Phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

Tài liệu Thảo luận nhóm đạt điểm 9. Trình bày các dạng nhóm. Các giai đoạn phát triển của nhóm. Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc. “Không ai có thể làm gì một mình. Mỗi chúng ta sinh ra trong một nhóm và không thể sống còn nếu không có nhóm”. Chúng ta sinh ra trong một gia đình. Chập chững biết đi thì kết với các bạn nhỏ trong xóm. Ở đó ta học tuân thủ luật chơi, nhường nhịn và chia sẻ với bạn bè để sau này biết tôn trọng luật pháp và hợp tác. Đến trường thế nào cũng có một nhóm bạn thân. Rồi ta tham gia các CLB đội nhóm. Vào đại học có khi thầy cô cho làm bài theo nhóm. Khi đi làm việc ta được chỉ định vào một tổ sản xuất hay phòng ban cũng là nhóm. Ở cộng đồng ta có thể tham gia đội dân phòng, ban điều hành khu phố, đoàn thanh niên, đội văn nghệ khu phố...đó chính là hoạt động nhóm. Các bạn đã từng nghe câu chuyện dân gian “ bó đũa ” ? Sức mạnh của một bó đũa lớn hơn gấp nhiều lần so với một chiếc đũa. Bài học được rút ra đó là hơn lúc nào hết chúng ta phải sát lại trở thành một bó đũa vững chắc, nếu chỉ là từng chiếc đũa riêng rẽ, chúng ta sẽ bị bẻ cong bởi những khó khăn, sóng gió, thử thách trong cuộc sống. Bởi vậy từ xưa ông cha ta đã biết sức mạnh của một tập thể lớn hơn gấp nhiều lần sức mạnh của một cá nhân riêng lẻ. Trong xã hội hiện đại làm việc theo nhóm là một mô hình phổ biến trong mọi lĩnh vực hoạt động. Nhóm không chỉ là môi trường giúp cho cá nhân phát triển, nó còn là công cụ đổi mới và phát triển xã hội. Để hiểu rõ hơn về nhóm cũng như hiệu quả công việc mà làm việc theo nhóm mang lại, nhóm 2 tiến hành nghiên cứu đề tài “Trình bày các dạng nhóm. Các giai đoạn phát triển của nhóm. Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc”. Trong quá trình nhóm em viết thảo luận hành vi tổ chức, không tránh khỏi nhưng thiếu xót, kính mong cô góp ý kiến và bổ sung để bài tiểu luận hoàn chỉnh hơn. Chúng em xin cảm ơn sự hướng dẫn của cô đã giúp chúng em hoàn thành bài thảo luận này. A Cơ sở lí luận 1. Khái quát chung về nhóm 1.1. Khái niệm nhóm Nhóm là một tập hợp từ hai cá nhân trở lên, tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được những mục đích cụ thể. Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Nhóm là điểm quy tụ các thành viên và họ cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt tới đó. Mục đích càng rõ ràng, càng được nhóm viên hiểu giống nhau thì liên kết họ mạnh mẽ và họ càng góp sức để cùng hành động. Mục đích mông lung thì nhóm rời rạc và dễ chia rẽ. Quy tắc nhóm: Tập thể nào khi làm việc chung cũng xây dựng nội quy để mọi người tuân theo. Ví dụ như giờ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc... Đây là những quy tắc được công bố. Nhưng quan trọng hơn nữa là những quy tắc không thành văn, ngấm ngầm, phản ánh sắc thái riêng của nhóm. 1.2. Các dạng của nhóm  Nhóm chính thức: được hình thành theo cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị, được định nghĩa bởi cơ cấu tổ chức của đơn vị. Trong nhóm chính thức thì được phân thành hai dạng nhỏ: + Nhóm mệnh lệnh: là dạng nhóm thực hiện dưới hình thức phân quyền, đưa mệnh lệnh và trực tiếp báo cáo cho nhà quả trị . Một nhóm bao gồm các cá nhân báo cáo trực tiếp cho quản lý. + Nhóm nhiệm vụ: là dạnh nhóm mà mỗi cá nhân sẽ được giao một nhiệm vụ cụ thể và kết quả cuối cùng là tổng hợp những công việc của từng cá nhân vì mục tiêu chung. Các cá nhân làm việc chung để hoàn thành nhiệm vụ công việc.  Nhóm phi chính thức: là những liên minh hình thành một cách tự nhiên từ môi trường công việc trên cơ sở những quan hệ thể hiện sự thụ cảm giữa các cá nhân. Nhóm phi chính thức bao gồm hai dạng nhỏ: + Nhóm lợi ích: là nhóm mà mỗi thành viên bổ sung cho nhau, trao đỏi thông tin vì mục tiêu chung. Các cá nhân làm việc với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà họ quan tâm. + Nhóm bạn bè: là nhóm được hình thành từ những cá nhân có điểm tương đồng để cùng hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Các cá nhân làm việc chung vì họ có chung một vài tương đồng về tính cách. 1.3. Các giai đoạn phát triển của nhóm  Giai đoạn hình thành : Một số người có nhu cầu và nguyện vọng giống nhau, liên kết với nhau thành một nhóm để đạt được nhu cầu hay nguyện vọng đó. Họ chia sẻ cùng một mục đích. Và họ bàn bạc để tìm cách đi tới đó. Ở giai đoạn này hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác định được mục đích và tạo sự đồng thuận cao của toàn nhóm về mục đích. Kế đó là xác định những thành viên phù hợp nhất cho mục đích. Việc khởi đầu này không dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích không đi tới đâu và kết nạp những thành viên không phù hợp thì nhóm có thể tan rã. Trên đây là nói về các nhóm được thành lập. Đối với các nhóm có sẵn thì khi có người lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều thành viên hay sự thay đổi của mục đích thì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại. Người lãnh đạo mới cũng phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên.v.v .....  Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn: Sau giai đoạn làm quen, nhóm viên bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc của mình. Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị khác nhau...Mục đích chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện để đạt tới mục đích phải chi tiết và khả thi hơn. Truyền thông trong nhóm chưa suông sẻ, người ta chưa hiều nhau đầy đủ. Một số cá nhân muốn tự khẳng định có thể nổi lên với xu hướng thống trị. Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời kỳ đầu. Đây là một giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm không nên nản lòng hay đốt cháy giai đoạn.  Giai đoạn ổn định hay hình thành các quy tắc: Để làm việc có hiệu quả,nhóm viên đề ra các thủ tục làm việc như giờ giấc,phân công, xác định trách nhiệm,quyền hạn,phương thức truyền thông,cách ứng xử phù hợp...Nhóm được ổn định từ từ,bắt đầu tin tưởng lẫn nhau và khắn khít với nhau. Nhóm viên sẵn sàng nghe ý kiến của người khác. Những lãnh tụ tự nhiên chân chính xuất hiện để đóng góp tích cực. Nhóm viên lao vào công việc, quan tâm đến lợi ích chung. Họ tự hào về nhóm hơn. Và khả năng giải quyết vấn đề được nâng lên. kế hoạch chung bắt đầu được bàn bạc với sự tham gia của mọi người.  Giai đoạn trưởng thành và hoạt động: Một khi ổn đinh về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch đã đề ra. Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều. Các nhóm viên tập trung vòa vai trò và nhiệm vụ của mình. Họ chí thú với mục đích chung. Mọi thành viên tham gia vào việc xây dựng nhóm. Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lòng nhất trí, có khi chưa cần đến qui tắc, luật lệ.  Giai đoạn kết thúc: Mục đích đề ra cũng đến lúc hoàn thành. Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giải để rút ra kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới. Một nhóm hoạt động không hiệu quả có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với những con người mới, chương trình mới. 2. Làm việc nhóm và làm việc độc lập Chúng ta ngày nay thường nói nhiều đến kỹ năng làm việc nhóm, đến sự tương tác lẫn nhau giữa các thành viên trong cùng một tổ, phòng hay đơn giản chỉ trong một nhóm sinh viên với nhau. Nếu không có kỹ năng làm việc nhóm chúng ta sẽ rất khó khăn để hòa nhập vào cuộc sống chung với mọi người. Nhưng nếu không biết cách làm việc độc lập, một mình xử lý công việc của mình thì bạn cũng sẽ rất khó để thành công . Vấn đề không phải ở chỗ họ có thể giải quyết nhiều công việc cùng một lúc, vừa là công việc của nhóm vừa công việc của bản thân hay không. Quan trọng là họ có biết cách vừa làm việc hòa đồng, vừa làm việc độc lập được hay không? Bởi vì có lúc cần đến sự tương tác nhưng có lúc lại cần sự độc lập trong công việc.Vì vậy tinh thần làm việc độc lập luôn gắn kết và có mối quan hệ chặt chẽ với tinh thần làm việc theo nhóm, khi làm theo nhóm sẽ làm cho tinh thần và cách thức làm việc độc lập trong từng thành viên của nhóm sẽ ngày một hoàn thiện hơn và ắt hẳn sẽ thu được nhiều giá trị vô giá. Sau đây, là những dẫn chứng cho mọi người thấy được sự khác nhau giữa làm việc độc lập và làm việc theo nhóm của một công việc có quy mô lớn : Làm việc độc lập Làm việc theo nhóm Phù hợp với công việc có quy mô nhỏ, chỉ liên quan đến một lĩnh vực độc lập. Tốn nhiều thời gian và chi phí trong khai thác tài liệu. Chịu nhiều áp lực từ phía công việc và người quản lí. Khi công việc rơi vào ngõ cụt dễ dẫn đến tình trạng nản chí trong công việc. Ít học hỏi được nhiều kinh nghiệm. Hiệu quả công việc có thể không khai thác được hết. Phù hợp với công việc có quy mô lớn, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Chí phí và thời gian được chia nhỏ nên có thể tiết kiệm được 75% sức lực của các thành viên. Mỗi người trong nhóm được phân công đảm nhiệm một nhiệm vụ phù hợp với điểm mạnh của mình nên áp lực công việc được chia sẻ. Được sự động viên và ý chí quyết tâm của các thành viên, công việc trở nên thu hút hơn và ý thức trách nhiệm về công việc được đảm bảo hơn. Học hỏi được nhiều kinh nghiệm làm việc từ các thành viên trong nhóm, đặc biệt làphương pháp quản lí và điều hành của trưởng nhóm. Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều. Vì thế chúng ta cần phân tích tính chất và quy mô của công việc để có thể lựa chọn và áp dụng một cách hiệu quả các phương pháp làm việc. 3. Các đặc tính của nhóm hiệu quả 3.1 Một nhóm hiệu quả khi có các đặc điểm sau: Năng lực: Năng lực là yếu tố chính cho hiệu quả của nhóm. Một nhóm hiệu quả phải tập hợp được các thành viên với đầy đủ các kĩ năng quan trọng cần thiết. Mỗi người trong nhóm là một mắt xích, có tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết kỹ thuật để thực hiện công việc. Nếu thiếu bất kì năng lực cần thiết nào thì đều không thể hoạt động nhóm một cách hiệu quả. Những năng lực còn thiếu phải được bổ sung bằng cách tuyển dụng thành viên hoặc thông qua đào tạo. Mục tiêu chung rõ ràng Ta sẽ không thể thành công khi các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng và hoàn toàn không thể thành công khi chính những người lãnh đạo nhóm lại không rõ ràng và chắc chắn về nhưng gì mà họ muốn thực hiện. Việc xác định rõ ràng về mục tiêu của nhóm là điều quan trọng nhưng vẫn chưa đủ. Mục tiêu còn phải có sức thuyết phục. Mọi người phải nhìn nhận mục tiêu đó là cấp thiết, tối quan trọng và phải xứng đáng với nỗ lực họ bỏ ra. Khi mục tiêu thiếu thuyết phục, một số thành viên sẽ không đặt mục tiêu cá nhân của họ sau mục tiêu của nhóm. Họ sẽ không chia sẻ với nhóm hay mục đích của nhóm. Tận tụy với mục tiêu chung Sự hiểu biết chung về mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng, nhưng một nhóm thực sự hiệu quả còn phải tiến xa hơn một bước đó là họ phải có các thành viên tận tâm với mục tiêu chung của cả nhóm, sự tận tâm sẽ thôi thúc họ làm việc và tiếp tục cố gắng khi gặp khó khăn. Làm việc theo nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm phải xem mục tiêu là điều rất quan trọng và xứng đáng để nỗ lực. Mọi thành viên đều đóng góp, và đều hưởng lợi Việc thực hiện công việc phụ thuộc vào sự đóng góp của mọi người để tiến đến mục tiêu. Nếu các thành viên trong nhóm muốn có giá trị thì họ phải tìm kiếm nó thông qua công việc thực tế. Điều đó có nghĩa là không chấp nhận những thành viên không đóng góp nỗ lực chung với nhóm. Trưởng nhóm cũng phải làm công việc thực sự, kể cả chia sẻ những công việc khó chịu. Họ không thể vừa là thành viên trong nhóm lại vừa là sếp và giao hết công việc cho người khác. Trưởng nhóm nên thể hiện vai trò lãnh đạo trong một số thời gian và những thời gian còn lại hãy coi mình như là một thành viên trong nhóm để sẻ chia nhiệm vụ. Những thành viên trong nhóm làm việc, đóng góp vào công việc của nhóm do đó họ cần nhận được lợi ích rõ ràng. Những lợi ích này có thể thể hiện dưới nhiều hình thức như là những phần thưởng về vật chất hay những phần thưởng mang giá trị động viên khích lệ tinh thần,… Một khi lợi ích không được đáp ứng đủ, rõ ràng hiệu quả làm việc của nhóm sẽ không cao. Cơ cấu tổ chức phù hợp với công việc theo nhóm, tạo môi trường khuyến khích trong nhóm Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ, do đó tạo ra bầu không khí vui vẻ trong nhóm đem lại hiệu quả rất lớn đối với hiệu quả hoạt động nhóm. Khuyến khích các cuộc vui chơi trong những ngày nghỉ giúp các thành viên trong nhóm ngày càng thân thiện với nhau hơn. Bên cạnh đó cũng nên giảm bớt các quy tắc, luật lệ. Đừng ép buộc các thành viên trong nhóm phải làm việc theo một khuôn mẫu nhất định, hãy để họ xác định phương hướng cộng tác với nhau, hãy linh động hơn vè giờ giấc trong công việc, khi đó ta sẽ thấy được hiệu quả công việc tăng lên bất ngờ. Linh hoạt trong cách quản lí là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của một tập thể. Phù hợp với mục tiêu của tổ chức Sự phù hợp với mục tiêu tổ chức là yếu tố cần thiết cuối cùng để nhóm hoạt động hiệu quả. Yếu tố này liên quan đến sự phối hợp kế hoach, nỗ lực và khen thưởng tương ứng với mục tiêu cao nhất của tổ chức. Khi đó mọi người hiểu được mục tiêu của tổ chức lẫn mục tiêu của phòng ban hoặc nhóm mình. Nhóm cần phù hợp với mục tiêu của tổ chức, thậm chí nhóm không nên tồn tại nếu nó không phải là mô hình phù hợp giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Sự phù hợp của nhóm với mục tiêu của tổ chức sẽ giúp mọi người cùng đi theo một hướng và là hướng khả thi nhất. 3.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc nhóm: Có nhiều cách đánh giá hiệu quả làm việc nhóm khác nhau, dưới đây là cách phổ biến nhất: • Tự cam kết làm việc hiệu quả Mỗi thành viên là một chủ thể trong nhóm Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm Chủ động đưa ra ý kiến và quyết định • Thỏa thuận thông qua nhất trí Biểu quyết – Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân Xung đột phải đươc giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của một cá nhân • Xung đột và sáng tạo lành mạnh Xung đột là lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao Sự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực • Giao tiếp trong nhóm Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau Chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin • Chia sẻ quyền lực Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức Chia sẻ trách nhiệm Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mới B Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc của câu lạc bộ nhân sự HRCVCU

Đại học Thương Mại Khoa: Quản trị nhân lực -

BÀI THẢO LUẬN

Môn: Hành vi tổ chức

Đề tài: Trình bày các dạng nhóm Các giai đoạn phát triển của nhóm Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc.

Giáo viên hướng dẫn: Phạm Thúy Hồng

Nhóm: 2

Danh sách nhóm

Các bạn đã từng nghe câu chuyện dân gian “ bó đũa ” ? Sức mạnh của một bó đũa lớn hơn gấp nhiều lần so với một chiếc đũa Bài học được rút ra đó là hơn lúc nào hết chúng ta phải sát lại trở thành một "bó đũa" vững chắc, nếu chỉ là từng chiếc đũa riêng rẽ, chúng ta sẽ bị "bẻ cong" bởi những khó khăn, sóng gió, thử thách trong cuộc sống Bởi vậy từ xưa ông cha ta đã biết sức mạnh của một tập thể lớn hơn gấp nhiều lần sức mạnh của một cá nhân riêng lẻ.

Trong xã hội hiện đại làm việc theo nhóm là một mô hình phổ biến trong mọi lĩnh vực hoạt động Nhóm không chỉ là môi trường giúp cho cá nhân phát triển, nó còn là công cụ đổi mới và phát triển xã hội

Để hiểu rõ hơn về nhóm cũng như hiệu quả công việc mà làm việc theo nhóm mang lại, nhóm 2 tiến hành nghiên cứu đề tài “Trình bày các dạng nhóm Các giai đoạn phát triển của nhóm Phân tích và lấy ví dụ minh họa mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc”

Trong quá trình nhóm em viết thảo luận hành vi tổ chức, không tránh khỏi nhưng thiếu xót, kính mong cô góp ý kiến và bổ sung để bài tiểu luận hoàn chỉnh hơn Chúng em xin cảm ơn sự hướng dẫn của cô đã giúp chúng em hoàn thành bài thảo luận này

Nhóm chính thức

Nhóm mệnh lệnh Nhóm nhiệm vụ

Nhóm phi chính thức

Nhóm phi chính thức

Nhóm là điểm quy tụ các thành viên và họ cùng chia sẻ trách nhiệm để đạt tới

đó Mục đích càng rõ ràng, càng được nhóm viên hiểu giống nhau thì liên kết họ mạnh mẽ và họ càng góp sức để cùng hành động Mục đích mông lung thì nhóm rời rạc và dễ chia rẽ

Quy tắc nhóm: Tập thể nào khi làm việc chung cũng xây dựng nội quy để mọi người tuân theo Ví dụ như giờ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc Đây là những quy tắc được công bố Nhưng quan trọng hơn nữa là những quy tắc không thành văn, ngấm ngầm, phản ánh sắc thái riêng của nhóm

1.2 Các dạng của nhóm

 Nhóm chính thức: được hình thành theo cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị, được định nghĩa bởi cơ cấu tổ chức của đơn vị.

- Trong nhóm chính thức thì được phân thành hai dạng nhỏ:

+ Nhóm mệnh lệnh: là dạng nhóm thực hiện dưới hình thức phân quyền, đưa mệnh lệnh và trực tiếp báo cáo cho nhà quả trị Một nhóm bao gồm các cá nhân báo cáo trực tiếp cho quản lý

+ Nhóm nhiệm vụ: là dạnh nhóm mà mỗi cá nhân sẽ được giao một nhiệm vụ

cụ thể và kết quả cuối cùng là tổng hợp những công việc của từng cá nhân vì mục tiêu chung Các cá nhân làm việc chung để hoàn thành nhiệm vụ công việc

 Nhóm phi chính thức: là những liên minh hình thành một cách tự nhiên từ môi trường công việc trên cơ sở những quan hệ thể hiện sự thụ cảm giữa các cá nhân

- Nhóm phi chính thức bao gồm hai dạng nhỏ:

+ Nhóm lợi ích: là nhóm mà mỗi thành viên bổ sung cho nhau, trao đỏi thông tin vì mục tiêu chung Các cá nhân làm việc với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà họ quan tâm

+ Nhóm bạn bè: là nhóm được hình thành từ những cá nhân có điểm tương đồng để cùng hoàn thành một mục tiêu cụ thể Các cá nhân làm việc chung vì họ

có chung một vài tương đồng về tính cách

1.3 Các giai đoạn phát triển của nhóm

 Giai đoạn hình thành :

Một số người có nhu cầu và nguyện vọng giống

nhau, liên kết với nhau thành một nhóm để đạt được

nhu cầu hay nguyện vọng đó Họ chia sẻ cùng một

mục đích Và họ bàn bạc để tìm cách đi tới đó

Ở giai đoạn này hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác

định được mục đích và tạo sự đồng thuận cao của

toàn nhóm về mục đích Kế đó là xác định những

thành viên phù hợp nhất cho mục đích Việc khởi đầu này không dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích không đi tới đâu và kết nạp những thành viên không phù hợpthì nhóm có thể tan rã

Trên đây là nói về các nhóm được thành lập Đối với các nhóm có sẵn thì khi cóngười lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều thành viên hay sự thay đổi của mục đíchthì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại Người lãnh đạo mới cũng phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên.v.v

 Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn:

Sau giai đoạn làm quen, nhóm viên bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc của mình

Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị khác nhau Mục đích chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện để đạt tới mục đích phải chi tiết và khả thi hơn Truyền thông trong nhóm chưa suông sẻ, người ta chưa hiều nhau đầy đủ Một số cá nhân muốn tự khẳng định có thể nổi lên với xu hướng thống trị Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời

kỳ đầu

Đây là một giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm không nên nản lòng hay đốt cháy giai đoạn

 Giai đoạn ổn định hay hình thành các quy tắc:

Để làm việc có hiệu quả,nhóm viên đề ra các thủ tục làm việc như giờ giấc,phâncông, xác định trách nhiệm,quyền hạn,phương thức truyền thông,cách ứng xử phù hợp Nhóm được ổn định từ từ,bắt đầu tin tưởng lẫn nhau và khắn khít với nhau Nhóm viên sẵn sàng nghe ý kiến của người khác Những lãnh tụ tự nhiên chân chính xuất hiện để đóng góp tích cực Nhóm viên lao vào công việc, quan tâm đến lợi ích chung Họ tự hào về nhóm hơn Và khả năng giải quyết vấn đề được nâng lên kế hoạch chung bắt đầu được bàn bạc với sự tham gia của mọi người

 Giai đoạn trưởng thành và hoạt động:

Một khi ổn đinh về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch đã đề ra Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều Các nhóm viên tập trung vòa vai trò và nhiệm vụ của mình Họ chí thú với mục đích chung Mọi thành viên tham gia vào việc xây dựng nhóm Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lòng nhất trí, có khi chưa cần đến qui tắc, luật lệ

 Giai đoạn kết thúc:

Mục đích đề ra cũng đến lúc hoàn thành Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giải để rút ra kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới Một nhóm hoạt động không hiệu quả có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với những con người mới, chương trình mới

2 Làm việc nhóm và làm việc độc lập

Chúng ta ngày nay thường nói nhiều đến kỹ năng làm việc nhóm, đến sự tương tác lẫn nhau giữa các thành viên trong cùng một tổ, phòng hay đơn giản chỉ trong

một nhóm sinh viên với nhau Nếu không có kỹ năng làm việc nhóm chúng ta sẽ rất khó khăn để hòa nhập vào cuộc sống chung với mọi người Nhưng nếu không biết cách làm việc độc lập, một mình xử lý công việc của mình thì bạn cũng sẽ rất khó để thành công

Vấn đề không phải ở chỗ họ có thể giải quyết nhiều công việc cùng một lúc, vừa là công việc của nhóm vừa công việc của bản thân hay không Quan trọng là

họ có biết cách vừa làm việc hòa đồng, vừa làm việc độc lập được hay không? Bởi

vì có lúc cần đến sự tương tác nhưng có lúc lại cần sự độc lập trong công việc.Vì vậy tinh thần làm việc độc lập luôn gắn kết và có mối quan hệ chặt chẽ với tinh thần làm việc theo nhóm, khi làm theo nhóm sẽ làm cho tinh thần và cách thức làmviệc độc lập trong từng thành viên của nhóm sẽ ngày một hoàn thiện hơn và ắt hẳn

sẽ thu được nhiều giá trị vô giá

Sau đây, là những dẫn chứng cho mọi người thấy được sự khác nhau giữa làm việc độc lập và làm việc theo nhóm của một công việc có quy mô lớn :

- Phù hợp với công việc có quy mô

nhỏ, chỉ liên quan đến một lĩnh vực độc

lập

- Tốn nhiều thời gian và chi phí trong

khai thác tài liệu

- Chịu nhiều áp lực từ phía công việc

và người quản lí

- Khi công việc rơi vào ngõ cụt dễ dẫn

đến tình trạng nản chí trong công việc

- Ít học hỏi được nhiều kinh nghiệm

- Phù hợp với công việc có quy mô lớn,liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau

- Chí phí và thời gian được chia nhỏ nên có thể tiết kiệm được 75% sức lực của các thành viên

- Mỗi người trong nhóm được phân công đảm nhiệm một nhiệm vụ phù hợp với điểm mạnh của mình nên áp lực công việc được chia sẻ

- Được sự động viên và ý chí quyết tâmcủa các thành viên, công việc trở nên thu hút hơn và ý thức trách nhiệm về công việc được đảm bảo hơn

- Học hỏi được nhiều kinh nghiệm làm việc từ các thành viên trong nhóm, đặc biệt làphương pháp quản lí và điều hành của trưởng nhóm

- Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều

- Hiệu quả công việc có thể không khai

thác được hết

Vì thế chúng ta cần phân tích tính chất và quy mô của công việc để có thể lựa chọn

và áp dụng một cách hiệu quả các phương pháp làm việc

3 Các đặc tính của nhóm hiệu quả

3.1 Một nhóm hiệu quả khi có các đặc điểm sau:

- Năng lực:

Năng lực là yếu tố chính cho hiệu quả của nhóm Một nhóm hiệu quả phải tập hợp

được các thành viên với đầy đủ các kĩ năng quan trọng cần thiết Mỗi người trong

nhóm là một mắt xích, có tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết kỹ thuật để thực hiện công việc Nếu thiếu bất kì năng lực cần thiết nào thì đều không thể hoạt động nhóm một cách hiệu quả Những năng lực còn thiếu phải được bổ sung bằng cách tuyển dụng thành viên hoặc thông qua đào tạo

- Mục tiêu chung rõ ràng

Ta sẽ không thể thành công khi các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng và hoàn toàn không thể thành công khi chính những

người lãnh đạo nhóm lại không rõ ràng và chắc chắn về nhưng gì mà họ muốn thựchiện

Việc xác định rõ ràng về mục tiêu của nhóm là điều quan trọng nhưng vẫn chưa đủ.Mục tiêu còn phải có sức thuyết phục Mọi người phải nhìn nhận mục tiêu đó là cấp thiết, tối quan trọng và phải xứng đáng với nỗ lực họ bỏ ra Khi mục tiêu thiếu thuyết phục, một số thành viên sẽ không đặt mục tiêu cá nhân của họ sau mục tiêu của nhóm Họ sẽ không chia sẻ với nhóm hay mục đích của nhóm

- Tận tụy với mục tiêu chung

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng, nhưng một nhóm thực sựhiệu quả còn phải tiến xa hơn một bước đó là họ phải có các thành viên tận tâm vớimục tiêu chung của cả nhóm, sự tận tâm sẽ thôi thúc họ làm việc và tiếp tục cố gắng khi gặp khó khăn

Làm việc theo nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm phải xem mục tiêu là điều rất quan trọng và xứng đáng để nỗ lực

- Mọi thành viên đều đóng góp, và đều hưởng lợi

Việc thực hiện công việc phụ thuộc vào sự đóng góp của mọi người để tiến đến mục tiêu Nếu các thành viên trong nhóm muốn có giá trị thì họ phải tìm kiếm nó thông qua công việc thực tế Điều đó có nghĩa là không chấp nhận những thành viên không đóng góp nỗ lực chung với nhóm Trưởng nhóm cũng phải làm công việc thực sự, kể cả chia sẻ những công việc khó chịu Họ không thể vừa là thành viên trong nhóm lại vừa là sếp và giao hết công việc cho người khác Trưởng nhómnên thể hiện vai trò lãnh đạo trong một số thời gian và những thời gian còn lại hãy coi mình như là một thành viên trong nhóm để sẻ chia nhiệm vụ

Những thành viên trong nhóm làm việc, đóng góp vào công việc của nhóm do đó

họ cần nhận được lợi ích rõ ràng Những lợi ích này có thể thể hiện dưới nhiều hình thức như là những phần thưởng về vật chất hay những phần thưởng mang giá trị động viên khích lệ tinh thần,… Một khi lợi ích không được đáp ứng đủ, rõ ràng hiệu quả làm việc của nhóm sẽ không cao

- Cơ cấu tổ chức phù hợp với công việc theo nhóm, tạo môi trường khuyến khích

trong nhóm

Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ, do đó tạo ra bầu khôngkhí vui vẻ trong nhóm đem lại hiệu quả rất lớn đối với hiệu quả hoạt động nhóm Khuyến khích các cuộc vui chơi trong những ngày nghỉ giúp các thành viên trong nhóm ngày càng thân thiện với nhau hơn Bên cạnh đó cũng nên giảm bớt các quy tắc, luật lệ Đừng ép buộc các thành viên trong nhóm phải làm việc theo một khuôn mẫu nhất định, hãy để họ xác định phương hướng cộng tác với nhau, hãy linh động hơn vè giờ giấc trong công việc, khi đó ta sẽ thấy được hiệu quả công việc tăng lên bất ngờ Linh hoạt trong cách quản lí là một yếu tố quan trọng tạo nên

sự thành công của một tập thể

- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Sự phù hợp với mục tiêu tổ chức là yếu tố cần thiết cuối cùng để nhóm hoạt động hiệu quả Yếu tố này liên quan đến sự phối hợp kế hoach, nỗ lực và khen thưởng tương ứng với mục tiêu cao nhất của tổ chức Khi đó mọi người hiểu được mục tiêu của tổ chức lẫn mục tiêu của phòng ban hoặc nhóm mình Nhóm cần phù hợp với mục tiêu của tổ chức, thậm chí nhóm không nên tồn tại nếu nó không phải là

mô hình phù hợp giúp tổ chức đạt được mục tiêu Sự phù hợp của nhóm với mục tiêu của tổ chức sẽ giúp mọi người cùng đi theo một hướng và là hướng khả thi nhất

3.2 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc nhóm:

Có nhiều cách đánh giá hiệu quả làm việc nhóm khác nhau, dưới đây là cách phổ biến nhất:

• Tự cam kết làm việc hiệu quả

- Mỗi thành viên là một chủ thể trong nhóm

- Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm

- Chủ động đưa ra ý kiến và quyết định

• Thỏa thuận thông qua nhất trí

- Biểu quyết – Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân

- Xung đột phải đươc giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên

- Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của một cá nhân

• Xung đột và sáng tạo lành mạnh

- Xung đột là lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao

- Sự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo

- Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực

• Giao tiếp trong nhóm

- Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên

- Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên

- Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau

- Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích

- Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức

- Chia sẻ trách nhiệm

- Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mới

B- Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả công việc

của câu lạc bộ nhân sự HRC-VCU

1.Giới thiệu chung về HRC

CLB Nhân sự Trường ĐH Thương Mại (viết tắt HRC-VCU) được thành lập 02/03/2013 Và là CLB duy nhất hoạt động trong lĩnh vực Nhân sự, dưới sự bảo trợ của Ban Chủ Nhiệm Khoa Quản Trị Nhân Lực Trường ĐH Thương Mại

HRC VCU là sân chơi cho các bạn sinh viên năng động trẻ trung thỏa sức sáng tạo, trau dồi và học hỏi kiến thức ,kỹ năng liên quan Nghề Nhân sự.Tham gia CLB,các bạn sinh viên sẽ có cơ hội được tiếp cận với cộng đồng Nhân Sự ngoài doanh nghiệp và có nhiều cơ hội thực tập và việc làm khi còn là sinh viên

Thành viên của CLB hiện tại hầu hết là các bạn sinh viên trong khoa Quản trị NhânLực Với số lượng khoảng 50 thành viên, hằng năm CLB tiến hành tổ chức tuyển thành viên thường niên 2 lần vào tháng 3 và tháng 9 và luôn luôn thu hút được rất nhiều bạn sinh viên đam mê Nhân sự tham gia

• Tầm nhìn- Sứ mạng:

Tầm nhìn:

Trở thành CLB hoạt động hiệu quả nhất trong lĩnh vực Nhân sự tại Trường ĐH Thương Mại Là sân chơi đúng nghĩa giúp các bạn SV tìm hiểu và tiếp cận Nghề Nhân Sự ngay từ khi còn trên ghế nhà trường

Sứ mạng:

- Cung cấp cho sinh viên QTNL nói riêng và sinh viên nói chung những kiến thức

và kỹ năng liên quan tới Nghề Nhân sự

- Mở rộng quan hệ và tạo cơ hội cho sinh viên giao lưu, học hỏi với anh chị trong cộng đồng Nhân sự Doanh nghiệp

- Cung cấp các cơ hội thực tập và cơ hội việc làm cho sinh viên ngay từ khi còn trên ghế nhà trường

• Văn hóa CLB và Khẩu hiệu:

Văn hóa: chủ động, tôn trọng, cho và nhận

Slogan: NO TRAIN, NO GAIN

• Thành tích đạt được:

- Hằng năm, có tới hơn 80% Các bạn Thành viên CLB được đi Thực tập tại DN trong quá trình tham gia CLB

- Tỷ lệ thành viên ra trường làm đúng chuyên Ngành Nhân Sự là khoảng 70%

- Kết nối được với hơn 30 anh chị trong Nghề Nhân sự tại các Doanh nghiệp: FPT, CMC, DKT, VNP, VNPT, Vĩnh Tường, Nova, Vincom,TMS, Việt Phú, HonDa

- Hợp tác trong các dự án Tuyển dụng với Doanh nghiệp : VNP – Công ty Cổ phần Vật Giá, Viện Quản Trị Kinh doanh FSB,

• Cơ cấu: HRC-VCU Cơ cấu theo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm: 01

Chủ nhiệm, 04 Trưởng Ban và 05 Nhóm trưởng

Mọi hoạt động của CLB đều thông qua Ban Chủ Nhiệm và Ban Cố Vấn , theo đó

mà các sự kiện, hoạt động của HRC-VCU luôn tối đa hóa hiệu quả giá trị mang lại cho các bạn thành viên