Tin văn phòng - Tran Manh Tuan TLU Bai 5

Thêm các trường ¢ Them ngày tháng hiện tại: — Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường — Vào ribbon Design > chon Date & Time — Chon dinh dang thoi gian/ngay thang ¢ Thêm số thứ tự

TIN VAN PHONG

IN AN VA TRON TAI LIEU

TS Tran Manh Tuan

Bo mon Hé thong thong tin, Khoa CNTT Truong dai hoc Thuy Loi

Website: https://sites.google.com/site/tranmanhtuantlu/

Dién thoai: 0983668841; Email: tuan_ tm@tlu.edu.vn

NOI DUNG

° In an

¢ Tron tai liéu

IN AN TAI LIEU

> Quy trinh dé in an

> Tinh nang Page Setup

> Tiéu dé dau, tiéu dé cudi trang

> Chèn số trang tự động

> Xem tài liệu trước khi in

> In tài liệu

IN ẤN - Thiết lập trang in

¢ Mo hop thoai Page Setup:

— Vao ribbon Page Layout > An vao biểu

tượng góc bên phải phần Page Setup

¢ Thiét lap trang in:

Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

— Chọn một định dạng tiêu đê đầu

Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

Thêm các trường

¢ Them ngày tháng hiện tại:

— Ấn chọn Header hay Footer cần thêm trường

— Vào ribbon Design > chon Date & Time

— Chon dinh dang thoi gian/ngay thang

¢ Thêm số thứ tự trang:

— Vào ribbon Insert> chon Page Number

XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN

¢ Vao File @ Print:

— Bén phai sé nhin thay trang in hién thi

Printer Properties

New

Settings Save & Send

"| Print One Sided

L Only print on one side of the page EEI _— ¬

2 1,23 1,23 Portrait Orientation Letter

Bai giảng tin văn phòng

TIN HOC VAN PHONG

ra Print All Pages

| Ei Print the entire document

Print Selection Only print the selected content

In trang hién thoi

Print Current Page

Only print the current page

List of styles used in document AutoText Entries

List of AutoText available Key Assignments List of customized shortcut keys

@+ Only Print Odd Pages

(6)— Only Print Even Pages

In cac trang le

In cdc trang chan

« 1.Chọn máy in

Add * ’ Flip pages on long edge

Soạn mẫu tài liệu trộn

Chèn các trường tin lên tài liệu

Thực hiện trộn

Thanh cong cu Mail Merge

TRON TAI LIEU

Muc dich

° Tạo nhiêu file văn bản giông nhau chỉ

khác một vài thông tin

Các kiểu trộn tài liệu

¢ Email

¢ Nhan

¢ Phong bi

TRON TAI LIEU

Quy trình trộn tài liệu

1 Thiết lập file văn bản gốc trên word

2 Kết nối văn bản gốc với file dữ liệu trên

excel

3 Chèn dữ liệu vào văn bản

4 Sửa đổi format và căn chỉnh font chữ

5, Kiểm tra hoàn thiện trộn

TRON TAI LIEU Thiết lập file văn bản gốc

¢ Tao 1 file văn bản mới

¢ Vao ribbon Mailings

¢ An vao Start Mail Merge dé chọn loại

văn bản cân trộn

- Letter: Viét thu

° Email Message: Gui thw

¢ Enverlopes: Bi thu

- Labels: Nhãn

TRON TAI uEU

Lựa chọn dữ liệu kết nỗi =

¢ Kich vao Select Recipients, chon các |

lwa chon sau:

— Type New List: Nhap thông tin bằng tay

— Use Existing List: Chon file dé liéu có sẵn

— Select From Outlook Contacts: lay thông tin từ

Outlook

¢ Chinh sva lai danh sách dữ liệu

¢ Chon Edit Recipient List

TRON TAI LIEU Sửa dữ liệu kết nồi

Checkbox: Chọn những dòng dữ liệu cần trộn

Sort: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự

Filter: Lọc dữ liệu theo điều kiện mong muôn

Find duplication: Tìm những dòng dữ liệu bị trùng

Find recipient: Tìm thông tin cụ thê

This is the list of recipients that will be used in your merge Use the options below to add to or change your list Use the checkboxes to add or remove recipients from the merge When your list is ready, click OK

TRON TAI LIEU

Đưa các trường thông tin lên van ban

- Tạo mẫu văn bản cân trộn

° _ Chọn các trường thông tin hiễn thị: vào ribbon Mailings

> Insert Merge Field

¢ Chinh svra font chi, kich thuéc cho phù hợp

TRON TAI LIEU

Thém diéu kién hién thi

© Dé hiễn thị nội dung khi có điều kiện từ dữ liệu đầu vào

¢ Chon ribbon Mailings

Next Record ff

Set Bookmark

Skip Record ff

TRON TAI LIEU

Xem văn bản trước khi hoàn thiện

e Su dung mii tén dé xem cac van bản khác sinh ra

#3] Find Recipient

3 Auto Check for Errors

Preview Results

TRON TAI LIEU

Thực hiện tron

| a - es

¿3 Edit Individual Documents

¢ Vao ribbon Mailings

¢ Edit Individual Documents: Tao ra file van ban moi

¢ Print Documents: Thwc hiện In

- _ Send Email Messages: Cho phép gửi mail (dùng cho trộn đề

gửi email)

TRON BI THU’

— Evelope size: lwa chon kich c& From top:

— Delivery address: chon font cht va From lft From top:

vị trí địa chỉ người nhận

— Return address: chọn font chữ va

vị trí địa chỉ người gửi

Vi du

Cho mẫu Thông báo như sau

BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ Mẫu số 01-A

= (Ban hanh theo QD sé: 01/2010QD-BTC)

THONG BAO TIEN PHI DICH VU THANG

Ban Quan Ly Toa Nha SUEM Viét Nam Dich vu khach hang (Customer Services): 04.3245332

An ninh (Security) 24/7: 092.343.466 Quý khách hàng vui lòng đóng tiền đúng hạn theo tổng số tiền đưới đây:

Khách hàng Ting Căn | Diéntich | Thang | Phidich vu | Thanh tien

SITL TênKH | Tang | Can Điện tích | Tháng thu | Phí dịch vụ | Thanh tiền `

2 _| Tran Bình Minh 6 02 —- 96 02/2016 3.500 336.000 |

3 | Hoàng Hữu Thắng 7 03 102 02/2016 | 3.500 357.000 |

Hãy trộn tài liệu đề nhận được 3 Thông báo

cho 3 chủ hộ trên.

THUC HANH CAC NOI DUNG DA HOC