BÀI tập QUẢN TRỊ tác NGHIỆP

Công tác lập kế hoạch tác nghiệp Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thố

BÀI TẬP QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP

Chủ đề: “Lựa chọn một sản phẩm dịch vụ tại công ty mà Anh (chị) đang công tác và xây dựng các kế hoạch sau cho sản phẩm hoặc dịch vụ đó”

1.Kế hoạch tổng hợp hay hoạch định tổng hợp để sản xuất hay tạo ra sản phẩm và dịch vụ đó (dưới góc độ là nhà quản trị tác nghiệp hay hoạt động)

2 Xây dựng kế hoạch nguồn lực hay nguyên vật liệu để chuẩn bị sản xuất hay tạo ra sản phẩm và dịch vụ trên

3 Lập kế hoạch điều độ để tiến hành sản xuất hay tạo ra sản phẩm trên

Giới thiệu chung về Doanh nghiệp.

Công Ty : TNHH Minh Hiếu Hưng Yên – Chi nhánh Hà Nam

Địa Chỉ Liên Lạc : KCN Đồng văn, Hà Nam, Việt Nam

Số Nhân Viên : 300

Loại Công

Ty : Trách Nhiệm Hữu Hạn

Ngành nghề

Công ty TNHH Minh Hiếu - Hưng Yên được thành lập năm 1999 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 072415 do sở Kế Hoạch Đầu Tư TP Hà Nội cấp Minh Hiếu

là công ty hoạt động trong lĩnh vực Sản xuất, chế biến thức ăn gia súc, gia cầm và thủy cầm, thủy sản với dây truyền và công nghệ sản xuất hiện đại của Châu âu Sau 10 năm thành lập và phát triển Sản Phẩm của Minh Hiếu đã được bà con ở nhiều vùng miền trên cả nước tin dùng và đánh giá cao, Sản Lượng trung Bình 100.000 tấn/ Năm, quy

mô lao động lên tới 300 người Thị trường truyền thống của công ty là các tỉnh Hưng

Yên, Bắc Ninh, Hải Dương, Bắc Giang, Thái Bình, Hà Nam, Hải Phòng và một số thị trường khác Toàn bộ ản phẩm của công ty phục vụ thị trường nội địa Lương hàng hóa công ty cung cấp luôn không đủ so với nhu cầu thị trường ( phục vụ khoảng 30% thị phần ) và nhu cầu phát triển chung

Xuất phát từ nhu cầu thị trường và năng lực của công ty, ban lãnh đạo công ty quyết định phát triển thêm công suất sản xuất của nhà máy Tuy nhiên do mặt bằng nhà máy hạn chế nên việc phát triển thêm dây truyền là không thục hiện đường Đứng trước tình hình đó lãnh đạo công ty đã giao nhiệm vụ nghiên cứu thu thập số liệu, nhu cầu về thị trường cũng như nguyên vật liệu cho sản phẩm Sau khi nghiên cứu Ban lãnh đạo công ty đi đến quyết định đầu tư nhà máy mới tại Hà Nam – năm 2010 Nhà máy này sẽ phục vụ nhu cầu của thị trường tại các tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình, Thanh Hóa

và một số vùng lân cận Ngoài ra nhà máy còn phải sản xuất theo đơn hàng của công ty

mẹ Tại Hưng Yên Công suất thiết kế của nhà máy mới cho sản lượng thiết kế trung bình là 100.000 tấn/ năm

1 Công tác lập kế hoạch tác nghiệp

Công ty áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2000, vì thế, công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp của Công ty khá chuẩn mực và nằm trong thể thống nhất với các hoạt động quản lý khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng của Công

ty

1.1 Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất

Sơ đồ:

Chiến lược

Công ty

Phân tích thị trường

Phân khu thị trường ( Ưu tiên

cạnh tranh)

1.2 Lập kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp của Công ty được lập theo tháng, theo tuần và là tổng hợp của 2 nhóm đơn hàng:

- Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch năm

do Công ty mẹ ( công ty Minh Hiếu – Hưng Yên ) giao

- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng thuộc hệ thống đại lý không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ

1.2.1 Đối với Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ.

Hàng hóa cung cấp cho công ty mẹ chính là những sản phẩm thế mạnh của côgn

ty mẹ đã ký hợp đồng cung cấp trong thời gian dài, sản lượng cố định với đại lý cấp 1 tại các thị trường Hà Nam, Nam Định, Hà Tây nhằm giảm chi phí vận chuyển cho công

ty mẹ Sản lượng cố định khoảng 6.000 tấn/ tháng

Hoạt động chiến lược

hạn

Quản trị dự trữ

Lập KH tổng hợp

KH Nguyên Vật liệu

Điều độ sản xuất

Tên sản

Số lượng

Ngày trả hàng/

tháng

Yêu cầu/G.chú

Cám lợn

Thịt Bao loại 2kg

100.00

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Cám lợn

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Cám Vịt

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Cám Vịt Đẻ

trứng Bao loại 25kg 2.500 20

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Cám Gà

Thịt Bao loại 25 kg 2.500 20

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Cám Gà Đẻ

trứng Bao loại 25 kg 1.000 20

Vận chuyển, giao hàng trực tiếp đến đại lý trong vòng 5 ngày Hai năm đầu Công ty Mẹ có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ giao cho Công ty con trong đó nêu rõ số lượng sản phẩm từng loại cần cung ứng trong năm cho từng đối tượng Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ tài chính với công ty con và giao dịch với khách hàng cho đến khi các hợp đồng đã ký với các đối tác trong vùng phục vụ hết hạn ( thời gian còn 14 tháng) sau đó công ty mẹ sẽ chuyển giao thị trường cho công

ty con tổ chức sản xuất và khai thác thị trường độc lập Tuy nhiên trong trường hợp công ty mẹ vẫn ký được hợp đồng trong khu vực hoặc công ty mẹ có rủi ro về công nghệ sản xuất thì kế hoạch sẽ phải điều chỉnh để công ty con có thế thay công ty mẹ tiếp quản nhiệm vụ sản xuất lượng hàng hóa con thiếu trên

1.2.2 Đối với đơn hàng ngắn hạn không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ

Với các đơn hàng không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự báo trước, do đó, kế hoạch tác nghiệp được lập dựa trên: các hợp đồng đã ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký được trong tháng do Phòng Kinh doanh và Phòng kế hoạch đưa ra Tuy nhiên do đặc thù công ty hoạt động trong thị trường lớn, hiện tại lượng hàng hóa công ty cung cấp mới đáp ứng được 50% nhu cầu của thị trường, mặt khác công ty con còn phải gánh một phần sảm lượng cho công ty mẹ nên ban lãnh đạo công ty yêu cầu lập kế hoạch sản xuất phải đảm bảo công suất họat động hiệu quả (effective capacity): công suất tối đa mà một quá trình đạt được trong điều kiện bình thường dài hạn

a Kế hoạch tháng

Dựa trên những thông số về năng lực sản xuất và hợp đồng đã kí với công ty mẹ cũng như hợp đồng đã ký với các đại lý và hợp đồng dự đoán sẽ ký với khách hàng, cán

bộ lập kế hoạch tổng thể sẽ thực hiện trong thời gian một tháng

Bảng 1: Tổng hợp đơn đặt hàng đã ký và dự đoán của khách hàng trong tháng (tháng 8)

Ngày trả hàng/

tháng

Khách hàng

Cám lợn Thịt Bao loại 25 kg 100.000 15 KH là công ty mẹ Cám lợn Sữa Bao loại 25 kg 50.000 15 KH là công ty mẹ Cám Vịt Thịt Bao loại 25 kg 2.500 05 KH là công ty mẹ Cám Vịt Đẻ trứng Bao loại 25 kg 2.500 05 KH là công ty mẹ

Cám Gà Thịt Bao loại 25 kg 2.500 20 KH là công ty mẹ Cám Gà Đẻ trứng Bao loại 25 kg 1.000 20 KH là công ty mẹ

Cám lợn Thịt Baoloại 25 kg 20.000 05 KH là đại lý của

công ty con

Cám lợn Sữa Bao loai 25 kg 5.000 15 KH là đại lý của

công ty con

Cám Vịt Thịt Bao loai 25 kg 10.000 05 KH là đại lý của

công ty con

Cám Vịt Đẻ trứng Bao loại 25 kg 10.000 10 KH là đại lý của

công ty con Cám Vịt sữa

( vit con)

Bao loại 10 kg 5000 10 KH là đại lý của

công ty con

Cám Gà Thịt Bao loại 25 kg 10000 25 KH là đại lý của

công ty con

Cám Gà Đẻ trứng Bao loại 25 kg 10000 25 KH là đại lý của

công ty con Cám Gà Sữa

( gà con)

Bao loại 10 kg 5000 25 KH là đại lý của

công ty con Tổng sản lượng/tháng = 9.010 tấn

Bảng 2: Cơ cấu lao động và tình hình sử dụng lao động trực tiếp sx, kd, dv của Công ty

Lao động trực tiếp sx, kd, dv

Số lượng (người)

Số lượng (người)

Trong đó:

Phương pháp tính toán các chỉ tiêu

- Dựa vào các thông số theo 2 bảng trên do phòng kế hoạch tổng kết ta có thể thống kê được đơn vị sản xuất trong tháng và của từng dây truyền, ngày phải hoàn thành sản phẩm Nhờ vào các thông số này ta có sự tính toán về lao động và sự thay đổi lao động trong tháng sao cho phù hợp với số lượng sản phẩm cần sản xuất nhằm giảm thiểu tối đa chi phí mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất, lượng hàng phải tồn kho ít nhất

- Xác định giá bình quân: dựa trên mức giá trung bình đã được áp dụng từ trước

và có tính đến sự thay đổi của nguyên liệu đầu vào cũng như xem xét đến yêu cầu chính trị của nhà nước (kích thích sản xuất, hỗ trợ giá ) Tuỳ theo từng đơn vị sản xuất và loại hàng sản xuất mà có mức giá khác nhau

- Tổng sản lượng được tính dựa trên năng suất của từng phân xưởng tính cho cả năm Số liệu sẽ được phân xưởng cung cấp cho phòng kế hoạch theo từng tháng Căn

cứ vào đó, cán bộ kế hoạch sẽ chia nhỏ sản lượng cần sản xuất trong cả năm của cả công ty theo từng tháng, từng ca cho phù hợp với năng suất của từng phân xưởng

- DT = SL * Giá BQ

- Mức KH tháng = DT/SLĐ*SNC

- Trong đó số lao động (SLĐ) được lấy từ bảng 3 , số ngày công (SNC) tháng là

30 ngày

- Mỗi công nhân phải đạt được mức kế hoạch này mới đảm bảo mục tiêu sản xuất trong tháng

- Thu nhập bình quân sẽ được tính dựa trên doanh thu, chi phí sản xuất và số lượng lao động, được tổng hợp từ phòng tổ chức

2.1 Kế hoạch tuần

Chia nhỏ kế hoạch tháng là chia nhỏ những con số phản ánh chỉ tiêu hoàn thành

kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng của Công ty cho từng bộ phận sản xuất, kinh doanh theo thời gian tuần Ví dụ như:

Kế hoạch sản xuất tháng 8/2011: tổng sản lngj7560 tấn ta co thể chia theo bảng sau

Bảng 3: Kế sản xuất tháng 8/2011

Bộ phận

Cám Lợn

( 1000 tấn)

Cám Gà

( 1000 tấn)

Cám Vịt

( 1000 tấn)

Tổng

( 1000 tấn)

Các kế hoạch khác như kế hoạch chi phí, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, đều được chia nhỏ theo từng tuần như trên Ta cũng tính toán được các chỉ tiêu theo tuần: kế hoạch tuần, số lượng lao động theo tuần, sản lượng tuần

2 Xây dựng kế hoạch nguồn nguyên vật liệu để chuẩn bị sản xuất ra sản phẩm.

Do đặc điểm nguyên vật liệu sản xuất thúc ăn gia súc là kết hợp giữ sản phẩm nông ngiệp, sản phẩn phế phẩm công nghiệp chế biến thực phẩm, các loại sảm phẩm khoáng chất Vì vậy công ty chia ra làm 2 nguồn thu mua chính Đối với hàng hóa nguyên liệu trong nước nhà máy thu mua theo mùa vụ, nguyên vật liệu được thu gom

và dự trữ trong thời hạn tối đa 3 tháng đến 6 tháng Đối với hàng hóa nhập khẩu như bột đậu tương từ Indonesia, tỏi từ Trung Quốc Công ty ký hợp đồng nhập khẩu theo kế hoạch nhưng luôn tính phương án dự trữ tối thiểu 2 tháng

Lịch sản xuất trong tuần được lập cho từng đơn hàng từng, xưởng sản xuất theo

sự sắp xếp của Phòng Kế hoạch Đồng thời với việc lên lịch sản xuất, Phòng Kế hoạch kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên vật liệu, phân tích nhu cầu nguyên vật liệu cần có của các đơn hàng và yêu cầu Phòng Kinh doanh xem xét, mua hàng đưa vào kho trước các thời hạn quy định để đảm bảo cung cấp kịp thời cho các tổ sản xuất Thứ tự thực hiện các đơn hàng được Phòng Kế hoạch sắp xếp dựa trên độ gấp của đơn hàng kết hợp với các đặc điểm của đơn hàng đó,

Trong một số trường hợp, khi đơn hàng cần các nguyên vật liệu đặc dụng mà Công ty không sẵn có và không thể mua được nhanh chóng, phải chờ nhập khẩu hoặc cung ứng… thì Phòng Kế hoạch sẽ điều chỉnh lại lịch sản xuất đơn hàng đó cho phù hợp với khả năng đáp ứng nguyên vật liệu của thị trường

Công tác lập kế hoạch tác nghiệp về mua sắm nguyên vật liệu được phòng Kinh doanh tiến hành vào đầu tháng trên cơ sở phiếu sản xuất của phòng Kế hoạch gửi sang Phòng Kinh doanh mua theo kế hoạch dự kiến

Lập kế hoạch điều độ để tiến hành sản xuất hay tạo ra sản phẩm trên

Sau khi tính toán khả năng đáp ứng nhu cầu về chủng loại sản phẩm theo thời gian và căn cứ vào thời gian giao hàng để tính lùi thời điểm bắt đầu sản xuất

Các đơn vị sản xuất phải báo cáo hàng ngày về tiến độ thực hiện để cán bộ kế hoạch xác định tốc độ sản xuất, đã thực hiện được đến đâu đơn hàng để đốc thúc hoặc

bố trí sản xuất thêm cho các phân xưởng khác, tăng ca để đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời gian

Thời gian hoàn thành sản xuất một loai sản phẩm phải trước thời điểm giao hàng

3 ngày, để có thời gian kiểm tra sản phẩm và nhập kho

Số ngày sản xuất 1 mã hàng = SLĐLĐ SLMH*NSLĐ

Ngày bắt đầu sản xuất = Ngày giao hàng - 3 ngày - số ngày sản xuất

Việc xác định ngày bắt đầu này chỉ mang tính tương đối, trong trường hợp mà ngày bắt đầu sản xuất chưa tới, nhưng do dây chuyền đã trống chỗ (các sản phẩm được sản xuất nhanh hơn so với kế hoạch) thì có thể tiến hành sản xuất luôn nếu như nguyên phụ liệu đã có trong kho

* Phát lệnh sản xuất:

Sau khi có bảng tiến độ sản xuất, lệnh sản xuất theo từng mặt hàng được lập, đưa xuống phân xưởng sản xuất Các lệnh sản xuất sẽ được lập trước thời điểm sản xuất 3

đế 4 ngày, để có thời gian các phân xưởng lấy nguyên phụ liệu từ kho cho việc tiến

hành sản xuất

Kết luận

Trong nền kinh tế hiện đại, vấn đề “phát triển bền vững” là vấn đề được đặt ra đối với mọi tổ chức từ quốc gia cho đến từng doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp cần có chiến lược đúng đắn, kế hoạch kinh doanh phù hợp Tuy nhiên, có chiến lược và kế hoạch tốt chưa đủ để khẳng định doanh nghiệp sẽ phát triển bền vững, mà còn cần phải có những kế hoạch nhỏ biến những mục tiêu lớn trở thành hiện thực, đó là kế hoạch tác nghiệp của doanh nghiệp

Do vậy, kế hoạch tác nghiệp đòi hỏi phải chính xác sát thực và phải được thực hiện một cách nghiêm túc có hiệu quả mới đảm bảo có thể phát triển bền vững được