Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến

Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty May Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty May Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty MayQuy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty May Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty MayQuy trình hành động khắc phục phòng ngừa cải tiến công ty May

QUY TRÌNH HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA CẢI TIẾN

BẢNG THEO DÕI BAN HÀNH, SỬA ĐỔI

TT Ngày sửa

đổi

Vị trí sửa đổi (trang)

Nội dung sửa đổi Ghi chú

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên

Chữ ký

Ngày

1 Mục đích:

Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp cải tiến, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất, dịch vụ và loại bỏ các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp

2 Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng trong toàn bộ hoạt động chất lượng của Công ty

3 Định nghĩa các từ viết tắt:

* Các định nghĩa

- Hành động khắc phục: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự

không phù hợp nhằm chống sự sai hỏng lặp lại

- Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ những nguyên

nhân của sự không phù hợp có thể xẩy ra

- Sự không phù hợp nặng: Là việc thiếu qui trình, tiêu chuẩn hay vi phạm một cách

có hệ thống các tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận ban đầu, các khiếu nại của khách hàng hoặc những sự không phù hợp nhẹ được lặp đi lặp lại 3 lần trở lên/tháng

- Sự không phù hợp nhẹ:

+ Là sự không phù hợp ở các trường hợp riêng lẻ, khi các yêu cầu đã thỏa thuận không được thực hiện một cách triệt để nhưng không gây hậu quả lớn và không

có tính hệ thống

+ Các phàn nàn của khách hàng.

- Hành động khắc phục/phòng ngừa có hiệu quả là: Sau khi thực hiện hành động này

phải đảm bảo chắc chắn rằng sự không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn không xảy ra nữa

- Khiếu nại: Là việc sau khi nhận được lô hàng do Công ty cung cấp, khách hàng có

đề nghị Công ty xem xét một vấn đề nào đó mà họ không đồng ý cho là chưa phù hợp với những thỏa thuận ban đầu

- Phàn nàn: Là việc trong quá trình sản xuất hoặc sau khi nhận được những mẫu giao hàng, khách hàng nói ra (bằng lời, bằng văn bản hoặc qua email) sự không vừa ý hoặc yêu cầu khắc phục một vấn đề nào đó có khả năng gây ra sự không thỏa mãn với các yêu cầu đã đặt ra

* Các từ viết tắt:

KP : Khắc phục

PN : Phòng ngừa

4 Nội dung quy trình:

4.1 Hành động Khắc phục-Phòng ngừa:

4.1.1 Lưu đồ:

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc/Biểu mẫu

Tất cả các nhân

viên các bộ phận

QA/QC

BM-KPPN-01

Bộ phận QA/QC

Bộ phận QA/QC

Trưởng các đơn vị,

phòng ban liên

quan

BM-KPPN-01

Quản lý Công ty.

Bộ phận liên quan

bộ phận QA/ QC

Bộ phận có vấn đề

cần KP-PN

BM-KPPN-01

Bộ phận được

phân công

Bộ phận liên quan

bộ phận QA/ QC

+

BM-KPPN-01

Bộ phận liên quan

bộ phận QA /QC

Tiếp nhận và tổng hợp các báo cáo hành động KP-PN

Thực hiện các biện pháp

Đề ra các biện pháp

khắc phục

Đánh giá

Phát hiện và ghi nhận vấn

đề cần thực hiện KP-PN

Kết thúc/Lưu hồ sơ

Điều tra nguyên nhân

4.1.2 Mô tả công việc và biểu mẫu:

4.1.2.1 Phát hiện và ghi nhận vấn đề cần thực hiện hành động KP-PN:

Các nguồn thông tin đầu vào để xác định vấn đề cần hành động KP có thể là:

- Sự cố của máy móc thiết bị

- Sản phẩm hỏng hoặc không phù hợp

- Lỗi của qui trình sản xuất, qui trình công nghệ

- Các khiếu nại, các công văn phản ánh về chất lượng của khách hàng

- Chất lượng dịch vụ của bên cung ứng

- Các nguồn thông tin khác trong quá trình hoạt động của Công ty

Đối với hành động PN, ngoài các nguồn thông tin như trên còn có thể sử dụng các thông tin đầu vào khác như:

- Kết quả của quá trình phân tích các dữ liệu về sản phẩm hoặc quá trình

- Kết quả điều tra ý kiến khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ

- Các kinh nghiệm thực tế

Tất cả bộ phận liên quan của Công ty khi phát hiện các vấn đề cần thực hiện KP-PN đều có trách nhiệm lập “Báo cáo Hành động KP-PN” (BM-KPPN-01) và chuyển về bộ phận QA/ QC

Trong một số trường hợp, lãnh đạo Công ty có thể phân công người chịu trách nhiệm thu thập thông tin và phân tích dữ liệu Người được phân công sẽ chịu trách nhiệm lập “Báo cáo Hành động KP-PN” khi thấy cần thiết

4.1.2.2 Tiếp nhận và tổng hợp báo cáo hành động KP-PN:

Bộ phận QA /QC có nhiệm vụ tiếp nhận và tổng hợp tất cả các báo cáo hành động KP-PN theo mẫu BM-KPPN-01

4.1.2.3 Điều tra nguyên nhân:

Trưởng các đơn vị nơi có vấn đề cần KP-PN, Bộ phận QA/ QC, các bộ phận liên quan phải tổ chức thực hiện điều tra về nguyên nhân gây ra cho mỗi vấn đề cần KP-PN phát sinh trong quá trình hoạt động chất lượng Nguyên nhân cần được ghi nhận vào mẫu BM-KPPN-01

Trách nhiệm xem xét và điều tra nguyên nhân của sự không phù hợp được qui định như sau:

- Trong quá trình nghiên cứu chế thử: Phòng mẫu, kỹ thuật

- Trong quá trình sản xuất, lưu kho, bảo quản: Trưởng bộ phận trực tiếp(Tổ trưởng)

- Trong hệ thống chất lượng, hệ thống kiểm tra: Trưởng QA/Tổ trưởng QC

4.1.2.4 Đề ra các biện pháp khắc phục:

Trên cơ sở báo cáo kết quả điều tra, trưởng các bộ phận có vấn đề cần KP-PN, phòng liên quan, bộ phận QA / QCphải đề ra các biện pháp xác định hành động KP,

PN cần thiết và thời gian thực hiện để loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề cần KP-PN

và bảo đảm rằng các vấn đề này không lặp lại khi tiến hành các công việc tương tự Các biện pháp xử lý phải được ghi vào mẫu BM-KPPN-01

Trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải thành lập Hội đồng để đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa có quyết định riêng của Giám đốc Công ty

4.1.2.5 Thực hiện các biện pháp KP-PN:

Trưởng của đơn vị được phân công tiến hành thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các biện pháp khắc phục, phòng ngừa được đề ra (BM-KPPN-01)

Quá trình khắc phục, phòng ngừa phải được cung cấp đầy đủ các vật tư, phương tiện cần thiết, kể cả các hướng dẫn công việc bổ sung nếu cần thiết

Không được tiến hành bất kỳ công đoạn tiếp theo nào trên đối tượng có vấn đề cần KP-PN khi có quyết định của Quản lý chất lượng cho tới khi hoạt động KP-PN, sửa chữa được hoàn tất

Khi được thông báo hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã hoàn tất hoặc theo hạn định trong báo cáo, Trưởng bộ phận QA, đại diện phòng liên quan phải khẳng định rằng các hoạt động khắc phục, phòng ngừa đã được tiến hành, các vấn đề cần KP-PN đã được sửa chữa phù hợp với các yêu cầu đề ra (BM-KPPN-01)

4.1.2.7 Kết thúc hoạt động khắc phục, phòng ngừa:

Trưởng bộ phận QA, đại diện phòng liên quan cùng ký xác nhận vấn đề cần KP-PN đã được giải quyết vào mẫu BM-KPPN-01 và các vấn đề cần KP-PN này không cần thiết phải tiếp tục theo dõi

Trưởng bộ phận QA tổng kết đánh giá hiệu quả các hoạt động khắc phục, phòng ngừa Nếu các biện pháp thực hiện không hiệu quả thì phải tiến hành các biện pháp khác

4.2 Hoạt động cải tiến:

4.2.1 Lưu đồ:

Biểu mẫu

Tất cả cán bộ công

nhân viên

Bộ phận QA/QC

Bộ phận QA/QC

Bộ phận được

phân công

Bộ phận QA /QC

Bộ phận liên quan

+ Không Đạt

Bộ phận QA/ QC

Đánh giá kết quả thực hiện

Thực hiện các biện pháp

cải tiến

Đề xuất ý tưởng cải tiến

Xử lý, đánh giá các ý tưởng và

đề ra các biện pháp thực hiện

Tổng hợp các ý tưởng

Kết thúc và lưu hồ sơ

5 Lưu hồ sơ:

TT TÊN HỒ SƠ Nơi/người lưu pháp lưu Phương gian lưu Thời

1 Báo cáo hành động KP-PN (BM-KPPN-01) PhòngQA/ QC Bản cứng 05 năm