THÔNG TIN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA CHUYÊN ĐỀ:+ Giúp người học nắm được những khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin trường học, những nguyên lý và những yêu cầu cơ bản của sự vận động TT trong nhà t

CHÀO CÁC BẠN HỌC VIÊN YÊU

QUÝ !

THÔNG TIN TRONG QUẢN

LÝ TRƯỜNG HỌC.

(GVC: HOÀNG MINH HÙNG)

MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA CHUYÊN ĐỀ:

+ Giúp người học nắm được những khái niệm cơ

bản của hệ thống thông tin trường học, những

nguyên lý và những yêu cầu cơ bản của sự vận

động TT trong nhà trường

+ Nắm được kỹ thuật cơ bản của việc xây dựng hệ thống thông tin trường học

TÀI LIỆU HỌC TẬP.

1 Thông tin trong quản lý trường học – Hoàng Minh

Hùng (Tài liệu chính)

2 Thông tin trong quản lý trường học _ Đỗ Thiết

Thạch

THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG - HỆ THÔNG

TIN QUẢN LÝ TRUỜNG HỌC.

Chương I: THÔNG TIN

I/ Khái niệm thông tin:

1/ Thông tin:

    ĐN 1: TT là tất cả những gì giúp CN

hiểu về đối tượng mà họ quan tâm vì những

nguyên nhân và mục đích nào đó.

    ĐN2:TT là cái gì đó mà khi ta nhận được nó thì nó sẽ giúp ta làm mất hoặc giảm độ bất định (Entropi - E) của một sự kiện ( phép thử)

+ Độ bất định của một phép thử:

Phép thử càng khó xác định kết cục (phép thử có nhiều kết cục đồng xác suất) thì E càng lớn

Với sự kiện ( phép thử) có N biến cố ( kết cục) xung khắc, đồng xác suất thì E của phép thử đó được tính:

E = log2 N

+ Đơn vị đo E:

Người ta chọn độ không xác định (bất định) của phép thử có hai biến cố đồng xác suất làm đơn vị đo E

Kí hiệu là 1bit (Binary digit: Số nhị phân)

- TT xuất hiện khi có độ giảm E.

- Một thông báo đầy đủ sẽ làm triệt tiêu E.

2/ Lượng thông tin:

Lượng TT chứa trong một thông báo được đo bằng

mứcgiảm E trước và sau khi nhận thông báo:

I = E1 - E2

với E1, E2 là E trước và sau khi nhận thông báo

3/ Đơn vị đo TT:

Bit - đơn vị đo TT: Đó là lượng TT có được sau khi

kết thúc phép thử có hai biến cố đồng xác suất

Thông báo ”đồng tiền lật mặt sấp” chứa lượng thông tin là: I = E1 -E2 = log22 - 0 = 1 bit (đvtt)

VD tính lượngTT:

Một tạp chí phát hành từ ngày 1 đến ngày 10 hàng tháng Có TB “ Tháng này TC ra không trước ngày 8” Hãy tính lượng TT chứa trong thông báo đó

E của phép thử này trước và sau khi nhận TB là:

E1 = log210, E2 = log23

Vậy TB này chứa lượng TT là: I = E1 –E2 = 1.74 B

II/ Thông tin quản lý:

1/Khái niệm:

Là TT được người quản lý cần tới hoặc có ý muốn sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mình

2/ Vai trò của TT trong quản lý:

- Sự tuần hoàn liên tục TT giữa các bộ phận của hệ thống, giữa HTHỐNG và môi trường là một quy luật không thể tách rời khỏi quản lý

- Quá trình QL luôn luôn và trong mọi trường hợp đều quy về sự truyền và xử lý TT

-  Bất kỳ một chu kỳ QL nào cũng bắt đầu bằng việc thu thập, xử lý TT và kết thúc bằng việc thu nhận TT và cũng là điểm xuất phát cho chu kỳ QL mới

=> Đối tượng của lao động quản lý là TT, sản phảm của lao động quản lý cũng lại là TT( QĐ quản lý)

3 / Ba nhiệm vụ của TT.

- Là hình thức liên hệ, tác động qua lại đặc thù giửa các yếu tố của HThống và giữa HThống với môi trường

-Phục vụ mọi cấp, mọi chức năng quản lý

-Là nguyên nhân trực tiếp, quyết định việc hệ thống lựa chọn một phương án hành động nhất định, chuyển hệ thống sang trạng thái mới, đảm bảo hệ thống vận hành đến M đã định

=>Thu thập, xử lý TT, sử dụng TT có hiệu quả la øđặc trưng cơ bản nhất xuyên suốt mọi chức năng QL.

4/ Thông tin và quyết định quản lý:

4.1 Tình huống có vấn đề nảy sinh trên cơ sở TT:

- Trạng thái thực tại không đảm bảo đạt tới tr/ thái M

- Xuất hiện nhân tố dự báo trong tương lai không xa sự hoạt động của đối tượng quản lý sẽ không đạt M

- Xuất hiện sự cần thiết phải thay đổi M đặt ra

Mức độ bức bách của t/huống có vấn đề phụ thuộc vào mức độ không phù hợp của tình huống với M.

4.2 Nội dung TT phục vụ QĐ.

QĐ là kết quả của việc xử lý TT Những TT cần cho việc ra QĐ:

 + Thông tin mang tính chất chỉ thị (các chỉ thị, nghị quyết của Đảng, nhà nước, của ngành…).

+ Thông tin về tình hình mọi mặt của nhà trường

+ Thông tin về các trường tương tự và môi trường xung quanh

+ Thông tin về các thành tựu KHGD có liên quan

4.3 Quy trình xử lý thông tin ra quyết định.

Bao gồm các giai đoạn kế tiếp nhau:

- Xác định M (nhiệm vụ)

- Chọn các tiêu chuẩn của QĐ

- X/ định số lượng, chất lượng TT cần cho việc ra QĐ

- Thu thập và xử lý TT

+ Xây dựng các phương án lựa chọn.

+ Đánh giá các phương án (ưu, nhược của chúng).+ Chọn phương án tối ưu (chứa tiêu chuẩn tối ưu).+ Thông qua QĐ

+ Thực hiện QĐ

+ Kiểm tra, đánh giá

+ Điều chỉnh QĐ (nếu cần)

BÀI TẬP NHÓM:

Một HT cần đưa ra 2 quyết định sau đây:

1/ Bổ nhiệm tổ trưởng chuyên môn.

2/ Kỷ luật một GV/HS vi phạm kỷ luật.

+ Xác định các TT cần thiết mà nhà quản lý cần phải thu thập để ra các QĐ quản lý trên.

+ Dựa vào quy trình ra QĐ, hãy thử đưa ra quy trình thực hiện mà theo đ/c sẽ chọn được PA tối

ưu (chọn được người phù hợp nhất hoặc mức kỷ luật hợp tình hợp lý nhất trong điều kiện của tổ chức).

Chú ý: Bài tập 1 làm ở lớp, bài tập 2 về nhà làm.

1 Mục tiêu cáu qđ?

2 Các tiêu chuẩn của QĐ:

+ Mức xử lý đúng lỗi mắc phải

+Có tính đến tình huống lúc phạm lỗi

+ Tính đến hoàn cảnh gia đình

+ Tính đến trình độ nhận thức, vị trí công tác.+ tính đến quá khứ (tốt, chưa tốt)

Quá trình ra quyết định được coi là hợp lý để có thể chọn được phương án tối ưu gồm các nội dung sau

a/ Vạch rõ được mục tiêu của quyết định (cụ thể hoá

bằng các nhiệm vụ cụ thể)

b/ Nhận ra tất cả những tiêu chuẩn có liên quan tới

quyết định.

c/ Lượng hoá những tiêu chuẩn đó bằng cách bắt đầu từ

việc sắp xếp mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn d/ Nhận ra tất cả các khả năng có thể được lưa chọn

(các phương án có thể chấp nhận được) khả dĩ có thể mang lại thành công Xác định ưu, nhược điểm của mỗi phương án; nhận rõ hậu quả có thể có của mỗi phương án để có phương án bổ sung.

e/ Đánh giá các phương án so với các tiêu chuẩn

đã vạch ra để có được một thứ tự xếp hạng ưu tiên:

g/ Chọn phương án có thứ tự ưu tiên cao nhất.

 4.4.Thông qua QĐ

a Phương pháp cá nhân.

b Phương pháp tập thể.

Không có hình thức nào là lý tưởng cho

mọi tình huống Các ưu nhược điểm của

chúng như sau:

 Ưu điểm của QĐ tập thể:

- Kiến thức và tin tức đầy đủû hơn

- Giải pháp được nhiều người chấp nhận hơn

- Tính hợp pháp của QĐ cao hơn vì tính dân chủ

của nó

- QĐ tập thể thường ch/ xác hơn nhưng không phải

bao giờ cũng hơn cá nhân (chỉ hơn cá nhân trung bình chứ không hơn cá nhân giỏi nhất nhóm)

- Mức độ sáng tạo trong giải pháp cao hơn

- Giải pháp cuối cùng dễ được chấp nhận nếu nhóm

thảo luận có từ 5 đến 15 người Tốt nhất 5-7

người)

Nhược điểm:

- Mất thời gian hơn

- Những áp lực đồng nhất => Dùng kỹ thuật tập thể

danh nghĩa

a/ Đưa vđ cần thảo luận cho các th/viên dự họp n/cứu trước 3-7 ngày Mọi TT cần thiết đều được cung cấp Mỗi người phải chuẩn bị ý kiến của mình

b/ Mỗi người lần lượt phát biểu ý kiến trong cuộc họp cho đến người cuối cùng Không tranh luận ý kiến

c/ Hội nghị bắt đầu phân tích ý kiến của từng người.d/ Mỗi thành viên cho ý kiến (kín) của mình về các ý kiến QĐ tối ưu chứa được tinh thần của ý kiến có

nhiều người chọn

- Tốc độ ra QĐ chậm.

- Tính hiệu suất: Không thể xét hiệu quả (đạt M)

tách rời hiệu suất (Hiêu số đầu ra và đầu vào của các nguồn lực): QĐ tập thể hiệu suất bao giờ cũng kém hơn QĐ cá nhân

- Trách nhiệm không rõ ràng

5/ Các yêu cầu đối với TT trong QL:

      5.1 Đảm bảo tính liên tục và có hệ thống: TT

thu nhận theo trình tự thời gian nghiêm ngặt mới giúp chẩn đoán chiều hướng phát triển của hệ thống Thu thập TT tổng hợp, có hệ thống để đánh giá khách quan quan hệ nhân quả của ĐTQL trong mối quan hệ đa

dạng, phức tạp của chúng

5.4 Thông tin phải chính xác, khách quan, có độ tin cậy cao.

5.5 Thông tin phải đầy đủ: Phản ánh tất cả những tin

tức cần thiết về tất cả những thông số bị QL

Những cơ sở để xác định khối lượng và nội dung

TT tối thiểu cần cho QĐ là:

+ Quy mô và tầm quan trọng của QĐ sắp ban hành

Quy mô áp dụng QĐ càng lớn và QĐ càng quan trọng thì khối lượng TT để ra QĐ phải nhiều và nội dung phải

+ Mối quan hệ giữa tập trung và phi tập trung trong QL.

5.6 Tính cô động và logic, đơn trị về ngữ nghĩa của

2/ Các thành tố của quá trình truyền tin

2.1 Mô hình đơn giản của q/ trình truyền tin trong kỹ thuật.

  Nguồn tin=> Mã hoá=> cái phát => Kênh phát =>

Cái thu => Giải mã => Người nhận Nhiễu

 + Nguồn tin: Nội dung TT cần chuyển đi từ nơi gửi

(người gửi hoặc nguồn phát sinh trực tiếp TT) Nguồn tin trong phát thanh là PTV đọc bản tin

+ Mã hoá: Là quá trình "dịch" những ý tưởng của người

gửi thành những ký hiệu (tín hiệu mang TT) phù hợp với kênh phát để chuyển TT đến người nhận Trong phát

thanh, đài phát thanh mã hoá (biến đổi) tín hiệu lời nói thành tín hiệu sóng điện từ để truyền đi xa

+ Kênh: Là môi trường truyền/thu thông báo đã được

mã hoá Trong truyền thanh kênh là không khí

+ Nhiễu: Là tất cả những cái làm cho TT bị méo mó + Cái thu: Thu thông báo dưới dạng mã của cái phát

Trong phát thanh cái thu là máy thu thanh

+ Giải mã: Dịch những thông tin mà cái phát gửi đi để

hiểu được nội dung của bản tin đo ù

Trong quản lý, trong đa số các trường hợp sự truyền thông không cần tách bạch ra các thành phần như thế mà gộp thành hai khối chính:

+/ Nguồn tin + mã hoá + cái phát là một gọi chung là

nơi gửi (phát) tin Nó là điểm đầu của quá trình truyền

tin

+ Kênh + Cái thu + giải mã+ người nhận là một và gọi

chung là nơi nhận tin Nó là điểm cuối của q/ trình

truyền tin Trong QL, thuật ngữ "giải mã" để chỉ quá

trình suy nghĩ của người nhận để hiểu được nội dung

bản tin của nơi gửi Đ/ kiện để TT từ nơi gửi biến thành

thông tin của nơi nhận là: Bộ cảm thụ của người nhận phải tiếp nhận được tín hiệu mang tin, người nhận tin phải giải mã được để hiểu nội dung bản tin và thông tin phải phản ánh những cái mới đối với họ.

+ Nơi gửi và các nơi nhận tin gọi là các nút tin Việc

xác định các nút tin là rất quan trọng Nó đảm bảo cho

TT không bị trùng lặp hoặc bị bỏ sót

+ Sự truyền TT là quá trình phát và nhận TT giữa các

nút tin qua các kênh truyền tin

2.2 Mô hình TT ( Hệ thống TT) quản lý trường học Nó là tập họp các phần tử của hệ thống cùng

những mối quan hệ thông tin giữa chúng Là tổ hợp các nút tin được liên kết thành một mạng lưới thống nhất nhằm làm tối ưu việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.

+ Mô hình thông tin thực chất là một lược đồ cho ta

thấy cách tổ chức các nút liên lạc và các đường dây liên lạc (các dòng TT) nối liền các nút đó lại với

nhau Xây dựng một hệ thông tin cần phải chỉ ra

được các thành phần cơ bản: Dòng TT; kênh truyền tin; nút TT Để hệ thống TT đó hoạt động được thì

phải xác định nhịp vận động TT liên kết các thành phần đó lại

+ Lược đồ đơn giản của mô hình thông tin như sau:

Nút tin

Nút tin Nút tin Dòng tin Kênh

Nhiễu

* Nút tin:

Là các bộ phận chức năng có trao đổi thông tin với nhau

(Nơi gửi và các nơi nhận tin) Để hình thành hệ thống TT

phải co ùmột mạng lưới các nút tin được tổ chức chặt chẽ, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng và phải xác định được mối

quan hệ thông tin giữa các nút.

*Dòng tin:

Là sự vận động của các loại TT thu thập được

@ Nếu xét các dòng tin nội bộ nhà trường thì có thể phân

chia các dòng TT như sau:

+ Theo nội dung thông tin có:

-  TT về HĐ giảng dạy của GV

-  TT về HĐ học tập của HS

  -TT về tình hình tư tưởng đạo đức của HS.

  -TT về tình hình nhân sự của nhà trường

 -TT về CSVC- TC…

+ Theo quan hệ TT:

Có các dòng TT xuôi, ngược và các dòng TT ngang

+ Theo chức năng QL:

Có các dòng TT kế hoạch, TT thực hiện, TT kiểm tra…

@ Nếu xét quan hệ giữa nhà trường và môi trường thì có các dòng TT vào, dòng TT ra và dòng TT nội bộ

* Kênh truyền tin

Là môi trường vật chất mà TT vận động từ chỗ phát tin

đến chỗ nhận tin Có 3 loại kênh chủ yếu trong nhà trường:

+ Kênh chữ viết: Thông báo qua sổ sách, theo dõi qua các

loại sổ sách, …

+ Kênh "nghe- nhìn“ (trực tiếp đối diện với nguồn phát tin:

Quan sát kiểm tra trực tiếp các HĐGD ( Dự giờ, kiểm

tra…)

•Nhịp vận động TT:

+ Quá trình TT vận động theo các giai đoạn kế tiếp nhau tạo thành một chu trình khép kín trong các chu kỳ quản lý gọi là nhịp vận động TT của chu kỳ quản lý đó

+ Trong nhà trường có các chu kỳ QL: Ngày/Tuần/Tháng/Học kỳ/Năm học Trong mỗi chu kỳ như vậy TT lại vận

động theo các nhịp kế tiếp nhau tạo thành chu trình khép kín: Truyền TT chỉ huy - Thu TT thực hiện - Xử lý TT thu được - XD và lựa chọn QĐ Phải tổ chức để sự vận động

* Nhiễu ( Tiếng ồn)

Là những nhân tố làm cho TT bị méo mó, gây khó khăn cho người nhận TT ( không nhận được TT hoặc

hiểu sai ý nghĩa của TT)

BÀI TẬP NHÓM

+ Hãy phát hiện tất cả các loại nhiễu thường gặp trong quá trình truyền tin ở đơn vị của đ/c quản lý.

+ Nguyên nhân của tình hình đó.

+ Những biện pháp khắc phục cụ thể.

Có thể kể ra một số nguyên nhân gây nhiễu sau đây trong quá trình truyền tin trong QL:

+ Do các nút tin đứng ở các hệ quy chiếu khác nhau:

Vị trí XH, trình độ nhận thức, kinh nghiệm, hướng tư

duy…nên họ hiểu sai hoặc không hiểu TT của nhau

+ Nhận thức có chọn lọc: TT được người nhận tiếp thu

và hiểu được nhưng lại bị coi là không có ích đối với họ

+ Chướng ngại về ngôn ngữ: Khác biệt ngôn ngữ giừa

người gửi - người nhận, thuật ngữ không thống nhất, ngữ nghĩa đa trị

+ TT bị tắc nghẽn ở một nút tin hoặc một kênh nào đó

(kênh đó bị mất)

+ Hiện tượng tam sao thất bổn ( Tin truyền qua nhiều

+ Nguyên nhân lịch sử: Những sự kiện càng xa về thời

gian càng khó thu được TT chính xác

+ Sự không tin cậy lẫn nhau.

+ Không chú ý lắng nghe và đánh giá vội vàng.

+ Các nút tin bị quá tải TT ( sẽ trình bày riêng trong phần phân cấp xử lý TT)

3/ Các nguyên lý của sự vận động TT trong hệ thống 3.1- Nguyên lý liên hệ ngược:

Phải có liên hệ ngược về TT đủ mạnh báo về hệ chỉ huy diễn biến quá trình thực hiện của hệ bị điều khiển nhằm kịp thời bổ sung, điều chỉnh các QĐ quản lý

3.2- Nguyên lý về độ đa dạng của TT:

Hệ chỉ huy phải có mức đa dạng tối thiểu bằng mức đa

dạng của hệ thực hiện để có đủ bộ phận ứng phó kịp thời với mọi tình huống

3.3-Nguyên lý bổ sung ngoài

Mỗi hệ thống đều hoạt động trong một môi trường cụ thể và luôn có tưong tác với môi trường Phải nhận thêm thông tin từ bên ngoài nhằm tăng độ đa dạng của hệ chỉ huy và giảm độ bất định của hệ thực hiện

3.4- Nguyên lý thích nghi:

Hệ thực hiện thường xuyên biến động và chịu tác động của các nhân tố ngẫu nhiên nên hệ chỉ huy phải mềm dẻo, linh hoạt để tự thích nghi, tự điều chỉnh nhằm đáp ứng những biến động để giữ vững sự ổn định của hệ thống

BÀI TẬP NÃO CÔNG.

1/ Hãy phân tích hoạt động của hệ thống thông tin trong nhà trường của bạn (Hoạt động của các dòng TT? Kênh truyền tin? các nút tin? nhịp vận động TT trong từng chu ky quản lýø? Tình trạng

nhiễu?)

2/ Hãy trình bày những yêu cầu mà đ/c đã đặt ra cho các nút tin trong quá trình truyền tin.

Chương III: XÂY DỰNG HỆ TT QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC I/ Nhiệm vụ của hệ thống TT trường học:

1-    Theo dõi tiến độ hoatï động và phát triển của ĐTQL:

Thu thập TT phản ánh trạng thái của ĐTQL, ghi chép giá trị những thông số quản lý thực tại và những sai lệch so với giá trị chuẩn đã vạch ra ( Từng nút tin phải xử lý TT thu được theo chức năng để xác định độ lệch ấy).

2-    Phân phối TT giữa các khâu và các nhân viên của cơ

quan quản lý tuỳ theo chức năng mà họ đảm nhận.

3-    Đảm bảo cho cơ quan quản lý TT đã xử lý cần cho việc

ra QĐ quản lý.

4-    Đảm bảo sự liên hệ thuận nghịch một cách liên tục,

nhanh chóng, chính xác giữa chủ thể và khách thể quản lý.