Đề tài môn quản trị văn phòng hiện đại

Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và tr

LỜI ĐẦU Đất nước ta đang từng bước chuyển mình cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế thế giới Đặc biệt sau khi ra nhập tổ chức thương mại WTO thì nền kinh tế nước ta ngày càng có những bước tiến rõ nét hơn Có được những kết quả như vậy

là nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng khoa học công nghệ vào phát triển kinh tế đất nước.Như vậy ta đã biết được cuộc cách mạng công nghiệp đã chuyển nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế công nghiệp lạc hậu sang nền kinh tế tri thức với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và trở thành một phương tiện không thể thiếu đối với nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân đặc biệt là đối với doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế -xã hội.Có những kết quả trên là nhờ vào chính sách mở cửa,chủ động hội nhập kinh tế quốc tế của Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có

sự đóng không nhỏ của các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp trong đó bộ phận văn phòng giữ vị trí quan trọng Ngoài việc ham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn,văn phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với nhau.Vì vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như vị trí,vai trò của nó qua mọi thời đại

Do vậy thời gian có hạn em chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng khoa học công nghệ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III Qua đây em cũng xin đưa ra

đề tài:”Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong văn phòng tại trung tâm lưu trữ quốc gia III”Bài tiểu luận của em gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về việc ứng dụng khoa học kĩ thuật trong công tác văn phòng

Chương II: Thực trạng ứng dụng khoa học kĩ thuật tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

Chương III: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng khoa học

kĩ thuật trong công tác văn phòng tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

Bài tiểu luận của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn

PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm

Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan

tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng:

-Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra

-Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của cơ quan để quản lý công tác công văn giấy tờ và công việc hành chính –quản trị của cơ quan Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Chức năng của Văn phòng

1.1.2.1.Chức năng tham mưu, tổng hợp

Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng.Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn,có ý kiến đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.Ta đã biết quyết định là một

quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một cơ quan, tổ chức, một doanh nghiệp.Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yêu tố chủ quan( thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,những phương án, phán quyết kịp thời và đúng đắn.Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,quản lý công tác của văn phòng.kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự nhất định, mới

có thể mang lại hiệu quả thiết thực.Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng.Chức năng này không chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị( lợi thế của thông tin).Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát triển của thời đại

1.1.2.2 Chức năng hành chính, tổ chức

Văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của nhà nước tổ chức nhân sự biên chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức trong nội bộ cơ quan Ngoài ra, còn tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối của cơ quan với tổ chức khác

1.1.2.3Chức năng hậu cần

hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ,tài chính Những cái đó thuộc về công việc

hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ chính

1.1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt động Nhưng ở mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật chất cũng như tính chấtcông việc khác nhau nên mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

1.1.3.2 Xây dựng và quản lý chương trìnhkế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 –20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm,1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch của 1 đơn

vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài chính Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây dựng chỉ đạo thực hiện Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các khâu nối, các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động

1.1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa,

xã hội, hành chính, môi trường ,những thông tin chỉ đạo: thông tin phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong lĩnh vực này gọi đó là văn phòng.Văn phòng được coi là “ cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

1.1.3.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế -xã hội của đơn vị, tổ chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự

1.1.3.5 Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan

Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế -xã hội Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các cơ quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa,xe cộ,bàn ghế, các phương tiện nhận truyền và truyền tin,các công cụ truyền tin,các công cụ lao động, các phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục

1.3.6.Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực,mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây.Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.Tuy nhưng cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng Không những thế trong thời đại bùng

nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

1.1.3.7 Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng

Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan đơn vị Theo cách đó văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt Hoạt động thông tin của văn phòng vừa gắn với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động trên.Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên còn tùy theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn những nhiệm vụ cụ thể khác

1.2 Những vấn đề về khoa học kĩ thuật

1.2.1 Khái niệm

Khoa học kĩ thuật bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu nhập lưu trữ,tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và đời sống con người.khoa học kĩ thuật là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử v

à các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác

sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội khoa học kĩ thuật là một khái niệm bao hàm các khoa học, công nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông khoa học kĩ thuật đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên thế giới

1.3 Tác động và ý nghĩa của khoa học kĩ thuật đối với công tác văn phòng

Trước đây do khoa học kĩ thuật chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao động của con người là chính Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện theo đúng tiến độ Hiện nay cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì các hoạt động trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể

1.3.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin

Trước đây, mọi thông tin đều được thu thập qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tin qua báo đài, internet Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường.Hiện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn

1.3.2 Trong công tác soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính hiện nay chủ yếu sửdụng các phần mềm trong bộ Microsoft offices, Việc sử dụng các phần mềm này giúp cho

việc trình bày các văn bản được chính xác và theo một thể thức nhất định Ngoài ra các phần mềm này còn trang bị rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêu cầu cụ thể của công việc

1.3.3 Trong công tác lưu trữ

Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm chí là trong cặp đựng tài liệu Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát Hiện nay,ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tin luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin

1.3.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo

Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụ thể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn Nhờ đó các đại biểu có thể nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng.Việc trình bày báo cáo cũng như nội dung của cuộc họp được ứng dụng các phần mềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector luôn mang lại hiệu quả nhờ sự sinh động và cụ thể

PHẦN II:THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Sau khi nước cộng hòa dân chủ ra đời.Trong quá trình hoạt động của mình Các cơ quan tổ chức của Nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa nay là cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam đã sản Sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn,có ý nghĩa toàn quốc và có giá trị về nhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo và bảo vệ Đất nước Nhằm bảo vệ và phát huy những giá trị tài liệu đó, ngày 10 tháng

6 năm 1995, Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ( nay là Bộ Nội

vụ ) đã ban hành quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, hoạt động theo quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của cục trưởng cục văn thư và lưu trữ nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị

sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát triển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng nhiệm vụ để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến nay Trung tâm đã có 10 phòng

Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay Trong 20 năm hình thành và phát triển, Trung tâm đã được Đảng, Nhà nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại Điều này chứng

tỏ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và sự nhận thức đánh giá cao của toàn xã hội đối với vai trò của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc 2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Theo Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như sau:

2.2.1 Vị trí và chức năng

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân theo thẩm quyền được giao