Một số phương pháp làm việc nhóm

Nhiều lời phàn nàn về các cuộc họp - Họp tốn thời gian, tốn năng lượng và các nguồn lực khác - Họp thật là buồn tẻ - Họp là nơi tụ tập để mọi người phát biểu hoặc không nói gì và sau đó chẳng ai chấp thuận - Họp là rất cần thiết khi bạn chẳng muốn đạt được bất cứ điều gì

_ BÀI2

MỘT SỐ PHƯƠNG PHAP

LÀM VIỆC NHÓM s

MUC TIEU CUA BAI HOC

e« _ Bài học cung cấp một số kiến thức và kỹ năng cần thiết để:

« Học viên nhận thức được cách thức tổ chức, lên kế hoạch và tiến

NOI DUNG

1 Van dé hop nhom

2 Xử lý những rắc rối thông thường gặp của các cuộc họp nhóm

3 Phương pháp S.T.O.P (Situation — Target — Options — Plan) trong lam việc nhóm

4 Phương pháp Brainstorming

5 Phuong pháp Greenlighting

1 VAN DE HOP NHOM

Nhiều lời phản nàn về các cuộc họp

- - Họp tốn thời gian, tốn năng lượng và các nguôn lực khác

1.1 MOT CUOC HOP BI PHA HONG NHU THE NAO?

6 nhân tố phá hoại cuộc họp nhóm:

se Một người nói quá nhiều

e Ban qua lau vé mot van dé

se Mơ hồ, bảo thủ hoặc né tránh chủ đề

se Lan man từ chủ đề này sang chủ đề khác

se Tập trung công kích, chê bai người khác

s«_ Các thành viên không hoàn thành các mục

tiêu công việc làm hoạt động của nhóm bị

cham lai

1.2 CHUAN BI CHO CUOC HOP

Mỗi cuộc họp nên có

se Người lãnh đạo cuộc họp

se Người điêu hành

e«_ Người ghi chép nội dung, diễn biến cuộc họp (biên bản họp nhóm)

o Xác định ngày, giờ, địa điểm họp cụ thể và thông báo cho các

thành viên

o_ Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp

o_ Chuẩn bị giấy lật để ghi ý kiến đóng góp của những người tham dự o_ Chuẩn bị bảng trắng (giấy trắng khổ rộng) để ghi những “ban phac thảo” hoạt động khi các thành viên nhóm làm việc cùng nhau để

hình thành và chọn lọc ý tưởng

¢ Đối với một nhóm tự quản, nên luân chuyển vai trò càng nhiều càng

tốt giữa các thành viên Việc chia sẻ vai trò sẽ giúp cuộc họp ngày càng hiệu quả và bớt mệt mỏi

se Trong cuộc họp nhóm, việc khuyến khích tự do cho tất cả mọi người

là điêu cân thiết nhưng chỉ nên thực hiện với những người tham gia

có mục đích, phương hướng và có nắng lực

1.3 CAC THANH VIEN NEN KET HOP NHU THE NAO TRONG QUA TRINH HOP

Tap trung tinh than:

Sự tập trung tỉnh thân của các thành viên trong cuộc họp là điêu

quan trọng nhất để tạo nên thành công của các nhóm

Chia sẻ ý kiến:

e Néu bạn không tham gia tích cực vào cuộc họp và chia sẻ ý kiến của

mình thì nhóm sẽ không được hưởng lợi từ những gì bạn nghĩ

e Doi với những người rụt rẻ tới mức không bao giờ tham gia vào cuộc họp, người điêu hành cần có cơ chế khuyến khích những người này phải đóng góp nhiều ý kiến hơn

Lang nghe:

e« Lắng nghe và hiểu người khác là điều

rất quan trọng Bạn phải kiểm soát

được khoảng thời gian bạn lắng nghe

trong cuộc họp

e Hãy cố gắng cân bằng sự tham gia

của mình trong cuộc họp bằng cách

cân bằng thời gian nghe và thời gian

đóng góp y kiến

Thoa hiép:

se Nguyên tắc chỉ đạo khi làm việc theo nhóm là bạn sẽ "giành được một số thứ và mất một số thứ”

e Sự đồng thuận của một nhóm có nghĩa là một quyết định đưa ra

được toàn nhóm chấp nhận Điều đó không hẳn vì nó là một quyết

Nhan trach nhiém:

e Nhdm chi có thé dat được những gì trong khả năng của họ

e Nếu nhóm của bạn không thể hoàn thành nhiều công việc, có thể

phần nào là do một số thành viên đã không đảm nhận trách nhiệm

được giao

se Khi bạn đưa ra một cam kết, hãy thực hiện nó Đừng nên đưa ra

những cam kết mà bạn không thể thực hiện Hãy yêu cầu được giúp

đỡ nếu bạn thấy cần thiết

11

2 XỬ LY NHU'NG RAC ROI THUONG GAP CUA CAC CUOC

HOP NHOM

e Cho du nhom cua bạn có giỏi như thế nào, dù bạn có đề ra những

tiêu chuẩn gì cho cuộc họp nhóm đi chăng nữa thì những rắc rối

trong cuộc họp nhóm là điêu không tránh khỏi

se Với những rắc rối của nhóm, nếu người lãnh đạo, người điều hành

và các thành viên biết phản ứng kịp thời thì sẽ kiểm soát được

« _ Cách thức chung để xử lý những rắc rối là:

o Xác định bản chất của sự rắc rối

o_ Nhận định những nguyên nhân tiềm ẩn

o_ Tỉm kiếm giải pháp

2.1 THANH VIEN DEN MUON

Cách giải quyết:

Người điêu hành hỏi rõ lý do

Người điêu hành nên nhấn mạnh

đến việc họp đúng giờ là cần thiết

Tùy theo tình huống cụ thể, người

điều hành có thể bắt đầu họp

nhóm mà không cần phải có mặt

đầy đủ cả nhóm

Nếu là một cuộc họp quan trọng

thì nên sắp xếp họp vào thời điểm

bắt đầu một ngày làm việc

13

2.2 THAI DO TIEU CUC CUA THANH VIEN

Thái đồ tiêu cực, cãi vã, các thành viên không muốn tham gia

tích cực vào các cuộc thảo luận

Cách giải quyết:

e Người điêu hành khuyến khích mọi người cùng tham gia như nhau

e Người điêu hành nên nhân mạnh tâm quan trọng cua sự hợp tác

để đạt được mục tiêu

e _ Người điêu hành yêu cầu sự giúp đỡ của cả nhóm

e Người điêu hành nhấn mạnh lợi ích và tâm quan trọng của các

CuỘc họp

2.3 CUOC HOP THIEU SU DONG THUAN

Cuộc họp diễn ra quá lâu mà không đưa ra được giải pháp

hoặc đạt được sự đồng thuận

15

Cách giải quyết:

Người điêu hành tóm tắt các ý kiến khác nhau và các thỏa thuận đã

đạt được

Duy trì động lực của nhóm bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cụ thể

Người điều hành nhấn mạnh đến thời hạn và sự khẩn trương

Người điều hành nhanh chóng chuyển sang việc phân công những

công việc cụ thể trong lần họp tới

Người điêu hành kết thúc cuộc họp và hoãn chương trình đến kỳ

họp sau

2.4 NHUNG CA NHAN CHONG DOI

Các cuộc họp nhóm có thể sẽ vấp phải những cá nhân chống

đối (tích cực hoặc tiêu cực)

17

Cách giải quyết:

Người điều hành lắng nghe các mối quan tâm của họ và đưa vào kế

hoạch của cuộc họp đang diễn ra hoặc những cuộc họp sau một

cach thích hợp

Người điêu hành nhắc nhở các thành viên vê tâm quan trọng của

việc tuân theo chương trình hoặc sửa đổi nó một cách thích hợp

Những thành viên khác gây áp lực để các cá nhân chống đối tuân

theo các chuẩn mực của cuộc họp

Nhà quản lý gặp gỡ các thành viên chống đối sau cuộc họp để chỉ

dẫn về cách ứng xử trong cuộc họp

Nhà quản lý gặp các thành viên chống đối sau cuộc họp để cho họ

tham gia vào một dự án được quan tâm

Nhà quản lý sử dụng hệ thống đánh giá hoạt động để đề ra mục

tiêu cư xử trong khi họp

2.5 SU BUON TE TRONG CUOC HOP

Không khí cuộc họp quá trầm, ít người tham gia phát biểu

19

Cách giải quyết:

Người điêu hành phải hoạt bát hơn, yêu cầu mọi người đặt cầu hỏi

Người điều hành phân công những công việc cụ thể cho từng cá

nhân hoặc từng cặp thành viên để chuẩn bị cho lần họp sau Yêu cầu

họ phải chủ tri (điều hành /thảo luận/ báo cáo) vê mảng việc mà họ

đã được phân công ở buổi họp lần sau

Người lãnh đạo khuyến khích các thành viên khi thuyết trình báo cáo

nên sử dụng công cụ hỗ trợ nhiều hơn nữa

Người lãnh đạo nên đưa ra nhiêu chủ đề tranh luận

Nhà quản lý khuyến khích sự tham gia tích cực bằng cách luân phiên

vai trò lãnh đạo, điêu hành trong các cuộc họp

Nhà quản lý khuyên các thành viên của nhóm nên ngồi cùng với các

nhóm tích cực hơn

Nha quan ly nên trao cho nhóm quyên đưa ra các quyết định quan

2.6 CAC THANH VIEN THIEU TAN TAM

Giải quyết:

Người điêu hành hỏi lý do của sự thiếu tận tâm, lẵng nghe những

quan điểm thuận chiều hoặc trái chiều của các thành viên

Người điêu hành khẳng định lại mục đích và tâm quan trọng của

những cuộc họp để thực hiện những nhiệm vụ của nhóm Đó là

những hoạt động không thể thiếu trong cách làm việc theo nhóm

Người điêu hành đưa ra và nhấn mạnh thời hạn, sự chấp nhận

nhiệm vụ

Người lãnh đạo chỉnh đốn hành vi bằng cách chuẩn bị thật chu đáo

và đầy đủ hơn cho cuộc họp

Người điều hành có thể gián đoạn chương trình để khuyến khích

nhóm giúp xác định những mục tiêu quan trọng hơn và cùng nhà

quan ly xem xet lại vấn đề

2.7 SU PHAN KHANG CUA THANH VIEN

Các thành viên thể hiện sự giận dữ với người điều

hành/người lãnh đạo cuộc hop/nha quan ly

23

Giải quyết: Bất kỳ ai là tâm điểm của sự giận dữ này cũng

nên có những hành động sau:

Tranh sự đối đầu

Lắng nghe không bình luận

Thể hiện đã hiểu vấn đề

Nhắc nhở nhóm phải học thêm những kỹ năng mới

Hãy nói: " Tôi đã nghe bạn nói và tôi sẽ làm hết sức minh“

Người điêu hành nên quay lại với chương trinh và tiếp tục cuộc

họp

3 PHƯƠNG PHAP STOP (SITUATION — TARGET — OPTION

— PLAN) TRONG PHUONG PHAP LAM VIEC NHOM

Phuong phap STOP

Situation (tinh huống)

e Khi si’ dung STOP, mét nhdm có thể giải quyết được nhiều

vấn đề một cách hệ thống và có sự tham gia của tất cả các

thành viên trong quá trình xây dựng kế hoạch hành động với

khoảng thời gian ngắn

¢ STOP có thể giúp việc duy trì sự cân bằng giữa sáng tạo và

phân tích đồng thời giúp tạo ra một tiếng nói chung cho cả

nhóm

e STOP ket hop viéc ddng não, một công cụ giải quyết vấn đề

sáng tạo và hữu ích

3.1 TINH HUONG - SITUATION

e Nhận định vẫn đề Tìm hiểu xem vẫn đề xảy ra khi nào, ở

đâu, bao lâu xảy ra một lần (Nếu bạn không chắc chắn về một nguyên nhân hay nhiêu nguyên nhân của vấn đề thi hãy xác định cái nào chắc chẵn nhất)

se Sử dụng phương pháp tư duy

27

Dùng phương pháp tư duy để xác định tình huống

Tư duy là phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả nhất Tuy nhiên

cần có sự luyện tập để thật sự thành thạo

Phương pháp tư duy áp dụng tốt nhất với 1 nhóm gồm 5 đến 8

người hoặc có thể nhiều hơn

Nguyên tắc để tiến hành phương pháp tư duy là những người làm

công việc nào thì sẽ là phù hợp nhất để giải quyết những vấn đề

của công việc đó

Trong quá trình làm việc, những người sáng tạo sẽ có thể nảy sinh

nhiêu ÿ tưởng mới Dựa trên những ý tưởng của người nay thi

những người khác có thể đưa ra ý kiến của mình

Trong nhóm nên có người ghi chép lại ý kiến của các thành viên

Cách thức tiến hành cuộc

họp tư duy

Xác định chủ đề hoặc lính

vực trọng tâm cần giải

quyết Đảm bảo tất cả mọi

người trong nhóm đều hiểu

vấn đề Nếu có thể, hãy

thông báo chủ đề trước khi

29

¢ Cho mỗi thành viên một thời gian ngắn để suy nghĩ và tập hợp

chúng trước khi bắt đầu trao đổi

« Thiết lập giới hạn về thời gian Sự khẩn trương sẽ thúc đẩy các

thành viên đóng góp ÿ kiến Một cuộc họp tư duy kéo dài quá lâu

sẽ rất tẻ nhạt

se Chia các ý tưởng lại thành các nhóm Việc này sẽ giúp loại bớt các

ý kiến trùng lặp và việc chọn lựa những ý kiến cuối cùng sẽ dễ

dàng hơn

e« _ Đảm bảo mọi người đều hiểu vấn đề và đều có ý kiến đóng góp

3.2 MUC TIEU — TARGET

Mục đích: Miêu tả xem qui

trình để giải quyết một vấn đề

bỗng nhiên nảy sinh như thế

nào Thiết lập mục tiêu dựa

trên một tinh huống (một vấn

đề) đã được xác định rõ

Sử dụng phương pháp thiết lập

31

Phương pháp thiết lập mục tiêu SMART

Đo lường được (Mesurable)

Đông thuận (Agree Upon)

Có thể đạt được hoặc có tính thực tế

((Reachable or Realistic)

Giới hạn thời gian (Time — Bound)

3.3 LUA CHON — OPTION

Sử dụng phương pháp tư duy

để lựa chọn

e Tu duy dé tim ra những ý

tưởng sáng tạo Hãy để cho

việc tư duy luôn thoải mái, tích

cực và khoáng đạt, chắc chẳn

bạn sẽ phát huy tối đa tính

3.4 KE HOACH - PLAN

Mục đích: ưu tiên cho cac y kién

theo sự nỗ lực thực hiện chúng

và ảnh hưởng của chúng tới vấn

đê Sau đó đưa ra những kế

hoạch hành động cho ý tưởng

Lâp kế hoạch hành đông:

Sử dụng ma trận Nố lực — Ảnh hưởng Ma trận này cho phép bạn

định lượng được những ý tưởng nảy sinh nhờ tư duy theo hai tiêu

Chỉ:

e NO lực: là khái niệm dùng để chỉ mức độ sử dụng lượng thời

gian làm việc, tiên bạc, thời gian họp hoặc sự cố găng khắc

phục những khó khắn, liên quan đến quá trinh thực hiện một

y tưởng

e Ảnh hưởng: là hiệu quả tổng thể do những nỗ lực thực hiện ý

tưởng mang lại

e Ma trận NO luc — Anh huréng cho

phép nhóm xác định mỗi ý tưởng

sao cho phù hợp với mức độ nỗ lực

thực hiện của nó và ảnh hưởng

của nó

Khi quyết định ý tưởng, bạn hãy

nghĩ đến những nỗ lực không ngừng

và sự ảnh hưởng liên tục

Để đảm bảo sự thành công và hiệu

quả lâu dài của công việc, cái đích

mà các nhóm nên hướng đến là nd

lurc cao, anh hurong cao (goc so 4

trong hinh ve)

phải nỗ lực như thế nào và kết

quả của nỗ lực này là gì, nó có

ảnh hưởng đến công việc như

Thap Ảnh hưởng Cao

39

e«_ Khi bạn đặt toàn bộ các ý tưởng vào ma trận, bạn đã sẵn sàng để lựa chọn một ÿ tưởng phủ hợp

e«e Với một nhóm nhỏ, khi còn thiếu kinh nghiệm làm việc, bạn có thể

thử đưa ra ý tưởng nhỏ với những nỗ lực và tác động nhỏ Điều này

sẽ là phù hợp khi bạn có ít nguồn lực hoặc ít thời gian

e Giai phap từ nhỏ đến lớn sẽ cho phép nhóm dần dần hình thành tính chuyên nghiệp, tránh sự phức tạp quá mức và giảm thiểu việc

sử dụng nguồn lực

Ké hoach hanh dong bao gom 3 van dé

e Cai gi? (Hanh dong)

e Thiết lập mục tiêu cụ thể

se Thống nhất vê cách thức tiến hành

e Xác định trình tự thực hiện các bước

e Ai? (Người chịu trách nhiệm)

se Khuyến khích mọi người tham gia hành động

e Theo sát kế hoạch làm việc hoặc thời gian biểu đã lập ra

se Khi nào? (Khung thời gian)

e Xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

e Đặt ra thời hạn rõ ràng cho từng giai đoạn hoạt động

41

Sau khi kế hoạch hành động được xác định sẽ đòi hỏi sự nỗ lực

cuả các thành viên trong quá trình thực hiện

Kiểm tra nỗ lực của các thành viên:

e _ Sử dụng công cụ giám sát tại nơi kiểm tra

e Tiến hành họp thường xuyên

se Giám sát kết quả, không chỉ giảm sát hoạt động