báo cáo thực tập ở bộ môn

bao cáo thực tập×thực tập quản trị văn phòng×báo cáo thực tập quản trị văn phòng×báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ×báo cáo thực tập ở công ty xây dựng×mẫu báo cáo thực tập chế biến món ăn× Từ khóa báo cáo thực tập chế biến món ănkết luận báo cáo thực tập ô tômẫu báo cáo thực tập ô tôbáo cáo thực tập ở trạm y tếbáo cáo thực tập ở trường mầm nonbao cao thuc tap can bo ky thuat xay dungbao cao thuc tap o to

PHỤ LỤC 2

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Ý nghĩa của chuyến thực tập 1

2 Thời gian thực tập 1

PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG 1 2

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ 2

THÔNG TIN 2

1.1 Lịch sử hình thành 2

1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2

CHƯƠNG 2 4

BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ MÔN 4

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4

2.1 Những công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập 4

2.1.1 Vệ sinh nơi làm việc 4

2.1.2 Soạn thảo văn bản 5

Soạn thảo văn bản là một công việc phải trải qua nhiều giai đoạn, văn bản phải được đảm bảo cả về nội dung lẫn hình thức 5

2.1.3 Lưu trữ văn bản 6

Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị pháp lý Chính vì thế, tất cả các cơ quan, tổ chức được thành lập thì công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức 6

2.1.4 Sử dụng con dấu 7

2.1.5 Trình ký văn bản 8

2.1.6 Đăng ký văn bản 9

a Đăng ký văn bản đi 9

b Đăng ký văn bản đến 10

2.1.7 Sử dụng trang thiết bị văn phòng 12

a Máy photocopy 12

b Máy in 13

c Máy scan 14

d Máy tính 15

e Sử dụng điện thoại 16

2.2 Những công việc đã quan sát trong quá trình thực tập 17

2.2.1 Giao tiếp với sinh viên 17

2.2.2 Họp Bộ môn 18

2.2.3 Chấm công 19

CHƯƠNG 3 21

THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 21

3.1 Thuận lợi 21

3.2 Khó khăn 22

PHẦN KẾT LUẬN 23

1 Nhận xét ưu khuyết điểm của bản thân sinh viên thực tập 23

2 Đề xuất chương trình học 23

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Ý nghĩa của chuyến thực tập

Thực tập nhận thức là một trong những hình thức học tập, trải nghiệm thực tếvới môi trường làm việc – tiếp cận với nghề nghiệp mà em đã chọn khi bước chân vàongưỡng cửa đại học Và cũng chính là cơ hội giúp em trong việc tự giác và chủ độngtìm kiếm cơ quan để thực tập, học hỏi các thầy cô trong việc xử lý và thực hiện côngviệc để đạt được hiệu quả cao nhất

Khi chúng em được trang bị một số nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên vănphòng: Nghiệp vụ văn phòng, lễ tân văn phòng, kỹ thuật dựng và ban hành văn bản,thực hành soạn thảo văn bản,… thì chúng em có thể thử sức mình với công việc vănphòng

Được sự chấp thuận của Bộ môn Công nghệ Thông tin em đã có chuyến thựctập 04 tuần, đúng theo thời gian quy định Ở đây, em đã nhận được rất nhiều điều bổích và ý nghĩa Thầy luôn giúp đỡ, hỗ trợ và hướng dẫn tận tình trong các công việc:

sử dụng trang thiết bị văn phòng, trình ký văn bản,… giúp em có thể tự tin hơn, khôngcòn lúng túng, rụt rè hay lo sợ gì cả

Qua quá trình áp dụng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, chúng

em có thể tự đánh giá bản thân mình, nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu vàcần trang bị thêm những kỹ năng gì để công việc được hoàn thiện, đạt hiệu quả cao

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN1.1 Lịch sử hình thành

Căn cứ Quyết định số 209/QĐ-ĐHTV ngày 30/10/2006 của Trường Đại học TràVinh về việc thành lập Bộ môn Công nghệ Thông tin thuộc Khoa Kỹ thuật và Công nghệ

- Xây dựng và hoàn thiện nội dung, chương trình, biên soạn giáo trình, tài liệutham khảo liên quan đến chuyên ngành đào tạo và môn học được Khoa và Trườnggiao.

- Nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, tổ chức các hoạt động học thuậtnhằm nâng cao chất lượng đào tạo

- Tiến hành nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và cung ứng các dịch

vụ khoa học và công nghệ theo kế hoạch của Trường và Khoa giao; chủ động phối hợpvới các cơ sở đào tạo, tổ chứckhoa học và công nghệ, sản xuất kinh doanh, dịch vụnhằm gắn đào tạo, nghiên cứu khoa học với hoạt động sản xuất và đời sống xã hội, bổsung nguồn tài chính cho trường

- Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học của Bộ môn; tham gia đào tạo,bồi dưỡng đội ngũ cán bộ thuộc chuyên ngành

- Chủ trì việc đào tạo chuyên ngành cho một số chuyên ngành; chủ trì việc đàotạo các chuyên ngành sau đại học

- Quản lý nhân sự và cơ sở vật chất, thiết bị của Bộ môn

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

GIẢNG VIÊN

TRƯỞNG BỘ MÔN

P TRƯỞNG BỘ MÔN

P TRƯỞNG BỘ MÔN

CHƯƠNG 2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ MÔN

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN2.1 Những công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập

2.1.1 Vệ sinh nơi làm việc

Hầu hết các văn phòng làm việc đều quan tâm đến việc vệ sinh để làm sạchkhông gian văn phòng Một môi trường trong lành, sạch sẽ giúp cho nhân viên thoảimái, tạo sự hứng thú trong làm việc

Trong quá trình thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, vào đầu giờ mỗi buổithực tập em đến sớm khoảng 15 phút và mượn chìa khóa của Thầy mở cửa để dọn vệsinh Văn phòng Bộ môn Em quét dọn bàn làm việc của giảng viên và quét sàn Em cấtdụng cụ vào đúng vị trí sau khi vệ sinh xong Ngoài ra, khi Bộ môn có cuộc họp emdọn vệ sinh, sắp xếp bàn ghế khoảng 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu

Qua việc dọn vệ sinh đầu buổi, em nhận thấy rằng: Công việc của chúng ta sẽ đạthiệu quả cao khi làm việc trong một không gian sạch và không khí trong lành Vệ sinhvăn phòng là việc em chủ động làm, không đợi thầy cô trong Bộ môn phân công haynhắc nhở

Hình 2.1 Vệ sinh văn phòng Bộ môn

2.1.2 Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một công việc phải trải qua nhiều giai đoạn, văn bản phảiđược đảm bảo cả về nội dung lẫn hình thức

Khi thực tập ở Bộ môn Công nghệ Thông tin em được soạn thảo rất nhiều loạivăn bản: Thông báo, Kế hoạch, Lịch phân công giảng viên,…và em nhận được sự hỗtrợ từ Thầy Thiện Khi Thầy Thiện giao cho em soạn thảo văn bản thì Thầy sẽ ghi vàogiấy những nội dung chính cần thể hiện, nơi nhận và người ký văn bản Sau đó, emtiến hành soạn thảo Trong quá trình soạn thảo, em nhập nội dung trước và sau đóchỉnh thể thức văn bản theo Thông tư số 01 mà em đã được học ở môn Kỹ thuật xâydựng và ban hành văn bản Khi văn bản được hoàn thành, em gửi thư điện tử để Thầykiểm tra (nếu Thầy yêu cầu)

Trong tuần đầu, em chưa nắm vững các căn cứ cần phải thể hiện trong văn bảnnên còn nhờ sự hỗ trợ từ Thầy Những tuần tiếp theo, em luôn cố gắng chú ý và tìmhiểu từng loại văn bản cần phải có những căn cứ nào để em có thể soạn thảo văn bảnmột cách nhanh nhất và hoàn thiện nhất

Thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được soạn thảo văn bản nhiềulần giúp cho em rèn luyện được kỹ năng đánh máy và cách trình bày văn bản chuẩn hơn

Hình 2.2.Thực hành soạn thảo văn bản

Qua đó, em rút ra được một số bài học đối với việc soạn thảo văn bản: thể thức

và kỹ thuật trong văn bản phải đúng với quy định, cách diễn đạt lời văn cần phải mạchlạc, rõ ràng, chặt chẽ và thông tin được thể hiện trong văn bản phải đầy đủ và chínhxác Ngoài ra, chính tả là một trong những phần rất quan trọng trong văn bản

2.1.3 Lưu trữ văn bản

Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn

và phát huy giá trị pháp lý Chính vì thế, tất cả các cơ quan, tổ chức được thành lập thì công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Hầu hết các văn bản đến từ: Trường, Khoa,…và các văn bản đi của Bộ môn, saukhi đăng ký và xử lý, Thầy giao cho em lưu trữ văn bản Trước khi lưu trữ văn bản, emsắp xếp, phân loại văn bản Sau đó, em bấm lổ theo thước đo cỡ giấy A4 và đến tủ lưutrữ văn bản để lấy sơ mi còng đúng tên loại và tiến hành lưu văn bản

Hình 2.3 Sơ mi còng dùng để lưu văn bản

Ngoài ra, em còn Được lưu một số văn bản cá nhân của các giảng viên trong

Bộ môn Đặc biệt là các văn bản đó không cần phải đăng ký vào sổ

Do chưa quen với công việc ở tuần đầu nên em còn lúng túng khi tìm kiếm sơ

mi còng để lưu trữ (số lượng sơ mi còng nhiều) Hằng ngày, em đều được lưu văn bảnnên thao tác thực hiện càng nhuần nhuyễn và có hiệu quả hơn

Em nhận thấy được việc lưu trữ văn bản là rất quan trọng và cần thiết đối vớicác đơn vị, tổ chức Qua đây, em học được tuần tự thực hiện sắp xếp, phân loại khi lưutrữ văn bản

2.1.4 Sử dụng con dấu

Trên thực tế, bên cạnh chữ ký của người đại diện theo pháp luật cho cơ quan, tổchức, con dấu cũng được coi là chữ ký Chữ ký và con dấu luôn đi đôi với nhau tạonên hiệu lực của văn bản

Hình 2.4 Con dấu tên tại Bộ môn Công nghệ Thông tin

Sử dụng con dấu tên ở Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được thực hiện rấtthường xuyên Sau khi văn bản đã được hoàn chỉnh và in ra, Thầy giao cho em chuyểnđến Trưởng Bộ môn để ký Khi trình ký xong, em đến tủ đựng con dấu và lấy con dấutên của Trưởng Bộ môn, sau đó tiến hành đóng dấu Khi đóng dấu tên thì em sẽ đóng ởphía dưới chữ ký, không đóng lên chữ ký, có đôi lúc em đóng dấu tên hướng lên từ tráisang phải

Qua việc đóng dấu em rất mất nhiều thời gian vì do lần đầu tiếp cận và phảicanh chỉnh khi đóng dấu tên để không bị sát hoặc chèn lên chữ ký Những lần đầu tiên

khi đóng dấu tên, em đóng hơi mờ nên phải dùng viết đỏ đồ lại Việc đóng dấu giúp

em rèn luyện được tính kiên nhẫn và cố gắng canh chỉnh khi đóng để được văn bảnhoàn chỉnh và có thẩm mỹ

Hình 2.5 Thực hiện đóng dấu tên lên văn bản

ký cho em Em cảm ơn và chào cô Có một số văn bản (lịch ôn thi ) thì cần phải trình

ký Phòng Đào tạo Khi đến em chào Thầy Kiên và chuyển văn bản cần trình ký chothầy, sau khi xem xong thầy ký nhái và đưa cho em để trình ký lên Thầy Tuấn(P.Trưởng Phòng Đào tạo) Em chào và chuyển văn bản nhờ Thầy Tuấn ký Thầy kýxong chuyển văn bản lại cho em, em cảm ơn và chào Thầy

Có những lần, khi em trình ký lên Khoa thì phải đợi ngày hôm sau mới nhậnvăn bản được bởi vì lãnh đạo Khoa bận học không có mặt tại Khoa nên đôi khi phảitạm ngừng công việc lại.

Qua việc trình ký văn bản em biết được khi trình ký thì phải đúng tuần tự từthấp lên cao và phải thông qua việc kiểm tra của thầy cô trước khi trình lên lãnh đạo.Giúp cho em rèn luyện được tác phong nghiêm túc và lịch sự khi giao tiếp với mọi người

2.1.6 Đăng ký văn bản

Khi thực tập ở Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được Thầy Thiện phân côngcho đăng ký văn bản (Thông báo,Kế hoạch,…) Em thực hiện đăng ký văn bản bằng sổ

và cơ sở dữ liệu

a Đăng ký văn bản đi

Khi đăng ký văn bản đi, em đăng ký trên sổ trước và sau đó đăng ký trên cơ sở

dữ liệu Trong lúc đăng ký, em sẽ nhập đầy đủ thông tin theo quy định: số và ký hiệuvăn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, nơi nhận văn bản,ghi chú

Số và ký hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Hình 2.7 Mẫu đăng ký văn bản đi bằng sổ

b Đăng ký văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ môn Công nghệ Thông tin đều được gửi đến Văn phòng Khoa Kỹ thuật và Công nghệ Em được Thầy Thiện phân công cho là vào đầu mỗi buổi thực tập trước khi lên văn phòng Bộ môn thì đến Văn phòng Khoa để tiếp nhận văn bản đến (em chỉ được tiếp nhận văn bản khi có mặt các thầy cô trong Văn phòng Khoa) Các văn bản đến thường là: Lịch đánh giá kết thúc học phần, Thông báo, Quyếtđịnh (giảng viên),… Khi tiếp nhận văn bản đến xong, em vào Văn phòng bộ môn và chuyển đến cho Thầy Thiện Sau đó, em mới đăng ký văn bản đến

Khi đăng ký văn bản đến, em đăng ký trên sổ trước và sau đó đăng ký trên cơ

sở dữ liệu Khi đăng ký, em sẽ nhập đầy đủ thông tin theo quy định: nơi đến, số và kýhiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ghi chú

Nơi đến Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng

văn bản

Trích yếu nội dung

văn bản Ghi chú

Hình 2.8 Mẫu đăng ký văn bản đến trên cơ sở dữ liệu

2.9 Mẫu đăng ký văn bản đến bằng sổ

Hình 2.10 Thực hiện đăng ký văn bản bằng sổ

Qua việc đăng ký văn bản (đến và đi) em rút ra được kinh nghiệm: khi đăng kývăn bản cần phải thực hiện một cách cẩn thận, rõ ràng, không viết tắt những từ, cụm từkhông thông dụng Đối với một số văn bản phần trích yếu quá dài thì chúng ta cần tómlại nhưng phải đúng với nội dung văn bản

2.1.7 Sử dụng trang thiết bị văn phòng

a Máy photocopy

Thực tế hiện nay, một văn phòng không thể hoạt động tốt mà không có máyphotocopy Thiết bị này là nhu cầu thiết yếu và cần thiết trong mỗi văn phòng bởi vì nó

sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc

Khi thực tập tại Bộ môn, vào ngày đầu tiên, em được Thầy Thiện giới thiệu vàhướng dẫn sử dụng máy photocopy Do Bộ môn không có máy photocopy nên em phảiđến Văn phòng Khoa để photo Khi Thầy giao cho em photo văn bản thì em hỏi Thầyphoto với số lượng bao nhiêu Sau đó, em đến Văn phòng Khoa và xin phép cô đangtrực trong văn phòng để photo Em thực hiện photo văn bản như sau: đầu tiên, emkiểm tra văn bản có một mặt hay hai mặt để không bỏ sót nội dung văn bản, sau đókhởi động máy Đối với photo văn bản 01 mặt: đợi vài giây sau, em đặt mặt văn bản

cần photo lên mặt kính và nhấn số lượng bản cần photo, nhấn START, thì máy sẽ tựđộng chạy ra số lượng văn bản em cần Đối với photo văn bản 02 mặt trên 01 tờ A4:sau khi khởi động máy, em đặt mặt thứ nhất của văn bản lên mặt kính, em chọn 2-Slide copy, chọn biểu tượng gộp mặt và chọn Ok, tiếp theo em sẽ nhấn số lượng vănbản cần photo và chọn START; đợi vài giây, em đặt mặt còn lại lên mặt kính và chọnSTART, sau đó máy tự động photo 02 mặt và cho ra số lượng bản mà em đã chọn tronglúc photo.

Lần đầu em còn hơi lo sợ nên thao tác hơi chậm, do được thực hiện nhiều lầnnên em không tốn nhiều thời gian cho việc photo văn bản Đôi lúc khi đến Văn phòngKhoa, các thầy cô cũng đến để photo nên em phải đợi thầy cô xong em mới photo

Hình 2.11 Máy Photocopy tại Văn phòng Khoa Kỹ thuật và Công nghệ

b Máy in

Với sự phát triển mạnh mẻ của ngành công nghệ thông tin hiện nay mang lại rấtnhiều lợi ích cho con người, đặc biệt đối với những người làm văn phòng khi giảiquyết rất nhiều công việc hàng ngày đều liên quan đến máy in

Khi Thầy Thiện kiểm tra văn bản xong, em tiến hành in văn bản Cách thựchiện của em như sau: Đầu tiên, em chọn vào văn bản mà Thầy giao cho em in và emchọn biểu tượng máy in trên màn hình góc trên bên trái để in nhanh

Do máy tính ở Bộ môn Công nghệ Thông tin đã được thiết lập in 02 mặt trêngiấy A4 sẵn, giúp cho em thuận tiện trong việc in, không mất thời gian chỉnh lại Trongmột số trường hợp, Thầy yêu cầu em in 01 mặt thì em phải điều chỉnh lại

Thao tác in văn bản của em ngày càng nhanh hơn, không gặp khó khăn khi sửdụng máy

Hình 2.12 Thực hiện in văn bản tại Văn phòng Bộ môn công nghệ thông tin

c Máy scan

Ngày nay, máy scan khá thông dụng được sử dụng trong văn phòng là chủ yếu

Và nó chính là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng dù nhỏ hay lớn và được sửdụng vào nhiều công việc

Khi có một số văn bản đến, đi của Bộ môn Công nghệ Thông tin có một số vănbản Thầy giao cho em scan và gửi thư điện tử cho Thầy Em thực hiện scan văn bảnvới các thao tác sau: Đầu tiên em sẽ khởi động máy scan, tiếp theo em mở phầm mềm

HP Scanning đã thiết lập sẵn trên màn hình máy tính, em chọn Document to PDF file,

chọn Scan và em đặt tên (thuận lợi trong việc tìm kiếm bản scan), chọn OK Đợi vàigiây thì máy scan hiển thị văn bản, em bắt đầu cắt theo cỡ giấy A4 để bản scan đẹp.Nếu văn bản có nhiều trang thì em chọn vào Add Text và thực hiện các bước như lúcđầu Khi hoàn thành, em chọn Finish Sau đó em gửi thư điện tử cho Thầy.

Do trong thời gian thực tập em được scan nhiều loại văn bản nên không còn bỡngỡ và tốn thời gian Qua việc sử dụng máy scan giúp em có thể thành thạo hơn vàhiểu biết thêm về tính năng của máy Máy scan giúp cho em tiết kiệm được nhiều thờigian và công việc được tiến hành trôi chảy

Hình 2.13 Scan văn bản tại Văn phòng Bộ môn Công nghệ Thông tin

d Máy tính

Máy tính đã hiện diện và làm cho cuộc sống chúng ta càng dễ dàng hơn Giúpchúng ta tìm kiếm mọi thứ thay vì phải thắc mắc, không biết câu trả lời, thắc mắcnhiều thứ Nhờ có máy tính đã hỗ trợ chúng ta hầu như mọi mặt trong cuộc sống lẫntrong công việc Máy tính đã trở thành người bạn của nhân viên văn phòng và nó cũngchính là người trợ lý đắc lực, phục vụ tất cả các công việc

Khi thực tập tại Bộ môn em sử dụng máy tính rất thường xuyên Các công việc

em thực hiện trên máy tính như: soạn thảo văn bản, đăng ký văn bản, gửi thư điện tử,