phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý trường học

Hệ thống các trường phổ thông có lưu lượng thông tin cần trao đổi khá lớn giữa học sinh, phụ huynh – nhà trường, giáo viên – giáo viên, .... công việc này đòi hỏi khá nhiều về giấy tờ với độ chính xác cao và kịp thời. Vì vậy phải có một kênh thông tin liên tục giữa gia đình và nhà trường, giữa các cán bộ giáo viên công nhân viên trong trường với nhau...Và chương trình quản lý trường học thể hiện dưới dạng Website đã đáp ứng điều này.

LỜI NÓI ĐẦUNgày nay với sự ra đời của máy tính đã giúp cho mọi công việc trở lên linh hoạtđơn giản và chính xác Bất kỳ lĩnh vực nào con người cần xử lý thông tin thì ở đó tin họccàng trở lên quan trọng Việc ứng dụng tin học là nhằm thực hiện công việc với năng suấtcao,tốc độ xử lý nhanh, đảm bảo độ tin cậy nhất là những công việc có khối lượng thôngtin lớn, phức tạp Cùng với sự phát triển của xã hội ngày nay, công nghệ thông tin trở lênphát huy hiệu quả trong hầu hêt các lĩnh vực của đời sống xã hội Có rất nhiều ngành đã

và đang áp dụng việc tin học hoá quản lý và đã cho kết quả rất tốt, đặc biệt là nhữngngành nghề mà mức độ công việc luôn theo một khuôn mẫu và ít thay đổi theo thời gianthì các chương trình quản lý tỏ rõ ưu thế của mình

Để nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường đồng thời đảm bảo sự phối kết giữa giađình và nhà trường được chặt chẽ, một số trường đã áp dụng giải pháp tin học ở mức chophép Ứng dụng tin học trong nhà trường là giải pháp hết sức thực tế trong công cuộc tinhọc hoá, hiện đại hoá ngày nay

Hệ thống các trường phổ thông có lưu lượng thông tin cần trao đổi khá lớn giữa học sinh,phụ huynh – nhà trường, giáo viên – giáo viên, công việc này đòi hỏi khá nhiều về giấy

tờ với độ chính xác cao và kịp thời Vì vậy phải có một kênh thông tin liên tục giữa giađình và nhà trường, giữa các cán bộ giáo viên công nhân viên trong trường với nhau Vàchương trình quản lý trường học thể hiện dưới dạng Website đã đáp ứng điều này

Với sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Hoài Anh, sau một thời gian em đã hoànthành được chương trình nhưng vẫn còn những sai sót trong quá trình thực hiện, em hyvọng được cô xem xét, giúp đỡ và đóng góp ý kiến cho chương trình của em được tốt hơn,chặt chẽ hơn

Em xin chân thành cảm ơn

sơ, chức vụ của cán bộ giáo viên công nhân viên (GV&CBCNV) (Quản lý giáo viên &cán bộ công nhân viên) Ngoài ra chương trình còn có chức năng quản lý thư viện quản lýtài khoản khi người dùng sử dụng.

Trường có nhiệm vụ đào tạo ra những học sinh có đủ đức, tài cung cấp cho xã hộinhững công dân thực sự góp phần phát triển xã hội, xây dựng xã hội giàu, mạnh, vănminh, củng cố cho học sinh hành trang bước vào đời, bước vào ngưỡng cửa đại học Đòihỏi trách nhiệm và nhiệm vụ rất nặng nề từ phía nhà trường, làm sao vừa bổ sung mộtlượng kiến thức lớn cả về lý thuyết và thực hành kiến thức xã hội, lẫn đạo đức con người.Trường phổ thông trung học Mê Linh, là một trường cấp III, hàng năm tiếp nhận và đàotạo lượng học sinh khá lớn phục vụ cho việc trồng người Với đội ngũ giáo viên, cũng như

cơ sở vật chất và một số nhu cầu cần thiết của học sinh đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ về mọimặt bằng các nội quy, quy chế và phương pháp quản lý hữu hiệu Tại trường, ngoài việc

Quản lý học sinh (Ban đào tạo), thường xuyên theo dõi mọi hoạt động cả về học tập và

vui chơi của học sinh các khối mà còn phải quan tâm đến mọi vấn đề liên quan trong nhàtrường như việc giảng dậy của đội ngũ giáo viên, công tác của các cán bộ công nhân viêntrong trường, các dich vụ phục vụ cho mọi hoạt động của học sinh và giáo viên như thưviện Để dảm bảo mọi hoạt động được diễn ra liên tục và thông suốt đòi hỏi sự quản lýthống nhât, liền mạch từ trên xuống dưới Trong trường phân ra các phòng ban, mỗi phòngban đảm nhận những công việc và nhiệm vụ riêng đồng thời các phòng, ban phải có sựliên hệ qua lại với nhau để có thể thống nhất hoạt động

+ Ban tuyển sinh: Đầu vào của học sinh trung học cơ sở phải trải qua một số đợt sát hạch

nhằm sàng lọc ra những học sinh có tố chất và thực sự ham học hỏi Việc sát hạch có thểdùng nhiều phương pháp tuân theo quy chế của bộ giáo dục hoặc dùng kết quả học tập tạitrung học cơ sở để xét đầu vào, hoặc tổ chức kỳ thi xét tuyển Học sinh hết lớp 9 tại cáctrường trung học cơ sở có nhu cầu hoc tại trường trước tiên phải nộp hồ sơ (hồ sơ bao gồm

sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự tuyển, bằng tốt nghiệp cấp 2 và đơn đăng ký dự thi) tạitrường

Sau khi thông qua sở giáo dục và Ban giám hiệu, Ban tuyển sinh Có nhiệm vụ thông báo

toàn bộ về quy chế thi, thời gian bắt đầu tiếp nhận hồ sơ đến hạn cuối thu hồ sơ, lịch thi cụthể Khi tiếp nhận hồ sơ Ban tuyển sinh cần xem xét hồ sơ đã hợp lệ hay chưa nếu đã hợp

lệ thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu, nếu có gì sai sót thì yêu cầu thí sinh hoàn thiện lại vàhẹn ngày làm thủ tục lại Qua hạn nộp ban tuyển sinh khoá sổ, không nhận hồ sơ, toàn bộthông tin hồ sơ thu thập của học sinh đã cập nhật trong cơ sở dữ liệu được sử dụng để tiếnhành lập danh sách thí sinh tham gia thi, xếp phòng thi, tổ chức cán bộ coi thi cho từngphòng, lập phiếu dự thi Thông tin trên phiếu bao gồm: Mã phiếu dự thi, số báo danh, họ

và tên, ngày sinh quê quán Sau đợt thi ban tuyển sinh tổ chức chấm, xét điểm từ đó liệt

kê danh sách thí sinh trúng tuyển vào trường và thông báo đến học sinh kèm theo giấy yêucầu làm thủ tục chính thức nhập học

+ Tại Ban đào tạo Học sinh tiến hành nhập học cần hoàn thiện về hồ sơ cá nhân,( các

thông tin liên quan, học bạ cấp II, giấy khai sinh…), học phí Các trường hợp học sinh cáckhối khác thuộc các trường khác có nhu cầu học tập tại trường mà có nhu cầu chuyển vềtrường cũng phải nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ và làm công tác chuyển điểm để tiện việc theodõi

Bộ phận đào tào cần xem xét cập nhật hồ sơ, tiến hành phân lớp, dựa vào điểm thi đầu vào

để lọc ra các lớp chuyên về môn nhất định để tiên cho việc đào tạo đồng thời phát huy caonhất khả năng của học sinh còn lại là các lớp không chuyên và thồng kê danh sách họcsinh theo từng lớp tham gia học tại trường Trong suốt quá trình tham gia học tập và rèn

luyện, ban đào tạo sẽ chịu trách nhiệm Quản lý học sinh (Ban đào tạo) toàn trường,

quản lý về sĩ số, về lịch học, về điểm, về việc tham gia công tác xã hội của học sinh…,việc thiết lập thời khóa biểu cho giáo viên và học sinh Mỗi khi có sự thay đổi như việcnghỉ phép vì bất kỳ lý do gì như:tham gia hoặt động đoàn, đội, như thế nào… Học sinhcần thông báo đến thầy cô chủ nhiệm, thầy cô chủ nhiệm có trách nhiệm thu thập toàn bộ

những thay đổi bất thường hằng ngày và gửi cho ban đào tạo, ban đào tạo cập nhật vào

hồ sơ Quản lý học sinh (Ban đào tạo).

Mỗi giáo viên bộ môn cần thường xuyên cập nhật và lưu trữ thông tin các đầu điểm để

phục vụ do việc quản lý điểm, và định kỳ gửi báo cáo và xin ý kiến lên Ban giám hiệu

cho trường hợp cụ thể

Các giáo viên ở từng tổ, từng bộ môn cần xem xét thông tin về học tập của tửng lớp, từng

cá nhân thông qua bảng thông kê theo dõi của học sinh mà ban đào tạo đã lưu nhằm kịpthời phát hiện ra những phần tử cá biệt để kịp thời răn đe, đưa ra hướng giải quyết triệt để,bằng nhiều biền pháp trong đó phải có sự phối kết hợp từ gia đình

Cuối mỗi kỳ học ban đào tạo có nhiệm vụ thu thập toàn bộ những thông tin liên quan đến

học tập và rèn luyện của học sinh để xét học lực, hạnh kiểm cho từng cá nhân và thôngqua giáo viên chủ nhiệm thông tin đến học sinh đồng thời gửi kết quả học tập về gia đình.Học sinh, có nhu cầu, thắc mắc hay đề nghị gì có thể thông qua giáo viên chủ nhiệm hoặc

trực tiếp đề đạt với ban giám hiệu bởi nhà trường chú trọng chất lượng là chính hoặc có

thể thông qua hòm thư góp ý và cuối mỗi tuần của tháng ban giám hiều tổng hợp ý kiếncủa học sinh để đưa ra kế hoạch phát triển nhất cũng có thể phải chứng thực khi không có

sự minh bạch, nhằm giả quyết và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp nhất

+ Ban giám hiệu trong một khoá cần yêu cầu tổ chức những đợt kiểm tra thường kỳ để

thấy được mặt mạnh và mặt yếu ở học sinh và từ đó tìm hiểu nguyên do và đưa ra phương

án giải quyết phải rà soát từ phía nhà trường, từ phương pháp giảng dậy mặt mạnh nhàtrường sẽ khuyến khích phát huy, mặt yếu cần phải xem xét từ phía nhà trường, từ phươngpháp giảng dậy của từng giáo viên xem đã tối ưu chưa, đã thực sự đạt hiệu quả chưa, vềphía học sinh thông qua đợt kiểm tra và bẳng theo dõi học tập sẽ thấy được khả năng họctập của từng học sinh, trong một lớp không tránh khỏi có những người học giỏi học kémsinh ra ganh đua, đố kỵ và cam chịu Giáo viên cần sự giúp đỡ từ những học sinh giỏi kèmcặp và động viên học sinh học kém, đẩy lùi hiện tượng mặc cảm, chây lì, ỷ lại ở một số ítnhững học sinh trong lớp học vừa nâng cao khả năng học hỏi lẫn nhau, tạo được tinh thầnđoàn kết ở mỗi lớp, hoặc mở những lớp bồi dưỡng, nâng cao, học thêm cho những họcsinh hiếu học và những lớp giành cho học sinh kém để củng cố và hệ thống lại những kiếnthức thiếu, hổng…

Cuối mỗi kỳ học sau khi có kết quả học tập và rèn luyện ban đào tạo cùng với ban giám

hiệu cần tổ chưc khen thưởng tuyên dương công bằng công khai minh bạch trước nhà

trường trước tập thể lớp nhằm khuyến khích động viên bên cạnh đó cần kỷ luật nghiêmkhắc những học sinh có hành vi thiếu đạo đức, phá hoại của công, môi trường, vi phạmquy chế….Để răn đe làm bài học thích đáng cho học sinh khác rút kinh nghiệm tránh tái

phạm Tất cả những thông tin khen thưởng hoặc kỷ luật trong từng năm sẽ được lưu vào

hồ sơ cá nhân của học sinh

Đối với học sinh cuối cấp cần tổ chức mời những giáo viên lâu năm có uy tín giảng dậykết hợp ôn thi cho học sinh, có thời khóa biểu riêng cho lớp cuối cấp để ưu tiên phục vụtốt cho kỳ thi tốt nghiệp và hơn thế nữa là kì thi đầu vào đại học Để tổ chức tốt kì thi tốtnghiệp các trường trong hệ thống thi ghép cần phối kết hợp cung cấp toàn bộ thông tin họcsinh tại trường và tổ chức phân phòng thi, số báo danh… Đến từng thí sinh Các tổ, bộmôn kết hợp cùng bộ, sở giáo dục để ra đề hợp lý và tổ chức thi, chấm thi chính sác côngminh bởi đây là kì thi quan trọng để lọc và đưa những học sinh thực sự ham học hỏi và tàiđức trong toàn bộ quá trình học tập và đào tạo tại trường

+ Ban quản lý tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tình hình tài chính của nhà trường từ việc

thu đến chi, việc xét và cấp lương hàng tháng cho giáo viên và cán bộ công nhân viên(GV&CBCNV) trong trường vì vậy cần phải quản lý giáo viên và cán bộ công nhân viênmột cách hợp hợp lý với những quy tắc của bộ, sở đề ra

Học sinh nhập học cần nộp học phí tại Ban quản lý tài chính đem phiếu thu hồ sơ giấy tờ liên quan lên ban đào tạo để làm thủ tục nhập học, mỗi kỳ học sinh có nhiệm vụ nộp học phí tại Ban quản lý tài chính nếu quá hạn sẽ được thông báo lên ban đào tạo, lên ban

giám hiệu để khiển trách hoặc đình chỉ việc hoc đồng thời xem xét giải quyết từng trường

hợp cu thể cuối mỗi kì học ban đào tạo cần cung cấp danh sách khen thưởng đến Ban

quản lý tài chính để có sự sắp xếp thu chi hợp lý Về cơ sở hạ tầng trường, lớp Ban quản

lý tài chính có nghĩa vụ trang bị đầy đủ bằng ngân sách của nhà trường thông qua ban giám hiệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc đào tạo.

GV&CBCNV sau khi chính thức tham gia giảng dậy và làm việc tại trường sẽ hoàn thiện

hồ sơ gửi lên ban giám hiệu Ban giám hiệu sẽ gửi danh sách giáo viên với những thông tin đầy đủ xuống Ban quản lý tài chính nhằm theo dõi công tác hoạt động của

GV&CBCNV, cập nhật ngày làm, ngày nghỉ,…

Có gì thay đổi trong công tác giáo viên và cán bộ công nhân viên cần báo ngay lên Ban

giám hiệu và Ban quản lý tài chính để kịp thời cập nhật thông tin liên quan đến việc xét

và cấp lương cuối tháng tổng kết báo cáo lên Ban giám hiệu xem xét và phê duyệt rồi

phát lương cho GV&CBCNV

+ Bộ phận Quản lý thư viện:

Trước tiên cần tiến hành thống kê các loại sách cần thiết có tính chất giáo dục cao vàphong phú để nhập vào kho sách Mỗi khi có nhu cầu nhập sách cần gửi yêu cầu chi cụ thể

về loại sách, số lượng, đơn giá, tổng tiền và chọn nhà cung cấp rồi lập hoá đơn gửi đến

Ban quản lý tài chính, Ban quản lý tài chính có nhiệm vụ xác nhận chi và tiến hành chi

trả đến nhà cung cấp sách sau khi sách đã thông qua kiểm kê và nhập vào kho

Với vai trò là kho thông tin làm giàu tri thức bao gồm cả sách giáo khoa, sách tham khảovới những nội dung phong phú, hệ thống thư viện giúp cho học sinh có thể tìm hiểu thôngtin theo yêu cầu Để đảm bảo hoạt động của hệ thống được nhanh và đầy đủ, chặt chẽ đòihỏi việc quản lý phải hết sức hợp lý đề phòng việc thất thoát hao hụt sách trong thư việncần đưa ra những nội quy khi mượn sách khi đến phòng đọc sách

Mỗi học sinh hoặc GV&CBCNV trong trường có nhu cầu mượn trả sách tại thư viện trước

tiên phải trình thẻ và yêu cầu mượn-trả tại bộ phận quản lý thư viện nếu là mượn sách bộ

phận này có nhiệm vụ tra cứu loại sách độc giả yêu cầu có còn trong thư viện không, nếukhông còn thì thông báo cho độc giả và cập nhật vào hệ thống để kịp thời nhập thêm đầusách nếu đầu sách còn thì thực hiện việc trao sách và lập một phiếu hẹn trả cho độc giảđồng thời lưu thông tin (mã, loại sách, số lượng, ngày hẹn trả, ngày mượn ….) Vào hệthống để tiện cho việc tra cứu và trả sách sau này, và có thể biết hao hụt sách là do đâunếu xảy ra Nếu là trả sách thì toàn bộ đầu sách sẽ được khôi phục lại trong kho và tronghện trạng cơ sở dư liệu đồng thời cập nhật sự thay đổi vào CSDL

Tại thư viện hàng tuần hàng tháng phải kiểm kê số đầu sách: sách đã mượn sách còn trongkho loại sách đã hết để kịp thời bổ sung sách vào thư viện nhằm đáp ứng tối đa nhu cầucủa độc giả

Khi cần bổ sung sách thì trước tiên phải thống kê số đầu sách cần bổ sung, chọn nhà cung

cấp, số lượng sách và đơn giá đi kèm và gửi yêu cầu chi lên Ban quản lý tài chính Ban

hành chính nhiệm vụ thông tin đến nhà cung cấp yêu cầu chuyển sách vào thư viện sau khi

nhận sách bộ phận quản lý thư viện cần kiểm kê sách xem đã hợp lý hay chưa, nếu thoả mãn yêu cầu rồi thì lập phiếu thanh toán gửi cho Ban quản lý tài chính, nhà cung cấp cầm phiếu và thanh toán tại Ban quản lý tài chính

Những nhiệm vụ cơ bản được tóm lược như sau :

-Phân quyền hệ thống

-Quản lý toàn bộ hồ sơ học sinh trong từng khoá

-Quản lý toàn bộ hồ sơ GV&CBCNV trong trường

-Chương trình có thể theo dõi các hoạt động đoàn, đội diễn ra hàng tháng (ngày).-Chương trình có thể thống kê, phân loại học sinh theo học lực, lớp học,

-Quản lý việc xếp thời khoá biểu

-Thống kê, theo dõi những giờ giảng của giáo viên bộ môn.

-Thống kê lượng thu – chi hàng tháng (ngày)

-Thống kê lượng sách nhập, sách tồn, sách mượn

-Cập nhật thông tin thẻ, số thẻ của độc giả

-Tìm kiếm và đưa ra những thông tin theo yêu cầu

-In báo cáo đầy đủ thông tin hoặc những thông báo gửi đến từng gia đình học sinh

-In báo cáo thu – chi hàng tháng gửi lên Ban giám hiệu (BGH)

-Báo cáo tổng kết chi tiết tổng kết từng kỳ của học sinh

2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức tại trường thể hiện ở sự phân cấp và phân công trách nhiệm một cách rõràng và thống nhất

• Ban giám hiệu

Ban giám hiệu bao gồm Hiệu trưởng, một Hiệu phó phụ trách về đào tạo, một hiệu

phó phụ trách các mảng còn lại, luôn đứng đầu một trường học, chịu mọi trách nhiệm vềcác mặt, các thủ tục hành chính và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước bộ,

sở về mọi hoạt động của trường Ban giám hiệu định ra phương hướng hoạt động của

Ban giám hiệu

Ban quản lýtài chính

Ban quản

lý thư viện

Các

tổ bộ môn

Nhân viên

Nhân viên Thủ

trường để từ đó GV&CBCNV sẽ lên kế hoạch và phân chia công việc nhằm thực hiệncông việc một cách hiệu quả nhất.

• Các tổ trưởng

Có nhiệm vụ tiếp nhận bàn giao công việc, thông tư từ ban giám hiệu đồng nghĩa với

việc có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, có quyền giao việc và điều động cáchoạt động công tác của cấp dưới Phải nắm rõ tình hình hoạt động ở tổ mình

Tổ trưởng bộ môn: Là người được đánh giá là có năng lực chuyên môn cao và có khảnăng đưa ra những phương pháp giảng dậy cũng như công tác điều hành quản lý hữu hiệunhất Nhiệm vụ giám sát và yêu cầu các GV thuộc môn mình hợp lý hoá phương phápgiảng dậy, tổ chức họp thường xuyên để củng cố cũng như phê bình những GV có nhữnghành động, phương pháp ko đạt hiệu quả Có quyền dề nghị bổ sung hoặc giảm bớt Gv ở

tổ mình

Trưởng Ban quản lý tài chính là Thủ quỹ: người phụ trách toàn bộ vấn đề tài chính của

trường, theo dõi các khoản thu, chi, tính toán chi phí hoạt động, vốn lưu động, các khoảnvay ngân hàng, các khoản phải trả, các khoản phải thu, thủ quỹ có quyền yêu cầu cácnhân viên thực hiện các báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng tuỳ theo mức độ và nhu cầucông việc Xem xét và ký xác nhận các bản bàn giao, báo cáo khi cần thiết

• Ban tuyển sinh:

Bao gồm trưởng ban tuyển sinh: Là giáo viên đã từng tham gia phụ trách về nhiều mặt, cókhả năng tổ chức tốt và các giáo viên trong trương có nhiệm vụ tiếp nhận, thống kê và tổchức thi, chấm thi và tuyển sinh

• Ban đào tạo:

Gồm các giáo viên trực tiếp tham gia giảng dậy

• Ban quản lý tài chính:

Bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên chịu trách nhiệm toàn bộ về thu chi, cơ sở vậtchất trong trường, về khen thưởng, lương bộc…

• Ban quản lý thư viện:

Bao gồm một quản lý, chức năng giám sát và cập nhật, báo cáo tình hình lên cấp trên, có

quyền quyết định mọi việc trong thư viện nội bộ sau khi thông qua Ban giám hiệu, một

nhân viên bộ phận tiếp nhận, một nhân viên bộ phận mượn-trả và hai nhân viên bộ phậnkho: nhập và sắp xếp, vệ sinh kho sách

• Giáo viên chủ nhiệm

Có nhiệp vụ trực tiếp giám sát tình hình học tập và tu dưỡng của học sinh lớp mình, trựctiếp tác động đến học sinh khi cần thiế Phối hợp với giáo viên bộ môn để biết rõ tình hìnhhọc tập vã có thể góp ý với GV bộ môn thực hiện một số phương pháp tốt hơn nhằm đạthiệu quả cao nhất

Giải pháp quản lý gồm các chức năng sau:

• Quản lý học sinh (Ban đào tạo)

+ Quản lý điểm

- Cập nhật điểm từng môn của từng học sinh theo kỳ học

- Xử lý điểm, tính điểm phẩy, xét học lực, hạnh kiểm

- Lập bảng điểm

- Tra cứu danh sách điểm theo tên, mã học sinh, theo lớp

- Liệt kê bảng điểm gửi cho BGH

- Gửi kết quả cho gia đình

+ Cập nhật,chỉnh sửa hồ sơ học sinh và thông tin liên quan

+ Thống kê danh sách học sinh theo khoá

+ Tra cứu danh dách học sinh theo lớp, theo học lực

+ Tìm kiếm thông tin học sinh theo yêu cầu

+ In báo cáo

• Bộ phận quản lý GV&CBCNV

+ Cập nhật, chỉnh sửa lý lịch GV&CBCNV.

+ Cập nhật danh sách đăng ký giảng dậy, làm việc.

+ Lên lich làm việc cho từng cán bộ

+ Tra cứu theo tên, quê quán, trình độ, chức vụ

+ Thống kê danh sách.

+ Quản lý việc xếp thời khoá biểu

- Cập nhật trình độ cán bộ, những yêu cầu cá nhân nếu có

- Cập nhật, chỉnh sửa nhu cầu, tổng số lớp khối trong trường

- Đưa ra danh sách phân công giảng dậy cụ thể.

- In thời khoá biểu cho từng lớp

• Bộ phận quản lý tài chính

+ Cập nhật, chỉnh sửa danh sách thu (học phí, )

+ Cập nhật danh sách chi (trả lương, cơ sở hạ tầng phải thay thế hoặc mua mới, khuyến

học, nhập sách vào thư viện )

+ Lập danh sách tổng hợp thu chi vào cuối tuần (tháng).

+ Tra cứu tình hình theo ngày, theo khoản thu – chi.

+ In báo cáo

+ Quản lý lương GV&CBCNV.

- Cập nhật việc theo dõi giảng dậy, làm việc, mức thưỏng, phụ cấp, tạm ứng

- Lập bảng lương từng tháng

- Gứi danh sách lên BGH

- Xử lý thắc mắc, phản hồi

- In báo cáo

• Bộ phận quản lý thư viện

+ Cập nhật số đầu sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, trạng thái

+ Cập nhật thông tin độc giả đã đăng ký làm thẻ

+ Lập phiếu mượn

+ Hoá đơn nhập - xuất

+ Lập danh sách sách mượn, sách trả, sách nhập hàng ngày

+ Lập báo cáo hàng tháng gửi cho BGH

+ Báo cáo tình hinh cuối tháng

3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:

• Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp toàn bộ hồ sơ, lý lịch có liên quan

cho nhà trường Bộ phận Quản lý học sinh (Ban đào tạo) có nhiệm vụ cập nhật

hồ sơ vào CSDL Ban đào tạo đảm nhiệm việc xếp lớp và cung cấp thông tin về

lớp thầy cô và thời khoá biểu, những thông tin này đã được cập nhật trong hồ sơ

học sinh Trong quá trình học tập Ban đào tạo phải thường xuyên cập nhật, theo

dõi điểm cũng như các hoạt động khác của học sinh để kịp thời xử lý Điểm sau khi

cập nhật sẽ được hệ thống xử lý, xét điểm, đánh giá và lập bảng điểm cho từng lớp đồng thời gửi kết quả này đến gia đình Các GV&CBCNV trong trường được theo dõi bởi bộ phận quản lý GV&CBNV, hệ thống cập nhật hố sơ, thông tin liên quan của từng người vào hồ sơ GV&CBCNV, theo dõi xét và cấp lương, xếp lịch làm

việc, giảng dậy hàng ngay (tuần) Còn về nhu cầu mượn, đọc sách trên thư viên

được quản lý bởi bộ phận quản lý thư viện Học sinh, giáo viên, khi có nhu cầu

mượn hay đọc sách tại Thư viện phải đăng ký làm thẻ lúc này các thông tin về độc giả cùng với số thẻ được cập nhật vào CSDL phục vụ cho việc kiểm tra và đối

chiếu mỗi khi đến thư viện Khi mươn sách độc giả trình thẻ và thông tin về nhu

cầu mượn - trả, hệ thống sẽ đối chiếu với thông tin trong CSDL và chứng thực thì

tiếp tục làm thủ tục mươn sách cho độc giả - lập phiếu mượn đồng thời cập nhật

thông tin mới (sách mượn) vào CSDL Bộ phận này còn phải tổng hợp lượng sách

mượn, sách nhập hàng tháng và gửi cho bộ phận tài chính ký kêt thu - chi cho hợplý

Đó là khái quat chu trình xử lý của chương trình

2 Bản lý lịch học sinh.

LÝ LICH HỌC SINH

Mã HS:

Họ và tên:

Ngày sinh:

Quê quán:

Họ và tên bố: Tuổi:

Nghề nghiệp:

Họ và tên mẹ: Tuổi:

Nghề nghiệp:

Anh (chị), em:

Số ĐT:

Khen thưởng, kỷ luật

Ngày vào đoàn:

3 Danh sách GV&CBCNV:

DANH SÁCH GV&CBCNV

Mã

GV&CBNV

Họ và tên

Ngày sinh

Quê quán

Số ĐT Chức

vụ

Ghi chú

Sơ yếu lý lịch của GV&CBCNV để theo dõi :

Sơ yếu lý lịch của GV&CBCNV

Họ và tên :………

Ngày sinh:………

Giới tính :………

Năm sinh:………

Dân tộc :………

Tôn giáo:………

Quê quán :………

Chỗ ở hiện nay:………

Số CMND:………

Đơn vị :………

Chuyên môn:………

Chức vụ:………

Mức lương:………

Ngày vào trường:………

Mức lương:………

ảnh 3x4

4 Phiếu điểm của từng học sinh

MônAnh

Mônlý

Môn Lsử

MônGDCD

MônTdục

MônĐịa

5 Phiếu đăng ký giảng dậy:

DANH SÁCH GV&CBCNV ĐĂNG KÝ GIẢNG DẬY VÀ LÀM VIỆC

Họ và tên GV&CBCNV Khả năng và yêu cầu công việc

6 Thời khoá biểu:

THỜI KHOÁ BIỂU

Mã Lớp Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7

Mã môn Tên môn Giáo viên phụ trách

7 Thẻ Thư viện của độc giả

Thẻ thư viện:

Họ và tên:

Ngày làm thẻ:

Số thẻ:

8 Nhập thông tin độc giả mượn sách vào máy tính

Ngày mượn Mã số Tên sách Người mượn Người xác nhận

9 In ra phiếu mượn và hạn trả cho độc giả

10 Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

Ngày :…

Nhà xuất bản :……

Địa chỉ :……

Số hiệu :……

MDSP MSP Tên SP Số lượng 11 Báo cáo tồn kho Phiếu mượn Họ tên :

Tên sách :

.

.

Hạn trả :

Giá tiền :

Ký nhận :

Stt Tên hàng

Tồn thực tế Tồn trên sổ sách Thừa Thiếu

S.lg Tiền S.lg Tiền S.lg Tiền S.lg Tiền

12 Phiếu xuất

Phiếu xuất

Số :………

Bộ phận :…… Ngày:…………

Người nhận: Qlý thư viện:

14 Báo cáo tài chính định kỳ:

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ngày …….tháng……năm……

Tổng kết tình hình thu chi trong tháng(quý)…… năm…………

STT Khoản thu Mục đích thu Khoản chi Mục đích chi

5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống.

Định nghĩa các đối tượng sử dụng trong chương trình

Tên bộ phận-chức năng 1-chức năng 2

Tên tác nhân ngoài

Luồng dữ liệu

2 Hồ sơ xác lập dự án:

1 Phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án:

• Phạm vi

Dự án được áp dụng chung cho toàn bộ hệ thống quản lý trong trường, mở rộng

ra các trường lân cận và tiến tới ứng dụng trong toàn tỉnh, toàn bộ hệ thống giáo dục ởViệt Nam Bởi các trường thường có mô hình và quy mô đào tạo tương tự nhau Trườngphổ thông sẽ dùng phần mềm này để quản lý cũng như cung cấp thông tin một cáchnhanh và tiện nhất, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục góp phần hạn chế tối đa nhữngcông việc thủ công Hệ thống có phần phân quyền nên mọi thông tin, tài nguyên mật củatrường sẽ không bị tiết lộ nếu không có sự công khai hiển thị của chủ nhân Tính năngbảo mật được đánh giá cao tránh những ý đồ không tốt khi truy nhập vào website củatrường Toàn bộ GV&CBCNV, học sinh, phụ huynh học sinh có thể đăng ký và truy cậpvào website để xem hoặc cập nhật thông tin nằm trong quyền hạn được phép sử dụng củamình Toàn bộ hoạt động trong trường, mục đích hoạt động không chỉ dừng lại ở mức

Quản lý học sinh (Ban đào tạo) mà còn rất nhiều vấn đề lien quan xoay quanh việc đao

tạo trong nhà trường

• Khả năng của dự án :

- Dự án quản lý được mọi hồ sơ về thông tin học sinh, lý lich và quá trình công tác,giảng dậy của GV&CBCNV, thông tin sách – thư viện, thông tin tài chính…

- Xử lý các giao dịch và ghi lại dữ liệu cho từng chức năng đặc thù

- Dữ liệu được thường xuyên cập nhật (cả dữ liệu định kỳ gồm các tài liệu hoạtđộng và các báo cáo)….Tránh được khả năng tranh chấp người dùng khi có nhiều ngườicùng thay đổi một nội dung của cùng một đối tượng

- Giảm thiểu được rất nhiều về việc lưu thông tin giấy tờ, sổ sách, tiết kiệm thờigian cũng như nhân lực cho việc thống kê dữ liệu hay tìm kiếm đối tượng theo yêu cầu

• Mục tiêu :

Mọi nhu cầu, mọi công việc con người đặt ra hay yêu cầu đều có những mục tiêu nhấtđịnh có điều mụcc tiêu đặt ra chỉ có tính tương đối Cụ thể ở dự án xây dựng chương trìnhquản lý trường phổ thông này- mục tiêu chung nhất là để ứng dụng tối đa thành quả khoahọc công nghệ vào giáo dục phần nào giảm thiểu được những công việc thủ công mà conngười đã làm và đang làm

Nhằm tin học hoá phần nào hệ thống giáo dục ở nước ta Việc nhiều trường đã đưacác chương trình quản lý vào hệ thống làm việc bước đầu đã cho những kết quả rất khảquan Nhưng vấn đề ở đây là để giảm bớt những phiền hà mang lại do vẫn một phần côngviệc phaỉ áp dụng phương pháp thủ công truyền thống để thực hiện, ta sẽ thực hiện triểnkhai hệ thống hoạt động qua mạng internet Điều đó sẽ mang đến một hiệu quả rất tíchcực và không những tiết kiệm chi phí cho trường, mà nó còn tạo cho việc quản lý dễ dàng

và thuận tiện hơn rất nhiều khi mà việc sử dụng mạng internet đã trở thành phổ biến trênthế giới Bên cạnh đó việc xử lý những mảng thông tin chỉ biến động một phần đặc trưngcủa các chương trình quản lý là một công việc nhàm chán và rất vất vả với người phụtrách, nhưng với hệ thống quản lý hiện đại bằng máy tính thì những việc đó sẽ trở lên dễdàng hơn rất nhiều Người dùng chỉ cần đưa ra các yêu cầu dưới dạng thực hiện các thaotác đã được lập trình sẵn thì ngay lập tức máy sẽ đưa ra kết quả Đặc biệt trong việc lưutrữ và tìm kiếm thông tin thì kết quả trực quan cho thấy luôn là một điều rất quan trọng

Và việc quản lý thuận tiện cùng với sự xử lý chính xác, nhanh chóng Phục vụ tốt nhất choquả trình giảng dậy, đào tạo ở trường

Dự án sau khi hoàn thành có thể hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý mọi thông tin liênquan đến hoạt động của trường

- Tăng khả năng xử lý, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ một cách đáng tin cậy, chínhxác, an toàn cao

- Giảm biên chế về nhân lực, giảm chi phí hoạt động của bộ máy quản lý

- Khắc phục những hạn chế của hệ thống hiện tại, hỗ trợ phát triển lâu dài, đáp ứngcác ưu tiên, các ràng buộc đã đặt ra

- Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, hoá đơn

- Giảm thao tác xử lý thủ công như lập các chứng từ sổ sách bằng tay

- Tra cứu nhanh, chính xác hỗ trợ ra quyết định kịp thời

- Hệ thống đáp ứng đa năng các yêu cầu người sử dụng như là việc in ấn, thống kêtheo nhiều phương diện

- Hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thực sự không bị những lỗi dònhỏ

- Hệ thống có độ an toàn, bảo mật cao

2. Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi:

Phác hoạ giải pháp là đưa ra những phương pháp, những hướng dự tính để cuối cùng lựa chọn phương pháp tối ưu nhất và trong suốt quá trình xây dựng và thực thi dự án sẽ làm theo các bước trong phương pháp đã chọn.

Ta sẽ xây dựng hệ thống để đổi mới phương cách làm việc dựa trên hiện đại hoácác công đoạn và giảm bớt những phương cách cũ trong từng công đoạn của công việcquản lý Chẳng hạn như những giá sổ sách, những tủ chứng từ sẽ được thay thế bằngnhững chiếc máy tính làm việc Những công việc kiểm tra đối chiếu mất rất nhiều thờigian và con người để thực hiện nay không còn nữa, mà thay vào đó là công việc tìm kiếm

và thống kê máy tính sẽ đưa ra Việc tính điểm phẩy hay xét học lực, hạnh kiểm sẽ khôngcần đến chiếc máy tính cá nhân và mất nhiều thời gian để tổng kết cho học sinh

Hệ thống sẽ bao gồm những modul riêng và gắn với từng chức năng của các bộphận quản lý Chẳng hạn như chức năng quản lý nhân viên, ta hoàn toàn có thể xây dựngnhư một modul riêng biệt như là một hệ quản lý nhân sự, hoặc là chức năng quản lý tàichính

• Phác hoạ giải pháp :

1 Xây dựng hệ thống gồm các hệ con như quản lý nhân viên, quản lý tài

chính,Quản lý học sinh (Ban đào tạo), … như là các modul riêng biệt.

Những máy của các đơn vị sẽ cài đặt các hệ thống con độc lập (cài đặt riêng lẻ tuỳvào chức năng)

2 Xây dựng hệ thống bao gồm các modul thành phần như hệ quản lý cán bộ,quản

lý khách,quản lý phòng… theo một hệ thống hoàn thiện

Hệ thống chạy trên một mạng cục bộ (Lan) của trường, người dùng sẽ được cấpphát quyền truy cập, sử dụng theo từng chức năng của mỗi người

• Cân nhắc tính khả thi và lựu chọn dự án:

Tính khả thi được xác định dựa vào kết quả phận tích cá rủi ro, chi phí và các vấn đề vềkinh tế, kỹ thuật cũng như tổ chức Từ đó nếu xác định được giải pháp khả thi rồi thì đisâu khai thác dự án theo giải pháp đó từ ý tưởng phần mềm, triển khai đến bàn giao dửdụng, xet xem để sử dụng hiệu quả hơn cần có những hỗ trợ gì về mặt kỹ thuật, tổ chức

(lãng phí), hay chỉ đặt máy in tại một phòng nào đó có nhu cầu nhiều nhất rồi khi cần in ấncác phòng khac copy bài sang phòng náy thực hiện in (thủ công) Cả hai đều bất cập.Mớichỉ xử lý được một phần nhỏ các công việc trong công tác quản lý.

Là điển hình cho việc quản lý cũ kỹ thô sơ, tốn nhiều tài nguyên cho việc tổ chức,quản lý, lưu trữ dữ liệu

Hệ thống sẽ không thể là một chu trình khép kín vì các modul riêng lẻ

Thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, khu vực chưa có tính hệ thống vàthiếu sự liên tục Việc chia sẽ thông tin gặp rất nhiều khó khăn

Nếu có sự đối chiếu hay so sánh xảy ra thì sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ gâynhầm lẫn vì phải thực hiện hoàn toàn thủ công, khi cần thống kê dừ liệu sẽ khó khăn vì hệthống độc lập, các dữ liệu chưa được khớp với nhau chặt chẽ, có khi đối tượng thiếu thìvẫn cứ thiếu mà thừa thì vẫn thừa sẽ rất khó để có một thống kê, báo cáo chung cho các bộphận

Giải pháp 2

Việc thiết đặt một hệ thống mạng LAN giữa các phòng ban là tương đối đơn giảnchỉ cần hệ thống các PC, một Switch 48 cổng, hệ thống dây Cab, 1 đến 2 máy in đặt tạiban đào tạo, 1 máy Fax (nếu có thể) Chẳng hạn khi có nhu cầu trao đổi thông tin giữa

Ban đào tạo và Ban giám hiệu chỉ cần thông qua mạng LAN Hay tại Ban tuyển sinh có

nhu cầu in ấn chỉ cần thực hiện in bình thường, mặc dù máy không trực tiếp kết nối vớimáy in nhưng đã được cấp quyền truy cập, quyền sử dụng máy thông qua máy chủ vàmạng LAN Năng lực của mạng máy tính hơn hẳn tổng năng lực của các máy đơn lẻ dotính tổ chức của mạng

Có thể tận dụng được tối đa lợi ích của hệ thống có thể tạo ra, giảm bớt nhiều chiphí sử dụng cho cán bộ quản lý

Với giải pháp này cho hệ thống thì việc phân quyền và quản trị là rất quan trọng.Một ưu điểm nữa của nó là việc hỗ trợ rất nhiều cho việc ra quyết định như việc hỗ trợquyết định chọn và phân phòng, đây là chức năng rất quan trọng của hệ thống tránh được

sự tranh chấp người dùng khi sử dụng

Xây dựng được hệ thống quản lý thật sự có hiệu quả, dễ sử dụng

Hệ thống phải dễ sử dụng,có tính khả thi, đầy đủ thông tin, tránh được sự dư thừa

dữ liệu Cung cấp thông tin tổng hợp, kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lýđặt ra Giải pháp này vừa tiện dụng vừa tiết kiệm vậy ta lựa chọn giải pháp này cho dự án

3. Dự trù và kế hoạch triển khai dự án theo giải pháp khả thi :

• Hồ sơ điều tra và xác lập dự án:

Để có thể tổng hợp và nắm bắt được toàn bộ thông tin về cơ chế hoạt động củatrường ta phải tiến hành việc điều tra tổng thể ở tất cả các phòng ban, bộ phận trongtrường Để đạt được hiệu quả (sự xác thực về thông tin, đầy đủ, …) việc điều tra phải tuântheo phương pháp hiệu quả nhất: tiến hành điều tra vào các thời điểm khác nhau, điều trakhông có sự báo trước (khách quan) và điều tra trên nhiều đối tượng khác nhau

Qua điều tra hoạt động tại trường Phổ thông trung học Mê Linh và một số trườngcấp III khac cho thấy hầu hết tại các trường phổ thông vẫn sử dụng các phương pháp thủcông Thông tin về hồ sơ, lý lịch, điểm… vẫn dùng giấy tờ sổ sách để lưu trữ, toàn bộ các

sổ được lưu vào một kho thông tin Mỗi lần có nhu cầu tra cứu hay tìm tài liệu hoặc thôngtin nào đó thì rất vất vả- phải lụcc tìm trong đống hồ sơ, sổ sách đầy ặc trong kho rất mấtthời gian và tốn công sức mà có khi thông tin tìm được còn không chuẩn xác

Về việc xét điểm, tại mỗi kỳ học, cá thầy cô phải tổng hợp điểm vào sổ cái, khi đã

đủ các đầu điểm thì tiến hành tính điểm phẩy ho từng học sinh bằng máy tính cá nhân cứnhư vậy cho hàng nghìn học sinh, rất là vất vả, tốn thời gian, công sức, đã thể khả năngxảy ra sai sót, nhầm lẫn lại rất lớn

Việc đối chiếu thẻ, thông tin mượn-trả tại bộ phận quản lý thư viện lại càng bất cậpmất thời gian do phải tìm và đói chiếu thông tin một cách thủ công

Từ đó thấy được cần phải có một hệ thống quản lý mới thay thế những công tác thủcông hiện nay vừa mất thời gian, công sức mà không hiệu quả

Hệ thống phải đáp ứng đa năng các yêu cầu người sử dụng như là việc in ấn, thống

kê theo nhiều phương diện

Hệ thống phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thực sự không bị những lỗi dònhỏ

Hệ thống phải có độ an toàn, bảo mật cao

Yêu cầu về bảo mật của hệ thống:

Sự bảo mật của hệ thống chủ yếu thông qua các quyền truy cập tới các modul riêng biệt của hệ thống được cấp cho mổi user khi đang nhập với mật khẩu của người dùng đó

Để đạt được các mục tiêu cho một chương trình quản lý đặt ra đồng thời với việc lập kếhoạch triển khai phần mềm là dự trù về phần cứng phục vụ cho một mạng nội bộ tạitrường

Những yêu cầu này làhoàn toàn có thể đáp ứngđược

Ngôn ngữ lập trình

Hệ thống được viết trên ngônngữ Visual basic, Visual Foxprohoặc là Visual Studio.Net sửdụng hệ window form

Việc thiết kế trên ngônngữ visual basic.net làmột thuận lợi và phù hợpvới sự phát triển củaCNTT

Môi trường mạng

Hệ thống chỉ làm việc trên mộtmạng nội bộ với nguồn dữ liệutập trung, được xây dựngtrên hệ

cơ sở dữ liệu SQL server 2000

Nguồn dữ liệu của hệthống tuy phân tán chotừng chức năng cụ thểnhưng lại tập trung vàomột kho dữ liệu chungcho cả hệ thống

Bẩo mật Có modul nhập và kiểm tra

User và password để phân cấp

sử dụng Hiệu quả Quản lý và xử lý dữ liệu từ các

máy trạm, lưu trử trong kho dữliệu chung của hệ thống, dưa racác báo cáo khi cần, kết nối cácnguồn CSDL một cách chặt chẽ

Thông báo Ở mổi bước thao tác khi người

dung thực hiện thao tác cầnkiểm tra sự hợp lệ của dữ liệucũng như thao tác nếu có sai sót

hệ thống sẽ đưa ra các cảnh báocần thiết cho họ

Dự trù về thiết bị:

Các phòng ban Yêu cầu cấu hình tối thiểu Ghi chú

Ban Giám hiệu + 01 máy chủ:Pen IV 1.7GHZ

DDRAM 256

Ổ cứng 80GBCùng các thiết bị mạng+ 02 PC Pen III 1.3GHZ

Ổ cứng 40GBRAM 128 MB

Máy chủ để điều hành,khởi động hệ thống, 2 máytrạm để sử dụng

Ban quản lý tài chính + 02 PC Pen III 1.3GHZ

Ổ cứng 40GBRAM 128 MBBan Đào tạo 03 PC cấu hình như trên

Ban quản lý thư viện 01 PC

Máy dành cho học sinh 30 PC cấu hình tương tự

Switch 3Com Switching HUB 10/100

-48 Port (3C-16476)+ Sử dụng hệ điều hành WINDOW XP, CSDL là hệ SQL server 2000

+ Các thiết bị mạng: Cáp nối, Switch

Kế hoạch triển khai dự án:

 Khảo sát quy trình hoạt động tại trường

 Khảo sát cơ cấu tổ chức

 Khảo sát các chứng từ, sổ sách, các tài liệu tổng hợp

 Tổng kết xây dựng tài liệu khảo sát

Phân tích hệ thống:

Dựa vào các chức năng đã được đề cập đối với hệ thống ở trên ta đi đến phân tích

cụ thể:

 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý

 Phân tích yêu cầu về hệ thống

 Phân tích quy trình nghiệp vụ

Thiết kế:

 Thiết kế mô hình chi tiết hệ thống quản lý trường phổ thông

Các định nghĩa về thuật ngữ sử dụng trong chương trình, các chức năng, các mốiquan hệ giữa chúng

Định nghĩa chi tiết về nội dung và chức năng của các thành phần bao gồm đầu vào,đầu ra, hiển thị, các modul, các file Xác định yếu tố thời gian cho hợp lý

 Thiết kế CSDL, cấu trúc dữ liệu của hệ thống

 Thiết kế giao diện chương trình hệ thống

 Thiết kế mẫu các báo cáo

 Thiết kế tổ chức quản lý người sử dụng

 Thiết kế cáchệ thống con, các chương trình độc lập

Thiết kế các modul chương trình, các thủ tục, chương trình con, các thuật toán được

áp dụng trong chương trình và chức năng cụ thể của nó

 Tổng kết xây dựng tài liệu phân tích thiết kế

Xây dựng chương trình:

 Xây dựng chương trình

 Xây dựng hệ thống

 Xây dựng hệ thống báo cáo thống kê

Giai đoạn kiểm:

Kiểm tra xem đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra hay chưa, chương trình chạy đãtốt chưa, có còn xảy ra lỗi hệ thống khi sử dụng nữa không…

 Kiểm tra về tính năng

 Kiểm tra về chất lượng

Cài đặt, chạy thử và nghiệm thu hệ thống:

 Chạy thử và hiệu chỉnh chương trình

 Triển khai thử nghiệm

Thời gian triển khai hệ thống:

Nhóm thực hiện Nội dung Thời gian bắt

đầu

Thời gian kếtthúc

Ghi chú

Quản trị dự án Khảo sát hệ thống 12/06/07 20/06/07

Dự án

Phân tích yêu cầu tổng thể phần mềm 21/06/07 30/06/07Phân tích hệ thống về chức

Phân tích hệ thống về dữ liệu 16/07/07 22/07/07Phân tích yêu cầu giao diện

phần mềm 23/07/07 28/07/07

Lập trình Phân quyền sử dụng hệ

+ Thiết kế hệ thống dữ liệu+ Thiết kế các modul chức năng

+ Thiết kế các giải thuật yêu cầu

+ Thiết kế giao diện

02/08/07 20/08/07

Kiểm thử + Kiểm thử về chức năng

+ Kiểm thử giao diện

21/08/07 24/08/07

Triển khai Cài đặt 25/08/07 28/08/07

Bàn giao, đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Thu thập được toàn bộ thông tin cần thiết xác định được đúng hiện trạng, yêu cầu người

sử dụng và từ đó đưa ra giải pháp có tính khả thi, tiến hành triển khai hệ thống - địnhhướng các bước cần tiến hành và cụ thể từng buớc như thế nào

Chương II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I Sơ đồ phân rã chức năng (BDF)

Thực hiện theo cá bươc sau:

• B1: Xác định các chức năng chi tiết bằng cách in nghiêng các động

từ, cụm có lien quan đến chức năng, công việc của hệ thống

Dữ liệu được cập nhật vào hệ thống, qua phân loại đưa đến chức năng phù hợp để xử lý,

và đưa ra kết quả theo yêu cầu

- Quản lý học sinh (Ban đào tạo)

Học sinh nhập học tại trường cần cung cấp đầy đủ hồ sơ giấy tờ có liên quan, để bộ phận

quản lý cập nhật, chỉnh sửa danh sách học sinh trong suốt quá trình học tạp tại trường toàn bộ thông tin được lưu trong CSDL Khi cần thiết có thể tìm kiếm, tra cứu thông tin

theo yêu cầu Mọi hoạt động cả về học tập và nhu cầu giải trí của học sinh được theo dõi

quản lý chặt chẽ Học sinh có thể yêu cầu, góp ý với nhà trường về việc giảng dậy hay tổ chức hoạt động nào đó, BGH nhà trường sẽ xem xét và giải quyết hợp lý, và gửi thông

báo phản hồi đến học sinh Điểm mỗi kỳ được cập nhật và xử lý bởi chương trình quản lý

điểm Chương trình kết hợp với hố sơ theo dõi của học sinh để xét hạnh kiểm đánh giá

cuối kỳ hoặc cuối năm

Mỗi kỳ sẽ gửi thông báo về tình hình học tập đến gia đình để kịp thời tác động nhằm đạt kết quả tốt hơn ở kỳ sau Gia đình có thể gửi thắc mắc, yêu cầu đến nhà trường, bộ phận quản lý giải quyết và hỏi ý kiến BGH, BGH xem xét và phê duyệt Đồng thời gửi tin phản

hồi giải đáp đền gia đình.

- Quản lý GV&CBCNV

Mỗi cán bộ sau khi được nhận vào làm viêc, giảng dậy tại trường cần hoàn tất thủ tục, hồ

sơ cũng như nhu cầu công tác và làm việc của mình để Cập nhật vào CSDL phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin cá nhân và việc sắp xếp lịch làm việc, thời khoá biểu

có cơ sở Khi chính thức làm việc, công tác tại trường, mỗi cán bộ sẽ được cấp thẻ - Thẻ

thông hành trên thẻ có ghi tên, chức vụ và ngành công tác của chủ thẻ Thẻ có tác dụng

xác minh là GV&CBCNV trong trường, khi vào cổng hay làm việc bắt buộc phải đeo thẻ

Có ý kiến, phê bình cá nhân gì về GV&BCNV có thể phản ánh trực tiếp lên BGH thông qua số thẻ và thông tin trên thẻ Bộ phận quản lý việc xếp TKB sẽ lấy thông tin về nhu cầu

công tác, trình độ cán bộ và thông tin toàn bộ lớp trong trường để sắp xếp công việc, lich làm việc và TKB cho học sinh và cán bộ trong trường Mọi ý kiến thắc mắc có thể gửi đến

bộ phận quản lý GV&BCNV, bộ phận sẽ xem xet và xử lý thông tin đồng thời gửi thông báo phản hồi trở lại TKB được gửi đến toàn bộ học sinh, GV&CBCNV

- Ban quản lý tài chính.

Học sinh học tại trường sẽ nộp học phí cho phòng tài chính, bộ phận này sẽ lập biên lai

chuyển lại cho học sinh đồng thời cập nhật vào CSDL

Bộ phận có nhiệm vụ thường xuyên giám sát công tác, hoạt động của GV&CBCNV trong

trường, cập nhật tình hình phục vụ cho việc xét lương cho cán bộ ở bộ phận quản lý

lương GC&CBCNV nghỉ phép, dậy tang ca, làm thêm hay có bất kỳ sự thay đổi gì về

công tác cần báo ngay cho bộ phận này để kịp thời cập nhật những sự thay đổi đó Bộ phận quản lý lương dựa vào bảng phận công công tác và những thông tin trong CSDL để xét

lương cụ thể cho từng cán bộ Lập bảng lương hàng tháng và gửi lên BGH BGH ký

duyệt, phòng tài chính cấp lương, đồng thời lưu vào CSDL

Hàng tuần phòng tài chính nhận một bản thông tin về tình hình nhập - xuât do bộ phận

quản lý Thư viện gửi, bộ phận này ký xác nhận thu - chi và chi.

Cuối tháng lập bảng thu – chi gửi lên BGH

- Bộ phận quản lý Thư viện

Những độc giả lần đầu tiên sử dụng dich vụ của thư viện trước hết sẽ được hướng

dẫn cách thức có thể tham gia vào Thư viện đó là làm thẻ Thư viện tại bộ phận quản lý

thẻ Để làm thẻ Thư viện độc giả sẽ phải khai báo các thông tin cá nhân như tên, địa chỉ

… nhân viên sẽ nhập và lưu các thông tin này vào máy tính Bộ phận quản lý thẻ còn

tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến thẻ của độc giả như làm lại thẻ, mất thẻ, thẻ cũ

mờ … Đến hết ngày, bộ phận này sẽ thống kê số lượt người làm thẻ, lập báo cáo và nhập

các thông tin vào máy tính, xoá các bản ghi cũ.

Khi đã có thẻ thư viện tại bộ phận phòng đọc - mượn trả độc giả có thể tra cứu

thông tin trong các đầu sách, với độc giả muốn mượn sách thì nhân viên sẽ lấy những

thông tin cần thiết từ thẻ Thư viện của độc giả, nhập vào máy tính cùng với yêu cầu mượn

sách, bộ phận này ung cấp sách theo yêu cầu và chuyển cho độc giả một giấy hẹn trả sách,

đồng thời xử lý các trường hợp sách đã quá hạn trả của độc giả Khi có nhu cầu nhập sách

bộ phận náy sẽ lập một hóa đơn yêu cầu, tiếp theo là việc chọn nhà xuất bản có thể đáp

ứng và gửi hóa đơn yêu cầu này đến họ Sau đó, nhà xuất bản sẽ chuyển các đầu sách đến

Thư viện kèm theo một hoá đơn giao hàng Thư viện sẽ tiến hành nhập các đầu sách vào

thư viện phân loại và đặt chúng theo sự sắp xếp từ trước của ban quản lý thư viện sau đó

ban quản lý Thư viện sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và báo cáo thông tin về các đầu

sách nhập ban quản lý Thư viện sẽ xác nhận, lưu các thông tin cần thiết vào máy tính và

lập phiếu thanh toán gửi cho nhà xuất bản và thông qua phòng tài chính chi trả Cuối tuần

(tháng) lập một bản về tình hình nhập - xuất gửi cho bộ phận quản lý tài chính.

Thống kê toàn bộ các chức năng:

(1) cập nhật, chỉnh sửa danh sách học sinh

(2) tìm kiếm, tra cứu thông tin theo yêu cầu

(3) Theo dõi các hoạt động của học sinh

(4) yêu cầu, góp ý với nhà trường

(5) gửi thông báo phản hồi đến học sinh

(6) cập nhật điểm mỗi kỳ

(7) Lấy thông tin bảng điểm

(9) gửi thông báo về tình hình học tập

(10) gửi thắc mắc, yêu cầu

(11) giải quyết và hỏi ý kiến BGH

(12) BGH xem xét và phê duyệt

(13) gửi tin phản hồi giải đáp đền gia đình

(14) Cập nhật lý lịch GV&CBCNV vào CSDL

(15) tra cứu, tìm kiếm thông tin cá nhân

(17) phê bình cá nhân gì về GV&BCNV có thể phản ánh trực tiếp lên BGH

(18) lấy thông tin về nhu cầu công tác, trình độ cán bộ và thông tin toàn bộ lớp trong trường

(19) sắp xếp công việc, lich làm việc và TKB

(20) gửi đến bộ phận quản lý GV&BCNV

(21) xem xet và xử lý thông tin

(22) gửi thông báo phản hồi trở lại

(23) TKB được gửi đến toàn bộ học sinh, GV&CBCNV

(38) tra cứu thông tin trong các đầu sách

(39) chuyển cho độc giả một giấy hẹn trả sách

(40) lập một hóa đơn yêu cầu

(41) lập phiếu nhập hàng và báo cáo thông tin

(42) xác nhận, lưu các thông tin cần thiết vào máy tính

(43) lập phiếu thanh toán

(44) lập một bản chi tiết về tình hình nhập - xuất gửi cho bộ phận quản lý tài

Loại bỏ chức năng (5), (13), (22) do trùng chức năng (9)

vậy ta còn 40 chức năng

(1) cập nhật, chỉnh sửa danh sách học sinh

(2) Theo dõi các hoạt động của học sinh

(3) yêu cầu, góp ý với nhà trường

(4) gửi thông báo phản hồi đến học sinh

(5) Lấy thông tin bảng điểm

(7) gửi thông báo về tình hình học tập

(8) gửi thắc mắc, yêu cầu

(9) giải quyết và hỏi ý kiến BGH

(10) BGH xem xét và phê duyệt

(11) gửi tin phản hồi giải đáp đền gia đình

(12) Cập nhật lý lịch GV&CBCNV vào CSDL

(14) phê bình cá nhân gì về GV&BCNV có thể phản ánh trực tiếp lên BGH

(15) lấy thông tin về nhu cầu công tác, trình độ cán bộ và thông tin toàn bộ lớp trong trường

(16) sắp xếp công việc, lich làm việc và TKB

(17) gửi đến bộ phận quản lý GV&BCNV

(18) xem xet và xử lý thông tin

(19) TKB được gửi đến toàn bộ học sinh, GV&CBCNV

(34) tra cứu thông tin trong các đầu sách

(35) chuyển cho độc giả một giấy hẹn trả sách

(36) lập một hóa đơn yêu cầu

(37) lập phiếu nhập hàng và báo cáo thông tin

(38) xác nhận, lưu các thông tin cần thiết vào máy tính

(39) lập phiếu thanh toán

(40) lập một bản chi tiết về tình hình nhập - xuất gửi cho bộ phận quản lý tài

chính

• B3: Gom nhóm những chức năng đơn giản do một người thực hiện

Chức năng (4), (7), (11): cùng mang chức năng thông báo

1 Cập nhật hồ sơ học sinh

2 Tìm kiếm, tra cứu thông tin học sinh theo yêu cầu

3 Theo dõi các hoạt động của học sinh

4 Gửi thông báo phản hồi đến học sinh

• Quản lý điểm

1 Cập nhật điểm mỗi kỳ

2 Tính điểm phẩy, xét hạnh kiểm

3 Gửi thông báo tình hình học tập đến gia đình

• Quản lý GV&CBCNV

1 Cập nhật lý lịch GV&CBCNV

2 Cập nhật danh sách đăng ký giảng dậy và làm việc

3 Tra cứu, tìm kiếm thông tin cá nhân

4 Làm thẻ thông hành

5 Phân công công tác, giảng dậy

6 Lấy thông tin toàn bộ lớp trong trường

7 Lập thời khoá biểu

8 Gửi TKB đến học sinh

9 Lich công tác, làm việc đến GV&CBCNV

10 Gửi thông báo, phản hồi đến từng cá nhân

• Quản lý tài chính

1 Thu học phí

2 Lập biên lai gửi cho học sinh

3 Cập nhật tình hình

4 Cập nhật thường xuyên về cơ sở hạ tầng trường, lớp

5 Xác nhận thu – chi các khoản trong trường

6 Gửi danh sách thu – chi lên BGH

• Quản lý lương

1 Cập nhật tình hình làm việc, giảng dậy của từng cán bộ

2 Cập nhật những sự thay đổi hàng ngày (tuần) (nghỉ phép, dậy thêm giờ )

3 Xét lương

4 kết hợp thông tin từ bộ phận tài chính và xét lương

• Quản lý thư viện

1 Làm thẻ Thư viện

2 Cập nhật thông tin độc giả và số thẻ

3 Thống kê lượt người làm thẻ hàng ngày, lập báo cáo

4 Cập nhật nhu cầu mượn sách và những thay đổi khác

10 Lưu thông tin sách nhập

11 Lập phiếu thanh toán

12 Lập bản chi tiết về tình hình nhập - xuất và gửi cho bộ phận quản lý tàichính

Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý lương

Thu học phí Lập biên lai gửi cho học sinh Cập nhật thu - chi

Xác nhận thu - chi Lập báo cáo

Cập nhật lý lịch Cập nhật lý lịch và đăng ký GD

Làm thẻ thông hành Tra cứu, tìm kiếm thông tin

Lập thời khoá biểu Phận công giảng dậy, làm việc

Trả lời, giải đáp thắc mắc Gửi TKB đến học sinh, GV&CBCNV

Xét lương

Tổng hợp thông tin

và xét lương

Cập nhật sự thay đổi hàng ngày (nghỉ phép, dậy )

Cập nhật điểm từng kỳ Tính điểm phẩy

Thông báo tình hình học tập đến gia đình

II SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (DFD)

1 Định nghĩa các đối tượng trong mô hình :

Các chức năng : là một quá trình biến đổi dữ liệu, tên chức năng = động từ + bổ

ngữ, được biểu diễn như sau :

Các luồng dữ liệu : là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng, tên

của luồng = danh từ + tính từ, được biểu diễn :

Kho dữ liệu : là một dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập nhiều lần về sau, tên

kho dữ liệu = danh từ + tính từ, được biểu diễn :

Tác nhân ngoài : là một thực thể ở bên ngoài hệ thống nhưng có mỗi liên hệ mật

thiết với hệ thống, tên tác nhân ngoài = danh từ, được biểu diễn :

Tác nhân trong : là một tiến trình (chức năng) bên trong hệ thống được mô tả ở

một trang khác của sơ đồ, tên tác nhân trong = động từ + bổ ngữ, được biểu diễn :

Tên chức năng

Tên luồng dữ liệu

Tên tác nhânngoài

Tên tác nhân trongKho dữ liệu