DAM PHAN TRONG KINH DOANH Negotiationmanual

Biên so n: Ths... Phân tích nh ng lý l và quan đi m.

Biên so n: Ths TÔ BÌNH MINH

THÁNG 6 N M 2007 _

Ph n 1: GI I THI U CHUNG V ÀM PHÁN

I Khái ni m

1 nh ngh a:

àm phán là quá trình trong đó hai hay nhi u bên trao đ i các hàng hóa, d ch v và n

l c đ t t i s đ ng ý v giá c c a s trao đ i này

àm phán là ph ng ti n c b n đ đ t đ c cái mà ta mong mu n t ng i khác ó

là quá trình giao ti p có đi có l i đ c thi t k nh m đ t đ c th a thu n trong khi gi a ta

và phía bên kia có nh ng quy n l i có th chia s và nh ng quy n l i đ i kháng

- àm phán phân b (Distributive negotiation): Trò ch i t ng b ng không

- àm phán h i nh p (Integrative negotiation): Trò ch i hai bên cùng th ng

2 àm phán l p tr ng và đàm phán nguyên t c

¬ àm phán l p tr ng:

àm phán l p tr ng là m t quá trình t ng tác theo đó hai hay nhi u bên cùng nhau

g n bó v i m t k t c c nh ng nh ng ng i kh i x ng có các m c tiêu r t khác nhau, theo đu i các m c tiêu này b ng vi c s d ng các tranh lu n và thuy t ph c đ gi i quy t

ng i và v n đ C ng r n v i con ng i và v n đ M m d o v i con ngc ng r n v i v n đ i,

Tín t ng Tin t ng đ i tác Không tin t ng

đ i tác Gi i quy t v n tính đ n lòng tin đ không

Kiên trì áp d ng các tiêu chí khách quan

2.3 i giá (Counter offer): m t bên t ch i đ ngh c a bên kia và đ a ra đ ngh

m i Nó tr thành m t chào hàng m i và làm cho chào hàng c h t hi u l c

Vi c kh ng đ nh l i nh ng đi u đã th a thu n cu i cùng gi a các bên đ t ng thêm tính

ch c ch n và phân bi t v i nh ng đi u đàm phán ban đ u

3 Nguyên t c trong giao ti p khi g p m t và đi n tho i

3.3 Trao và nh n danh thi p

Khi trao danh thi p c n chú ý:

IV Nh ng l i thông th ng trong đàm phán

1 u óc thi u minh m n

2 Không bi t phía bên kia ai là ng i có quy n quy t đ nh

3 Không bi t giá tr đi m m nh c a mình là gì và s d ng nó nh th nào

4 M c đích chung chung

5 Không đ xu t nh ng quan đi m và lý l có giá tr

6 Không ki m soát y u t th i gian và tr t t c a các v n đ

7 Không đ cho bên kia đ a ra đ ngh tr c

8 T b khi cu c đàm phán b t c

9 Không k t thúc đúng lúc

10 B qua y u t th i gian và đ a đi m đàm phán

11 Leo thang m t cách vô th c

12 Gi đ nh v đàm phán phân b

13 Phán quy t d a vào nh ng thông tin không đúng

14 B nh h ng b i cách trình bày thông tin

15 Ch d a vào thông tin s n có

16 ánh giá th p phía bên kia

17 Quá t tin v k t qu mong đ i, không có BATNA

- M c tiêu tr ng tâm- cái mà ta th c s mong mu n đ c gi i quy t

Kho ng n m gi a m c tiêu cao nh t c a hai bên là vùng đàm phán

Kho ng n m gi a m c tiêu th p nh t c a hai bên là vùng th a thu n

3 Xây d ng BATNA

Gi i pháp thay th n m ngoài cu c đàm phán trong tr ng h p không đ t đ c tho thu n

4 Chu n b nhân s

̌ Thành viên trong đoàn đàm phán

Tr ng đoàn; chuyên viên pháp lý, k thu t, th ng m i; phiên d ch (n u c n)

Gi i quy t xung đ t nh ng v n gi đ c quan h cá nhân và đ m b o c hai bên đ u

đ t đ c m c đích c a mình ây là cách gi i quy t mang tính c ng tác mà nó đòi h i c hai bên đ u gi quan đi m “th ng- th ng”, tuy nhiên nó c ng đòi h i th i gian, ngh l c

và sáng t o

S d ng t t nh t khi:

̌ V n đ r t quan tr ng c n th a hi p

̌ M c đích là đ h p nh t nh ng quan đi m khác nhau

̌ C n s cam k t đ gi i quy t công vi c

̌ Mong mu n xây d ng ho c duy trì m t quan h quan tr ng

Th a hi p (Compromising)

Khi nh n th y m t gi i pháp đ đ t đ c k t qu “th ng-th ng” là không th có, ng i đàm phán h ng t i m t k t qu bao g m m t ph n nh th ng l i và m t ph n nh thua thi t, c hai đ u liên quan đ n m c tiêu và quan h c a các bên S thuy t ph c và lôi kéo

có nh h ng l n đ n ki u này M c đích là tìm ra m t s cách có th cùng đ c ch p

nh n mà nó ph n nào làm hài lòng c hai bên Tình th th a hi p có ngh a là c hai bên

ch p nh n và th c hi n m t quan đi m “ th ng ít- thua ít”

S d ng t t nh t khi:

̌ V n đ là quan tr ng nh ng không th gi i quy t đ c

̌ M i quan h là quan tr ng nh ng không th hòa gi i

̌ Các bên có s c m nh ngang nhau cùng mu n đ t đ c nh ng m c đích duy nh t

ho c k t qu “thua-th ng”, mà quan đi m c a ng i đàm phán là ch u thua l i ích, cho phép phía bên kia th ng

S d ng t t nh t khi:

̌ Nh n th y mình sai

̌ Mong mu n đ c xem là ng i bi t đi u

̌ V n đ quan tr ng h n đ i v i phía bên kia

̌ Mong mu n t o đ c uy tín cho nh ng v n đ sau

̌ Mu n gi m đ n m c t i thi u thi t h i khi th y u

̌ S hòa thu n và n đ nh là quan tr ng h n

Ki m soát (Controlling)

Ng i đàm phán đ m b o th a mãn đ c m c đích cá nhân, cho dù tiêu phí m i quan

h Xung đ t đ c xem nh là m t s xác nh n th ng ho c thua, do đó c n th ng l i b ng cách nào đó phù h p v i đ a v và kh n ng ây là m t cách gi i quy t mà ng i đàm phán s d ng b t c s c m nh nào xem nh thích h p đ b o v m t quan đi m mà h tin

đ cho đ n m t lúc thu n l i h n, ho c đ n gi n là đ rút lui kh i m t tình hu ng đang đe

d a ây là quan đi m rút lui ho c “thua-th ng”, mà trong đó quan đi m c a ng i đàm phán là rút lui, ch p nh n thua, cho phép bên kia th ng trong danh d

̌ Phía bên kia có th gi i quy t xung đ t có hi u qu h n

̌ C n th i gian đ thu th p thông tin

- Th i gian tr ng cho phép tr ng đoàn và chuyên gia có ý ki n tham m u hay

tr ng đoàn hai bên tham kh o ý ki n c a nhau

- Chú ý v t p quán v th i gian làm vi c m i n i (b t đ u và k t th c lúc m y gi )

- Hi u qu làm vi c c a con ng i thay đ i theo th i gian và nhi t đ , th i ti t

4.2.3 Thái đ đàm phán

Thái đ đ n gi n và th ng th n: “Nói cho nhanh, cho đ t n thì gi ”, trình bày th ng

vào v n đ Nó có tác d ng t c v khí c a bên kia và nhanh chóng đi đ n th a thu n

Thái đ gây s c ép và c ng quy t: c p m nh, xuyên qua các v n đ nh y c m

C n th c hi n h t s c tinh t , vì n u bên kia bi t đ c h s r t khó ch u

c s d ng khi:

- Ta th m nh h n

- Phía bên kia c n k t thúc s m

- Ta mu n khoanh vùng gi i h n đàm phán

Thái đ th , xa lánh: T ra không quan tâm đ n s c m nh c a đ i tác, s d ng tâm

lý ng c đ i v i bên kia, tránh cho bên kia ngh là h h hênh Thái đ này làm cho đ i tác b i r i không bi t đ c tình hình c a mình nh th nào

̌ Không đ a ra đ ngh đ u tiên t t nh t và kiên trì b o v

- C n ph i tính toán đ đ a ra đ ngh h p lý n m trong ph m vi có th th a thu n

- L i ích th c s t m t đ ngh quá cao ban đ u ph i đ c cân nh c v i nh ng m t mát th di n do ph i nh ng b l n đ tránh th t b i trong đàm phán

̌ T o ra c nh tranh: c n cho bên kia bi t r ng chúng ta không ph i ch có m t c h i này, h không ph i là đ i tác duy nh t

3 L p ch ng trình làm vi c

i v i nh ng cu c đàm phán chính th c cho nh ng v n đ l n, vi c l p ra ch ng trình làm vi c nên đ c làm b ng v n b n, cung c p cho bên kia đ có th i gian chu n b Tuy nhiên, ch ng trình làm vi c v n có th đàm phán đ thay đ i l i

̌ Câu h i m đ đ t đ c thông tin khái quát liên quan đ n v n đ

̌ Câu h i th m dò đ g i thêm ra nh ng thông tin

̌ Câu h i đóng đ xác minh nh ng đi m nh t đ nh v s ki n

̌ Câu h i gi thi t đ khai thác nh ng ý ki n c a bên kia v m t v n đ nh t đ nh

• Phân bi t s ki n v i ý ki n

• Phân tích s ki n đ hi u thông đi p

¬ H tr

• Th hi n s chú ý t i ng i nói

• Th hi n s tham gia b ng l i nói ho c không l i

• Giúp ng i nói c m th y tho i mái

4.2 Thái đ

N u bên kia có thái đ kiêu ng o thì cu c đàm phán s di n ra trong không khí đ i

đ ch, n u có thái đ thân thi n, th ng th n thì đàm phán s di n ra trong tinh th n h p tác cùng gi i quy t v n đ

Tuy nhiên c ng không nên tin ngay vào các gi thi t v thái đ ngay vì thái đ c a h

- t ng t thay đ i đ cao c a gi ng nói

- Che mi ng trong khi nói

5 Phân tích nh ng lý l và quan đi m

IV Th ng l ng

1 Trình bày

̌ N m nguyên t c c b n trong trình bày:

- Truy n đ t thông tin là quá trình 2 chi u

- Bi t chính xác giá tr đi u mình mu n nói

- Nói nh th nào và nói cái gì

- Quan sát bên kia khi nói v i h

̌ Nêu ra l i ích c a phía bên kia n u h ch p thu n

̌ Nêu ra h u qu đ i v i phía bên kia n u h không ch p thu n

- C hai bên có nh ng m c tiêu khác xa nhau

- M t bên nh m l n s kiên quy t v i s c ng nh c v quan đi m l p tr ng và s không nh ng b ngay c đ gi cho cu c đàm phán t n t i

- Vì m t chi n thu t th n tr ng trong đàm phán đ b t ép phía bên kia xem xét l i quan đi m c a h và nh ng b

4.2 X lý b t c

̌ Quay tr l i nh ng thông tin thu đ c và t o s hi u bi t

̌ Tìm ra ph ng án khác đ cùng đ t đ c m c đích

̌ Thông báo cho phía bên kia v h u qu n u không đ t đ c m t gi i pháp nào c

̌ Chuy n sang th o lu n m t v n đ khác ít quan tr ng h n mà c hai bên có th th a thu n

̌ Nh ng b m t đi m nào đó không quan tr ng

- phía bên kia không mu n ký k t th a thu n

- bên kia mu n k t thúc b ng th a thu n mà ta không th ch p nh n n i

- bên kia đ a ra nh ng đ ngh mà ta không h d ki n

- khi có nh ng s li u đ c cung c p khi n cho vi c đi đ n th a thu n không còn có

l i v i ta n a

V K t thúc đàm phán

Khi b n c m th y vi c đàm phán đã đ t đ c nh ng th a thu n ch y u, b n có th k t thúc b ng nh ng công vi c nh sau:

1 Các câu h i tr c khi k t thúc

- Th a thu n có đáp ng đ c nh ng m c tiêu c a chúng ta không?

- Chúng ta có th th c hi n đ c th a thu n này hay không?

- Chúng ta có ý đ nh cam k t đ th c hi n đ y đ th a thu n không?

- Bên kia có kh n ng và có cam k t th c hi n th a thu n không?

2 BIQ

“Based on …”

“I’d like to suggest …”

“Question …”

9) Nh ng gi i pháp sáng t o có đ c đ ngh không? i u gì x y ra v i chúng?

10) Mình đã hi u th u đáo nh ng v n đ n d u và nh ng v n đ có liên quan đ n bên kia không? Phía bên kia li u đã hi u mình ch a?

11) S chu n b c a mình đã thích đáng ch a? Nó nh h ng đ n đàm phán nh th nào?

12) Nh ng lý l nào m nh m nh t đ c phía bên kia nêu ra? H ti p thu ý ki n và

lý l c a mình nh th nào?

13) Nh ng đi m c b n nào mà mình h c đ c t cu c đàm phán này? Mình s làm

gì khác trong l n đàm phán t i?

Ü V i nh ng n n v n hóa khác nhau c n có nh ng ki u đàm phán khác nhau

II M t s khác bi t c b n gi a v n hóa ph ng ông và ph ng Tây

chung

i m i

Coi tr ng nh ng ý ngh

m i, cách th c hi n t t nh t công vi c đang làm

v ng ch c m i đ c coi là

ti n đ cho giao d ch

Ít n ng đ ng h n Nh ng ng i

đ ng s kinh doanh có khuynh

h ng buôn bán v i nhau lâu dài và

th ng khoan dung cho nhau nh ng khuy t đi m c a ng i kia ( m t

h p lý và d a trên c s các

s li u t ng quát

Vi c quy t đ nh có xu h ng d a vào tr c giác

Cách

suy ngh

B t đ u t vi c quan sát s

v t xung quanh và th n tr ng rút ra m t nguyên lý hành

đ ng cho m t tình hu ng c

th ó là ki u suy ngh

“d i lên”

B t đ u v i nh ng nguyên lý chung c a hành đ ng và đ c g n vào các tình hu ng ó là ki u suy

vi c đàm phán hi n t i

H ng suy ngh vào m t m c tiêu duy nh t H ch ngh v giao

8) òi h i nhi u h n là th c s gi i quy t

9) Dùng s c m nh c a mình đ ng n phía bên kia đ t m c đích c a h

10) C g ng tìm ra nh ng đi m mà hai bên đ ng ý và không đ ng ý

11) C g ng đi đ n m t th a hi p

12) Gi v đ ng ý

13) Chuy n h ng v v n đ mà mình có th gi i quy t t t nh t

14) Yêu c u ng i khác phân x xem ai đúng

15) G i ý m t cách mà c hai bên đ u đ t đ c cái gì đó

16) e d a phía bên kia

17) u tranh m t cách t nhiên cho đ n cùng

18) C g ng tìm ra m c đích c a bên kia là gì

19) Phàn nàn cho đ n khi đ t đ c bi n pháp c a mình

20) Nh ng b , nh ng cho bên kia bi t mình b thi t h i nh th nào

21) Xin l i

22) Nh ng b m t s đi m đ trao đ i v i phía bên kia

23) C g ng h t s c đ đ t đ c th a thu n b t k th a thu n nh th nào 24) T m hoãn l i vi c tranh lu n

25) Tìm ki m gi i pháp dung hòa

26) Tránh xúc ph m đ n lòng t tr ng c a phía bên kia

27) a m i v n đ ra m t cách công khai

28) Hy sinh quy n l i c a mình vì m i quan h

29) Dung hòa quan đi m c a hai bên

30) Yêu c u bên kia nh ng b m t s đi m đ trao đ i v i b n

31) Cho phép phía bên kia nh n trách nhi m đ tìm ra gi i pháp

32) C g ng nh n m nh vào nh ng đi m mà hai bên đ ng ý

33) C g ng đ phía bên kia gi i quy t b ng cách th a hi p

34) C g ng thuy t ph c bên kia b ng nh ng l p lu n logic c a mình

35) C g ng đáp ng yêu c u c a phía bên kia