QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP

1. Mục đích Qui định phạm vi, trách nhiệm và nội dung các bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo rằng các nguyên,vật liệu tiêu thụ và các thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất của Nhà máy phù hợp với qui định, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các yêu cầu của khách hàng. 2. Phạm vi Trong phạm vi mua sắm do nhà máy thực hiện 3. Trách nhiệm Các bộ phận sử dụng dịch vụ và cán bộ thực hiện dịch vụ mua sắm phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ quy trình này. Lãnh đạo nhà máy, phòng Thương mại quốc tế có trách nhiệm phê duyệt danh sách nhà cung cấp và đề nghị mua sắm. 4. Nội dung 4.1 Thu thập thông tin về nhà cung ứng: Do nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, Bộ phận thương mại thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình. Catalogue chào hàng của nhà cung ứng. Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng. Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan...

MỤC LỤC

Chữ ký

Chức vụ

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ký

hiệu Tóm tắt nội dung sửa đổi

Lần sửa đổi

Trang sửa đổi

Ngày sửa đổi

1 Mục đích

Qui định phạm vi, trách nhiệm và nội dung các bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo rằng các nguyên,vật liệu tiêu thụ và các thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất của Nhà máy phù hợp với qui định, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các yêu cầu của khách hàng

2 Phạm vi

Trong phạm vi mua sắm do nhà máy thực hiện

3 Trách nhiệm

- Các bộ phận sử dụng dịch vụ và cán bộ thực hiện dịch vụ mua sắm phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ quy trình này

- Lãnh đạo nhà máy, phòng Thương mại quốc tế có trách nhiệm phê duyệt danh sách nhà cung cấp và đề nghị mua sắm

4 Nội dung

4.1 Thu thập thông tin về nhà cung ứng:

Do nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, Bộ phận thương mại thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua:

- Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình.

- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.

- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng.

- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan

4.2 Lập danh sách các nhà cung ứng:

- Khi có nhu cầu về hàng hóa/ dịch vụ người có trách nhiệm phải làm đề nghị theo

Biểu mẫu Phiếu đề nghị mua vật tư, hóa chất, thiết bị (kèm các hồ sơ, tài liệu liên quan) để lãnh đạo xem xét phê duyệt, trong đó ít nhất phải nêu rõ:

+ Loại hàng hóa/dịch vụ có nhu cầu, kèm theo thuyết minh các chi tiết có liên quan như số lượng, chủng loại, hạn sử dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật, nhãn hiệu, nhà sản xuất, kiểu dáng, tài liệu tham khảo, yêu cầu về chất lượng,

+ Lý do cần loại hàng hóa/dịch vụ đó

+ Dự kiến nhà cung cấp (hoặc thực hiện)

+ Thời gian cần phải có loại hàng hóa/dịch vụ đó

- Lựa chọn những nhà cung cấp có trong danh sách những nhà cung cấp đã được phê

duyệt trước đó

cung cấp đã được phê duyệt; người thực hiện mua phải xin ý kiến lãnh đạo, tiến hành đánh giá lựa chọn nhà cung ứng phù hợp;

4.3 Lập tiêu chí đánh giá, lựa chọn:

Đầu quý 01 hàng năm hoặc sau mỗi lần mua hàng, nhân viên Phòng thương mại quốc tế có trách nhiệm lập danh sách các nhà cung cấp cần đánh giá lựa chọn

Việc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành khi:

+ Trong lần mua hàng đầu tiên

+ Định kỳ vào quý 01 hàng năm, hoặc sau mỗi lần mua hàng

+ Khi có nhu cầu đánh giá bổ sung

a.Đánh giá nhà cung cấp

*Tiêu chí đánh giá:

- Tư cách pháp nhân của các nhà cung cấp.

- Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ đúng chủng loại và chất lượng.

- Sự hợp tác tốt giữa hai bên: cung cấp đầy đủ các thông tin về kỹ thuật và chất

lượng của hàng hoá/dịch vụ, thái độ phục vụ, dịch vụ hậu mãi, thời gian giao nhận, giá cả hợp lý

- Mỗi nhà cung cấp sẽ có thời gian theo dõi trong quá trình hoạt động , thời gian theo

dõi trong vòng 3 tháng kể từ ngày lựa chọn nhà cung cấp đó Nếu trong quá trình theo dõi các nhà cung cấp không đáp ứng đủ yêu cầu tiêu chí của Công ty thì bộ phận phòng TMQT sẽ báo cáo Ban lãnh đạo Công ty để hủy không hợp tác với nhà cung cấp đó

- Ưu tiên những nhà cung cấp đã được chứng nhận hệ thống chất lượng hoặc được

công nhận bởi chứng chỉ bên thứ 3

Công ty sẽ tiến hành đánh giá và tổng hợp điểm số như sau :

Vệ sinh nhà xưởng - Y tế -

Cateen

27

Quan điểm về quản lý 13

Thang điểm áp dụng như sau (với mỗi câu hỏi đưa ra )

tiêu chí đưa ra

đưa ra

Nhà cung cấp được lựa chọn phải có tổng điểm trên 70%

b.Theo dõi - đánh giá Chất lượng, sản phẩm đã cung cấp của nhà cung ứng.

Sau 3 tháng kể từ ngày ký hợp đồng công ty sẽ tiến hành đánh giá chất lượng sản phẩm, cung cấp dịch vụ của nhà cung ứng dựa theo tiêu chí của Công ty và chất lượng dịch vụ nhà cung ứng cung cấp sản phẩm cho Công ty trong 3 tháng

Để đánh giá chất lượng sản phẩm nhà cung ứng công ty xem xét các vần đề liên quan đến nhà cung ứng như sau:

STT Tiêu chí đánh

giá nhà cung

cấp thiết

bị/dịch vụ

Điểm 0 Điểm 1-2 Điểm 3-4 Điểm 5-6

1 Chất lượng sản

phẩm

Không chấp nhận được

Có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận được

Sai xót trong phạm vi cho phép

Đúng với thỏa thuận

- Nguồn gốc hàng hoá ( nếu có )

- Kết quả kiểm tra thử nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp hoặc do Công ty kiểm nghiệm )

- Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hoá

- Hệ thống quản lý chất lượng

- Bảo hành hàng hoá

- Sự phù hợp của hàng hoá với nhu cầu

2 Thời gian giao

hàng/cung cấp

dịch vụ

Chậm 3 ngày trở lên

Chậm 2 ngày

Chậm 1 ngày

Giao đúng thời gian yêu cầu

Hình thức thanh toán: Thời gian thanh toán theo đúng hợp đồng

ký kết

3 Giá bán (đơn

giá cung cấp

dịch vụ)

N/A Giá bán lẻ Giá bán sĩ Có chiết khấu

theo số lượng

-Báo giá của các đơn vị

-Tìm hiểu và so sánh giá trên thị trường

4 Phương thức

thanh toán

07-10 ngày

Trả chậm

15-20 ngày

Theo hợp đồng ký kết

5 Phương thức

giao hàng

bên bán

Giao tại công ty bên mua

Giao tại công trình của đơn

vị mua

Theo hợp đồng ký kết

6 Sự phản hồi

đối với những

sự cố phát sinh

Sau 8 giờ Trên 8 giờ Từ 4-8 giờ Dưới 4 giờ Theo thông tin phản

hồi nhận được từ nhà cung cấp

7 Thời hạn đã

giao dịch N/A Dưới 1 năm Từ 01-03 năm Trên 03 năm Theo Hồ sơ quản lí nhà cung cấp

8 Quy mô sản

xuất

N/A Hàng chợ Cơ sở xản

xuất

Công ty Đánh giá dựa theo

thực tế sản xuất của nhà cung ứng

9 Số lượng hàng

hóa tối đa đáp

ứng yêu cầu

công ty

Đáp ứng 0-20% số lượng

20- 50% số

lượng

Đáp úng từ 50-100%

Không giới hạn

Theo các báo cáo kiểm tra chất lượng hoặc phản hồi từ khách hàng

4.5 Tiến hành đánh giá theo những tiêu chí đã chọn:

- Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung ứng, Người được phân

công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, các chuẩn mực lựa chọn đánh giá và đánh giá lại Sau khi lựa chọn nhà cung cấp sẽ tiến hành đánh giá thử nghiệm 1 lần Sau khi đánh giá lựa chọn các nhà thầu theo tiêu chí của công ty mới ban hành danh sách nhà cung cấp chính thức

- Trong thời gian một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc, Công ty tiến

hành đánh giá lại nhà cung ứng có tên trong danh sách nhà cung ứng chính thức và vẫn đang cung cấp hàng háo dịch vụ cho công ty Và trình tự đánh giá được thực hiện theo như quy trình này

- Tham quan nhà xưởng và đánh giá trực tiếp cơ sở vật chất, giấy phép thành lập, kinh

doanh và khả năng của nhà cung ứng

- Nguyên tắc lựa chọn với nhiều nhà cung cấp:

+ Chọn từ điểm số cao xuống thấp

+ Nhà cung ứng được chọn phải có số điểm đạt trên mức yêu cầu đối với đánh giá nhà cung cấp và đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung ứng Nếu không thì tiếp tục tìm nhà cung ứng mới

+ Nếu có nhiều nhà cung ứng cùng đạt một số điểm như nhau, thì chọn nhà cung ứng đáp ứng các yếu tố theo thứ tự ưu tiên đã nêu, sau đó ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Công ty

4.6 Lập danh sách nhà cung ứng chính thức:

- Danh sách các nhà cung ứng được chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định này

- Các trường hợp ngoại lệ sử dụng nhà cung ứng, nhà thầu phụ không có trong danh sách

 Áp dụng khi có yêu cầu chỉ định từ khách hàng, Vendor trong những trường hợp khẩn cấp mà nhà máy phải sử dụng các nhà cung ứng từ ngoài danh sách được phê duyệt, hoặc từ các nhà cung ứng không đủ điểm theo tiêu chuẩn đánh giá của công ty

 Trong trường hợp cấp bách hoặc trong trường hợp không có sẵn các nhà cung cấp khác để lựa chọn , công ty buộc phải sử dụng sản phẩm từ các nhà cung cấp mới hoàn toàn, chưa nằm trong danh sách đánh giá ban đầu của nhà máy

Tất cả các trường hợp này phải được báo cáo lên Ban lãnh đaọ và xin ý kiến Khi đó việc đánh giá được tiến hành như sau :

• Nhà máy sẽ không tự đánh giá nhà thầu phụ đó mà việc đánh giá được tiến hành bởi bên thứ 3 do khách hàng hoặc Vendor chỉ định Báo cáo bên thứ 3 sẽ dùng làm căn cứ lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu chính thức theo yêu cầu của Vendor, khách hàng

• Trong trường hợp phải sử dụng một nhà cung cấp mới hoàn toàn, công ty phải liên tục theo dõi tình hình chất lượng của sản phẩm và các yếu tố khác trong 3 tháng đầu và có biện pháp xử lí kịp thời nếu có vấn đề phát sinh;

*Trường hợp ngoại lệ ( các nhà cung ứng chưa được phê duyệt):

• Trong các trường hợp khác, khi nhà máy không thể sử dụng nguyên phụ liệu, sản phẩm

từ các nhà cung ứng, nhà thầu phụ đã được phê duyệt, hoặc khi có các sự cố, tai nạn, trường hơp khẩn cấp phát sinh mà nhà máy buộc phải sử dụng nguyên phụ liệu cho việc tiếp tục sản xuất, Nhà máy có thể sử dụng các sản phẩm, hàng hóa từ các nhà cung ứng

có trong danh sách đánh giá ban đầu của nhà máy, nhưng chưa được phê duyệt ( do không đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định ) Việc ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp này dựa theo tính cấp bách của sản xuất kinh doanh và ưu tiên lựa chọn những nhà cung ứng có điểm số gần đạt mức điểm yêu cầu và gần nhà máy Trong trường hợp không lựa chọn được nhà cung ứng nằm trong danh sách lựa chọn đánh giá ban đầu, nhà máy có

thể liên hệ với các đối tác, cơ sở kinh doanh tin cậy để lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp và tiến hành đánh giá nhanh chóng, hoặc sử dụng các báo cáo đánh giá của họ để lựa chọn nhà cung ứng trong trường hợp cấp bách Với những nhà cung cấp ngoại lệ này, công ty phải liên tục theo dõi tình hình chất lượng của sản phẩm và các yếu tố khác trong 3 tháng đầu và có biện pháp xử lí kịp thời nếu có vấn đề phát sinh;

• Đối với một số nhà cung cấp đặc biệt ngoại lệ đặc biệt như trên thì phòng kỹ thuật, phòng TMQT sẽ kết hợp với phòng QA để thông báo cụ thể đến bộ phận QC kiểm nguyên liệu, QC phụ liệu về mực độ kiểm tra chất lượng vải: kiểm 20% vải nhập về theo hệ thống 4 điểm , nếu phát hiện tỉ lệ lỗi vượt quá mức cho phép phải kiểm 100% và thông báo với khách hàng, bộ phận liên quan Đối với các loại phụ liệu,nhà máy sẽ tiến hành kiểm tra theo hệ thống AQL nhưng sẽ kiểm tra gấp đôi số lượng kiểm ban đầu

để đảm bảo chất lượng phụ liệu

4.7 Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức:

- Sau khi đánh giá; lập danh sách những nhà cung cấp phù hợp, trình lãnh đạo phê

duyệt

- Lập phiếu theo dõi nhà cung cấp

- Tập hợp các thông tin đánh giá ban đầu lưu trong hồ sơ nhà cung cấp

- Hàng năm, căn cứ vào phiếu theo dõi để quyết định duy trì hay loại bỏ nhà cung cấp

ra khỏi danh sách những nhà cung cấp được phê duyệt (ba lần liên tiếp không đạt)

- Các nhà cung cấp không có giao dịch trong phạm vi 2 năm thì sẽ tiến hành đánh giá

lại từ đầu

- Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, nếu không đồng ý thì thực

hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn

4.9 Lưu hồ sơ:

Danh sách nhà cung ứng được chọn cập nhập thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá

5.Danh mục hồ sơ

- Phiếu theo dõi nhà cung cấp BM 05.02

5 BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH

Nếu trong trường hợp có vấn đề liên quan đến nhà cung ứng, các bộ phận sẽ thông báo tới các bộ phận dưới đây để có hưởng khắc phục kịp thời và hiệu quả

TGD Compliance manager

TP TMQT