Kỹ năng LÀM VIỆC NHÓM

 Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt...  Kinh doanh là một nghề làm giàu, nhưng không một cá nhâ

LÀM VIỆC THEO NHÓM

I.VÌ SAO PHẢI LÀM VIỆC THEO NHÓM ? 1.Thực trạng đang tồn tại ở Việt Nam (2)

Đối với người Việt trẻ :

 Từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa

thực hiện nó theo đúng nghĩa

 Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc

theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều

bộ phận chuyên biệt

2 Vì sao phải làm việc theo nhóm ? (4)

 Trong thời đại ngày nay, khi KH- KThuật phát triển

như vũ bão, thì làm việc theo nhóm là một yêu cầu bức thiết khách quan để tăng năng suất và hiểu quả lao

động.

 Đơn giản vì lẽ “ nhân thập vô toàn ” – bất kể người

nào cũng có điểm mạnh, điểm yếu , không có ai là

hoàn hảo cả, vì vậy làm việc theo nhóm có thể bổ

sung, hỗ trở, hợp tác …Giữa các cá nhân tạo ra sức

mạnh.

 Thực tế không một cá nhân nào cho dù họ là những người tài giỏi đi chăng nữa thì cũng không thể gánh vác hết tất cả mọi

việc

 Kinh doanh là một nghề làm giàu, nhưng không một

cá nhân tài giỏi nào có thể trở nên giàu có nếu không có sự đóng góp lao động của nhiều người.

II LÀM VIỆC THEO NHÓM THẾ NÀO ? 1.Quá trình làm việc theo nhóm :

a.Tại lần họp đầu :

 Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng

hay,

phát biểu và đóng góp ý kiến.

 Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả

năng từng người dựa trên chuyên môn của họ

 Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự

tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

c Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc :

 Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi

thành viên.

 Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp

 Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú

và một số người dự bị

2.Thống nhất một quy chế làm việc :

Nên thống nhất một quy chế làm việc nhóm về :

 - Mục đích- mục tiêu cần đạt được

 - Cách thức, phương pháp trao đổi,liên lạc giữa các

thành viên trong nhóm ( đây là yếu tố vô cùng quan trọng để đi đến thành công của nhóm ).

 - Quy đinh thưởng phạt rõ ràng đối với KQ-HQ công việc được phân công.

 - Cách thức “ xử lý ” khi có xung đột trong nhóm.

 - Phương án dự phòng và xử lý linh hoạt khi gặp các tình huống phát sinh.

 - Luôn luôn lắng nghe và biết tôn trọng những ý tưởng , sáng kiến, ý kiến của người khác.

 - Không “ mặc định, chụp mũ ” quy kết , phản bác một cách vội vàng với những ý kiến khác mình.

 - Thấu hiểu năng lực, sở trường , sở đoạn , điểm mạnh,

điểm yếu của từng thành viên để phân công , giao việc hợp lý.

 - Quy định thời gian giới hạn cho mỗi công việc cụ thể của các thành viên.

 - Vai trò cá nhân của người trưởng nhóm hết sức quan

trọng thể hiên ở phần “ điều khiển ” bằng sự làm gương , bằng khả năng tập hợp , tổng hợp , phân tích, đánh giá, và bằng nghệ thuật động viên khích lệ các thành viên trong nhóm

3.Thấm nhuần các quy luật trong làm việc nhóm:

Quy luật về tầm quan trọng :

Một cá nhân không thể có sức mạnh bằng

nhóm.

Quy luật toàn cảnh :

Mục tiêu quan trong hơn nhiều vai trò.

Quy luật thách thức :

Trở ngại càng lớn thì yêu cầu có sức mạnh

tổng hợp.

Quy luật “tính hai mặt ” :

Không ai là người hoàn thiên cả.

Quy luật “chuỗi ” :

Sự đồng thuận , đoàn kết là sức mạnh.

Quy luật tương tác :

Chỉ một con sâu có thể làm hỏng cả nồi canh

Quy luật về niềm tin :

Niềm tin có thể soi sáng những góc khuất của mỗi tâm

hồn và nó có thể làm sáng lên những mạnh đời tăm tối.

Quy luật về tầm nhìn :

Giúp cho mọi thành viên có sự tự tin và phương hương hoạt

động

Quy luật chi phí :

Mọi cái đều có cái giá của nó

Quy luật ghi điểm :

Tạo ra sự điều chỉnh khi biết rõ vị trí của mình

Quy luật vị trí :

Có thứ bậc rõ ràng, tránh tình trạng cân bằng

Quy luật nhân dạng :

Xác định bạn chất của nhóm dựa vào những giá trị

chung

Quy luật giao tiếp :

Sự giao thoa , tác động lẫn nhau kích thích sự hoạt

động

Quy luật về sự lợi thế :

Sự chênh lệch giữa các yếu tố lãnh đạo của các

nhóm

4 Xây dựng một phong cách làm việc nhóm cho mọi thành viên :

 - Giao tiếp tốt, hòa hợp với mọi người , hòa đồng

 Biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác ,

khiêm tốn , vui vẻ

 - Nỗ lực thực sự, luôn đóng góp công sức cho từng

công việc cụ thể

 - Khẳng định khả năng của bản thân

 - Biết tự điều chỉnh bản thân dựa vào nhân thức

đúng về vai trò , trách nhiệm và quyền lợi cá nhân

với nhóm

 - Tìm ra lĩnh vực “ sợ trường ” của bạn

 - Quan niệm rõ ràng về thành công

 - Bạn thực sự giỏi về lĩnh vực nào ?

5.Khả năng giao tiếp trong việc phối hợp nhóm :

 Giao tiếp bằng văn bản :

Đòi hỏi phải chính xác , đơn giản, dễ hiệu về nội dung các tài liệu chuyển và nhận

 Giao tiếp ủng hộ :

Tạo ra các mối quan hệ , ủng hộ, khuyến khích và hợp tác

trong nhóm.

 Giao tiếp hướng dẫn :

Là những chỉ dẫn , những thông tin hoặc những tiêu chuẩn

để nhân viên dựa vào đó mà thực hiện.

 Giao tiếp tư vấn :

Đưa ra các lời khuyên nhân viên khi họ có vẫn đề về tư tưởng

về nhận thức , quan điểm , tính cách cá nhân, tinh thần thái độ làm việc giúp họ nhận ra vẫn đề và tự họ giải quyết

Các trường hợp trong giao tiếp nhóm :

+ Chấp nhận và vui vẻ thực hiện

+ Tự bảo vệ, phản hồi, phản biện, tranh luận , khiếu nại thắc mắc.

+ Không thừa nhận : phản kháng , chống đối và tắc trách lấy lệ

  6.Tám yêu cầu đối với mỗi cá nhân trong nhóm :

- Phân tích điểm mạnh điểm yếu của bạn.

- Khởi xướng ( ý tưởng – kinh doanh – mục tiêu – thời gian

thực hiện )

- Thực thi kế hoạch.

- Tận dụng những nguồn lực sẵn có

- Luôn có hệ thống hỗ trợ bên mình đó là : các thành viên

trong nhóm, đó là sự đoàn kết tạo ra sức mạnh.

giao lưu, làm việc cùng nhau.

 - Chọn một vài thành viên đã quen biết để “bắc cầu “ trong nhóm (Ban đầu trong nhóm có ít nhất 15% là

 - Tạo một trang web để các thành viên có thể chia

9.Tổ chức làm việc nhóm trong DN/ C.Ty: (7)

- Nhiều công việc hiện nay trong các DN/C.Ty một

cá nhân không thể làm được , mà phải đòi hỏi có sự tham gia của nhiều người ( nhóm ) Sự hợp tác chặt chẽ trong nhóm sẽ tạo ra sự thành công hơn hẳn

một cá nhân

- Sốố́ lượng thành viên một nhóm tùy thuộc yêu cầu

công việc nhưng tốt nhất thường từ 11- 15 thành viên.

- Cần tạo nhiều cơ hội để các thành viên giao lưu , gắn kết với nhau bằng các hoạt động bên ngoài công việc.

- Người trưởng nhóm phải là hạt nhân nối kết cả nhóm

“ đồng tâm – hiệp lực ”.

- Luôn tạo ra không khí thi đua giữa các thành viên ,

10 Một số khái niệm làm việc nhóm của người nhật :

- Biết chiều theo và tôn trọng quy định của nhóm.

- Sử dụng cách nói giảm ,nói tránh.

- Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng

- Luôn duy trì liên lạc với nhau.

11 Đánh giá kết quả làm việc của nhóm

- Chọn các tiêu chuẩn đánh giá.

- Đánh giá kết quả.

- Lãnh đạo : đánh giá hiệu quả của công tác lãnh đạo và việc

hỗ trợ , hướng dẫn nhóm.

- Tiểu nhóm : đánh giá KQ + HQ của các tiểu nhóm ( tổ).

- Đánh giá kết quả của mỗi thành viên nhóm.

III YẾU TỐ Q ĐỊNH THÀNH CÔNG CỦA NHÓM :

- Đoàn kết là yếu tố quyết định cho sự thành công của nhóm, cho dù các thành viên trong nhóm là

những người rất suất sắc nhưng nếu mất đoàn kết thì sẽ triệt tiêu sức mạnh của nhau

- Giữ gìn sự đoàn kết là nhiệm vụ chung của mọi

thành viên trong nhóm Song , vai trò của trưởng

nhóm là vô cùng quan trọng Đó là “hạt nhân” quy

tụ mọi khả năng để tạo ra sức mạnh chung Vì vậy người trưởng nhóm cũng cần có những tố chất , trình

độ và khả năng lãnh đạo nhất định

1 Tiêu chuẩn một trưởng nhóm tốt :(7)

 - Là hạt nhân có khả năng tập hợp ,thu hút và gắn kết các thành viên trong nhóm.

 - Xử trí “vấn đề” hay công việc chứ không phải bới móc cá nhân (con người ).

 - Tập trung vào những gì có thể làm được chứ không phải những “tảng đá chặn đường ”

 - Khuyễn khích , chia sẻ ,cảm thông chứ không phải đe dọa, quát nạt, đổ lỗi.

 - Biết thừa nhận lỗi lầm của mình trước khi xử lý nhân viên.

 - Biết tôn trọng , lắng nghe ý kiến của thành viên trước khi

ra quyết định.

 - Biết cách giải quyết “ vấn đề” đi đôi với việc xây dựng

được các mối quan hệ.

 Sở thích phân tích - định lượng.

 Sở thích tư duy trừu tượng

 Sở thích sáng tạo

 Sở thích tư vấn

 Sở thích quản lý con người

 Sở thích quản lý doanh nghiệp

 Sở thích thuyết giáo

3 các nguyên nhân của sự bất hợp tác :

- Yếu tố giảm bất mãn: Đa phần DN thường tập trung đầu tư vào yếu tố giảm bất mãn bao gồm: lương bổng đãi ngộ và điều kiện làm việc để giữ người giỏi, trong khi đây chỉ là "giảm bất mãn" chứ chưa chắc là

"hài lòng" Nếu muốn nhân viên giỏi hài lòng và ở lâu với mình, cần phải có 2 yếu tố khác nữa:

- Yếu tố tạo nguồn: bao gồm thu hút và tuyển dụng

- Yếu tố động viên: bao gồm khen thưởng, đào tạo, kèm cặp, tạo sức hút công việc và văn hóa DN

Động viên vật chất:

a Xem tiền lương, thưởng là tiền đầu tư:

- Ở góc độ tài chính kế toán, lương và thưởng là số

tiền DN phải chi ra để trả cho nhân viên nên được xem là chi phí Điều này không ai tranh cải được

- Nhưng khi DN xem tiền lương và thưởng chỉ đơn

thuần là chi phí, mà đã là chi phí thì DN luôn tìm mọi

cách để giảm Đồng lương thấp thì có lẽ chỉ có những

người có năng lực thấp mới chấp nhận làm việc, còn

những người có năng lực thì không ! hoặc nếu có chấp nhận làm việc chẳng qua cũng chỉ là sự tạm bợ, "mượn thuyền qua sông"

- … "Trong kinh doanh, mất người giỏi là chuyện

thường tình, nhưng đừng để mất người giỏi vì trả lương quá tệ !”

người chưa thật sự được coi là tài sản đặc biệt của DN

- Con người chỉ thật sự được xem là tài sản đặc biệt

của DN khi tiền lương phải được xem là tiền đầu tư, mà đã

là đầu tư, thì DN nào cũng cần phải nghĩ cách chọn những

dự án nào sinh lợi nhất. b Chính sách đãi ngộ:

-Trả lương cao hơn mức lương bình quân trên thị

trường

-Tạo cơ hội tham gia vào việc sở hữu DN

-Thưởng cho NV những cổ phiếu ưu đãi

- Trao phần thưởng quý giá theo định kỳ

- Trao phần thưởng bất ngờ cho những ý tưởng sáng

tạo

- Được chia lãi của công ty vào cuối năm

- Mua bảo hiểm cho nhân viên và gia đình

- Tạo nơi ăn, chốn ở, phương tiện đi lại cho NV

- Tạo thuận lợi cho các yêu cầu phúc lợi khác: hộ

khẩu, trường học, bệnh viện, du học cho con cái

họ…

Động viên tinh thần :

a Khen thưởng:

- Khen thưởng NV giỏi trước mọi người.

-Tin cậy giao những CV đặc biệt đúng khả năng cao của họ

làm cho họ thích thú và kiêu hãnh.

- Cho phép họ xây dựng lịch làm việc linh hoạt.

- Chú ý quan tâm đến sở trường và sở thích cá

nhân của họ.

b Xây dựng những giá trị cốt lõi - nhân bản

trong VHDN

- Tôn trọng con người - lấy con người làm gốc.

- Tổ chức học tập thường xuyên liên tục.

- Đối xử chân thành và tin cậy nhân viên

- Công bằng và trách nhiệm

- Không ích kỷ và đố kị

-Biết học hỏi, yêu mến người giỏi

-Biết khao khát, tìm kiếm người giỏi

Xây dựng VHDN : chú ý đến 4 điểm sau:

- Tinh thần hợp tác đồng đội

- Lấy khách hàng làm trọng tâm

- Đối xử bình đẳng với NV

- Động viên khích lệ và sáng tạo

Chúc các bạn thành công !