Tin văn phòng - Tran Manh Tuan TLU Bai 2 3

Tin văn phòng - Tran Manh Tuan TLU Bai 2 3 tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất c...

TIN VĂN PHÒNG

SOẠN THẢO CƠ BẢN

VỚI WORD

TS Trần Mạnh Tuấn

Bộ môn Hệ thống thông tin, Khoa CNTT

Trường đại học Thủy Lợi

Nội dung chính

 Giới thiệu phần mềm soạn thảo Microsoft Word

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

 Thao tác trên khối văn bản

 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

 Thiết lập Bullets và Numbering

 Thiết lập Tab

 Tạo và quản lý các Style

 Tìm kiếm và thay thế văn bản

1 Giới thiệu Microsoft Word

 Phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến

 Ra đời tháng 11/1983, chạy trên hệ điều hành

MS-DOS

 Các phiên bản :

 Word for Windows (1989), phiên bản đầu tiên trên Windows

 Word for Windows 2.0 (1991)

 Word 6 for Windows (1993)

 Word 95, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003

 Word 2007, từ đây định dạng văn bản là .docx

 Word 2010

Các tính năng chính của Word

› Soạn thảo văn bản

› Hiệu ứng về phông chữ, màu sắc

› Chèn hình ảnh, bảng biểu, âm thanh, video

› Kiểm tra chính tả, ngữ pháp

› Hỗ trợ xử lý văn bản thô (.txt) hay tài liệu online

› Tự động lập chỉ mục, mục lục

Khởi động Word

› kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word

trên màn hình hay thanh tác vụ

› kích chọn Start → Apps → Microsoft Office

→ Microsoft Word 2010

› mở một tệp văn bản (Word) đã soạn thảo

Màn hình soạn thảo của Word

2 Các thao tác soạn thảo cơ bản

› Lưu văn bản : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ;

trên thanh công cụ nhanh

File → Save as File → New ; Ctrl+N File → Open ; Ctrl+O

hoặc nhấn nút Save

› Lưu văn bản với tên khác :

› Tạo văn bản mới :

› Mở một văn bản đã có :

› Đóng văn bản đang mở : File → Close ; nút Close ;

File → Exit hoặc Alt+F4

› Sử dụng bộ gõ tiếng Việt

› Sử dụng các phím tắt giúp tăng tốc độ soạn thảo

Các thao tác soạn thảo cơ bản

› Home/End : đưa con trỏ về đầu/cuối dòng

› Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu/cuối văn bản

› PageUp/PageDown : chuyển đến trang màn hình phía trước/sau

› Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến trang văn bản phía trước/sau

› Caps Lock : thay đổi kiểu gõ chữ hoa và chữ thường

› Delete/Backspace : xóa ký tự đứng kề sau/trước con trỏ

› Ctrl+Shift+ +: bật/tắt chế độ nhập chỉ số trên, ví dụ x2

› Ctrl+= : bật/tắt chế độ nhập chỉ số dưới, ví dụ x2

3 Thao tác trên khối văn bản

› Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản

dùng Shift hoặc di chuột để đánh dấu

› Sao chép Ctrl+C , cắt Ctrl+X , dán Ctrl+V , xoá khối văn bản

› Sử dụng chức năng Undo Ctrl+Z /Redo Ctrl+Y

4 Thiết lập Tab và Indent

› Hiển thị Ruler : hoặc chọn ribbon View → Ruler nhấn biểu tượng View Ruler

› Thiết lập Indent : Left, Hanging, First Line

› Thiết lập Tab

• dịch chuyển con trỏ theo từng bước nhảy

• tạo văn bản hiển thị dưới dạng cột

• chỉnh sửa tab : kích đúp chuột vào tab để mở hộp thoại Tabs

• thay đổi vị trí tab : kích chuột vào tab, giữ và di chuyển tab

• xoá tab : kích chuột, giữ và kéo tab ra khỏi thanh ruler

4 Thiết lập Tab và Indent

› Các loại Tab:

Left Tab: Tab trái, dùng để sắp xếp nội dung bắt đầu từ vị trí

đặt dấu Tab và canh theo lề bên trái

đặt dấu Tab và canh đều theo hai bên trái và phải của Tab

Tab và canh theo lề bên phải

hàng với nhau

Đây là một Tab đặc biệt, nó dùng để đặt một đường kẻ dọc

› Tab stop position : vị trí đặt tab

› Alignment : chọn kiểu căn lề

› Leader : chọn kí tự chèn

› Set : ghi nhận tab vừa thiết lập

› Clear : xóa tab đang được chọn

› Clear All : xóa toàn bộ các tab

VÍ DỤ 1

Soạn thảo đoạn văn bản dưới đây:

5 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

› Định dạng kiểu chữ : in đậm Ctrl+B , in nghiêng Ctrl+I , gạch dưới Ctrl+U

Định dạng đoạn văn bản

› Mỗi dấu xuống dòng Enter tạo thành một đoạn văn bản

› 2 cách gõ phím Enter khác :

› Để định dạng đoạn văn bản, đặt con trỏ vào đoạn đó :

• mở hộp thoại Paragraph bằng phím tắt Alt+O+P

• dùng các tùy chọn ở Home → Paragraph

• căn lề : Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J

• tạo khung viền và nền : Alt+O+B để mở hộp thoại Borders

and Shading

Hộp thoại Paragraph

› Alignment : chọn kiểu căn lề

› Indentation : thiết lập khoảng cách

từ mép lề đoạn so với lề trang

› Special : độ thụt dòng của dòng đầu tiên hoặc các dòng từ thứ 2 trở đi

› Spacing : xác định khoảng cách với các đoạn trước và sau nó

› Line spacing : chọn độ giãn dòng

VÍ DỤ 2

Gõ và định dạng đoạn văn bản sau:

• kích vào biểu tượng Numbering

• hoặc mở hộp thoại : Alt+O+N

• dùng Multilevel List : kích vào biểu tượng

7 Tìm kiếm và thay thế văn bản

› Chức năng cho phép sửa đổi dữ liệu hàng loạt

› Mở hộp thoại Find and Replace

• vào ribbon Home → Editing, chọn Advanced Find hoặc

Replace, ấn More >> để thêm nhiều lựa chọn

• tìm kiếm Ctrl+F, thay thế Ctrl+H

8 Style và mục lục

Là những tính năng quan trọng trong soạn thảo

văn bản chuyên nghiệp

› Style : quy định sẵn thông tin (font chữ, kích

cỡ .) để có thể dùng sau này

› Dùng cho paragraph, character, table, list

› Mở hộp thoại Styles : Alt+Ctrl+Shift+S

› Sử dụng :

• đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần làm việc

• chọn style có sẵn trên ribbon Home → Styles

• hoặc tạo style mới : biểu tượng New Style

Tạo mới hoặc gán style cho mẫu đã định dạng

› Name : đặt tên cho style

› Formatting hoặc Format :

chọn các định dạng

› Thay đổi style vừa tạo :

kích chuột phải vào tên

style, ấn nút Modify

› Automatically update :

mọi thay đổi trên một

đoạn sẽ diễn ra với các

đoạn khác có chung style

(thay đổi luôn style)

Kết hợp Style và Numbering để tạo chỉ mục

› Tạo style cho từng mức

› Kích vào biểu tượng

Multilevel List , chọn

Define New Multilevel List

› Tạo mới Multilevel List kết

hợp với các style đã tạo

VÍ DỤ 3