CHƯƠNG 4

CHƯƠNG 4: ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNHVĂN PHÒNG  Mục tiêu: - Trình bày được các phương pháp đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng: Quản trị bằng các hệ thống và các thủ tục,

CHƯƠNG 4: ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG

 Mục tiêu:

- Trình bày được các phương pháp đơn giản hoá công việc hành chính văn

phòng: Quản trị bằng các hệ thống và các thủ tục, sử dụng nguyên tắc tiếtkiệm cử động, đơn giản hóa và kiểm soát biểu mẫu;

- Trình bày được các nguyên tắc sắp xếp, bài trí chỗ làm việc;

- Giải thích được các quy tắc cố gắng tối thiểu, cử động đối xứng và nhịp

nhàng, sử dụng khoảng trống và dụng cụ trong nguyên tắc tiết kiệm cử động;

- Phân biệt được 2 cách bố trí văn phòng theo không gian “đóng” và không

Mỗi hệ thống lại có các tiểu hệ thống Chẳng hạn như hệ thống tài chính cócác tiểu hệ thống như: Kế toán tổng hợp, công nợ, ngân quỹ….Trong mỗi tiểu hệthống đều có các thủ tục và phương pháp riêng

4.1.1.2 Khái niệm thủ tục:

Thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiệnmột mục tiêu nào đó của tổ chức.Thủ tục quy định trình tự các bước công việc,nguồn lực được sử dụng (nếu cần), trách nhiệm của các phòng ban, bộ phận trongviệc phối hợp và thực hiện một hoạt động hay công việc cụ thể Thông thương thủtục được ban hành kèm theo các quyết định của thủ trưởng đơn vị

Muốn cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, nhà quản trị phải quản lýbằng các hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thông suốt, không bị tắcnghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất lao động cao

4.1.2 Sơ đồ phân phối công việc

Sơ đồ phân phối công việc là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể cáccông việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phòng ban theo từng cá nhân

Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hoácông việc hành chính văn phòng Cột đầu tiên (hoạt động) cho thấy phòng, banphải làm gì? Cột tiếp theo cho thấy các công việc cụ thể của từng cá nhân Sơ đồnày giải quyết các vấn đề tồn tại như: Công việc phân phối không bình quân, nỗlực sai định hướng, thiếu sự phối hợp và trùng lặp…

Sơ đồ phân phối công việc đôi khi còn được gọi là sơ đồ tương quan côngviệc (Job correlation chart)

Bảng 4.1 Sơ đồ phân phối công việc

4.1.3 Lưu chuyển đồ (Process Diagram)

4.1.3.1 Khái niệm

Lưu chuyển đồ là một biểu đồ mô tả tiến trình lưu chuyển công việc và nhânlực cũng như áp dụng mẫu biểu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản hóacác thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất Lưu đồ cũng giống như sơ đồ nhưngtrình bày chi tiết hơn tiến trình di chuyển của các thủ tục hành chính văn phòng

Để thiết lập lưu chuyển đồ, cần có các sơ đồ tiến trình (Process chart) trìnhbày tất cả các chuỗi hoạt động di chuyển, lưu lại, kiểm soát và lưu trữ một thủ tụcnào đó bao gồm sơ đồ tiến trình luồng công việc (Flow process chart), sơ đồ tiếntrình nhân sự (Human process chart), sơ đồ tiến trình hoạt động (Operation processchart), sơ đồ tiến trình sử dụng máy móc (Operator/machine process chart)

4.1.3.2 Các ký hiệu được sử dụng để diễn giải trong lưu chuyển đồ

Ký hiệu được sử dụng diễn giải trong lưu chuyền đồ phải theo thông lệ quốc

tế hoặc theo thủ tục và hướng dẫn biên soạn tại liệu của cơ quan, tổ chức Những

ký hiệu này giúp đơn giản hóa sơ đồ tiến trình để cải tiến thủ tục hành chính, giúpnhà quản trị hành chính thiết kế các lưu chuyển đồ

Lưu chuyển đồ thường gồm cá ký hiệu cơ bản sau:

4.1.3.3 Hình thức của lưu chuyển đồ

* Hình thức 1:

Gồm có 3 cột trách nhiệm thực hiện, lưu đồ quy trình, tài liệu hoặc hồ sơliên quan đến từng công đoạn của quy trình Sau lưu chuyển đồ sẽ là phần diễn giảicác bước, các công đoạn của quy trình

Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ quy trình Tài liệu/hồ sơ

* Hình thức 2: Thêm phần mô tả quy trình nhằm diễn giải các bước trong quytrình

Trách nhiệm thực hiện Lưu đồ quytrình Tài liệu/hồsơ Mô tả quy trình

* Hình thức 3: Kết hợp các kiểu trên, có thể tách hồ sơ, hoặc tài liệu thành 2 cột

riêng

Ví dụ : Lưu chuyển đồ về quy trình viết, ban hành, sửa đổi tài liệu tại NAFIQAD

- Người được phân

công

CBNV được giao nhiệm

vụ sẽ dự thảo nội dung

và tổ chức góp ý

- Lãnh đạo Phòng

- QMR/ Cục

trưởng

phối tài liệu nội bộ.

Sơ đồ 4.1 Lưu đồ quá trình viết, ban hành, sửa đổi tài liệu tại NAFIQAD

(Cục Quản lý Chất lượng nông lâm thủy sản)

Yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu

Phân công viết, sửa đổi

4.2 NGUYÊN TẮC TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG

Nguyên tắc tiết kiệm cử động giúp người lao động tiết kiệm các động tác,loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực hiện các thao tác, làm việc cónăng suất cao

Có ba loại quy tắc tiết kiệm cử động:

 Quy tắc cố gắng tối thiểu

 Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng

 Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ

4.2.1 Quy tắc cố gắng tối thiểu

- Hãy để vật dụng trong phạm vi hình vòng cung sao cho dễ lấy nhất

- Giảm bớt sự di chuyển và gián đoạn công tác khi chuyển giao hồ sơ từ người nàysang người khác, bằng cách sử dụng băng tải

- Trong trường hợp hai tay đều bận, nên sử dụng chân để di chuyển đồ dùng

- Di chuyển vật dụng theo thao tác lướt hay trượt hoặc theo thao tác rơi theo trọnglượng

- Buông hay thả vật dụng xuống hơn là phải di chuyển từ trên lầu xuống đất

- Hãy chuyên môn hoá từng công đoạn

- Loại bỏ tất cả các chi tiết không cần thiết trong văn bản hay hồ sơ

- Sử dụng máy móc hay công cụ bất cứ khi nào có thể được để thay thế công việctay, chân tốn thời gian

- Sử dụng cần đẩy để lấy vật dụng ra thay vì dùng bằng tay

4.2.2 Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng

- Thực hiện công việc cùng một lúc bằng cả hai bàn tay Ví dụ: đánh máy,

- Bàn tay nên theo hướng đối xứng nhưng ngược chiều nhau Ví dụ: gấp giấy để bỏthư vào bì thư

- Hạn chế các cử động của thân thể tới mức thấp nhất Ví dụ: chỉ cử động ngón tayhơn là cử động cả bàn tay trong trường hợp đánh vi tính

- Động tác xoay chuyển nên nhẹ nhàng và liên tục

4.2.3 Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ

- Để vật dụng theo thứ tự từng chuỗi thao tác

- Sắp xếp sẵn dụng cụ trước khi vào làm việc

- Để dụng cụ, hồ sơ trong phạm vi dễ lấy

- Bố trí khung cảnh làm việc như ánh sáng, thông gió, màu sắc, kiểm soát tiếng ồnsao cho có hiệu quả

- Nên phối hợp các dụng cụ sao cho tiện dụng

- Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với từng cá nhân

- Sử dụng máy móc và công cụ hỗ trợ bất cứ khi nào áp dụng được

- Hãy để vật dụng thường hay sử dụng ngay ở phía đầu bàn để dễ dùng

4.3.ĐƠN GIẢN HÓA VÀ KIỂM SOÁT BIỂU MẪU

Biểu mẫu có những chức năng sau:

- Hầu như toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức thể hiện qua các biểu mẫu ;

- Biểu mẫu khi được ghi chép sẽ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện côngviệc của nhân viên ;

- Vì tầm quan trọng của biểu mẫu, cơ quan cần kiểm soát và lập một danh sách đểquản lý tất cả các biểu mẫu

- Danh sách biểu mẫu thường do Phòng Hành chính của cơ quan quản lý vì nó sẽliên quan đến việc cấp phát, sử dụng cho các phòng ban, bộ phận trong cơ quan

- Biểu mẫu không bao giờ đứng độc lập mà luôn đi kèm các tài liệu quy định vàdiễn giải cho nó như thủ tục, quy định, hướng dẫn,…

Mã số biểu mẫu thường đi cùng mã số tài liệu đi kèm với nó Biểu mẫu hồ sơ cũngphải đơn giản hoá

4.4 SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC

4.4.1 Chú ý mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban

Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các bộ phận, phòng ban dưới cái nhìn

tổng thể của các hệ thống Các bộ phận, phòng ban này quan hệ mật thiết với nhau.Sau đây là một số nguyên tắc:

- Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty Các bộphận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, tài chính-kế toán, dịch vụhành chính và phòng nhân sự

- Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòngban

- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau: Có thểnhóm những nhân viên văn phòng với nhau dựa trên các chức năng họ thực hiện

Ví dụ, nhóm những nhân viên thanh toán hoá đơn kế toán và nhân viên mua hàng,đặt họ ở vị trí gần nhau để các nhân viên này có thể tham khảo ý kiến với nhau khicần thiết; phòng hội họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng

nó Việc nhóm người làm công việc tương tự hoặc có liên quan sẽ giúp đảm bảorằng các tài liệu, giấy tờ sẽ được chia sẻ và xử lý một cách kịp thời và hiệu quả

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay làm việc với các cơ quan bênngoài ở mặt trước văn phòng (front office), gần lối ra vào thang máy, gần cầuthang haygần cửa ra vào Các phòng chủ yếu thực hiện công việc nội bộ thì nênsắp xếp ở phía sau hoặc trên lầu

- Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc mất vệ sinh

- Tách các bộ phận cần bảo mật hay cần tập trung suy nghĩ xa khỏi chỗ công cộnghoặc nhiều người lui tới

4.4.2 Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc

Trong những phân xưởng sản xuất theo dây chuyền, việc bố trí, sắp xếp máymóc thiết bị trong từng khâu, từng công đoạn thường phải hợp lý và khoa học, cầnphải tính đến các yếu tố thao tác, nhân công và máy

Trong văn phòng cũng vậy Việc bố trí, sắp xếp cũng phải theo hướng hạnchế sự di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh phải xuyênngang hoặc đi đường vòng Nhờ vào các lưu đồ quy trình nghiệp vụ, nhà quản trịhành chính sẽ có cách sắp xếp, bố trí phòng làm việc thích hợp với luồng công

việc, bằng cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhânviên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với chỗ để máy in, khoảngcách từ bàn nhân viên đến tủ đựng hồ sơ, tài liệu,… Cố gắng sắp xếp các phòngban hoặc bàn làm việc, các trang thiết bị làm việc theo luồng công việc nhằm tốithiểu hoá việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc Khoảngcách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian Ngoài ra, nó còn giúp người làm côngviệc hành chính văn phòng giảm bớt rủi ro làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và giánđoạn công việc.

4.4.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng

Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chínhvăn phòng mà thường dành các khu vực rộng rãi cho nhân viên hành chính vănphòng làm việc Nguyên nhân là vì việc sử dụng phòng riêng làm tăng chi phí sửdụng mặt bằng, điện, nước; chiếm nhiều diện tích; không linh hoạt trong việc thayđổi công việc và điều quan trọng là không gian đóng làm trì trệ luồng công việc vàkhó kiểm soát Tuy nhiên, cơ quan tổ chức cũng cần phải có một số phòng riêngnhất định như phòng riêng cho các cấp lãnh đạo để tăng uy tín, phòng riêng chongười làm các công việc có tính chất bảo mật hoặc cần tập trung suy nghĩ, phòngriêng cho hoạt động nghiên cứu, sáng tạo

Hình 4.2 Văn phòng không gian đóng làm trì trệ luồng công việc và

khó kiểm soát.

4.4.4 Không gian mở với văn phòng có sử dụng vách ngăn

Hiện nay, các cơ quan, doanh nghiệp thường có xu hướng sắp xếp hệ thốngvăn phòng “mở” Văn phòng mở là một xu hướng thiết kế mới cho môi trường làmviệc gồm cả môi trường vật lý (không gian, nhiệt độ, ánh sáng ) và môi trườngtâm lý văn hóa, tổ chức, giao tiếp ) bằng cách bỏ các vách ngăn tù túng, mở rộngkhông gian bằng các mô – đun di động, vách ngăn đặc biệt là đối với những phòngban đòi hỏi sự giao tiếp, trao đổi lớn nhằm tạo không gian thoải mái, tiện lợi thúcđẩy hiệu quả và năng suất công tác văn phòng Mỗi một không gian vẫn đảm bảo

sự riêng tư và tăng tính độc lập nhưng không cách biệt Bàn làm việc được ngăncách bởi các vách ngăn thấp thành các ô Với mỗi ô dành riêng cho từng nhân viênnhư thế, tính độc lập được đề cao cho từng cá nhân để hoàn thành tốt công việc

Hình 4.3 Văn phòng mở thông thoáng, bàn làm việc với vách ngăn thấp

4.4.5 Nội thất văn phòng ứng dụng khoa học lao động (Ergonomic Office funitures)

Theo tiếng Anh, Ergonomics (Khoa học lao động) là một ghép gồm 2 từ cónguồn gốc trong tiếng Hy Lạp, ergo có nghĩa là dụng cụ, đồ dùng lao động vànomos có nghĩa là “nghiên cứu về ” Theo cách hiểu rộng nhất thì khoa học laođộng là sự nghiên cứu về các dụng cụ và đồ dùng lao động Thuật ngữ này thườngđược đề cập đến trong thiết kế và sắp xếp đồ nội thất và không gian cho phù hợp

với sự chuyển động tự nhiên của cơ thể con người Mục đích thực tiễn của khoahọc lao động là hướng tới việc đảm bảo sự hài hòa của tác nhân vật lý và tinh thầnảnh hưởng trong công việc cũng như người lao động Nội thất văn phòng làm việckhông ngừng phát triển với công nghệ mới Triết lý được áp dụng là: Đồ nội thấttrong một văn phòng có thể thoải mái, tránh căng thẳng hoặc chấn thương và pháthuy hiệu quả Nội thất văn phòng làm việc có thể từ một chiếc ghế văn phòng, bànlàm việc đến thiết bị máy tính đều được thiết kế khoa học nhất, làm thế nào đểnhững cử động không bị dư thừa, và tạo điều kiện cử động có lợi cho thể chất đảmbảo sức khỏe cho người lao động Triết lý nêu trên có thể được áp dụng cho nhiềukhía cạnh khác nhau của thiết kế văn phòng, dẫn đến việc sản xuất nhiều mặt hàngnội thất văn phòng làm việc khác nhau Thông thường, các mặt hàng phổ biến nhấttrong văn phòng là những chiếc ghế Hầu hết các nhân viên văn phòng dành phầnlớn thời gian làm việc của họ trên chiếc ghế văn phòng, vì vậy thiết kế tiện dụngcủa các mặt hàng này có thể làm việc để ngăn chặn tổn thương do ngồi kéo dài,thúc đẩy lưu thông, và thậm chí cải thiện sự chú tâm bằng cách điều chỉnh tư thế,

có nhiều ghế với cải thiện hỗ trợ thắt lưng, tập thể dục co giãn và mát xa vùng thắtlưng và bụng Bàn làm việc kết hợp thiết kế vừa thuận lợi cho công việc vừa cóchiều cao thích hợp cho người sử dụng Một số bàn được thiết kế để giảm thiểu sựlộn xộn bằng cách cung cấp các lĩnh vực chuyên ngành cho các hạng mục vănphòng điển hình, chẳng hạn như dây hoặc bút Nhiều mặt hàng công nghệ chẳnghạn như bàn phím và chuột, đã được phát triển để có sự hài hòa với các bàn làmviệc tạo ra chiều cao hoàn hảo và góc có lợi cho cổ tay Những đồ nội thất là cầnthiết, cách thức sử dụng nội thất sẽ xác định trình độ chuyên nghiệp của một vănphòng Một trong những vấn đề với việc thiết kế nội thất văn phòng làm việc lànhững gì được cho là thoải mái cho người này có thể không thoải mái cho ngườikhác Ví dụ, một người thấp có thể không được thoải mái trong một chiếc ghếđược thiết kế cho một người cao lớn, và một người với một phong cách độc đáo cóthể không được thoải mái ở bàn được thiết kế cho một người với một phong cáchtiêu chuẩn Tốt nhất là đảm bảo đồ nội thất văn phòng làm việc sẵn có riêng lẻ là

phù hợp với nhu cầu của mỗi người Các công ty nói chung, thường là thông quacác tính năng điều chỉnh cho thoải mái tối đa cho tất cả người dùng Thông qua cáctính năng như thế này, bất kỳ loại đồ nội thất có thể được thiết kế tiện lợi và chỉsản xuất cho việc sử dụng trong văn phòng

Thực hiện áp dụng về Ergonomics có thể theo xu hướng sau:

- Bàn ghế:

Bàn ghế phải phù hợp với số đo cơ thể nhân viên và tạo sự thoải mái nhất.Hiện nay có rất nhiều công ty nội thất chào bán các loại bàn ghế văn phòng đầysáng tạo và cảm hứng Việc sử dụng những bộ bàn ghế này sẽ mang lại nhữngniềm hứng thú và nhiều ý tưởng mới trong công việc Khi mua ghế, nên chọnnhững chiếc ghế có thể điều chỉnh độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khicần thiết Hãy chắc rằng bàn làm việc và ghế cho phép người làm việc giữ đầukhớp ngón tay, đầu cổ tay và cẳng tay trên đường thẳng khi bạn làm việc trên máytính Tốt nhất nên lựa chọn những bộ bàn ghế đồng bộ với nhau và mang lại sựthoải mái nhất khi làm việc, và hãy chọn lựa bàn làm việc vững chắc, đủ rộng đểđặt các công cụ, giấy tờ,… làm việc cần thiết cho người làm việc

- Văn phòng phẩm:

Chiếm lớn nhất trong không gian văn phòng chính là văn phòng phẩm Cácloại văn phòng phẩm phải luôn xuất hiện trong tầm mắt của nhân viên ở bất cứ gócnào: folder, file tài liệu, bìa còng, sổ, bút, dập ghim, giấy tờ….Việc mua những sảnphẩm văn phòng nên chọn những loại có chất lượng cao vì sự chênh lệch về giá làkhông đáng kể so với những giá trị tinh thần mà nó mang lại Điều nên tránh củanhân viên văn phòng là viết một cây bút lem luốc, hay tắc mực, dùng folder kháchhàng mốc meo hoặc dập gãy, rồi lại phải mua mới và sắp xếp lại Do đó, việc chọnnhững vật dụng văn phòng chất lượng gây ảnh hưởng tích cực đến công việc củanhân viên

- Bàn phím và màn hình máy tính:

Bàn phím của nên được định vị sao cho cổ tay vẫn còn ở một vị trí tự nhiên,tức là thấp hơn so với khuỷu tay của người dùng Xem xét sử dụng một pad di