QT khac phuc phong ngua cai tien

PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION PLAN (QUY TRÌNH KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA) Mục đích: Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp cải tiến, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất, dịch vụ và loại bỏ các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp.

Phân phối tới bộ phận:

☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☐Phòng/BP Hành chính & Nhân sự

☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☐ Phòng/BP Tài chính & kế toán& Cung ứng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn

☐ Phòng/BP Sản xuất (Hoàn thiện & kho hàng) ☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng

☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & cơ điện/IT) ☐ Phòng/BP An ninh

☐ Phòng/BP Kỹ thuật ☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC

☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☐Ban Giám đốc

Bảng Theo Dõi Sửa Đổi Tài Liệu Ngày sửa

Người sửa Người duyệt

Ghi chú

Người biên soạn Trưởng bộ phận Trg/Phó ban

ISO-COC (Tổng) Giám đốc

Chữ ký

Họ và

tên

Ngày

lập

Ngày

kiểm tra

Ngày

hiệu lực

1 MỤC ĐÍCH:

Qui định trách nhiệm và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng

ngừa để giải quyết các vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trong quá trình sản xuất và thực hiện HTQLCL hoặc những đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

áp dụng cho các quá trình liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty TNHH MTV May Phú Anh.

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Sổ tay chất lượng;

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Điều khoản 8.5.2 và 8.5.3)

4 ĐỊNH NGHĨA/THUẬT NGỮ:

- Hoạt động khắc phục: Là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại đã xảy ra, nhằm đảm bảo các tồn tại đó không bị tái diễn.

- Hoạt động phòng ngừa: Là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa những tồn tại có thể xảy ra trong tương lai.

- Thực hiện đề xuất cải tiến: Là việc thực hiện các ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực của HTQLCL.

5 NỘI DUNG:

5.1 Lưu đồ:

- Xin xem trang sau.

Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu đính kèm

Các phòng ban, Tổ

sản xuất

Trưởng các đơn vị liên

quan

Giám Đốc, Trưởng

ban ISO

Các đơn vị liên quan

Trưởng ban ISO

Trưởng các đơn vị liên

quan

Trưởng ban ISO

5.2 Diễn giải lưu đồ:

5.2.1 Những thông tin sử dụng trong hoạt động khắc phục, phòng ngừa và

cải tiến.

- Xử lý các ý kiến phản hồi của khách hàng (Sự hài lòng và khiếu nại của khách hàng)

- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ và xử lý sản phẩm sai hỏng

- Tình trạng thiết bị sản xuất

- Nguyên vật liệu và các nhà cung cấp

Theo dõi, Đánh giá

Xem xét, đánh giá phương án

Các vấn đề cấn khắc phục, phòng ngừa, Cải tiến

Phân tích nguyên nhân, lập phương án thực hiện

Đạt Không đạt

Thực hiện

Đạt Không đạt

Lưu hồ sơ

- Kết quả thực hiện các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đã có

- Kết quả xem xét của lãnh đạo

5.2.2 Trách nhiệm đề ra các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.

- Liên quan đến sản phẩm sai hỏng, xu hướng của các quá trình, chất lượng sản phẩm: Phòng KT, Tổ sản xuất.

- Liên quan đến các ý kiến phản hồi của khách hàng: Phòng KT phối hợp với trưởng các đơn vị liên quan thực hiện.

- Liên quan đến HTQLCL, Xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, kết quả thực hiện các hoạt động KP-PN-CT, Trưởng ban ISO thực hiện.

- Liên quan đến thiết bị sản xuất và thiết bị đo lường: Phòng chất lượng QA/

QC, Tổ cơ điện.

- Liên quan đến vật tư và các nhà cung cấp: Phòng XNK, Phòng ĐHSX, cán

bộ chuyên trách.

5.2.3 Quá trình thực hiện các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải

tiến

5.2.3.1 Xác định các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

- Trong quá trình thực hiện công việc tất cả CBCNV tại các phòng ban, Tổ sản xuất khi phát hiện thấy vấn đề không phù hợp liên quan được nói đến (5.2.1) hoặc có những đề xuất cải tiến đều phải báo trưởng đơn vị phụ

trách biết để tiến hành phân tích tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp

(Xem thêm quy trình, quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp)

- Trong quá trình thực hiện các biện pháp xử lý những tồn tại trên, nếu biết được nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hoặc có những đề xuất cải

tiến, Trưởng các phòng ban hoặc Tổ trưởng SX hoặc Lãnh đạo công ty

(Hoặc người được uỷ quyền) sẽ mở phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa theo.

- Đề xuất cải tiến cũng có thể được đề xuất bởi Giám đốc công ty hay bất kỳ một ai có trách nhiệm trong công ty.

5.2.3.2 Đề ra các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

- Sau khi mở các Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến thì chuyển phiếu đến các đơn vị chức năng liên quan (nêu ở mục

5.2.2) và Trưởng ban ISO Trưởng ban tập hợp hoặc trao đổi trực tiếp với các bộ phận có liên quan phân tích các nguyên nhân và đề ra các biện

pháp biện pháp khắc phục, phòng ngừa thích hợp, ghi vào Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.

- Phòng NS lưu hồ sơ quá trình phân tích tìm nguyên nhân và đề ra biện

pháp giải quyết.

- Khi đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa hoặc những đề xuất cải tiến, Trưởng ban chỉ định rõ ai hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và thời gian hoàn thành.

5.2.3.3 Thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

- Người được phân công tiến hành thực hiện các biện pháp khắc phục,

phòng ngừa và cải tiến theo đúng thời hạn được giao.

- Trong quá trình thực hiện, người được phân công có thể phối hợp với các đơn vị khác để các biện pháp được thực hiện một cách có hiệu lực Thực hiện xong báo cáo kết quả cho trưởng đơn vị phụ trách biết.

5.2.3.4 Theo dõi các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

- Sau khi các hoạt động khắc phục đã được thực hiện, Trưởng ban tổ chức kiểm tra lại kết quả, lưu các bằng chứng trong quá trình thực hiện biện

pháp và ghi vào Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.

- Định kỳ 3 tháng, các phòng ban photocopy phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến (nếu có) chuyển Trưởng ban xem xét và báo cáo trong cuộc họp của lãnh đạo theo kỳ.

6 LƯU TRỮ

- Các hồ sơ liên quan trong quá trình thực hiện đều do Phòng NS lưu trữ

trong 5 năm.

7 PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM

PHIẾU YÊU CẦU HOẠT ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA VÀ CẢI TIẾN

- Đơn vị mở:

Nội dung:

Người mở: Nguyên nhân và biện pháp: K.phục:  Phòng ngừa:  Cải tiến: 

Người thực hiện: ………… Duyệt - Thời gian hoàn thành: ………

Kết quả thực hiện:

Người kiểm tra:

Ngày…… tháng…… năm……

Số phiếu mới:

PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION PLAN

(QUY TRÌNH KHẮC PHỤC

PHÒNG NGỪA)

1/ Mục đích:

Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp cải tiến, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất, dịch vụ và loại bỏ các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp.

2 Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng trong toàn bộ hoạt động chất lượng của Công ty

3 Tài liệu tham khảo:

- Cẩm nang quản lý chất lượng của khách hàng

4 Định nghĩa các từ viết tắt:

* Các định nghĩa

-Hành động khắc phục: được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự sai lỗi

hoặc không phù hợp đang tồn tại không đáp ứng theo tiêu chuẩn của khách hàng

- Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để triệt tiêu những sự

không phù hợp có tính tiềm ẩn, được tiên đoán sẽ là sự không phù hợp trong tương lai

- Sự không phù hợp nặng: Là việc thiếu qui trình, tiêu chuẩn hay vi phạm một

cách có hệ thống các tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận ban đầu, các

khiếu nại của khách hàng hoặc những sự không phù hợp nhẹ được lặp đi lặp lại

3 lần trở lên/tháng

- Sự không phù hợp nhẹ:

+ Là sự không phù hợp ở các trường hợp riêng lẻ, khi các yêu cầu đã thỏa thuận không được thực hiện một cách triệt để nhưng không gây hậu quả lớn và không có tính hệ thống

+ Các phàn nàn của khách hàng

- Hành động khắc phục/phòng ngừa có hiệu quả là: Sau khi thực hiện hành

động này phải đảm bảo chắc chăn rằng sự không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn không xẩy ra nữa

- Khiếu nại: Là việc sau khi nhận được lô hàng do Công ty cung cấp, khách

hàng có đề nghị Công ty xem xét một vàn đề nào đó mà họ không đồng ý cho là chưa phù hợp với những thỏa thuận ban đầu

- Phàn nàn: Là việc trong quá trình sản xuất hoặc sau khi nhận được những mẫu giao hàng, khách hàng nói ra (bằng lời, bằng văn bản hoặc qua email) sự không vừa ý hoặc yêu cầu khắc phục một vấn đề nào đó có khả năng gây ra sự không thỏa mãn với các yêu cầu đã đặt ra

* Các từ viết tắt

KP : Khắc phục PN : Phòng ngừa

5 Nội dung quy trình:

5.1 Hành động Khắc phục-Phòng ngừa:

5.1.1 Lưu đồ:

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc/Biểu mẫu

Phòng QA, bộ

phận liên quan

5.1.2.1

BM-SPKPH-01

Phòng QA

5.1.2.2

BM-SPKPH-01

Phòng QA

Trưởng các đơn

vị, phòng ban

liên quan

5.1.2.3

BM-KPPN-01

Lãnh đạo Công

ty

Phòng QA

Bộ phận có vấn

đề cần KP-PN

5.1.2.4

BM-KPPN-01

Đơn vị được

phân công

5.1.2.5

BM-KPPN-01

Lãnh đạo công

ty

Phòng QA

-5.1.2.6

BM-KPPN-01

Phát hiện và ghi nhận vấn đề cần thực hiện

Tiếp nhận và tổng hợp các báo cáo hành động

KP-PN

Điều tra nguyên nhân

Đề ra các biện pháp khắc phục

Thực hiện các biện

pháp

Đánh giá

+

5.1.2 Mô tả công việc và biểu mẫu:

5.1.2.1 Phát hiện và ghi nhận vấn đề cần thực hiện hành động KP-PN:

Các nguồn thông tin đầu vào để xác định vấn đề cần hành động KP có thể là:

- Kết quả xem xét của lãnh đạo

- Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ

- Sự cố của máy móc thiết bị

- Sản phẩm hỏng hoặc không phù hợp

- Lỗi của qui trình sản xuất, qui trình công nghệ

- Các khiếu nại, các công văn phản ánh về chất lượng của khách hàng

- Chất lượng dịch vụ của bên cung ứng

- Các nguồn thông tin khác trong quá trình hoạt động của Công ty

Đối với hành động PN, ngoài các nguồn thông tin như trên còn có thể sử dụng các thông tin đầu vào khác như:

- Kết quả của quá trình phân tích các dữ liệu về sản phẩm hoặc quá trình

- Kết quả điều tra ý kiến khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ

- Các kinh nghiệm thực tế

Tất cả CBCNV của Công ty khi phát hiện các vấn đề cần thực hiện KP-PN đều

có trách nhiệm lập “Báo cáo khắc phục phòng ngừa” (BM-KPPN-01) và chuyển

về phòng QA.Trong một số trường hợp, lãnh đạo Công ty có thể phân công người chịu trách nhiệm thu thập thông tin và phân tích dữ liệu Người được

phân công sẽ chịu trách nhiệm lập “Báo cáo Hành động KP-PN” khi thấy cần thiết

5.1.2.2 Tiếp nhận và tổng hợp báo cáo hành động KP-PN:

Phòng QA có nhiệm vụ tiếp nhận và tổng hợp tất cả các báo cáo hành động KP-PN theo mẫu BM-KPPN-01

5.1.2.3 Điều tra nguyên nhân:

Trưởng các đơn vị nơi có vấn đề cần KP-PN, Phòng QA, Phòng liên quan phải tổ chức thực hiện điều tra về nguyên nhân gây ra cho mỗi vấn đề cần KP-PN phát sinh trong quá trình hoạt động chất lượng Nguyên nhân cần được ghi nhận vào mẫu BM-KPPN-01.

Trách nhiệm xem xét và điều tra nguyên nhân của sự không phù hợp được qui định như sau:

- Trong quá trình nghiên cứu chế thử: Trưởng/phó phòng Kỹ thuật

- Trong quá trình sản xuất, lưu kho, bảo quản: Trưởng bộ phận trực tiếp

- Trong hệ thống chất lượng, hệ thống kiểm tra: Trưởng QA/Tổ trưởng QC

5.1.2.4 Đề ra các biện pháp khắc phục:

Trên cơ sở báo cáo kết quả điều tra, trưởng các đơn vị có vấn đề cần

KP-PN, phòng liên quan, phòng QA phải đề ra các biện pháp xác định hành động

KP, PN cần thiết và thời gian thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề cần KP-PN và bảo đảm rằng các vấn đề này không lặp lại khi tiến hành các công việc tương tự Các biện pháp xử lý phải được ghi vào mẫu BM-KPPN-01

Trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải thành lập Hội đồng để đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa có quyết định riêng của Giám đốc Công ty

5.1.2.5 Thực hiện các biện pháp KP-PN:

Trưởng của đơn vị được phân công tiến hành thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các biện pháp khắc phục, phòng ngừa được đề ra (BM-KPPN-01)

Quá trình khắc phục, phòng ngừa phải được cung cấp đầy đủ các vật tư, phương tiện cần thiết, kể cả các hướng dẫn công việc bổ sung nếu cần thiết

Không được tiến hành bất kỳ công đoạn tiếp theo nào trên đối tượng có vấn đề cần KP-PN khi có quyết định của QAM cho tới khi hoạt động KP-PN, sửa chữa được hoàn tất

5.1.2.6 Đánh giá hoạt động KP-PN:

Khi được thông báo hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã hoàn tất hoặc theo hạn định trong báo cáo, Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan phải khẳng định rằng các hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã được tiến hành, các vấn đề cần KP-PN đã được sửa chữa phù hợp với các yêu cầu đề ra (BM-KPPN-01)

5.1.2.7 Kết thúc hoạt động khắc phục, phòng ngừa:

Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan cùng ký xác nhận vấn đề cần KP-PN đã được giải quyết vào mẫu BM-KPPN-01 và các vấn đề cần KP-PN này không cần thiết phải tiếp tục theo dõi

Trưởng phòng QA tổng kết đánh giá hiệu quả các hoạt động khắc phục, phòng ngừa Nếu các biện pháp thực hiện không hiệu quả thì phải tiến hành các biện pháp khác

6 Phụ lục

BM-KPPN-01 : Báo cáo khắc phục phòng ngừa