Giao trinh project đại học công nghệ sài gòn STU

o Tài nguyên cũng có thể được thêm vào một cách tự động khi gán một tài nguyên mới cho công tác.. Một điểm thuận lợi trong việc dùng Resource Form cho việc nhập tài nguyên là bạn có thể

BÀI 3:

TÀI NGUYÊN

MICROSOFT PROJECT

A TÀI NGUYÊN

I GIỚI THIỆU VỀ TÀI NGUYÊN CỦA DỰ ÁN

Có 2 Loại tài nguyên:

o Lao động - WORK : Con người, Ca máy, …

o Vật tư - MATERIAL : Xi măng, gạch, đá, thép, …

Danh sách nguồn tài nguyên có giá trị cho công việc được gọi là Resource pool (nguồn tài nguyên chung)

Có thể định nghĩa một tài nguyên miêu tả một nhóm tài nguyên có cùng kỹ năng Thơng số cơ bản cần cĩ với mỗi loại tài nguyên (dạng tổng quát) bao gồm : tên tài nguyên, dạng tài nguyên (Work hay Material), các chi phí cho tài nguyên (giá nhân cơng, giá vật liệu )

II ĐỊNH NGHĨA NGUỒN TÀI NGUYÊN CHUNG

Như đã đề cập, danh sách các tài nguyên có giá trị trong dự án là Resource Pool

MP sẽ tính toán chi phí nguồn tài nguyên dựa trên những định nghĩa cho mỗi tài nguyên trong Resource Pool

Cũng có thể quy định một dự án sẽ dùng Resource Pool có sẵn được định nghĩa trong dự án khác

III TẠO TÀI NGUYÊN

Có nhiều cách để tạo và thêm tài nguyên

o Tạo Resource Pool trước khi chúng ta định nghĩa một công tác

o Dùng trang nguồn tài nguyên (Resource Sheet) hay mẫu tài nguyên (Resource Form) để tạo hay thêm tài nguyên

o Tài nguyên cũng có thể được thêm vào một cách tự động khi gán một tài nguyên mới cho công tác

o Có thể dùng bất kì khung nhìn công tác mà có cột phân phối tài nguyên để gán và định nghĩa tài nguyên

a Cách 1: Tạo tài nguyên từ Resource Sheet (trang Tài Nguyên)

Khai báo tài nguyên trên cơ sở tài liệu đã chuẩn bị sẵn ở ngồi và nhập vào bảng

"Resource Sheet" Cách làm như sau :

Menu : View > Resource Sheet >

<Nhập vào các thông số cho 3 cột : "Resource Name"," Type" và "Std Rate"

Các cột khác ta để giá trị mặc định.

Lưu ý "Max Units" là khả năng lớn nhất về nhân công cho một ngày>

- Các ý nghĩa của từng cột như sau :

+  : Ghi chú cho phần tài nguyên này Có thể do người dùng định ra hoặc của Project

+ Resource Name : Tên tài nguyên, do ta tự nhập

+ Type : kiểu tài nguyên, là một trong hai loại sau : "Work" và "Material"

+ Initials : Chữ khởi đầu của tên tài nguyên do Project định ra

+ Group : Nhóm tài nguyên, ví dụ như nhóm vật liệu rời do ta tự định ra

+ Str Rate : Giá chuẩn

+ Ovt Rate : Giá ngồi giờ, chỉ áp dụng cho nhân cơng (dạng "Work")

+ Cost/Use : Phí sử dụng tài nguyên, tính cho mỗi lẫn sử dụng

+ Accrue At : Cách tính giá, cĩ 3 cách là theo ban đầu, cuối cùng và theo tỷ lệ + Base Calendar : lịch nền, cĩ 3 tuỳ chọn là lịch chuẩn, lịch ca đêm, lịch 24h

b Cách 2: Tạo tài nguyên từ Resource Form (mẫu tài nguyên)

Ta cũng có thể nhập Resource Pool bằng cách điền vào các cột trong Resource Form

Nếu khung nhìn được phân tách, gỡ bỏ phân tách bằng cách chọn Window, remove Split

(nhấn phím Shift trong khi chọn View Menu sẽ tự động gỡ bỏ chia cắt khung hình khi bạn chọn một khung nhìn khác)

Để hiển thị Resource Form, theo các bước sau:

o Chọn View, More Views

o Từ hộp thoại More Views, chọn Resource Form và Click Apply

o Để hiển thị ghi chú trên Resource Form, thực hiện các bước sau:

o Click Resource Form để kích hoạt nó

o Chọn Format, Details, Notes

Chúng ta cũng có thể Click Phải chuột trên Resource Form và chọn Notes từ Menu

tắt

Để tạo một tài nguyên mới trên form, chúng ta phải có một form trống

Nếu tài nguyên đã có sẵn, chọn nút NEXT để di chuyển qua các tài nguyên có sẵn cho đến khi chúng ta có một mẫu trống

Một điểm thuận lợi trong việc dùng Resource Form cho việc nhập tài nguyên là bạn có thể hiển thị những ghi chú ở cuối và thêm các ghi chú cho các tài nguyên

c Cách 3: MP Tự động thêm tài nguyên chưa có trong Resource Pool.

Bất cứ khi nào chúng ta gán tên tài nguyên vào công tác, Nếu tên này chưa được định nghĩa trong danh sách tài nguyên - (Undefined Resource), MP sẽ tự động thêm tài nguyên (với các thiết lâp mặc định cho các cột trong Resource Sheet) vào Resource Pool - danh sách tài nguyên

Để MP thêm tên tài nguyên vào Resource Pool mà không cần xác nhận của chúng ta:

o Chọn Tools, Options, hộp thoại Options xuất hiện

o Chọn nhãn General

o Chọn Automatically Add New Resource

o Chọn OK

d Điền thông tin vào các cột của tài nguyên.

1 Nhập tên (Resource name) tối đa 255 kí tự Không thể dùng dấu phẩy hay dấu ngoặc

2 Cột Initials mặc định là kí tự ban đầu của tên tài nguyên

3 Nhập một nhóm nhận dạng (Group) cho tài nguyên, và chúng ta có thể sắp xếp hay lọc tài nguyên theo nhận dạng mà bạn nhập vào

4 Nhập phần trăm tối đa (Max unit) cho thời gian nguồn lực có thể dùng để làm việc cho một công tác hay kết hợp những công tác tương tự Giá trị mặc định là 100% nhưng chúng ta có thể nhập giá trị từ 0% đến 1.000.000% Cho một đơn

vị tài nguyên đơn, 100% có nghĩa là tài nguyên này có thể dùng để làm việc trọn thời gian cho dự án Nếu tài nguyên đang làm cho một dự án khác, một phần nhỏ thời gian có thể dùng để tham gia cho dư án Nếu chúng ta đang tập hợp nguồn tài nguyên, chúng ta sẽ nhập phần trăm này lớn hơn 100% ???????

5 Nhập giá chuẩn Std Rate (standard rate) cho chi phí, dấu xiên, và đơn vị thời gian: m(minute), h(hour), d(day), w(week), y(year) Ví dụ: 600/w có nghĩa là

600 đô một tuần

6 Nhập giá làmviệc ngoài giờ Ovt Rate (over time rate)

7 Nhập per/use cost Đây là chi phí liên quan đến mỗi đơn vị tài nguyên và sẽ được áp dụng cho mỗi công tác mà tài nguyên được gán Ví dụ: nếu phim ảnh là một tài nguyên có giá là $5.25 cho một cuộn, cột per/use cost sẽ được nhập

$5.25 nếu ba cuốn phim được gán cho công tác, chi phí nguồn tài nguyên tính toán sẽ là 3x$5.25=$15.75 nếu bốn cuốn nữa được gán cho công tác thì chi phí sẽ là $21.????????????

8 Chọn phương pháp tích luỹ cho tính toán chi phí thực (Accrue at) Từ danh sách thả chọn Start, hoặc End, hoặc Prorated

9 Nhập lịch cơ sở (Base calendar) dùng cho lên kế hoạch tài nguyên: standard, 24hours, Night Shift Theo mặc định, lịch tài nguyên cho tài nguyên này thừa kế tất cả các ngày giờ làm việc chuẩn của base calendar và tất cả ngoại lệ, ngày không làm việc và ngày làm việc ngoài giờ

10 Nhập mã (Code) cho tài nguyên nếu bạn muốn sắp xếp hay lọc tài nguyên theo việc nhập trong cột này

e Lọc tài nguyên

Ví dụ là bộ lọc tài nguyên overrallocated Bộ lọc này hiển thị những tài nguyên được lập kế hoạch làm việc hơn 1 công tác cùng một lúc

Để hiển thị khung nhìn Resource Sheet và lọc tài nguyên ta làm như sau:

1 Chọn View, Resource Sheet để hiển thị Resource Sheet

2 Lọc tên tài nguyên bằng cách chọn project, filter, overallocated Resources Chúng ta cũng có thể chọn danh sách thả xuống trên thanh công cụ Formating

3 Chọn Window, Split Mp hiển thị Resource Formtrong bảng phía dưới Chi tiết công tác xuất hiện tương ứng với các tài nguyên được chọn ở bảng trên

f Tạo một mẫu tài nguyên (Resource Template)

Nếu sử dụng cùng một tài nguyên của các dự án khác, chúng ta sẽ lưu lại các tài nguyên này và các chi phí liên quan vào trong một tài liệu mẫu, nơi mà chúng ta có thể dùng khi chúng ta bắt đầu một dự án mới

Khi chúng ta mở một tập tin Template, một dự án mới được mở dựa trên tập tin dữ liệu Template

Để lưu một dự án chứa các tài nguyên như một Template, thực hiện các bước sau:

1 Nhập thông tin tài nguyên và những chi phí liên quan trong một dự án mới

2 Chọn File, save as

3 Đánh tên dự án vào hộp File name

4 Trong hộp danh sách save as type, chọn Template Tập tin này có đuôi MPT

5 Chọn địa chỉ cho việc lưu File trong hộp save in list

6 Click save hay enter

Để tạo một dự án mới từ Template, tiến hành các bước sau:

1 Chọn File, open hay nút open trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Fileopen

2 Chọn nơi chứa File Template trong hộp look in list

3 Theo mặc định chọn những File kiều Template, do đó các Template đã hiện thị sẵn, nếu chúng ta chỉ muốn danh sách các Template,chọn tập tin MPT từ hộp danh sách loại File

4 Chọn tên Template File từ danh sách công tác

5 Chọn open hay nhấn enter để mở File dự án mới dựa trên Template mà chúng

ta đã chọn

File mới sẽ có cùng tên với Template, nhưng sẽ thay đổi một cách tự động phần mở rộng thành đuôi tài liệu MP Khi lưu File MP sẽ đề nghị cung cấp tên trong hộp thoại save File Chúng ta nên cho một tên mới

IV GÁN TÀI NGUYÊN CHO CÔNG TÁC

Có nhiều phương pháp và kỹ thuật để gán tài nguyên cho công tác, bao gồm

o Hộp thoại Assign Resource

o Dùng hộp thoại Task inFormation

o Khung nhìn Task entry, hiển thị Gantt Chart ở phía trên, Task Form ở phía dưới

o Khung nhìn Task Usage

o Bất kì trang công tác hiển thị cột tên tài nguyên

a Cách 1: Gán TN cho công tác trong hộp thoại Assign Resource

1 Chọn những công tác sẽ được gán tài nguyên

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource bằng cách chọn Tools, Resource, Assign Resource hay Click công cụ Assign Resource trên thanh công cụ chuẩn

3 Chọn tên tài nguyên từ danh sách tên, hoặc gõ tên cho tài nguyên mới (Undefined Resource)

4 Chọn cột units, và nhập đơn vị tài nguyên gán cho công tác

5 Click nút assign hay enter để gán tài nguyên và thông tin đơn vị cho công tác được chọn

6 Nếu chúng ta đang thêm tài nguyên cho cùng một công tác, chọn tên tài nguyên kế tiếp, nhập số đơn vị trong cột đơn vị, và chọn assign để gán tài nguyên này cho công tác được chọn

7 Sau khi hoàn thành danh sách cách tài nguyên, chọn nút close để đóng hộp thoại

Lập kế hoạch tài nguyên cho một số công việc đặc biệt:

Để gán tài nguyên dùng một số lượng công việc theo các bước sau:

1 Chọn công tác hay các công tác mà chúng ta muốn gán tài nguyên

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource

3 Chọn tên tài nguyên trong danh sách

4 Chọn cột Units, và nhập số lượng công việc bằng đơn vị đo đơn vị (h,hr,d,dy,w,wk,…)

5 Click nút Assign hoặc nhấn enter để gán tài nguyên và thông tin đơn vị đến công tác chọn MP tự động chuyển đổi giá trị công việc thành phần trăm

6 Sau khi danh sách tài nguyên hoàn tất,chọn nút close để đóng hộp thoại.

Thêm tài nguyên bằng cách rê và thả chuột (Với hộp thoại Assign Resource)

Thực hiện các bước sau:

1 Hiển thị hộp thoại Assign Resource bằng cách Click công cụ Assign Resources

2 Chọn tài nguyên bằng cách Click vào tên tài nguyên

3 Chỉ con trỏ chuột vào ô màu sám bên trái tên tài nguyên Biểu tượng Assign Resource xuất hiện dưới con trỏ chuột

4 Giữ nút chuột và rê con trỏ chuột đến các công tác mà tài nguyên sẽ được gán

5 Khi công tác được bậc sáng, thả phím chuột để gán tài nguyên

MP không cho chúng ta lực chọn giá trị unit mà dùng giá trị mặc định là 100% cho tất cả tài nguyên mà chúng ta tạo bằng cách này Dĩ nhiên chúng ta cũng có thể thay đổi đơn vị unit sau đó, nhưng sẽ dẫn đến những tính toán tự động khác mà có thể không dự định trước

Để gán nhiều tài nguyên vào công tác bằng cách sử dụng đặc điểm rê và thả, nhấm ctrl trong khi chọn tên tài

Gỡ bỏ tài nguyên đã gán từ một hay nhiều công tác:

1 Chọn công tác hoặc các công tác trong khung nhìn có phân công tài nguyên chúng ta muốn gỡ bỏ

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource bằng cách Click công cụ Assign Resource

3 Chọn tài nguyên hay các tài nguyên chúng ta muốn gỡ bỏ từ sự phân công bằng cách Click và dấu kiểm tra hay tên tài nguyên

4 Chọn nút Remove

Thay đổi tên tài nguyên và phân công đơn vị:

Để thay thế tài nguyên, chúng ta làm theo các bước sau:

1 Chọn công tác, hay nhiều công tác

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource

3 Chọn tên tài nguyên thay thế

4 Click nút replace

5 Chọn tên các tài nguyên mới

6 Chọn cột unit cho các tài nguyên chọn và nhập số liệu

7 Chọn OK

Thay thế số lượng đơn vị trong tài nguyên phân công:

1 Chọn công tác trong khung nhìn, chúng ta có thể chọn nhiều công tác nếu chúng ta lên kế hoạch để làm một thay đổi phân công đúng đắn trong tất cả chúng

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource bằng cách Click công cụ Assign Resources

3 Chọn cột Units cho tài nguyên được phân công bị thay đổi

4 Nhập số units mới cho tài nguyên

5 Chọn close hay nhấn enter

Ghi chú: việc thay đổi số đơn vị tài nguyên gán cho công tác là nguyên nhân MP tính toán lại duration của công tác

Để thay thế số lượng công việc gán cho tài nguyên, theo các bước sau:

1 Chọn công tác trong khung nhìn Chúng ta có thể chọn nhiều công tác nếu chúng ta lên kế hoạch để làm một thay đổi phân công đúng đắn trong tất cả chúng

2 Hiển thị hộp thoại Assign Resource bằng cách Click công cụ Assign Resources

3 Trong hộp thoại Assign Resource, chọn cột Units cho tài nguyên được phân công được thay đổi

4 Nhập số lượng công việc mới , nhớ thêm các đơn vị thời gian cho đơn vị thời gian (h,hr,d,day,….)

b Cách 2: Gán TN cho công tác trong hộp thoại Task Information

Chúng ta có thể dùng hộp thoại Task inFormation để thêm, thay đổi hay xoá thông tin tài nguyên gán cho các công tác chọn theo các bước sau:

1 Chọn công tác mà chúng ta muốn gán hay thay đổi một tài nguyên

2 Hiển thị hộp thoại Task inFormation bằng cách chọn project, Task inFormation Chúng ta có thể Click Task inFormation trên thanh công cụ, những trường trong hộp thoại cho biết dữ liệu của công tác hiện hành Chúng

ta có thể vào hộp thoại Task inFormation bằng cách chọn công tác, bấm phím phải chuột và chọn Task inFormation từ Menu tắt, hay dùng phím tắt Shift+F2

3 Chọn nhãn Resource để gán hay xem thông tin của tài nguyên cho công tác chọn

4 Trong hộp tên tài nguyên, hiệu chỉnh số liệu nhập vào hay chọn dòng trống để thêm tài nguyên mới Để thêmhay thay đổi tài nguyên , chọn một tài nguyên từ danh sách liệt kê

5 Nhập đơn vị cho tài nguyên trong cột Units Giá trị mặc định là 100%

6 Để thêm những tài nguyên cộng thêm cho công tác chọn, Click vào tên tài nguyên tiếp theo và lập lại những bước trước

7 Sau khi hoàn tất việc phân công tài nguyên cho công tác chọn OK

Nếu chúng ta dùng phím ctrl để chọn nhiều công tác trước khi mở hộp thoại Task inFormation, MP hiển thị hộp thoại multiple Task inFormation để mà bất kì tài nguyên nào chúng ta chọn sẽ tự động được gán cho tất cả các công tác chọn

Chúng ta không thể thay thế những phân công tài nguyên tồn tại cho nhiều công tác bằng cách dùng hộp thoại multiple Task inFormation

c Cách 3: Gán TN cho công tác trong hộp thoại Details Form

Cả hai Task Form và Task Detail Form có thể hiển thị chi tiết phân công tài nguyên trong một bảng

Những chi tiết hiển thị thông thường nhất là số ID tài nguyên, tên, đơn vị và công việc cho mỗi tài nguyên được gán

Bảng này cho phép chúng ta nhập units , Work cho mỗi tài nguyên được gán Những Form này thường được hiển thị kết hợp với khung nhìn công tác như Gantt Chart, Task Sheet, Pert Chart, hay Task Usage

Với khung nhìn kết hợp, có thể thấy một công tác trong bảng trên liên hệ với những công tác khác như thế nào với nhiều chi tiết về công tác trong bảng dưới

Để hiển thị khung nhìn kết hợp, thực hiện như sau:

1 Dùng Menu hay thanh View để chọn khung nhìn chúng ta muốn trong bảng trên Ví dụ chọn View Gantt Chart Hoặc chúng ta có thể Click biểu tượng khung nhìn chúng ta muốn hiển thị

2 Chi tách khung nhìn bằng Window, Split Chúng ta cũng có thể double Click hộp Click điều khiển bên dưới thanh cuốn thẳng đứng

3 Kích hoạt bảng phía dưới với phím F6

4 Chọn Format, Details để hiển thị Menu chi tiết Chúng ta cũng có thể hiển thị

những chi tiết Menu tắt bằng Click Phải bất kì chỗ nào trên Task Form