Bài giãng đầy đủ về Microsoft Excel

Sao chép, dịch chuyển dữ liệua.Thao tác chọn •Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính •Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên của bảng tính •Chọn cả bảng tín

TRƯỜNG KỸ THUẬT - KINH TẾ ĐÀ NẴNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LỚP KTV TIN HỌC MÔN HỌC: MICROSOFT EXCEL

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2003

I GIỚI THIỆU

II KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL

III GIỚI THIỆU CÁC THÀNH PHẦN

TRÊN CỬA SỔ MS EXCEL 2003

IV CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

V MỘT SỐ THAO TÁC TRONG EXCEL

VI ĐÓNG, MỞ, LƯU TRỮ BẢNG TÍNH

I GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel 2003 là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft

Office, là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp Hiện tại, Excel được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh

nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương

trình.

II KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL

1 Để khởi động MS Excel có hai cách đơn

giản nhất là:

• Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng

MS Excel trên Desktop

• Cách 2: Chọn Start -> Programs ->

Microsoft Office -> Microsoft Office

Excel

II KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL

2 Để thoát khỏi MS Excel

• Chọn menu File-> Chọn Exit

• Nhắp chuột vào biểu tượng trên góc cao

bên phải của cửa sổ làm việc

• Nhắp chuột vào biểu tượng của Ms Excel

trên góc cao bên trái để mở hộp điều khiển

(Control Box), chọn menu Close.

• Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

III CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA

SỔ EXCEL

• Thanh tiêu đề(Title Bar)

• Thanh menu(Menu Bar)

• Thanh Standard

• Thanh Formatting

• Thanh công thức(Formular Bar)

III CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA

SỔ EXCEL

• Thanh thứ tự cột(Row heading)

• Thanh thứ tự hàng(Column Heading )

• Bảng tính(WookSheet)

• Thanh chọn bảng(Sheet Tabs)

• Thanh trạng thái(Status bar)

• Thanh cuốn(Scroll bar)

ẨN HIỆN THANH CÁC CÔNG CỤ

Vào menu View > chọn các thành phần

IV CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Workbook là một tập tin tư liệu của

Excel, mỗi Workbook có 255 sheets, các sheet thường dùng là worksheet và chart sheet (Ta có thể coi một Workbook như một quyển sách và mỗi sheet như một

trang giấy của quyển sách đó).

2 Worksheet là một bảng có 256 cột (column)

và 65536 dòng (Row)

IV CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

A, B, C , Z, AA, AB, , IV Dòng

chứa các tên cột gọi là Column

Heading

IV CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

• Ô (Cell) : Là giao của dòng và cột và được

xác định bởi địa chỉ ô Địa chỉ ô được xác

định theo tên cột, rồi mới đến tên dòng Ví

dụ : A4, N3, …

• Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô Khi

thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành

IV CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

bảng tính được đổi màu Ô hiện hành của

vùng hiện hành sẽ có màu khác với các ô còn lại trong vùng

V ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH

1 Mở một bảng tính mới:

• Vào menu File  chọn mục New

• Trong bảng General chọn làm việc với

Workbook -> Chọn OK.

• Hoặc chọn biểu tượng New trên

Toolbars.

• Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.

• Vào menu File  chọn mục Open.

• Hoặc có thể mở biểu tượng Open trên

thanh Toolbar

• Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+O

V ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH

Màn hình sẽ xuất hiện hộp hội thoại chọn:

• Lựa chọn thư mục chứa tập tin cần mở

trong mục “Look in”.

• Chọn tập tin cần mở trong màn hình

trình bày.

• Nhấp chọn nút Open hoặc nhấp đúp vào

tập tin cần mở để mở tập tin.

V ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH

3.Lưu trữ bảng tính :

•Vào menu File  chọn mục Save.

•Chọn biểu tượng Save

•Bấm tổ hợp phím Ctrl+S

Trường hợp người sử dụng đang làm việc với bảng tính mới, MS Excel tự động gán tên ngầm định là Book1.xls Khi lưu bảng tính lần đầu,

MS Excel 2003 sẽ bật hộp hội thoại “Save As”

để người sử dụng đặt tên cho bảng tính

V ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH

3 Lưu trữ bảng tính :

• Người sử dụng chọn thư mục để lưu trữ

trong mục Save in.

• Gõ tên cần đặt vào mục file name.

• Lựa chọn kiểu định dạng cho bảng tính

cần lưu trong mục Save as type:

• Nhấp chọn nút save để thực hiện lưu trữ

VI CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO

1.CÁC PHÍM SOẠN THẢO

Tại một thời điểm con trỏ luôn luôn tồn tại con trỏ trong 1 ô của bảng tính

,:Lên, xuống 1 dòng

,: Qua phải, trái 1 ô

•PgUp, PgDown: Lên, xuống 1 trang

•Ctrl + Pgup , Ctrl + PgDown : Dịch sang Sheet bên phải (trái) Sheet hiện hành

VI CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO

1.CÁC PHÍM SOẠN THẢO

•Ctrl + : Về cột đầu tiên trong Sheet

•Ctrl + : Về cột cuối cùng trong Sheet

•Home: Về đầu dòng

•Ctrl + Home: Về ô đầu tiên trong Sheet

•Ctrl + End: Về ô cuối cùng trong vùng dữ liệu của Sheet

Ngoài ra ta có thể di chuyển đến ô khác bằng

VI CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO

2.Nhập dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu

•Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập

•Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2.

3 Sao chép, dịch chuyển dữ liệu

a.Thao tác chọn

•Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính

•Chọn cột: Click chuột tại đường biên

bên trên của bảng tính

•Chọn cả bảng tính: Click tại ô giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A

3 Sao chép, dịch chuyển dữ liệu

a.Thao tác chọn

•Chọn một ô: Nhắp chuột tại ô cần chọn.

•Chọn vùng: Có 2 cách

– Dùng Mouse : Kéo lê chuột từ ô góc trái

trên đến ô góc phải dưới hay ngược lại.Dùng bàn phím :

– Chọn ô đầu vùng, giữ phím Shift và

nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn

3 Sao chép, dịch chuyển dữ liệu

3 Sao chép, dịch chuyển dữ liệu

3 Sao chép, dịch chuyển dữ liệu

c.Xóa dữ liệu

•Chọn vùng nguồn

•Nhấn phím Delete hoặc Edit / Clear / Contents

VII CÁC KIỂU DỮ LIỆU

1 Kiểu số:

• Gồm các số hợp lệ từ 0 đến 9 và có thể

bao gồm các ký tự đặc biệt như :+- ( ) $

%

• Dữ liệu kiểu số được nhập vào mặc

nhiên là dạng General, được canh phải trong ô.

• Dấu #### xuất hiện khi độ rộng của cột

không đủ hiển thị số trong ô Để hiển thị

số bình thường thì chỉ việc tăng độ rộng của cột

2 Kiểu chuỗi (Text):

• Kí tự đầu tiên của dữ liệu có thể là chuỗi hay

số Để nhập một số dưới dạng một chuỗi, phải

gõ kí tự định vị chuỗi (‘) vào trước số đó.

• Ví dụ: nhập ‘123 sẽ cho ra con số 123 ở dạng

chuỗi.

• Mặc nhiên dữ liệu chuỗi được canh trái trong

ô.

• Trong các công thức, dữ liệu kiểu chuỗi phải

được đặt giữa cặp nháy đôi (“ “)

3 Kiểu ngày tháng :

• Dữ liệu kiểu ngày tháng là một dạng của dữ liệu

kiểu số.

• Kiểu ngày tháng được chia thành 2 loại: viết tắt

(Short Date) hoặc viết đầy dủ (Long Date) gồm các dạng sau:

4 Kiểu công thức:

• Dữ liệu kiểu công thức có thể là các

phép toán hoặc các hàm.

• Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức, thì kí

tự đầu tiên phải là dấu bằng (=), dấu

cộng (+)

• Ví dụ: =A3+B3

•^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa.

•*, / : Toán tử nhân, chia.

•+, - : Toán tử cộng, trừ

VIII.CÁC TOÁN TỬ

2.Toán tử nối chuỗi

•Toán tử nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất

•Toán tử có dạng: &

•Ví dụ: “Đại”&“Học” ĐạiHọc

• “Đại”&” “&“Học” Đại Học

• Dữ liệu loại số được định dạng trong ô phụ

thuộc vào 2 thành phần: dạng số (Category)

và kiểu định dạng (Format Code) Các dạng

số gồm: số (Number), số phần trăm

(Percentage), tiền tệ (Currentcy), ngày

1 Định dạng kiểu số

Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:

•+ Chọn dạng số trong khung Category

•+ Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal Places

•+ Chọn kiểu số âm trong khung Negative

1 Định dạng kiểu số

Muốn tạo thêm 1 kiểu định dạng mới ngoài những kiểu có sẵn Chọn Custom trong khung Category và gõ kiểu định dạng vào trong khung Type

Ví dụ: để định dạng kiểu ngày tháng năm

theo kiểu ngày/tháng/năm Trong mục Type

nhập dd/MM/yy

1. Định dạng kiểu số

Cách 2: sử dụng biểu tượng

• Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.

• Click chuột tại biểu tượng Comma Style

để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn)

• Click biểu tượng Ascending để tăng số

lẻ thập phân

• Click biểu tượng Descending để giảm

số lẻ thập phân

 Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ

Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:

• Trong khung Category, chọn Curency

• Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal

1. Định dạng kiểu số

 Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ

• Có thể click chuột tại biểu tượng

Curency trên thanh công cụ Formatting

để áp dụng kiểu định dạng tiền tệ mặc định.

• Lưu ý: ký hiệu tiền tệ mặc định và vị trí

của nó do Windows qui định trong mục Regional and Language Options của

2 Định dạng Font chữ

• Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab

Font:

– Chọn Font chữ trong hộp Font.

– Chọn kiểu trình bày trong hộp Font

Style.

– Chọn kích thước chữ trong mục size – Chọn kiểu gạch chân trong mục

Underline.

• Chọn Font chữ mặc định trong Excel:

– Vào menu Tool  chọn Options

– Trong cửa sổ option, chọn làm việc

trên tab General.

– Chọn font chữ trên mục Standard font – Chọn kích thước chữ trong mục size – Chọn OK  xuất hiện hộp thông báo,

chọn OK.

– Thoát khỏi MS Excel, sau đó khởi

và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation)

3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:

Trong của sổ Format Cells, chọn làm việc trên tab Alignment.

•Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô

trong hộp thoại Horizontal với:

– Generral: Canh theo mặc định của dữ liệu.

– Left: Canh trái – Right: Canh phải – Center: Canh giữa – Fill: làm đầy ô

– Justify: Canh đều 2 bên – Center across selection: canh giữa các ô đã

chọn Dữ liệu muốn canh giữa của vùng đã

3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:

•Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Vertical với:

– Top: nằm sát đỉnh.

– Bottom : nằm sát đáy.

– Center : canh giữa.

– Justify: canh đều dữ liệu theo chiều cao.

•Chọn hình thức trải dữ liệu trong

Orientation Thay đổi trị số trong hộp Degrees

để thay đổi chiều hướng trải dữ liệu trong ô

•Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng

Mục Text Control gồm:

•Chọn Wrap Text: tự động tăng chiều

cao của ô cho vừa đủ chứa dữ liệu (không

thay đổi chiều rộng của ô) Nhấn Alt +

Enter để xuống dòng trong ô

•Chọn shrink to fit: tự động thu nhỏ cỡ chữ sao cho dữ liệu chứa vừa đủ trong ô mà không thay đổi kích thước của ô.

•Chọn Merge cells: Trộn các ô đã chọn thành 1 ô.

Sử dụng các biểu tượng trên thanh Toolbar

•Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng

•Click chuột tại các biểu tượng định dạng

•Align Left: Canh trái

•Align Right: Canh phải

•Center: Canh giữa

•Merge and Center: Trộn các ô đã chọn thành một ô và canh giữa theo chiều ngang Nếu muốn bỏ trộn ô: Chọn ô đã trộn và kích vào

biểu tượng Merge and Center

4 Kẻ khung và tạo màu nền

a.Kẻ khung

•Trong hộp thoại Format Cells chọn làm

việc trên tab Border.

mục Presets hoặc Border

•Có thể sử dụng biểu tượng Borders

trên thanh công cụ để kẻ khung

b.Tô màu nền

Trong hộp thoại Format Cells chọn làm việc trên tab Patterns.

•Chọn vùng cần tô màu nền.

•Chọn màu nền trong mục Color

•Chọn kiểu nền trong mục Pattern

•Chọn OK để cập nhật

Có thể sử dụng biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ để tô màu nền

5 Sao chép định dạng

•Chọn đối tượng đã được định

dạng.

•Nhắp chuột vào biểu tượng

Format Paiter trên thanh công

cụ Standard.

•Rê chuột và quét lên các đối

tượng cần sao chép định dạng.

6 Định dạng theo điều kiện

•Chọn vùng cần định dạng.

•Format / Conditional Formatting.

•Cửa sổ Conditional Formatting xuất

hiện:

6 Định dạng theo điều kiện

•Tạo điều kiện định dạng trong vùng

Condition 1

•Ô đầu tiên chứa 2 giá trị: Cell Value

Is (ô có giá trị là) và Formula Is (công

thức).

•Nếu chọn Formular Is thì Excel sẽ

xuất hiện một ô kế bên để nhập công

thức vào.

Nếu chọn Cell Value Is

•Hai ô còn lại chứa giá trị điều kiện

•Định dạng theo điều kiện: Nhắp vào

nút Format để định dạng Font chữ, màu sắc, kẻ khung, tô nền,…

•Nếu muốn dịnh dạng theo một điều

kiện khác thì chọn nút Add, sau đó thực hiện tương tự như trên.

•Nếu muốn xóa một điều kiện thì

II CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH

1.Chèn cột, dòng, ô

a.Chèn cột:

•Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn Các cột được chọn sẽ đổi màu Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn.

•Vào menu Insert chọn lệnh Columns.

•Hoặc kích phải chuột trong cột đã

1.Chèn dòng

•Chọn dòng (hoặc nhiều dòng)

muốn chèn Các dòng được chọn sẽ đổi màu Số lượng dòng được chèn vào sẽ bằng số lượng dòng đã chọn.

•Vào menu Insert chọn lệnh Row.

•Hoặc kích phải chuột trong dòng

đã chọn, sau đó chọn mục Insert.

c.Chèn ô:

•Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi màu Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô sẽ được chèn vào bảng tính.

•Vào menu Insert chọn mục Cells

•Hoặc kích phải chuột lên vùng đã chọn, sau đó chọn mục Insert.

c.Chèn ô:

•Trong cửa sổ Insert chọn:

+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng hiện hành sang phải

+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng hiện hành xuống dưới

+ Entire Row: Chèn nguyên dòng + Entire Column: Chèn nguyên cột

•Chọn OK để thực hiện chèn.

2.Xóa cột, dòng, ô

a.Xóa cột

•Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.

•Vào menu Edit chọn Delete.

•Hoặc kích phải chuột trong vùng

đã chọn, chọn Delete

2.Xóa cột, dòng, ô

a.Xóa dòng:

•Chọn dòng (hoặc nhiều dòng)

muốn xóa.

•Vào menu Edit chọn Delete.

•Hoặc kích phải chuột trong vùng

đã chọn, chọn Delete

2.Xóa cột, dòng, ô

c.Xóa ô:

•Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa.

•Vào menu Edit chọn Delete.

•Hoặc kích phải chuột trong vùng

đã chọn, chọn Delete.

c.Xóa ô:

•Trong cửa sổ Delete chọn:

+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa

+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa

+ Entire Row: Xóa nguyên dòng

+ Entire Column: xóa nguyên cột

•Chọn OK để thực hiện xóa.

3.Thay đổi kích thước cột, dòng

a.Thay đổi kích thước cột:

•Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi

a.Thay đổi kích thước cột:

Sử dụng lệnh:

•Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi

•Vào menu Format chọn mục

Column  chọn Width hoặc kích phải

chuột vào vùng cột chọn  chọn mục

Column Width trên menu tắt.

•Trong cửa sổ Column Width, gõ vào

độ rộng của cột trong hộp Column Width.

3.Thay đổi kích thước dòng

b.Thay đổi kích thước dòng

Có thể sử dụng lệnh

•Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng

•Vào menu Format chọn mục Row

III THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET

1.Mặc định số Sheet trong 1 tập tin

•Vào menu Tool  Options

•Trong cửa sổ Options, chọn bảng General.

•Trong mục Sheets in new

workbook: gõ số Sheet cần khởi tạo (từ

III THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET

1.Thêm 1 Sheet vào bảng tính

2.Đổi tên 1 Sheet

CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ TRONG EXCEL

Địa chỉ tương đối

• Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng

khi nhập vào trong công thức được gọi

là địa chỉ tương đối

• Địa chỉ tương đối có dạng : <Cột>

<Dòng>

• Với địa chỉ tương đối khi sao chép

công thức, các địa chỉ tương đối sẽ tự thay đổi theo vị trí tương ứng với nơi

ĐỊNH DẠNG CÁC KIỂU DỮ LIỆU

TRONG BẢNG TÍNH

Địa chỉ tuyệt đối

•Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ sẽ không thay đổi (Theo phương, chiều và khoảng cách giữa vùng nguồn và vùng đích) khi ta sao chép công thức địa chỉ này đến nơi khác trong bảng tính

•Địa chỉ tuyệt đối được viết theo dạng:

<$Cột><$Dòng>

ĐỊNH DẠNG CÁC KIỂU DỮ LIỆU

TRONG BẢNG TÍNH

Địa chỉ hỗn hợp

•Loại địa chỉ hỗn hợp là loại địa chỉ tổng

hợp của cả 2 loại địa chỉ trên, bao gồm 2 loại:

•Tuyệt đối theo cột, tương đối theo dòng:

<$Cột><Dòng>

•Tương đối theo cột, tuyệt đối theo dòng:

<Cột><$Dòng>

CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI

1 Hàm LEFT

a Cú pháp:

=LEFT(Text;n)

b Công dụng: trả về một chuỗi con gồm n kí

tự trích từ bên trái của chuỗi Text

c Ví dụ:

=LEFT(“INDEC”,3) -> “IND”

d Chú ý: Trong công thức chuỗi ký tự phải

được đặt trong dấu nháy kép “”