TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỤC : HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐƠN THƯ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TỐ CÁO

Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo  Các thao tác cơ bản: -Thao tác 1: Thêm mới đơn thư -Thao tác 2: Tiếp nhận đơn thư -Thao tác 3: Phân loại đơn thư -Thao tác 4: Luân chuyển đơn thư -Thao

Trang 1

Công Ty Cổ Phần Công Nghệ và Xây Dựng Á Châu

Trụ sở chính: Số 20, ngách 155/206 Trường Chinh,Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: (04) 3 3115790 Fax: (04) 3 3115790

Hotline: 0918766771 Website: http://www.asct.vn Email: support@asct.vn

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỤC : HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐƠN THƯ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TỐ CÁO

“http://kntc.quangninh.gov.vn”

(DÀNH CHO CÁC CHUYÊN VIÊN XỬ LÝ ĐƠN THƯ)

Trang 2

M c l c ục lục ục lục

I GIỚI THIỆU 3

1 Mục đích 3

2 Phạm vi áp dụng 3

3 Định nghĩa và từ viết tắt: 3

II ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 3

III Hướng dẫn thay đổi thông tin tài khoản 5

1 Hướng dẫn thay đổi thông tin tài khoản 6

2 Hướng dẫn thay đổi mật khẩu 6

IV TRANG CHỦ 7

1 Quản lý hồ sơ tiếp dân 8

2 Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo 18

3 Quản lý văn bản điều hành 32

4 Tin nhắn 33

5 Danh bạ 38

6 Quản lý công việc 38

7 Quản lý tình hình kinh tế xã hội 41

Trang 3

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG

I. GIỚI THIỆU

II.Mục đích

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn NSD quản trị, sử dụng thành

thạo và làm chủ các chức năng của hệ thống Website: “kntc.quangninh.gov.vn”

Lưu ý: Hình minh họa trong tài liệu này có thể đã bị thay đổi không giống thực tế nhưng

về cơ bản chức năng của nó tương tự.

1 CSDL Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu của chương trình

V. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

Để truy cập vào chương trình, NSD đăng nhập vào hệ thống theo tài khoản đã đượccấp phát Tùy vai trò được gán người sử dụng có quyền thực hiện những thao tác nhất địnhtrong hệ thống

- NSD mở trình duyệt, nhập thông tin địa chỉ truy cập:

http://kntc.quangninh.gov.vn

- Màn hình đăng nhập thệ thống hiển thị

Trang 4

- Trong đó:

Người dùng Nhập vào tài khoản của

Trang 5

- Màn hình trang chính của hệ thống hiển thị.

Trang 6

VII. Hướng dẫn thay đổi thông tin tài khoản.

- Bước 1 : Trỏ chuột vào menu như trong hình vẽ sau đó bấm chuột trái.

- Bước 2 : Bấm chuộc vào menu.

- Bước 3: Thay đổi thông tin cần thiết, sau đó bấm vào “Lưu lại” như trong hình

VIII.Hướng dẫn thay đổi mật khẩu.

- Bước 1 : Trỏ chuột vào menu như trong hình vẽ sau đó bấm chuột trái.

- Bước 2: Bấm chuộc vào menu.

Trang 7

- Bước 3: Bạn nhập mật khẩu cũ và mới sau đó bấm lưu lại.

Trang 8

1. Quản lý hồ sơ tiếp dân

 Mô tả:

- Là ứng dụng cho phép NSD có thể quản lý các thông tin về hồ sơ tiếp công dân Baogồm: Thêm, sửa, xóa – kỳ tiếp dân, lĩnh vực, thể loại, hồ sơ tiếp công dân theo yêucầu của người sử dụng

Trang 9

B3: Nhấn Thêm mới để thực hiện thêm loại hình

Màn hình Thêm mới loại hình hiển thị:

B4: Nhập thông tin loại hình.

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại loại hình đã thêm mới.

Thao tác 2: Sửa

B1: Đăng nhập vào hệ thống

B2: Chọn chức năng Loại hình màn hình quản trị hệ thống.

Trang 10

B3: Nhấn Sửa (mũi tên màu xanh)

B4: Nhập lại các thông tin về loại hình cần sửa

Trang 11

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại thông tin vừa sửa.

Thao tác 3: Xóa

B2: Chọn chức năng Loại hình màn hình quản trị hệ thống.

B3: Nhấn vào biểu tượng để xóa.

Trang 13

B2: Chọn chức năng Lĩnh vực trên màn hình quản trị hệ thống.

B3: Nhấn Thêm mới để thực hiện thêm lĩnh vực

Màn hình Thêm mới lĩnh vực hiển thị:

Trang 14

B3: Nhấn Sửa lĩnh vực cần sửa (mũi tên màu xanh)

B4: Nhập lại các thông tin về lĩnh vực văn bản cần sửa

Trang 15

Trang 16

Màn hình chính sẽ hiển thị:

B4: Nhấn nút Đồng ý để thực hiện việc xóa nếu muốn, chọn Không để tắt thao tác xóa.

Trang 17

c. Quản lý hồ sơ tiếp dân

 Các thao tác cơ bản:

-Thao tác 1: Thêm mới hồ sơ

-Thao tác 2: Sửa hồ sơ

-Thao tác 3: Xóa hồ sơ

-Thao tác 4: Thêm quá trình tiếp dân

-Thao tác 5: Xem quá trình tiếp dân

-Thao tác 6: Tìm kiếm, dùng bộ lọc để lấy ra các hồ sơ cần tìm kiếm

 Các bước thực hiện:

Thao tác 1: Thêm mới

B2: Chọn chức năng Hồ sơ tiếp dân màn hình quản trị hệ thống.

B3: Nhấn Thêm mới để thực hiện thêm

Màn hình Thêm mới hiển thị:

B4: Nhập thông tin đầy đủ.

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại thông tin đã thêm mới.

B2: Chọn chức năng Hồ sơ tiếp dân màn hình quản trị hệ thống.

B4: Nhập lại các thông tin cần sửa

Trang 18

2. Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo

-Thao tác 1: Thêm mới đơn thư

-Thao tác 2: Tiếp nhận đơn thư

-Thao tác 3: Phân loại đơn thư

-Thao tác 4: Luân chuyển đơn thư

-Thao tác 5: Xử lý đơn thư

-Thao tác 6: Xin ý kiến lãnh đạo

B2: Chọn chức năng Đơn thư, khiếu nại tố cáo tại màn hình quản trị hệ thống, chọn tiếp

chức năng Danh sách đơn thư Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Trang 19

Danh sách đơn thư

B3: Thêm mới đơn thư NSD chọn vào Thêm mới (Mũi tên màu đỏ) Màn hình hệ thống sẽ

hiển thị ra Form bao gồm các thông tin mà NSD cần nhập vào:

Thêm mới đơn thư

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại thông tin vừa thêm mới.

Trang 20

Thao tác 2: Tiếp nhận đơn thư

chức năng Danh sách đơn thư Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

B3: Tiếp nhận đơn thư NSD chọn vào Tiếp nhận (mũi tên màu đỏ) Màn hình hệ thống sẽ

hiển thị ra trang tiếp nhận và in phiếu:

Tiếp nhận và in phiếu

B4: Nhấn tiếp nhận và in phiếu (Mũi tên màu đỏ) để tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo

theo yêu cầu NSD

Trang 21

Thao tác 3: Phân loại đơn thư

B2: Sau khi NSD tiếp nhận đơn thư Hệ thống chuyển sang danh sách đơn thư khiếu nại

và tố cáo lọc theo tình trạng đơn thư “Chờ phân loại”

B3: Phân loại đơn thư: NSD chọn chức năng phân loại đơn (mũi tên màu đỏ) thư trên giao

diện danh sách đơn thư:

Trang 22

- NSD nhập đầy đủ thông tin phân loại đơn thư cần thiết và nhấn Lưu lại để lưu dữ liệu

vào hệ thống.

Thao tác 4: Phân công xử lý, luân chuyển đơn thư.

B2: Sau khi NSD phân loại đơn thư Hệ thống chuyển sang danh sách đơn thư khiếu nại

và tố cáo lọc theo tình trạng đơn thư “Chờ xử lý” (Mũi tên màu đỏ)

B3: Phân công xử lý NSD chọn chức năng phân công xử lý (mũi tên màu xanh) thư trên

giao diện danh sách đơn thư:

Màn hình sẽ hiển thị ra form phân công xử lý:

Trang 23

- NSD nhập đầy đủ thông tin phân công xử lý cần thiết và nhấn Phân công (Mũi tên

màu đỏ) để lưu dữ liệu vào hệ thống.

Thao tác 5: Xử lý đơn thư

B2: Sau khi NSD phân công xử lý đơn thư xong, người được phân công sẽ nhận được đơn

thư được phân công xử lý Hệ thống chuyển sang danh sách đơn thư khiếu nại và tố cáolọc theo tình trạng đơn thư “Đang xử lý” (Mũi tên màu đỏ)

B3: Xử lý đơn thư: NSD chọn chức năng xử lý (mũi tên màu xanh) thư trên giao diện

danh sách đơn thư:

Màn hình sẽ hiển thị ra form xử lý đơn thư:

- NSD nhập đầy đủ thông tin xử lý cần thiết và nhấn xử lý(Mũi tên màu đỏ) để lưu dữ

liệu vào hệ thống.

Thao tác 6: Xin ý kiến lãnh đạo

B2: Sau khi NSD phân công xử lý đơn thư xong, người được phân công sẽ nhận được đơn

thư được phân công xử lý Hệ thống chuyển sang danh sách đơn thư khiếu nại và tố cáolọc theo tình trạng đơn thư “Đang xử lý” (Mũi tên màu đỏ)

B3: Xin ý kiến lãnh đạo: NSD chọn chức năng xin ý kiến lãnh đạo (mũi tên màu đỏ) thư

trên giao diện danh sách đơn thư:

Trang 24

Màn hình sẽ hiển thị ra form xin ý kiến lãnh đạo:

- NSD nhập đầy đủ thông tin và gửi tới lãnh đạo

- Lãnh đạo sẽ hiển thị đơn thư và cho ý kiến giống như gửi lãnh đạo.

Thao tác 7: Xóa

Có 3 cách để xóa đơn thư

Cách 1

B2: Chọn chức năng Đơn thư, khiếu nại tố cáomàn hình quản trị hệ thống, chọn tiếp

chức năng Danh sách đơn thư

B3: Tại màn hình Danh sách đơn thư, người dùng có thể click chọn vào Tên của công

dân, hệ thống sẽ đưa ra các lựa chọn, và người dùng chọn vào biểu tượng Xóađể thực

hiện xóa đơn thư

Trang 25

Cách 2

chức năng Danh sách đơn thư.

B3: Tại Danh sách đơn thư:

Trang 26

Xem đơn thư

NSD chọn Xóa để thực hiện xóa đơn thư.

Cách 3

chức năng Danh sách đơn thư.

B3: Tại Danh sách đơn thư:

NSD chọn chức năng Xem quá trình xử lý Màn hình hệ thống sẽ hiện ra như sau:

Trang 27

Thao tác 8: Kiểm tra trùng lặp đơn thư

Khi đơn thư có dấu hiệu trùng lặp hệ thống sẽ thông báo và NSD có thể kiểm tra và xácnhận sự trùng lặp của đơn thư

chức năng Danh sách đơn thư

B3: Tại màn hình Danh sách đơn thư, người dùng có thể click chọn vào Tên của công

dân, hệ thống sẽ đưa ra các lựa chọn, và người dùng chọn vào biểu tượng “Kiểm tra trùnglặp”

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các đơn thư có dấu hiệu trùng lặp với đơn thư vừa chọn:

Trang 28

NSD chọn duyệt đơn thư có là “Đơn trùng lặp” hoặc là “Đơn không trùng lặp” (Ô màu xanh) và chọn Lưu lại (Mũi tên màu đỏ) để xác nhận sự kiểm tra sự trùng lặp của đơn thư.

b. Chức năng tra cứu tìm kiếm đơn thư

-Thao tác: Tra cứu đơn thư

B2: Chọn chức chức năng Đơn thư, khiếu nại tố cáo màn hình quản trị hệ thống, chọn

tiếp chức năng Tra cứu tìm kiếm Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Tra cứu đơn thư

Trang 29

NSD điền các thông tin cần tìm kiếm vào các form và bấm vào Tra cứu đơn thư để tìmkiếm

c. Báo cáo thống kê

-Thao tác: Xem thống kê các đơn thư theo khoảng ngày

B2: Chọn chức chức năng Đơn thư, khiếu nại tố cáo trên màn hình quản trị hệ thống,

chọn tiếp chức năng Báo cáo thống kê Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Báo cáo thống kê

NSD chọn khoảng ngày và click vào biểu tượng tìm kiếm để thực hiện chức năng

d. Quản lý hồ sơ vụ việc

-Thao tác 1: Thêm mới hồ sơ

-Thao tác 2: Sửa hồ sơ

Trang 30

B2: Chọn chức năng Đơn thư, khiếu nại tố cáo trên màn hình quản trị hệ thống Chọn

tiếp chức năng Hồ sơ vụ việc Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Danh sách hồ sơ vụ việc

B3: Nhấn Thêm mới để thực hiện thêm mới hồ sơ Màn hình Thêm mới hiển thị:

Thêm mới hồ sơ vụ việc

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại thông tin đã thêm mới.

Trang 31

tiếp chức năng Hồ sơ vụ việc.

B3: NSD click chọn vào tên hồ sơ vụ việc, hệ thống sẽ đưa ra các lựa chọn chức năng.

NSD chọn Xem, màn hình hệ thống sẽ hiển thị ra như sau:

Cập nhật dữ liệu hồ sơ vụ việc

B4: Nhập lại các thông tin cần sửa

Thao tác 3: Xóa

NSD chọn Xem, màn hình hệ thống sẽ hiển thị ra như sau:

Trang 32

B3: Nhấn vào biểu tượng Xóa để xóa.

Thao tác 4: Thêm đơn thư cho hồ sơ vụ việc

Trang 33

NSD chọn Thêm đơn thư cho vụ việc Màn hình sẽ hiển thị như sau:

Thêm đơn thư vào hồ sơ vụ việc

B4: NSD thêm đơn thư và click vào Lưu lại để lưu hồ sơ.

3. Quản lý văn bản điều hành

 Mô tả:

- Là ứng dụng cho phép NSD có thể tra cứu văn bản điều hành

Tra cứu văn bản điều hành

B2: Chọn chức năng Văn bản điều hành màn hình quản trị hệ thống Chọn tiếp chức

năng Tra cứu văn bản Màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Trang 34

B4: NSD điền các thông tin vào các form tìm kiếm sau đó bấm vào Tra cứu văn bản để

thực hiện chức năng tìm kiếm văn bản

B2: Chọn chức năng Tin nhắn trên màn hình quản trị hệ thống Chọn tiếp chức năng

Soạn tin nhắn Màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Trang 35

Soạn tin nhắn

B3: NSD gõ vào tiêu đề của tin nhắn, chọn người nhận Khi click vào chọn người nhận, hệ

thống sẽ hiển thị như sau:

Chọn người nhận

Nhấn OK để xác nhận những người được gửi tin nhắn

B4: Sau khi chọn xong người nhận, màn hình sẽ quay về khung soạn thảo tin nhắn NSD

có thể đính kèm file trong gửi tin nhắn:

Trang 36

Màn hình hiển thị sau khi chọn người nhận và file đính kèm

NSD điền đầy đủ thông tin sau đó nhấn Gửi Nếu không muốn gửi tin nhắn NSD có thể nhấn Hủy bỏ để kết thúc soạn thư

b. Tin nhận

-Thao tác 1: Thêm mới tin nhắn

-Thao tác 2: Xóa tin nhận

Thao tác 1: Thêm mới tin nhắn

B2: Chọn chức năng Tin nhắn trên màn hình quản trị hệ thống Chọn tiếp chức năng Tin

nhận Màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Trang 37

Tin nhận

B3: NSD click chọn Thêm mới Giao diện thêm mới như phần soạn tin nhắn NSD điền

đầy đủ thông tin để gửi tin

Thao tác 2: Xóa tin nhận

-Thao tác 1: Thêm mới tin nhắn

-Thao tác 2: Xóa tin gửi

Trang 38

Tin gửi

B3: NSD click chọn Thêm mới Giao diện thêm mới như phần soạn tin nhắn NSD điền

đầy đủ thông tin để gửi tin

Thao tác 2: Xóa tin gửi

Trang 39

Danh bạ cơ quan

6. Quản lý công việc

 Mô tả:

- Là ứng dụng cho phép NSD có thể quản lý các công việc được giao từ cấp trên (đối vớingười nhận công việc), đối với lãnh đạo để quán lý các công việc đã giao cho nhânviên thực hiện: Danh sách công việc, thêm mới công việc, xóa công việc

a. Quản lý danh sách công việc

Trang 40

Danh sách Giao/ nhận công việc

B3: NSD click chọn Thêm mới màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

NSD điền đầy đủ thông tin rối chọn Lưu lại để lưu vào hệ thống

Thao tác 2: Xóa

B2: Chọn chức năng Quản lý công việc trên màn hình quản trị hệ thống, chọn tiếp chức

năng Giao/ nhận công việc Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Trang 41

Tại giao diện danh sách giao/ nhận công việc, NSD chọn Xóa để thực hiện xóa công

việc được giao/ nhận

Thao tác 3: Trai đổi công việc

B2: Chọn chức năng Quản lý công việc trên màn hình quản trị hệ thống, chọn tiếp chức

năng Giao/ nhận công việc Màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Trang 42

NSD muốn trao đổi thông tin phải nhập nội dung trao đổi vào phần nội dung và gửi nội dung đến người giao việc.

7. Quản lý tình hình kinh tế xã hội

Trang 43

B3: Nhấn Thêm mới để thực hiện thêm báo cáo (Mũi tên màu xanh).

Màn hình Thêm mới hiển thị:

B4: Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu

B5: Nhấn Lưu lại để lưu lại báo cáo đã thêm mới.

Thao tác 2: Xóa

Trang 44

B3: Nhấn Xóa để xóa bản ghi theo yêu cầu.

Thao tác 3: Xem và tải về tài liệu đính kèm

B2: Chọn chức năng Kinh tế xã hội >> Danh sách báo cáo trên màn hình quản trị hệ

thống

B3: Nhấn Xem để xem chi tiết báo cáo và tài liệu đính kèm.Màn hình chi tiết sẽ hiển thị:

NSD muốn tải về tài liệu thì nhấn vào nút tải về (mũi tên đỏ)

Định dạng
Số trang	44
Dung lượng	3,73 MB