slide micorsoft project 2013 Tự Học Micorsoft Project 2013

Tự Học Micorsoft Project 2013, Micorsoft Project 2013 là phần mềm chuyên quản lý dự án xây dựng, lập tiến độ thi công xây dựng bằng Micorsoft Project 2013 một cách chuyên nghiệp. Quản lý tiến độ công việc khác, quản lý vật tư, nhân lực. Xây dựng kế hoạch , tiến độ thi công tất cả các công trình, dự án xây dựng, dự án kinh doanh... Đây là phần mềm cần thiết dành cho các kỹ sư xây dựng, các nhà kinh doanh, quản lý, các đơn vị tư vấn, các công ty xây dựng, công ty sản xuất kinh doanh...

1.1 GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH

 Từ phiên biển 2010, Microsoft Project (MP) sử

dụng giao diện Fluent.

 Hệ Menu và Toolbar trong các phiên bản MP2007trở về trước được thay thế bằng hệ thống cácRibbons

 Các Ribbons và các nhóm chức năng hoàn toàn cóthể tùy biến được theo ý muốn của người sử dụng.Các chức năng cũng có thể được tìm kiếm nhanhchóng bằng cách click phải chuột vào đối tượngmuốn tác động Việc quan sát các bảng cũng nhưcác biểu đồ trong chương trình thuận lợi hơn cácphiên bản trước nhờ việc sử dụng Zoom Slider

GIAO DIỆN MICROSOFT PROJECT 2013

CÁC RIBBONS TRONG MICROSOFT PROJECT 2013 BAO GỒM:

 Ribbon Task: Chứa các chức năng tác động đếncông việc

 Ribbon Resource: Chứa các chức năng tác độngđến Tài nguyên

 Ribbon Project: Chứa các chức năng tác động đến

dự án

 Ribbon View: Chứa các chức năng về hiển thị

 Ribbon Format: Chứa các chức năng về định

dạng

 Các nút lệnh trên Ribbon có thể được gọi lên bằngbàn phím Nhấn Alt, chương trình sễ chỉ dẫn cách

sử dụng phím tắt để truy cập các Ribbon

1.2 MỘT SỐ TÙY BIẾN VỀ HIỂN THỊ

1.2.1 Tùy biến các Ribbons

1.2.1.1 Ẩn và làm xuất hiện lại các Ribbons.

 Mục đích: Mở rộng màn hình → quan sát dể hơn

 Nhấp vào dấu mũi tên để ẩn các Ribbon

 Nếu muốn hiện Ribbon nào, ta nhấp lại vào Ribbon đó

1.2.1.2 Tạo thêm các nhóm lệnh, nút lệnh trên Ribbon vàtạo mới một Ribbon

 Đổi tên Ribbon:

Ribbon file → Options → Hộp thoại Project Option chọn Customize Ribbon (hoặc chọn Ribbon muốn tùy biến

→ chuột phải → Customize the Ribbon) → xuất hiện trangCustomize the Ribbon→ chọn Ribbon muốn đổi tên →

Rename

 Thêm các lệnh hoặc các nhóm lệnh:

• Mở trang Customize the Ribbon như trên

• Trang Customize the Ribbon → New Group để tạomột nhóm lệnh mới

• Chọn nhóm vừa tạo → chọn các chức năng trongChoose commands from → bấm Add để them chứcnăng vào nhóm

 Người dùng cũng có thể tạo một Ribbon để truy

cập nhanh các chức năng thường dung bằng cáchchọn New Tab trên trang Customize the Ribbon

 Ví dụ: tạo một Ribbon mới:

Ribbon “biểu đồ tài nguyên” do người dùng tự tạo

 Cách thực hiện:

• Ribbon file → Options

→ Customize Ribbon → New Tab

• Chọn vào Ribbon “New Tab” vừa

tạo trong mục Main tabs → Rename

→ nhập “Biểu đồ tài nguyên” → OK

• Chọn vào NewGroup (Custom) trong Ribbon “Biểu

đồ tài nguyên” → Rename → nhập “Hiển thị” →OK

• Trong mục Choose commands from → chọn

Command not in the Ribbon → chọn lần lượt các

mục từ Display Cumulative Cost đến Dislpay Work Availbality → Add → OK

 Người dùng cũng có thể có thể loại bỏ bớt một

chức năng, hoặc một nhóm các chức năng sử dụngtrên một Ribbon bằng cách lựa chọn vào một chứcnăng hoặc nhóm chức năng và bấm Remove

 Để lấy lại Ribbon ban đầu của chương trình, trêntrang Customize the Ribbon → nút Reset → chọnvào Reset all customizations để lấy lại chế độ mặcđịnh của toàn bộ các Ribbon ban đầu hoặc Reset only selected Ribbon tab để lấy lại chế độ mặc địnhcủa Ribbon đang được lựa chọn

1.2.2 Tùy biến thanh công cụ Quick Access

Người dùng có thể them hoặc bớt các chức năngtrên thanh công cụ Quick Access cho phù hợp vớinhu cầu sử dụng

 Ribbon file → Option → chọn Quick Access

Toolbar ( hoặc chon Ribbon bất kì → chuột phải

→ chọn Quick Access Toolbar) → cách thêm cácchức năng tương tự như them các chức năng vàomột Ribbon

hoặc

 Bấm mũi tên bên phải thanh Quick Access →

Menu Customize Quick Access Toolbar xuất hiện

• Chọn hoặc bỏ các chức

năng theo ý muốn

(New, Open, Save,…)

• Thêm chức năng ta chọn More Commands → Chọn chức năng trong mục Choose Command From → Add…

• Chọn vào Show Below the Ribbon để làm thanhcông cụ xuất hiện phía dưới các Ribbon

1.2.3 Timeline

 Timeline là tính năng mới có từ phiên bản MP

2010 Timeline là một thanh ngang có điểm đầu thểhiện ngày bắt đầu dự án (start) và điểm kết thúc thểhiện ngày kết thúc dự án (finish) Timeline cũng

được dùng để trợ giúp người dùng quan sát các

khung nhìn được dể dàng thuận tiện

 Ở trạng thái mặc định, Timeline xuất hiện cùng

khung nhìn Gantt Chart Người dùng có thể ẩn

thanh Timeline để mở rộng màn hình:

• Ribbon View → nhóm Split View → bỏ chọn

Timeline

 Người dùng có thể đưa một hoặc nhiều công việctrên Timeline để biết được thời gian làm việc củacác công việc so với thời gian tổng thể của toàn dự

án hoặc để phục vụ các mục đích khác như báo

cáo thuyết trình:

• Chọn các công việc muốn đưa lên Timeline

• Ribbon Task → nhóm Properties → Add to

Timeline

1.2.4 Thay đổi định dạng test

MP cho phép thay đổi định dạng chữ cho toàn bộ hoặc một mục nào đó trong chương trình.

o Ribbon Format → Chọn Test Styles.

• Item to change: chọn các

mục muốn đổi font.

• Chọn kiểu chữ trong font,

chọn kiểu trong Font style,

cỡ chữ trong mục Size.

• Chọn vào Underline nếu

muốn gạch chân chữ.

• Chọn vào Strikethrough

nếu muốn gạch ngang chữ.

• Chọn màu trong mục Color.

• Chọn màu nền trong background Color, Background

pattern.

• Ok.

1.3 CÁC TRƯỜNG TRONG MICROSOFT PROJECT1.3.1 Chèn thêm một trường

Khác với cột trong Excel, mỗi cột trong MP là mộttrường dữ liệu Khi ta chèn vào cột, MP sẽ hiển thị mộtdanh sách các trường cho người dùng lựa chọn Cáchchèn:

 Chọn vị trí muốn chèn

 Ribbon Format → Insert Column

→ danh sách trường xuất hiện để

người dùng lựa chọn

1.3.2 Thay đổi trường và tiêu đề trường

 Chọn trường muốn thay đổi

 Ribbon Format → ColumnSettings (nhóm Columns)

→ Field Settings (hoặc chuột phải → Field Settings)

→ xuất hiện hộp thoại Field Settings

 Trong hộp thoại Field Settings:

• Nếu muốn thay đổi trường: Chọn lại trường mới trongField Name

• Nếu muốn thay đổi tiêu đề của trường: nhập tiêu đềmới vào mục Title.

• Chọn định dạng tiêu đề trong Align Title

• Chọn định dạng dữ liệu trong Align data

• Chọn bề trọng trường trong Width hoặc chọn Best Fit để bề rộng trường luôn chứ đủ nội dung

• OK

1.3.3 Thay đổi bề rộng cột (trường)

 Thay đổi bề rộng để chứa đủ thông tin dài nhất:

 Thay đổi bề rộng bằng cách kéo đường phân chia cột:

 Có thể di chuyển vị trí của một cột bằng cách chọnvào cột, rê chuột cho đến khi xuất hiện 4 mũi tênkéo đến vị trí mới

1.4 CÁC KHUNG NHÌN (VIEWS) TRONG

MICROSOFT PROJECT 2013

Microsoft Project xây dựng sẵn 27 khung nhìn trợgiúp người dùng lập và theo dõi dự án:

 Bar Rollup: khi dự án đã ở xa thời điểm hiện tại,

khung nhìn sẽ giúp người dùng công việc tổng bằngcách kéo phần đồ thị bên phải về thời gian dự án

thực hiện

 Calendar: khung nhìn lịch, thể hiện trong một ngày, một tuần hay mọt tháng có những công việc gì xảyra

 Descriptive Network Diagram: Khung nhìn sơ đồ

mạng với các thong tin chi tiết về quan hệ giữa cáccông việc, tiến trình thực hiện công việc

 Detail Gantt: khung nhìn sơ đồ ngang với các thôngtin chi tiết, thể hiện sự trược thời gian của các côngviệc so với kế hoạch.

 Gantt Chart: khung nhìn sơ đồ ngang, thường được

sử dụng nhiều nhất trong MP Được dùng để quansát công viêc, tạo nên lien kết giữa các công việc vàquan sát tiến triển công việc theo thời gian

 Gantt with Timeline: khung nhìn sơ đồ ngang (Gantt Chart) có thanh thời gian phía trên

 Levelling Gantt: sử dụng khi cân bằng tài nguyên, làkhung nhìn tập trung thể hiện các công việc bị trì

hoãn

 Milestone Rollup: khung nhìn trợ giúp quan sát cáccông việc mốc, tương tự như khung nhìn Bar Rollup, khung nhìn này rất hữu ích khi thời điểm thực hiện

dự án xa với thời điểm hiện tại

 Multiple Baselines Gantt: sơ đồ ngang với nhiềuBaseline khác nhau trên cùng một đồ thị với cácmàu khác nhau.

 Network Diagram: khung nhìn thể hiện quan hệ

giữa công việc hiện tại với công việc đi trước và

công việc phụ thuộc, có dạng gần giống sơ đồ

mạng Network Diagram

 Resource Allocation: khung nhìn thể hiện tài

nguyên quá tải

 Resource Form: khung nhìn thể hiện chi tiết một tàinguyên được sử dụng cho công việc nào, khối

lượng bao nhiêu

 Resource Graph: Biểu đồ tài nguyên dạng cột

 Resource Name Form: Một dạng biểu đồ tài

nguyên

 Resource sheet: khung nhìn khai báo thông tin về tàinguyên cho dự án.

 Resource Usage: khung nhìn thể hiện tài nguyên

được sử dụng cho công việc nào, khối lượng với thờigian cụ thể

 Task Details Form: khung nhìn thể hiện chi tiết cácthông tin về một công việc

 Task Entry: khung nhìn kết hợp Gantt Chart và Task Form

 Task Form: tương tự Task Details Form

 Task Name Form: Tương tự Task Form

 Task Sheet: khung nhìn thể hiện thông tin công việcdạng bảng Với khung nhìn này người dùng có thểkhai báo, hiệu chỉnh liên kết công việc, chỉ định tài

nguyên

 Task Usage: Khung nhìn thể hiện khối lượng các tàinguyên cần có cho một công việc.

 Team Planner: khung nhìn thể hiện tài nguyên

được sử dụng cho công việc nào, thời gian bao lâu; những công việc nào không sử dụng tài nguyên

dưới dạng lịch

 Timeline: thanh thời gian

 Tracking gantt: Khung nhìn có dạng tương tự

khung nhìn Gantt, được sử dụng để theo dõi tiến

trình thực hiện công việc so với kế hoạch

Các khung nhìn có thể được gọi đến bằngcách bấm các nút lệnh trên các Ribbon hoặc bấm

phải chuột vào tên khung nhìn trên màn hình và chọnkhung nhìn muốn hiển thị Tuy nhiên, theo cách này, người dùng có thể không tìm thấy khung nhìn mìnhmong muốn

Ta có thể thực hiện theo cách sau:

Ribbon file → Other Views →More Views → chọn tênvùng nhìn trong mục Views → Apply

 Người dùng cũng có thể tạo ra một khung nhìn đểthể hiện các thông tin chọn lọc tùy ý

 Hộp thoại More Views → New → Single View → OK

Trong hộp thoại View Definition nhập và lựa chọncách thể hiện khung nhìn mới:

 Nhập tên khung nhìn trong ô Name

 Chọn các hiển thị màn hình trên ô Screen

 Chọn bảng trong Table

 Chọn nhóm trong Group

 Lựa chon thông tin chọn lọc trong Filter

 Mặc định chương trình chọn sẵn vào ô Show in

menu, trên khung hình chỉ hiển thị các thông tin đã

được lọc Nếu muốn hiển thị tất cả các thông tin

trong bảng và đánh dấu vào các thông tin được lọc ta chọn them Highlight filter

Muốn hiển thị đồng thời hai khung nhìn:

• More Views → New → Combined View → OK

• Chọn khung nhìn cơ bản

trong Primary View

• Chọn khung nhìn chi tiết

trong Details Pane

• OK

 Người dùng cũng có thể hiển thị cùng lúc hai khungnhìn bằng cách chọn vào mục Details trên nhóm Split Views của Ribbon View

1.5 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CẬP NHẬT,

THEO DÕI DỰ ÁN VỚI MICROSOFT PROJECT

 Tạo một tập tin mới, và lưu các thông tin chung cho

1.6 TẠO MỘT TÂP TIN ( DỰ ÁN) MỚI VÀ QUẢN LÝ TẬP TIN BẰNG BACKSTAGE – RIBBON FILE

1.6.1 Tạo một dự án mới

Ribbon file → New

 Chọn Blank project để tạo một dự án hoàn toàn mới

 Chọn Reccent templates để chọn một dự án mẫu

1.6.2 Lưu và bảo mật dự án

 Để lưu một dự án, trên Ribbon file, người dùng chọnSave hoặc bấm vào biểu tượng trên thanh công cụQuick Access

 Để lưu dự án thành một file khác hoặc lưu một dự ánchưa được lưu lần nào, trên Ribbon file, người dùngchọn Save As Trong hộp thoại, nhập tên file trong mụcfile Name và chọn định dạng file trong mục Save As Type Chương trình cho phép người dùng lưu dự ándưới nhiều định dạng file khác nhau trong đó có cácđịnh dạng file của các phiên bản MP cũ hơn

Để lưu và bảo mật dự án, trong hộp thoại Save As, chọn Tools → General Options

 Trong mục Protection Password: nhập pass dùng để mởfile

 Trong mục Write Reservation password: nhập pass đểngười dùng có thể chỉnh sửa file nếu muốn

 Chọn vào mục Always create backup nếu người dùngmuốn tạo file backup File Backup có đuôi là bak sẽ nằmtrong cùng thư mục với file được lưu nhưng không chứanhững thay đổi gần nhất

 Chọn vào mục Read-only recommended nếu người

dùng muốn lưu file dưới dạng chỉ đọc được

 OK → xuất hiện hộp thoại Confirm Password ( Nếu

người dùng nhập đầy đủ 2 password gồm Protection

Password và Write Reservation password, thì hộp thoại

sẽ xuất hiện 2 lần để người dùng nhắc lại 2 password đãnhập)

Các hộp thoại Confirm Password

Nhập Password → OK

1.6.3 Mở file dự án có sẵn

 Ribbon file → Open → Chọn tệp muốn mở → Open

 Hoặc Ribbon file → Recent → chọn một trong các file trong danh sách Đây là danh sách các tệp được tạobởi chương trình trong thời gian gần nhất

1.6.4 Đóng file dự án

 Để đóng một file dự án đang kích hoạt, người dùng

có thể chọn Ribbon file → Close hoặc bấm vào

biểu tượng dấu “x” bên góc phỉa màn hình

 Chú ý: Có thể có 2 biểu tượng đóng: biểu tượng

phía trên sẽ đóng toàn bộ chương trình, biểu tượngphía dưới dùng để đóng file hiện hành

Biểu tượng đóng tệp bên góc phải màn hình

1.7 NHẬP CÁC THÔNG TIN CHUNG CHO TOÀN DỰ ÁN

Khi lập tiến đọ theo dõi quản lý dự án trong MP, chương trình cho phép người dùng lưu các thông tin quan trọng liên quan đến dự án như người quản lý, người lập dự án, công ty hay các ghi chú… Để nhậpcác thông tin này ta thực hiện, trên Back, mục Info → Project Information → Advanced Properties →

Summary → Nhập thông tin

 Điền thông tin vào trang Summary

 Người dùng có thể xem các thông tin tóm lược của

dự án ở các trang bên cạnh (General Statistics,…)

1.8 QUAN SÁT ĐỒNG THỜI 2 HAY NHIỀU DỰ ÁN

MP cho phép người dùng mở cùng lúc nhiều dự

án để quan sát hay quan sát nhiều cửa sổ khác nhaucho cùng một dự án

Để quan sát cùng lúc 2 hay nhiều cửa sổ, ta thựchiện:

 Ribbon View → New Window

 Chọn Arrange All để sắp xếp tất cả các dự án đangđược mở trên màng hình

 Tuy nhiên tại một số thời điểm chỉ có một file dự ánđược kích hoạt Để thay đổi của sổ đang kích hoạt,

ta chọn vài Switch Window và đánh dấu bằng cáchchọn cửa sổ muốn kích hoạt

 Người dùng có thể tắt cửa sổ đang kích hoạt bằngcách ấn vào Hide/ Unhide

1.9 BÀI TẬP VÍ DỤ 1

Tạo mới một dự án để lập tiến độ thi công móng công trình trong MP 2013 như sau:

 Tên công trình: Móng tòa nhà DISNA

 Người lập: Phạm Văn Chiến

 Người quản lý: Lê Hà

 Tên công ty: Công ty Xây dựng số 3

 Nhập ghi chú: Tiến độ này lập dựa theo tiến độ dựthầu

 Lưu dự án với tên là “vidu1”, trong thư mục “Duan” trên ổ D

 Lưu dự án bằng một file khác để có thể mở đượcbằng phiên bản MP 2007 tên là “Vidu12007”

 Xem đồng thời cả 2 file vừa tạo trên màn hình

Cách thực hiện:

 Ribbon file → Info → Project Information →

Advanced Properties → trang Summary → Nhậpthông tin

 Để lưu dự án: Ribbon file → Save (hoặc Ctrl + S)

→ Chọn ổ D → chọn thư mục “Duan” (nếu chưa cóthì tạo) → nhập “Vidu1” vào file Name → OK

 Để lưu dự án dưới định dạng MP 2007: Ribbon file

→ Save As → Chọn ổ đĩa và thư mục vừa tạo ở

bước trước → nhập file Name “Vidu12007” →

Chọn type “Microsoft Project 2007” trong mục Save

as type → OK

 Mở lại “Vidu1”: Ribbon file → Open → chọn đườngdẫn đến “Vidu1”.

 Trên Ribbon View → Arrance All (nhóm Window) → Tùy chỉnh

 Đóng file: kích chuột vào vị trí bất kì của file muốnđóng trên → Ribbon file → Close

HẾT CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2

THỜI GIAN VÀ LỊCH LÀM VIỆC CỦA DỰ ÁN

2.1 CÁC THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH VÀ THỜI GIAN

Ở trạng thái mặc định, trong MP 2013, mộttuần được khời đầu bằng thứ 2 (Monday) và một nămbắt đầu bằng tháng 1 (January) Ngày làm việc gồm

8h, mỗi tuần có 40h làm việc (5 ngày), và mỗi tháng

làm việc 20 ngày (4 tuần) Ngày làm việc bắt đầu từ

8h sáng (8:00 AM) và kết thúc lúc 5h chiều (5:00 PM)

Ta có thể đặt lại bằng cách: Ribbon file → Options

→Hộp thoại Project Options → Schedule:

 Week starts on: ngày bắt đầu làm việc trong tuần.

 Fiscal year starts on: tháng bắt đầu làm việc trong năm(tài chính)

 Hours per day: giờ làm việc trong ngày

 Hours per week: giờ làm việc trong tuần

 Days per month: ngày làm việc trong tháng

 Lưu ý: nếu dự án làm việc từ thứ 2 đến thứ 7, tức làmviệc 6 ngày, mỗi ngày 8h thì số giờ làm việc trong tuầnnên đặt đúng là 48h vì điều này ảnh hưởng tới việc

nhập thời gian thực hiện công việc