Nội dung trình bày trong chương 4 gồm: Khái niệm và thao tác cơ bản, lập và định dạng bảng tính, lập công thức và các hàm cơ bản, sắp xếp và trích lọc dữ liệu, in bảng tính, tạo biểu đồ trong Power Point với dữ liệu trên Excel. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1Tin học nhóm ngành Nông-Lâm-Ngư & Môi trường
Bộ môn HTTT -Khoa CNTT-Đại học Vinh-
Trang 2Chương 4:
Khai thác bảng tính điện tử
(MS Excel 2010)
Trang 5 Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính
nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft
Chức năng: giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử
lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel
Khái niệm và thao tác cơ bản
Trang 6 Khởi động MS Excel
Thao tác cơ bản
Trang 7Giao diện MS Excel
Trang 8 Giao diện phần Tab Menu, Ribbon, chế độ xem phóng
to thu nhỏ, tương tự trong MS Word
Các cột được đánh lần lượt từ trái sang phải theo bảng
chữ cái: A,B,C,D,
Các dòng được đánh số thứ tự từ trên xuống: 1,2,3
Khung làm việc nhập liệu là bảng các ô lưới
Mỗi ô là một Cell có địa chỉ là tọa độ cột và hàng gióng
vuông góc Ví dụ: J6
Mỗi Cell có thể chứa dữ liệu nhập vào hoặc công thức
tính toán (Hàm)
Một file Excel có thể chứa nhiều bảng tính: Sheet
Khái niệm cơ bản
Trang 9 Tạo mới tệp: File > New > Blank Workbook
Mở tệp có sẵn: File > Open > Chọn đường dẫn file
Lưu tệp: File > Save hoặc Save as
Đóng tệp: các cách sau
o Chọn File > Close (Save nếu cần thiêt)
o Nhấp chuột vào [x] trên cùng bên phải cửa sổ
o Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Thao tác với tệp bảng tính
Trang 11 Thiết lập Tiếng Việt trong Excel
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 12 Các loại địa chỉ 1 ô (1 Cell) trong Excel
o Địa chỉ tương đối:
<cột> <dòng>
(Sẽ thay đổi địa chỉ khi copy công thức tính toán)
o Địa chỉ tuyệt đối: $ <cột>$ <dòng>
(Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích giống như vùng nguồn)
o Địa chỉ hỗn hợp:
$<cột><dòng> (hoặc <cột>$<dòng>
(Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng)
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 13 Địa chỉ miền ô
o Dạng 1: [địa chỉ ô đầu] : [địa chỉ ô cuối]
(Nếu miền ô đó gồm các ô liền kề nhau)
VD: B2:D3
o Dạng 2: [địa chỉ ô đầu, , địa chỉ ô cuối]
(Nếu miền ô đó gồm các ô rời nhau)
Trang 14 Chọn Vùng ô: Nhấn rê trên miền ô tính từ ô đầu nằm
ở góc trái trên đến ô cuối nằm ở góc phải dưới, hoặc nhấn giữ phím CTRL rồi nhấn trên từng ô chọn (nếu các ô đó là không nằm liền kề nhau)
Chọn Dòng: Click chuột vào chỉ số dòng cần chọn ở
Trang 15 Nhập dữ liệu: Nhấp chuột vào ô cần nhập, ấn Enter
o Kiểu số
o Kiểu chuỗi
o Kiểu công thức
Sửa dữ liệu: Nhấp chuột vào ô, thay đổi dữ liệu, Enter
Xóa dữ liệu: Nhấp chuột vào ô, dùng phím Backspace
hoặc Delete để xóa dữ liệu, ấn Enter
Xóa thao tác vừa thực hiện: Ctrl+Z
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 16 Sao chép hoặc di chuyển một vùng cell
Trang 17 Xóa ô tính: Chọn vùng ô, click chuột phải, chọn delete
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Xóa cột chứa ô đang chọn
Trang 18 Định dạng dữ liệu cho cell
Trang 19 Định dạng dữ liệu cho cell
Trang 20 Căn bám lề cho dữ liệu: Alignment
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 21 Định dạng Font chữ: Home > Fomat > Fomat cells
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 22 Định dạng Font chữ: Home > Fomat > Fomat cells
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 23 Đánh số tự động
Nhập giá trị cho 1 ô > Tab Editing > Fill > Chọn
Series > Chọn fill theo hàng hoặc cột
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 24 Trộn ô (Cell)
Chọn các ô cần trộn > Home > Aligment >
Merge and Center
Thay đổi độ rộng của Cột: Chọn và kéo Rê chuột
đường gạch đứng giữa hai cột để thay đổi độ rộng cột bên trái
Thay đổi độ cao một Hàng: Kéo và rê chuột trên
đường gạch ngang giữa hai hàng để thay đổi chiều cao dòng bên trên
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 25 Tạo khung viền cho bảng tính
o Chọn ô, miền ô cần xử lý
o Chọn Home > Font > Format Cell > Border
o Chọn khung viền cần hiển thị
Các khái niệm, thao tác cơ bản
Trang 28 Đối với dữ liệu kiểu số
o Phép toán số học: + - * / ^ %
o Phép toán logic: AND, OR, NOT
o Phép toán quan hệ so sánh trả về True, False:
= , <> , < , <= , > , >=
o Mức ưu tiên (cùng mức sẽ thực hiện từ trái sang phải)
Lập công thức
Loại phép toán Mức ưu tiên
Dấu ngoặc đơn () 1 (Cao nhất) Lũy thừa (^) 2
Nhân (*) và chia (/) 3 Cộng (+) và trừ (-) 4 Quan hệ so sánh 5
Trang 29 Đối với dữ liệu kiểu chuỗi
Trang 30 Đưa con trỏ tới vị trí ô cần đặt kết quả của công thức
Gõ công thức :
o Bắt đầu công thức bằng dấu “=” hoặc dấu “+”
o Đánh công thức tính toán (giá trị tham chiếu của
các ô được thay bởi địa chỉ của các ô tương ứng)
o Nhấn Enter
Cách lập công thức
Trang 31 Công thức chỉ gồm các số và toán hạng
• Ví dụ: = (45 + 127)^2 / 76 - 0.3
Công thức gồm địa chỉ miền ô/tên miền:
• Ví dụ: = A5 * C5 - B6
hoặc = Ten1 + Ten2
Công thức vừa có địa chỉ ô, vừa có con số:
Trang 32 Sử dụng hàm: =Tên hàm(danh sách các đối số)
Tên hàm: Gõ trực tiếp hoặc chọn Formulas >
Insert Function > Chọn hàm
Danh sách đối số cách nhau bởi dấu ‘,’
Ví dụ: SUM
Sử dụng hàm trong Excel
Trang 33 Hàm toán học
Hàm logic
Hàm xử lý dữ liệu kiểu chuỗi
Hàm xử lý dữ liệu kiểu thời gian
Hàm tìm kiếm và tham chiếu
Các hàm thường dùng trong Excel
Trang 34 ABS(n): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số n
SQRT (n): cho giá trị căn bậc hai của n (n>0)
POWER(number, power): tính number mũ power
SUM (danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có
trong danh sách
AVERAGE(danh sách các trị): tính trung bình cộng
của các giá trị có trong danh sách
MAX(danh sách các trị): tìm giá trị lớn nhất của các
giá trị có trong danh sách
MIN(danh sách các trị): tìm giá trị nhỏ nhất của các
giá trị có trong danh sách
Các hàm toán học
Trang 35 IF(biểu thức logic, biểu thức1, biểu thức2): nếu biểu
thức logic là đúng thì hàm cho giá trị là <biểu thức 1>, ngược lại cho giá trị <biểu thức 2>
• <biểu thức1>, <biểu thức 2> có thể là hằng, trị ,
biểu thức, cũng có thể lại là một hàm IF khác
AND(điều kiện1, điều kiện 2, ): cho giá trị đúng khi
mọi điều kiện trong danh sách đều cho trị đúng
OR(điều kiện1, điều kiện 2, ): cho trị đúng khi có bất
kì một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng
NOT(điều kiện): cho kết quả ngược lại với điều kiện
Các hàm xử lý logic
Trang 36 COUNTA(danh sách các trị): Trả về số ô chứa dữ liệu
trong danh sách (kể cả dữ liệu lỗi và văn bản trống ‘’)
COUNT(danh sách các trị): Trả về số các ô chứa giá trị
số trong danh sách
RANK(x, danh sách): Xác định thứ hạng của giá trị x so
với các giá trị trong danh sách (thứ hạng xếp theo thứ
tự giảm dần) Giá trị x và danh sách phải là các giá trị
số
Các hàm thống kê cơ bản
Trang 37 SUMIF(vùng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn, vùng lấy tổng):
Cộng các ô trong vùng lấy tổng tương ứng với các ô thuộc vùng tiêu chuẩn thỏa mãn tiêu chuẩn đã cho, nếu không có vùng lấy tổng thì được lấy trong vùng tiêu chuẩn
COUNTIF(vùng cần đếm, tiêu chuẩn): Đếm số ô trong
vùng cần đếm thỏa mãn tiêu chuẩn
Các hàm thống kê cơ bản
Trang 38 LEN(Text): Trả về độ dài của chuỗi Text
LOWER(Text): Chuyển chuỗi Text thành chữ thường
UPPER(Text): Chuyển chuỗi Text thành chuỗi chữ hoa
PROPER(Text): Chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi Text
thành chữ hoa
VALUE(Text): Chuyển chuỗi có dạng số sang dạng số
TEXT(giá trị số, định dạng): Chuyển giá trị số thành
chuỗi theo định dạng đã định
MID(text, start_num, nums):Trả về chuỗi nums ký tự
trong text bắt đầu từ start_nam
Các hàm xử lý chuỗi
Trang 39 DAY(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị ngày của dữ liệu
MONTH(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị tháng của dữ liệu
YEAR(dữ liệu kiểu ngày): Trả về giá trị năm của dữ liệu
NOW(): Trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống
TODAY (): Trả về ngày hiện hành của hệ thống
Các hàm xử lý dữ liệu thời gian
Trang 40 VLOOKUP (x, bảng, STT cột cần lấy giá trị, cách dò)
Ý nghĩa: dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng Khi tìm
thấy thì chuyển sang cột tham chiếu để lấy trị trong ô
ở đó ứng với vị trí của x Bảng là một khối các ô và thường gồm nhiều hàng, nhiều cột Cột bên trái của bảng luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu Cột tham chiếu là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở đi), cột đầu tiên của bảng là cột 1
Trang 41 HLOOKUP(x, bảng, hàng tham chiếu, cách dò)
Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP giống
như hàm VLOOKUP, chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm
ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới
Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Trang 43 Trích lọc dữ liệu nhằm mục đích cho phép xem xét
hoặc lấy thông tin từ bảng dữ liệu mà thoả mãn các điều kiện nào đó
Trong Excel có hai phương pháp lọc
o Lọc nâng cao
Trích lọc dữ liệu
Trang 44 Chọn vùng dữ liệu cần lọc (bao gồm cả tiêu đề)
o Chọn Data > chọn Filter
Trích lọc dữ liệu tự động
Trang 45 Giao diện bảng dữ liệu với chức năng lọc
Trích lọc dữ liệu tự động
Trang 47 Tạo bảng phụ điều kiện lọc có tên tiêu đề cột trùng
với tên cột dữ liệu cần lọc
Chọn vùng bảng tính cần lọc
Chọn Tab Data > Chọn Advanced
Trích lọc dữ liệu nâng cao
Trang 48o Filter the list, in-place: kết quả nằm trên bảng lọc
o Copy to another location: Lọc và copy kết quả tới vùng khác
o List range: Địa chỉ vùng chứa các dữ liệu muốn lọc
o Criteria range: Địa chỉ của bảng phụ
o Copy to: Địa chỉ muốn đặt kết quả sau khi lọc
Trích lọc dữ liệu nâng cao
Trang 49 Sắp xếp dữ liệu
o Chọn cột dữ liệu cần sắp xếp
o Chọn Data > chọn Sort
Sắp xếp dữ liệu
Trang 51 Định dạng trang in
o Nhấn chọn miền ô chứa dữ liệu cần in
o Chọn Page Layout > Print Area > Set Print Area
In bảng tính
Trang 52 Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Page
In bảng tính
Trang 53 Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Margin
Khoảng
cách lề trái
Trang 54 Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Header/Footer
In bảng tính
Trang 55 Thiết lập trang in:
o Chọn Page Layout > Page Setup > chọn Sheet
Cách in
o Chọn File > Print >
o Sử dụng các tùy chọn
In bảng tính
Trang 57 Nhập bảng dữ liệu thống kê trên Excel
Chọn bảng dữ liệu
Chọn Tab Insert > Charts > Chọn loại biểu đồ phù hợp
Tạo biểu đồ với dữ liệu trên Excel
Trang 58 Cách 1: tạo biểu đồ bằng Excel rồi Copy vào Slide
Cách 2: tạo từ tùy chọn Power Point
o Chọn Insert > Illustrations > Chart
Trang 59 Máy tính là
Máy tính và tin học