Kế hoạch tổ chức sự kiện

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ MÔI TRƯỜNG” Giáo viên hướng dẫn Nguyễn

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ

MÔI TRƯỜNG”

Giáo viên hướng dẫn Nguyễn Trần Hà My Danh sách thành viên:

1 Phạm Thái An 3115330004

2 Huỳnh Phương Trâm 3115330306

3 Trần Thị Hồng Thắm 3115330265

4 Nguyễn Thị Kim Hiền 3114330086

5 Hoàng Bích Hồng 3115330091

6 Nguyễn Thanh Thủy…… 3115330277

7 Phạm Hoài Minh Thư……3115330282

TP HCM, tháng 4 năm 2017

Phần I:

Cơ sở lý luận

I Khái niệm sự kiện:

Event là những sự kiện, hoạt động diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, một địa điểm cụ thể nhằm truyền đạt những thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý tới các đối tượng công chúng

II Các loại sự kiện:

- Khai trương

- Giới thiệu sản phẩm mới

- Sự xuất hiện của người nổi tiếng

- Kỉ niệm thành lập

- Tổ chức các trò chơi, cuộc thi

III Vai trò của sự kiện:

- Giúp doanh nghiệp, tổ chức xác lập một thị trường mục tiêu cụ thể

- Tăng nhận thức của công chúng về công ty

- Tăng cường hình ảnh công ty

- Thể hiện sự cam kết của thương hiệu với cộng đồng về các vấn đề xã hội

- Tăng cường sự trung thành của khách hàng

- Tạo cơ hội xúc tiến bán hàng

IV Quy trình tổ chức sự kiện:

Nhận những thông tin cơ

bản/yêu cầu từ khách hàng

hoặc ban lãnh đạo

Hình thành ý tưởng, concept cho sự kiện

Lên kế hoạch và dự trù chi phí

Trình bày kế hoạch với khách hàng, ban lãnh đạo

Tổ chức thực hiện

kế hoạch Đánh giá, tổng kết

Phần II:

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ MÔI TRƯỜNG”

TRƯỚC HỌP BÁO:

I Họp để nắm bắt tổng quát:

1 Mục đích của sự kiện:

- Tạo dựng và duy trì thương hiệu, củng cố sự trung thành của khách hàng

- Thể hiện sự cam kết bảo vệ môi trường

- Tuyên truyền, nâng cao ý thức về bảo vệ môi trường

2 Mục tiêu của sự kiện:

- Thu hút 5000 lượt khách đến tham gia ngày hội

- Giới thiệu các sản phẩm làm từ chai nhựa

- Quảng bá hình ảnh của công ty

- Thu hút 3000 lượt khách truy cập vào website của ngày hội để tìm hiểu thông tin

- Phát tờ rơi cho khoảng 5000 khách tham dự ngày hội

3 Thời gian, địa điểm:

- 14h00 ngày 19/04/2017 tại Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh

- Địa chỉ: 55B Nguyễn Thị Minh Khai, Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh

4 Tổ chức và ngân sách:

- Tập thể nhóm 3 phối hợp với vài sinh viên đến từ các trường đại học khác

- Ngân sách:

II Xác định thông điệp và thiết kế:

1 Thông điệp:

- Hãy bảo vệ môi trường chung bằng những hành động nhỏ nhất ngay hôm nay

- Hành động hôm nay, làm đẹp ngày mai

- Lựa chọn Aquafina góp phần bảo vệ môi trường

2 Trang trí:

2.1 Cổng chào:

Cổng chào hình vòng cung với biểu tượng

2.2 Khu vực xung quanh địa điểm:

- Trục đường Nguyễn Thị Minh Khai: treo các phướng (0,75x2) dọc hai bên đường về chủ đề và thời gian, địa điểm diễn ra ngày hội

- Phía trước cổng chính: hai bên cổng chính treo băng rôn ghi thông điệp

2.3 Phía trong cổng chào:

Kê 2 bàn tiếp tân đón khách (khăn trải, hoa tươi): mỗi bàn 1 lễ tân nữ mặc đồng phục màu xanh có nhiệm vụ phát tài liệu, tờ rơi và hướng dẫn khách vào khu lễ

2.4 Khu vực chính:

- Sân khấu khung xương thép, gỗ dán trả thảm đỏ và treo phông decan hoặc in hifi vải bạt màu ghi nội dung chương trình – có logo của công ty và tiêu đề của buổi lễ

- Bục phát biểu: hoa tươi, micro và nước có gắn logo của công ty

- Trong khu vực tiến hành, phía trước sân khấu: bố trí các dãy ghế, mỗi bên 200 ghế:

+Mỗi bên 15 ghế vip và bàn

+ Phía sau là các hàng ghế cho khách mời tham dự

III Các hoạt động diễn ra:

- Tiết mục văn nghệ mở đầu

- MC giới thiệu sơ lược về chương trình, về tổ chức,…

- Đại diện Công ty Aquafina lên phát biểu

- Đại diện nhóm lên giới thiệu về sản phẩm và cách làm sản phẩm

- Trò chơi bowling

- Đại diện các nhóm khách mời lên làm thử sản phẩm trong vòng 10phút

IV Bảng tổng hợp hoạt động của các nhân sự trước họp báo:

STT Công việc Kết quả mong

muốn Địa điểm Thời gian

1 Họp ban tổ chức Đưa ra được

kế hoạch

cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân

Phòng họp kế hoạch của công ty

Trước khi sự kiện diễn ra 2 tháng

2 Liên hệ với các tổ

chức bảo vệ môi

trường đề xuất việc

trao quà và khách

mời

Nhận được sự hợp tác từ các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tổ chức

Hẹn trước địa điểm Trước khi sự

kiện diễn ra 2 tháng

3 Đẩy mạnh công tác

truyền thông Nhiều người biết đếnngày hội tiện truyền thông,Trên các phương

đặc biệt là Internet, mạng xã hội

Trước khi sự kiện diễn ra 2 tháng

4 Chuẩn bị các sản

phẩm cho sự kiện

Sản phẩm đẹp, thu hút

Cung văn hóa lao động

6/3/2017- 6/4/2017

5 Tiến hành xây

dựng kịch bản, các

hạng mục thiết kế,

trang trí, nhân sự

Lên form và mô hình

tổ chức ngày hội Cung văn hóa laođộng 6/3/2017- 6/4/2017

6 Thực thi kế hoạch,

set up chương trình

Liên hệ được địa điểm, tập hợp vật tư, thiết bị cần thiết

Cung văn hóa lao động

6/3/2017- 6/4/2017

7 Chuẩn bị phát thư

mời, thông cáo báo

chí cho các báo, cá

nhân, tổ chức,

chuẩn bị kĩ lưỡng

trước khi tiến hành

ngày hội

Xác định số lượng khách mời

Phòng họp

6/3/2017-6/4/2017

8 Tiến hành set up

tại địa điểm tổ

chức, sắp xếp,

bố trí, dàn dựng

chương trình

Hoàn tất công việc

tổ chức tại địa điểm:

sân khấu, triển lãm

xe, nhân sự, treo băng rôn,…

Cung văn hóa lao động

6/4/2017- 16/4/2017

9 Chạy chương trình Giám sát và quản lý,

xử lý rủi ro

Cung văn hóa lao động

19/4/2017

VI Check list:

CHECK LIST EVENT

Chương trình: “Aquafina – Ngày hội sáng tạo vì môi trường” Địa điểm: Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian: 14h ngày 19/04/2017

I Liên hệ địa điểm

1 Cung văn hóa lao động

II Thiết kế trang trí

3 Thiết kế, lên file thông điệp 20

11 Quà tặng khách VIP 20

14 Nước uống 50 thùng

25 Giúp việc chung 5

26 Nhân viên bảo dưỡng 150

29 Khăn trải bàn 18

30 Bàn ghế

31 Âm thanh

VII Dự toán ngân sách:

BẢNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

Chương trình: “Aquafina – Ngày hội sáng tạo vì môi trường”

Địa điểm: Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian: 14h ngày 19/04/2017

Stt Nội dung Số

lượng

Đơn vị

Giá Thành tiền

Giấy phép tổ chức 1 10.000.000 10.000.000

I Địa điểm tổ chức

1 Cung văn hóa lao động 1 70.000.000/Ngày 70.000.000

II Thiết kế trang trí

2 In tờ rơi 5000 Tờ 1.000 5.000.000

3 Thiết kế, lên file thông điệp 20 20.000 400.000

4 Backdrop+khung+bạt 3 300.000 900.000

5 Poster 10 Cái 100.000 1.000.000

6 Cổng chào(Biểutượng) 1 8.000.000 8.000.000

7 Sân Khấu 1 Cái 6.000.000 6.000.000

III Vật phẩm

8 Quà tặng khách VIP 20 Bộ 2.500.000 50.000.000

9 Quà tặng nhà báo 30 Bộ 1.000.000 30.000.000

10 Hoa tươi 50 Bó 60.000 6.000.000

11 Nước uống 50 Thùng 75.000/thùng 3.750.000

12 Bảng tên 50 Cái 80.000 4.000.000

13 Trang phục nhân viên 20 Bộ 200.000 4.000.000

14 Trang phục lễ tân 3 Bộ 350.000 1.150.000

IV Nhân sự

15 Quản lý chung 1 3.000.000 3.000.000

17 Ca sĩ 4 12.000.000 48.000.000

18 Người mẫu 20 4.000.000 80.000.000

19 Phụ trách 2 1.000.000 2.000.000

20 Nhân viên kỹ thuật 5 1.000.000 5.000.000

21 Nhân viên hướng dẫn 5 1.000.000 5.000.000

22 Bảo vệ 10 250.000 2.500.000

V Thiết bị

23 Thảm đỏ đón khách 100 M

24 Bàn ghế 300 Bộ 40.000 12.000.000

25 Âm thanh hội trường 1 2.000.000 2.000.000

26 Ánh sáng 1 2.000.000 2.000.000

27 Hệ thống máy chiếu 1 1.000.000 1.000.000

28 Hệ thống an toàn chống

cháy nổ 1 5.000.000 5.000.000

29 Quay phim, chụp ảnh 1 1.500.000 1.500.000

VI Khác

30 Y tế 2 Bộ 750.000 1.500.000

31 Hầm giữ xe 1 3.000.000 3.000.000

31 Chi phí phát sinh 5.000.000 5.000.000

VIII Đơn xin phép tổ chức:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng năm 201…

ĐƠN XIN PHÉP TỔ CHỨC HỌP BÁO

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Đà Nẵng

- Tên đơn vị tổ chức :

- Số điện thoại:

- Số Fax/Email:

Xin phép tổ chức họp báo với các thông tin như sau: 1 Mục đích họp báo

2 Nội dung họp báo:

3 Người chủ trì (ghi rõ họ tên, chức vụ):

4 Địa điểm tổ chức họp báo:

4 Thời gian họp báo:

5 Thành phần dự họp báo:

6 Nội dung khác (nếu có) ……… Chúng tôi xin cam kết tổ chức sự kiện an toàn và không vi phạm Pháp luật

Người đại diện đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên)

IX Quản lý rủi ro trong sự kiện:

1 Quản lý rủi ro và phương pháp xử lý:

- Rủi ro luôn tiềm tang và xảy ra bất cứ lúc nào, khi nào Tuy đã lên kế hoạch

và chuẩn bị kĩ lưỡng nhưng vẫn không thể sai xót và không thể tránh khỏi những rủi ro

- Những rủi ro có thể xảy ra:

+ Thời tiết xấu: mưa ảnh hưởng đến một phần âm thanh, ánh sáng

+ Khách mời, khách hàng đến quá ít không thể tiến hành buổi lễ

+ Trục trặc kĩ thuật: set up, âm thanh, ánh sáng,…

+ MC và khách mời đến muộn

+ Nhóm nhảy không có mặt

2 Phương pháp xử lý:

- Trước khi lên form tiến hành và trước khi sự kiện diễn ra cần chuẩn bị kĩ lưỡng, tập dượt các hoạt động cẩn thận, chi tiết

- Chuẩn bị, kiểm tra kĩ về mặt nhân sự: MC, Lễ tân, nhóm nhảy,…

- Thử hệ thống âm thanh, ánh sáng để tránh tình trạng không hoạt động hoặc hoạt động sai trong lúc chạy chương trình

- Lập kịch bản,tập dượt về mặt nhân sự: MC, nhóm nhảy,… và hợp đồng kĩ

để tránh bỏ bê,vắng mặt

- Bố trí đủ lực lượng để xử lý khi sự cố xảy ra

3 Tránh những lỗi trong công cuộc tổ chức:

- Quên không kiểm tra thời gian địa điểm

- Quên đặt chỗ trước

- Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện

- Lên kế hoạch thất bại

- Thiếu các văn bản, chứng từ cần thiết

Phần III Kết luận

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc rất quan trọng Để có thể tổ chức thành công một sự kiện thì người lên kế hoạch phải có kiến thức đầy đủ và có kĩ năng lên kế hoạch và có ý tưởng sáng tạo và quan trọng phải có quyết tâm thực hiện

và theo đuổi ý tưởng

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với công chúng Qua các sự kiện, danh nghiệp có thể xây dựng, duy trì, nâng cao và phát triển hình ảnh, uy tín của mình

Thông qua việc lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, đặc biệt lên kế hoạch cho sự kiện “Aquafina – ngày hội sáng tạo vì môi trường” nhận thây việc lập kế hoạch là một hoạt động rất quan trọng trong hành trang phát triển và khẳng định chỗ đứng của Aquafina so với các đối thủ khác,đặc biệt là Lavie

Các kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo được mối quan tâm trong dư luận sẽ là một động lực thúc đẩy sự phát triển của Aquafina: tăng lượng khách hàng, thúc đẩy các hoạt động Marketing, PR, quảng cáo,…

Tóm lại, tổ chức sự kiện sẽ thành công khi nhà tổ chức sự kiện nắm được các quy tắc

và nghệ thuật lập kế hoạch, đồng thời bố trí và sắp xếp các hạng mục logic, khoa học,

dự báo được rủi ro và quản lý tốt, xử lý nhanh nhạy các rủi ro có thể xảy ra