Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định hoạt động kinh doanh ở công ty cổ phần nam trí

KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích hợp lý vào những tình huống khá

ĐẶNG THỊ HOÀNG VY

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017

ĐẶNG THỊ HOÀNG VY

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.03.01

Ngƣ ƣ ng n o ọ : PGS TS NGÔ HÀ TẤN

Đà Nẵng - Năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng

được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Đặng T ị Hoàng Vy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 8

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm và vai trò của kế toán quán trị 8

1.1.2 Phân loại chi phí trong kế toán quản trị 10

1.1.3 Nội dung của kế toán quản trị 16

1.2 ĐẶC ĐIỂM VÀ QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 16

1.2.1 Đặc điểm của quyết định quản trị trong doanh nghiệp 16

1.2.2 Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp 19

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 23

1.3.1 Tổ chức thông tin dự toán 23

1.3.2 Tổ chức thông tin thực hiện 30

1.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ một số quyết định thường gặp trong kinh doanh - trường hợp kinh doanh khách sạn 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT

ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM TRÍ 40

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM TRÍ 40

2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cồ phần Đầu tư Nam Trí 40

2.1.2 Tổ chức quản lý ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí 41

2.1.3 Tổ chức kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí 45

2.2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM TRÍ 47

2.2.1 Tổ chức thông tin dự toán làm căn cứ cho điều hành hoạt động kinh doanh ở Công ty 47

2.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện phục vụ cho đánh giá, kiểm soát hoạt động kinh doanh ở Công ty 53

2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ ra quyết định đối với các tình huống trong kinh doanh ở Công ty 61

2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM TRÍ 71

2.3.1 Những kết quả đạt được 71

2.3.2 Những mặt tồn tại 72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75

CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ NAM TRÍ 76

3.1 YÊU CẦU TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ

RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY 76

3.1.1 Tổ chức thông tin kế toán quản trị phải xuất phát từ nhu cầu quản trị và ra quyết định của nhà quản trị ở Công ty 76

3.1.2 Tổ chức thông tin kế toán quản trị phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả 77 3.2 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ

RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY

KẾT LUẬN 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản s o)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BCKQHĐKD : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp

CPSXC : Chi phí sản xuất chung

FOC : Miễn phí dịch vụ (Free Of Charge)

Khách CORP : Khách doanh nghiệp/chuyên gia đi công tác (Corporate) Khách OTA : Khách công ty lữ hành trực tuyến (Travel Agency

Online) Khách TA : Khách công ty lữ hành (Travel Agency)

2.6 Dự toán chi phí năm 2016 và tháng 01 năm 2016 PL06

2.7 Bảng Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh năm

2.10 Tổng hợp tài khoản sử dụng hạch toán năm 2016 PL10

2.11 Sổ chi tiết TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực

01 năm 2016

2.17 Báo cáo kết quả kinh doanh tháng 01 năm 2016 PL17 2.18 Báo cáo nợ phải thu tháng 01 năm 2016 PL18 2.19 Báo cáo nợ phải trả tháng 01 năm 2016 PL19

2.23

Bảng phân tích chênh lệch giữa hai phương án thuê xe ngoài và phương án kết hợp thuê xe ngoài với xe Công ty

69

2.24

Bảng phân tích chênh lệch giữa phương án giữ nguyên phòng hội nghị tầng 16 và phương án cải tạo thành phòng lưu trú

3.7 Bảng phân loại chi phí dự toán tháng 01 năm

2016 của Công ty theo cách ứng xử chi phí PL25

Phân tích chênh lệch giữa hai phương án tự chế

3.18

Bảng phân tích chênh lệch hiện giá thuần của phương án thuê xe ngoài và phương án kết hợp thuê xe ngoài với xe Công ty

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số ệu

1.1 Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp 19

2.1 Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Nam

2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tƣ

MỞ ĐẦU

1 Tín ấp t ết ủ đề tà

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý điều hành của các nhà quản trị cấp cao Trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của DN, các nhà quản trị phải thường xuyên đưa ra các quyết định KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích hợp lý vào những tình huống khác nhau để nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định được đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của DN

Trong những năm gần đây, du lịch đã trở thành nhu cầu không thể thiếu được trong đời sống văn hóa của con người Là thành phố nằm giữa miền Trung Việt Nam, được thiên nhiên ưu ái ban tặng cho cả núi non, biển cả, sông nước…, Đà Nẵng đã trở thành một điểm đến du lịch khá hấp dẫn đối với

du khách Hàng năm, Đà Nẵng đón hàng triệu lượt khách đến tham quan và nghĩ dưỡng Từ đó, hệ thống lưu trú như resort, khách sạn, khu giải trí ở Đà Nẵng ngày càng trở nên sầm uất và tấp nập để phục vụ cho nhu cầu của khách

du lịch Nắm bắt được thế mạnh này, Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí đã chuyển sang kinh doanh dịch vụ cơ sở lưu trú du lịch, ăn uống hội nghị, vận chuyển, tour du lịch… Trong đó, khách sạn Sanouva Đà Nẵng là cơ sở lưu trú

du lịch 3 sao đẳng cấp quốc tế thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí, Công

ty đã và đang từng bước nỗ lực trong việc phục vụ cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ để khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ khách sạn ở Đà Nẵng Tuy nhiên theo khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí, KTQT nói chung và thông tin KTQT phục vụ ra quyết định chưa được quan tâm đúng mức và còn tồn tại nhiều hạn chế, ảnh hưởng rất nhiều đến thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh của

các nhà quản trị, đồng thời làm giảm sức cạnh tranh của công ty

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả đã chọn đề tài “Tổ ứ

t ông t n ế toán quản trị p ụ vụ r quyết địn trong oạt động n

o n ở Công ty Cổ p ần Đầu tư N m Trí” để làm luận văn tốt nghiệp của

mình

2 Mụ t êu ng ên ứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu các quyết định trong kinh doanh và đánh giá cách thức tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí Qua đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT, bảo đảm thông tin KTQT phục vụ được tốt nhất cho việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty

Để đạt được mục tiêu trên, đề tài đã đặt ra các câu hỏi nghiên cứu:

- Những dạng ra quyết định trong hoạt động kinh doanh mà các cấp quản lý tại Công ty đã và đang thực hiện? Việc tổ chức thông tin KTQT để ra quyết định trong các trường hợp đó được thực hiện như thế nào?

- Nhận thức nhu cầu về thông tin KTQT của các nhà quản trị tại Công

ty trong việc ra các quyết định kinh doanh như thế nào?

- Cần có những giải pháp nào để bảo đảm thông tin KTQT đáp ứng được đầy đủ nhất cho các yêu cầu ra quyết định của nhà quản trị ở Công ty

3 Đố tượng và p ạm v ng ên ứu

- Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh và việc vận dụng tổ chức thông tin KTQT này phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí

- Phạm vi nghiên cứu

Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí kinh doanh trong nhiều lĩnh vực: san lấp mặt bằng xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông, trang trí nội ngoại thất, bất động sản và khách sạn Tuy nhiên, hiện nay Công

ty tập trung chủ yếu vào lĩnh vực kinh doanh khách sạn Do vậy, đề tài chỉ nghiên cứu các thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh khách sạn như: dịch vụ lưu trú, hội nghị, nhà hàng, tour du lịch,… tại khách sạn Sanouva Đà Nẵng thuộc Công ty

4 P ương p áp ng ên ứu

Đề tài sử dụng phương pháp phỏng vấn sâu để xác định nhu cầu thông tin KTQT cho việc ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp cũng được sử dụng trong việc tổ chức thông tin KTQT để xem xét, đối chiếu với cơ sở lý thuyết, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí

5 Bố ụ đề tà

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, bố cục của luận văn gồm có 03 chương:

Chương 01 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ

ra quyết định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chương 02 Thực trạng về thông tin kế toán quản trị liên quan đến các quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí

Chương 03 Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí

6 Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu

KTQT xuất hiện đầu tiên ở Mỹ vào những năm đầu của thế kỷ XIX

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển mạnh mẽ cả về quy mô và phạm vi hoạt động của các DN trong giai đoạn từ thập kỷ 80 thế kỷ XIX đến nay, KTQT nói chung và tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định đã có những bước phát triển mạnh mẽ, thể hiện vai trò của mình ở các DN Chính vì vậy, việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh sẽ giúp các đối tượng sử dụng thông tin đánh giá khách quan hơn kết quả hoạt động kinh doanh của DN và từ đó đưa ra quyết định đúng đắn

Trên thế giới đã có nhiều công trình nghiên cứu về việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh của DN như: Anthony A Atkinson, Rajiv D Banker, Robert S Kaplan, S Mark Young (1995) [14], David Ashton, Trevor Hopper, Robert W Scapers (1995) [15], Jack L Smith, Robert M Keith, William L Stephens (1986) [16], Jonas Gerdin (2005), Ronald W Hilton (1997) [19]

Ở Việt Nam, KTQT là thuật ngữ mới xuất hiện trong vòng khoảng 30 năm trở lại đây và đã thu hút được sự chú ý của các DN Một số DN đã bước đầu xây dựng bộ máy KTQT và vận dụng thông tin KTQT cho việc ra quyết định Ngày 12/06/2006, Thông tư số 53/2006/TT - BTC của Bộ tài chính về hướng dẫn áp dụng KTQT trong các DN đã được ban hành Từ khi ra đời đến nay, KTQT vẫn mò mẫm lối đi, chưa có một tổ chức nào có đủ chuyên môn

và kinh nghiệm chuyên tư vấn xây dựng hệ thống KTQT Còn đối với các

DN, KTQT vẫn chưa được hình thành một cách có hệ thống để phát huy đầy

đủ vai trò của nó trong hệ thống quản lý DN

Những nghiên cứu về thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định còn rất ít Trong điều kiện giới hạn, tác giả chỉ tìm hiểu được một số tài liệu nghiên cứu vấn đề này như: đề tài nghiên cứu cấp bộ của Đoàn Xuân Tiên (2002) “Tổ chức thông tin kế toán quản trị tư vấn cho các tình huống quyết định ngắn hạn” trong DN Nghiên cứu này chỉ dừng lại ở mức độ khái quát

hóa: nội dung các tình huống ngắn hạn nói chung còn chưa phân tích cụ thể gắn với từng DN Đồng thời, đề tài chưa nêu rõ quá trình thu thập thông tin như thế nào, bao gồm những thông tin gì, độ tin cậy của thông tin, thời gian thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ra sao…

Giáo trình “Kế toán quản trị” (2008) của Trương Bá Thanh và các giảng viên Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng đã trình bày một cách có hệ thống những vấn đề chung về KTQT: Phân loại chi phí, phân tích CPV, lập dự toán kinh doanh, định giá sản phẩm, nhận diện thông tin thích hợp cho việc ra quyết định Đặc biệt, trong chương 7: Thông tin KTQT với việc ra quyết định, giáo trình đã trình bày và hướng dẫn tổ chức thông tin KTQT cho các tình huống của các quyết định ngắn hạn như: quyết định loại

bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận, quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài các chi tiết bộ phận sản xuất, quyết định cách thức sử sụng các năng lực giới hạn, quyết định giá bán sản phẩm và các quyết định dài hạn như: quyết định đầu tư nhà xưởng, máy móc thiết bị Giáo trình là tài liệu tham khảo hữu ích trong quá trình học tập, giảng dạy và nghiên cứu về KTQT

Bài viết “Bài toán kế toán quản trị trong điều kiện không chắc chắn” trên Tạp chí kinh tế phát triển (2003) Bài viết đã nêu ra được các quyết định quản trị được đưa vào điều kiện kinh doanh không chắc chắn, đó là khả năng

mà giá trị thực tế của các yếu tố như: giá bán, sản lượng tiêu thụ, chi phí lãi vay…sẽ chênh lệch đáng kể so với dự tính Để quyết định có tính hiệu quả cao, nhà quản trị cần phải tính đến các yếu tố mang tính rủi ro này Theo đó, bài viết đưa ra hai phương pháp để xác định việc ảnh hưởng của yếu tố không chắc chắn đó là: xác định xác suất xảy ra các sự kiện và mô hình quyết định

và sử dụng mô hình thống kê, kinh tế lượng và các mô hình kinh tế khác để

dự báo các yếu tố không chắc chắn

Bên cạnh đó cũng đã có một số luận văn thạc sĩ nghiên cứu về thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh của DN như:

Luận văn “Nghiên cứu việc sử dụng thông tin kế toán phục vụ ra quyết

định tại Công ty Cổ phần may Trường Giang” của tác giả Trần Thị Phước

Thịnh (2014), Đại học Đà Nẵng Tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản vệ việc sử dụng thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong

DN, đồng thời tìm hiểu được thực trạng thông tin KTQT trong quá trình ra quyết định tại Công ty Cổ phần may Trường Giang Tác giả đã minh họa một

số tình huống ra quyết định cụ thể tại Công ty như: quyết định về sản xuất, giá bán, mức chiết khấu hàng bán, mức tín dụng đối với khách hàng, quyết định mua ngoài, quyết định gia công hay tự sản xuất, quyết định đẩy mạnh những mặt hàng có lợi, mua sắm máy móc, đầu tư nhà xưởng… Từ đó đưa ra các giải pháp: phân tích CPV, phân tích thông tin thích hợp để lựa chọn phương

án kinh doanh, vận dụng các phương pháp để ra quyết định dài hạn

Luận văn “Tổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Công ty Cổ phần xi măng Cosevco Đà Nẵng” của tác giả Trần

Thị Dương (2014), Đại học Đà Nẵng Luận văn đã nêu được tổng quan kiến thức về KTQT và việc vận dụng thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn ở đơn vị sản xuất Tác giả cũng đã phản ánh được thực trạng tổ chức thông tin KTQT để ra quyết định ngắn hạn tại Công ty về sản lượng sản xuất trong năm, định giá bán, mức tín dụng khách hàng, tự sản xuất hay thuê ngoài gia công đơn đặt hàng Hầu hết các quyết định đưa ra đều căn cứ vào kỹ thuật lập dự toán và định mức Tác giả cũng đã phân tích nhiều mặt tồn tại trong thực trạng thông tin KTQT tại Công ty Cổ phần xi măng Cosevco Đà Nẵng,

từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cung cấp thông tin ra quyết định trong DN sản xuất, ứng dụng thông tin KTQT để ra quyết định tự gia công hay thuê ngoài và các quyết định khác…

Luận văn “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty Cổ phần PYMEPHARCO” của tác giả Nguyễn Thị

Nguyệt Thu (2015), Đại học Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống cơ sở lý luận về thông tin KTQT và mô tả cách thức tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn thường gặp trong DN Thông qua tình hình thực tế, của Công

ty PYMEPHARCO về việc tổ chức thông tin KTQT để ra các quyết định: tồn kho và sản lượng sán xuất, quyết định giá bán, mức tín dụng, tự sản xuất hay thuê ngoài, tác giả đã tập trung làm rõ mối quan hệ giữa quyết định ngắn hạn với thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn, từ đó xây dựng quá trình thu nhận, xử lý thông tin và hoàn thiện báo cáo KTQT nhằm đảm bảo thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh Tuy nhiên, tác giả chỉ mới chú trọng vào minh họa các phương pháp phân tích chứ chưa thật sự đi sâu làm rõ việc tổ chức thông tin KTQT tại DN, mặc khác những giải pháp đưa ra vẫn chưa có sự đổi mới so với các tác giả trình bày ở những năm trước

Nhìn chung, các nghiên cứu trên đã trình bày một cách có hệ thống những vấn đề về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong DN Qua đó, đánh giá được ưu nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT làm tiền đề cho việc ra quyết định Tuy nhiên, tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong DN mà các tác giả trình bày còn hạn chế là chỉ mới phân tích được các tình huống cụ thể trong lĩnh vực hoạt động sản xuất cụ thể của DN nói riêng chứ chưa phân tích được các tình huống cụ thể trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung Một số giải pháp đưa ra vẫn còn mang tính lý thuyết, thiếu sáng tạo Mặt khác, mỗi

DN có đặc điểm, điều kiện khác nhau, các tình huống đưa ra cần có thông tin

KTQT làm cơ sở ra quyết định cũng khác nhau Với đề tài “Tổ chức thông tin

kế toán quản trị phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty

Cổ phần Đầu tư Nam Trí” sẽ tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản

về tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh khách sạn của Công ty, đồng thời vận dụng các phương pháp KTQT thông qua các tình huống cụ thể phát sinh tại Công ty nhằm khảo sát, đánh giá mức

độ sử dụng thông tin KTQT phục vụ ra quyết định Từ đó, nêu ra các giải pháp hoàn thiện để cung cấp thông tin được đầy đủ hơn trong hoạt động kinh doanh ở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Trí

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT

ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 K á n ệm và v trò ủ ế toán quán trị

a Khái niệm về kế toán quản trị

KTQT là bộ phận kế toán cung cấp thông tin cho những nhà quản lý trong DN thông qua các báo cáo kế toán nội bộ

Theo từ điển thuật ngữ kế toán Mỹ, KTQT được định nghĩa như sau:

“Kế toán quản trị là lĩnh vực kế toán có liên quan đến việc định lượng các thông tin kinh tế và hỗ trợ những nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định tài chính, đặc biệt trong việc hoạch định kế hoạch và quản lý giá thành”

[13]

Theo các GS.TS Jack.L.Smith, Rober M.Keith và William L.Sephens

(Đại học South Florida), “Kế toán quản trị là một hệ thống kế toán cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin định lượng mà họ cần để hoạch định và kiểm soát” [16]

Theo Giáo sư Ronald W Hilton (Đại học Cornell - Mỹ), “Kế toán quản trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin của một tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào thông tin đó để hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức” [20]

Theo định nghĩa Hiệp hội kế toán viên Mỹ, “Kế toán quản trị là quá trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế

hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một DN, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này” [17]

Theo luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13 năm 2015, Khoản 10,

Điều 3, KTQT được định nghĩa là “việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” [5]

b Vai trò kế toán quản trị

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán, ta thấy vai trò thông tin KTQT rất quan trọng bao gồm: [7, tr 42]

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán Dự toán là

sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù DN sẽ không

có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý

Do đó, để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện

Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu

tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện

kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định

+ Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất

cả đều đòi hỏi phải có quyết định Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định

+ Để có thông tin thích hợp, đáp ứng các yêu cầu thích hợp của quản

lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn, vì những thông tin này thường không có sẵn KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị

+ KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất

1.1.2 P ân loạ p í trong ế toán quản trị

Trong KTQT, chi phí được phân loại và sử dụng theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm cung cấp thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng trong các thời điểm khác nhau của nhà quản trị DN [8]

a Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Theo cách phân loại này, chi phí được phân chia như sau:

- Chi phí sản xuất: là những chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ của DN gồm:

+ CPNVLTT: Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng

+ CPNCTT: Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương và những khoản trích theo lương phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Cần phải chú ý rằng, chi phí tiền lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì không bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung

+ CPSXC: Là các chi phí phục vụ và quản lý quá trình sản xuất sản phẩm phát sinh trong phạm vi các phân xưởng Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, sữa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng…

- Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ khâu tiêu thụ sản phẩm Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao phương tiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo…

- Chi phí quản lý DN: Chi phí này bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn DN Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí văn phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương nhân viên quản lý DN, khấu hao tài sản cố định phục vụ cho quản lý DN, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác…

- Chi phí tài chính

Nội dung của chi phí tài chính bao gồm: chi phí lãi vay ngân hàng, các chi phí và lỗ phát sinh trong quá trình đầu tư tài chính, các khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá và loại chi phí khác Theo chế độ kế toán hiện nay, chi phí tài chính phải được tính toán đầy đủ trong kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của DN

b Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định từng kỳ

Theo cách phân loại này, chi phí được chia làm 2 loại:

- Chi phí sản phẩm

Chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, do vậy các chi phí này kết hợp tạo nên giá trị của sản phẩm hình thành qua giai đoạn sản xuất (được gọi là giá thành sản xuất hay giá thành công xưởng) Tùy thuộc vào phương pháp tính giá thành được áp dụng

mà chi phí sản phẩm có khác nhau Với phương pháp tính giá thành toàn bộ, chi phí sản phẩm gồm các khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Xét theo mối quan hệ với việc xác định lợi nhuận trong từng kỳ kế toán, chi phí sản phẩm chỉ được tính toán, kết chuyển để xác định lợi nhuận trong kỳ tương ứng với khối lượng sản phẩm đã được tiêu thụ trong kỳ đó Chi phí của khối lượng sản phẩm tồn kho chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ sẽ được lưu giữ như là giá trị

tồn kho và sẽ được kết chuyển để xác định lợi nhuận ở kỳ sau khi mà chúng được tiêu thụ Vì lí do này, chi phí sản phẩm còn được gọi là chi phí tồn kho (inventorial costs)

- Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ gồm các khoản mục chi phí còn lại sau khi đã xác định các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm Nó thường bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN và chi phí tài chính Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ kế toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác định lợi nhuận ngay trong kỳ mà chúng phát sinh Chi phí thời kỳ còn được gọi là chi phí không tồn kho (non-inventorial costs)

c Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

- Chi phí khả biến (Variable costs)

Chi phí khả biến là các chi phí, xét về lý thuyết, có sự thay đổi tỉ lệ với các mức độ hoạt động Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có các hoạt động xảy ra Tổng số chi phí khả biến sẽ tăng (hoặc giảm) tương ứng với sự tăng (hoặc giảm) của mức độ hoạt động, nhưng chi phí khả biến tính theo đơn vị của mức độ hoạt động thì không thay đổi

- Chi phí bất biến (Fixed costs)

Chi phí bất biến là những chi phí, xét về lý thuyết, không có sự thay đổi theo các mức độ hoạt động Vì tổng số chi phí bất biến là không thay đổi cho nên, khi mức độ hoạt động tăng thì chi phí bất biến tính theo đơn vị các mức

độ hoạt động sẽ giảm và ngược lại

- Chi phí hỗn hợp (Mixed costs)

Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu

tố chi phí khả biến và chi phí bất biến Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào

đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến, và khi mức độ hoạt

động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến Hiểu theo một cách khác, phần bất biến trong chi phí hỗn hợp thường là bộ phận chi phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, còn phần khả biến là bộ phận chi phí sẽ phât sinh tỉ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm Trong các DN sản xuất, chi phí hỗn hợp cũng chiếm một tỉ lệ khá cao trong các loại chi phí, chẳng hạn như chi phí điện thoại, chi phí bảo trì máy móc thiết bị,

d Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định

- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được (controllable costs) hoặc là chi phí không kiểm soát được (non-controllable costs) ở một cấp quản lý nào đó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp quản lý đó có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay là không Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được (ở cấp quản

lý đó), nếu ngược lại thì là chi phí không kiểm soát được

Chi phí không kiểm soát được ở một bộ phận nào đó thường thuộc hai dạng: các khoản chi phí phát sinh ở ngoài phạm vi quản lý của bộ phận (chẳng hạn các chi phí phát sinh ở các bộ phận sản xuất hoặc thu mua là chi phí không kiểm soát được đối với người quản lý bộ phận bán hàng), hoặc là các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi hoạt động của bộ phận nhưng thuộc quyền chi phối và kiểm soát từ cấp quản lý cao hơn (như chi phí khấu hao các phương tiện kho hàng đối với người quản lý bộ phận bán hàng trong

ví dụ trên) Cũng cần chú ý thêm rằng việc xem xét khả năng kiểm soát các loại chi phí đối với một cấp quản lý có tính tương đối và có thể có sự thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ phân cấp trong quản lý

- Chi phí lặn (sunk costs)

Khái niệm chi phí lặn chỉ nảy sinh khi ta xem xét các chi phí gắn liền với các phương án hành động liên quan đến tình huống cần ra quyết định lựa chọn Chi phí lặn được hiểu là khoản chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và sẽ hiển hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau Hiểu một cách khác, chi phí lặn được xem như là khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản

lý quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào Chính vì vậy, chi phí lặn là loại chi phí không thích hợp cho việc xem xét, ra quyết định của người quản lý Tuy nhiên, trong thực tế, việc nhận diện được chi phí lặn cũng như sự nhận thức rằng chi phí lặn cần được loại bỏ trong tiến trình ra quyết định không phải lúc nào cũng dễ dàng

- Chi phí khác biệt (differential costs)

Tương tự như chi phí lặn, chi phí khác biệt (cũng còn được gọi là chi phí chênh lệch) cũng chỉ xuất hiện khi so sánh chi phí gắn liền với các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu Chi phí khác biệt được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án so với một phương án khác Có hai dạng chi phí khác biệt: giá trị của những chi phí chỉ phát sinh ở phương án này mà không có ở phương án khác, hoặc là phần chênh lệch về giá trị của cùng một loại chi phí ở các phương án khác nhau Người quản lý đưa ra các quyết định lựa chọn các phương án trên cơ sở phân tích bộ phận chi phí khác biệt này nên chi phí khác biệt là dạng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định

- Chi phí cơ hội (Opportunity costs)

Chi phí cơ hội là khoản thu nhập bị mất đi khi lựa chọn thực hiện phương án này thay cho phương án khác Chẳng hạn, với quyết định tự sử dụng cửa hàng để tổ chức hoạt động kinh doanh thay vì cho thuê thì thu nhập

có được từ việc cho thuê của hàng trở thành chi phí cơ hội của phương án tự

tổ chức kinh doanh

Chi phí cơ hội là một yếu tố đòi hỏi luôn phải được tính đến trong mọi quyết định của quản lý Để đảm bảo chất lượng của các quyết định, việc hình dung và dự đoán hết tất cả các phương án hành động có thể có liên quan đến tình huống cần ra quyết định là quan trọng hàng đầu Có như vậy, phương án hành động được lựa chọn mới thực sự là tốt nhất khi so sánh với các khoản lợi ích mất đi của tất cả các phương án bị loại bỏ

1.1.3 Nộ ung ủ ế toán quản trị

Nội dung chủ yếu của KTQT trong DN bao gồm: [1]

- Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm;

- Kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh;

- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận;

- Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định;

- Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;

- Kế toán quản trị một số khoản mục khác:

+ Kế toán quản trị tài sản cố định (TSCĐ);

+ Kế toán quản trị hàng tồn kho;

+ Kế toán quản trị lao động và tiền lương;

+ Kế toán quản trị các khoản nợ

1.2 ĐẶC ĐIỂM VÀ QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặ đ ểm ủ quyết địn quản trị trong o n ng ệp

Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, nhằm định

ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề nào đó trên cơ sở phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức

Quyết định quản trị thường có các đặc điểm sau:

- Mọi thành viên trong tổ chức đều có thể ra quyết định, nhưng chỉ có nhà quản trị mới đưa ra quyết định quản trị Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu

- Quyết định quản trị luôn gắn với thông tin: Thông tin cung cấp nhiều

dữ liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của tổ chức.Thực hiện quyết định quản trị cần dựa vào nhiều căn cứ khác nhau, trong đó căn cứ vào các thông tin kế toán liên quan có ý nghĩa rất lớn Thông tin giúp nhà quản trị nhận dạng các nguy cơ, cơ hội đến từ các yếu tố của môi trường, Từ đó, nhà quản trị sẽ xây dựng và lựa chon phương án tối ưu nhằm đặt được mục tiêu đã đề ra

- Quyết định quản trị gắn liền với việc phân tích, xử lý thông tin về vấn

đề cần giải quyết thông qua việc lựa chọn phương án hành động thích hợp trong các phương án có thể có Quyết định quản trị đưa ra khi vấn đề đã chín muồi

- Quyết định quản trị luôn chứa đựng những yếu tố khoa học và sáng tạo Các quyết định quản trị được đề ra trên cơ sở hiểu biết về quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và những điều kiện, đặc điểm cụ thể của tình huống trong quản trị Vì vậy, các quyết định quản trị chứa đựng cả yếu tố của tri thức khoa học, sáng tạo và nghệ thuật

Quyết định quản trị có nhiều loại và có thể dựa vào các căn cứ để phân loại như sau:

- Căn cứ vào tính chất quyết định

+ Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của

DN trong một thời ký nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong DN

+ Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn,

mang tính chất cục bộ có tác dụng làm thay đổi phương hướng phát triển của

hệ thống quản trị trong tổ chức

+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định thực hiện hàng ngày, có tính chất điều chỉnh chỉ đạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của DN

- Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định

+ Quyết định dài hạn: Thường do nhà quản trị cấp cao đưa ra, được thực hiện trong khoảng thời gian dài

+ Quyết định trung hạn: Thường do nhà quản trị cấp trung đưa ra, thực hiện trong khoảng thời gian tương đối dài

+ Quyết định ngắn hạn: Thường do nhà quản trị cấp cấp thấp đưa ra, Quyết định này được giải quyết tức thì, nhanh chóng và thường mang tính chuyên môn, nghiệp vụ thuần túy

- Căn cứ vào phương pháp ra quyết định

+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát từ trực giác của nhà quản trị

mà không cần đến sự phân tích thông tin hay lí trí để ra quyết định Các quyết định này thường dựa trên kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định

+ Quyết định có lý giải: Là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thông tin một cách có hệ thống Các quyết định này thường được cân nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt nhầm lẫn trong quyết định

- Căn cứ vào phạm vi thực hiện

+ Quyết định toàn cục: Có tầm ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong

tổ chức và thường được đưa ra bởi nhà quản trị cấp cao

+ Quyết định bộ phận: chỉ ảnh hưởng đến một hoặc một vài bộ phận trong tổ chức và do nhà quản trị cấp thấp quyết định

1.2.2 Quy trìn r quyết địn quản trị trong o n ng ệp

Dù một quyết định của nhà quản trị thực hiện mục tiêu gì, quy trình ra quyết định có hiệu quả đều được thực hiện qua 06 bước thông qua minh họa sau:

Đánh giá và thu thập thông tin phản hồi

Nhận dạng yêu cầu ra quyết định

Chẩn đoán và phân tích nguyên nhân

Phát triển phương án

Lựa chọn phương án được mong đợi nhất

Thực hiện phương án đã chọn

Sơ đồ 1.1 Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp

(Nguồn: Trích Giáo trình Kỷ nguyên mới của quản trị, [6, tr 351])

- Nhận dạng yêu cầu ra quyết định

Các nhà quản trị đối mặt với yêu cầu của việc ra quyết định dưới hình thức một vấn đề hoặc một cơ hội Một vấn đề sẽ xuất hiện khi kết quả thực hiện của tổ chức thấp hơn các mục tiêu đặt ra hay một số khía cạnh của kết quả không tạo được sự thỏa mãn Một cơ hội sẽ tồn tại khi các nhà quản trị thấy được tiềm năng thực hiện cao hơn so với mục tiêu cụ thể hiện tại hay khi các nhà quản trị nhìn thấy khả năng gia tăng kết quả vượt mức hiện hành

Nhận dạng vấn đề hay cơ hội là bước đầu tiên trong quy trình ra quyết định đòi hỏi sự phân tích và theo dõi cẩn thận môi trường bên trong và bên ngoài của các vấn đề xứng đáng được các nhà quản trị cấp cao lưu ý

Một số thông tin đến từ các báo cáo tài chính định kỳ, các báo cáo kết quả hoạt động và từ các nguồn khác Các thông tin này được sử dụng để phát hiện vấn đề trước khi chúng trở nên quá nghiêm trọng Các nhà quản trị cũng

có thể tiếp cận các nguồn thông tin phi chính thức nhưng hữu ích thông qua việc thu thập các ý kiến về các việc đang diễn ra cũng như các lời khuyên để giải quyết các vấn đề phát sinh Nhận dạng các yêu cầu của việc ra quyết định

là khó khăn bởi nó đòi hỏi nhà quản trị phải hợp nhất và liên kết những mẫu tin quan trọng từ các nguồn theo những cách khác nhau

- Chẩn đoán và phân tích nguyên nhân

Một khi vấn đề đã được nhận dạng và lưu ý thì các nhà quản trị cần phải thấu hiểu bản chất của tình huống Chẩn đoán là một bước trong quy trình ra quyết định được sử dụng để tìm ra các yếu tố được xem là nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề

Trong nhiều trường hợp, vấn đề thực ẩn chứa phía sau vấn đề mà nhà quản trị cho rằng nó đang tồn tại Bằng cách xem xét tình huống từ nhiều góc nhìn khác nhau, các nhà quản trị có thể nhận dạng được vấn đề thực thụ Bên cạnh đó, họ cũng phát hiện ra những cơ hội mà họ chưa nhận thức được sự tồn tại của chúng Charles Kepner và Benjamin Treoge, những người đã tiến hành nghiên cứu sâu rộng về việc ra quyết định của các nhà quản trị đã khuyến cáo rằng: các nha quản trị nên thực hiện hàng loạt câu hỏi để xác định

rõ những nguyên nhân cơ bản gây ra vấn đề

- Phát triển phương án

Bước kế tiếp là việc hình thành các giải pháp khả thi có thể thay thế cho nhau nhằm đáp ứng các nhu cầu của tình huống và loại trừ nguyên nhân gây ra vấn đề

Đối với một quyết định theo chương trình, các phương án khả thi rất dễ nhận ra và chúng luôn sẵn sàng có trong phạm vi của những quy định và quy

trình của tổ chức Tuy nhiên, các quyết định không theo chương trình đòi hỏi việc phát triển một lộ trình hành động mới để đáp ứng nhu cầu của công ty, Với những quyết định đưa ra trong điều kiện không chắc chắn quá cao, các nhà quản trị có thể phát triển một hay hai giải pháp quen thuộc đảm bảo sự thỏa mãn khi xử lý vấn đề Tuy nhiên, các nghiên cứu phát hiện ra việc giới hạn các giải pháp có thể thay thế nhau là nguyên nhân chủ yếu gây ra sự thất bại của quyết định trong các tổ chức

Các phương án quyết định có thể được xem như là những công cụ để giảm thiểu sự khác biệt giữa kết quả hiện hành và mong đợi Các nhà quản trị khôn khéo thường tận dụng kiến thức của mọi người trong tổ chức để hinh thành các phương án ra quyết định

- Lựa chọn phương án được mong đợi nhất

Một khi các phương án khả thi được phát triển, một trong số chúng sẽ được chọn để thực hiện Trong giai đoạn này, các nhà quản trị cố gắng chọn một phương án hứa hẹn điều tốt nhất Giải pháp tốt nhất là giải pháp phù hợp nhất với các mục tiêu và giá trị tổng quát của tổ chức và đạt được kết quả mong đợi với mức sử dụng nguồn lực thấp nhất Các nhà quản trị mong muốn

có một sự lựa chọn sao cho mức độ rủi ro và bất ổn là thấp nhất Vì một số rủi

ro luôn gắn liền với phần lớn các quyết định không theo chương trình nên các nhà quản trị cần phải cố gắng đo lường các triển vọng thành công Họ có thể dựa trên trực giác và kinh nghiệm để đánh giá lộ trình hành động được hoạch định có thể đạt được sự thành công hay không Đặt sự lựa chọn dưa trên nền tảng những mục tiêu và giá trị chung của tổ chức có thể là kim chỉ nam cho việc lựa chọn phương án tốt nhất

Chọn một trong số những phương án cũng lệ thuộc vào những yếu tố thuộc về phẩm chất cá nhân và sự sẵn lòng chấp nhận rủi ro và sự không chắc chắn của nhà quản trị Khuynh hướng rủi ro thể hiện sự sẵn lòng nhận lấy rủi

ro để đánh đổi cơ hội gia tăng lợi ích Mức độ rủi ro của một nhà quản trị sẵn lòng chấp nhận sẽ lệ thuộc vào việc phân tích lợi ích và chi phí hình thành bất

kỳ một quyết định nào

- Thực hiện phương án đã chọn

Giai đoạn thực hiện phương án đã chọn đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng các năng lực quản trị, quả lý hành chính và thuyết phục để đảm bảo phương án đã chọn sẽ được tiến hành Bước này cũng tương tự như việc triển khai ý tưởng chiến lược Sự thành công của phương án đã chọn lệ thuộc vào việc nó có được triển khai thành hành động hay không Đôi khi một phương

án không bao giờ trở thành hiện thực do các nhà quản trị thiếu nguồn lực hay nhiệt huyết cần thiết để làm cho mọi điều diễn ra Việc triển khai thực hiện đòi hỏi thảo luận với những người bị tác động bởi quyết định Các kỹ năng truyền thông, động viên và lãnh đạo cần được sử dụng để đảm báo cho quyết định được thực hiện

- Đánh giá và thu thập thông tin phản hồi

Trong giai đoạn đánh giá, người ra quyết định sẽ thu thập thông tin phản ánh mức độ hoàn hảo của việc triển khai quyết định và thông tin để đánh giá hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu đề ra Thông tin phản hồi là rất quan trọng bởi vì ra quyết định là một quy trình liên tục Việc ra quyết định sẽ không hoàn thành đến khi nhà quản trị hoặc ban giám đốc trả lời “có” hay

“không có” đối với yêu cầu ra quyết định Hoạt động phản hồi sẽ cung cấp cho người ra quyết định những thông tin có thể sử dụng để tạo ra một chu kỳ

ra quyết định mới Quyết định đưa ra có thể sai, điều đó sẽ thúc đẩy nhu cầu phân tích vấn đề mới, đánh giá các phương án và lựa chọn phương án mới Nhiều vấn đề lớn chỉ được giải quyết sau khi cố gắng thử nghiệm nhiều phương án thay thế kế tiếp nhau và mỗi lần như vậy sẽ tạo được sự cải tiến đáng kể Phản hồi thông tin là một bộ phận của hoạt động giám sát để đánh

giá sự cần thiết ra một quyết định mới hay không Các quyết định tầm chiến lược luôn tồn tại một số rủi ro, nhưng việc thu thập thông tin phản hồi và theo dõi có thể giúp các công ty đi đúng hướng

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

1.3.1 Tổ ứ t ông t n ự toán

a Khái niệm

Thông tin dự toán là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra Để ra được quyết định, nhà quản trị cần nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau [12]

Trong một số tình huống sản xuất kinh doanh, nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin thực hiện để ra quyết định lựa chọn phương án nào đó

do tính cố định (không thay đổi) của nó Lúc này, nhà quản trị phải sử dụng thông tin dự toán Thông tin dự toán là thông tin có được nhờ chức năng dự toán của KTQT như: dự toán chi phí, dự toán thu nhập… Thông tin dự toán được sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định do nhiều ưu điểm: dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị phân tích chênh lệch giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán được đúng đắn, giúp nhà quản trị có cơ sở giải quyết nhanh các tình huống xảy ra [12, tr 28]

b Tổ chức thông tin dự toán

Tổ chức thông tin dự toán có thể được thực hiện theo quy trình sau: [12]

Thu thập thông tin

Phân tích thông tin thu thập được

Báo cáo kết quả

và tư vấn ra quyết định

Sơ đồ 1.2 Quy trình tổ chức thông tin dự toán

b1 Phát hiện vấn đề và xác nhận

Giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết

b2 Lựa chọn các nguồn thông tin

Trong giai đoạn này, KTQT phải xác định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất

b3 Thu thập thông tin

Tùy theo nguồn thông tin cần sử dụng là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán tiến hành thu thập, ghi chép và trình bày cho phù hợp

- Thu thập thông tin thứ cấp:

Thông tin thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó hoặc trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn…)

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm, song không phải lúc nào cũng có được thông tin mà nhà quản trị cần và cũng

có khi thông tin, số liệu không đầy đủ, lạc hậu không đáng tin cậy Trong trường hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn

- Thu thập thông tin sơ cấp

Trong quá trình thu thập thông tin, có rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu Để thu thập thông tin sơ cấp cần phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ…

Tùy theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu

thập và trình bày khác nhau Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận… Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính

b4 Phân tích thông tin thu thập được

Thông tin sau khi thu thập sẽ được KTQT tiến hành phân tích, xử lý thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị bằng các phương pháp: chứng từ, tính giá, tài khoản, kết hợp với so sánh, đối chiếu…

b5 Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định

Căn cứ vào thông tin KTQT thu thập được, sau khi dữ liệu được tổng hợp phân loại sẽ tiến hành lập báo cáo dự toán phục ra quyết định Như tác giả đã trình bày, đề tài chỉ nghiên cứu các thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh khách sạn, nên các báo cáo dự toán được lập

ra sẽ xoay quanh lĩnh vực kinh doanh này

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, việc lập dự toán kinh doanh chủ yếu là dự toán về doanh thu và chi phí trong ngắn hạn và dài hạn Kỳ lập

dự toán thường theo từng tháng, từng quý và từng năm Các báo cáo gồm:

- Báo cáo dự toán doanh thu

Mục đích: Xác định năng lực tiêu thụ của DN, từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán các chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ

Cơ sở lập: Trên cơ sở mục tiêu doanh thu ước tính trong kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trước, đồng thời cần chú ý đến các thông tin về môi trường kinh tế như tốc độ lạm phát, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, dự báo nhu cầu khách hàng, đơn giá dự kiến… và môi trường chính trị như biến động xã hội, tình chính chính trị…

Phương pháp lập: Phương pháp dự toán doanh thu được áp dụng dựa trên số liệu thực hiện của năm trước liền kề nhân với tốc độ tăng trưởng dự

kiến trong năm kế hoạch Cụ thể lập dự toán khách sạn được tính:

x

Giá phòng bình quân năm kế hoạch

=

Doanh thu phòng bình quân năm

kế hoạch Trong đó, các chỉ tiêu công suất sử dụng phòng năm kế hoạch và giá phòng bình quân được tính như sau:

Công suất sử

dụng phòng

năm kế hoạch =

Công suất sử dụng phòng năm trước X

Tỷ lệ tăng trưởng

dự kiến công suất sử dụng phòng năm kế hoạch

X

Tỷ lệ tăng trưởng

dự kiến công suất sử dụng phòng năm kế hoạch

Dự toán doanh thu nhà hàng và các doanh thu khác trong khách sạn cũng được tính tương tự theo phương pháp dựa vào số liệu doanh thu năm trước và tỷ lệ tăng trưởng dự kiến trong năm kế hoạch [19, tr 450]

- Báo cáo dự toán chi phí

Báo cáo dự toán chi phí bao gồm các báo cáo sau:

+ Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNVLTT bao gồm CPNVLTT tại từng bộ phận có phát sinh doanh thu như chi phí amenities, chi phí hoa quả, bánh kẹo… chuẩn bị ban đầu cho khách, chi phí nguyên vật liệu dùng để chể biến thực phẩm, giá mua hàng nước của bộ phận nhà hàng, chi phí dầu massage, dầu gội… của bộ phận spa…

 Mục đích: Xác định số nguyên liệu cần cho quá trình cung cấp dịch

vụ Ngoài ra còn dự tính chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ và số tiền chi ra

để mua nguyên vật liệu

 Cơ sở lập: Số liệu doanh thu dự toán và định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, dịch vụ

 Phương pháp lập: Trong kinh doanh khách sạn, nhà quản trị bộ phận lập dự toán chi phí trong mối tương quan với doanh thu dự kiến của bộ phận mình Ví dụ, theo số liệu thực hiện của bộ phận bếp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tối đa 35% giá bán dịch vụ… [19, tr 452]

+ Báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp

 Mục đích: Tính toán nhu cầu lao động trực tiếp và gián tiếp theo dự kiến Thông qua dự toán CPNCTT, nhà quản trị có thể chủ động sử dụng lao động một cách có hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa lao động ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của DN

 Cơ sở lập: Số liệu doanh thu dự toán, định mức thời gian lao động trực tiếp của một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, định mức chi phí cho một giờ lao động trực tiếp

 Phương pháp lập: Trưởng các bộ phận có phát sinh doanh thu và chi phí dựa trên dự toán doanh thu và chi phí năm kế hoạch để xác định nhu cầu tuyển dụng hoặc giảm bớt nhân viên tại bộ phận minh, từ đó kết hợp với đơn giá tiền lương của nhân viên để tính [19, tr 453]

+ Báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung

 Mục đích: Xác định CPSXC khả biến và bất biến dự kiến, đồng thời xác định số tiền chi trả số CPSXC dự kiến nói trên

 Cơ sở lập: Tổng thời gian lao động trực tiếp lấy từ dự toán CPNCTT

và định mức CPSXC khả biến cho một giờ lao động trực tiếp

 Phương pháp lập: Đầu tiên, để xác định CPSXC khả biến, ta lấy tổng

thời gian lao động trực tiếp nhân với định mức CPSXC khả biến cho một giờ lao động trực tiếp, sau đó cộng với CPSXC bất biến để xác định tổng CPSXC

dự kiến CPSXC được phân bổ cho các bộ phận có liên quan theo các tiêu thức phân bổ như: chi phí điện năng phân bổ dựa vào số kwh tiêu thụ của mỗi

bộ phận, doanh thu, chi phí giặt ủi đồng phục cho nhân viên phân bổ dựa vào

số lượng nhân viên mỗi bộ phận [7, tr 232]

+ Báo cáo dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN

 Mục đích: Làm cơ sở để kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản

lý DN phát sinh trong kỳ của DN

 Cơ sở lập: Căn cứ vào dự toán doanh thu, các bản dự thảo về chi phí

do những người có trách nhiệm ở bộ phận bán hàng và quản lý lập

 Phương pháp lập: Trước tiên, xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN khả biến dự kiến bằng cách lấy số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu thụ dự kiến nhân với chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN cho một đơn

vị sản phẩm hoặc dịch vụ, sau đó cộng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý

DN bất biến để tính tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN dự kiến [7,

tr 233]

- Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh

Mục đích: Xác định kết quả dự kiến của DN trong kỳ kế hoạch Nếu báo cáo này được lập theo dạng SDĐP sẽ thuận lợi hơn cho việc xác định thu nhập dự kiến theo kết quả hoạt động đạt được của DN

Cơ sở lập: Các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh được lấy từ các dự toán doanh thu và dự toán chi phí

Phương pháp lập: Được lập theo 2 cách là dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp toàn bộ và phương pháp trực tiếp

+ Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp toàn bộ: Báo cáo này được trình bày theo chức năng của chi phí và nó rất cần

thiết cho KTTC vì mục đích cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài DN

+ Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp trực tiếp: Chi phí được phân loại theo cách ứng xử để lập báo cáo này nhằm phục

vụ cho quá trình phân tích ra quyết định Vì vậy, dự toán kết quả kinh doanh theo phương pháp này phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN

- Báo cáo dự toán vồn bằng tiền

Mục đích: Xác định dòng lưu chuyển tiền tệ dự kiến trong kỳ của DN Qua dự toán này sẽ giúp DN tránh dư tiền mặt nhiều hơn nhu cầu và nhà quản

lý có thể sử dụng số tiền mặt dư ra để đầu tư ngắn hạn Mặt khác, nó cũng giúp cho việc tính toán để đảm bảo thấy trước sự thiếu hụt về tiền cho kinh doanh và cho các khoản mua sắm lớn, từ đó có kế hoạch vay mượn để chắc chắn rằng các khoản vay sẽ có sẵn để đáp ứng sự thiếu hụt về tiền Ngoài ra, qua dự toán này còn giúp cho việc lập kế hoạch trả nợ, lãi vay, cổ tức

Cơ sở lập:

+ Phần thu: Số dư tiền đầu kỳ lấy từ số dư tiền còn tồn cuối kỳ trước và

số tiền thu từ kinh doanh dịch vụ lấy từ dự toán doanh thu

+ Phần chi: Lấy từ các dự toán chi phí và các khoản chi phí khác như chi nộp thuế, trả lãi cổ phần, chi mua thiết bị, máy móc, phương tiện…

Phương pháp lập: Đầu tiên, xác định tổng số tiền thu được bằng cách lấy số tiền đầu kỳ cộng số tiền thu dự kiến, sau đó trừ đi số tiền chi ra trong

kỳ để tính cân đối chênh lệch thu chi, nếu thiếu tiền thì lập kế hoạch đi vay, nếu thừa tiền thì có kế hoạch trả nợ vay hoặc đem đầu tư ngắn hạn… [7, tr 234]

Sau khi phân tích thông tin thu thập được, KTQT tiến hành lập báo cáo dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những tư vấn cho quyết định của nhà quản trị