Sơ đồ tổ chức bộ máy của báo đấu thầu

Theo đó những nội dung liên quan đến việc chi tiêu và đầu tư phát triển từ nguồn vốn Nhà nước của Trung ương, địa phương, Chính phủ, các Bộ, ngành, UBND các cấp đều phải công khai trên B

Báo Đấu Thầu được thành lập năm 2008, là cơ quan trực thuộc Bộ Kế hoạch

-đầu tư Báo Đấu thầu ra đời trên cơ sở quy định của Luật đấu thầu Theo đó những nội dung liên quan đến việc chi tiêu và đầu tư phát triển từ nguồn vốn Nhà nước của Trung ương, địa phương, Chính phủ, các Bộ, ngành, UBND các cấp đều phải công khai trên Báo Đấu thầu, từ thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, đấu thầu hạn chế… đến những sai phạm trong lĩnh vực đấu thầu Mục tiêu của Báo là đăng tải thông tin đấu thầu miễn phí và rộng rãi trên cả nước nhằm đảm bảo công khai, minh bạch và bình đẳng trong công tác đấu thầu Tất cả các chủ đầu tư, bên mời thầu – những đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, và nhà thầu đều có thể tham gia đang tải và tìm kiếm thông tin trên Báo một cách dễ dàng và thuận tiện

Tiền thân là tờ Bản tin thông tin đấu thầu (hoạt động từ năm 2004) phạm vi phát hành hẹp và số lượng phát hành hạn chế, hiện nay Báo đấu thầu đã phát triển và

mở rộng quy mô hoạt động trên cả nước Từ tờ Bản tin với đội ngũ cán bộ chưa đến 10 người, thông tin đăng tải gói gọn trong các nội dung thông tin kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu…, phát hành 3 số/tuần, Báo Đấu thầu đã tần suất phát hành lên 5 số/tuần (Thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần), mở thêm nhiều chuyên mục khác ngoài nội dung quy định bắt buộc phải đăng tải theo như Luật Đấu thầu, tăng số lượng phát hành từ 20.000 bản lên hơn 40.000 bản và phát hành trên phạm vi toàn quốc Để phản ánh kịp thời thông tin, Báo đã mở văn phòng chi

nhánh tại TP Hồ Chí Minh Đội ngũ cán bộ của Báo từ phóng viên, biên tập viên, thiết kế chế bản, phát hành, quảng cáo… đã lên tới 50 người

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Báo Đấu thầu:

Do đặc thù của Báo là đăng tải thông tin đấu thầu theo như Điều 5 của Luật Đấu thầu nên trong 20 trang báo thì có tới 16 trang là đăng tải thông tin thông báo mời thầu, kế hoạch đấu thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu 4 trang còn lại đăng tải các nội dung cập nhật về kinh tế, chính trị đặc biệt trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản và chi tiêu sử dụng ngân sách Nhà nước

Hành chính, kế toán

Phát hành

Thiết kế, chế bản Phóng viên

Ban Biên tập thông tin đấu

Tổng Biên tập

Ban Biên tập thông tin đấu thầu

Kinh doanh

Đảm nhận công việc này là Ban biên tập thông tin đấu thầu (Ban TTĐT) gồm 5 người, trong đó có 01 trưởng nhóm (không có trưởng Ban) Hàng ngày, Ban TTĐT xử lý hàng trăm thông tin đấu thầu từ thông tin mời thầu, kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế,

sơ tuyển, tư vấn đến danh sách nhà thầu vi phạm các quy định về đấu thầu Những thông tin này được gửi bằng nhiều hình thức khác nhau: gửi trực tiếp (chiếm khoảng 30%), fax (60%), qua đường bưu điện (10%), qua mạng và các hình thức khác (10%) Để tránh chồng chéo trong công việc (người này có thể xử

lý công việc của người kia hay 1 thông tin đấu thầu bị xử lý nhiều lần), thành viên trong Ban TTĐT được phân công công việc theo lĩnh vực ngành nghề khác nhau như giao thông vận tải, thủy lợi, đê điều, xây dựng cơ sở hạ tầng, sản xuất, khai thác mỏ khoáng sản… Sự phân chia này chỉ mang tính tương đối và thực tế vẫn xảy ra là một thông tin như thông báo mời thầu được đăng tải hơn một lần trên một số báo và hôm trước đăng hôm sau lại đang lại Thời gian tiếp nhận thông tin là từ 8 giờ sáng cho đến 16 giờ chiều hàng ngày

Khó khăn cho công tác tiếp nhận và xử lý thông tin của Ban TTĐT là phần lớn thông tin được gửi qua fax, như trên đã đề cập chiếm khoảng 60% trong tất cả các hình thức tiếp nhận thông tin Với đặc điểm là nhanh chóng, nhiều chủ đầu tư/bên mời thầu đã chọn hình thức gửi fax trước cho kịp tiến độ đăng tải nội dung Theo Quy định của Tòa soạn, là thông tin phải được gửi trước 5 ngày kể từ ngày đăng tải trên số báo đầu tiên bằng đường bưu điện, nghĩa là vẫn có đủ thời gian cho họ chuẩn bị và gửi trước thông tin Khó khăn trong khâu tiếp nhận fax

và xử lý thông tin của cả Báo đấu thầu và chủ đầu tư/bên mời thầu (đơn vị gửi thông tin) là sự quá tải trong khâu tiếp nhận Tòa soạn báo dành riêng 2 máy fax chỉ để nhận thông tin đấu thầu nhưng không thể đáp ứng được nhu cầu do số lượng fax gửi về quá nhiều Máy fax thường xuyên trục chặc: tắc giấy, hết mực, hỏng trống… Chưa kế đến là tình trạng có đơn vị gửi fax nhiều lần cho một thông tin làm cho tình trạng tắc ngẽn trở lên trầm trọng hơn và gây lãng phí giấy mực

Một khó khăn khác là khâu trả lời điện thoại của các thành viên trong Ban TTĐT Sau khi gửi Fax, các đơn vị sẽ gọi điện lại để xác nhận thông tin có được đăng tải hay không và đăng tải trên số báo ra ngày nào Chính vì thế đã tạo ra sự tắc nghẽn thông tin Nhiều đơn vị không thể gọi điện thoại được vì điện thoại của các biên tập viên luôn bận Trung bình tỷ lệ gọi thành công thường là 1/3 Xử lý quá nhiều thông tin trong một ngày, cộng với việc trả lời điện thoại liên tục đã gây sức ép cho các biên tập viên khiến nhiều khi thái độ phục vụ của họ trở lên tiêu cực hơn (có thể là to tiếng với khách hàng), một phần cũng do các đơn vị cung cấp thông tin không rõ ràng và không nắm được quy định về đăng tải thông tin đấu thầu theo như quy định của Luật đầu thấu và các văn bản khác liên quan Hình thức gửi trực tiếp là việc chủ đầu tư/bên mời thầu lên tòa soạn gửi trực tiếp thông tin đấu thầu cho Ban TTĐT Hình thức này chủ yếu được các đơn vị trên địa bàn TP Hà Nội và một số tỉnh, thành phố lân cận áp dụng, tuy nhiên có thể không đảm bảo tính khách quan về mặt đăng tải thông tin

Hình thức tiếp nhận thông tin qua đường bưu điện (bản gốc) cũng gặp phải những khó khăn tương tự Tất cả các văn bản (thông tin đấu thầu) gửi đến, thành viên trong Ban TTĐT nhận được sau khi văn thư đã phân loại theo lĩnh vực, ngành nghề sẽ phải đối chiếu một lần nữa so với bản fax để đảm bảo rằng không

bỏ sót thông tin Đối với những thành viên làm lâu năm họ có thể nhớ được hầu hết các thông tin (thông tin nào đã xử lý và chưa xử lý), do vậy không mất nhiều thời gian vào việc kiểm tra từng bản gốc và bản fax Còn đối với những thành viên mới thì đây là công việc tỉ mỉ và mất khá nhiều thời gian Vì bản gốc gửi qua đường công văn thường đến sau 1 - 2 ngày, có khi cả tuần do các đơn vị gửi muộn (do đã gửi fax trước) Nếu có văn bản nào sai thì thành viên phải gọi điện cho các đơn vị hướng dẫn và yêu cầu họ sửa và gửi lại văn bản

Hình thức tiếp nhận thông tin trên mạng (dauthau.mpi.gov.vn): Các đơn vị có thể đăng ký và gửi thông tin qua mạng Ưu điểm là gửi thông tin nhanh, nhưng do dữ liệu không đồng bộ nên khi trích xuất văn bản thường bị lỗi vì vậy biên tập viên phải nhập lại thông tin, gây lãng phí về thời gian Một khó khăn khác là mạng hoạt động không ổn định, băng thông thấp nên hay bị nghẽn mạng nên không thể đăng ký được

Sau khi biên tập xong, các biên tập viên gửi thông tin cho trưởng nhóm, người có nhiệm vụ tập hợp và gửi lại cho Ban thiết kế, chế bản

Từ mô hình hoạt động trên của Ban TTĐT có thể thấy có khá nhiều bất cập cho công tác quản lý Thứ nhất, xuất phát từ quy trình làm việc mang nhiều tính thủ công và thiếu khoa học Phần lớn các thông tin gửi đến được Ban TTĐT kiểm tra

bằng cảm tính và nhập liệu bằng tay vì vậy không thể tránh được sai sót trong khâu biên tập như đăng sai ngày phát hành hồ sơ mời thầu, thời điểm đóng thầu… hay một thông tin được đăng lặp lại trên báo nhiều lần

Thứ hai, áp dụng nhiều hình thức gửi thông tin là tốt vì đảm bảo được sự linh hoạt cho chủ đầu tư/bên mời thầu, họ có thể lựa chọn các hình thức khác nhau phù hợp với điều kiện của mình nhưng ở góc độ nào đó lại gây khó khăn cho Ban TTĐT (mất nhiều thời gian kiểm tra thông tin) Bên cạnh ưu điểm, mỗi hình thức đều có những nhược điểm riêng gây không ít khó khăn cho Ban TTĐT và chủ đầu tư/bên mời thầu

Thứ ba, trung bình mỗi ngày Báo Đấu thầu tiếp nhận hàng trăm thông tin đấu thầu liên quan Để xử lý mỗi một thông tin, Ban TTĐT phải trao đổi liên lạc với đơn vị gửi thông tin (thường là qua điện thoại, mỗi một cuộc điện thoại thường kéo dài từ 3 – 5 phút) để xác nhận tình trạng văn bản Điều này có thể gây ngẽn mạng điện thoại khiến nhiều đơn vị không thể liên lạc được và tạo áp lực cho thành viên của Ban vì nhiều khi câu hỏi được hỏi đi hỏi lại nhiều lần

Để khắc phục tình trạng trên, việc đầu tiên Ban TTĐT cần làm là tổ chức lại khâu tiếp nhận thông tin theo hướng thuận tiện, đơn giản cho cả hai bên Các hình thức tiếp nhận thông tin trên vẫn được duy trì, tuy nhiên, cần giảm bớt các cuộc điện thoại gọi đến bằng cách trả lời thông tin qua mạng Các văn bản gửi đến dù đúng hay sai đều được cập nhật trên mạng ngay lập tức Các đơn vị gửi thông tin chỉ cần truy cập vào mạng là có thể tra cứu được tình trạng văn bản gửi đến, tránh được lãng phí về thời gian và tiền bạc do phải liên lạc nhiều lần và tránh được sự

căng thẳng cho các biên tập viên do phải trả lời quá nhiều điện thoại mỗi ngày Tuy nhiên cũng cần phải nâng cấp trang website hiện tại thì mới có thể đáp ứng được khả năng này Tiến tới là triển khai đăng ký toàn bộ thông tin qua mạng Qua mô tả quy trình tác nghiệp trên của Ban TTĐT, có thể thấy còn tồn tại rất nhiều bất cập trong quá trình xử lý và tiếp nhận thông tin của Ban Những bất cập

đó không chỉ làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà còn gây lãng phí cả về thời gian và tiền bạc cho cả Tòa soạn báo và đơn vị đăng ký thông tin Quản trị hoạt động sẽ giúp nhìn nhận vấn đề sản xuất ở mọi khâu, đánh giá và đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ

Như đề cập ở trên, quy trình tác nghiệp của Ban TTĐT cần phải được sắp xếp và

tổ chức lại theo hướng đơn giản hóa, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí và thuận tiện cho

cả Ban TTĐT và các chủ đầu tư/bên mời thầu Từng thành viên của Ban sẽ phải

rà soát lại quy trình tiếp nhận thông tin đề xuất phương án thực hiện theo hướng trên và cam kết thực hiện khi phương án cuối cùng được Lãnh đạo Báo Đấu thầu thông qua Ban TTĐT cũng phải đánh giá và kiểm điểm theo định kỳ quá trình làm việc của từng thành viên, có chế độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng (hiện nay chưa áp dụng) thì mới đảm bảo được nội quy của Ban và của tòa soạn được tuân thủ nghiêm ngặt Rõ ràng những bất cập trên của Ban TTĐT ai cũng có thể nhìn nhận thấy và đã tồn tại từ lâu Sắp xếp và tổ chức lại quy trình tiếp nhận thông tin, trong đó ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin cùng với sự nỗ lực của các

thành viên Ban TTĐT nói riêng và Tòa soạn Báo Đấu thầu nói chung sẽ là giải pháp đảm bảo hiệu quả về cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ./

-Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Quản trị hoạt động – Đại học Griggs

- Quy chế hoạt động của Báo Đấu thầu