CÁC PHƯƠNG THỨC đàm PHÁN TRONG KINH DOANH

Họp tại: trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội STT HỌ VÀ TÊN NGÀY/THÁN G NĂM SINH CÔNG VIỆC ĐÁNH GIÁ GHI CHÚ 1 Nguyễn Thị Thu Hằng Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán qua

BÀI TẬP THẢO LUẬN

CÁC PHƯƠNG THỨC TRONG ĐÀM

PHÁN KINH DOANH

GIẢNG VIÊN: TS NGUYỄN THỊ KIM CHI NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 2

Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2012

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KINH TẾ

BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM

Ngày 25 tháng 2 năm 2012 Nhóm: 2 Họp tại: trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội

STT HỌ VÀ TÊN NGÀY/THÁN

G NĂM SINH

CÔNG VIỆC ĐÁNH GIÁ GHI CHÚ

1 Nguyễn Thị

Thu Hằng

Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán qua điện thoại

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

2 Nguyễn Thu

Huyền

Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán trực tiếp

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

3 Nguyễn Thị

Luân

Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán trực tiếp

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

4 Nguyễn Thị

Ánh Ngọc

Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán qua điện tín

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

5 Nguyễn Minh

Nghĩa

Chuẩn bị bản word và ppt phần đàm phán qua điện thoại

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

6 Nguyễn Thị

Phượng

Chuẩn bị bản word và

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội

ppt phần đàm phán qua điện tín

dung được giao

7 Bùi Thị Bích

Thảo 31/05/1990

Phân chia công việc cho các thành viên

Tổng hợp

và chỉnh sửa lại bản word

và ppt

Hoàn thành tốt và đúng thời hạn nội dung được giao

Nhóm trưởng

NỘI DUNG

I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ?

II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH III KẾT LUẬN

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO

I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ?

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đàm phán là quá trình giao tiếp đi lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa

ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng

Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ

năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo

như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá Người đàm phám phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác

dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.”

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan

II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán qua điện tín, đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp

1 Đàm phán qua thư tín

Đàm phán qua thư tín là việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích

mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài

Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán, giữ được bí mật Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức thư điện tử để thay cho cách viết, giữ gìn truyền thống

Hình thức này thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán, tham khảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều nơi, gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người Thư từ, điện tín, fax là những văn bản

có tính pháp lý về thương mại Các bên quan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho mình Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng

cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác

Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài,

do đó dễ mất cơ hội kinh doanh Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax… Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai

Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề sau: bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài

2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học

Đàm phán qua điện thoại là phương thức đàm phán sử dụng điện thoại làm

phương tiện giao dịch Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ

thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến

Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Đây là phương thức rất phong phú về nội dung và hình thức, điển hình là đàm phán qua internet

Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng Một ưu điểm khác của hình thức này là nhanh chóng giúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời

cơ cần thiết, kịp thời

Tuy nhiên, hình thức đàm phán này lại tốn kém thường phải hạn chế về thời gian

Do vậy, các bên không thể trao đổi chi tiết Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao dịch miệng nên không có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ

Vì lý do đó, chỉ dùng điện thoại trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp,

sợ lỡ thời cơ Khi sử dụng phương thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác

* Các quy tắc cần lưu ý khi đàm phán qua điện thoại

Khác với các cách đàm phán thông thường, khi đàm phán bằng điện thoại cả hai bên thường không thể chuẩn bị sẵn một đề cương chi tiết các mục tiêu, danh sách các vấn đề thảo luận, cùng các văn bản nghiên cứu, cũng như đã tập hợp được tất cả những cán bộ trợ giúp cần thiết để tranh biện có sức thuyết phục Trong số những thứ kể trên, chỉ có mỗi danh sách các vấn đề cần thảo luận là có thể sử dụng được trong các cuộc thương lượng qua điện thoại

Khi một bên chủ động gọi điện thoại thì chắc chắn là đối phương không có sự chuẩn bị Vấn đề thường hay đặt ra nhiều nhất khi thương lượng qua điện thoại là: “Vấn

đề mà một hay hai bên đã quên nói là quan trọng đến đâu?”

Dưới đây là một số quy tắc và gợi ý để có thể đạt ưu thế trong cuộc thương lượng qua điện thoại

Cũng như đối với mọi cuộc thương lượng khác, thương lượng trên điện thoại cũng như vậy, bên nào chuẩn bị tốt hơn là bên đó chiếm ưu thế Dù ở bên gọi điện hay nhận điện thì việc luyện cho mình luôn luôn ở trạng thái sẵn sàng trong bất kỳ cuộc thương lượng nào, đặc biệt là thương lượng qua điện thoại là vô cùng cần thiết đối với người đàm phán

Trước khi gọi điện thoại, hãy chuẩn bị một danh sách các vấn đề thảo luận, một bản liệt kê những điểm cần trao đổi trong khi nói chuyện qua điện thoại Người đàm phán cần liệt kê theo thứ tự ưu tiên những vấn đề mà ta sẽ nói đến và nhớ không bỏ sót vấn đề nào

Người gọi đến sẽ là người tự giới thiệu mình là ai, đến từ đâu, lý do gọi điện trước Người nhận điện thoại hãy hỏi xem đích xác là anh muốn nói về vấn đề gì, và chỉ lắng nghe, ghi chép lại những điều anh ta nói

Trong khi đang đàm phán, cả hai bên phải đảm bảo việc sẵn sàng việc ghi chép

để tránh việc quên hay nhầm lẫn sau này Ngoài ra cả hai cũng phải cố gắng nắm mọi cơ

sở lập luận trong tay khi đang thực hiện cuộc gọi

Luôn tập trung hoàn toàn tư tưởng vào cuộc gọi và tránh rối trí cũng là một nguyên tắc quan trọng khi thực hiện đàm phán qua điện thoại

Nếu cần phải có những thông tin chính xác, hãy giữ mọi tài liệu tham khảo, thêm vào một chút chiếc máy hỗ trợ hoặc một chiếc máy tính bỏ túi trong tầm tay hoặc đảm bảo phải có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ phía sau

Đối với bên gọi đến, khi có sự cố xảy ra và cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?

Bên nhận điện thoại có thể dành ra 10 phút, một tiếng, một ngày hoặc lâu hơn để

có thể trả lời một cách rõ ràng đối với từng vấn đề được nêu ra trong cuộc gọi trước Như vậy, khi gọi lại, ta là người chủ động ngồi ở ghế lái Lúc này ta hiểu rõ mình định nói gì nhưng bên kia thì vẫn chưa có sự chuẩn bị đầy đủ để phản pháo lại

Người nhận cuộc gọi là người ít có sự chuẩn bị hơn người gọi, cho dù đó chỉ là một danh sách những vấn đề thảo luận để trong đầu vì vậy tuyệt đối không được quyết định trả lời mà không suy xét Nếu cần thiết, bên nhận buộc phải trì hoãn việc trả lời

Trước khi kết thúc cuộc đàm phán, bắt buộc phải tóm lược lại tất cả những gì đã được thỏa thuận và xác định trách nhiệm cho hành động tiếp theo

Cuối cùng, sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại

* Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, ta không thể không nhắc tới hình thức đàm phán qua Internet Đây là phương thức đàm phán sử dụng tin học, Internet, mạng xã hội làm phương tiện giao dịch Đàm phán qua internet là phương tiện truyền tin, nhận tin rất lý tưởng, cho phép đàm phán song phương, đa phương trên phạm

vi toàn cầu Ngoài ra, bằng phương thức này các bên có thể hiểu rõ, nắm được nhu cầu của nhau, không trong trạng thái bị động như điện thoại Tuy nhiên, chi phí của phương thức này lớn vì thế những nhà kinh doanh nhỏ không thể thực hiện được

3 Đàm phán trực tiếp

Đàm phán trực tiếp (đàm phán trực tiếp truyền thống) là sự gặp gỡ đối mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng

Ưu điểm của phương pháp đàm phán này là trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ,

vẻ mặt, điệu bộ… qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của

nhau bằng cách thức cụ thể.Tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên Thêm vào đó, phương thức này còn đẩy nhanh tốc độ giải quyết vấn đề và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt kết quả

Nhưng nó cùng đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác và khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống Do phương thức này đòi hỏi chịu chi phí cao về thời gian và tiền bạc, cho nên nó chỉ phù hợp cho đàm phán kí kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có thỏa thuận chi tiết

Với sự phát triển của công nghệ điện tử viễn thông như hiện nay, một số phương thức đàm phán trực tiếp kiểu mới đã ra đời, ví dụ như cầu truyền hình (đàm phán kiểu nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối diện nhau nhưng không bắt tay được nhau), hay điện thoại vô tuyến khi so sánh với gặp gỡ truyền thống thì đã có rất nhiều tiến bộ hơn hẳn Các phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành khá cao

III KẾT LUẬN

Mỗi loại đàm phán có những đặc điểm, cách thức thực hiện khác nhau Con người chúng ta phải tùy vào từng trường hợp hoàn cảnh để lựa chọn ra phương thức đàm phán phù hợp sao cho đạt được mục đich một cách hiệu quả nhất

Chẳng hạn như khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp trong kinh doanh

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO

GS.TS Hoàng Đức Thân, Giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh, NXB thống kê – 2006.

http://www.vnedoc.com/2010/10/ky-nang-am-phan-ebooks.html

http://forum.vietnamlearning.vn/showthread.php?1697-K%E1%BB%B9-N%C4%83ng-%C4%91%C3%A0m-Ph%C3%A1n