Tiểu luận quản trị học

Các chuyên gia kinh tế đã dự báo rằng thế kỷ 21 sẽ là thế kỷ làm việc theo nhóm, vì tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, ngay cả văn học và nghệ thuật, bạn không thể thành công và ch

LỜI NÓI ĐẦU

Quá trình phát triển nhanh chóng như vũ bão của nền kinh tế cũng như côngnghệ của thế giới trong những thập niên trở lại đây đã phần nào cho thấy tầm quantrọng của quá trình chuyên môn hóa, và sức mạnh của lao động tập thể Chính vì thếtầm quan trọng của làm việc nhóm (Teamwork) là vô cùng quan trọng, nó góp phầnnăng cao năng suất lao động cũng như hiệu quả làm việc của nhóm mà khi đơn lẻtừng cá nhân không có khả năng làm được

Sự vận hành lành mạnh của mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ, đều phụ thuộc vào kếtquả làm việc nhóm (Teamwork) Quan hệ con người hiệu quả là nền tảng cơ bản củalàm việc nhóm Quan hệ con người khi diễn ra trong môi trường tích cực và hỗ trợ, cóthể giúp tăng cường năng suất của tổ chức

Ngày nay, kỹ năng làm việc nhóm đã trở thành một trong những tố chất quantrọng đối với những ứng viên muốn thành công

Các chuyên gia kinh tế đã dự báo rằng thế kỷ 21 sẽ

là thế kỷ làm việc theo nhóm, vì tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội, ngay cả văn học và nghệ thuật, bạn không

thể thành công và chiến thắng nếu bạn chỉ là một cá nhân

Teamwork – đơn giản là một nhóm người cùng nhau làm

việc, hay sâu hơn một chút, là đoàn kết để cùng đạt được

một mục tiêu nào đó

Dân gian đã có câu rằng: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” Người Nhật cũng có cách ví rất hay như mỗi người là một viên ngọc, nếu kết

hợp lại chúng sẽ thành một vương miện, để nói về sức mạnh của tập thể

Trong cuộc sống, bạn không thể chắc chắn rằng bạn có thể làm tất cả mọi việc.Nhưng khi có sự hỗ trợ từ những người xung quanh, công việc đơn giản đi rất nhiều

Đây cũng là lý do mà rất nhiều các công ty hiện nay, đặc biệt là các công ty nướcngoài yêu cầu ứng viên phải có khả năng làm việc theo nhóm: Khi đi xin việc làm, hìnhnhư mỗi người chỉ trang bị cho mình bằng cấp, khả năng quản lý, còn kỹ năng làm việctrong một tập thể lại bỏ đâu mất

Đa số các công ty hiện nay nhận ra rằng làm việc nhóm (Teamwork) rất quantrọng vì có những sản phẩm làm ra rất phức tạp đòi hỏi một nhóm đa kỹ năng haynhững sản phẩm sẽ tốt hơn nếu làm việc theo nhóm

Với tất cả những nhận định như trên nhóm em quyết định chọn đề tài “Giải thích bản chất, mục đích và tầm quan trọng của quan hệ con người trong bối cảnh tổ chức” để nghiên cứu và cũng để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.

Ngày nay, chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm là rấtquan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chúng ta trong công việc Vậy làm thếnào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, nhất là tại những doanh nghiệp có số lượngcông nhân viên lớn, quy mô sản xuất rộng?

Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo

ra môi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau

để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt

ra Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tậpthể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứngđáng, không có sự không rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người Nhữngthành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đónggóp tích cực của mỗi người

1 Định nghĩa:

Nhóm làm việc là một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay

thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhómlàm việc Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ

sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa cácthành viên trong nhóm Nếu có bất kỳ ý tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động củanhóm sẽ không bao giờ tiến triển được

Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những

cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp,những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa Nếu điều này diễn ra trong mộtnhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn

lý thuyết)

Teamwork là tập hợp hai hoặc nhiều người Nhóm cùng tồn tại để hoàn thành

một mục tiêu nhất định Nguyên tắc chính là độc lập, tương tác và ảnh hưởng qua lạilẫn nhau Chịu trách nhiệm qua lại lẫn nhau để đạt mục tiêu chung Mỗi thành viên nhậnthức bản thân họ như một thực thể xã hội

Tuy nhiên, rất nhiều cái mà chúng ta gọi là “nhóm” ở hiện nay đơn giản chỉ lànhững nhóm người được các trưởng nhóm (leader) gắn cho một cái mác Tạo ra mộtmôi trường làm việc nhóm thực sự đòi hỏi trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm

phải thay đổi hầu như tất cả những gì mà họ đã làm trước đây.

2 Phân loại

2.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thựchiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng Họ có cùng chung tay nghềchuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâudài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thườngđưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc cótính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

• Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

• Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,

• Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

• Chững lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệttrong thời gian ngắn

2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính thức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó

về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện cácbáo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường.Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quytrình quản lý nghiêm ngặt hơn

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhómluôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau

3 Các bước phát triển của teamwork

Có bốn bước chính trong sự hình thành và phát triển của teamwork, đó là: Tạodựng, công phá, ổn định và hoàn thiện

• Bước 1: Tạo dựng : Khi thành lập một nhóm, mỗi thành viên phải xem

xét một cách kỹ lưỡng và tìm ra vị trí của mình trong nhóm Một điều không thể thiếu

là thử khả năng lãnh đạo của leader Thông thường hầu như không có nhóm nào cóđược sự tiến bộ trong giai đoạn này

• Bước 2: Công phá : Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm Các

thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc,nhưng họ vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự Họ có thể sẽ tranhcãi về những công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ chưabao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái Tất cả “sức mạnh” của họ dành

để chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung

• Bước 3: Ổn định : Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm

quen dần và điều hoà những khác biệt giữa họ Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảmdần và tính hợp tác tăng lên Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắtđầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công việc

• Bước 4: Hoàn thiện : Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích

nghi được với điểm mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai tròcủa họ là gì Mọi người đã cởi mở và tin tưởng nhau hơn, rât nhiều ý kiến hay đượcnêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu Họ linh hoạt sử dụng quyết địnhcủa mình như một công cụ để hiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụcần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc Rất nhiều việc được hoàn thiện và sựgắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao

Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếukhông, sẽ đi vào giai đoạn Tan rã Việc kết thúc dự án cũng đưa teamwork bước vàogiai đoạn này

4 Ứng dụng của teamwork

Teamwork được ứng dụng khá phổ biến trong công tác quản trị nhân sự hiệnđại Các loại hình công việc được phân tích phù hợp với việc ứng dụng teamwork đềuđược áp dụng triệt để Tuy nhiên, một trong những ứng dụng phổ biến nhất của

teamwork chính là các dự án (project).

Ví dụ trong một dự án, khi ban lãnh đạo đưa ra một dư án, các thành viên đượcgiao nhiệm vụ trong dư án đó, ngoài việc hoàn thành công việc của riêng mình ra, cònphải dùng kĩ năng teamwork để giúp cho dư án hoàn thành tốt trong thời gian ngắnnhất và đạt hiệu quả cao nhất

• Các thành viên trong nhóm khi có ý kiến nào nổi bật, không nên âm thầmlàm việc một mình mà phải đưa ra cho mọi người, nếu mọi người cùng nhất trí với ýkiến của thành viên đó thì ý kiến đó sẽ được duyệt, ngược lại thì phải chỉ ra ý kiến củathành viên đó tồi chỗ nào

• Khi có một thành viên trong nhóm bức xúc một thành viên khác cùngtrong nhóm, thì phải nói ra, để mọi người cùng tìm hiểu và ngay lập tức giải quyết mốibất hòa ấy, vì nếu không nhóm sẽ khó làm việc với nhau lâu dài nếu cứ cãi vã lẫnnhau

5 Quá trình làm việc theo nhóm

5.1 Tại lần họp đầu tiên

• Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trongnhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến

• Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từngngười dựa trên chuyên môn vủa họ

• Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành vàchuẩn bị cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

5.2 Những lần gặp sau:

• Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc

mắc cho từng người

• Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu

5.3 Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

• Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

• Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp

• Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một sốngười dự bị

6 Đặc điểm của nhóm làm việc

• Các thành viên làm việc tương tác lẫn nhau vừa hướng đến mục đích cánhân và mục tiêu chung của cả đội Họ hiểu rất rõ rằng những mục tiêu đó chỉ có thểđạt kết quả tốt nhất bằng cách hỗ trợ lẫn nhau

• Các thành viên hiểu sự quan trọng trong việc chịu trách nhiệm với phầnviệc của mình trong nhóm

• Các thành viên hợp tác với nhau và đóng góp tài năng và kinh nghiệm củamình vào sự thành công của cả đội

• Các thành viên lấy sự thật làm căn cứ cho thành công của cả đội và

khuyến khích các thành viên bộc lộ ý kiến của bản thân, thay đổi quan điểm và nêu câuhỏi.

• Các thành viên rất trung thực, tôn trọng và lắng nghe ý kiến của mọi thànhviên

• Các thành viên được khuyến khích áp dụng kĩ năng và kiến thức của mình

và ngược lại các thành viên còn lại cũng vậy để từ đó đóng góp vào thành công của cảnhóm

• Các thành viên coi những xung đột là một phần của cuộc sống và họ phảnứng lại việc đó bằng cách coi đó là một cơ hội để biết đến một ý tưởng và quan điểmmới Mọi thành viên muốn cùng nhau giải quyết những vấn đề đó

• Các thành viên bình đẳng trong việc bàn bạc đưa ra quyết định cuối cùngnhưng mỗi thành viên đều hiểu rằng người đứng đầu (trưởng nhóm) là người đưa raquyết định cuối cùng nếu cả đội không thể thống nhất được với nhau

7 Lợi ích của làm việc nhóm (Teamwork) là gì?

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên non,

ba cây chụm lại nên hòn núi cao" Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy rõ đượcsức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnhvực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngượclại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm

mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ Bạn có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia

một nhóm là:

• Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốthơn và không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũngkhông có sức ép của bất kỳ ai lên bạn

• Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên vàngười lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp Từ

đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm

• Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nửa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thânthiện và cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên

• Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo củanhóm

• Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viêntrong nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được

8 Kỹ năng của nhóm làm việc (Teamwork)

Tham gia một nhóm làm việc vì một mục tiêu chung và nhằm đạt được nhữngkết quả nhất định trong một lĩnh vực nào đó Chính vì thế bạn luôn cần những kỹ năngnhất định trong tiến trình làm việc nhóm Và về cơ bản bạn cần phải có một số kỹ năng

8.1 Xây dựng tinh thần làm việc nhóm: Là một thành viên của nhóm,

dù là nhóm trưởng hay chỉ là thành viên thì bạn cũng phải hiểu rõ mục đích của nhóm

và trách nhiệm của mình trong nhóm Đó chính là yếu tố tinh thần, nó phải xuất pháttrước tiên từ chính bạn, sau đó mới đến các thành viên khác Không những thế, bạnphải luôn luôn có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm vàlàm cho họ hiểu được tầm quan trọng của chính họ sẽ mang lại kết quả cuối cùng chonhóm Việc xây dựng tinh thần làm việc của nhóm phải dựa trên những mối quan hệxác lập trong nhóm, nó phải được xây dựng trên lòng nhiệt tình và sự quyết tâm của tất

cả các thành viên trong nhóm

8.2 Khả năng làm việc độc lập: Mặc dù làm việc nhóm là làm công việc

chung, tuy nhiên khi bạn được phân công công việc rõ ràng, bạn cũng cần phải chủđộng linh hoạt trong công việc của mình, phải biết sang tạo và không phải lúc nào cũngdựa dẫm vào người khác Trên thực tế có rất nhiều thành viên của nhóm làm việc rấtthụ động và lúc nào cũng phải cầm tay chỉ việc thì họ mới làm được Họ nghĩ rằngmình không có khả năng làm việc độc lập cũng như sáng tạo trong công việc Nguyênnhân chính ở đây là gì? Chính các trưởng nhóm đã tạo nên sự ù lì này, trong quá trìnhgiao việc, họ thường phân chia công việc một cách rõ rang, chi tiết mà điều này vô tìnhdẫn tới tính ù lì của các thành viên trong nhóm và tạo thành lối mòn của sự thụ động

8.3 Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một kỹ năng hết sức quan trọng trong

một nhóm, nó giúp bạn thiết lập một mối quan hệ khăng khít giữa các thành viên trongnhóm lại với nhau kể cả trong công việc cũng như trong cuộc sống Bạn cần phải cónhững thái độ giao tiếp đúng mực trong nhóm, phải có những mối quan tâm cần thiếtvới tất cả các thành viên trong nhóm, chẳng hạn như thăm hỏi nhau khi có người bịbệnh hay giúp đỡ nhau khi có người gặp khó khăn Kỹ năng giao tiếp có thể chi đơn

giản là những lời nói cử chỉ hành động thường ngày hay những câu nói đùa nhưng nó

có tác động vô cùng lớn đến việc thiết lập một mối quan hệ vững chắc trong nhóm Vìvậy cũng cần lưu ý có những giới hạn chuẩn mực nhất định trong lời nói giao tiếp

8.4 Kỹ năng lắng nghe: Một cuộc họp nhóm thường diễn ra với những

vấn đề đưa ra cần thảo luận Và những quan điểm cá nhân sẽ được đưa ra Tuy nhiên lại

có một thực tế đáng buồn là "Người nói không có người nghe", các bạn thường bịvướng vào tình trạng này, khi bạn của mình chưa đưa ra hết quan điểm thì đã có những

ý kiến phản bác "Sai rồi!", điều này làm cho người phát biểu hụt hẫng và cụt hứng, họ

sẽ có xu hướng "sợ sai " và dần dần không còn đưa ra những ý kiến cá nhân nữa Và từđây nhóm sẽ mất đi vô vàn ý kiến sáng tạo cũng như tính nhiệt tình, chủ động trongcông việc Vì vậy, bạn phải biết lắng nghe và suy ngẫm, đợi cho đến lúc bạn mình nóixong rồi hãy đưa ra ý kiến, cũng cần tránh phản bác ngay lập tức ý kiến đó Thay vào

đó bạn có thể nói: "Ý kiến của bạn cũng rất hay, nhóm sẽ tiếp thu và xem xét ý kiếncủa bạn, mời bạn (tiếp theo) phát biểu ý kiến"

8.5 Kỹ năng trình bày vấn đề: Khi trình bày một ý tưởng, một vấn đề

bạn nên nói ngắn gọn và chỉ nêu bật những ý chính Khi nghe một ý kiến hay một bàiluận người ta thường có xu hướng nhớ đến phần đầu và phần cuối Vì vậy khi kết thúcmột vấn đề hãy nhấn mạnh ý kiến của mình chung quy muốn nói gì

8.6 Kỹ năng đặt câu hỏi: Khi nghe một quan điểm, một ý tưởng bạn cần

phải ghi nhớ nó và tự đặt ra những câu hỏi như: Cái gì ? Ở đâu? Như thế nào? Tại saonhư vậy? Có khả thi không? Chính những câu hỏi như thế sẽ giúp cho những quanđiểm, ý kiến trên được hoàn thiện và mang tính khả thi cao hơn Và nó sẽ trở thànhquan điểm mang tính đa dạng và sáng tạo được xây dựng bởi cả nhóm chứ không phảimột quan điểm nghèo nàn được đưa ra bởi một cá nhân

8.7 Kỹ năng ra quyết định: Là một thành viên nhóm, bạn cũng là một