diễn ra giữa những nhà đàm phán có cùng nguồn gốc và nền văn hóa, nhưng việc đàm phán thậm chí

còn phức tạp hơn nhiều trong đàm phán kinh doanh quốc tế do những khác biệt về văn hóa

Có những khía cạnh văn hóa mà có thể ảnh hưởng đến việc đàm phán kinh doanh Về cơ bản, có hai loại đàm phán

+ Đàm phán 1-1

Xảy ra khi người mua gặp người bán, một cách chính thức hoặc không chính thức, để trao đổi thông tin Ví dụ về văn hóa đàm phán 1-1 thường được người Mỹ, người Đức và người Pháp sử dụng

+ Nhóm đàm phán

Đây là loại đàm phán thường được sử dụng trong các cuộc đàm phán thương mại nhất Nhóm nghiên cứu cung cấp các đầu vào và các nguồn bổ sung để thiết lập mục tiêu và các vấn đề sẽ được thảo luận Trong quá trình này, một người thường được xem như là người phát ngôn trưởng và do đó hoạt động như là trưởng nhóm, người này được trao nhiệm vụ kiểm soát hành động của các thành viên khác Các doanh nghiệp Châu Á đặc biệt Nhật Bản thường áp dụng cách đàm phán Nhóm này

- Vai trò văn hóa trong đàm phán kinh doanh :

Việc kinh doanh bên ngoài ranh giới địa lý của một quốc gia đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải nắm bắt những quy định, nguyên tắc và cả nét văn hóa đặc trưng của quốc gia đó Điều này giúp doanh nghiệp có được những bước

đi và chiến lược đúng đắn trong việc đàm phán kinh doanh với đối tác tại quốc gia đó

Môi trường kinh doanh của một quốc gia bao gồm 4 yếu tố : Văn hóa, chính trị, pháp luật và kinh tế Bốn yếu tố này nói chung và văn hóa nói riêng dều có ảnh hưởng đến các hoạt động kinh tế quốc tế Rất nhiều sai lầm

nghiêm trọng trong đàm phán kinh doanh bắt nguồn trực tiếp từ từ sự thiếu hiểu biết về yếu tố văn hóa

Theo mô hình của Hofstede - Sofware of themimd , văn hóa được chia các khía cạnh như sau :

- Chủ nghĩa cá nhân – Chủ nghĩa tập thể

- Tính cứng rắn (Văn hóa nam tính-văn hóa nữ tính )

- Khoảng cách quyền lực

- Khả năng dám chịu rủi ro

- Ý thức theo thời gian

Dựa vào mô hình này để quyết định phương thức đàm phán với một nền văn hóa cụ thể

Nghiên cứu cho thấy các phong cách đàm phán, trong đó bao gồm cả việc mặc gì khi đàm phán có thể sẽ rất khác nhau giữa các quốc gia Nghiên cứu trên phong cách đàm phán của các nhà xuất khẩu Philippin giai đoạn

1995 đến 2000 cho thấy, các nhà xuất khẩu Philippin thường ăn mặc thoải mái trong các buổi đàm phán giao dịch Vì thế, có thể dễ dàng thấy họ mặc áo thường và quần sooc khi đàm phán Người Mỹ cũng vậy, họ cũng đơn giản trong ăn mặc khi đàm phán, điều này tạo cho họ thái độ thoải mái và thư giãn Nhưng ngược lại, người Nhật thì ăn mặc lại rất trịnh trọng trong các buổi giao dịch

Trong việc ra quyết định, người Mỹ đi đàm phán thường có hoàn toàn quyền lực và có thể ra quyết định một mình Người Philippin được cho là có quyền lực vừa phải và đôi khi vẫn phải hỏi ý kiến cấp trên Trong khi đó,

người Nhật, được biết đến như là những người phải đi thu thập các ý kiến và không hề có quyền lực quyết định một mình

Sự khác biệt trong việc một người có thể ra quyết định nhanh hay không cũng là bởi các khác biệt văn hóa Ở những quốc gia mà khoảng cách quyền lực càng cao thì việc nhân viên đưa ra quyết định một mình là không thể Ví dụ như ở Nhật, việc đưa ra quyết định thường mất nhiều thời gian hơn

do có nhiều tầng, cấp trong công ty liên quan tới Người Nhật Bản tin rằng hệ thống phân cấp tự nhiên (hoặc khoảng cách quyền lực cao) cho thấy "tất cả mọi thứ được đặt đúng chỗ của nó" không giống như ở Mỹ, nơi cấp dưới và cấp trên có quyền và bình đẳng trong các cơ hội tại nơi làm việc

Đi thẳng vào điểm chính, nghiêm túc với thời gian và sử dụng ngôn ngữ trực tiếp là tính cách trong đàm phán kinh doanh của người Mỹ Không giống như người Mỹ, những người thường rất nôn nóng, các nhà đàm phán của Nhật Bản dành thời gian nhiều hơn để nuôi dưỡng mối quan hệ Người

Mỹ có xu hướng là đưa ra các nhượng bộ ngay trong quá trình đàm phán trong khi người Nhật lại muốn trì hoãn việc này đến tận cuối buổi đàm phán Các nhà đàm phán người Nhật bản, người Philippin thường kiên nhẫn trong khi người Đức, người Pháp, người Anh và Hà Lan thường lại rất nôn nóng

Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hóa khác:

- Tìm hiểu sự khác biệt về văn hóa của những người bạn định đàm phán

- Đề phòng đưa ra nhận định chủ quan về văn hóa

- Những phong cách về chiến lược và chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh

- Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản

- Cẩn thận về ngôn ngữ cử chỉ và ý nghĩa kèm theo

- Với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau

Một số khác biệt cơ bản giữa văn hóa phương Đông và phương Tây.

Phong tục

tập quán

Chú trọng các quyền, mục đích,

ý muốn riên của từng người

Chú trọng tính cộng đồng, cái riêng được coi là một phần của cái chung Diễn cảm Biểu hiện cảm xúc một cách tự

nhiên

Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh ở nơi công cộng

Đối chất Việc thách thức, đối chất và ngạo

mạn là những điều thuộc về bản chất trong từng mối quan hệ

Hợp tác đạt mục đích chung và tránh mọi hành vi làm mất mặt

Mất uy tín Sau khi thất bại vẫn có thể hành

động bình thường

“Mất mặt” là điều hết sức xấu và tổn hại tới công việc sau này Quan điểm

đối với số

liệu

Việc quyết định có khuynh hướng dựa vào tính hợp lí và dựa trên cơ sở các số liệu tổng quát

Việc quyết định có khuynh hướng dựa vào trực giác

Cách suy

nghĩ

Bắt đầu từ việc quan sát sự vật xung quanh và thận trọng rút ra nguyên lí hành động cho tình huống cụ thể Kiểu suy nghĩ từ dưới lên

Bắt đầu với những nguyên lí chung của hành động và được gắn vào các tình huống Đó là kiểu suy nghỉ từ trên xuống

Người đàm

phán

Thường là một ủy viên điều hành của công ty

Người chủ công ty thường trực tiếp đàm phán

Thời gian Thời gian là mối bận tâm chủ

yếu

Công việc đạt kết quả mĩ mãn có giá trị hơn côn việc được thực hiện đúng tiến độ

Luật pháp

và đạo đức

Tôn trọng luật pháp Hợp đồng

là cơ bản

Sống theo đạo đức Cảm giác tín nhiệm là cơ bản

Các nghiên cứu chỉ ra rằng những nhà thương thuyết phương Tây thường chia sẻ thông tin bằng cách đưa ra các câu hỏi về sở thích và ưu tiên

những câu hỏi này Do đó, họ cũng đưa ra thông tin của mình để củng cố việc trao đổi Cách tiếp cận trực tiếp này có thể tạo lập sự cân bằng giữa các bên Cuối cùng sự cân bằng này có thể dẫn đến một đề xuất bao hàm nhiều vấn đề Điều này phản ánh sở thích trao đổi một cách thẳng thắn, không vòng vo của người Mỹ

Vậy những nhà quản lý ở Nhật, Trung Quốc, Hồng Kông, Thái Lan và Nga “thu lượm” thông tin về sở thích và ưu tiên của đối tác bằng cách nào?

Theo nghiên cứu của Wendi Adair thuộc khoa Quản lý, trường Đại học Cornell, của Tetsushi Okumura thuộc trường Đại học Shiga ở Nhật và Jeanne M Brett thuộc trường đại học Northwestern thì số lượng các lời đề

nghị mà những nhà quản trị của Nhật đưa ra lớn hơn của Mỹ rất nhiều

Trong các nghiên cứu về sau, Adair và Brett còn chỉ ra rằng: Ngay tại thời điểm bắt đầu buổi đàm phán, các đàm phán viên ở phương Tây thường đưa ra

ít đề xuất hơn đàm phán viên ở những nơi khác Sự khác biệt này sẽ được duy trì tới cuối buổi đàm phán, khi tỉ lệ đề xuất của người phương Tây tăng lên và ngang bằng những người còn lại

Mỗi nền văn hóa đều ảnh hưởng sâu sắc tới tư duy và hành động của những con người nơi đó do vậy hãy vận dụng khoa học những kiến thức có được trên những bàn đàm phán đa văn hóa để thành công Ở mỗi nơi lại có những nên văn hóa khác nhau, những yếu tố văn hóa này có thể không liên quan đến kinh tế nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến những buổi đàm phán đa văn hóa Việc nhà đàm phán cần làm là tìm hiểu kĩ lưỡng về văn hóa của đối tác trước khi ngồi vào bàn đàm phán Ở mỗi quốc gia, văn hóa đàm phán lại khác nhau Hãy cư xử thật linh hoạt để buổi đàm phán đạt được kết quả tốt nhất

3 - Kết luận :

Văn hóa là một rào cản rất lớn trong những cuộc đàm phán có sự tham

dự của các đối tác đến từ nhiều nền văn hóa Không giống như khi đàm phán với đối tác trong nước, vốn có cùng nền văn hóa, ngôn ngữ, định kiến xã hội , những đối tác đến từ những nền văn hóa khác nhau gần như là một bí

ẩn mà những nhà đàm phán phải khám phá rất nhiều, nếu muốn có một cuộc đàm phán thành công Có một sự khác biệt rất lớn về văn hóa giữa các nước phương Tây với các nước phương Đông, điều này dẫn đến sự khác biệt trong cách giao tiếp và đàm phán Văn hóa có ảnh hưởng rất lớn đến đàm phán kinh doanh Chính do ảnh hưởng bởi văn hóa, mà cùng một vấn đề những người khác nhau có cách tiếp cận, giải quyết khác nhau

Chính vì vậy, nghiên cứu, hiểu và nắm vững những yếu tố văn hóa có ý nghĩa rất to lớn với hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động đàm phán trong kinh doanh nói riêng

- - - - - - - - - - - - - - - - - -

Tài liệu tham khảo :

- Giáo trình : Quản trị đa văn hóa – TS Dương Ngọc Dũng

- Quản lý xuyên văn hóa – Charlene M.Solomon & Michael S.Schell

( Người dịch : TS Nguyễn Thọ Nhân – NXB Tổng hợp TP HCM)

- Giáo trình : Đàm phán trong kinh doanh quốc tế - PGS.TS Đoàn

Thị Hồng Vân

- “Những bài học xuyên quốc gia: Khi văn hóa ảnh hưởng tới phong cách đàm phán” – GS.Jeanne M Brett (trường đại học

Northwestern) & GS Michele J Gelfand (trường đại học Maryland),

ấn phẩm được xuất bản lần đầu vào tháng 1 năm 2005 của tờ Bản tin đàm phán