Giao trinh project 2003

Với một dự án mới mở, mặc định là biểu đồ Gantt sẽ xuất hiện, và các dữ liệu về các giai đoạn thời gian sẽ được chỉ ra chi tiết ở biểu đồ Usage View • Thanh View Bar: nhìn các dạng bảng

MICROSOFT PROJECT 2003

-* -

• Thanh công cụ (Toolbar): cắt, dán, lưu, font chữ, loại chữ, in, cân chỉnh…): chứa các biểu tượng tắt mà bạn hay sử dụng nhất Nên để các biểu tượng tắt trên thanh công cụ Toolbar là ít nhất để có vùng quan sát và làm việc rộng hơn

• Vùng bảng (Table hoặc Sheet): Vùng giao diện với người sử dụng này chỉ cho bạn tất cả các thông tin về công việc và nguồn tài nguyên Chúng ta sẽ nghiên cứu sâu vùng này trong các phần tiếp sau

• Vùng biểu đồ (Chart Area): vùng đồ hoạ chính của Project Với một dự án mới mở, mặc

định là biểu đồ Gantt sẽ xuất hiện, và các dữ liệu về các giai đoạn thời gian sẽ được chỉ

ra chi tiết ở biểu đồ Usage View

• Thanh View Bar: nhìn các dạng bảng tiến độ (Sơ đô Gantt, sơ đồ lịch Calendar, sơ đồ

mạng Network)

• Vùng lịch (Timescale): Đây là nơi bạn nhìn thấy và kiểm soát cách mà Project biểu diễn

thông tin cơ bản của thời gian.Có thể phóng to hay thu nhỏ vùng thời gian mà bạn cần

đổi

• Thanh Status (Status bar): Thanh Status được sử dụng để biểu diễn các thông tin mà

Project đang làm VD: Khi đóng hay ghi lại Project (dự án), Project 2003 sẽ chỉ ra trạng

thái lưu lại thông tin trên thanh Status

I.1: Thanh Menu:

• File: chứa các lệnh như tạo lập, mở, lưu, in và xuất dự án

• Edit: là nơi bạn có thể tìm thấy các lện cắt,, copy, dán, tìm dữ liệu Nơi có các lệnh về liên kết, xoá hoặc chia công tác

• View: là nơi cho phép xem báo cáo, xoá, thêm các bảng, các tiêu đề (header, footer) xuất hiện hay đóng thanh View Bar (thanh xem nhanh)

• Insert: là nơi để đưa các đối tượng dự án: công tác, tài nguyên, dự án khác, bản vẽ, hoặc siêu liên kết (hyperlink)

• Format: chứa các lệnh để thay đổi về cách bố trí của đường lưới (gridline), dạng thanh trên biểu

đồ Gantt, thay đổi thang thời gian (timescale), và font chữ

• Tools : chứa các lệnh về thay đổi lịch làm việc (working-time calendar), nhóm tài nguyên

(resource pool), điều chỉnh các đường gốc (baseline) Mục Options: điều chỉnh các thông tin về dự

án, cũng như quá trình sử lý dữ liệu…

• Project : lệnh sắp xếp (sort), lọc dữ liệu (filter) Có thể cài đặt và làm việc với nhóm (group), điều chỉnh trường WBS (Work Break Structure) Có thể xâm nhập vào mục Project Information

• Window cho phép làm việc với nhiều cửa sổ

• Help : chứa các liên kết để tìm đến phần giúp đỡ khi không kết nối mạng hoặc cũng có thể giúp bạn tìm trên trang web của Microsoft

I.2: Thanh Toolbar:

• Thanh công cụ chuẩn (Toolbar Standard): giúp nhanh việc tạo lập, sao lưu, mở dự án Các đặc tính copy, cắt, dán dữ liệu, liên kết công tác, chỉnh chú thích, gán tài nguyên, điều chỉnh thang thời gian trên sơ đồ Gantt Thanh công cụ này là mặc định, và nó hầu hết là các công cụ thường sử dụng, nó cũng chứa hầu hết các lệnh bạn cần thao tác khi lập tiến độ một dự án

• Thanh công cụ định dạng (Toolbar Formatting): chỉnh sửa text, và các cấp độ lề và bộ lọc Thanh công cụ này cũng được hiện ra mặc định, nhưng vẫn thường ẩn khi chỉnh sửa text

Thanh công cụ quản lý tài nguyên (Resource Management): Thanh công cụ này bạn chỉ muốn nó xuất hiện khi bạn làm việc với các nguồn tài nguyên và bạn cố gắng để giải quyết bài toán vượt quá nguồn tài nguyên Nó cung cấp các thiết lập nhanh chóng các cách nhìn hữu ích cho việc sử lý việc phân bổ lại nguồn tài nguyên

• Thanh công cụ ghi tiến trình (Tracking) : Sử dụng thanh này khi cập nhật tình hình hiện tại các công tác của bạn Nó cung cấp cách thâm nhập nhanh chóng các lệnh để bạn cập nhật các công tác, cũng như các lệnh giúp bạn xem lại tình hình dự án của bạn

• Thanh công cụ phân tích (Analysis): giúp cho việc phân tích Có thể xuất các dữ liệu trên thang thời gian ra Excel để dựng biểu đồ và các phân tích sâu hơn Nó cũng có thể được copy dạng ảnh

ra Word nhờ Office Wizard, cũng giống như là Visio WBS Chart Wizard và XML Reporting Wizard

Thanh SĐM Network Diagram: Thanh công cụ này, như bạn gọi tên, được sử dụng trong khi bạn quan sát tại cửa sổ Network Diagram Nó cho phép người sử dụng thâm nhập nhanh vào các lệnh để định dạng và thao tác trên các thành phần cấu tạo nên network diagram

I.3: Thanh View Bar / Menu View

• Calendar: cửa sổ làm việc dự án dưới dạng lịch

• Gantt Chart: cửa sổ làm việc dạng sơ đồ ngang (mặc định và được sử dụng nhiều nhất)

• Network Diagram: Cửa sổ làm việc dạng sơ đồ mạng

• Task Usage: cửa sổ quản lý việc thực hiện các công tác

• Tracking Gantt: cửa sổ quan sát tiến độ thực tế của dự án (có cập nhật khối lượng công

tác hoàn thành thực tế, nhìn ở dạng % hoàn thành công việc  Học viên hay nhầm với

cửa sổ Gantt Chart)

• Resource Graph: cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên (biểu đồ nhân lực, vật liệu, máy móc)

• Resoure sheet: cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên (tất cả các loại tài nguyên trong dự án

đều xuất hiện và được quản lý tại đây)

• Resource Usage: cửa sổ quản lý việc phân bổ tài nguyên (VN tính chi phí theo ngày công

và theo khối lượng công việc, ko tính theo giờ công nên hầu như không sử dụng cửa sổ

này)

• More View: các cửa sổ quan sát khác

Bài 2

TẠO DỰ ÁN

• Tạo dự án mới: nếu mở Project thì mặc định một file mới

sẽ xuất hiện Nếu muốn mở thêm 1 file mới khác:

• Cách 1: Ấn vào biểu tượng New trên thanh

Toolbar

• Cách 2: Vào menu File / New

• Nếu ấn vào File / New, sẽ xuất hiện cửa sổ New Project

như hình bên

• Tạo file mới thì vào Blank Project

Mở từ các file cũ thì vào From existing project…

II.1: Tạo dự án từ Templates

• Vào File / New/ On my Computer

• Có 3 dự án mẫu có thể tham khảo đối với ngành Xây dựng

• Commercial Construction

• Home Move

• Infrastructure Deployment

Residential Construction

• Tất cả các file dự án khi lưu có đuôi là *.mpp

• Muốn lưu file thì chỉ cần ấn chuộc vào Biểu tượng hoặc vào menu File / Save / Chọn đường dẫn đến vị trí bạn lưu file Project

• Khi lưu dự án, nên chú ý đến tên dự án sao cho dễ nhớ, nhưng không quá dài Nên để vào ổ không cài đặt Win để tránh trường hợp mất dữ liệu không cứu được

• Phải theo quy định của công ty tại vùng sao lưu

Nếu chỉ có mình lập và sử dụng dự án, không muốn cho người khác có thể vào chỉnh sửa tiến độ thì nên

có password

III.4: Thiết lập bảo mật

• Vào File / Save / Tools / General

Có 2 mức độ bảo mật: bảo mật cấp 1 - vẫn có thể chỉnh sửa được dự án, cấp 2: chỉ xem, đọc dự án mà

không chỉnh sửa được

III.5: Chèn một dự án cũ vào dự án

Menu Insert/ Project /  chọn đường dẫn đến dự án muốn chèn vào

Thông báo trên có nghĩa là hai file dự án có 2 đơn vị tiền tệ khác nhau

II.6: Thông tin dự án

• Khi phải lập tiến độ có nghĩa là dự án có thể chưa diễn ra Nhưng mặc định của chương trình là lấy ngay ngày hiện tại làm ngày bắt đầu dự án

• Cách chỉnh sửa thông tin ban đầu

Vào menu Project / Project Information

• Start Date: ngày bắt đầu dự án

• Finish Date: ngày kết thúc dự án

• Current Date: ngày hiện thời (theo đồng hồ của máy tính)

• Status Date: ngày đang thực hiện (có thể trùng với ngày hiện thời nếu dự án đang tiến hành) Mặc định là NA (Not Available)

• Schedule from: Chương trình tự động tính toán theo ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc Nếu người lập tính theo ngày kết thúc, có nghĩa là họ có 1 ràng buộc kết thúc vào ngày nào Ví dụ: chào mừng ngày 2/9…Thường thì tính theo ngày bắt đầu dự án

• Calendar: lịch sử dụng trong dự án:

• Standard - Lịch chuẩn (12 tiếng), làm việc 8h/ngày, 5 ngày/tuần = 40h/tuần

• Night Shift - Lịch đêm

• 24 hours: Lịch 24 giờ

Priority: mức độ ưu tiên (0 – 1000) Mặc định là 500

II.7: Đặc điểm dự án

• Để phục vụ công tác tìm kiếm được nhanh chóng trong máy tính, trên mạng, khi lập bất kỳ một dự

án dù to hay nhỏ, bạn nên khai báo thông tin về các tính chất, đặc điểm của dự án

• Vào menu File/ Properties

II.8: Xuất hiện cửa sổ quan sát nhanh

• Cửa sổ quan sát nhanh (View Bar) có chứa các cửa sổ thường xuyên được sử dụng: Gantt Chart, Resource Sheet, Resource Graph

Để xuất hiện cửa sổ View Bar: Vào menu View/ View Bar

Nếu trên menu View không nhìn thấy chữ View Bar ngay thì bạn phải bấm vào mũi tên nhỏ ở cuối thanh menu

để mở rộng thanh menu

Bài 3

NHẬP CÔNG TÁC TRÊN BIỂU ĐỒ NGANG GANTT CHART

• Trên cột Name Task (tên công việc), nhập tên công việc bạn muốn nhập Khi nhập xong

• Ấn Enter để xác nhận

• Hoặc kích chuột chọn dòng tiếp

• Nên quan tâm đến cột thứ tự bên ngoài cùng, cột này có liên quan đến việc lập mối quan hệ giữa các công tác sau này

• Mỗi một công tác tương ứng có thời gian thực hiện công việc, nếu sau khi nhập công tác xong có thể ấn phím Tab để sang khai báo ở các cột tiếp theo

III.1: Nhập công tác trên biểu đồ ngang

• Chú ý: Thời gian nhập vào trong dự án mặc định là ngày Muốn là tuần, tháng hoặc năm,

Tools/Options/ Schedule/Duration is entered is week (month)…

III.2: Chỉnh sửa dữ liệu công việc

• Chọn công tác cần chỉnh sửa, chọn cột cần chỉnh sửa

• Cách 1: Lên thanh Entry Bar để chỉnh lại nội dung cần sửa

• Cách 2: Kích đúp chuột vào công việc cần điều chỉnh và sửa chữa trên hộp thoại mới xuất hiện

• Cách 3: Ấn phím F2 vào vùng cần chỉnh sửa và điều chỉnh

III.3: Tạo công việc trên sơ đồ mạng Network

•  Mở thanh View và chọn Network Diagram, hoặc chọn biểu tượng Network Diagram trên thanh View Bar

•  Giữ chuột trái và kéo để tạo hình chữ nhật,

•  Khi bạn thả chuột và bạn có một công tác mới trên màn hình

•  Bạn có thể gõ ngay lập tức tên cho công tác

III.4: Nhập công việc qua Task Information

Kích đúp chuột vào 1 công việc, hộp thoại Task Information (thông tin công việc) xuất hiện: cửa sổ này

có nhiều thẻ và cung cấp đầy đủ các thông tin về dự án: tên, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mối quan hệ, tài nguyên, các ràng buộc khác…

III.5: Nhập công tác bằng Split

• Menu Window/Split

• Hoặc sang cửa sổ phần đồ hoạ Graph Area  chuột phải  Split  Xuất hiện cửa sổ Split

• Nhập thông tin vào phần Split dưới một cách dễ dàng

III.6: Cách nhập mối quan hệ

• Cách 1: Nếu khối lượng đầu công việc nhỏ, ta nhập theo cách trực tiếp Ví dụ bạn có 2 công việc thép cột và ván khuôn cột Công tác ván khuôn cột làm sau thép cột 1 ngày Mối quan hệ là SS+1

• Đến cột Predecessor (yêu cầu chú ý đến cột ID các công tác)

• Cách 2: Nếu khối lượng đầu công việc nhiều hơn, có thể nhập mối quan hệ bằng Task Information

• Kích đúp chuột vào 1 công tác  Hộp thoại Task Information

• Vào Project/Task Information/ Predecessor

• Tìm công việc liên quan đến công việc đang chọn ở cột Task Name

• Chọn mối quan hệ giữa 2 công việc ở cột Type

• Chọn số ngày trể hoặc sớm hơn ở cột Lag (nếu là trễ hơn thì cột này có giá trị dương, nếu sớm hơn thì có giá trị âm)

• Cách 3: Nếu khối lượng đầu công việc lớn, nhập bằng Split

• Nếu một công việc có quan hệ với nhiều công việc khác”

• Mỗi

k

hi nhập xong thì bấm vào OK

• Nếu muốn tiếp tục khai báo quan hệ các công việc tiếp theo thì ấn Next

• Nếu muốn sửa chữa thì sửa chữa trực tiếp trên các cột

• Muốn xoá bỏ ấn vào nút Delete

III.7: Đóng cửa sổ Split

• Cách 1: Menu Window/ Remove Split

• Cách 2: Sang Chart Area/ Chuột phải/ Remove Split

III.8: Cách nhập tài nguyên

• Tươnng tự như nhập tên công tác, nhập thời gian, mối quan hệ…nhập tài nguyên cũng có 3 cách:

• Nhập trực tiếp

• Ví dụ có 2 nguồn tài nguyên là 9 công nhân (CN) cho công tác bê tông móng, 2 máy đầm (MDBT): CN[9], MDBT[2] (Nếu không gõ được dấu phẩy, hãy thử dùng dấu chấm phẩy)

• Nhập theo Task Information

• Nhập theo Split

III.9: Các chú ý khi nhập tài nguyên

• Để dễ quản lý các nguồn tài nguyên, nên nhập sẵn tên tài nguyên, loại, khối lượng lớn nhất trong cửa sổ Resource Sheet

• Tên tài nguyên phải thống nhất từ công việc đầu đến cuôi (ví dụ CN và Cn là 2 loại tài nguyên

hoàn toàn khác nhau), tên ngắn gọn nhưng phải dễ phân biệt với nhau

• Nếu máy đang sử dụng một số phần mềm Việt Nam như dự toán, kế toán…có sự sai khác về dấu phân cách giữa 2 quan hệ hoặc 2 tài nguyên (Thử dấu , và dấu ;)

• Để vào cửa sổ Resource Sheet, có 2 cách:

• Cách 1: View/ Resource Sheet

• Cách 2: Thanh View Bar/ Resource Sheet

III.10: Cửa sổ Resource Sheet

• Resource Name: tên nguồn tài nguyên

• Type: Dạng tài nguyên (Work – Tài nguyên tính theo công, Material – Tài nguyên vật liệu)

• Material label: thứ nguyên của tài nguyên dạng vật liệu

• Initials: Chữ cái đầu tiên trong tên tài nguyên

• Group: nhóm

• Max Units: Khối lượng tài nguyên lớn nhất (VD:…)

• Std: Giá chuẩn

• Ovt.Rate: Giá ngoài giờ

• Cost/use: phí sử dụng tài nguyên

• Accrue At: phương pháp tính giá theo yêu cầu thực tế (3 pp: tính giá theo thời điểm đầu, theo thời điểm kết thúc, hay tính giá theo khối lượng công việc thực tế đã thực hiện)

• Base calendar: Lịch được sử dụng dành cho tài nguyên

• Code: mã công việc hoặc mã tài nguyên (theo WBS)

• Cách nhập trong bảng Resource Sheet

• Nếu tài nguyên dạng Material, thì không có khối lượng lớn nhất và cũng không có chi phí ngoài giờ

III.11: Một số lỗi có thể phát sinh

• Bạn nhập số CN cho 1 công việc là 20 người và 5 ngày Sau đó, bạn nhận ra là bạn gõ nhầm, bạn sửa thành 10 CN Tự nhiên bạn thấy số ngày ở cột Duration thay đổi thành 10 ngày

• Lý do:

• Bạn để dạng công tác là Fixed Work hoặc Fixed Units ở dạng công tác

• Giải quyết:

• Sửa Fixed Unit hoặc Fixed Work thành Fixed Duration:

• Tools / Options /Schedule / Chuyển Fixed Unit hoặc Fixed Work thành Fixed

Duration /Set as Default

• Khi nhập ta nhập 2 nguồn tài nguyên, nhưng khi xuất hiện trên máy chỉ còn 1 nguồn tài nguyên Nếu bạn dùng Task Information thì nó sẽ có thông báo:

• Lý do:

• Bạn để dạng công tác là Fixed Duration, công tác lại được chọn là Effort Driven nên

chương trình không cho nhập tài nguyên thứ 2

• Để chọn đồng loạt Tools/Options/Schedule/ Bỏ ko chọn New tasks are effort

driven /Set as Default

III.12: Tắt cửa sổ Task khi khởi động

• Khi khởi động một file mới, chương trình xuất hiện cửa sổ Tasks, cửa sổ này làm tốn diện tích

màn hình mà người sử dụng lại mất công tắt đi

• Để tắt được: Tools/Options/Interface/Bỏ chọn tại mũi tên có chuột

III.13: Resource Graph

• Biểu đồ tài nguyên (Resource Graph) gồm 2 cửa sổ phân biệt:

• Cửa sổ bên trái: Tên nguồn tài nguyên

• Nếu có từ 2 nguồn tài nguyên trở lên, bấm chuột vào thanh trượt dưới cửa sổ bên trái này Biểu đồ tài nguyên sẽ lần lượt tương ứng hiện ra

• Overallocated: vượt quá sự phân bổ cho phép

• Allocated: sự phân bổ đều

• Cửa sổ bên phải: Biểu đồ

• Chuột phải trong vùng cửa sổ bên phải để có thể nhìn biểu đồ tiến độ theo nhiều cách khác nhau (Peak Units, Work…)

III.13.1: Thể hiện biểu đồ tài nguyên

• Sang biểu đồ nhân lực (resource graph), chuột phải, xuất hiện cửa sổ:

• Chọn Bar Styles…Các cách thể hiện biểu đồ tài nguyên: dạng bar, dạng Area,…

III.13.2 Tìm đường găng

• Cách 1: Sang cửa sổ Đồ hoạ (Chart Area)  Chuột phải  Gantt Chart Wizard

Xuất hiện cửa sổ

• Next  Xuất hiện cửa sổ

III.14: Sử dụng Groups

• Nếu bạn muốn tìm ra các groups công việc găng và công việc không găng

• Vào biểu tượng No Group trên thanh công cụ

• Chọn vào Critical  Xuất hiện trên sơ đồ ngang 2 phần phân biệt như sau:

• Muốn quay trở lại, vào biểu tượng vừa thực hiện trên thanh công cụ, chọn No Group

III.15: Sử dụng bộ lọc Filter

• Nhìn theo cách Groups thì đôi khi sinh viên vẫn nhầm lẫn giữa công việc găng và không găng, giờ

ta chỉ muốn xuất hiện công việc găng, ta vào biểu tượng All tasks trên thanh công cụ

• Vào bộ lọc, tìm ra các công việc găng: Critical, trên màn hình xuất hiện:

• Nếu muốn quay trở lại thì lại vào biểu tượng như trên và chọn All tasks

III.16: Lịch cho Dự án

• Lịch dành cho dự án mặc định trong máy có 3 loại: Standard (loại chuẩn 8h/ngày), Night Shift

(Làm đêm), 24-hours (làm 24h/ngày)

• Ta có thể tạo ra loại lịch của Việt Nam, ta cũng làm 8h/ngày nhưng thứ 7 và Chủ nhật làm việc

bình thường

III.16.1: Lịch làm việc 7 ngày

• Menu Tools/Change Working time/Hộp thoại xuất hiện:

• Chọn ngày thứ 7: Dùng chuột ấn vào chữ S

• Nếu muốn chọn cả ngày Chủ nhật, giữ phím Ctrl và ấn chuột vào chữ S còn lại

• Chọn xong, ấn chọn vào: Nondefault working time

III.16.2: Lịch nghỉ vào ngày lễ

• Menu Tools/Change Working time/Hộp thoại xuất hiện:

• Chọn ngày lễ cần cho nghỉ: ví dụ 30/4 và 1/5 hoặc 2/9

• Nếu muốn chọn nhiều ngày cũng phải giữ phím Crtl

• Ấn chọn vào: Non working time

III.16.3: Chỉnh sửa giờ làm việc

• Mặc định của máy:

• Sáng: 8h – 12h

• Chiều: 1h – 5h

• Thay đổi:

• Phải thật sự chú ý kí hiệu AM và PM, nếu 12h trưa thì phải là 12PM

• Nếu muốn chỉnh sửa một cách tuyệt đối giờ làm việc:

• Tools/Options/Calendar