Lưu đồ: Trách nhiệm Nội dung Tài liệu liên quan Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc/ Giám đốc Phòng Phòng Kinh doanh Merchandiser Phòng Kế hoạch Phòng kinh doanh/Trưởng /Trưởng kế hoạch G
Trang 11 MỤC ĐÍCH:
- Nhằm xây dựng các nguyên tắc đánh giá nhà thầu phụ gia công nhằm đáp ứng những yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty
2 PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng đối với tất cả các sản phẩm công ty gia công bên ngoài: In, thêu, may
3 TÀI LIỆU THAM KHẢO:
Sổ tay chất lượng
4 ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT:
Merchandiser: Người quản lý đơn hàng
5 NỘI DUNG:
5.1 Lưu đồ:
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu liên quan
Tổng Giám đốc/ Phó
Tổng Giám đốc/
Giám đốc
Phòng Phòng Kinh
doanh
(Merchandiser)
Phòng Kế hoạch
Phòng kinh
doanh/Trưởng
/Trưởng kế hoạch
GĐ/ Phó GĐ/ Phòng
Kế hoạch
Merchandiser / Cán
bộ đơn hàng PKH
Trưởng phòng/
KT/QA/QC
Merchandiser/ Người
Tiêu chuẩn công ty
Phiếu đánh giá nhà thầu phụ
Hợp đồng gia công
Hợp đồng gia công đã
ký kết
Hợp đồng gia công đã
ký kết
Các phiếu theo dõi nhâp-xuất
Biên bản thanh lý hợp
Nhu cầu thuê gia công
Lựa chọn các nhà thầu phụ gia công
Đàm phán
Ký hợp đồng đặt gia công
Theo dõi thực hiện hợp
đồng
Kiểm tra
Trang 2được chỉ định/ Kho
Phòng kinh doanh/
Merchandiser
Phòng kinh doanh/
Phòng Kế hoạch
đồng
5.2 Giải thích lưu đồ:
5.2.1 Xuất phát từ nhu cầu thuê gia công (căn cứ vào đơn hàng đã ký với khách hàng,
hoặc nhu cầu sản xuất thực tế của công ty ), phụ trách kế hoạch lập dự kiến kế hoạch sản xuất theo BM020-01, BM020-02 để lựa chọn các nhà thầu phụ gia công 5.2.2 Các bước và nguyên tắc lựa chọn nhà thầu phụ gia công: BM020-03-Phiếu đánh giá
nhà thầu phụ gia công
5.2.2.1 Đánh giá ban đầu:
(Thực hiện khi công ty lựa chọn đánh giá các nhà thầu phụ mới Đối với nhà thầu phụ đã có quan hệ lâu dài và có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu của công ty qua các lần đáp ứng trước thì bước đánh giá ban đầu không cần phải thực hiện Các nhà thầu phụ này được đưa vào danh sách các nhà thầu phụ gia công của công ty được Giám đốc phê duyệt).
5.2.2.2.Merchandiser/ Cán bộ kế hoạch chịu trách nhiệm thu thập thông tin về đơn vị
gia công thông qua:
- Phương tiện thông tin đại chúng: báo chí, truyền thanh, truyền hình
- Chương trình quảng cáo: Triển lãm, hội chợ, tờ rơi, Panô, áp phích,
- Các trang mạng (website)
- Qua bạn hàng và các nguồn thông tin khác
- Khi cần thiết có thể gửi phiếu thu thập đánh giá nhà thầu phụ cho các đơn vị gia công để lấy thông tin
5.2.2.3.Sau khi các thông tin của các nhà thầu phụ được thu thập, merchandiser/ cán bộ
kế hoạch tiến hành, phân tích đánh giá các nhà thầu phụ theo các yêu cầu riêng đối với từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể Kết quả đánh giá được
Nhận hàng
Thanh lý hợp đồng
Lưu hồ sơ
Trang 3đưa vào phiếu đánh giá nhà cung cấp Mỗi đơn vị gia công được lập một phiếu đánh giá riêng để tính điểm
5.2.2.4.Trưởng các Merchandiser/ Kế hoạch lựa chọn các đơn vị gia công đáp ứng được
nhiều yêu cầu nhất, phù hợp nhất, báo cáo và chuyển kết quả đánh giá đơn vị gia công cho Giám đốc/P.GĐ phê duyệt
Tiêu chí chấp nhận và ưu tiên: Có mối quan hệ lâu năm, có uy tín trên thị trường, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, năng lực cung cấp, tiến độ và giá cả
Các đơn vị gia công được duyệt sẽ được đưa vào danh sách nhà cung cấp (bạn hàng) của công ty
5.2.3 Sau khi đã có đầy đủ thông tin về các đơn vị gia công,Các merchandiser/ Phòng kế
hoạch tiến hành đàm phán và ký hợp đồng thuê gia công Nếu việc đàm phán được thông qua thì gửi đơn đặt hàng và tiến hành bước 5.2.4, không đạt quay về bước 5.2.2, lựa chọn lại nhà thầu phụ
5.2.4 Theo dõi việc thực hiện hợp đồng thuê gia công:
- Các bộ phận merchandise/ kế hoạch mở sổ theo dõi nhà thầu phụ gia công để kiểm soát quá trình gia công theo từng hợp đồng của đơn vị gia công
- Merchandiser/ cán bộ kế hoạch chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng Đến thời hạn giao hàng phải thông báo và yêu cầu đơn vị gia công thực hiện việc giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết
- Cán bộ kỹ thuật phòng kinh doanh công ty phải chuyển mẫu và các tài liệu kỹ thuật liên quan cho đơn vị gia công, trường hợp các loại hàng yêu cầu kỹ thuật phức tạp, cán bộ kỹ thuật sẽ trực tiếp đến các đơn vị gia công để hướng dẫn, triển khai việc thực hiện
5.2.5 Bộ phận KT/QA/ QC có trách nhiệm kiểm tra các sản phẩm gia công tại đơn vị gia
công hoặc tại công ty khi mới nhận về trước khi chuyển cho các bộ phận tiếp theo
để thực hiện
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc một đơn hàng, nếu đơn vị gia công vi phạm một trong các điều khoản của hợp đồng như: tiến độ giao hàng, chất lượng, số lượng Các merchandiser/Cán bộ kế hoạch phải có trách nhiệm thông báo cho đơn vị gia công để đưa ra các biện pháp giải quyết theo thoả thuận hoặc theo hợp đồng đã ký Tất cả những vi phạm đó đều phải được ghi lại trong phiếu theo dõi nhà thầu phụ gia công
- Định kỳ 01 năm/ 1lần, Các merchandiser /cán bộ kế hoạch sẽ tổng hợp quá trình thực hiện hợp đồng của các đơn vị gia công
Trang 4- Trường hợp các đơn vị gia công vi phạm lỗi:
+ Chất lượng không tốt từ 02 lần trở lên + Tiến độ chậm, giao hàng không đúng ngày vi phạm từ 02 lần trở lên
- Các merchandiser /Cán bộ kế hoạch, cán bộ kỹ thuật công ty sẽ lập báo cáo cho trưởng phòng Trưởng phòng tổng hợp, trình Giám đốc/P.GĐ xem xét có duy trì hay loại bỏ nhà thầu phụ ra khỏi danh sách các đơn vị gia công của công ty
5.2.6 Nhận hàng: Đối với việc gia công sản phẩm may mặc, trước khi nhận hàng thành
phẩm tại các đơn vị gia công, cán bộ QA/QC phải kiểm tra và có biên bản kiểm tra hàng hoá.Các merchandiser/ Cán bộ kế hoạch chịu trách nhiệm làm thủ tục giao nguyên phụ liệu cho các đơn vị gia công
Khi quá trình thuê gia công đã hoàn thành, cán bộ kế hoạch làm thủ tục tiếp nhận hàng thành phẩm theo đúng tiến độ và hợp đồng đã ký kết
Bất kỳ sai sót hoặc vi phạm hợp đồng, cán bộ kế hoạch phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng biết để xử lý (Trưởng phòng kinh doanh hoặc Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh biết để có phương án xử lý)
5.2.7 Thanh lý hợp đồng: Kết thúc hợp đồng, cán bộ kế hoạch phối hợp với cán bộ phòng
kế toán lập biên bản thanh lý hợp đồng với các đơn vị thuê gia công Cán bộ theo dõi mã hàng được phân công chịu trách nhiệm làm quyết toán nguyên phụ liệu gia công và chuyển bản quyết toán nguyên phụ liệu cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán theo các điều khoản của hợp đồng
6 PHỤ LỤC/ BIỂU MẪU:
BM020-01 : Phiếu đánh giá nhà cung cấp (Phiếu đánh giá nhà thầu phụ gia công) BM020-02 : Danh sách nhà thầu phụ được phê duyệt
BM020-03 : Phiếu theo dõi nhà thầu phụ gia công Hợp đồng thuê gia công
7 HỒ SƠ:
Loại hồ sơ Bộ phận lưu Thời hạn lưu
Các hồ sơ về uỷ thác xuất nhập khẩu có liên quan
Các đơn thư chào hàng
Thư từ giao dịch trong quá trình đàm phán