Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần vận tải đa phương thức

Luận văn xây dựng giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức trong các chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hà

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Ðà Nẵng – Năm 2015

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 9

1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 10

1.2.1 Khái niệm ERP 10

1.2.2 Đặc điểm của ERP 11

1.2.3 Chức năng của ERP 12

1.2.4 Lợi ích của ERP 13

1.2.5 Các phân hệ chính của ERP 16

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 18

1.3.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 18

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền 19

1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán 20

1.3.5 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính 24

1.3.6 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu 25

1.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 34

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 34

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và mạng lưới kinh doanh của Công ty 36

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 37

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 39

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 41

2.2.1 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền 41

2.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán 44

2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất 47

2.2.4 Thực trạng trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính53 2.2.5 Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức 54

2.2.6 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo 57

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 58

2.3.2 Nhược điểm 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 61

3.1 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 61

3.1.1 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền theo định hướng ERP 61

3.1.2 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán theo định hướng ERP 69

3.1.3 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất theo định hướng ERP 76

3.1.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính theo định hướng ERP 85

3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP 93

3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 96

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 99

KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

EER : Mô hình liên kết thực thể mở rộng

ERP : Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GTVT : Bộ Giao Thông Vận Tải

TGNH : Tiền gửi ngân hàng

TNCN : Thuế Thu nhập cá nhân

TSCĐ : Tài sản cố định

SXKD : Sản xuất kinh doanh

VT : Vật tư

: Bắt đầu, kết thúc

: Chứng từ, báo cáo

: Chứng từ, báo cáo có nhiều liên

: Số, thẻ, chương trình

: Điểm tiếp nối trên cùng một lưu đồ

: Công việc xử lý bởi máy tính

: Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống

3.6 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình

Quản lý nhân sự - tiền lương

3.12 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình cập

nhật dữ liệu và lập báo cáo

92

Số hiệu

1.1 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

thống thông tin khác trong doanh nghiệp

tùng, nhiên liệu

45

2.5 Lưu đồ mô tả quy trình thanh toán cho nhà cung cấp 46

2.6 Lưu đồ mô tả quy trình xuất kho nguyên, nhiên liệu,

3.6 Sơ đồ mô tả các mối liên kết trong chu trình mua hàng

- tiền lương

80

3.12 Sơ đồ mô tả các mối liên kết trong Chu trình sản xuất 83

3.13 Lưu đồ hoàn thiện quy trình cập nhật và luân chuyển

dữ liệu trong chu trình tài chính

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản

lí của một doanh nghiệp Thông tin do kế toán cung cấp có ảnh hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu, thực hiện xử lí và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lí

và có hiệu quả Trong kinh doanh, thông tin là nguồn sức mạnh, là một nhân

tố thiết yếu, là công cụ để các nhà quản trị doanh nghiệp điều hành và chỉ đạo các hoạt động của doanh nghiệp Việc nắm bắt kịp thời và chính xác thông tin giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hợp lí công việc để đạt được mục đích tối ưu nhất

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp những chức năng khác nhau như chức năng lập kế hoạch, bán hàng và quản lý khách hàng, mua hàng

và kiểm soát nhà cung ứng, chức năng tài chính kế toán, quản lý nhân sự tiền lương,… vào trong một hệ thống duy nhất.Trong hệ thống ERP, tất cả các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất

để lưu trữ dữ liệu cho các module hệ thống khác nhau Nhờ có sự liên kết dữ liệu nên các thông tin tài chính của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Bên cạnh đó số liệu kế toán và các báo cáo do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức với ngành nghề kinh doanh chính là kinh doanh vận tải đường bộ, đường thủy, kinh doanh các dịch vụ,

hoạt động hỗ trợ cho vận tải, hàng siêu trường, siêu trọng, hàng thiết bị toàn

bộ trong và ngoài nước Hiện nay, công tác tổ chức thông tin, luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận trong Công ty vẫn còn tồn tại nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý của doanh nghiệp Các phần mềm tại Công ty chưa được tích hợp với nhau, chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ phận, phòng ban do đó việc trao đổi thông tin giữa các kế toán viên và giữa

bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp bị hạn chế Điều này dẫn đến việc thu thập, xử lý thông tin bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm, làm giảm hiệu quả công tác kế toán của doanh nghiệp Đồng thời gây khó khăn trong công tác đối chiếu số liệu giữa

bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc cung cấp các báo cáo chưa đáp ứng được tính kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý

Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả đã

nghiên cứu thực hiện đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng

ERP tại công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức” làm đề tài nghiên cứu của luận văn

2. Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP và tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng về tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, xác định những vấn đề bất cập còn tồn tại trong công tác tổ chức thông tin kế toán tại Công ty

Luận văn xây dựng giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức trong các chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình tài chính

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức thông tin kế toán tại Công ty

Cổ phần Vận tải Đa phương thức, tìm hiểu việc tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán và mã hóa dữ liệu tại các bộ phận trong Công ty

- Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty

Cổ phần Vận tải Đa phương thức (trụ sở chính)

4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận logic

Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức

Phương pháp giải thích được vận dụng để giải thích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Qua đó giúp đánh giá những ưu điểm, bất cập còn tồn tại về công tác tổ chức thông tin kế toán ở Công ty

Phương pháp lập luận logic được vận dụng nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức

5. Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu gồm 3 chương:

Ch ương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán theo định hướng

ERP trong doanh nghiệp

Ch ương 2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận

tải Đa phương thức

Ch ương 3 Giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại

Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn đến việc xây dựng và hoàn thiện về tổ chức thông tin kế toán trong doanh nghiệp mình Trong vài năm trở lại đây, ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại Hiện nay đã có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp cụ thể như nghiên cứu của tác

giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) về đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế

văn đã giải quyết được một số nội dung:

Về mặt lý luận, tác giả đã phân tích, làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán, các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP

Về mặt thực tiễn, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng thông qua phân tích thực trạng các quy trình quản lý cung cấp dịch vụ, quy trình quản lý mua hàng, quy trình quản lý nhân sự, tiền lương, quy trình trình quản lý kho vật tư, hàng hóa Tác giả cũng phân tích thực trạng tổ chức dữ liệu, công tác mã hóa

dữ liệu tại công ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng Từ đó đánh giá những tồn tại của hệ thống thông tin kế toán tại công ty, đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty

Tuy nhiên đề tài cũng còn một số hạn chế do chưa nghiên cứu về thực trạng của chu trình sản xuất, chu trình tài chính bởi các chu trình này là một

phần rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp

Trần Thị Thu Hà (2010), “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà

N ẵng – DANATRANS” Luận văn đã giải quyết được một số nội dung:

Thứ nhất, luận văn đã xác định được ý nghĩa quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP thông qua việc phân tích cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, và hệ thống ERP làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp khắc phục những tồn tại trong các quy trình quản lý của công ty Thứ hai, phản ánh thực trạng hệ thống thông tin phục vụ công tác kế toán tài chính, kế toán quản trị tại Danatrans bao gồm: phân tích các quy trình quản

lý cung cấp dịch vụ - thu tiền, quy trình mua hàng – thanh toán, quy trình quản lý TSCĐ, thực trạng cơ sở dữ liệu và mã hóa các đối tượng

Thứ ba, để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng, luận văn đã đưa ra các giải pháp cải tiến các quy trình quản lý, hoàn thiện cơ sở dữ liệu và hoàn thiện các bộ mã

Bên cạnh đó đề tài vẫn còn một số tồn tại như chưa nghiên cứu về thực trạng trong chu trình sản xuất, chu trình tài chính, việc tổ chức cơ sở dữ liệu còn khá đơn giản, chưa đầy đủ

Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Về mặt lý luận, tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức

hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp thương mại

Về mặt thực tiễn, tác giả đã phân tích thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim thông

qua việc phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, thực trạng các quy trình quản lý, thực trạng tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu, thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo

Trên cơ sở phân tích những ưu điểm và tồn tại của hệ thống thông tin kế toán tại công ty, tác giả đưa ra các giải pháp tổ chức bộ máy kế toán tại các công ty con, hoàn thiện tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu, hoàn thiện tổ chức quy trình quản lý tại công ty

Trần Thị Thanh Tâm (2013), “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

Luận văn đã phân tích, làm rõ các vấn đề cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng

Phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Cẩm

Hà thông qua việc phân tích tổ chức thông tin kế toán quy trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng, tổ chức thông tin trong quy trình nhận hàng

và nhập kho bảo quản, tổ chức thông tin kế toán trong quy trình ghi nhận và xác định nghĩa vụ nợ phải trả cho người bán Từ đó chỉ ra những nhược điểm

về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty Cổ phần Cẩm Hà để đưa ra những giải pháp hoàn thiện

Xây dựng giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng theo định hướng mô hình quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP: hoàn thiện tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu, hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong các quy trình

Tuy nhiên các luận văn trên chỉ nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo một số quy trình như quy trình quản lý TSCĐ, quy trình cung cấp dịch

vụ thu tiền, quy trình trình quản lý kho vật tư, hàng hóa…hoặc theo một chu trình riêng lẻ chứ chưa có luận văn nào nghiên cứu một cách cụ thể việc tổ chức thông tin kế toán theo đầy đủ các chu trình kế toán: chu trình bán hàng

và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình tài chính Việc nghiên cứu đầy đủ bốn chu trình kế toán trong hệ thống thông tin

kế toán là cơ sở giúp cho việc xây dựng giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP được đầy đủ hơn, hoàn thiện hơn

Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp và cơ sở kế thừa những thành tựu cũng như nhận thấy những hạn chế trong các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên Tác giả đã vận dụng vào thực tế của công ty để xác định những bất cập còn tồn tại, từ đó đề ra giải pháp hoàn thiện giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối

ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, trước hết cần phải hiểu các khái niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin

và kiểm tra

Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán:

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các

quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp

1.1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan

hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp Các thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra

Hình 1.1: M ối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán

v ới các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

1.2. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

1.2.1 Khái niệm ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một hệ thống quản lý kinh doanh tích hợp đầy đủ bao gồm các chức năng của một doanh nghiệp như quản lý sản xuất, tài chính, kế toán, dịch vụ hậu cần và nguồn nhân lực Nó tổ chức và tích hợp các quy trình hoạt động và luồng thông tin để tận dụng tối ưu các nguồn tài nguyên như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính ERP là toàn cầu, tích hợp chặt chẽ gói giải pháp kinh doanh khép kín và đa dạng [14, tr 253]

Một số khái niệm về ERP:

Hệ thống ERP thường bao gồm một tập hợp các ứng dụng kinh doanh hoàn thiện và các công cụ cho kế toán tài chính và chi phí, bán hàng và phân phối, quản lý vật liệu, nguồn nhân lực, kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, và thông tin khách hàng [10, tr 91]

Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống quản lý kinh doanh bao gồm bộ tích hợp của phần mềm toàn diện có thể được

sử dụng, khi thực hiện thành công, quản lý và tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh và các chức năng trong một tổ chức [18, tr 359]

Hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực [11, tr 144]

1.2.2 Đặc điểm của ERP

Một hệ thống ERP không chỉ là sự tích hợp các quy trình khác nhau của

tổ chức, mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải có các đặc điểm quan trọng

để hội đủ điều kiện cho một giải pháp ERP thực sự Những tính năng này là:

nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp

Mô- đun và tính mở: Hệ thống ERP phải có kiến trúc hệ thống mở Điều

này có nghĩa rằng bất kỳ mô-đun nào cũng có thể được liên kết hoặc tách ra bất cứ khi nào cần thiết mà không ảnh hưởng đến các module khác

Tính toàn di ện : Nó sẽ có thể hỗ trợ nhiều chức năng, quy trình kinh

doanh của tổ chức và phải phù hợp với một loạt các tổ chức kinh doanh

V ượt ra ngoài công ty: Nó không thể bị giới hạn trong ranh giới của tổ

chức, đúng hơn là hỗ trợ các kết nối trực tuyến đến các thực thể kinh doanh khác bên ngoài tổ chức [14, tr 253]

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng có khả năng kết nối với nhau nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong ERP

1.2.3 Chức năng của ERP

Một hệ thống ERP phải thể hiện được tất cả các quy trình kinh doanh thông thường Một số chức năng chính của hệ thống ERP là mua hàng và kiểm soát nhà cung cấp, bán hàng và quản lý khách hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, tài chính – kế toán, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng…

ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời

có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh

ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được

mô hình sản xuất tối ưu Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ ERP tạo ra liên kết văn phòng Công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo

Với đặc thù của công nghệ là tích hợp các module trong một hệ thống, , ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi

giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn

1.2.4 Lợi ích của ERP

Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình Nhưng nó không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi

ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động Việc ứng dụng hệ thống ERP đem lại các lợi ích đối với doanh nghiệp như sau:

Lợi ích về mặt hoạt động:

- Giảm chi phí: Giảm chi phí nhân công trong dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, dịch vụ công nghệ thông tin, giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí hàng tồn, và chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan

- Cải thiện năng suất: Sản lượng trên mỗi nhân viên, sản lượng trên giờ công lao động, sản lượng trên chi phí lao động, tăng khối lượng công việc với cùng lực lượng lao động, và giảm thêm giờ làm

- Nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin: ERP giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu

- Cải thiện dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện

Lợi ích về mặt quản lý

- Quản trị nguồn lực tốt hơn: quản lý tài sản tốt hơn do chi phí được cải

thiện, khấu hao, kiểm soát việc bảo trì

- Quản lý hàng tồn kho tốt hơn trong việc luân chuyển hàng tồn kho mà

họ cần và đáp ứng một cách nhanh chóng lượng hàng tăng lên hay giảm xuống theo nhu cầu Các nhà quản lý có thể quản lý hàng tồn kho ở nhiều chi

nhánh ở nhiều vùng địa lý khác nhau

- Quản trị sản xuất tốt hơn do có sự kết hợp cung và cầu, do đó thực hiện

sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn

- Quản lý lực lượng lao động tốt hơn do cải thiện việc phân bổ lực lượng

lao động và sử dụng tốt hơn các kỹ năng của người lao động

- Cải thiện quyết định chiến lược do phân tích lợi nhuận nhanh chóng

dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả

- Cải thiện các quyết định quản trị: Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp

thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn

- Cải thiện các quyết định của khách hàng do dịch vụ khách hàng linh

hoạt, nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Lợi ích về mặt chiến lược

ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh được thể hiện thông qua:

- Hỗ trợ liên minh kinh doanh bằng cách: Xây dựng kiến trúc công nghệ

thông tin phù hợp hỗ trợ các đơn vị kinh doanh khác nhau, thay đổi việc bán mẫu của sản phẩm mới được phát triển bởi một công ty bị sáp nhập, tích hợp nguồn lực với công ty được mua lại

- Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược

phát triển chung toàn doanh nghiệp

- ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện

tử một cách hiệu quả, gia tăng cạnh tranh trong phạm vi toàn cầu

L ợi ích về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Đặc điểm ERP là tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp Vì vậy ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và

do đó giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý Ngoài ra nhờ tích hợp hệ thống một cách khoa học và chuẩn mực nên hiệu quả hoạt động của các hệ thống tăng lên, chẳng hạn như hạn chế được sự không đồng bộ cơ

sở hạ tầng dẫn tới các tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin

L ợi ích về mặt tổ chức

ERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng như kỷ luật doanh nghiệp Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọng tới kết quả hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng tới lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại Lợi ích về mặt tổ chức được thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như những giao tiếp, hợp tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất

cả hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, phong cách làm việc mới: kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm [12, tr 84 - 88]

Dưới góc độ công tác kế toán, ERP mang lại các lợi ích sau:

Quy trình kế toán được xác định rõ ràng, theo dõi công nợ chặt chẽ làm giảm thiểu nợ quá hạn, cải tiến quản lý hàng tồn kho, hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/Công ty con dễ dàng Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy, kiểm soát chi phí hiệu quả, có sẵn dữ liệu tài chính giúp cho việc ra quyết định tốt hơn Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính

1.2.5 Các phân hệ chính của ERP

a Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu

Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán, tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi…Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phân tích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính

b Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả

Chức năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp Theo dõi nhận hàng dựa trên các điều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng Sau khi kết thúc nhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõi kiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết giao dịch

Cho phép tính toán, xử lý phân đoạn các khoản chi phí trả cho quá trình đặt hàng như vận chuyển ứng với các tiêu thức mua của từng nhà cung cấp Điều này cho phép tính toán lượng đặt hàng kinh tế Đồng thời cũng tính các mức tồn kho an toàn giúp xây dựng các lượng đặt hàng lặp lại trong quá trình sản xuất Chức năng này cũng cho phép quản lý chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chính

c Phân hệ sản xuất

Phân hệ sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành… Để làm được điều này, phân hệ sản xuất trong ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu và quy trình sản xuất Đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí…Những thông số được khai báo này là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu nói trên

Một trong những yêu cầu của doanh nghiệp đối với ERP là việc trợ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch này cần phải tính toán được ngày bắt đầu sản xuất tối ưu, đáp ứng tất cả các nhu cầu dựa trên các yếu tố

về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng Tất cả các số liệu theo thời gian thực cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời Riêng các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống ERP cần lập kế hoạch sản xuất ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp

lý và hiệu quả nhất

Sau khi có kế hoạch, hệ thống cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu

để đáp ứng được kế hoạch sản xuất đó Muốn vậy, hệ thống phải có khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng định mức nguyên vật liệu, các đơn mua hàng và lệnh sản xuất dang dở, số liệu tồn kho nguyên vật liệu, thời gian cung ứng vật tư…tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm Kết quả xác định sẽ được chuyển sang bộ phận cung ứng qua các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư

Phân hệ quản lý sản xuất trong ERP cần cho phép doanh nghiệp khai báo

và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ định mức nguyên vật liệu tại thời điểm trước khi sản xuất Trong

quá trình sản xuất, phân hệ này cũng cần cho doanh nghiệp biết tương đối chính xác giá thành sản xuất tại bất kỳ thời điểm nhập kho nào Đến cuối kỳ,

hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính lại giá thành thực tế trong kỳ Bên cạnh

đó, hệ thống cũng cần mở rộng tới một số khả năng khác như: quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới …

d Phân hệ tài chính

Nhóm chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng, kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp Phân tích đa chiều về hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp hỗ trợ cho công tác quản lý và ra quyết định

Phân hệ quản lý tiền, ngân sách hỗ trợ cho việc lập ngân sách, hợp nhất các báo cáo từ các đơn vị thành viên, các giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại

tệ Tất cả các báo cáo tài chính đều theo tiêu chuẩn VAS và IAS

Ngoài ra các chức năng quản trị tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác như quản trị sản xuất, nhân sự tiền lương, kho, công nợ phải thu phải trả…

1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Trong hệ thống ERP, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài

khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô

Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin Mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên

hệ thống, cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản trung gian Như vậy việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp Đồng thời các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ hay chưa nhằm kiểm soát về mặt quy trình chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính theo quy định hiện hành

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng Mục tiêu chủ yếu của chu trình bán hàng và thu tiền là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán

và thu tiền của khách hàng

Các chủ thể tham gia vào chu trình doanh thu gồm: khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, vận chuyển, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán theo dõi thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng,

kế toán tổng hợp và các ngân hàng Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn trong hoạt động bán hàng, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ

và khoa học của các bộ phận trên

T ổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền:

(1) Tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng,

(2) Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách hàng,

(3) Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền

(4) Phân tích tình hình tiêu thụ

1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp Chu trình mua hàng và thanh toán cũng tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp Hai chức năng chính của chu

trình mua hàng và thanh toán là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp Xây dựng chu trình mua hàng và thanh toán một cách khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và quản lí nội bộ doanh nghiệp Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền

Mục tiêu của chu trình mua hàng và thanh toán là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về nguyên liệu vật liệu, hàng hóa và dịch vụ Chức năng của tài chính kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán là tham gia quản lí và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phương diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán

Các chủ thể chủ yếu tham gia vào quá trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng Để thực hiện tốt các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình

T ổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán:

Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình mua hàng và thanh toán gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình, đó là:

(1) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lí đơn đặt hàng,

(2) Làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa,

(3) Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp,

(4) Phân tích tình hình cung ứng và báo cáo

Hình 1.3 S ơ đồ dòng dữ liệu của chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất là quá trình biến đổi nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm và dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất nhằm ghi chép, xử lí các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ

Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất nhằm:

- Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất Khai thác năng lực sản xuất một cách tối đa,

tận dụng tối đa các nguồn lực và giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất

- Xác định đầy đủ và chính xác chi phí, tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể

- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí

Các chủ thể chính tham gia vào chu trình sản xuất bao gồm: bộ phận thiết kế sản phẩm, kế hoạch sản xuất, phân xưởng sản xuất, quản lí tồn kho nguyên vật liệu, quản lí nhân sự, kế toán chi phí, và giá thành sản phẩm

1.3.5 Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính

Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại ngoài chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất Đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định

và hệ thống kế toán tổng hợp – lập báo cáo tài chính

T ổ chức thông tin trong hoạt động huy động vốn: Trong nền kinh tế thị

trường, các phương thức huy động vốn của doanh nghiệp cũng rất đa dạng, cho phép khai thác mọi nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế thị trường Xây dựng một chính sách huy động vốn một cách tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp đồng thời hạn chế thấp nhất các rủi ro tác động bởi chính sách huy động vốn Để cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin tổng hợp về các nguồn huy động vốn, bộ phận kế toán phải theo dõi, ghi nhận, xử lí và báo cáo tất cả các nghiệp vụ huy động phát sinh theo từng nguồn vốn cụ thể

T ổ chức thông tin trong hoạt động đầu tư TSCĐ: TSCĐ được hình thành

là kết quả của quá trình đầu tư của doanh nghiệp Đầu tư là hoạt động có vai trò quan trọng, quyết định sự phát triển và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp Nội dung của kế toán trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện

dự án đầu tư bao gồm: kế toán nguồn vốn đầu tư, hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và quyết toán vốn đầu tư Trong đó trọng tâm là ghi nhận tất cả các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình đầu tư, bao gồm chi phí xây lắp, chi phí thiết bị và các chi phí khác

T ổ chức thông tin trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính:

Một trong những nội dung quan trọng trong hạch toán tổng hợp là kết chuyển

dữ liệu trên các tài khoản Đó là kết chuyển các tài khoản chi phí, doanh thu

và xác định kết quả trước khi tiến hành tính toán các số dư cuối kì trên các tài khoản phản ánh tài sản và tài khoản phản ánh nguồn vốn

 Hệ thống thông tin trong ERP được tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thiện trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển công việc cũng như các vấn đề nảy sinh cần phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác

1.3.6 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu

a Tổ chức cơ sở dữ liệu

Khái niệm cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng Với hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy, và cấu trúc của các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là đĩa/băng dưới dạng tập tin và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của tập tin cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất thành một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị

Tổ chức cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán theo ERP

Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn

cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện Hệ thống ERP tích hợp tất cả các dữ liệu và quy trình của một tổ chức vào trong một hệ thống hợp nhất Một hệ thống ERP sẽ sử dụng nhiều thành phần của phần mềm và phần cứng máy tính để thực hiện việc tích hợp này

Trong hệ thống ERP, tất cả các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau

và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất để lưu trữ dữ liệu cho các module hệ thống khác nhau Do đó các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập

và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao Hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng Nhờ có sự liên kết dữ liệu nên các thông tin tài chính của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động và cung cấp thông tin kịp thời, do đó thời gian trễ của thông tin quản lý

đã được giảm thiểu

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết các hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp Đáp ứng mọi khả năng mở rộng quy mô của doanh nghiệp cả về chiều dọc lẫn chiều ngang Nhờ tính chất linh hoạt trong cấu trúc quản lý, việc thêm mới một đơn vị thành viên cũng như một cấp quản lý trong hệ thống ERP được thực hiện rất đơn giản, dễ dàng và không gây khó khăn trong việc tổng hợp cũng như đồng nhất số liệu

Hình 1.5 S ự thu thập dữ liệu và chia sẻ dữ liệu trong môi trường ERP

Có nhiều mô hình dữ liệu đã được xây dựng cho các hệ cơ sở dữ liệu như mô hình thực thể mối liên kết (Entity_Relationship Model – ER), mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model – RD), mô hình mối liên kết thực thể mở rộng (Extended Entity Relationship Model – EER) Trong đó, mô hình mối liên kết thực thể mở rộng được đánh giá là hiệu quả và dễ sử dụng hơn cả Mô hình này do P.Chen công bố năm 1976 rồi được hoàn thiện và phát triển bởi Teory và Fry năm 1982

Theo mô hình EER (mô hình mối liên kết thực thể mở rộng), việc thiết

k ế cơ sở dữ liệu phải được thực hiện qua các bước:

Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng, gồm hai việc

+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính

Để nhận ra tập thực thể, phải đặt câu hỏi để ghi nhận thông tin về thực thể: Cái gì mà ta cần lưu thông tin về nó? Cái gì là cốt yếu trong hệ thống? Cái gì mà ta nói về nó trong hệ thống?

Một tập thực thể có thể thuộc một trong ba loại:

Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thống, ví dụ hóa đơn bán hàng thuộc về quá trình bán hàng

Thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp…

Thông tin đã được khái quát dưới dạng thống kê liên quan tới lập kế hoạch hoặc quản lý Chẳng hạn bảng chấm công, lịch trực…

+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính

Quan hệ giữa các tập thực thể thường được diễn tả bởi các động từ Để xác định được các mối quan hệ giữa các tập thực thể cần chú ý:

- Nếu cần phải lưu giữ thông tin về tập thực thể này trong tập thực thể kia thì sẽ có một quan hệ xuất hiện để tạo mối liên kết

- Khi quan hệ giữa hai thực thể là gián tiếp thì ta không cần phải xây dựng mối quan hệ giữa chúng

- Nên loại bỏ các mối liên kết dư thừa: hai hoặc nhiều mối liên kết được dùng để biểu diễn cùng một quan niệm Một trường hợp quan trọng của mối liên kết dư thừa là tính phụ thuộc bắc cầu hay tính phụ thuộc chuyển tiếp

Bước 2: Biến đổi biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành

các quan hệ

Khi biến đổi các EER thành các quan hệ, ta có các loại quan hệ:

Quan hệ thực thể: là tập thực thể được biến đổi thành quan hệ

Quan hệ liên kết: chính là mối liên kết được biến đổi thành quan hệ

Bước3: Chuẩn hóa các quan hệ

Chuẩn hóa là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc

dữ liệu đơn giản và vững chắc hơn

- Chuẩn hóa dạng 1: có chứa thuộc tính lặp
phân rã quan hệ thành hai quan hệ

Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp + phần khóa xác định chúng

Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + toàn bộ khóa

- Chuẩn hóa dạng 2: có chứa thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa
phân rã quan hệ thành hai quan hệ

Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa + phần khóa xác định chúng

Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + toàn bộ khóa

- Chuẩn hóa dạng 3: Có tồn tại phụ thuộc bắc cầu trong quan hệ
ta thực hiện phân rã

Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu + thuộc tính cầu Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại + thuộc tính cầu + khóa

b Tổ chức mã hóa dữ liệu

Khái niệm mã hóa dữ liệu

Mã hoá dữ liệu là sử dụng một hoặc nhiều kí tự (số, chữ) đại diện cho đối tượng cần mã hoá

Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

Mục tiêu của việc xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán

- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các

đối tượng

- Biễu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn và tuân thủ các quy

tắc đã được thống nhất trong đơn vị

- Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng

- Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi nhập liệu

- Đảm bảo tính bảo mật

Các phương pháp xây dựng bộ mã: Tùy thuộc vào mức độ đơn giản

hoặc phức tạp của việc thiết kế các yếu tố cấu thành nên bộ mã, người ta phân

thành hai nhóm: mã sơ đẳng và mã phức tạp