PHÁT TRIỂN hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý xử lý điểm THI PHÒNG KHẢO THÍ và đảm bảo CHẤT LƯỢNG TRƯỜNG đại học KINH tế QUỐC dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNKHOA TIN HỌC KINH TẾ Bài tập lớn môn Phát triển hệ thống thông tin quản lý PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XỬ LÝ ĐIỂM THI PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO C

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

Bài tập lớn môn Phát triển hệ thống thông tin quản lý

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XỬ LÝ ĐIỂM THI

PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Lớp Phát triển hệ thống thông tin_1

HÀ NỘI, 2016

Mục lục

Mục lục 1

1 Đề cương dự án 5

1.1 Thông tin chung về dự án 5

1.1.1 Tên dự án 5

1.1.2 Mục tiêu dự án 5

1.1.3 Tên cơ quan chủ trì 5

1.1.4 Nguồn kinh phí thực hiện dự án 5

1.1.5 Thời gian thực hiện 5

1.2 Thực trạng HTTT 5

1.2.1 Mô tả tổ chức 5

1.2.2 Thực trạng của HTTT 5

1.2.3 Tồn tại, cơ hội và giải pháp cho HTTT 6

1.3 Các hoạt động 7

1.3.1 Hoạt động 1 7

1.3.2 Hoạt động 2 7

1.3.3 Hoạt động 3 7

1.3.4 Hoạt động 4 7

1.4 Bảng phân bố chi phí 7

1.5 Tiến độ 8

1.6 Các đối tưởng hưởng lợi ích 8

2 Giai đoạn đánh giá yêu cầu 10

2.1 Lập kế hoạch 10

2.1.1 Phân công công việc 10

2.1.2 Phân bổ chi phí 10

2.2 Yêu cầu 10

2.2.1 Tên yêu cầu 10

2.2.2 Tên bộ phận nêu yêu cầu 10

2.2.3 Hệ thống thông tin nghiên cứu có liên quan tới yêu cầu 11

2.2.4 Những nội dung đề xuất 11

2.3.2 Quá trình thu thập thông tin 11

2.4 Mô tả khung cảnh 11

2.4.1 Các bộ phận, chức năng, vị trí có ảnh hưởng từ hệ thống 11

2.4.2 Đặc trưng về tổ chức 16

2.4.3 Đặc trưng về công nghệ 16

2.5 Hệ thống nghiên cứu 17

2.5.1 Tên gọi của hệ thống 17

2.5.2 Mục đích 17

2.5.3 Mô tả quy trình xử lý điểm 17

2.6 Nêu các vấn đề 17

2.6.1 Dưới góc độ nhà quản lý 17

2.6.2 Vấn đề dưới góc độ người phân tích 17

2.7 Đánh giá về tính khả thi 18

2.7.1 Khả thi về tổ chức 18

2.7.2 Khả thi về kỹ thuật 18

2.7.3 Khả thi về tài chính 18

2.7.4 Khả thi về đạo đức 18

2.7.5 Khả thi về thời gian 19

2.8 Đề xuất của dự án 19

3 Báo cáo giai đoạn đánh giá chi tiết 21

3.1 Lập kế hoạch 21

3.1.1 Phân công công việc 21

3.1.2 Phân bổ chi phí 21

3.2 Trình bày lại yêu cầu 21

3.2.1 Tên yêu cầu 21

3.2.2 Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên 21

3.2.3 Chi tiết vấn đề 22

3.2.4 Yêu cầu 22

3.3 Mô tả phương pháp phân tích 22

3.3.1 Công cụ thu thập thông tin 22

3.3.2 Các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống 24

3.4 Mô tả về môi trường 25

3.4.1 Môi trường ngoài 25

3.4.2 Môi trường tổ chức 25

3.4.3 Môi trường nhân lực kỹ thuật và môi trường kỹ thuật 28

3.5 Mô tả về hệ thống đang tồn tại 28

3.5.1 Tổng lược về hệ thống 28

3.5.2 Đánh giá chi phí hoạt động 29

3.6 Chuẩn đoán HTTT hiện tại, xác định giải pháp 30

3.6.1 Đưa ra chuẩn đoán 30

3.6.2 Xác định các mục tiêu của hệ thống mới 30

3.6.3 Xác định các yếu tố giải pháp 30

3.7 Đánh giá lại khả thi 30

3.8 Đề xuất của dự án 31

CÁC PHỤ LỤC CHO BÁO CÁO 32

A Sơ đồ cấu trúc các bộ phận làm thành khung cảnh của hệ thông nghiên cứu 32 B Sơ đồ IFD 33

C Sơ đồ DFD 37

4 Báo cáo giai đoạn thiết kế logic 40

4.1 Lập kế hoạch 40

4.1.1 Phân công công việc 40

4.1.2 Phân bổ chi phí 40

4.2 Các phương pháp cơ bản thiết kế CSDL 40

4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra 42

4.3.1 Xác định các đầu ra 42

4.3.2 Chuẩn hóa 43

4.3.3 Mô tả và tích hợp các tệp 45

4.3.4 Xác định liên hệ logic giữa các tệp và cấu trúc dữ liệu 46

4.4 Mô hình quan hệ thực thể 47

Phụ lục 48

A Sơ đồ luồng dữ liệu DFD của hệ thống mới 48

B Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) của hệ thống mới 49

5 Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp 50

5.1 Lập kế hoạch 50

5.1.1 Phân công công việc 50

5.1.2 Phân bổ chi phí 50

5.2 Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức 50

5.2.1 Các ràng buộc có liên quan đến tổ chức 50

5.3.1 Xác định biên giới cho phần tin học hóa 51

5.3.2 Xác định cách thức xử lý 53

5.4 Đánh giá các phương án của giải pháp: 53

6 Thiết kế vật lý ngoài 55

6.1 Tổng quan về thiết kế vật lí ngoài 55

6.1.1 Mục đích 55

6.1.2 Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài 55

6.1.3 Một số nguyên tắc thực hiện 56

6.2 Thiết kế chi tiết vào ra 56

6.2.1 Thiết kế vật lí các đầu ra 56

6.2.2 Thiết kế vật lí các đầu vào 59

6.3 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa 69

6.3.1 Giao tác bằng tập hợp lệnh 69

6.3.2 Giao tác bằng các phím trên bàn phím 69

6.3.3 Giao tác qua thực đơn (Menu) 69

6.3.4 Giao tác dựa vào biểu tượng 69

7 Giai đoạn thực hiện kỹ thuật 70

7.1 Lập kế hoạch thực hiện 70

7.1.1 Lựa chọn công cụ phát triển 70

7.1.2 Phân phối công việc cho các thành viên 70

7.1.3 Chi phí dự kiến 70

7.2 Thiết kế vật lý trong 71

7.2.1 Thiết kế CSDL vật lý trong 71

7.2.2 Thiết kế vật lý trong các xử lý 72

7.3 Lập các chương trình máy tính 76

7.4 Thử nghiệm phần mềm 76

7.5 Hoàn thiện tài liệu hệ thống 78

8 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống 79

8.1 Lập kế hoạch 79

8.1.1 Phân công công việc 79

8.1.2 Phân bổ chi phí 79

8.2 Cài đặt hệ thống 79

8.2.1 Phương pháp cài đặt: 79

8.2.2 Quá trình chuyển đổi 79

8.3 Bảo trì hệ thống 80

8.3.1 Các bước của khâu bảo trì HTTT 808.3.2 Quá trình bảo trì HTTT 80

- Giảm bớt 25% thời gian xử lý bài thi trước và sau khi chấm thi

- Giảm 98% số lượng điểm bị nhập sai so với trước

- Giảm 40% khối lượng công việc so với trước cho mỗi cán bộ, nhân viên phòngkhảo thí

- Giảm 30% khối lượng tài liệu giấy cần phải lưu trữ

1.1.3 Tên cơ quan chủ trì

Phòng Khảo Thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục Trường Đại học Kinh tế quốcdân

1.1.4 Nguồn kinh phí thực hiện dự án

Dự kiến tổng kinh phí là 230.000.000 đồng Trong đó:

- Nguồn kinh phí từ nhà trường hỗ trợ: 100.000.000 đồng

- Nguồn kinh phí từ các doanh nghiệp, đơn vị tài trợ: 130.000.000 đồng

1.1.5 Thời gian thực hiện

Dự kiến thực hiện dự án sẽ kéo dài trong khoảng 50 tuần (1 năm), bắt đầu từtháng 10/2015 đến tháng 10/2016

1.2 Thực trạng HTTT

1.2.1 Mô tả tổ chức

- Tên tổ chức: Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

- Loại hình: Phòng ban chức năng của tổ chức giáo dục

- Chức năng: tổ chức và thường trực công tác khảo thí các kỳ thi tuyển sinh, tốtnghiệp cuối khóa, hết học phần theo đúng chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo

1.2.2 Thực trạng của HTTT

- Hệ thống xử lý điểm bài thi tự luận:

 Bài thi sau khi được tổng hợp tại phòng Khảo thí phải thông qua nhiềukhâu trung gian, chuyển đến các phòng ban, bộ môn chấm thi và lênđiểm tại phòng Quản lý Đào tạo tốn thời gian Quy trình xử lý bài thituân thủ chặt chẽ quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo

 Các khâu rọc phách, khớp phách, dồn túi…được thực hiện bằng phươngpháp thủ công, quá trình hoàn toàn do nhân lực con người làm, các

- Hệ thống thông tin xử lý điểm thi đối với bài thi trắc nghiệm đã được phát triểnvới nhiều ưu điểm, tuy nhiên chưa tự động hóa hoàn toàn.

 Do phần lớn công việc còn mang tính thủ công cao nên khó tránh khỏinhững sai sót trong quá trình chấm, nhập điểm, lên điểm,

 Đến mỗi kì thi, phòng Khảo thí luôn phải đối mặt với áp lực công việcvới việc xử lý hàng nghìn bài thì, chưa kể đến những trường hợp phúckhảo sau thi sẽ phải có những thủ tục nhất định để được rà soát lại bàithi, thậm chí có những trường hợp biết điểm muộn nên hết thời hạn cóthể phúc khảo bài thi của mình

- Công nghệ chưa được đầu tư nhiều, trình độ công nghệ thông tin của nhân lựctrong phòng khảo thí chưa cao

1.2.3 Tồn tại, cơ hội và giải pháp cho HTTT

1.2.3.1 Tồn tại

- Quá trình xử lý bài thi thủ công, cồng kềnh phức tạp, gây ra nhiều sai sót

- Quá trình lên điểm lâu, vượt quá thời hạn phúc khảo, ảnh hưởng đến kết quảcủa sinh viên

- Khối lượng công việc lớn, phần lớn là công việc thủ công

1.2.3.2 Cơ hội

Trường Đại học Kinh tế quốc dân là trường Đại học lớn, đội ngũ cán bộ giáoviên ở các Khoa Viện có chuyên môn cao có thể xây dựng, góp ý, giám sát việc thựchiện dự án phát triển hệ thống, đồng thời có đủ điều kiện về tài chính, kỹ thuật… choviệc hoàn thành HTTT

Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước, trường Đại học Kinh tế Quốc dân làmột trong những trường đầy tiên trong cả nước được Bộ giáo dục cho phép tự chủ vềtài chính Do đó trường cũng đang hướng tới hoàn thiện hơn hệ thống thông tin quản

lý và chuyên môn hóa các công việc, có thể ứng dụng nhiều hơn những công nghệhiện đại trong quá trình quản lý cũng như thực hiện công việc

Đất nước cũng đang trong quá trình hội nhập quốc tế, nên xu hướng học hỏinhững ứng dụng công nghệ tiên tiến trong hệ thống thông tin cũng được mở ra, tạođiều kiện cho những thay đổi cần thiết

Đây là cơ hội để giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, nâng cao chấtlượng giáo dục, hoàn thiện HTTT của trường, góp phần khẳng định vị thế, uy tín củaTrường Đại học Kinh tế quốc dân

1.2.3.3 Giải pháp

- Tiến hành tin học hóa, áp dụng công nghệ vào một số khâu trong hệ thốngthông tin quản lý xử lý điểm thi, mà chủ yếu là khâu xử lý phách, lên điểm ởphòng khảo thí

- Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu hợp lý, từ đó có thể truy xuất thông tin dễdàng

- Vấn đề bảo mật thông tin trong quá trình thử nghiệm hệ thống mới

1.3 Các hoạt động

1.3.1 Hoạt động 1

- Tên hoạt động: Phân tích chi tiết về hệ thống thông tin quản lý điểm thi củaphòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng hiện tại

- Mục tiêu: nắm rõ ưu điểm, nhược điểm và các yếu tố của hệ thống cũ, từ đó có

cơ sở để phát triển hệ thống xử lý điểm mới

- Nội dung:

 Nghiên cứu về đặc điểm, cách vận hành của hệ thống

 Chỉ ra những vấn đề của hệ thống

 Phân tích nguyên nhân của những tồn tại

 Chỉ ra hướng phát triển cho hệ thống

1.3.2 Hoạt động 2

- Tên hoạt động: Thiết kế logic

- Mục tiêu: có hệ cơ sở dữ liệu đầy đủ, hợp lý, phù hợp với yêu cầu xử lý điểmthi của hệ thống, hoàn thiện các xử lý tra cứu và cập nhật

- Nội dung:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu xử lý điểm thi

 Thiết kế xử lý và và thiết kế các dòng vào (mã phách, mã sinh viên,thông tin sinh viên…)

 Bổ sung tài liệu và hợp thức hóa mô hình logic

1.3.3 Hoạt động 3

- Tên hoạt động: Thiết kế vật lý ngoài

- Mục tiêu: có được mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được đưa ra

- Nội dung: thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin chongười sử dụng

1.3.4 Hoạt động 4

- Tên hoạt động: Thực hiện kỹ thuật, cài đặt và bảo trì

- Mục tiêu: Hoàn thiện HTTT xử lý điểm thi, khắc phục những sai sót của hệthống, đưa hệ thống đi vào sử dụng

- Nội dung:

 Lập trình chương trình

 Thử nghiệm phần mềm

 Hoàn thiện tài liệu hệ thống

 Cài đặt thí điểm hệ thống tại phòng Khảo thí

 Lập kế hoạch chuyển đổi

 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng

 Bảo trì hệ thống

1.4 Bảng phân bố chi phí

2 Phân tích chi tiết 50.000.000

1.6 Các đối tưởng hưởng lợi ích

 Trung tâm ĐBCLGD và khảo thí:

- Với hệ thống hiện tại:

 Công việc làm phách, hồi phách và nhập điểm hoàn toàn thủ công Lưutrữ bài thi trong kho tốn diện tích, truy cứu thông tin, tìm kiếm khókhăn

 Ngoài ra, nếu chấm thi theo phương pháp thủ công thì trường học cũngmất rất nhiều thời gian và công sức để tập hợp các dữ liệu dành cho việcchấm điểm mỗi kỳ Việc sai sót là không thể tránh khỏi

- Với hệ thống mới:

 Công việc được tin học hóa hoàn toàn, dữ liệu được máy xử lý nhanh,lưu trữ điện tử an toàn, tra cứu, tìm kiếm, báo cáo nhanh tức thời, tiếtkiệm tối đa thời gian và nhân lực

 Việc sử dụng hệ thống mới cũng đồng thời làm tăng tính chuyên nghiệpcủa trung tâm ĐBCLGD và khảo thí trước các trung tâp hỗ trợ đào tạokhác và sinh viên trong trường

 Sinh viên

- Với hệ thống hiện tại:

 Tốn nhiều thời gian chờ điểm thi học phần

 Phúc tra điểm thi diễn ra qua nhiều công đoạn, tốn thời gian, chi phí

2 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

2.1 Lập kế hoạch

2.1.1 Phân công công việc

Công việc thực hiện Thời gian dự kiến Thành viên phụ trách

2 Phương pháp đánh giá yêu cầu 2 ngày Trương Thị Hạnh

3 Mô tả khung cảnh 4 ngày Đặng Thị DiệuNguyễn Thị Kim Anh

6 Đánh giá khả thi

Phan Thị HàCao Thị Kim Ngân

7 Đề xuất của dự án 2 ngày Vũ Phương ThảoBùi Minh Trang

2.1.2 Phân bổ chi phí

2.2 Yêu cầu

2.2.1 Tên yêu cầu

Phát triển hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm Phòng khảo thí và đảm bảochất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân

2.2.2 Tên bộ phận nêu yêu cầu

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốcdân

2.2.3 Hệ thống thông tin nghiên cứu có liên quan tới yêu cầu

Hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượnggiáo dục Trường Đại học Kinh tế quốc dân

2.2.4 Những nội dung đề xuất

- Rút ngắn thời gian xử lý phách và lên điểm

- Giảm thiểu sai sót trong quá trình đánh phách và khớp phách

- Hiện đại hóa khâu xử lý bài thi

- Giảm khối lượng công việc cho phòng Khảo thí

2.3 Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu

2.3.1 Công cụ thu thập thông tin

- Tài liệu có liên quan

- Bảng câu hỏi phỏng vấn

- Giấy, bút ghi chép

2.3.2 Quá trình thu thập thông tin

- Nghiên cứu các tài liệu có liên quan của Bộ Giáo dục và Đào tạo, văn bản công

bố trên trang web của Phòng Khảo thí: làm rõ quy trình xử lý phách, lên điểmcủa phòng Khảo thí, các quy chế liên quan

- Quá trình phỏng vấn:

 Phỏng vấn Thạc sĩ Tạ Mạnh Thắng (Phó trưởng phòng Khảo thí và Đảmbảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân): tìm hiểu cácvấn đề tồn tại trong hệ thống xử lý điểm thi ở phòng khảo thí, tham khảomột số giải pháp do Phòng Khảo thí đề xuất, một số kế hoạch của phòngkhảo thí nhằm phát triển hệ thống thông tin phục vụ cho kỳ thi hết họcphần

 Phỏng vấn sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân: làm rõ các vấn đềliên quan đến điểm thi, thời gian biết điểm, mong muốn của sinh viên vềthời gian biết điểm

- Quan sát: quan sát về khung cảnh phòng khảo thí, thái độ làm việc của cácchuyển viên…

1 ThS Lê Xuân Tùng 1 Phụ trách các mảng công tác của phòng.2 Phụ trách trực tiếp công tác Khảo thí, công tác tổ

chức thi trắc nghiệm trên máy tính

2 ThS Tạ Mạnh Thắng 1 Phụ trách công tác Đảm bảo chất lượng giáodục

2 Phụ trách công tác cố vấn học tập

3 ThS Nguyễn T.Chung

1 Chịu trách nhiệm quản lý công tác CVHT củacác đơn vị: Bất động sản và KHTV; Khoa họcQuản lý; KT&QL Môi trường và Đô thị; Ngoạingữ kinh tế; Thông Tin Kinh tế; Toán Kinh tế

2 Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần(theo phân công nhóm thư ký phục vụ thi họcphần)

3 Trực thi nghiệm trên máy theo kế hoạch thi

4 Tham gia công tác_ĐBCLGD theo phân công cụthể của Lãnh đạo phòng

4 Nguyễn Minh Hà

1 Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí củacác Khoa, Viện: Quản trị KD, Kinh tế &QLNNL, Du lịch và KS, Thương mại và Kinh tế

QT, Đầu tư, Ngoại ngữ, Kế hoạch phát triển

2 Theo dõi việc thực hiện kế hoạch phục vụ in sao

đề thi, thu bài thi của thư ký-cộng tác viên

3 Trực in đề thứ hai hàngtuần (khi không có thư ký

in đề)

4 Tham gia cộng tác lấy ý kiến người học phối hợptham gia công tác theo sự phân công cụ thể củaLãnh đạo phòng

5 ThS Trần Đức Hiếu

1 Chịu trách nhiệm lý công tác khảo thí của cácKhoa, Viện: Khoa học QL, Lý luận chính trị,Môi Truờng và Đô thị, Toán kinh tế, Bảo hiểm

2 Chịu trách nhiệm lưu trữ để thực hiện triển khaingân hàng câu hỏi thi

3 Trực in đề thứ ba và thứ năm hằng tuần (khikhông có thư ký in đề)

4 Soạn kế hoạch năm, kế hoạch quý hoăc theo thời

kỳ về công tác Đảm bảo chất lượng giáo dục;theo dõi việc thực hiện kê hoạch đã phê duyệt;soạn các báo cáo tổng hợp về công tácĐBCLGD

5 Tham gia công tác kiểm định chất lượng giáodục của trường theo phân công

6 ThS Vũ T Thu Hà

1 Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí củacác Khoa, Viện: Luật, Kế toán, Tin học kinh tếCNTT, Kinh tế học, CT Tiên Tiến và POHE,Các lớp chuyển đổi hệ SĐH

2 Lập kế hoạch phân công thư ký phục vụ công táckhảo thí và phụ trách thanh quyết toán các khoảnchi cho thư ký

3 Phụ trách VPP của phòng; quản lý công tác phânphối giấy thi, túi đựng bài thi, túi đựng đề thi họcphần cho các hệ

4 Phụ trách báo cáo tuần, báo cáo tổng hợp cáchoạt động của phòng

5 Trực in đề thứ tư hàng tuần (khi không có thư ký

in đề)

6 Trực thi trắc nghiệm trên máy theo kế hoạch thi

7 Chịu trách thanh quyết toán các khoản chi liênquan tới công tác CVHT và công tác ĐBCLGD

8 Phụ trách công đoàn phòng

7 Nguyễn Quang Kết

1 Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí cácKhoa, Viện: Viện NC KTPT, Ngân hàng TC,Marketing, Giáo dục quốc phỏng, Viện Châu ÁBình Dương, Thống kê kinh tế

2 Chịu trách nhiệm quản lý công tác tổ chức thitrắc nghiệm trên máy tính

3 Tổng hợp số liệu liên quan tới thư ký triển khaicông tác khảo thí các kỳ thi học phần đề phục vụthanh quyết toán

4 Phụ trách cơ sở vật Chất, thiết bị của phòng

5 Trực in đề thứ sáu hàng tuần (khi không có thư

ký in để)

6 Tham gia Công tác ĐBCLGD theo điều động cụthể từng kế hoạch trong năm

8 Nguyễn Tuyết Thanh 1 Đầu mối tổng hợp các hoạt động của công tác

Cố Vấn học tập, lập kế hoạch hoạt động củatừng kỳ, của năm hoặc của thời theo dõi việcthực hiện kế hoạch soạn các báo cáo tổng hợp

về công tác cố vấn học tập, tổng hợp dữ liệu liênquan tới các khoản chi cho công tác cố vấn họctập đề phục vụ việc thanh quyết toán

2 Chịu trách quản lý công tác CVHT của các đơnvị: Du lịch Khách sạn; Kinh tế học; Luật Kinhdoanh; Quản trị kinh doanh; Thương mại và

cho SV trên trang Web.

4 Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần(theo phân công nhóm thi phục vụ thi họcphần)

9 Nguyễn Trọng Tuấn

1 Chịu trách quản lý công tác CVHT của các đơnvị: Kế toán; Marketing; Viện Ngân hàng tàichính; Khoa Kế hoạch phát triển, Khoa Đầu tư,Khoa Bảo hiểm

2 Chịu trách quản lý trang Web của phòng

3 Tham gia công tác ĐBCLGD theo phân công cụthể từng công việc

4 Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần(theo phân công nhóm thư ký phục vụ thi họcphần)

5 Trực thi trắc nghiệm trên máy theo kế hoạch thi

 Phòng Quản lý đào tạo

ST

1 Nguyễn Quang Dong Trưởngphòng

Quản lý toàn diện các hoạt động củaphòng theo chức năng, nhiệm vụ đượcgiao Trực tiếp phụ trách các mảng côngtác:

- Quản lý mã sinh viên

- Quản lý sự thay đổi của sinh viên các

hệ: Xét lưu ban, lên lớp, ngừng và thôihọc hệ chính quy

- Quản lý học phí sinh viên

- Quản lý website của phòng

- Phát triển các chương trình đào tạo.

- Xây dựng chuẩn đầu ra

- Bố trí lịch họp, thư ký các cuộc họp

của phòng

- Thanh toán, chi phí hành chính, quản

lý tài sản, thiết bị của phòng

- Tham gia chuẩn bị tuyển sinh cho các

1 Viện Ngân hàng-Tài chính

2 Viện Công nghệ thông tin kinh tế

6 Viện Kế toán - Kiểm toán

7 Khoa Lý luận chính trị

8 Khoa Môi trường và đô thị

9 Khoa Kinh tế học

10 Khoa Luật

11 Khoa Đầu Tư

12 Khoa Bảo hiểm

13 Khoa Toán Kinh tế

14 Khoa Ngoại ngữ Kinh tế

15 Khoa Khoa học quản lý

16 Khoa Giáo dục Quốc phòng

17 Khoa Kế hoạch & Phát triển

18 Khoa Bất động sản và kinh tế tàinguyên

19 Khoa Thống kê

20 Khoa Du lịch & Khách sạn

21 Khoa Marketing

22 Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhânlực

23 Khoa Quản Trị Kinh Doanh

24 Khoa Tin học Kinh Tế

25 Bộ môn Thể dục Thể thao

2.4.2 Đặc trưng về tổ chức

- Thành lập: Căn cứ vào tình hình thực tế và để phù hợp với mục tiêu, chiến

lược phát triển trường, ngày 31/12/2013 Hiệu trưởng trường Đại học Kinh tếQuốc dân đã ký Quyết định số 809/QĐ-ĐHKTQD thành lập Phòng Khảo thí vàĐảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở tách Phòng Thanh tra, Đảm bảo chấtlượng giáo dục và Khảo thí

- Nhân sự: Tính đến năm 2015, nhân sự phòng Khảo thí hiện có 10 người, gồm

9 chuyên viên và 1 văn thư Trong đó, có 8 Thạc sĩ và 2 Cử nhân

2.5.1 Tên gọi của hệ thống

HTTT quản lý xử lý điểm phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng trường Đạihọc Kinh tế quốc dân

2.5.2 Mục đích

Xử lý phách, lên điểm cho bài thi hết học phần

2.5.3 Mô tả quy trình xử lý điểm

2.6.2 Vấn đề dưới góc độ người phân tích

Hệ thống thông tin quản lý xử lý bài thi hiện nay phần lớn các công việc đều làthủ công (chiếm đến hơn 90%), các chỉ một số công việc ứng dụng tin học hóa nhưngchỉ dừng ở mức đơn giản, chủ yếu là giao tác người- máy như công đoạn lên điểm

Với lượng xử dữ liệu mỗi kỳ thi là rất lớn Hệ chính quy có khoảng gần 18000sinh viên, mỗi sinh viên trung bình một đợt thi sẽ tham dự khoảng 4-5 bài thi, nhưvậy, có từ 70000 đến 90000 lượt bài thi phải ghi mã phách, rọc phách, ghép pháchhoàn toàn thủ công – đây là công việc quá tải đối với phòng Khảo thí chỉ với 9 thànhviên

Trải qua nhiều công đoạn thủ công cũng làm khả năng xảy ra sai sót lớn Ghi

mã phách và ghép phách thủ công đến hàng chục nghìn bài thi trong áp lực thời gianngắn, đồng thời có đến 2 giai đoạn nhập điểm cơ học ở Phòng khảo thí và tại Khoa, bộmôn, sai sót rất có thể xảy ra

Hệ thống này gây quá tải cho nhân sự phòng Khảo thí, tiềm ẩn nhiều sai sót,tốn nhiều thời gian, chi phí, gây lãng phí nguồn lực của tổ chức

2.7 Đánh giá về tính khả thi

2.7.1 Khả thi về tổ chức

- Dự án được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu chính sách quản lí nhân sự củadoanh nghiệp, không làm thay đổi nhiều về mặt cơ cấu nhân sự và cấu trúc tổchức của các phòng ban liên quan mà chủ yếu thay đổi về quy trình làm việc

- Dự án được xây dựng trên sự cho phép của ban lãnh đạo trường và phòng ban

- Các cán bộ phòng ban bên cạnh việc trả lời phỏng vấn còn sẵn sàng tham giavào dự án và có thời gian để tham gia khóa đào tạo vận hành hệ thống mới.

2.7.2 Khả thi về kỹ thuật

- Dự án chỉ nâng cấp hệ thống, không thay đổi toàn bộ hệ thống Chủ yếu tậptrung tự động hóa các biểu mẫu, cụ thể là Biểu 4 và Biểu phách, giảm thiểu cáccông đoạn thủ công, qua nhiều giai đoạn của việc xử lý điểm hiện tại

- Phần mềm phục vụ cho việc xử lý điểm không quá phức tạp, giao diện thânthiện với người sử dụng, không đòi hỏi cấu hình cao, hoạt động hiệu quả trênnền hệ thống máy tính sẵn có với chip Intel core i3 và Ram 2G

- Các biểu mẫu điện tử xây dựng đơn giản, dễ sử dụng, hoàn toàn phù hợp vớitrình độ tin học văn phòng của Giảng viên chấm bài và nhân viên phòng Khảothí

- Sự ưng thuận: Các chuyên viên phòng khảo thí được đào tạo về cách sử dụngcông nghệ và chấp nhận rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm quen với hệthống mới

- Tối thiểu hóa rủi ro: Thông tin bài thi được bảo mật tuyệt đối

- Tính xác thực, tin cậy và chính xác cao, trong trường hợp xảy ra sai sót, kiếnnghị được chuyển lại về phòng khảo thí, các chuyên viên rà soát theo từngkhâu, đảm bảo sự công bằng cho sinh viên

2.7.5 Khả thi về thời gian

- Dự án được dự tính hoàn thành trong 1 năm, bao gồm phân tích đánh giá, triểnkhai hệ thống, cài đặt và bảo trì

- Dữ liệu phục vụ cho hệ thống mới chủ yếu là có sẵn, chỉ tập trung vào sửa đổi

và thiết kế cơ sở dữ liệu mới phù hợp với yêu cầu, trong vòng 1 năm, có thểhoàn thành đúng tiến độ

2.8 Đề xuất của dự án

- Đề xuất của dự án: nhóm dự án đề xuất giải pháp sử dụng biểu 4 điện tử, trong

đó khâu khớp phách và khâu lên điểm trên hệ thống QLĐT là tự động

- Nhiệm vụ cần thực hiện:

 Mua các thiết bị hỗ trợ hoạt động: thiết bị máy chủ, máy tính,…

 Mua ngoài hoặc thiết kế các phần mềm phục vụ quá trình xử lý, sao lưu,truy xuất thông tin

 Thiết kế, hướng dẫn nâng cao trình độ tin học cho nhân viên sử dụng cácthiết bị phần cứng, viễn thông và phần mềm

- Đề xuất về chi phí: 230.000.000 VND

 Phần cứng, phần mềm và viễn thông: 180.000.000VND

 Huấn luyện, nâng cao tin học văn phòng cho nhân viên: 50.000.000VND

- Đề xuất về thời gian: 1 năm ( 50 tuần)

3 Báo cáo giai đoạn đánh giá chi tiết

3.1 Lập kế hoạch

3.1.1 Phân công công việc

Công việc thực hiện Thời gian dự kiến Thành viên phụ tráchTrình bày lại yêu cầu, sơ đồ khung

Mô tả về môi trường

Bùi Thị Hương

Lê Thị Thu HồngĐặng Thị Diệu

Mô tả về hệ thống đang tồn tại

Bùi Minh TrangNguyễn Thị Kim AnhChuẩn đoán hệ thống hiện tại và xác

định yếu tố giải pháp

3.1.2 Phân bổ chi phí

3.2 Trình bày lại yêu cầu

3.2.1 Tên yêu cầu

Phát triển hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm thi tại phòng Khảo thí và Đảmbảo chất lượng Trường Đại học Kinh tế quốc dân

3.2.2 Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên

- Quá trình xử lý bài thi 1 cách thủ công cùng với nguồn lực khan hiếm dẫn đếnthời gian thực hiện kéo dài, chi phí lớn

- Độ chính xác chưa cao, dễ sai sót trong quá trình khớp phách và lên điểm

- Gặp khó khăn trong việc tìm lại bài thi nếu sinh viên có yêu cầu phúc tra.

3.2.3 Chi tiết vấn đề

 Quy trình xử lý điểm với bài thi tự luận

- Phòng khảo thí nhận bài thi từ cán bộ coi thi - kiểm tra bài thi - đánh phách

- rọc phách (tối đa 1 tuần)

- Bài thi được gửi đến các bộ môn chấm thi – Mỗi bài có 2 giáo viên được

phân công ngẫu nhiên chấm tay (tối đa 4 tuần)

- Bài thi sẽ được chuyển lại cho phòng khảo thí để hồi phách, lên điểm nhập

điểm thi vào Bảng điểm học phần (tối đa 1 tuần)

- Nhập điểm trên mạng quản lý đào tạo vào tài khoản cá nhân của sinh viên

(tối đa 1 tuần) Quá trình nhập điểm là bán thủ công, dễ xảy ra sai sót Khiyêu cầu sửa chữa phải trải qua quy trình khá phức tap: người nhập điểm viếtđơn yêu cầu sữa chữa, sau đó lãnh đạo phòng đào tạo phê chuẩn và phânquyền cán bộ sửa điểm

- Thông báo - kiểm tra - đính chính học phần - lưu trữ tài liệu chấm thi (tối đa

1 tuần)

=> Tất cả các công đoạn xử lý bài thi vẫn được thực hiện thủ công, thời gian mất tối

đa là 8 tuần với số lượng 9 cán bộ của phòng khảo thí, đây là công việc vất vả, dễnhầm lần (Với số lượng bài thi cần xử lý phách là quá lớn)

 Quy trình xử lý điểm với bài thi trắc nghiệm

Đối với hình thức thi trắc nghiệm, quy trình xử lý điểm có sự chính xác cao,tuy nhiên nhập điểm lên hệ thống quản lý đào tạo vẫn phải trải qua quy trình thủ công

do hệ thống quản lý điểm của CMC chưa đồng bộ với hệ thống khác, vẫn còn một sốràng buộc do yêu cầu bảo mật, chưa cho phép kết nối điểm trực tiếp mà phải cập nhật

- Tiết kiệm thời gian ráp phách, nhập điểm

- Tiết kiệm chi phí

- Rút ngắn thời gian phúc khảo

- Đảm bảo chính xác trong tất cả các quy trình

3.3 Mô tả phương pháp phân tích

3.3.1 Công cụ thu thập thông tin

 Tài liệu nghiên cứu

Các tài liệu nghiên cứu thu thập được trên website Phòng Khảo thí và Đảm bảo chấtlượng giáo dục: http://khaothi-dbclgd.neu.edu.vn/index.aspx

- Các quyết định, thông báo về công tác khảo thí

 Quyết định số 1738 về việc ban hành Quy định về tổ chức thi học phầntheo hình thức trắc nghiệm trên máy tính

 Quyết định số 2470 về việc ban hành Quy định về công tác chấm thihọc phần theo hình thức thi viết

 Quyết định số 39 về việc ban hành "Quy định tạm thời về việc thốngnhất quản lý giấy thi, túi đựng bài thi, bảng điểm học phần”

 Quyết định số 694 Quy định về tổ chức xem lại kết quả bài thi học phần

- Các biểu mẫu liên quan

 Mẫu biên bản chấm lại bài thi học phần (Theo QĐ 694)

 Mẫu đề thi (Theo QĐ 1962)

 Mẫu nhập điểm chấm bài thi - Biểu 4 (Theo QĐ 2470)

 Mẫu đề nghị thanh toán ra đề thi và chấm thi kết thúc học phần (Theo

QĐ 2470)

 Phỏng vấn

- Tiến hành quá ba giai đoạn:

 Chuẩn bị phỏng vấn: chuẩn bị bảng hỏi, nội dung và phân bổ nhân lực điphỏng vấn

 Tiến hành phỏng vấn: Lên lịch hẹn và tiến hành phỏng vấn Phỏng vấnThạc sĩ Tạ Mạnh Thắng (Phó trưởng phòng Khảo thí và Đảm bảo chấtlượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân)

Đề cương phỏng vấn

- Không khí làm việc nghiêm túc, tuân thủ các quy định hành chính.

3.3.2 Các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống

Sử dụng các công cụ mô hình hóa HTTT: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồluồng dữ liệu (DFD) sẽ được trình bày trong phần Phụ lục báo cáo

3.4 Mô tả về môi trường

3.4.1 Môi trường ngoài

- Loại hình của tổ chức: Là cơ quan hành chính nhà nước phục vụ đào tạo và

giáo dục

- Loại sản phẩm dịch vụ cung cấp: Cung cấp các dịch vụ về khảo thí, kiểm định

và đảm bảo chất lượng giáo dục cho trường Đại học Kinh tế Quốc dân

- Ngành hoạt động: Giáo dục phục vụ công cộng.

- Sự phát triển chung của ngành: Từng bước cải thiện và nâng cao chất lượng

phục vụ theo hàng năm

- Cạnh tranh: Không có cạnh tranh.

- Xu thế công nghệ trong ngành: Từng bước tin học hoá các khâu, công đoạn để

giảm thiểu các bước và thời gian thực hiện và tăng hiệu quả làm việc

- Những bộ luật cơ bản phải tuân thủ:

 Nội quy trường Đại học Kinh tế Quốc dân Các văn bản được trườngđưa ra liên quan đến vấn đề khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục

 Các điều khoản được quy định trong Luật giáo dục

 Những yếu tố chính của sự thành công của tổ chức

 Nhận được sự quan tâm kịp thời kịp lúc của lãnh đạo, đảng bộ trườngĐại học Kinh tế Quốc dân

 Có được sự phối hợp đồng bộ từ nhà trường, các khoa, viện, bộ môn vàcác ban ngành

 Nhân viên trong phòng có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn tốt, tậntâm với công việc, luôn đảm bảo tính khách quan và công bằng Luônđoàn kết, phối hợp chặt chẽ cùng nhau để đảm bảo hiệu quả công việc

 Có được sự đóng góp về ý kiến cải thiện và chất lượng phục vụ từ giáoviên và sinh viên nhà trường

3.4.2 Môi trường tổ chức

 Triết lý hoạt động

- Trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời.

- Công khai về các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá hoạt động của các đơn vị; công

khai về các tiêu chuẩn sản phẩm đầu ra cho Trường hoạt động, từng đầu việccủa các đơn vị

 Sứ mệnh : Là trường trọng điểm quốc gia, trường ĐH hàng đầu về kinh tế, quản

lý và quản trị kinh doanh trong hệ thống các trường ĐH của Việt Nam, chính vìthế Phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng Trường ĐH Kinh tế Quốc dân có sứmệnh góp phần giúp trường cung cấp cho xã hội các sản phẩm đào tạo, nghiêncứu khoa học, tư vấn, ứng dụng và chuyển giao công nghệ có chất lượng cao,

có thương hiệu và danh tiếng, đạt đẳng cấp khu vực và quốc tế về lĩnh vựckinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh, góp phần quan trọng vào sự nghiệpcông nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội nhập kinh tế thếgiới

 Tầm nhìn : Trường Đại học Kinh tế Quốc dân phấn đấu phát triển thành trườngđại học định hướng nghiên cứu, trường đại học đa ngành có uy tín, đạt chất

lượng đẳng cấp khu vực và quốc tế trong lĩnh vực quản lý kinh tế, quản trị kinhdoanh và một số lĩnh vực mũi nhọn khác Phấn đấu trong những thập kỷ tới,trường được xếp trong số 1000 trường đại học hàng đầu trên thế giới.

 Chức năng : Tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý, triển khai công tác khảo thí,đảm bảo chất lượng giáo dục, công tác cố vấn học tập của trường

 Nhiệm vụ :

- Xây dựng các quy trình đảm bảo chất lượng (các tiêu chuẩn, tiêu chí để đánh

giá hoạt động của các bộ phận) của Trường ĐH Kinh tế Quốc dân và giám sátviệc thực hiện chính sách chất lượng

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu ra các quyết định liên quan tới quy trình, quy

định biên soạn các loại đề thi và hình thức thi kiểm tra, đánh giá, nghiên cứu,

đề xuất với Ban Giám hiệu những phương án cải tiến, phát triển các hình thứcthi phù hợp với yêu cầu đào tạo của các ngành, các hệ bậc đào tạo Phối hợpvới các đơn vị liên quan tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống ngân hàng đềthi, ngân hàng câu hỏi thi cho từng môn học

- Định kỳ tiến hành tự đánh giá toàn bộ hoạt động của nhà trường và đăng ký

kiểm định chất lượng giáo dục, bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá

- Thường trực công tác khảo thí đối với các loại hình thi tuyển sinh, thi tốt

nghiệp, thi học phần của các hệ đào tạo: tổ chức giám sát việc bốc thăm, tổhợp, sao in đề thi, chủ trì các khâu phục vụ công tác chấm thi, lưu trữ, xử lý kếtquả thi, chủ trì các công tác xem lại bài thi, tổ chức thi theo hình thức thi trắcnghiệm trên máy tính

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị, tài sản được giao để thực hiện

nhiệm vụ liên quan tới công tác khảo thí của Trường

 Kế hoạch phát triển : ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xử lý điểm thi( làm phách, hồi phách, lên điểm)

 Phân tích SWOT (Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội – Thách thức)

-Đội ngũ nhân viên có trình độ đại học trở

lên (5 thạc sĩ, 4 cử nhân), đều ở độ tuổi

trung tuổi, có nhiều năm kinh nghiệm làm

việc, có chuyên môn tốt, nhiệt tình, đam

mê công việc

-Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

được trường ĐH KTQD chú trọng đầu tư

và phát triển

-Cơ sở vật chất đáp ứng đủ quy trình làm

việc hiện tại

-Hệ thống thi trắc nghiệm hiện đại đã

-Cán bộ nhân viên trong phòng đều ở độtuổi trung tuổi, khó khăn trong việc tiếpcận với quy trình làm việc mới khi đưamáy móc mới vào quy trình đã quenthuộc với họ

-Vào mùa thi, số lượng nhân viên trongphòng không đáp ứng được đủ khối lượngcông việc

-Máy móc, thiết bị trong phòng đã sửdụng trong thời gian dài và trở nên cũ kĩ,lỗi thời

-Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

được sự giúp đỡ, hỗ trợ, phối hợp thực

hiện công việc từ nhiều phòng ban khác

đào tạo của trường ĐH KTQD nên được

nhà trường quan tâm đầu tư và hướng đến

hoàn thiện công tác Khảo thí

- Với mục tiêu đào tạo đội ngũ lao động

có chất lượng cho xã hội, phòng Khảo thí

và Đảm bảo chất lượng ngày càng có vai

trò quan trọng trong công tác giáo dục

Với vị trí ngày càng được nâng cao, cơ

hội phát triển, khẳng đinh và hoàn thiện

bộ máy hoạt động của phòng ngày càng

được mở rộng

- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

trường ĐH KTQD sẽ trở thành tiên phong

trong việc áp dụng các công nghệ hiện đại

vào công tác Khảo thí

- Trường ĐH KTQD là một trong nhữngtrường ĐH đầu tiên của cả nước được Bộgiáo dục cho tự chủ về tài chính nênnguồn tài chính phân bổ cho phòng PhòngKhảo thí và Đảm bảo chất lượng còn hạnchế, rất khó khăn trong việc thay đổi thiết

dục- Phân bố địa lý

HTTT xử lý điểm hoạt động trên phạm vi các giảng đường của trường, cụ thể

là Trường Đại học Kinh tế quốc dân (Đường Trần Đại Nghĩa), Trường Trungcấp công thương, Trường THPT Huỳnh Thúc Kháng (Phố Vũ Trọng Phụng).Như vậy, phân bố địa lý của HTTT là tương đối rộng

 Mục tiêu

- Mục tiêu chung: giữ vững và phát huy vai trò của phòng ban từ khi thành

lập đến nay nhằm phục vụ tốt trong công tác đào tạo giáo dục của trường

ĐH Kinh tế Quốc dân

 Tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến, ngân sách vay và dự kiến cho HTTT

- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế

quốc dân là Phòng ban chức năng của tổ chức giáo dục công lập, do vậy,phòng hoạt động dựa trên Ngân sách của của trường, theo quy định của Nhànước

- Đầu tư dự kiến cho dự án từ trường là 50.000.000 đồng

- Đầu tư từ các tổ chức tài trợ là 50.000.000 đồng

3.4.3 Môi trường nhân lực kỹ thuật và môi trường kỹ thuật

- Phần cứng: Hệ thống máy tính trạm HP, chip Intel core i3-3220 (3.3GHz, 3MB

L3 cache, Socket 1155), Ram ~ 2GB Kingston bus 1600 HDD 250GB Máychủ SuperMicro X9-SC733T Intel Xeon E5-2609, 2.4GHz, ram 8GB , HDD2TB

- Phần mềm :

 Đa phần là máy tính Windows XP, chủ yếu là ứng dụng MicrosoftOffice, với các phần mềm văn phòng soạn thảo văn bản, bảng tính đơngiản …

 Các máy tính chưa cài đặt và sử dụng phần mềm nào liên quan đến dự

án phát triển HTTT sắp triển khai

- Máy chủ lưu trữ thông tin đặt tại Viện Công nghệ thông tin.

- Có các chuyên viên từ bên ngoài, chuyên viên của Phòng khai thác, phối hợp

hoạt động và phát triển cùng các phòng, ban khác có liên quan

3.5 Mô tả về hệ thống đang tồn tại

3.5.1 Tổng lược về hệ thống

- Lý do tồn tại : hệ thống giúp quản lý bài thi được tốt hơn.Việc rọc phách và mãhóa mỗi bài thi với những mã số riêng giúp đảm bảo được tính chính xác trongcông tác ghép lại phách, nhập điểm và phúc tra Hệ thống giúp bài thi đượcđảm bảo về tính bảo mật, dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và đảm bảo được tínhcông bằng trong công tác chấm thi

- Những người sử dụng : chủ yếu là cán bộ phòng khảo thí chịu trách nhiệm vềcông tác rọc phách, hồi phách và lên điểm

- Các mối liên hệ của nó với hệ thống khác trong tổ chức : Quá trình khảo thí nóichung cũng như hoạt động của phòng quản lý đào tạo nói riêng có ảnh hưởng

vô cùng lớn tới hoạt động của các tổ chức, phòng ban khác như các viện, các tổchuyên môn, Sau khi đã lên lịch thi và danh sách sinh viên, đề thi sẽ đượcchuyển sang phòng quản lý đào tạo để in sao đề và niêm phong trước ngày khi,sau khi sinh viên hoàn thành kì thi tất cả bài thi sẽ được chuyển đến phòngquản lý đào tạo để bắt đầu quá trình rọc phách, sau đó bài thi được chuyển chocác tổ chuyên môn, để chấm điểm; sau khi quá trình này kết thúc bài thi sẽđược chuyển ngược lại phòng quản lý đào tạo để ghép phách và lên điểm, Tất

- Các phương thức xử lý :

 Làm phách: thủ công: Sau khi nhận bài thi của sinh viên về, tiến hành cắt phầnthông tin của sinh viên ra riêng và phần bài thi riêng, sau đó mã hóa mỗi bài thi cómột mã riêng Sau đó, cán bộ phòng khảo thí sẽ lập bảng danh sách ghi mã số của bàithi và giáo viên, vào đó rồi chuyển qua cho giáo viên bộ môn đã được phân côngchấm bài

 Ghép phách: thủ công: Giáo viên chấm thi xong thì ghi lại điểm ra bảngdanh sách mà cán bộ phòng khảo thí trước đó đã đưa Danh sách đó được chuyển lại

về phòng khảo thí Tương ứng với mỗi mã số được mã hóa trên bài thi thí sinh, phòngkhảo thí tiến hành ghép lại phách mà ban đầu đã rọc Sau đó tiến hành nhập điểm vàodanh sách chính thức và trả về cho bộ môn

 Phúc tra: thủ công: sau khi sinh viên ghi rõ thông tin vào tờ đơn xin phúc tra thìcán bộ khảo thí tiến hành rút đầu phách để lấy số phách của sinh viên đó rồi báo vớigiáo viên bộ môn rút bài để chấm lại

- Đầu vào : phòng khảo thí tiếp nhận các thông tin về sinh viên, bao gồm: họ vàtên, mã sinh viên, khoá, lớp học phần, thời gian thi, môn thi, địa điểm thi, sốthứ tự trong danh sách học phần của sinh viên Các thông tin sẽ được sử dụng

để mã hoá dưới dạng code duy nhất với mỗi mã sinh viên thay cho việc rọcphách thủ công

- Đầu ra : trước khi ghép phách quá trình chấm điểm cho mỗi sinh viên được đảmbảo thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt, chính xác và khách quan, sau khi đãghép phách, lên điểm là quá trình cũng cần được theo dõi giám sát chặt chẽđảm bảo sự chính xác tuyệt đối nhưng vẫn đảm bảo đúng hoặc sớm hơn thờigian dự tính để trả điểm thi và tính điểm học phần theo tỉ lệ định sẵn cho sinhviên

3.5.2 Đánh giá chi phí hoạt động

- Chi phí hoạt động của hệ thống không quá lớn do các phương thức hoạt độnghiện tại phần lớn là thủ công, các thông tin chủ yếu được lưu trữ trên giấy (làvật mang tin có chi phí rẻ)

- Tuy vậy, hệ thống phải chi trả nhiều chi phí cho những công đoạn không cầnthiết

 Chi phí về nhân lực: người vận chuyển bài thi, rọc phách, lên điểm…

 Chi phí thời gian: các công đoạn phần lớn là thủ công nên tốn khá nhiềuthời gian trong quá trình rọc phách, chấm thi…

 Chi phí khắc phục sai sót: sai sót trong quá trình hoạt động của hệ thống

là không nhỏ, do vậy, phải tốn khá nhiều chi phí khắc phục những lỗi này

 Chi phí lưu trữ: do phần lớn văn bản thông tin đều là giấy nên tốn nhiềukhông gian và chi phí cho việc lưu trữ chúng

3.6 Chuẩn đoán HTTT hiện tại, xác định giải pháp

3.6.1 Đưa ra chuẩn đoán

- Các khâu trong quy trình chủ yếu được thực hiện thủ công gây tốn thời gian,chi phí nhân lực lớn và có nhiều sai sót khi khối lượng công việc quá lớn

- Hệ thống hiện tại đa phần vẫn là áp dụng những phương pháp thủ công cũtrong hầu hết các quy trình, đặc biệt là công đoạn làm phách Do lượng bài thi

là vô cùng lớn, nên để đáp ứng được yêu cầu công việc, phòng Khảo thí cầnphải huy động khá nhiều nhân lực Chính vì khối lượng và áp lực công việclớn, nên khi thực hiện quá trình làm phách rất dễ dẫn đến những việc nhầm lẫn

và sai xót không đáng có (hồi phách và lên điểm sai cho sinh viên)

- Việc làm phách và hồi phách bằng phương pháp thủ công thường mất thời giankhoảng 2 tuần, dẫn đến việc làm chậm thời gian trả điểm cho sinh viên

3.6.2 Xác định các mục tiêu của hệ thống mới

- Giảm bớt 25% thời gian xử lý bài thi trước và sau khi chấm thi

- Giảm 98% số lượng điểm bị nhập sai so với trước

- Giảm 40% khối lượng công việc so với trước cho mỗi cán bộ, nhân viên phòngkhảo thí

- Giảm 30% khối lượng tài liệu giấy cần phải lưu trữ (biểu 4 bằng giấy và biểuphách giấy)

3.6.3 Xác định các yếu tố giải pháp

- Tin học hóa quá trình xử lý điểm thi

- Sử dụng biểu 4 điện tử, biểu phách điện tử

3.7 Đánh giá lại khả thi

tuần, đánh mãphách: tuần, ghépphách: tuần, nhậpđiểm: tuần

Giảm bớt 25% thờigian xử lý bài thitrước và sau khichấm thi

- Sử dụng biểuphách điện tử vàbiểu 4 điện tử

2 Sai sót trong

việc nhập điểm Việc nhập điểmlàm thủ công

Giảm 98% sốlượng điểm bị nhậpsai so với trước

Giảm 40% khốilượng công việc sovới trước cho mỗicán bộ, nhân viên

4 Khó khăn

trong việc tìm lại

dữ liệu

- Lưu trữ dự liệuchưa hợp lý

- Lượng tài liệubằng giấy quánhiều, tốn diện tíchlưu trữ, gây khókhăn cho việc tracứu tìm kiếm

- Cơ sở vật chấtchưa được trang bịđầy đủ

Lưu trữ dữ liệu hợplý

Giảm 30% khốilượng tài liệu giấycần phải lưu trữ(biểu 4 bằng giấy

và biểu phách giấy)

- Sử dụng biểuphách và biểu 4điện tử

- Hệ thống tự độngtruy xuất các thôngtin khi cần thiết

- Trang bị thêm cơ

sở vật chất

3.8 Đề xuất của dự án

Dự án đề xuất giải pháp sử dụng biểu phách điện tử và biểu 4 điện tử

- Mô tả các nhiệm vụ cần thực hiện:

 Mua sắm thiết bị: Thiết bị máy chủ

 Thiết kế phần mềm xử lý, lưu trữ mã phách, lên điểm thi

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Tiến hành cài đặt thiết bị

 Hướng dẫn và đào tạo nhân viên sử dụng các thiết bị

 Tiến hành đưa thiết bị vào sử dụng thực tế

- Đề xuất về thời hạn:

1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống 15

CÁC PHỤ LỤC CHO BÁO CÁO

A Sơ đồ cấu trúc các bộ phận làm thành khung cảnh của hệ thông nghiên cứu

B Sơ đồ IFD

C Sơ đồ DFD

- Sơ đồ mức ngữ cảnh

- Sơ đồ DFD mức 0

- Sơ đồ phân rã mức 1

 Phúc khảo

4 Báo cáo giai đoạn thiết kế logic

4.1 Lập kế hoạch

4.1.1 Phân công công việc

Công việc thực hiện Thời gian dự kiến Thành viên phụ tráchCác phương pháp cơ bản thiết kế

Thiết kế CSDL thông tin đầu ra 5 ngày Nguyễn Ngọc DiệpTrương Thị Hạnh

Hà Ngọc Anh

Phụ lục: Sơ đồ DFD hệ thống mới 2 ngày Lê Thị Thu HồngPhụ lục: Sơ đồ DSD hệ thống mới 2 ngày Nguyễn Ngọc Diệp

4.1.2 Phân bổ chi phí

4.2 Các phương pháp cơ bản thiết kế CSDL

 Phương pháp sử dụng nguyên mẫu

Các thông tin đầu ra của HTTT hiện tại

+ Lịch thi