HIỆN TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN Cam đoan của tác giả đề tài “Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả áp dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh

-

PHẠM THỊ THÙY LIÊN

HIỆN TRẠNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT

SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

Hà Nội – Năm 2016

LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN

Cam đoan của tác giả đề tài “Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả áp dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc”:

“Tôi xin cam đoan đây là công trình khoa học do tác giả nghiên cứu các tài liệu, thu thập thông tin, tìm hiểu HTTTQL hiện tại và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả áp dụng HTTTQL tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Đề tài này hoàn toàn không sao chép của bất kỳ ai”

Để hoàn thành được bản luận văn này, trước hết, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới TS Cao Tô Linh – giảng viên Viện Kinh tế và Quản lý – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Với sự hướng dẫn tận tình, chi tiết của Thầy, tác giả đã học hỏi, hiểu biết và nắm bắt thêm rất nhiều vấn đề về chuyên môn và các lĩnh vực khác Tác giả cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn đến gia đình, đồng nghiệp và bạn bè đã nhiệt tình giới thiệu, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện giúp đỡ trong thời gian thực hiện bản luận văn này

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN VÀ CẢM ƠN 2

DANH MỤC HÌNH VẼ 6

DANH MỤC VIẾT TẮT 7

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1 Lý do chọn đề tài 8

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4 Phương pháp nghiên cứu 9

5 Đóng góp của luận văn 10

6 Cấu trúc luận văn 10

CHƯƠNG I 11

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 11

1.1 Thời đại thông tin 11

1.2 Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý 12

1.2.1 Hệ thống 12

1.2.2 Hệ thống thông tin 13

1.2.3 Hệ thống thông tin quản lý 17

1.2.4 Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý 18

1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng (bao gồm phần cứng và hệ thống truyền thông) 22

1.2.4.2 Phần mềm 25

1.2.4.3 Cơ sở dữ liệu 26

1.2.4.4 Quy trình 28

1.2.4.5 Nguồn lực con người 29

1.2.5 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức 31

1.2.6 Các tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý 32

1.2.7 Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý 34

1.3 Đặc điểm, xu hướng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực đào tạo 36

1.4 Kết luận chương 1 39

CHƯƠNG II 40

HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC 40

2.1 Tổng quan về Giáo dục đào tạo Vĩnh Phúc 40

2.2 Giới thiệu chung về một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc 41

2.2.1 Trường ĐH Công nghệ GTVT 41

Lịch sử hình thành và phát triển 41

Sứ mệnh, tầm nhìn 42

Cơ cấu tổ chức 43

2.2.2 Trường ĐH Sư phạm 2 43

Lịch sử hình thành và phát triển 43

Sứ mệnh, tầm nhìn 44

Cơ cấu tổ chức 45

2.3 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc 46

2.3.1 Phần cứng 46

2.3.2 Phần mềm 47

2.3.2.1 Hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ 49

2.3.2.2 Hệ thống Quản lý đào tạo 54

2.3.2.3 Trang tin điện tử 61

2.3.2.4 Hệ thống Quản lý tài chính kế toán 65

2.3.2.5 Các hệ thống thông tin khác trong văn phòng 66

2.3.3 Con người 68

2.3.4 Cơ sở dữ liệu và quy trình lưu trữ, thu thập, xử lý thông tin 69

2.4 Đánh giá việc ứng dụng Hệ thống Thông tin quản lý tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc 71 2.5 Kết luận chương 2 78 CHƯƠNG III 79 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC 79 3.1 Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới 79 3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong các trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc 80 3.2.1 Đào tạo – bồi dưỡng Cán bộ quản lý giáo dục trong xu thế đổi mới và hội nhập 80 3.2.2 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý toàn diện, thống nhất: Giải pháp ERP cho các trường đại học 84 3.2.2.1 Xu hướng ứng dụng ERP trong các trường đại học 84 3.2.2.2 Một số mô hình ERP cho trường ĐH trên thế giới và ở Việt Nam 87 3.2.2.3 Các công việc cần thiết để triển khai ERP cho các trường đại học 90 3.2.2.4 Các yếu tố quan trọng nhất đảm bảo triển khai thành công ERP- hệ thống thông tin quản lý toàn diện cho nhà trường 95 3.2.3 Hoàn thiện chức năng các hệ thống thông tin quản lý đang triển khai 99 3.3 Kết luận chương 3 101 KẾT LUẬN 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1-1: Các yếu tố cơ bản của một hệ thống 12

Hình 1-2: Các HTTT trong tổ chức 13

Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS 14

Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS 15

Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS 16

Hình 1-6: Tương quan giữa các HTTT trong tổ chức 17

Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien) 19

Hình 1-8: Các thành phần của HTTTQL (Kroenke D và Hatch R) 20

Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng) 21

Hình 1-10: Cơ sở hạ tầng trong HTTTQL 22

Hình 1-11: CNTT trong giáo dục và đào tạo 36

Hình 2-1: Cơ cấu tổ chức Trường ĐH Công nghệ GTVT 43

Hình 2-2: Cơ cấu tổ chức Trường ĐH Sư phạm 2 45

Hình 2-3: Mô hình tổng quan Hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ 49

Hình 2-4: Giao diện hệ thống Quản lý hồ sơ cán bộ trường ĐH Công nghệ GTVT 52 Hình 2-5: Mô hình tổng quan Hệ thống Quản lý đào tạo (CMC) 56

Hình 2-6: Mô hình tổng quan Hệ thống quản lý đào tạo (UNI SOFT) 60

Hình 2-7: Trang tin điện tử trường ĐH Sư phạm 2 62

Hình 2-8: Trang tin điện tử trường ĐH Công nghệ GTVT 63

Hình 2-9: Mô hình văn phòng điện tử 67

Hình 2-10: Cơ cấu nhân lực Trường ĐH Công nghệ GTVT 68

Hình 3-1: Mô hình ERP của Oracle 87

Hình 3-2: Mô hình ERP cho trường ĐH của SAP 88

Hình 3-3: Mô hình ERP của các nhà cung cấp Việt Nam 89

DANH MỤC VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

CNTT & TT Công nghệ thông tin và truyền thông

ES Expert System - Hệ thống chuyên gia

ESS Executive Support System - Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý

LAN Local Area Network: Mạng cục bộ

MIS Management Information System - Hệ thống thông tin quản lý SYLL Sơ yếu lý lịch

TPS

Transaction Processing System – Hệ thống thông tin xử lý giao dịch

WAN Mạng diện rộng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản

lý của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người ra các quyết định trong tổ chức

Trong trường đại học nói chung, có rất nhiều đối tượng tham gia và nhận được lợi ích từ hệ thống thông tin quản lý: Lãnh đạo nhà trường – phòng ban – khoa/bộ môn, cán bộ giáo viên, cán bộ quản sinh, sinh viên, phụ huynh học sinh và rất nhiều đối tượng khác quan tâm đến thông tin của trường Hệ thống đó bao gồm website của nhà trường, website các đơn vị trong trường, hệ thống quản lý đào tạo (quản lý sinh viên, chương trình đào tạo, quản lý kết quả học tập), hệ thống quản lý cán bộ giáo viên, hệ thống báo cáo, hệ thống quản lý tài chính – tiền lương, hệ thống quản

lý văn bản, hệ thống quản lý ký túc xá – thư viện…

Nhìn chung, không phải trường đại học nào cũng xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý đầy đủ và thông suốt Có thể mỗi đơn vị, phòng ban lại sử dụng một hệ thống thông tin riêng biệt, thiếu nhất quán về phần cứng và công nghệ sử dụng: có thể là ghi chép sổ sách thủ công, hoặc dùng excel, foxpro, các ứng dụng phần mềm web-based hoặc window-based…Do thiếu nhất quán, nên việc trao đổi thông tin ngay trong nội bộ trường cũng có thể mất nhiều thời gian, công sức và thiếu chính xác, dẫn đến chất lượng và hiệu quả công việc không cao; cũng như các báo cáo nghiệp vụ, báo cáo dự đoán phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo có chất lượng chưa cao, làm mất nhiều thời gian, chậm trễ…

Nhận thức được tầm quan trọng và một số tồn tại của việc ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý trong các trường đại học, nên em xin đề xuất được làm đề tài

“Hiện trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc » để làm rõ hơn

nữa vấn đề trên

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của luận văn

- Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là có thể đưa ra những giải pháp gợi ý để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, góp phần…

- Nội dung nghiên cứu

Ở đây luận văn không đề cập nhiều đến giải pháp kỹ thuật, các quy định pháp lý Luận văn tập trung trước hết vào lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý, đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường ĐH trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc - đứng trên phương diện của người quản lý các cấp và người sử dụng hệ thống thì hệ thống thông tin quản lý có đáp ứng được các yêu cầu trong việc quản lý thông tin cũng như cung cấp thông tin hỗ trợ trong việc ra quyết định của các cấp lãnh đạo hay không? Qua đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện những hạn chế đang còn tồn tại

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu Hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

- Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại trường đại học Công nghệ GTVT, trường ĐH Sư Phạm 2 và trường Cao đẳng kinh tế - kỹ thuật Vĩnh Phúc

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp:

+ Hoạt động thu thập tài liệu lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phân tích các mô hình về hệ thống thông tin quản lý

+ Sử dụng phương pháp mô tả hiện trạng áp dụng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học

+ Phương pháp điều tra nhằm đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học

5 Đóng góp của luận văn

Mục đích của luận văn là nghiên cứu, phân tích hiện trạng và đánh giá mức

độ đáp ứng của hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đó để đáp ứng được công việc quản lý thông tin, trao đổi thông tin giữa các bộ phận cũng như hỗ trợ đưa ra các quyết định trong quá trình điều hành hoạt động của các phòng ban, các cấp

6 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn tập trung vào ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tại các trường đại học

Một trong những nguyên nhân quan trọng tạo nên những sự thay đổi này chính

là sự bùng nổ cuộc cách mạng khoa học công nghệ mà đi đầu là sự bùng nổ và xâm nhập của Công nghệ thông tin (CNTT) vào mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế,

xã hội Chính điều này đã tạo ra nền kinh tế tri thức với sự dịch chuyển quan trọng

về vai trò của các nguồn lực cơ bản tạo nên của cải vật chất cho xã hội Thông tin và tri thức trở thành một nguồn lực quan trọng, một sức mạnh to lớn bên cạnh năm nguồn lực truyền thống (con người, phong cách quản lý, tài chính, quy trình, nguyên vật liệu sản xuất) tạo nên sức mạnh cho mỗi doanh nghiệp

Nhìn chung, thời đại thông tin được đánh dấu bởi năm đặc điểm quan trọng

- Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin

- Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được

sử dụng trong kinh doanh

- Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng

- Hiệu quả việc sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại thông tin

- Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

1.2 Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác Những yếu tố cơ bản của một hệ thống bao gồm

Hình 1-1: Các yếu tố cơ bản của một hệ thống

- Mục tiêu: lý do hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống

- Phạm vi: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống

- Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống

- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ thống

- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài

1.2.2 Hệ thống thông tin

Khái niệm HTTT: Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng,

phần mềm, dữ liệu, quy trình…thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong tập ràng buộc là môi trường

Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức: Có rất nhiều cách phân

loại HTTT Trong phạm vi luận văn này, xin đưa ra cách phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

và tức thời cho CSDL, cung cấp DL cho các hệ thống khác

o Hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch Tuy nhiên, TPS chỉ cung cấp được một vài thông tin quản lý đơn giản

o Sử dụng ở cấp tác nghiệp, thao tác trên dữ liệu chi tiết Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn

- Đặc điểm: TPS giúp nhà quản lý

o Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống

o Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau

và có khả năng tùy biến các tiêu chí

Hình 1-3: Hệ thống thông tin quản lý MIS

Ví dụ minh họa mối quan hệ giữa TPSs và MIS

Hình 1-4: Minh họa mối quan hệ giữa MIS và TPS

 Hệ hỗ trợ ra quyết định DSS:

- DSS là một hệ thống tương tác, có sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của máy tính, nhằm cải thiện chất lượng quyết định DSS là 1 hệ thống cung cấp thông tin, các mô hình, các công cụ xử lý hỗ trợ quá trình các quyết định bán cấu trúc và phi cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định DSS phục vụ nhà quản lý cấp cao và dựa trên hệ phân tích dự báo

- Quyết định bán cấu trúc: quyết định một phần dựa trên KN đã có, ví dụ: Dự báo bán hàng, dự trù ngân sách, dự báo rủi ro, đánh giá đầu tư, lựa chọn giá

và lập kế hoạch các chuyến bay

- Quyết định phi cấu trúc: Nhà QL phải tự đánh giá và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại, VD: Thăng tiến nhân sự, giới thiệu công nghệ mới

Hình 1-5: HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS

 Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo ESS

- Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) là một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

- ESS dựa trên các thông tin được tạo ra từ TPS,MIS và các thông tin bên ngoài tổ chức giúp các nhà quản lý cao cấp giải quyết những vấn đề không có cấu trúc bằng cách tạo ra môi trường giúp họ suy nghĩ các vấn đề chiến lược môt cách thấu đáo

- Khác với DSS, ESS chỉ định vị chính xác vấn đề cần giải quyết mà không đưa ra giải pháp chi tiết cho vấn đề

- Hệ chuyên gia ES: Là một hệ thống bao gồm cơ sở dữ liệu chuyên gia và các

thủ tục can thiệp trong một lĩnh vực hẹp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới chuyên gia

Tương quan giữa các hệ thống

Hình 1-6: Tương quan giữa các HTTT trong tổ chức

1.2.3 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử

lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển , phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức

Đứng trên quan điểm hệ thống, mục tiêu tồn tại của HTTT là nhằm tạo ra những thông tin có ý nghĩa đối với người sử dụng Đầu vào của HTTT là các dữ liệu thô có được từ những hoạt động thường nhật của một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc những thu thập được về môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp.Yếu tố đầu ra là những báo cáo cung cấp thông tin có ý nghĩa cho người lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp Phạm vi của một HTTT được xác định bao gồm các yếu tố giúp thực hiện những hoạt động chủ yếu của HTTT Môi trường của HTTTQL bao gồm các tác nhân có khả năng ảnh hưởng, sử dụng và nhập thông tin vào hệ thống

Về chức năng, HTTTQL thường có những chức năng chủ yếu sau

- Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT

- Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng

- Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận được nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi phân tích

để đưa ra những quyết định có tính hệ thống hoặc các các kế hoạch mới thì các thông tin này vẫn cần để sử dụng Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của HTTTQL Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các CSDL

- Thông tin phản hồi: là những dữ liệu xuất, giúp cho người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu tập và xử lý dữ liệu mà

họ đang thực hiện

Một HTTTQL không nhất thiết phải cần đến máy tính HTTT thủ công có thể sử dụng giấy và bút, vẫn được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Chúng ta cũng cần phân biệt rõ máy tính và các chương trình phần mềm với HTTT Các máy tính điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công

cụ và nguyên liệu cho HTTT hiện đại, nhưng chỉ bản thân chúng không tạo ra thông tin

mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta cần phải nắm được các vấn

đề cần giải quyết, quy trình thiết kế và triển khai HTTT, các phương thức ứng dụng HTTT trong tổ chức

1.2.4 Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

 Theo quan điểm của James A O’Brien, cùng nhóm tác giả thì hệ thống thông

tin quản lý gồm các thành phần sau:

thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy…; Người dùng cuối: tất cả những người

sử dụng HTTT trong DN, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp

- Tài nguyên phần cứng: Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét…(các thiết bị dùng trong xử lý); Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy…(các phương tiện dùng để lưu trữ)

ứng dụng…dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin; Các thủ tục: cho nhập liệu,

để sửa lỗi, kiểm tra, v.v (dùng để điều chỉnh hoạt động của con người)

nhân viên, CSDL; Cơ sở tri thức

Trong sơ đồ này, môi trường (media) dùng lưu giữ thông tin và truyền thông là một phần của “phần cứng” Các quy trình được xem như một thành phần của “ phần mềm ”, phần liên quan đến con người Còn cơ sở tri thức được xếp vào tài nguyên

dữ liệu của HTTT

Hình 1-7: Các thành phần của HTTTQL (James A O’Brien)

Các sản phẩm thông tin nhắc đến trong sơ đồ trên bao gồm các báo cáo cho lãnh đạo, các tài liệu kinh doanh, dưới dạng biểu mấu, đồ thị, audio, video và các thông tin khác

Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức doanh nghiệp, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT/tổ chức đó phục vụ cho công việc của doanh nghiệp, tổ chức Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống

 Theo quan điểm của tác giả Kroenke D và Hatch R thì hệ thống thông tin

quản lý gồm 5 thành phần:

- Tài nguyên về phần cứng

- Tài nguyên về phần mềm

- Tài nguyên về nhân lực

- Tài nguyên về dữ liệu

- Thủ tục

Hình 1-8: Các thành phần của HTTTQL (Kroenke D và Hatch R)

- Các yếu tố có trước, có sẵn trong một tổ chức bao gồm con người và phần cứng

- Các yếu tố xuất hiện trong quá trình thiết lập và xây dựng HTTTQL bao gồm phần mềm và thủ tục (quy trình) Phần mềm và quy trình sẽ xác định lên yêu tố dữ liệu trong HTTQL

Ở một khía cạnh khác, yếu tố dữ liệu là thành phần trung gian, là cầu nối, là hạt nhân trong HTTTQL Nó kết nối giữa các nguồn nhân lực tham gia trong HTTT với các yếu tố thuộc về công cụ trong hệ thống đó (bao gồm phần cứng, phần mềm)

 Đồng quan điểm trên, theo TS Phạm Thị Thanh Hồng thì hệ thống thông tin quản lý gồm năm thành phần sau:

+ Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông

+ Tài nguyên về phần mềm

+ Tài nguyên về nhân lực

+ Tài nguyên về dữ liệu

+ Tài nguyên về quy trình

Hình 1-9: Các thành phần của HTTTQL (Tiến sĩ Phạm Thị Thanh Hồng)

1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng (bao gồm phần cứng và hệ thống truyền thông)

 Phần cứng: bao gồm bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ sơ cấp, bộ nhớ thứ cấp, thiết

bị vào, thiết bị ra, thiết bị liên lạc

Hình 1-10: Cơ sở hạ tầng trong HTTTQL

- Bộ xử lý trung tâm có nhiệm vụ xử lý dữ liệu thô thành dạng có ích hơn đồng thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống máy tính

- Bộ nhớ sơ cấp: Lưu trữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý

- Bộ nhớ thứ cấp: lưu trữ dữ liệu và chương trình chưa được dùng tới trong quá trình xử lý

- Thiết bị vào: như bàn phím, con chuột, chuyển đổi dữ liệu và các chỉ lệnh thành dạng điện tử để làm đầu vào cho máy tính

- Thiết bị ra: như máy in hay thiết bị video, biến đổi dữ liệu điện tử lấy từ hệ thống máy tính và hiển thị chúng dưới dạng mà con người có thể hiểu được

- Thiết bị liên lạc: cung cấp các kết nối giữa máy tính và các mạng liên lạc

Để thông tin có thể luân chuyển trong hệ thống máy tính và trở thành dạng thích hợp để xử lý, tất cả các dữ liệu, biểu tượng, hình ảnh, từ ngữ phải được rút gọn

và biểu diễn dưới dạng nhị phân

Khi trang bị thêm một thiết bị phần cứng, cần chú ý là thiết bị phần cứng phải phù hợp với toàn bộ phần cứng đã có sẵn của doanh nghiệp Đây là yếu tố hết sức quan trọng, vì nó sẽ đảm bảo cho sự đồng bộ của toàn bộ hệ thống Những nguyên tắc chính khi mua sắm phần cứng tin học gồm:

- Sự tương thích: các thiết bị mua mới và đã có phải làm việc được với nhau

- Khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu về năng lực máy tính trong tổ chức tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực hiện có của các máy móc đang sử dụng Hơn nữa, CNTT luôn phát triển không ngừng, thường xuyên xuất hiện các phần cứng, phần mềm mới tiện lợi cho các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp vì vậy, cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường, nâng cấp khi cần thiết

- Độ tin cậy: các lỗi kỹ thuật thường không bao giờ được nêu trong các tờ quảng cáo bán sản phẩm Vì vậy, nên tham khảo các bài đánh giá sản phẩm mới trên các tạp chí chuyên về CNTT nhằm đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp

 Hệ thống truyền thông: là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức

điện tử Nó là một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh Các thiết bị này

có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu Để thực hiện nhiệm vụ đó, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin

Các cấu trúc liên kết mạng: Mạng máy tính dù có phức tạp đến đâu chăng nữa

khởi đầu cũng dựa trên hệ thống đơn giản kết nối hai máy tính với nhau bằng cáp sao cho chúng có thể trao đổi dữ liệu Có ba dạng cấu trúc cơ bản, là mạng bus, mạng hình sao và mạng vòng

Mạng bus: Trong mạng bus, một trạm công tác sẽ gửi thông báo cho tất

cả các trạm công tác khác Mỗi nút trong mạng có địa chỉ riêng và mạch tiếp nhận của nó sẽ theo dõi bus để biết khi nào có thông báo gửi cho mình, đồng thời bỏ qua mọi thông báo khác Mỗi lần chỉ có một thông điệp gửi đi trên mạng Chính vì vây,

hiệu suất thi hành bị ảnh hưởng bởi số lượng máy tính nối vào đường cáp chính Số lượng máy trên bus càng nhiều thì thời gian chờ đưa dữ liệu lên bus càng tăng và mạng thi hành càng chậm

Mạng hình sao: Là cấu trúc mạng có trung tâm là máy xử lý trung tâm của mạng hoặc là một thiết bị tập trung các đầu dây nối (Hub) Mạng hình sao cung cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung Nếu tâm điểm bị hỏng thì toàn bộ mạng ngừng hoạt động, nếu một máy trạm bị hỏng thì những máy khác vẫn hoạt động bình thường

Mạng vòng: Trong các loại mạng cục bộ, đây là một cấu trúc mạng không

có trung tâm, trong đó có một số nút được sắp xếp chung quanh một dây cáp mạng dạng vòng khép kín Khác với dạng bus, mỗi nút mạng vòng có một thiết bị lặp lại dùng để khuếch đại và chuyển tín hiệu cho nút kế tiếp Do đó mạng vòng có khả năng mở rộng phạm vi vượt xa các giới hạn địa lý mà mạng bus không có bộ lặp lại

Nếu chia theo phạm vi, ta có mạng LAN, mạng WAN, mạng INTERNET

Mạng LAN (Local Area Network): Mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối hẹp như trong một phòng, một toà nhà, một khuôn viên, với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào khoảng 10 km Mỗi mạng LAN có một máy chủ và một số máy tính cá nhân (các trạm làm việc – Work Station ) Các máy tính được nối vào mạng nhờ card mạng Mỗi một mạng LAN cần có một hệ điều hành mạng Các hệ điều hành mạng thông dụng hiện nay là Novel NetWare, Lantastic

Mạng WAN (Wide Area Network): Mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa Trong mạng WAN có nhiều mạng LAN

Mạng Internet (International Network): Mạng của các mạng Trên mang Internet có vô số các ứng dụng như: Dịch vụ thư điện tử, hội thảo trên Internet, Dịch vụ WWW (Word Wide Web) : Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một bách khoa toàn thư đồ sộ nhất thế giới Người sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin

đa dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực Bằng ngôn ngữ siêu văn bản HTML

người sử dụng có thể tạo ra các trang Web trên mạng riêng cho mình Thông qua Internet, có thể tiến hành quảng cáo, mua bán hàng qua mạng, tìm đối tác kinh doanh

Mạng Intranet: Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp Intranet sử dụng công nghệ của Internet - TCP/IP, khác với mạng LAN thông thường sử dụng cộng nghệ NetBEUI

o Phần mềm ứng dụng đa năng: là các loại phần mềm thường được đóng

gói sẵn: phần mềm xử lý văn bản, đồ họa, trình diễn,…như Hệ soạn thảo (word), bảng tính (excel), Hệ quản trị CSDL: FoxPro, Access, SQL Server, Oracle,

o Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: là những phần mềm sử dụng cho các

công việc chuyên biệt: các phần mềm trong ngân hàng (Core banking, ERP, SCM, thẻ, ), các phần mềm quản lý sản xuất, các phần mềm quản lý bệnh nhân trong bệnh viện,…

Yêu cầu đối với phần mềm

- Dễ sử dụng, chống sao chép, cấp được quyền sử dụng đến từng người dùng, nhóm người dùng

- Tương thích với những phần mềm khác trên hệ thống, tương thích với các thiết bị ngoại vi, các dòng máy

1.2.4.3 Cơ sở dữ liệu

Dữ liệu là những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác Những dữ liệu thu được càng rõ ràng bao nhiêu thì việc phân tích nó dễ dàng bấy nhiêu Tuy nhiên, các dữ liệu thường rất hiếm khi trực tiếp có ích cho những quyết định của người sử dụng Người ra quyết định thường cần dùng thông tin là kết quả quá trình xử lý và phân tích dữ liệu để đưa chúng về dạng có ý nghĩa hơn

Thông tin được sử dụng trong các doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: thông tin bên ngoài và thông tin bên trong

Mọi thông tin mang tính chất định hướng của nhà nước và cấp trên như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ,…là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên Ngoài ra, những thông tin về thị trường và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi

…cũng là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp phải quan tâm, theo dõi Thông tin bên trong từ hệ thống sổ sách và các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp

Trong HTTTQL, nguồn lực về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu bao gồm các dữ liệu được thu thập, lựa chọn, tổ chức, lưu trữ một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

Những ứng dụng ban đầu của HTTT mà chúng ta nhận thấy đầu tiên đó là những ứng dụng cho những người làm công việc thư ký và hạch toán sổ sách cho một doanh nghiệp Tất cả những dữ liệu này trước đây được lưu vào sổ sách theo thứ tự xác định để giúp cho những người sử dụng có khả năng lập báo cáo hoặc các bản tổng hợp tình hình môt cách nhanh nhất có thể

Ngày nay, khi khả năng CNTT với việc sử dụng máy tính đã trở nên phổ biến, tất cả những dữ liệu này bắt đầu được hệ thống lại và ghi dưới dạng các tệp dữ liệu

trong máy tính Các tệp này cùng với các chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử dụng có khả năng ghi dữ liệu không cần theo thứ tự nhưng vẫn có khả năng tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng Hơn nữa, việc tổ chức các tệp một cách khoa học sẽ giúp cho việc tạo các cơ sở dữ liệu và các chương trình phân tích và tổng hợp dữ liệu từ các tệp chứa dữ liệu có sẵn đó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn Việc tổ chức các file theo dạng hệ thống như vậy tưởng là logic và dễ hiểu nhưng thực tế lại rất phức tạp, đặc biệt khi số lượng tệp cần kết nối lên tới khoảng vài chục Hơn nữa, khi mỗi tệp thay đổi cấu trúc thì các chương trình liên quan cũng buộc phải thay đổi theo Chính vì những hạn chế này, ngày nay người ta đã tiến tới thiết kế các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu chứ không chỉ còn thiết kế các hệ thống tệp dữ liệu như trước đây nữa

Một hệ thống quản lý CSDL có bốn chức năng chính: (1) ngôn ngữ định nghĩa

dữ liệu, (2) ngôn ngữ thao tác dữ liệu, (3) tạo ứng dụng, (4) quản trị dữ liệu

Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu: là ngôn ngữ chính thức mà lập trình viên sử dụng để

chỉ định nội dung và cấu trúc dữ liệu Nó định nghĩa mỗi phần tử dữ liệu xuất hiện trong CSDL trước khi phần tử dữ liệu đó được chuyển thành dạng trình ứng dụng đòi hỏi

Ngôn ngữ thao tác dữ liệu là những ngôn ngữ chuyên dụng kết hợp chung với các

ngôn ngữ lập trình ứng dụng thong thường khác để xử lý dữ liệu trong CSDL Ngôn ngữ này chứa các lệnh cho phép người dung cuối và LTV lấy các dữ liệu thoả mãn yêu cầu về thông tin Ngôn ngữ thao thác dữ liệu nổi bật nhất hiện nay là ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc SQL

Tạo ứng dụng Hệ thống quản lý CSDL còn giúp người sử dụng lập các chương

trình liên kết và và các chương trình điều khiển phân tích và tổng hợp dữ liệu trực tiếp trên cấu trúc vật lý của dữ liệu

Quản trị dữ liệu: Nhằm đảm bảo thực hiện những nhiệm vụ sau đây:

- Đảm bảo độ an toàn của dữ liệu: tạo được một hệ thống bảo mật và thiết lập tính an toàn riêng tư của các dữ liệu trong đó

- Khôi phục lại dữ liệu: Cho phép khôi phục lại những dữ liệu đã mất

- Tính toàn vẹn dữ liệu: Tăng cường tính toàn vẹn và tích hợp của CSDL

- Giao diện trên cơ sở viễn thông của các cơ sở dữ liệu: cho phép người dùng truy cập tới bất cứ đâu trên mạng dữ liệu, đồng thời quy định về quyền được phép truy cập và chỉnh sửa dữ liệu trên toàn bộ hệ thống

1.2.4.4 Quy trình

Quy trình bao gồm tập hợp các hướng dẫn về việc bằng cách nào có thể tập hợp các thành phần bên trên: Hạ tầng, phần mềm, dữ liệu để xử lý thông tin đầu vào

và tạo ra các báo cáo thống kê theo yêu cầu

Quy trình xử lý thông tin là khâu trung tâm của tất cả HTTTQL

 Quy trình xử lý thông tin thủ công

Đây là quy trình xử lý thông tin hoàn toàn theo phương pháp thủ công Các công cụ làm việc như bàn tính, thước tính, máy tính tay để tính toán, thống kê, tài

vụ

Việc xử lý thông tin thủ công được áp dụng trong các HTTTQL có quy mô nhỏ, trình độ sản xuất và quản lý còn chưa phát triển

 Quy trình xử lý thông tin tin học hóa từng phần

Quy mô sản xuất ngày càng phát triển, khối lượng các dòng thông tin kinh tế tăng lên không ngừng nên không chỉ sử dụng quy trình xử lý thông tin thủ công mà phải tin học hóa từng bộ phận để tối ưu hóa quá trình xử lý

Nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển, các quyết định quản lý phải xem xét trên nhiều yếu tố và phải có tính dự đoán cao

Cùng với sự phát triển của CNTT, ta dùng máy tính để điều khiển một số khâu, quản lý một số lĩnh vực trong quá trình vận hành, sản xuất

Trong giai đoạn này, yêu cầu về tốc độ xử lý đã tăng nhưng chưa đảm bảo sự đồng bộ thông tin trong hệ thống

 Quy trình xử lý thông tin tin học hóa toàn bộ

Để tin học hóa đồng bộ trong một tổ chức- doanh nghiệp thì giai đoạn này quá trình XLTT sẽ phát triển ở mức cao nhất

Trong hệ thống, người sử dụng mạng LAN làm cơ sở kỹ thuật và công nghệ cho quy trình xử lý thông tin, một CSDL thống nhất cho toàn hệ thống được xây

dựng đảm bảo không có sự trung lắp thông tin như trong hai hệ thống trước

1.2.4.5 Nguồn lực con người

Hệ thống thông tin quản lý là ngành học về con người, tổ chức, kỹ thuật và mối quan hệ giữa các yếu tố này Khi công nghệ càng phát triển thì nhu cầu nhân lực về lĩnh vực này càng gia tăng Các chuyên gia HTTTQL giúp doanh nghiệp nhận ra lợi ích tối đa từ việc đầu tư vào con người, thiết bị và quy trình nghiệp vụ Điều quan trọng đối với những người làm việc trong lĩnh vực này là kỹ năng giao tiếp tốt và một sự hiểu biết thấu đáo về kinh doanh Nhiều người cho rằng HTTTQL cũng chỉ liên quan đến vấn đề lập trình, nhưng thực ra đó chỉ là một phần nhỏ HTTTQL tập trung vào phân tích dữ liệu, kết nối giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp và các chuyên gia công nghệ thông tin, lãnh đạo, quản lý dự án, dịch

vụ khách hàng, các lý thuyết kinh doanh cơ bản, cũng như cách làm thế nào để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có lợi thế cạnh tranh hơn Đây cũng chính là các khía cạnh tạo nên sự khác biệt giữa một chuyên gia HTTTQL và một chuyên gia về khoa học máy tính HTTTQL giúp các tổ chức đạt được hiệu quả cao hơn thông qua hệ thống kỹ thuật Và với ngành học này, bạn sẽ học cách thiết kế, triển khai và sử dụng hệ thống thông tin kinh doanh theo những cách sáng tạo để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp

Thực tế, các ứng dụng của công nghệ thông tin và khoa học máy tính vào hệ thống quản lý kinh tế - xã hội, hành chính - tài chính, kinh doanh - thương mại, đã thúc đẩy hình thành khoa học về hệ thống thông tin Tùy thuộc vào mục tiêu quản lý

mà hệ thống thông tin có những sắc thái khác nhau Hoạt động trong lĩnh vực này không những đòi hỏi phải nắm vững kiến thức và kỹ năng về khoa học máy tính và công nghệ thông tin mà còn phải am hiểu tương đối chính xác về các khái niệm, về bản chất, hành vi và cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý nhằm hỗ trợ ra quyết định một cách kịp thời, chuẩn xác, đáp ứng nhu cầu phát triển của hệ thống

Nguồn lực con người: bao gồm tất cả các đối tượng tham gia điều hành cũng như sử dụng, khai thác hệ thống thong tin quản lý

Tài nguyên con người có thể chia thành 2 nhóm

- Nhóm 1: là những người sử dụng HTTTQL trong các công việc thường ngày

của mình như các nhà quản lý, kế toán, cán bộ nhân viên các phòng ban Các yêu cầu đối với nhóm này bao gồm

o Hiểu quy tắc xử lý và vai trò của mình trong HTTTQL

o Có những kiến thức căn bản về tin học, hệ thống

o Phối hợp tốt với nhóm phát triển để xây dựng hệ thống

- Nhóm 2: Là các phân tích viên hệ thống , lập trình viên, kỹ sư bảo hành …là

những người xây dựng và bảo trì HTTTQL

Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin quản lý vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh

Là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nên tổ chức phải

có kế hoạch đào tạo đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng hệ thống thông tin quản lý

1.2.5 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức

Khác với thời kỳ những năm 1950, doanh nghiệp chủ yếu sử dụng HTTT để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ thông thường, hiện nay, HTTT có thể đóng một vai trò chiến lược trong một tổ chức Doanh nghiệp sử dụng HTTT ở mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp Không chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo lien tục và chính xác, mà hơn thế, các hệ thống thong tin đã trở thành một công cụ, một

vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường

và duy trì những thế mạnh sẵn có

- Đầu tư vào CNTT sẽ giúp cho hoạt động điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm,dịch

vụ của mình

- Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp các doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hang và các nhà cung cấp

- Khuyến khích các hoạt động sang tạo trong doanh nghiệp: đó là quá trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới và các quá trình sản xuất hoặc hoạt động mới trong doanh nghiệp Việc này có thể tạo ra cơ hội kinh doanh hoặc thị trường mới cho doanh nghiệp

- Tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp Điều đó có nghĩa là, khách hang hoặc nhà cung cấp bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên trong doanh nghiệp và

họ sẽ phải chịu đựng những chi phí đáng kể về thời gian, tiền bạc, cũng như

sự không thuận tiện nếu họ chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một doanh nghiệp khác

- Đầu tư vào CNTT còn có khả năng tạo ra một số hoạt động mới của doanh nghiệp

o Tổ chức ảo: Chúng được tạo thành dựa trên sự thoả thuận giữa các đối tác khác nhau Một nhóm cá nhân sẽ sử dụng các bảng tin trên máy tính để truyền đạt thông tin, trao đổi ý kiến với nhau Dạng hoạt động này thường tồn tại trong các tổ chức khoa học Các thành viên có thể

tổ chức hội thảo thường kỳ với các thoả thuận được trao đổi thong qua

1.2.6 Các tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý

- Khả năng tích hợp

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống sẽ nhận dữ liệu từ rất nhiều nguồn dữ liệu khác nhau của các hệ thống xử lý giao dịch, nguồn dữ liệu mua ngoài, dữ liệu chia sẻ từ các hệ thống đối tác, chính vì vậy khả năng tích hợp được các nguồn dữ liệu khác nhau là nhân tố rất quan trọng để quyết định được khả năng xử lý và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng hệ thống

- Tính tiện dụng

Bất kỳ một hệ thống nào khi xây dựng đều phải dựa trên nhu cầu của người

sử dụng (người sử dụng nội bộ, người sử dụng là đối tác, người sử dụng là khách

hàng), hệ thống dù thiết kế tốt về mặt kỹ thuật nhưng không thân thiện và dễ dàng

sử dụng đối với người sử dụng để người sử dụng dễ dàng đạt được mục đích trong công việc thì cũng sẽ không đem lại sự thành công của dự án, chính vì vậy khi thiết

kế hệ thống cần phải hướng đến khách hàng của mình chính là người sử dụng hệ thống, hệ thống phải dễ dàng sử dụng, gợi nhớ và thân thiện

có đủ cơ sở tin cậy và độ chính xác cao

- Tính bảo mật

Các đối tượng người sử dụng khác nhau cần các thông tin khác nhau vì vậy

hệ thống phải đảm bảo được tính bảo mật cao, đảm bảo phạm vi cung cấp thông tin cung cấp đúng đối tượng sử dụng Ở đây chính sách bảo mật có vai trò hết sức quan trọng đối với hệ thống, giải pháp bảo mật có thể sử dụng theo hệ thống bảo mật bằng phần cứng cũng như chính sách phân quyền đối với người sử dụng

- Tính hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống cung cấp thông tin báo cáo cho các cấp độ người sử dụng khác nhau trong đó có các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, nên hệ thống rất cần có chức năng cung cấp các thông tin dạng cảnh báo, dự báo, phân tích tính chu kỳ dựa trên

dữ liệu lịch sử để hỗ trợ các cấp lãnh đạo trong quá trình ra quyết định

- Khả năng mở rộng/tính linh hoạt

Vì môi trường kinh doanh rất năng động và có xu hướng toàn cầu hóa, nên việc thay đổi về nền tảng công nghệ, thay đổi về nguồn dữ liệu của các hệ thống

nguồn cũng như thay đổi về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hay thay đổi về đối tượng khách hàng, thị hiếu khách hàng cũng như cách tiếp cận hệ thống của khách hàng là điều hoàn toàn có thể xẩy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Từ những sự thay đổi này đòi hỏi hệ thống phải có tính linh hoạt để có thể thay đổi theo sự thay đổi của doanh nghiệp

1.2.7 Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý

Quy trình phát triển hệ thống nói chung và phát triển hệ thống thông tin nói riêng được thiết kế thông qua bốn bước:

- Điều tra phân tích

- Thiết kế

- Triển khai

- Vận hành và duy trì

 Điều tra phân tích hệ thống

Mục tiêu của bước này là để xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, tìm hiểu những yêu cầu mới về hệ thống và xác định những hình thức kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ Trong bước này sẽ làm rõ được các câu hỏi: Liệu doanh nghiệp có những vấn đề hay cơ hội nảy sinh nào không? Nguyên nhân nào gây ra những vấn đề hay cơ hội đó? Một hệ thống thông tin mới có thể giải quyết được những vấn đề đó không?

Đồng thời tại bước này, người ta cũng tiến hành xác định các dữ liệu nhập, xuất, các hệ thống con, các dòng thông tin, dòng dữ liệu Sự tham gia của hệ thống với từng module vào các mức quản lý một cách chi tiết nhằm phân tích và làm rõ các vấn đề sau:

- Thông tin cần thiết cho tổ chức và người sử dụng nó

- Các hoạt động, các nguồn cung cấp và các sản phẩm của hệ thống thông tin

- Khả năng của hệ thống thông tin cần có để đáp ứng được những yêu cầu của người sử dụng

 Thiết kế hệ thống

Sau bước điều tra và phân tích hệ thống, những hình dung sơ bộ về hệ thống mới đã được thiết lập để thỏa mãn yêu cầu thông tin cho người sử dụng Bước thiết

kế hệ thống đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu này

Ở bước này người ta xác định các trang thiết bị, những phần mềm sẽ được sử dụng, những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào và cả cách thức tổ chức hệ thống dữ liệu để tiện cho việc phân tích và khai thác dữ liệu Những nội dung cần thiết kế:

- Thiết kế giao diện với người sử dụng

Trong quá trình chạy thử nghiệm đó là giai đoạn mất rất nhiều thời gian và đối diện với nhiều khó khăn Nó là thời điểm mấu chốt để đảm bảo cho sự thành công lâu dài của hệ thống mới Trong gian đoạn này sau 6 tháng đầu tiên vận hành

hệ thống mới người ta thường tiến hành xem xét và đánh giá với mục đích là xác định xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu ban đầu đề ra hay không? Các tiêu chí đánh giá là:

- Mức độ sử dụng hệ thống: Đó là số lượng các giao dịch được thực hiện trên

hệ thống mới so với tổng số các giao dịch mà doanh nghiệp/đơn vị cần phải thực hiện

- Sự hài lòng của người sử dụng: Mục tiêu của việc điều tra này là phát hiện các thiếu sót còn tồn tại của hệ thống để tránh cho các dự án sau này, hoặc là có thể cần thiết phải điều chỉnh ngay/ có kế hoạch điều chỉnh

- Chi phí và lợi ích: Xem xét và tính toán chi phí ban đầu phát triển hệ thống

Do hệ thống đã hoạt động được một thời gian nhất định nên hoàn toàn có thể đánh giá được chi phí bỏ ra so với những lợi ích mà hệ thống đem lại

1.3 Đặc điểm, xu hướng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực đào tạo

Chúng ta đang sống trong một xã hội mà người ta gọi là một xã hội tri thức hay một xã hội thông tin Điều này có nghĩa rằng những sản phẩm đầu ra mang tính công nghiệp trong xã hội của chúng ta đã mất đi tầm quan trọng của nó Thay vào

đó là những “dịch vụ” và “những sản phẩm tri thức” Trong một xã hội như vậy, thông tin đã trở thành một hàng hóa cực kỳ quan trọng Máy vi tính và các kỹ thuật liên quan đã đóng một vai trò chủ yếu trong việc lưu trữ và truyển tải thông tin, tri thức

Thực tế này yêu cầu các nhà trường phải đưa các kỹ năng công nghệ, phải triển khai các hệ thống thông tin vào trong quá trình hoạt động, giảng dạy và quản lý Một trường học mà không triển khai CNTT là một nhà trường đã từ chối tầm quan trọng của các kỹ năng công nghệ được xem là một dạng của nền học vấn uyên thâm

Hình 1-11: CNTT trong giáo dục và đào tạo

Đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và hiệu quả to lớn của nó Nhà nước, Chính phủ và ngành giáo dục đã có các văn bản chỉ thị đối với việc ứng dụng CNTT vào sự nghiệp công nghiệp hoá , hiện đại hoá nói chung và phát triển ngành giáo dục nói riêng Từ năm học 2008-2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã chọn việc ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy là chủ đề năm học cho toàn ngành giáo dục Ngành giáo dục dự kiến triển khai mạng internet băng rộng miễn phí đến các cơ sở giáo dục, từ mẫu giáo đến phổ thông trung học, từ các phòng giáo dục và đào tạo, trung tâm giáo dục thường xuyên đến trung tâm học tập cộng đồng Việc đấu nối cáp quang giá ưu đãi cũng được triển khai tới các trường đại học và cao đẳng Ngành giáo dục cũng tổ chức nhiều hội nghị, hội thảo, tập huấn CNTT… trong toàn ngành Như vậy, việc hiểu biết và ứng dụng được CNTT đối với mỗi người nói chung và đối với mỗi cán bộ giáo viên trong nhà trường nói riêng là rất cần thiết và cấp bách

Tăng cường trang bị thiết bị dạy học hiện đại như phần mềm dạy học, máy tính, máy chiếu, bảng tương tác để nâng cao chất lượng dạy, học đã và đang là một trong những ưu tiên hàng đầu của các trường học, cơ sở đào tạo Hầu hết các môn học đều có thể ứng dụng CNTT để tăng độ hấp dẫn của các bài giảng, khiến học sinh dễ tiếp thu kiến thức Như với môn Hóa học, thông qua phần mềm thiết kế các mô hình phản ứng hóa học, học sinh có thể nhớ nhanh hơn và lâu hơn các kiến thức mà thày cô muốn truyền thụ Hoặc ở ngành sư phạm ngữ văn có môn Nghệ thuật chèo, nhưng không phải giáo viên nào cũng biết hát chèo, giờ chỉ cần vào YouTube, mở clip để người học trải nghiệm, vừa nhanh chóng vừa hiệu quả

Với xu thế phát triển mạnh mẽ của CNTT-TT, giáo viên không thể duy trì cách dạy học truyền thống Thông qua nhiều phương thức học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, giờ đây, phần lớn giáo viên đều đã biết cách sử dụng Power Point để làm giáo án điện tử, trao đổi nghiệp vụ qua email hoặc tham gia các diễn đàn giáo dục nội bộ hoặc của Bộ Giáo dục & Đào tạo, thậm chí còn biết cách soạn bài giảng trên smartphone, nhắc thời khóa biểu giảng dạy trên Google

Mô hình giáo dục cũng có sự thay đổi mạnh mẽ, bao gồm elearning, blended learning và các mô hình học tập theo nhóm Người học đã quen với việc dành nhiều thời gian rảnh của họ trên Internet, học tập và trao đổi thông tin mới thông qua các mạng xã hội Những tổ chức giáo dục triển khai hình thức học blended learning kết hợp giữa học trên lớp truyền thống và học online có thể tận dụng được các kỹ năng học tập trực tuyến mà người học đã phát triển độc lập Chúng ta đang bắt đầu nhìn nhận sự phát triển của học tập trực tuyến có khả năng đáp ứng nhu cầu học tập hoàn toàn khác biệt so với các cơ sở vật chất học tập thông thường, bao gồm các cơ hội tăng cường hợp tác bằng việc trang bị cho người học các kỹ năng kỹ thuật số tiên tiến hơn Mô hình blended-learning khi được thiết kế và thực hiện thành công có thể cho phép người học đến trường thực hiện một số hoạt động trên lớp, và sử dụng mạng Internet cho các hoạt động khác, tối ưu hóa cả hai môi trường học tập

-Đối với công tác quản lý việc ứng dụng CNTT là cần thiết hơn bao giờ hết Với mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như một công cụ lao động trí tuệ, giúp lãnh đạo các nhà trường nâng cao chất lượng quản lí nhà trường; giúp các thầy giáo, cô giáo nâng cao chất lượng dạy học; trang bị cho học sinh kiến thức về CNTT, học sinh sử dụng máy tính như một công cụ học tập nhằm nâng cao chất lượng học tập; góp phần rèn luyện học sinh một số phẩm chất cần thiết của người lao động trong thời kì hiện đại hoá Với ứng dụng CNTT trong nhà trường sẽ góp phần hiện đại hoá giáo dục và đào tạo, gắn với phát triển nguồn nhân lực CNTT, xác định là nhiệm vụ quan trọng có ý nghĩa rất lớn trong việc đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và ứng dụng CNTT một cách hiệu quả trong công tác giáo dục của nhà trường theo tiêu chí mới của Bộ Giáo dục và Đào tạo Lãnh đạo nhà trường sử dụng CNTT để quản lí kế hoạch của các tổ chức đoàn thể, các tổ chuyên môn, lịch dạy học của giáo viên, soạn thảo và quản lí các văn bản chỉ đạo và báo cáo của nhà trường

Trong cuộc vận động “Mỗi thầy cô giáo là tấm gương về đạo đức tự học và sáng tạo” hiện nay, nhà quản lý giáo dục “nói cần đi đôi với làm”, nhà quản lý phải

là người tiên phong trong việc ứng dụng CNTT Hiệu quả quản lý sẽ thấp nếu người quản lý giáo dục chỉ hô hào, vận động giáo viên ứng dụng CNTT vào đổi mới phương pháp dạy học, trong khi nhà quản lý giáo dục lại không biết ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý của mình

Hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục (HTTTQLGD) là yêu cầu bắt buộc phải có đối với bất kỳ tổ chức, cơ sở giáo dục nào để giúp cho CBQL có cơ sở tin cậy và khách quan trong điều hành và ra quyết định quản lý chuẩn xác

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục rất đa dạng và phức tạp, khối lượng thông tin rất lớn Hơn nữa, các thành phần thông tin phân bố theo kiểu phân tán, rất phức tạp trong việc xây dựng một giải pháp kỹ thuật tổng thể Vì vậy để hoàn thiện một

hệ thống thông tin quản lý giáo dục, người lãnh đạo cũng như tổ chức không thể nóng vội mà thành công được Công việc này cần phải tiến hành trong khoảng thời gian đủ lớn, cùng với khả năng tổ chức biên soạn phần mềm công phu

1.4 Kết luận chương 1

Trong chương 1 luận văn đề cập đến các khái niệm chung về:

- Hệ thống thông tin, phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý, khái niệm, các cấu phần của hệ thống thông tin quản lý và các tiêu chí để đánh giá một hệ thống thông tin quản lý

- Quy trình phát triển HTTTQL

- Xu hướng phát triển của CNTT và truyền thông

Từ đó làm cơ sở lý thuyết để thực hiện nôi dung trong chương 2 là phân tích các cấu phần cũng như các tính năng và bảng biểu được cung cấp trong hệ thống thông tin quản lý hiện tại đang được sử dụng tại một số trường đại học trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin quản lý của các trường đó, chỉ ra những ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại

CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH

PHÚC

2.1 Tổng quan về Giáo dục đào tạo Vĩnh Phúc

Vĩnh Phúc là tỉnh nằm trong quy hoạch vùng thủ đô Hà Nội Theo kết quả điều tra dân số 01/04/2009 dân số tỉnh Vĩnh Phúc là 1.100.838 người Đây là tỉnh có vị trí nằm giữa trung tâm hình học của miền Bắc Việt Nam và là một trong số ít tỉnh thành của Việt Nam tự chủ được thu chi ngân sách từ năm 2003, là một trong những tỉnh thành luôn có đóng góp ngân sách lớn nhất ở miền Bắc sau Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh

Trong những năm qua ngành giáo dục của tỉnh Vĩnh Phúc đã có những bước tiến vượt bậc là 1 trong những tỉnh,thành có chất lượng giáo dục cao nhất cả nước, 3 năm liền (2012, 2013 và 2014) Vĩnh Phúc đứng đầu cả nước về điểm trung bình thi đại học Năm 2013, học sinh Vĩnh Phúc đạt 1 huy chương bạc Olympic Toán, 1 huy chương đồng Olympic sinh học quốc tế, 49 học sinh đạt giải trong kỳ thi học sinh giỏi quốc gia

Năm 2014 học sinh Vĩnh Phúc đứng thứ 6 cả nước về số giải trong kỳ thi học sinh giỏi 2014 với 67 giải, tiếp tục khẳng định vị trí số 1 toàn quốc về điểm trung bình 3 môn thi đại học

Là 1 trong 5 tỉnh đầu tiên của cả nước được công nhận phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi mức độ 2.Từ một tỉnh mới với mô hình giáo dục nhỏ nay Vĩnh Phúc đã có một số trường Đại học và Cao đẳng quy mô như trường ĐHSP Hà Nội

II, trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, trường CĐSP Vĩnh Phúc, CĐ Việt Đức

và sắp tới đây sẽ có một số trường ĐH được xây dựng trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc đặc biệt quan tâm và là tỉnh đi đầu cả nước về phát triển đào tạo nghề góp phần