BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thành tích thực hiện công vi

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

I TỔNG QUAN VỀ PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM 3

3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin 7

4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc 19

5 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc 10

6 Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung 11

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 14

III XÂY DỰNG BẢNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH 16

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, môi trường cạnh tranh kinh doanh ngày càng trở lên gay gắt và phức tạp, Quản trị nhân lực đã và đang trở lên hết sức quan trọng trong

sự phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Lý luận và thực tiễn cho thấy, nguồn lực con người là một nguồn lực cốt lõi, sáng tạo giá trị cho tổ chức, cho khách hàng, tạo lập vị thế cạnh tranh bền vững cho tổ chức khi tổ chức đó biết gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng, cũng như biết cách khai thác, vận dụng các yếu tố con người vào việc hoàn thành mục tiêu của mình Trong các nội dung của quản trị nhận lực thì phân tích công việc được coi là một công cụ quan trọng nhất Phân tích công việc là cơ sở cho vấn đề tuyển dụng và bố trí nhân viên phù hợp Phân tích công việc giúp tổ chức có được hướng giải quyết đúng đắn trong vấn đề liên quan tới quản trị nhân lực như: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thành tích thực hiện công việc, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, trả công lao động,…

Nhằm nâng cao hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên sâu của quản trị nhân lực, đặc biệt là để hiểu sâu hơn về quá trình phân tích công việc trên cả lý thuyết và thực tế, chúng em xin chọn mảng đề tài Phân tích công việc và Thiết lập tiêu chuản đánh giá thành tích của Chuyên viên thư viện tại Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum để thực hiện bài thực hành môn học Quản trị nhân lực Hy vọng với bài thực hành này chúng em sẽ bổ sung được thêm kiến thức về phân tích công việc Dù đã có sự cố gắng nhưng chắc chắn bài thực hành của chúng em vẫn còn nhiều thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự góp ý của cô để những bài viết sau của nhóm được hoàn thiện hơn

I TỔNG QUAN VỀ PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển

Ngày 14 tháng 2 năm 2007, Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum chính thức được thành lập và trở thành thành viên thứ 7 của Đại học Đà Nẵng Trong những ngày đầu mới thành lập, Phân hiệu phải đối diện với nhiều khó khăn, thách thức Cơ sở vật chất chủ yếu là các căn nhà cũ bao gồm: Cơ sở 1, nhận bàn giao từ Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Kon Tum; Cơ sở 2, nhận bàn giao từ trường trung học nội trú tỉnh Kon Tum Nhìn chung cả 2 cơ sở đều đã xuống cấp nặng nề, cần kịp thời sửa chữa, cải tạo và xây dựng bổ sung mới có thể đáp ứng nhu cầu giảng dạy trước mắt Đặc biệt là đội ngũ nhân lực ban đầu rất mỏng với 3 giảng viên và 3 nhân viên văn phòng

Tháng 9 năm 2007, Ban tuyển sinh Đại học Đà Nẵng đã tiến hành tuyển sinh và tổ chức Lễ khai giảng khóa đầu tiên với gần 300 sinh viên hệ Chính quy, 100 sinh viên

cử tuyển và hơn 100 sinh viên hệ VLVH cho các lớp Quản trị Kinh doanh, Tài chính-Ngân hàng, Kinh tế phát triển, Sư phạm Toán, Sư phạm Tiểu học và Điện kỹ thuật Cũng trong năm học 2007- 2008, Phân hiệu đã tuyển dụng thêm cán bộ quản lý và giảng viên, nâng số lượng CBGV của nhà trường lên 25 người trong đó 10 giảng viên trẻ, tốt nghiệp loại khá, giỏi từ các trường thành viên của Đại học Đà Nẵng

Năm học 2008 – 2009, Phân hiệu đã mở thêm một số ngành đào tạo như Công nghệ thông tin, Kinh tế xây dựng và quản lý dự án, Quản trị kinh doanh du lịch, dịch vụ và khách sạn, Kế toán Số lượng sinh viên các hệ của Phân hiệu lên đến 1500 sinh viên,

và đội ngũ CBGV là 32 người Trong năm học này, Đại học Đà Nẵng cũng đã tuyển sinh lớp cao học đầu tiên với gần 50 học viên đặt tại Phân hiệu Về cơ cấu tổ chức, Phòng CTHSSV, Tổ thư viện và Tổ giảng viên được thành lập như là các đơn vị độc lập trực thuộc Phân hiệu

Năm học 2009 – 2010, Phân hiệu mở thêm một số ngành đào tạo đáp ứng nhu cầu nhân lực của tỉnh Kon Tum như ngành Luật (Đại học và Trung cấp hệ VLVH), Nông học (Đại học hệ VLVH), Anh văn bằng 2 Về nhân sự, Phân hiệu đã được ĐHĐN bổ sung một Phó Giám đốc

Năm học 2010 – 2011, hoạt động Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế của Phân hiệu bắt đầu khởi sắc Trong thời gian này, Phân hiệu đã cử 3 giảng viên trẻ sang

Đài Loan và 2 giảng viên sang Pháp học chương trình thạc sĩ Phân hiệu cũng đã ký kết hợp tác với một số trường đại học lớn ở Châu Á như Đại học Bình Đông, Đại học Minh Tân (Đài Loan) Nhóm nghiên cứu khoa học của Phân hiệu cũng tiến hành triển khai một số đề tài NCKH cấp cơ sở và cấp tỉnh Tháng 12 năm 2010, Phân hiệu đã tổ chức Hội nghị Khoa học đầu tiên với sự tham dự của Ban Chỉ đạo Tây nguyên, lãnh đạo Đại học Đà Nẵng, và các nhà khoa học

Trong năm học 2011-2012, Phân hiệu rất may mắn nhận được sự tài trợ của các doanh nghiệp để xây dựng bổ sung cơ sở vật chất, đó là công trình khu nội trú sinh viên do BIDV tài trợ, và nhà đa năng do Lienvietpostbank tài trợ (chèn hình ảnh) Đặc biệt buổi lễ khởi công xây dựng 2 công trình này đã được tổ chức rất long trọng với sự tham dự của Phó thủ tướng, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Nguyễn Thiện Nhân, đại diện Lãnh đạo Ban chỉ đạo Tây nguyên, Lãnh đạo 2 ngân hàng BIDV và Lienvietpostbank, Lãnh đạo tỉnh Kon Tum, lãnh đạo Đại học Đà Nẵng cũng như các

sở, ban ngành đóng chân trên địa bàn tỉnh Kon Tum, Gia lai, Đăk Lăk về tham dự Đây là một trong những sự kiện lớn mà Phân hiệu rất vinh dự được tổ chức sau chỉ mới 2 năm thành lập

Năm học 2011 – 2012, Phân hiệu đã tổ chức phát bằng tốt nghiệp cho gần 300 sinh viên các hệ, đây là khóa đầu tiên của Phân hiệu ra trường và gia nhập vào đội ngũ lao động của xã hội Trong năm học này, Đại học Đà Nẵng cũng đã cho xây dựng một sân bóng đá mini nhân tạo tại khu ký túc xá của Phân hiệu, nhờ vậy các hoạt động, phong trào thể dục thể thao của cán bộ, sinh viên Phân hiệu ngày càng sôi nỗi hơn

Số lượng sinh viên các hệ của Phân hiệu năm học này ổn định ở mức 2000 sinh viên, đội ngũ CBGV tăng lên đến 60 người, trong đó số giảng viên đi học sau đại học tại nước ngoài là 17 người Về hợp tác quốc tế, Phân hiệu đã ký kết với Trường đại học U-bon Thái Lan trong hợp tác đào tạo; tiếp nhận 10 sinh viên Lào sang học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh và Tài chính- Ngân hàng Tổ giảng viên được chia thành 2 tổ là Tổ Kinh tế và Tổ khoa học cơ bản

2 Sứ mệnh, tầm nhìn

 Sứ mệnh: Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum là cơ sở đào tạo đại học đa ngành, đa cấp, đa lĩnh vực; đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu

khoa học và chuyển giao những kết quả nghiên cứu vào thực tiễn, phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên, Nam Lào và Đông Bắc Campuchia

 Tầm nhìn: Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum sẽ trở thành một cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu, tư vấn và chuyển giao kết quả nghiên cứu có uy tín, đạt chuẩn và sánh ngang với các trường đại học khác ở khu vực Tây Nguyên và trong

cả nước

 Giá trị:

 Trung thực, có đạo đức nghề nghiệp về chất lượng đào tạo

 Không ngừng đổi mới nâng cao kĩ năng chuyên môn của đội ngũ giảng viên

 Khuyến khích nghiên cứu khoa học và chuyển giao nghiên cứu cho các doanh nghiệp, hỗ trợ cho các doanh nghiệp ở địa phương về kiến thức chuyên môn

 Đoàn kết, nhất trí, coi trọng và thực hiện hợp tác cùng phát triển với các đại học thành viên của Đại học Đà Nẵng, các cơ quan đoàn thể, các trường và cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn

3 Sơ đồ tổ chức của Trường

4 Cơ cấu tổ chức tổ Thư viện

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức tổ thư viện

II KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THỰC TẾ

1 Xác định mục đích phân tích

Trước tiên, mục đích phân tích công việc này là để thực hành bài Quản trị nhân lực

và làm quen với quá trình Phân tích công việc trên thực tế Từ đó hệ thống cơ bản kiến Thức và kĩ năng đã được học để tiến hành phân tích công việc

3 Chuyên viên

1 Tổ trưởng

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum

Tiến hành phân tích công việc: Tìm hiểu chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Cụ thể: cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực hiện công việc từ đó làm cơ sở xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

2 Xác định công việc cần phân tích

Tên công việc: Chuyên viên thư viện

Số người thực hiện công việc: 1 người

Người đang đảm nhận công việc: Cô Trương Thị Ngọc Lan

Cụ thể hơn:

+ Tìm hiểu công việc mà chuyên viên thư viện làm

+ Tiếp cận người đảm nhận vị trí hiện tại cần phân tích

+ Xây dựng bảng câu hỏi cho người giữ vị trí cần phân tích

+ Gửi, nhận kết quả và tiến hành xử lý thông tin,làm bài phân tích công việc

3 Giải trình cách thức lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin

 Có nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc như: sử dụng bảng hỏi, quan sát-trao đổi, phỏng vấn, hội thảo chuyên gia, sử dụng văn bản sẵn có Tuy nhiên, dựa vào bản chất công việc cần phân tích ( chuyên viên), điều kiện tiến hành phân tích công việc, và mức độ hiểu biết về công việc thì chúng tôi lựa chọn 2 phương pháp chính sau:

- Thu thập tài liệu trực tiếp tại trường

- Phương pháp phỏng vấn: thu thập trực tiếp thông tin về các hoạt động và các mối liên hệ quan trọng trong phân tích công việc

 Cách thức thiết kế bản hỏi phỏng vấn Chuyên viên thư viện

- Lập bản câu hỏi phỏng vấn

- Tiến hành phỏng vấn

- Xử lý thông tin

- Đưa thông tin đã xử lý vào bảng phân tích công việc

 Xây dựng bản hỏi: Trong thời gian tìm hiểu vị trí chuyên viên thư viện và tiếp cận người giữ vị trí tại trường Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum – cô Trương

Thị Ngọc Lan, chúng tôi đã lập bản câu hỏi phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn cô.

Bản câu hỏi phỏng vấn:

BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Ngày tháng năm 2017

Tên: ……… Chức danh: ………

Bộ phận: ………

Nội dung phỏng vấn:

Mục đích chính công việc của cô là gì?

………

……… Nhiệm vụ chính của cô trong trường là gì?

………

……… Ngoài những nhiêm vụ trên cô còn nhiệm vụ khác nào không?

………

………

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình cô có liên hệ với phòng, ban,đơn vị nào trong và ngoài trường không?

………

………

Cô có thể nói rõ hơn về nhiệm vụ của một chuyên viên thư viện?

………

………

Cô có quyền hạn như thế nào trong công việc?

………

……… Cần phải có trình độ học vấn, kinh nghiệm như thế nào để thực hiện công việc?

……… Theo cô một chuyên viên thư viện cần có những kĩ năng nào cần thiết?

………

……… Theo cô một chuyên viên thư viện cần có những phẩm chất đạo đức nào cần thiết?

………

……… Chúng tôi cảm ơn sự hợp tác của cô, những thông tin cô cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng để chúng tôi hoàn thiện kết quả phân tích công việc tại Trường tốt hơn

4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc

 Kế hoạch cụ thể

- Tuần thứ nhất:

 Tìm hiểu nội dung yêu cầu của bài thực hành

 Xác định công việc cần phân tích

 Mục đích chính của việc phân tích công việc

- Tuần thứ hai:

+ Tới thư viện trường giới thiệu, trình bày lý do, mục đích bài thực hành và nhờ sự giúp đỡ của mọi người để hoàn thành tốt bài thực hành

+ Làm quen, quan sát công việc của các nhân viên tổ thư viện

+ Xác định vị trí, công việc của chuyên viên thư viện

- Tuần thứ ba:

+ Tiếp cận người giữ chức vị trí chuyên viên thư viện

+ Phỏng vấn cô Trương Thị Ngọc Lan – Chuyên viên thư viện

+ Chọn lọc, xử lý thông tin và đưa vào bảng phân tích

+ Phác thảo sơ bộ kết quả phân tích công việc

- Tuần thứ tư:

+ Gửi kết quả Phân tích công việc tới cô Trương Thị Ngọc Lan và xin ý kiến nhận xét của cô

+ Thu thập thêm một số thông tin bổ sung

+ Hoàn thiện kết quả phân tích công việc, và hoàn thành bài thực hành “ Phân tích công việc chuyên viên thư viện ở trường Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum”

5 Thu thập và xác minh thông tin phân tích công việc

a Tài liệu có liên quan đến công việc cần phân tích

 Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:

- Thư viện trường có chức năng sau đây:

 Thư viện giúp Giám đốc về công tác Thư viện và thông tin khoa học, bao gồm công tác tổ chức, quản lý Thư viện và phục vụ bạn đọc

 Quản lý công tác thông tin – Thư viện phục vụ công tác Đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường

 Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động của Thư viện, thống kê, báo cáo kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường

- Thư viện trường có những nhiệm vụ sau đây:

 Tổ chức quản lý và phát triển dịch vụ thông tin – tư liệu trong Thư viện nhằm phục

vụ có hiệu quả nhu cầu đọc, tham khảo, nghiên cứu của cán bộ công chức và sinh viên trong Phân hiệu;

 Xây dựng kế hoạch bổ sung sách và giáo trình (Mua, tiếp nhận, trao đổi, bổ sung các loại tài liệu mới, tài liệu điện tử trên Internet…) thuộc các ngành chuyên môn

và các ngành có liên quan của Phân hiệu nhằm phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học;

 Có kế hoạch hiện đại hóa Thư viện từng bước, tăng cường khả năng lưu trữ, tổ chức quản lý chặt chẽ tài nguyên sách theo quy chế của Thư viện;

 Tổ chức quản lý lưu trữ, bảo quản các kho sách, tư liệu thông tin theo đúng quy định và phục vụ tham khảo những kết quả các công trình nghiên cứu (Luận án Tiến

sĩ, đề tài cấp Trường, cấp Nhà nước, cấp Bộ và các dự án của Cán bộ và sinh viên trong Phân hiệu);

 Xây dựng thư mục, sắp xếp có khoa học và gọn gàng ngăn nắp Tổ chức phòng mượn, phòng đọc thuận tiện cho cán bộ, sinh viên và bạn đọc trong và ngoài trường đọc để nghiên cứu và tham khảo tài liệu;

 Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động Thư viện

 Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc nghỉ ngơi:

- Điều kiện làm việc tốt, mọi người giúp đỡ nhau nhiệt tình trong công việc, trang thiết bị và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc

- Chế độ làm việc, nghỉ ngơi:

Chế độ làm việc của Trường là 8h/ ngày, từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần Trong đó:

+ Sáng từ 7h – 11h

+ Chiều từ 1h – 17h

b Phác thảo kết quả Phân tích công việc

- Số bản phỏng vấn: 1

- Đối tượng điều tra: 1 chuyên viên thư viện

- Chất lượng bản phỏng vấn: đủ thông tin trả lời

- Thông tin thu được: Tìm hiểu được trình độ, chuyên môn gắn liền với mục đích, nhiệm vụ của chuyên viên thư viện

Sau khi thu thập, sàng lọc thông tin dựa trên những tài liệu có sẵn và các thông tin có thêm, chúng tôi phác thảo kết quả phân tích công việc theo 2 bản: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc

6 Kiểm chứng, lấy ý kiến và thu thập thông tin bổ sung

Sau khi hoàn thành 2 bản phục vụ cho bài phân tích công việc, chúng tôi đã đưa 2 bản này cho cô Trương Thị Ngọc Lan - người trực tiếp giữ vị trí chuyên viên thư viện Sau quá trình kiểm chứng, lấy ý kiến và hoàn thành 2 bản hoàn chỉnh, chúng tôi đã có thêm sự bổ sung nhất thiết vào bài, để bài thực hành của mình được hoàn thiện hơn