GIÁO TRÌNH WORD 2007 NÂNG CAO

Bài 1: Định Dạng Văn Bản 1. Định dạng văn bản với Style(Tạo Style với văn bản có định dạng giống nhau)B1: Click phải chuột tại đoạn văn bản cần định dạng => Chọn Style => Select text with similar Formatting (Dùng để chọn hết các phần văn bản cùng nhau) B2: Click chuột phải tại đoạn văn bản cần định dạng => Chọn Style => Save selection as a new quick style…B3: Đặt tên theo từng cấp độB4: Đánh số tự động cho đề mục Vào Home => Multilevel List => Define new Multilevel List => More =>Chọn cấp tương ứng với style đã tạo ở bước trước

MICROSOFT WORD

2007 NC

1 Định dạng văn bản với Style

(Tạo Style với văn bản có định dạng giống nhau)

B1: Click phải chuột tại đoạn văn bản cần định dạng => Chọn Style

=> Select text with similar Formatting (Dùng để chọn hết các phần văn bản cùng nhau)

Bài 1: Định Dạng Văn Bản

B2: Click chuột phải tại đoạn văn bản cần định dạng =>

Chọn Style => Save selection as a new quick style…

+ Enter formatting…: Định dạng cho số

+ Number style for level: Kiểu đánh số

B5: Tiến hành định dạng cho từng mẫu theo yêu cầu.

2.Chèn mục lục:

vào References =>Tables of contents => Insert Table of contents

=>Options =>Tại phần TOC level xóa hết các số của Heading

=>Tìm phần tên Style đã đặt ở bước trên chọn cấp độ hiển thị 1, 2, 3,

…ok

Bài 2: Định Dạng Header & Footer

1.Định Dạng header & footer

C1: Insert => header/ footer => Edit header/ Footer C2: Double click trực tiếp vào ngay header/footer

2.Đánh số trang cho văn bản

B1: Muốn đánh số trang cho đầu hoặc cuối văn bản ta vào Edit

header hoặc footer

B2: vào thẻ Design => Page Number

• Top of page: đầu Văn bản

• Bottom of page: cuối Văn bản

• Page Margin : bên trái hoặc phải của Văn bản

• Current Position: đánh số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột

A.Đánh số trang trên tổng số trang (1/ 10)

B1: Vào header hoặc footer

B2: Page number => Current Position => Page X of Y ( có thể sửa

lại phần chữ cho phù hợp với yêu cầu, phần số giữ nguyên)

• * Chú ý: Header/ footer có thể định dạng như văn bản bình thường

B.Định dạng trang chẵn , lẻ khác nhau

B1: Vào footer/header của trang lẻ(chẵn) vào thẻ Design => click

chọn Different Odd & Even Page

B2: Tạo tiêu đề hoặc số trang cho trang chẵn

B3: Tạo tiêu đề hoặc số trang cho trang lẻ

C.Định dạng tiêu đề từng trang khác nhau

B1: Đặt con trỏ cuối trang cần ngắt =>Page Layout => Breaks

D.Đánh số thứ tự từ trang bất kỳ

B1,B2: Tạo ngắt trang tương tự như trên

B3: Chèn số trang , sau đó vào Menu design => Page number =>

Format page number => mục Start at nhập vào số bắt đầu là 1

*Chú ý: nếu các trang trên còn số trang thì ta có thể xóa

E.Định dạng trang ngang bất kỳ

B1,B2: Tạo ngắt trang tương tự như trên

B3: Đặt con trỏ tại trang cần định dạng nằm ngang -> Page layout ->

Orientation -> Landscape (ngang), Portrait(đứng)

B1: Click vào header/footer

B2: Click chọn phần watermark cần chỉnh sửa Double click chuột

ra vùng trắng để hoàn thành

Bài 4: CÁC THAO TÁC VỚI FORM

1 Tạo Form Mẫu:

B1: Tạo biểu mẫu bằng văn bản theo yêu cầu.

B2: Lấy Menu Developer (Vào biểu tượng Office Button/ Word

Option…)

B3: Vào Developer

B4: Chọn Legacy Tools

• Text Form Field: cho phép nhập chữ, số, tính toán …

• Check box Form Field: tạo ô chọn hoặc không chọn

• Drop-down Form Field: tạo dạng danh sách dữ liệu

• Form Field Shading: Chọn màu nền cho các vùng dạng form

A.Text form field: cho phép nhập chữ, số, tính toán …

+ Type: kiểu dữ liệu nhập

• Regular text: nhập chữ

• Number: nhập số

• Date: ngày tháng

• Calculation: tính toán

• Default text: giá trị hiển thị mặc định

• Maximum length : giới hạn nhập

• Bookmark: đặt tên cho ô dữ liệu

• Calculate on exit: tự động tính toán khi nhập xong

+Text fomat: các kiểu định dạng

• Uppercase: chữ hoa

• Lowercase: chữ thường

• First Capital: viết hoa đầu câu

• Tile case: viết hoa chữ cái đầu tiên

• #,##0: phân cách hàng ngàn

• (#,##0 vnd): đơn vị tiền tệ

• 0%: định dạng %

B.Drop-down Form Field: tạo dạng danh sách dữ liệu.+nhập dữ liệu

+ Click Add>> để thêm vào list

+ Click Remove để xóa

+ Ok

B5: Bảo vệ Form - Developer/ Protect Document/ Restrict

Formatting and Editing

• Tại cửa sổ Restrict Formatting and Editing Đánh dấu check vào ô Allow only this type of editing in the document Sau đó chọn Yes, start Enforcing Protection

• Nhập pass vào ô theo yêu cầu (nhập 2 lần giống nhau)

• OK

2 Tính toán trong Form

B1: Tạo text form field cho ô thực hiện phép tính

• Type: Calculation (cho phép nhập công thức tính toán)

• Expression: nhập công thức cần tính bắt đầu bởi dấu = VD: ô số

lượng tên là: sl , ô đơn giá tên là: dg Tại ô thành tiền sẽ nhập như sau: = sl*dg Có thể sử dụng các hàm để tính toán như : IF, AND,

OR, SUM, COUNT …

B2: Nếu muốn sau khi nhập xong tự động tính toán thì ta đánh check

vào phần Calculate on exit: tự động tính toán sau khi nhập

- OK

3 Tính toán trong Table

• VD: =Sum(left) : tính tổng các ô bên trái

• Above: bên trên, right: bên phải,Below:phía dưới

+ Chú ý: vị trí các ô trong bảng mặt định được đặc tên theo hàng và

cột tương tự excel Có thể dùng địa chỉ ô có sẵn để tính toán

1 Cách tạo Macro:

B1: Chọn nhóm lệnh View, chọn lệnh Macros

B2: chọn Record Macro

B3:Đặt tên cho Macro trong ô Macro name

• Store macro in: chọn tập tin đính kèm macro

• Nhấn chọn Keyboard để đặt tổ hợp phím nóng cho Macro

B4: Bạn đặt con trỏ chuột vào ô Press new shortcut key  gán phím

tắt 

• Save changes in: chọn tập tin đính kèm

• Nhấn tiếp Assign để đồng ý.

Bài 5: Macro

B5: tiến hành thao tác định dạng xong

B6: vào View  chọn Stop Recording  muốn trở lại định dạng thì bấm phím đã gán or vào View run

• Chú ý: Muốn định dạng cho văn bản thì phải bôi đen trước khi

định dạng

B7: đính kèm Macro Vào biểu tượng Office chọn Save/ Save As 

tại Save as chọn Word Macro-Enabled Document (*.docm)\ 

Save

1. Biểu Đồ

B1: Insert/ Chart chọn loại biểu đồ cần vẽ

B2: Nhập thông số cần vẽ vào bảng excel cho sẵn Nhập xong thoát

khỏi excel

B3: Điều chỉnh hình dạng biểu đồ: click vào cột cần định dạng

Format/ Format Selection

•.Shape: kiểu hình

•.Fill: nền

•.Border color: màu viền , Border style: kiều viền

•.Shadow: tạo bóng , 3-D Format: tạo 3D

Bài 6:Biểu Đồ, Lưu Đồ

2.Lưu đồ:

B1: Insert/ SmartArt chọn dạng lưu đồ cần vẽ

B2: Thêm 1 đối tượng bằng cách Click phải vào 1 hình bất kỳ trong

lưu đồ Add shape(thêm 1 hình), Change Shape( thay đổi hình khác)

B1: Home/ Replace Xuất hiện bảng Find & Replace

• Find what: từ cần tìm

• Find replace: từ thay thế Click More để hiện cửa sổ định dạng

Format chọn các kiểu định dạng cho văn bản

B2: Nhấp Replace để thay đổi từng đối tượng hoặc Replace all thay

đổi tất cả

Bài 7: Find & Replace ( Tìm kiếm và thay thế)

Bài 8: Note ( tạo ghi chú cho văn bản)

- Tạo ghi chú:

B1: Bôi đen những chữ cần tạo ghi chú.

B2: Menu Reference/ Insert Footnote Nhập phần ghi chú cần tạo -Xóa:

Bôi đen số ghi chú  delete

Bài 9: Kết Xuất Dữ Liệu

B1: Tạo dữ liệu cần kết xuất

B2: Tại nơi cần kết xuất  Vào Home  Insert  Quick Parts  Chọn Field  Database  Insert Database  Get Data Chọn dữ liệu cần kết xuất  Chọn Query Options  Tiến hành lọc điều kiện

B3: Tại select fields  xóa những field cần bỏ  OK  Insert Data  check vào ô insert data as field  OK

* Muốn cập nhật thì ta vào bảng dữ liệu thay đổi dữ liệu sau đó vào bảng đã kết xuất bấm F9

Bài 10: Maillings (Trộn Thư)

Mailling là công cụ giúp người dùng có thể trộn 1 danh sách vào

mẫu có sẵn, đặc biệt có khả năng trích lọc theo điều kiện Các loại Maillings thường dùng:

1. Letter

B1: Tạo mẫu thư

B2: Maillings/ Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge B3: Tại mục Select document type chọn Letters

-Mục Step 1 of 6: Next Starting document

-Mục Step 2 of 6: Next Select recipients

-Mục Step 3 of 6: chọn Browse lấy dữ liệu nguồn

• Sort: sắp xếp

• Filter: Lọc danh sách theo ý muốn

• Find duplicate : tìm các dữ liệu trùng nhau

• Find recipient : tìm kiếm thông tin trong danh sách

*Cách tạo điều kiện lọc danh sách: Click vào Filter, xuất hiện bảng

Filter and Sort

Field:Chọn tên trường cần lọc

-Comparision: Chọn biểu thức toán tử

• Equal to: bằng

• Not equal to: không bằng

• Less than : nhỏ hơn

• Less than or equal: nhỏ hơn hoặc bằng

• Greater than: lớn hơn

• Greater than or equal: lớn hơn hoặc bằng

• Is blank: trống, rỗng

• Is not blank: không trống

• Containt : chứa

• Doesn’t containt: không chứa

-Compare to: Nhập điều kiện cần lọc

-Ok  Ok Next

-Mục Step 4 of 6: Chọn điểm chèn xong, vào Maillings sau đó chọn Insert Merge Field rồi chọn field cần chèn vào  Next Preview -Mục Step 5 of 6: chọn Next Complete the merge để qua

-Mục Step 6 of 6: Edit individual letters

 Save

2.Envelopes (bìa thư)

B1,B2 tương tự như trên

B3: chọn Envelopes

-Mục Step 1 of 6: Next Starting document -Mục Step 2 of 6: Envelopes options

• Envelope size: kích thước của bìa thư

• Printing Options: tùy chọn kiểu in bìa thư

• Delivery address: phần người nhận

• Return address: phần người gửi

+From left: cách lề bên trái

+From top: cách lề bên trên

• Nhấn Ok để hoàn thành việc định dạng  next

• Step 3 of 6 :Nhấn Browes tìm đến file danh sách ( lọc dữ liệu nếu

có) next

• Step 4 of 6 : tiến hành chèn dữ liệu vào mẫu tương tự như cách

làm với trộn thư letter

• Step 5/6: Xem trước khi in

• Step 6/6: Tiến hành in

• Step 1 of 6 : Chọn dạng Label Nhấn Next qua bước tiếp theo

• Step 2 of 6 : Chọn Label Option

• + Delete: Xóa các label

• + Details : Chỉnh sửa label

• Bước này chúng ta chọn tạo mới New Label

• Label name: tên của mẫu

• Top margin: khoảng cách với lề trên

• Side margin: khoảng cách với lề trái

• Vertical pitch: khoảng cách hàng từ đầu label thứ 1 đến label thứ 2

• Horizontal pitch: khoảng cách cột từ đầu label thứ 1 đến label thứ 2

• Label height: chiều cao của label

• Label width: chiều rộng của label

• Number across: số cột

• Number down: số hàng

• Page size: kích thước trang giấy

• Step 3 of 6: Browse đến danh sách dữ liệu, tạo điều kiện lọc nếu

có

• Step 4 of 6 : Chèn dữ liệu cho nhãn 1, sau đó copy nhãn 1 vào các

cột còn lại của trang Nhấn Next qua bước 5

• Step 5 of 6 : chọn Next Complete the merge để qua

• Step 6 of 6: Edit individual letters

 Save

4 Directory (dạng danh sách)

• Step 1 of 6 : Chọn dạng Directory Nhấn Next …

• Step 2 of 6 : Next

• Step 3 of 6 : Browse tới danh sách dữ liệu, tạo điều kiện lọc

nếu có Tiến hành tạo mẫu danh sách cần trộn

+ Nếu là dạng bảng thì chỉ tạo 1 hàng duy nhất

+ Nếu là dạng khung thì chỉ tạo 1 khung duy nhất

 next

• Step 4 of 6 : Chèn dữ liệu vào mẫu  next

• Mục Step 5 of 6: chọn Next Complete the merge để qua

• Mục Step 6 of 6 : Edit individual letters

 Save

• Chú ý: Đối với dạng Directory thì ta trộn dữ liệu xong mới

tiến hàng trang trí định dạng cho văn bản

5 Cách sử dụng IF trong Mail Merge

B1: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn 

Vào Rules

B2: Trong hộp thoại Insert Word Field IF

-Field name: chọn tên trường cần tạo điều kiện

-Comparison: Chọn dạng biểu thức cần so sánh

-Compare to: nhập Điều kiện

-Insert this text: Nhập kết quả thứ nhất nếu Điều kiện

đúng ( Thầy )

-Otherwise insert this text: Nhập kết quả thứ 2 nếu

điều kiện sai ( Cô )

-OK