Thực hành kế toán excel và các tài liệu

I.Tìm hiểu về thông tin doanh nghiệp1.Tên, địa chỉ, mã số thuế Dựa vào giấy Đăng Ký Kinh Doanh hoặc trên chứng nhận mã số thuếThành lập trước năm 2010 •Làm thủ tục ĐKKD với sở kế hoạch đầu tư  Mã số DN•Đăng ký MST: Cơ quan thuế cấp chứng nhận MST  cơ quan thuế sẽ quản lý bằng MSTMã số DN MSTThành lập từ năm 2010 đến nay : ra sở kế hoạch đầu tư kết hợp cơ quan thuế cấp ĐKKD thì MST = Mã số DN

Thực hành kế toán excelBUỔI 1- CH ƯƠNG 1

I Tìm hiểu về thông tin doanh nghiệp

1 Tên, địa chỉ, mã số thuế

Dựa vào giấy Đăng Ký Kinh Doanh hoặc trên chứng nhận mã số thuế

 Thành lập trước năm 2010

 Làm thủ tục ĐKKD với sở kế hoạch đầu tư  Mã số DN

 Đăng ký MST: Cơ quan thuế cấp chứng nhận MST  cơ quan thuế sẽ quản

TT133/2016/BTC áp dụng chỉ cho DN nhỏ và vừa

QĐ 15/2006: QĐ BTC TT200/2014/BTC :áp dụng được cho

cty nhỏ và vừa hoặc cả DN lớn ( thường

là cty nước ngoài)

 Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái

 Hình thức ghi sổ kế toán máy ( theo TT200 thì hình thức này k dc coi là 1 hình thức ghi sổ tại với hình thức ghi sổ kế toán máy thì nó áp dụng dc cả 4 hình thức trên)

Lựa chọn căn cứ vào đặc thù chi phí của DN

Với DN thương mại: Mua hàng VAT đầu vào Bán hàng VAT đầu ra

Nếu mua hóa đơn ( VAT đầu ra> VAT đầu vào)  Xăng, tiếp khách, ăn uốngVới DN dịch vụ: Tư vấn TC: Chi phí chính là lương => Xuất có DT dịch vụ -> phải chịu VAT đầu ra 10% -> không có VAT đầu vào  lựa chọn theo phương pháp trực tiếp( cao nhất 5%)

9 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Kê khai thường xuyên

kiểm kê định kỳ 611

10 Phương pháp tính giá xuất kho

Nhập trước xuất trước

Nhập sau xuất trước

Đích danh

Bình quân gia quyền

11 Phương pháp khấu hao TSCĐ : áp dụng phương pháp nhất quán

Đường thẳng

Sản lượng

Số dư giảm dần

II Hạch toán trên excel

1 Nguyên tắc đồng nhất trong hạch toán

 Đồng nhất về cách sử dụng tài khoản kế toán

2 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức NKC

III Công việc đầu năm

1 Chuyển số dư

 Số dư là phần giá trị còn lại được thể hiện bằng tiền của các TK kế toán sau khi

đã thực hiện đối trừ giữa biến động tăng giảm

 Mục địch: Theo dõi số hiệu lũy kế và làm cơ sở hạch toán cho các kì tiếp theo

 Nguyên tắc chuyển số dư

- SD đầu kỳ này= số dư cuối kỳ trước

- Phải chuyển số dư đúng TK đúng vị trí dư nợ dư có

 Các bảng cần chuyển số dư

- Bảng cân đối phát sinh TK Bảng CĐPSTK năm 2016

- Bảng tổng hợp phải thu KH 131 Tổng hợp công nợ 131

- Bảng tổng hợp công nợ phải trả 331 Tổng hợp công nợ 331

- Báo cáo tồn kho 156 Tổng hợp NXT

-Mua hàng : HĐ đầu vào,PN,GBN, PC,PKT(phiếu

kế toán) -Bán hàng: HDDR, PX,GBC,PT

- Bảng tính khấu hao TSCĐ 211 Bảng KH TSCĐ

- Bảng phân bổ CP trả trươc 242 Bảng pbo 242

2 Các bút toán đầu năm

Kết chuyển lãi lỗ của năm trước 421

4211: LN chưa pp của năm trước

4212: LN chưa pp năm nay

BUỔI 2

I Quy trình nghiệp vụ mua hàng

1 Tổng quan

Khi mua hàng bên bán xuất

Hóa đơn HĐĐV -Ttin trên hóa đơn- Tính hợp lý lệ pháp

- Phương thức thanh toán,hính thức thanh toán

- Sổ NKC

- Sổ cái các TK-Sổ chi tiết các TK

Để hàng về tới DN có thể

p/s các chi phí liên quan

HĐĐV

Khi hàng về tới DN kế toán

kho nhập kho hàng hóa PNK -Số lượng thực nhận so với hđ và biên bản nhận

- Chủng loại, chất lượng hàng hóa

- Bảng kê phiếu NXK

- Sổ chi tiết vật tưhàng hóa

Khi thanh toán tiền cho

- Sổ chi tiết công

nợ phải trả 331

 Chú ý : Đặt cọc thì vẫn chuyển khoản đúng số tiền trên HĐ còn tiền đặt cọc thìđến lấy lại khi đã chuyển khoản

 Ngoài những chứng từ trên kế toán cần phải tập hợp thêm các chứng từ

- Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, biên bản giao nhận hh

- Phiếu xuất kho của bên bán

- Đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu, báo giá

2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trên excel

B1 : Hạch toán các nghiệp vụ vào sổ NKC

- Ghi nhận giá trị hàng mua căn cứ vào hóa đơn đầu vào do NCC xuất cho DN

C TK 111/121/31_chi tiết NCC

Lưu ý :

 Liên quan tới tài khoản 331

Tại thời điểm mua hàng nếu còn nợ tiền hàng hoặc mới trả 1 phần cho NCC thì phải

mở sổ chi tiết cho TK 331 để phản ánh và theo dõi công nợ => vào danh mục tài khoản 331 để kiểm tra và lập mã NCC

 Liên quan tới tài khoản 133

-Hạch toán phản ánh tiền thuế GTGT

đầu vào vào TK 133

- Đối với hóa đơn không đủ điều

kiện khấu trừ thuế thì không phản

ánh tiền thuế GTGT đầu vào vào TK

133 mà ghi tăng giá trị hàng mua

hoặc CP phát sinh

Theo luật thì không được hạch toán phản ánh tiền thuế GTGT đầu vào vào TK 133

Đối với khoản tiền thuế trên hóa đơn GTGT nhận được thì ghi nhận vào giá trị hàng mua hoặc

CP phát sinh

HĐ bán

hàng

Không hạch toán tiền thuế GTGT

đầu vào vào TK 133 vì trên hóa đơn

không thể hiện khoản thuế này

B2 : Tiến hành nhập kho HH và Lập phiếu nhập kho

 Mã hàng hóa : Vào danh mục hàng hóa kiểm tra và lập mã HH

 Số lượng nhập: Căn cứ vào tình hình thực tế nhập kho

 Đơn giá nhập = ĐG mua + ĐG CP mua hàng phát sinh(nếu có)

Lưu ý : Nếu mua từ hai mặt hàng trở nên có phát sinh CP mua hàng thì phải vào bảng phân bổ CP để phân bổ CP mua hàng đó nhằm xác định ĐG Nhập Kho thực tế của từng đối tượng hàng mua

+ ĐG nhập kho = ĐG mua + ĐG thuế NK (nếu có ) + CP đơn vị

B3 : Vào bảng kê phiếu NXK

B4 : Vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa(nếu có )

Căn cứ vào phiếu NK đã lập ở trên để khai báo các thông tin về tình hình thực tế NK

 Số lượng nhập : Lấy trên phiếu NK

 Thành tiền nhập : = SL nhập * đơn giá nhập

II Hạch toán các nghi ệp vụ liên quan

1 Thanh toán tiền cho NCC ( T30 )

Căn cứ vào chứng từ thanh toán hạch toán :

N TK 331_Chi tiết NCC : Link từ DMTK sang

Số lượng trên hóa đơn mua hàng lớn hơn số lượng thực tế nhập kho

N TK156 (giá trị theo số lượng thực tế nhập kho )

N TK1381 ( giá trị theo số lượng thiếu )

C TK1331_thuế CTCT tương ứng hàng thiếu

 Tính vào chi phí DN ( CP không được trừ khi tính thuế )

N TK6422/811/632

C TK 1381

2.2 Hàng thừa

Ghi nhận giá trị hàng mua:

N TK156_giá trị theo số lượng trên hóa đơn mua hàng

- Lập hợp đồng thuê khoán dịch vụ

- Chứng từ thanh toán ( PC hoặc GBN )

- Kê tại bảng kê 01/TNDN

Trách nhiệm hữu hạn và cổ phần 90 ngày

2 Sự ảnh hưởng của vốn điều lệ

- Bậc thuế môn bài phải nộp  số thuế môn bài phải nộp

- Chi phí lãi vay trên phần góp vốn thiếu thì không tính làm CP được trừ

- Phạt tiền từ 510 triệu với hành vi không góp đúng hạn số vốn đăng ký

- Phạt từ 1020 triệu với hành vi không góp đủ số vốn đã đăng ký

II Nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

B1 : Hạch toán bút toán vào sổ NKC

N TK153 : Nhập kho

N TK 154/6421/5422 : Sử dụng ngay ( Pbo 1 lần )

N TK 142/242 : sử dụng ngay ( phân bổ nhiều lần )

N TK1331 ( nếu có )

C TK1111/1121/331

B2 : Khai báo các thông tin ban đầu vào bảng pb 142/242

156, 642, 153 không phải khai báo

 Phân bổ 1 lần : đưa toàn bộ giá trị của CCDC vào kỳ sử dụng đầu tiên và thường áp dụng cho các giá trị nhỏ

 Phân bổ 2 lần :142/242 => Cuối tháng tính và phân bổ vào CP ( 2 kỳ  36 kỳ)Lựa chọn căn cứ vào :

- Nhu cầu của DN ( tình hình sử dụng thực tế tại DN )

- Giá trị

- Thời gian bảo hành ( Nếu có )

- Nhu cầu lấy CP của DN

142 : 1 năm tài chính ( 133 và 200 đều bỏ tài khoản này)

242 : từ 2 năm TC trở lên

III Nghiệp vụ mua sắm TSCĐ

1 Điều kiện ghi nhận TSCĐ

- Giá trị từ 30 triệu trở lên

- Thời gian sử dụng lâu dài ( ít nhất trên 1 năm )

- TSCĐ phải phục vụ cho hoạt động SXKD

- NG phải được xác định 1 cách rõ ràng đáng tin cậy

2 Khi TSCĐ về tới DN

- Lập biên bản giao nhận giữa bên mua và bán

- Tập hợp hóa đơn, chứng từ để xác định nguyên giá

3 Khi đưa TSCĐ vào sử dụng

- Lập biên bản bàn giao cho bp sử dụng ( T67)

- Xác định phương pháp tính KH ( theo khung thời gian trích KdH theo quy địnhcủa BTC _ Phụ lục I-TT45/2013/ TT BTC

- Lập thẻ TSCĐ

4 Hạch toán

B1 : Hạch toán vào sổ NKC

 Ghi tăng TS ngày nào ?

TH1 : Nếu việc mua sắm TSCĐ và tập hợp CP phát sinh cùng trong 1 ngày  ghi tăng TSCĐ

N TK211

N TK1331

C TK11111/1121/331_chi tiết NCCTH2 : Nếu việc mua sắm và tập hợp CP diễn ra trong nhiều ngày mà nhiều lần mới đủ đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng

Mỗi lần mua :

N TK2411_Mua sắm TSCĐ

N TK133

C TK1111/1121/331

Kết thúc việc mua sắm hay nghiệm thu bàn giao cho bộ phận sử dụng thì hạch toán:

N TK2111 : tổng giá trị của các lần mua

C TK2411

B2 : Khai báo thông tin ban đầu của TSCĐ vào bảng tính KH TSCĐ

IV Nghiệp vụ thuê nhà của cá nhân

1 Bộ hồ sơ

- Hợp đồng thuê nhà, biên bản bàn giao nhà

- Chứng từ thanh toán

- Giấy ủy quyền (nếu có)

- Chứng từ nộp thuế thay ( nếu có)

- Bảng kê 01 TNDN

2 Chú ý

- Địa chỉ thuê:

- Giá trị hợp đồng

Nếu từ 100tr/năm dương lịch trở xuống - Chủ nhà không chịu thuế GTGT ,

TNCN chỉ phải nộp thuế môn bài 1tr/năm

Từ năm 1/1/2017 miễn thuế Môn Bài Nếu trên 100tr/năm dương lịch - Phải chịu thuế GTGT : 5%,

TNCN : 5% thuế môn bài 1tr/năm

Từ 1/1/2017 không được miễn thuế MB

- Hóa đơn đầu ra

-Hóa đơn đầu vào (nếu có)

-Nhật ký chung

- Sổ cái tài khoản

-Xuất kho HH - Phiếu xuất kho -Bảng kê NXK

-Sổ chi tiết vật tư hàng hóa

-Thu tiền của KH -Phiếu thu/ Báo có -Sổ quỹ tiền mặt/Sổ

TGNH-Sổ chi tiết TK 131/331

-Thanh toán tiền cho

NCC

-Phiếu chi/ Báo Nợ

+ Ngoài ra cần tập hợp các giấy tờ sau :

Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu quyết toán, đơn đặt hàng , báo giá

2 Các bước hạch toán trên excel

B1: Hạch toán các bút toán vào sổ NKC

- Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa: Căn cứ vào HĐ đầu ra xuất ra cho KH-5111

- Phản ánh giá vốn hàng bán: Căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho do DN đã lựa chọ - TK 632

- Phản ánh chi phí phát sinh( nếu có ) để bán được hàng- TK 6421

B2: Tiến hành xuất kho hàng hóa và lập phiếu xuất kho

- Số lượng xuất căn cứ vào tình hình thực tế xuất bán

- Đơn giá xuất căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho của HTK do DN lựa

chọn

B3 : Vào bảng kê NXK

B4 : Vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Căn cứ vào phiếu xuất kho đã lập ở trên

để khai báo các thông tin về tính hình thực tế xuất bán

-Số lượng xuất lấy trên phiếu XK

- Đơn giá xuất : Bỏ trống

- Thành tiền xuất = SL xuất * Đơn giá xuất

- Ghi chú : XB

II Hạch toán các nghiệp vụ đặc biệt liên quan

1 Chiết khấu thanh toán

Do bên bán quy định trên :Quy chế BH, Hợp đồng kinh tế

-Bên bán : ghi vào 635

- Bên mua :ghi vào 515

N 331-ct NCC C1111/1121

C 131- ct-KH

C515

2 Chiết khấu thương mại

Là phần giảm trừ mà bên bán giảm cho bên mua do khách hàng mua với số lượng lớn Bên bán có TK : 5211

Bên mua không có tài khoản để thể hiện riêng biệt

*** Nhận thông báo về việc xử phạt VPHC ( là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN)

N811/6422

C3339

CH ƯƠNG 5: CÔNG VIỆC CUỐI THÁNG

1 Lập bảng tính lương và hạch toán chi phí tiền lương( hoặc cả Lập bảng tính thuế TNCN)

a Căn cứ :

- Hợp đồng lao động,

- Hồ sơ nhân sự,

- Quy chế lương thưởng,

- Các chứng từ về việc tạm ứng lương (nếu có),

- Bảng chấm công hoặc Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm hoàn thành hoặc Bảng tổng hợp doanh thu thực hiện được,

- Các quyết định về việc tăng lương hoặc thưởng hoặc phạt trừ lương

b Lập bảng tính tiền lương cho Thiên Ưng

- Ngày công : copy/paste values từ cột tổng ngày công trên bảng chấm công

sang

- Thuế TNCN : kiểm tra trên bảng tính thuế TNCN rồi gõ trực tiếp vào

- Tổng lương thực tế = ( Tổng thu nhập )/26 * tổng ngày công tính lương

Lương đóng BH= Lương chính + Phụ cấp, trợ cấp tính đóng BH ( với TƯ là pc trách

nhiệm )

- Thực lĩnh : Tổng lương thực tế - các khoản trích trừ vào lương( gồm phần

đóng BH do người lao động chịu _cột “cộng BHBB”, Thuế TNCN nếu có , Tạm ứng nếu có , Phạt nếu có )

BUỔI 5 (NGHỈ)

c Hạch toán các bút toán chi phí tiền lương vào NKC

1.1 Hạch toán bút toán tính lương

N TK6422 link từ bảng lương (Cột tổng lương thực tế )

N TK6421

C TK334

1.2 Hạch toán các khoản trích theo quy định

1.2.1 Phần tính vào chi phí DN (Dòng tổng cộng của bộ phận)

- BPQL DN : N TK6422

C TK 3382,3383,3384,3389 ( link từ bẩng lương )

- BPBH : giống BPQL nhưng thay 6421

1.2.2 Phần Trừ vào lương (Dòng tổng cộng toàn DN )

N TK334

C TK 3383/3384/3389 Link từ bảng lương

C TK 3335

1.3 Hạch toán các bút toán thanh toán liên quan chi phí tiền lương

- Trả lương người lao động : Căn cứ vào chứng từ thanh toán ( giáo trình

- Đối với TSCĐ phát sinh mới kỳ này vào ngày 2 của tháng trở đi đến cuối tháng

CP KH TSCĐ kỳ này = Mức khấu hao ngày * Số ngày sử dụng tại kỳ phát sinh

= Mức KH tháng/Số Ngày trong tháng*(SN trong tháng – Ngày bđ tính KH +1 )

B2 : Hạch toán bút toán vào sổ NKC

N TK6422/6421/154 (link từ bảng KH sang )

C TK 214 (2141/2142/2143) Tổng bên nợ

3 Tính và hạch toán CPPB CCDC/CPTT ( ngắn hạn, dài hạn) kỳ này

B1 : Tính tại bảng PB 142 và bảng PB 242

- Đối với những đối tượng cũ và phát sinh mới kỳ này vào ngày 1 đến ngày 5 của

tháng thì = mức phân bổ tháng ( trong đó từ ngày 2 đến ngày 5 là làm tròn )

- Đối với những đối tượng phát sinh mới kỳ này vào ngày 6 của tháng trở đi cho

đến cuối tháng thì đi theo mức phân bổ ngày

B2 : Hạch toán các bút toán vào sổ NKT

- Tên và đơn vị tính : Copy or sử dụng vlookup để lấy sang từ DMHH

- Tồn đầu kỳ: Tồn ĐK kỳ này=Tồn CK kỳ trước

TH1: Nếu có file mềm bảng tổng hợp NXT kỳ trước trên excel thì hoặc link hoặc sử dụng vlookup or copy paste values để lấy dữ liệu

TH2: Nếu không có file mềm bảng tổng hợp NXT kỳ trước trên excel thì căn cứ vào các dữ liệu trên file cứng thực hiện nhập trực tiếp số liệu vào

- Số lượng nhập , thành tiền nhập, Sluong xuất sử dụng hàm Sumiff để tổng hợp

từ bảng kê NX Kho

=Sumif( Vùng điều kiện, giá trị điều kiện, Vùng tính tổng)

Vùng đk : Quét toàn bộ dữ liệu trên cột mã hàng hóa trên bảng kê NXK F4 mộtlần

Giá trị điều kiện : là 1 ô chứa mã hàng hóa đang cần tổng hợp dữ liệu trên bảngtổng hợp NXT F4 3 lần

Vùng tính tổng : Quét toàn bộ dữ liệu trên cột số lượng nhập hoặc cột thành tiền nhập hoặc cột số lượng xuất trên bảng kê NXK F4 1 lần

- Đơn giá xuất kho = ( Thành tiền ĐK + Thành tiền nhập )/( SL ĐK + SL Nhập)

- TT Xuất = SL xuất * ĐGXK

- Tồn CK = Tồn ĐK + Nhập -Xuất

B2 : Hoàn thiện bảng kê NXK

Đơn giá XK : Sử dụng vlookup để lấy sang từ bảng tổng hợp NXT

4.1 Xđinh tỷ giá quy đổi ngoại tệ sang VNĐ ( Khoản công nợ với NCC Nngoai)

 TH1 : Nếu thanh toán toàn bộ trước khi nhận hàng thì xác định theo tỉ giá ngày

thanh toán

 TH2: Nếu còn nợ toàn bộ với NCC NN thì xác định theo tỷ giá thực tế tại ngân

hàng giao dịch tại ngày hàng về

 TH3 : Nếu thanh toán nhiều lần trước và sau khi nhận hàng thì xác định = phần

thanh toán trước * tỷ giá ngày thanh toán + phần còn nợ * tỷ giá thực tế tại ngân hàng giao dịch tại ngày hàng về

IV.2 CÁC BÚT TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU

IV.2.1.Ghi nhận giá trị hàng nhập khẩu

 Khoản nợ với NCC NN căn cứ vào tình hình với NCCNN và tờ khai Hải Quan

N TK156 : giá trị xác định theo tỷ giá của 1 trong 3 TH tại 4.1

C TK331 NCCNN

 Thuế Nhập khẩu : Căn cứ vào tờ khai hải quan

N 156 = giá trị hàng NK theo tỷ giá trên tờ khai hải quan * thuế suất Thuế NK =A

C 3333

 Thuế TTĐB nếu có : Căn cứ vào tờ khai Hải Quan

N 156 = (giá trị hàng NK theo tỷ giá trên TKHQ + A ) * thuế suất thuế TTĐB =B

C 3332

IV.2.2.Phản ánh thuế GTGT hàng Nhập Khẩu

Căn cứ vào giấy nộp tiền vào NSNN hoặc biên lai thu thuế

N TK1331 = (Giá trị HNK theo tỷ giá trên TKHQ +A+B)* t/s thuế GTGT HNK =C

- ĐG mua : ĐG trên TKHQ* tỷ giá được xác định của lô hàng (22.500đ)

- ĐG thuế NK = ĐG trên TKHQ *tỷ giá tính thuế trên TKHQ (22.400đ) * t/s

thuế NK (20%)

- Thành tiền = SL *(ĐG mua + ĐG thuế NK )

- Chi Phí cần phân bổ : 2200000đ

- CP sau khi phân bổ PB theo tiêu thức số lượng

- CP Đơn vị = CP sau khi PB /SL

- ĐG NK = ĐG mua + ĐG thuế NK + CP đơn vị

 Giáo trình trang 164  177

5.Xuất cho tiêu dùng nội bộ

 Giáo trình trang 178  179 : Thời gian sd phân bổ là 2 năm  242

B1: Hạch toán bút toán vào NKC

N TK211(2111/2112/2113) : giá trị >=30tr

N TK142/242 : Gtri <30 tr và sd phân bổ nhiều lần

N TK621/6422/154 : giá trị <30tr phân bổ 1 lần

C TK 156

B2 : Tiến hành xuất kho và vào bảng kê NXK

B3 : Vào bảng theo dõi liên quan đối vs TSCĐvà CCDC sdung phân bổ nhiều lần

 Giáo trình trang 180 : Tạm ứng

6 THANH LÝ TSCĐ

B1 : Hạch toán các bút toán vào NKC

- Ghi nhận doanh thu từ việc thanh lý : Căn cứ vào HĐ đầu ra xuất ra cho KH

N TK1111/1121/131_chi tiết KH

C TK 711

C TK 33311( nếu có)

- Ghi giảm nguyên giá cho TSCĐ đem đi TL

N TK214(2141/2142/2143) : giá trị HMLK tính đến thời điểm TL = link từ bảng KH

N TK811 : giá trị còn lại tại thời điểm TL = 211-214