GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Hoạt động họp nhóm Online chưa thường xuyên và hiệu quả Hoạt động họp nhóm diễn ra không thường xuyên. Các vấn đề trong cuộc họp chưa được giải quyết triệt để còn trì trệ. Các thành viên thường xuyên vắng mặt trong cuộc họp (do bận việc, quên,…) Không đảm bảo thời gian diễn ra cuộc họp. Tiến hành họp nhưng không diễn tả rõ được ý muốn trình bày. Các thành viên không thống nhất ý kiến chung.
Trang 1GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
Hoạt động họp nhóm Online chưa thường xuyên và
hiệu quả
Tại: Nhóm 5, lớp CKTV28
SVTH: Nguyễn Thành Bằng MSSV: 472217146
Trang 2Nội Dung
Giả pháp
5
Hoàn cảnh
1
Kết quả hiện tại
2
Phân tích nguyên nhân
3
Mục tiêu
4
Kế hoạch
6
Kết quả đạt được
7
Chuẩn hóa, mở rộng
8
Trang 3HOÀN CẢNH (BACKGROUND)
• Hoạt động họp nhóm diễn ra không thường xuyên.
• Các vấn đề trong cuộc họp chưa được giải quyết triệt để còn trì trệ.
• Các thành viên thường xuyên vắng mặt trong cuộc họp (do bận việc, quên,…)
• Không đảm bảo thời gian diễn ra cuộc họp
• Tiến hành họp nhưng không diễn tả rõ được ý muốn trình bày.
• Các thành viên không thống nhất ý kiến chung.
Họp online bằng hình thức chat nhóm,
đăng bài trên Forum nhóm
Khi thảo luận về bài tập nhóm, họp lấy ý kiến Đồng nhất quan điểm với các thành viên về cách
làm bài
Trang 4• Quy trình hiện tại:
– Nhóm trưởng gửi thông báo họp online cho các thành viên trong nhóm
– Nhóm trưởng gửi các tài liệu liên qua để các thành viên tham khảo
– Các thành viên phản hồi xác nhận thông tin, nêu ý kiến thảo luận vấn đề.
– Nhóm trưởng đôn đốc, nhắc nhở thành viên tham gia đầy đủ và cho ý kiến
– Nhóm trưởng tổng hợp kết quả và trao đổi ý kiến thắc mắc với các thành viên.
KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION)
• Kết quả sau cuộc họp:
– Có 44% thành viên không tham gia cuộc họp
– 3/7 người không đóng góp ý kiến
– Cuộc họp nhàm chán, không trực quan
– Nhóm trưởng thường làm phần còn lại khi vấn đề chưa được giải
quyết
– Một vài thành viên không đồng quan điểm
Biểu đồ kết quả cuộc họp
Không tham gia Không góp ý kiến Không đồng quan điểm
Trang 5PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (ROOT CAUSE ANALYSIS)
- Một mình nhóm trưởng chủ động
- Ít đối thoại trực tiếp
- Chưa có chế tài
- Chưa có quy định cụ thể
- Chưa có tính kỉ luật cao
- Chưa tận dụng tối đa công nghệ video call
- Chia sẽ dữ liệu còn bất tiện
- Không hiểu rỏ tầm quan trọng
- Kết nối giữa các thành viên chưa tốt
Họp online chưa thường xuyên và hiệu
quả
Trang 6• Kết quả cần đạt:
- Có thời gian cố định và tần suất họp định kì.
- Tạo tinh thần thoải mái để hoạt động họp nhóm không bị trì hoãn, gắng kết giữa các thành viên.
- 100% thành viên tham gia đầy đủ.
- Thành viên ý thức được trách nhiệm, giảm gánh nặng cho nhóm trưởng.
MỤC TIÊU (TARGET CONDITION)
Trang 7• Công nghệ: thay đổi cách họp từ dạng tin nhắn, tài liệu đăng group nhóm sang video call
Facebook (có thể gọi nhiều người cùng lúc) và tài liệu tương tác trực tiếp hoặc chia sẽ qua
google drive.
• Phân quyền: Chọn ra thư ký để ghi nhận lại ý kiến của cuộc họp.
• Đề xuất quy định: Những thành viên không tham gia họp sẽ nộp phạt 100K vào quỹ thường niên của nhóm
• Tác động kì vọng vào tác nhân gốc:
- 100% nhận thức được tầm quan trọng của cuộc họp.
- 90% thành viên sử dụng được công nghệ tiên tiến.
- Các thành viên hiểu nhau hơn, đề xuất và tôn trọng ý kiến trong từng cuộc họp.
GIẢI PHÁP (SOLUTION, COUNTERMEASURES)
Trang 8Công việc Ai làm Thời hạn Kết quả Ghi chú
Phân công thư ký
vannth 28/11
Chọn thư kí Thư kí cuộc họp
Hướng dẫn công nghệ
lamt 10/12
Tất cả các thành viên đều nắm được
Thử nghiệm kế hoạch họp
vut 15/12
Đánh giá của từng thành viên về cuộc họp
Chọn được kết quả tối ưu
Tổng kết kết quả, rút kinh
nghiệm cả nhóm Vut,nhinty 20/12
Biên bản ghi nhận sau phiên họp, gắn kết các thành viên
Ban hành quy định, chế tài
Vut, nhinty 30/12
Thời gian họp cố định và các chế tài được thông qua
20h tối chủ nhật tuần đầu tiên mỗi tháng
KẾ HOẠCH (IMPLEMENTATION PLAN)
Dự kiến kế hoạch như sau (nhân sự sẽ thống nhất với nhóm)
Trang 9Cần đo Cách đo Kết quả kỳ vọng Kết quả đạt Ghi chú
Tỉ lệ thành viên tham gia họp Tổng kết 100% (chưa có)
Số ngày chậm trung bình Số ngày trể họp 0 ngày (chưa có)
Tỉ lệ hài lòng Hỏi 95% (chưa có)
Giảm tải cho nhóm trưởng Hỏi 90% thời gian (chưa có)
Tỉ lệ thành viên hiểu tầm quan
trọng
Đánh giá 100% (chưa có)
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Dự kiến kế hoạch như sau (nhân sự sẽ thống nhất với nhóm)
Trang 10• Họp online trực tiếp giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, các thành viên gắng kết với nhau hơn.
• Nâng cao kiến thức công nghệ
• Sử dụng kết quả cuộc họp để cải thiện và phát triển nhóm.
• Sử dụng chức năng ghi âm (lưu) lại cuộc họp để những thành viên vắng (lý do hợp lý) có thể xem lại để nắm tình hình.
• Giúp nhóm khác sử dụng phương pháp, công cụ hiệu quả.
CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (FOLLOW UP)