Chương 4 MS EXCEL 2010

Chương 4 MS EXCEL 2010 tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các lĩnh vực kinh...

H C VI N NGÂN HÀNG Ọ Ệ KHOA H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ Ệ Ố Ả

PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MS EXCEL 2010

Chương 4

Bài gi ng c a Khoa H th ng thông tin Qu n lý ả ủ ệ ố ả

Ch ươ ng 4 - PM b ng tính đi n t MS EXCEL2010 ả ệ ử 2 1/21/18

› Các đối tượng đồ họa trong excel

› Tùy chỉnh và nâng cao môi trường excel 2010

- Sổ tính và trang tính là gì?

1 - Các khái niệm cơ bản

3 1/21/18

Sổ tính có tên ngầm định là Book1, Book2 …

Trang tính có tên ngầm định là Sheet1, Sheet2 …

Các thành ph n giao di nầ ệ Mô tả

The Ribbon Ph n ch a các th , nhóm l nh, l nh th c thi các tác v khác nhauầ ứ ẻ ệ ệ ự ụ

The Formula Bar Ch a d li u c a m t ô (có th là công th c hay hàm)ứ ữ ệ ủ ộ ể ứ

The task pane Vùng xu t hi n khi s d ng m t s tính năng xác đ nh c a Excel (clipboard, recovery…)ấ ệ ử ụ ộ ố ị ủ

The status bar Là vùng hi n th m t s thông tin h u ích cho b n nh thanh trể ị ộ ố ữ ạ ư ượt phóng to/thu nh hay các ỏ

tr ng thái tùy ch nh.ạ ỉ

2 - Các thành phần giao diện trong Excel

Khu vực trang tính

Trang tính hiện thời

Các trang tính có cấu trúc giống nhau.

Mỗi trang tính đều:

- Có 16 384 cột: từ A đến XFD (Ctrl + ↑)

- Có 1 048 576 dòng: từ 1 đến 1 048 576 (Ctrl + →)

Khu vực Zoom trang tính

1/21/18

Thanh công thức: hiện nội dung ô hiện thời

Hủy bỏ nội dung vừa nhập

Lưu nội dung vừa nhập

Chèn hàm

2 - Các thành phần giao diện trong Excel

 Tab ribbon: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View,…

• Th ng c nh (Contextual tab) ẻ ữ ả

 Nhóm ribbon: Font, Alignment, Number, …

 Command: Paste, Conditional Formating, Format as table, Sort & Filter, …

1/21/18

Các th trên thanh Ribbon ẻ

Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông dụng nhất trong Excel như in ấn, lưu, tạo mới hay chia sẻ sổ tính.

Thẻ Home: Thực hiện các chức năng cơ bản như định dạng bảng, thêm/sửa style, thêm các định dạng căn bản

cho ô dữ liệu.

Các th trên thanh Ribbon ẻ

Thẻ Insert: Thêm các đối tượng vào trong sổ tính như bảng, biểu đồ, ký hiệu, các hình

minh họa, văn bản, liên kết, …

Thẻ Page Layout: Dùng để thiết lập trang tính, thay đổi bố cục, hướng của trang tính và các tùy chọn liên quan.

Các th trên thanh Ribbon ẻ

Thẻ Formulas: Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong Excel 2010 và được phân loại thành các nhóm

công thức.

Thẻ Data: Dùng để kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài và tải dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng

tính Excel.

Các th trên thanh Ribbon ẻ

Thẻ Review: Cho phép xem lại các trang tính Excel, cung cấp các công cụ như kiểm tra

chính tả, dịch,…

Thẻ View: Cho phép ẩn/hiện các đường ngăn cách (gridlines) các ô trong trang tính, cung cấp

các công cụ để hiển thị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel.

Các th trên thanh Ribbon ẻ

Thẻ Xuất hiện theo ngữ cảnh:

 Đây là các thẻ không xuất hiện mặc định trong Excel 2010, nó sẽ xuất hiện khi bạn chọn một đối tượng xác định như bảng, biểu đồ, các đối tượng đồ họa,…

 Tùy vào loại đối tượng bạn chọn thì các thẻ theo ngữ cảnh sẽ hiển thị tương ứng.

Ch ươ ng 4- PM b ng tính đi n t MS EXCEL2010 ả ệ ử 18 1/21/18

2.2 - Backstage View

Info: hiển thị các thông tin liên quan đến các thuộc tính của sổ tính và các công cụ tra soát thông

tin, bảo mật.

Recent: hiển thị thông tin về lịch sử mở file của Excel.

2.2 - Backstage View

New: Tạo mới một sổ tính từ các mẫu (template) có sẵn trong máy hoặc tải về online từ thư viện

của Microsoft.

Print: Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in ấn trang tính.

2.2 - Backstage View

Save & Send: Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng của các phiên bản, chia sẻ sổ tính

qua email hoặc SharePoint, xuất bản sổ tính lên server.

Help: Hiển thị thông tin liên quan đến trợ giúp trong Excel, các bản cập nhật cũng như thông tin

về bản quyền phần mềm.

2.2 - Backstage View

L u l i file đang s d ng ư ạ ử ụ (l u thành file m i n u ch a t n t i) ư ớ ế ư ồ ạ

L u l i file đang s d ng d ư ạ ử ụ ướ i tên m i, đ ớ ườ ng d n m i ẫ ớ

L u l i file d ư ạ ướ ị i đ nh d ng PDF ạ

M m t s tính đã t n t i ở ộ ổ ồ ạ

Đóng s tính hi n hành ổ ệ

Option: Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy chỉnh giao diện Excel.

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng

1/21/18

Dạng ban đầu

3.1 – Đ nh d ng ô tính, mi n ô tính ị ạ ề

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng

29 1/21/18

Dạng ban đầu Định dạng dữ liệu kiểu số Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ Định dạng dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm

Định dạng dữ liệu kiểu giờ/phút/giây

Định dạng dữ liệu kiểu % Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Aligment để thiết lập căn bám lề.

30 1/21/18

3.1- Định dạng ô tính/miền ô tính:

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Font để thiết lập phông chữ/cỡ chữ/kiểu chữ.

31 1/21/18

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Border để tạo khung viền xung quanh cho ô tính/miền ô tính

32 1/21/18

3.1 - Định dạng ô tính/miền ô tính:

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells:

- Chọn thẻ Fill để tô màu nền cho ô tính/miền ô tính đã chọn.

33 1/21/18

Loại bỏ màu nền (trở lại

nền màu trắng)

Chọn màu nền

Chọn kiểu nền

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Row Height để cân chỉnh độ cao dòng

34 1/21/18

Chú ý: có thể đưa chuột đến vạch ranh giới giữa 2 dòng để xuất hiện 

rồi nhấn rê chuột để nới lỏng/thu hẹp kích thước.



3.1 - Định dạng ô tính/miền ô tính:

35 1/21/18

 Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng

 Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Column Width để cân chỉnh

độ rộng cột

Chú ý: có thể đưa chuột đến vạch ranh giới giữa 2 cột để xuất hiện  rồi nhấn rê chuột để nới rộng/thu hẹp kích thước.



 Thi t l p vùng in trên trang tính: Ch n mi n ô tính ch a d li u c n in r i vào Page Layout- Print Area- Set ế ậ ọ ề ứ ữ ệ ầ ồ Print Area.

 Thi t l p trang in: nh n ch n Page Layout – Page Setup ế ậ ấ ọ

 Th Page: ẻ Th Page cho phép ng ẻ ườ i dùng thi t l p đi u h ế ậ ề ướ ng trang in (in d c hay in ngang), kh gi y in ọ ổ ấ

36 1/21/18

3.2 - Thi t l p trang in ế ậ

 Th Margin: ẻ cho phép thi t l p l trái, l ph i, l trên, l d ế ậ ề ề ả ề ề ướ i, kho ng cách t mép gi y đ n tiêu đ trang ả ừ ấ ế ề (Header) và chân trang (Footer).

37 1/21/18

 Th Header/Footer: ẻ T o tiêu đ và thi t l p tiêu đ và chân trang ạ ề ế ậ ề

38 1/21/18

3.2 - Thi t l p trang in ế ậ

 Th Sheet: ẻ Tùy ch n thi t l p tiêu đ in, vùng in và tùy ch n in ọ ế ậ ề ọ

39 1/21/18

40 1/21/18

Xem trước bản in

Số lượng bản in

Chọn máy in

Chọn trang in

 Ng ườ i dùng có th ch nh s a các Theme theo ý mu n b ng cách l a ch n t p h p màu s c, font ch và các hi u ng s ể ỉ ử ố ằ ự ọ ậ ợ ắ ữ ệ ứ ử

d ng trong Theme Sau đó ng ụ ườ i dùng có th l u l i Theme này b ng tên m i và s d ng l i cho s tính khác ể ư ạ ằ ớ ử ụ ạ ổ

1/21/18

Ch ươ ng 4 - PM b ng tính đi n t MS EXCEL2010 ả ệ ử 42 1/21/18

Ch n ô/mi n ô/c t/dòng/trang tính ọ ề ộ

 Chọn dòng/cột: nhấn tại ô chứa số hiệu dòng/số hiệu cột thì toàn bộ dòng/cột đó sẽ được chọn.

 Chọn miền ô: nhấn rê trên miền ô tính từ ô đầu

nằm ở góc trái trên đến ô cuối nằm ở góc phải

dưới, nếu các ô đó là liền kề nhau; hoặc nhấn

giữ phím CTRL rồi nhấn trên từng ô chọn ,

nếu các ô đó là không nằm liền kề nhau.

 Chọn toàn trang tính: nhấn vào ô nằm góc

trái trên trang tính tức ô là giao của cột và

dòng chứa số hiệu cột/dòng thì toàn bộ

trang tính sẽ được chọn.

43 1/21/18

 ← , ↑ , → , ↓ d ch chuy n 1 ô theo h ị ể ướ ng mũi tên

 Page Up d ch con tr lên 1 trang màn hình ị ỏ

 Page Down d ch chuy n xu ng 1 trang màn hình ị ể ố

 Ctrl + ↑ + ← v ô trái trên cùng (ô A1) ề

 Ctrl + ↑ + → v ô ph i trên cùng (ô IV1) ề ả

 Ctrl + ↓ + ← v ô trái d ề ướ i cùng (ô A65536).

 Ctrl + ↓ + → v ô ph i d ề ả ướ i cùng (ô IV65536).

44 1/21/18

Nh p/S a d li u ậ ử ữ ệ

 Nhập dữ liệu: nhấn chuột tại

ô tính cần nhập rồi nhập vào

nội dung dữ liệu Nếu độ dài

dữ liệu vượt quá độ rộng ô thì

nó tự động “lấn” sang ô bên

cạnh, còn nếu bạn muốn dữ liệu

tự động “bẻ gẵy” xuống dòng để

phù hợp với độ rộng ô thì nhấn

phải chuột, chọn Format

Alignment rồi chọn  Wrap text.

1/ Nhập đồng thời các ô cùng 1 nội dung dữ liệu: nhấn chọn các ô tính cần nhập, nhập vào nội dung dữ liệu rồi nhấn

đồng thời Ctrl + Enter

2/ Nhập nhanh một dãy số theo qui luật:

- Nhập 2 số liên tiếp của dãy vào 2 ô tính cạnh nhau

- Chọn 2 ô tính vừa nhập

- Đưa trỏ chuột đến góc phải dưới ô để xuất hiện dấu  (FillHand ) rồi nhấn rê chuột đến ô cuối cùng của dãy số.

3/ Nhập nhanh một dãy ngày tháng tăng dần:

- Nhập biểu thức ngày vào ô bất kỳ trong dãy.

- Chọn ô vừa nhập và nhấn rê chuột tại dấuFillHand đến ô cuối cùng của dãy.

1/21/18 46

4/ Tạo 1 dãy dữ liệu có qui luật và tự động điền khi cần:

- Nhập các giá trị của dãy dữ liệu vào các ô liền kề, rồi nhấn chọn dãy các ô đó Xong, nhấn Ctrl +C.

- Nhấn File, chọn , chọn Edit Custom Lists

1/21/18 47

Nh p nhanh d li u ậ ữ ệ

4/ Tạo 1 dãy dữ liệu có qui luật và tự động điền khi cần:

- Nhấn sẽ hiện dãy

trong khung List entries, xong

nhấn, , OK.

- Khi muốn điền dãy đã tạo

vào vị trí nào thì chỉ việc

nhập giá trị đầu tiên của dãy,

rồi nhấn rê tại Fillhand đến ô

cuối cùng của dãy

1/21/18 48

+

Xóa/Sao chép/Di chuy n d li u/trang tính ể ữ ệ

 Xóa ô tính: bôi đen dữ liệu, nhấn vào Home – Delete, chọn tiếp

Delete Cells

49 1/21/18

Các ô bên phải sẽ dồn sang trái, chiếm vị trí ô

 Xóa trang tính: đưa chuột đến tên trang tính cần xóa, nhấn chuột phải, chọn Delete

50 1/21/18

Xóa/Sao chép/Di chuy n d li u/trang tính ể ữ ệ

 Sao chép/di chuyển dữ liệu:

Chọn ô tính hoặc miền ô chứa dữ liệu cần sao chép/di chuyển

 Nhấn chuột phải, chọn Copy/Cut

 Nhấn vào ô tính sẽ sao chép/di chuyển sang

 Nhấn chuột phải, chọn Paste.

 Sao chép/di chuyển trang tính: nhấn giữ phím Ctrl/Shift rồi nhấn

rê chuột tới tên trang tính hiện thời sang vị trí mới, xong thả chuột.

51 1/21/18

Trang tính ban đầu

Trang tính sao chép

Nhấn giữCtrl

Nhấn giữ Shift

 B ng là c u trúc d li u g m các c t và các dòng li n k cho phép ng ả ấ ữ ệ ồ ộ ề ề ườ i dùng thi t l p các tùy ế ậ

ch n đ nh d ng đ làm cho d li u th ng nh t và chuyên nghi p ọ ị ạ ể ữ ệ ố ấ ệ

 B ng trong tranh tính Excel có th đ ả ể ượ c đ nh d ng, qu n lý và phân tích nh m t đ i t ị ạ ả ư ộ ố ượ ng riêng bi t ệ

 S d ng b ng giúp thao tác v i d li u d h n, đ ng th i cung c p các hàm chuyên s d ng ử ụ ả ớ ữ ệ ễ ơ ồ ờ ấ ử ụ cho b ng và các tùy ch n đ nh d ng b ng ả ọ ị ạ ả

 B ng ch a tiêu đ dòng và tiêu đ c t đ giúp ng ả ứ ề ề ộ ể ườ i dùng t ch c d li u d nhìn h n ổ ứ ữ ệ ễ ơ

1/21/18

4.1 - T o b ng ạ ả

 Đ t o b ng ch n th ể ạ ả ọ ẻ Insert -> Table -> Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Creat Table

 H p tho i Creat Table cho phép ng ộ ạ ườ i dùng ch n vùng d li u đ t o b ng và có tùy ch n ọ ữ ệ ể ạ ả ọ thêm tiêu đ cho b ng ề ả

1/21/18

 Đ truy c p th vi n ể ậ ư ệ Table Quick Style, ch n th ọ ẻ Home – Format as Table

54 1/21/18

4.2 – Đ nh d ng b ng ị ạ ả

 Khi nh n ch n b ng sẽ xu t hi n th ng c nh ấ ọ ả ấ ệ ẻ ữ ả Table Tool Design ch a ứ các công c đ thi t k b ng trong ụ ể ế ế ả trang tính

55 1/21/18

Properties Cho phép ng ườ i dùng thay đ i kích th ổ ướ ủ c c a b ng và ch nh s a tên b ng ả ỉ ử ả

Tools Cung c p cho ng ấ ườ i ng ườ i dùng các tùy ch nh đ t o PivotTables, lo i b d li u trùng l p và chuy n m t b ng thành d i các ỉ ể ạ ạ ỏ ữ ệ ặ ể ộ ả ả

ô tính.

External Table Data Cho phép ng ườ i dùng chia s d li u v i các ch ẻ ữ ệ ớ ươ ng trình bên ngoài cũng nh t đ ng c p nh t s tính v i d li u bên ư ự ộ ậ ậ ổ ớ ữ ệ

ngoài Ngoài ra ng ườ i dùng có th ng t liên k t v i ngu n d li u ngoài b ng ể ắ ế ớ ồ ữ ệ ả

Table Stye Options Có các tùy ch n nh : thêm/b dòng tiêu đ , dòng t ng k t, thêm/b đ nh d ng c t đ u tiên, c t cu i cùng, thêm/b t k ọ ư ỏ ề ổ ế ỏ ị ạ ộ ầ ộ ố ớ ẻ

khung các dòng, các c t ộ

Table Style Cung c p các đ nh d ng b ng đ ấ ị ạ ả ượ c thi t k s n ế ế ẵ

 S p x p: ắ ế S p x p là ph ắ ế ươ ng th c hi n th d li u đ ứ ể ị ữ ệ ượ c li t kê the th t xác đ nh D li u có th đ ệ ứ ự ị ữ ệ ể ượ ắ c s p

x p theo chi u tăng hay gi m ph thu c vào ki u d li u mà nó ch a D li u có th s p x p d a trên m t ế ề ả ụ ộ ể ữ ệ ứ ữ ệ ể ắ ế ự ộ

ho c nhi u đi u ki n ặ ề ề ệ

56 1/21/18

• Ý nghĩa: sau sắp xếp thì tạo ra các nhóm

dữ liệu.

• Cách th c hi n ự ệ : ch n mi n ọ ề CSDL (A2:I10), vào Data - Sort

58 1/21/18

Cột ưu tiên thứ nhất trong

Xếp từ trên xuống dưới

Xếp từ trái sang phải Phân biệt chữ hoa với chữ thường

Miền dữ liệu có chứa dòng tiêu đề Nếu nhấn chọn Options thì hiện tiếp hộp thoại Sort Options:

60 1/21/18

4.3 – S p x p và l c d li u ắ ế ọ ữ ệ

 L c d li u: ọ ữ ệ Là ph ươ ng th c hi n th d li u phù h p v i t p h p các tiêu chu n c th ứ ể ị ữ ệ ợ ớ ậ ợ ẩ ụ ể

 Tr ườ ng h p 1: L c t đ ng (AutoFilter) ợ ọ ự ộ - Excel h tr đi u ki n l c ỗ ợ ề ệ ọ

• B ướ c 1 : ch n mi n d li u c n l c (k c dòng tiêu đ ) ọ ề ữ ệ ầ ọ ể ả ề

• B ướ c 2 : vào menu Data - ch n ọ Filter

61 1/21/18

62 1/21/18

Ví dụ: Lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra

trong khoảng [50,100)

Nhấn chọn

mục Đĩa

chọn dữ liệu kiểu chuỗi

4.3 – S p x p và l c d li u ắ ế ọ ữ ệ

63 1/21/18

Ví dụ: lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra

trong khoảng [50,100)

Chọn và nhập cho biểu

thức điều kiện

64 1/21/18

Ví dụ: Lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra

trong khoảng [50,100)

Kết quả như sau:

4.3 – S p x p và l c d li u ắ ế ọ ữ ệ

 Tr ườ ng h p 2: L c nâng cao (Advance Filter) ợ ọ - đ ượ c dùng khi đi u ki n l c là ph c t p ề ệ ọ ứ ạ

 B ướ c 1: bi u di n vùng tiêu chu n mô t đi u ki n l c (cách th c gi ng nh bi u di n vùng tiêu chu n c a hàm ể ễ ẩ ả ề ệ ọ ứ ố ư ể ễ ẩ ủ

Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong

Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1

là lớn hơn 150 hoặc trong tháng 2 lớn hơn, bằng 200

66 1/21/18

4.3 – S p x p và l c d li u ắ ế ọ ữ ệ

 B ướ c 2 : th c hi n l c: ự ệ ọ

Data- Advanced

67 1/21/18

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu

Hiện KQ lọc

ra nơi khác

Miền CSDL

đã chọn

Vùng điều kiện Chọn miền hiện KQ

Chỉ hiện 1 bản ghi đại diện trong

số những bản ghi trùng lặp

 Đ i t ố ượ ng đ h a là các thành ph n hình nh mà ng ồ ọ ầ ả ườ i dùng có th chèn vào trong trang tính ể

 Picture: M t hình nh đ ộ ả ượ ư c l u tr trong b t kỳ đ nh d ng file đ h a nào ữ ấ ị ạ ồ ọ

• Screenshot: là nút l nh cho phép ng ệ ườ i dùng ch p màn hình giao di n c a các ch ụ ệ ủ ươ ng trình ng d ng hi n đang m ứ ụ ệ ở

 ClipArt: Là đ i t ố ượ ng hình vẽ đ n gi n, 2 chi u và có th thêm vào trong trang tính ơ ả ề ể

 Shape: Là các đ i t ố ượ ng hình h c đ n gi n mà ng ọ ơ ả ườ i dùng có th vẽ và k t h p l i đ t o thành đ i t ể ế ợ ạ ể ạ ố ượ ng đ h a ồ ọ

đ minh h a ể ọ

 Smart Art: Là công c đ h a Excel cung c p cho ng ụ ồ ọ ấ ườ i dùng đ bi u di n các quy trình công vi c ph c t p hay ể ể ễ ệ ứ ạ

mô ph ng s đ h th ng m ng m t cách nhanh chóng ỏ ơ ồ ệ ố ạ ộ

68 1/21/18