đề cương ôn tập phân tích thiết kế hệ thống

Hoạt động bán hàng Sau khi chọn hàng cần mua trong khu vực, khách sẽ mang hàng đến quầy tính tiền của khu vực đó, nhân viên tại quầy tính tiền của khu vực sẽ nhập thông tin các mặt hàng

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Yêu cầu :

1- Lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống

2- Lập mô hình dòng dữ liệu (DFD) mô tả tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

3- Lập mô hình quan niệm dữ liệu cho việc quản lý khách sạn trên bằng mô hình thực thể và mối kết hợp 4- Hãy chuyển đổi mô hình thực thể và mối kết hợp trên sang mô hình quan hệ

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Một khách sạn cần tin học hóa khâu quản lý việc thuê mướn phòng và dịch vụ trong khách sạn Mỗi phòng trong khách sạn đều có số phòng, số người ở tối đa, đơn giá thuê phòng tính theo ngày và tình trạng phòng trống hay đang cho thuê Khách đến thuê phòng có thể là cá nhân hoặc là một đoàn gồm nhiều người do công ty du lịch đưa đến

Khi khách đến thuê phòng, nhân viên tiếp tân phải xem còn phòng trống hay không Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách, nhân viên tiếp tân sẽ ghi nhận thông tin thuê phòng của khách vào sổ đăng ký thuê phòng Thông tin đăng ký thuê phòng của khách bao gồm ngày đến, ngày trả phòng, thông tin các khách trong đoàn gồm số thứ tự phân biệt trong đoàn, họ tên, số chứng minh (nếu có) và phòng được bố trí cho khách Ngoài ra, còn ghi nhận người đại diện thuê phòng, thường là người trả tiền sau này

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân sẽ lập một bảng kê Mỗi bảng

kê chỉ lập cho một khách và ghi tất cả những dịch vụ mà người khách đó yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê chi phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn

Khi khách đi, nhân viên phòng tiếp tân căn cứ vào sổ đăng ký thuê phòng để tính tiền thuê phòng và bảng kê chi phí dịch vụ để tính tiền dịch vụ mà khách phải trả Khi khách trả tiền nhân viên tiếp tân sẽ lập các phiếu thu bao gồm một phiếu thu tiền thuê phòng và các phiếu thu tiền cho từng bảng kê dịch vụ Mỗi phiếu thu có một mã số, họ tên khách trả tiền, ngày thu, lý do (thu tiền thuê phòng hay thu tiền từ bảng kê dịch vụ nào) với số tiền thu là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân lập phiếu thu chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng và ký xác nhận vào phiếu thu Mỗi phiếu thu được lập thành hai liên một liên giữ lại, còn một liên giao khách hàng

Ban Giám Ðốc muốn xây dựng chương trình hỗ trợ các nghiệp vụ:

Quản lý việc thuê và thanh toán tiền phòng;

Quản lý việc thuê và thanh toán dịch vụ

QUẢN LÝ SIÊU THỊ

Một siêu thị tổ chức bán hàng theo từng khu vực, mỗi khu vực đều có một mã số phân biệt, tên khu vực, chuyên bán 1 loại mặt hàng, có 1 người quản lý và nhiều nhân viên làm việc trong khu vực đó Mỗi nhân viên trong siêu thị đều có một mã số phân biệt, họ tên, ngày sinh, địa chỉ và chỉ làm việc tại một khu vực

Mỗi loại hàng có thể bao gồm nhiều mặt hàng và chỉ bán ở một khu vực Mỗi mặt hàng đều có một mã số phân biệt, có tên, đơn vị tính, đơn giá bán hiện hành Mỗi mặt hàng được cung cấp bởi một nhà cung ứng Bộ phận mua hàng cần lưu trữ thông tin các nhà cung ứng như tên công ty, địa chỉ, số phone, số fax và danh sách các mặt hàng

mà nhà cung ứng có thể cung cấp để tiện việc liên lạc khi cần mua hàng

Hoạt động mua hàng

Với những hàng cần mua, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gởi đến các nhà cung ứng, trong đó có ghi ngày đặt, số lượng cho từng loại Với mỗi đơn đặt hàng, nhà cung ứng có thể giao nhiều lần và mỗi lần giao hàng có thể giao cho đơn đặt hàng mới nhận và cả cho những đơn đặt hàng chưa giao đủ hàng trước đó Khi giao hàng, nhà cung ứng sẽ gởi kèm theo một phiếu giao hàng, trên đó ghi ngày giao, các mặt hàng được giao, nhắc lại tổng lượng đặt trên từng loại, lượng đã giao, lượng giao đợt này, đơn giá, số tiền tương ứng cho từng loại và số tiền tổng cộng phải trả Sau khi kiểm tra thông tin trên phiếu giao, nếu hợp lệ thì bộ phận mua hàng của siêu thị sẽ thanh toán ngay cho nhà cung ứng sau khi nhận hàng

Hoạt động bán hàng

Sau khi chọn hàng cần mua trong khu vực, khách sẽ mang hàng đến quầy tính tiền của khu vực đó, nhân viên tại quầy tính tiền của khu vực sẽ nhập thông tin các mặt hàng đã mua, số luợng, đơn giá ghi trên mặt hàng và sẽ in ra 1 bill gồm số hóa đơn, ngày giờ lập hóa đơn, thông tin nhân viên lập hóa đơn, danh sách các mặt hàng mua và tiền khách phải trả Nhân viên tại quầy tính tiền có trách nhiệm nhận tiền trả của khách Cuối ca làm việc, nhân viên quầy tính tiền sẽ lập bảng thống kê tiền đã nhận từ các hóa đơn, sau đó bàn giao bảng thống kê và tổng tiền đã nhận cho thủ quỹ của siêu thị

Ban quản lý siêu thị muốn xây dựng chương trình hỗ trợ các nghiệp vụ:

Quản lý việc đặt hàng và giao hàng từ nhà cung cấp

Hỗ trợ nhân viên thu ngân trong việc lập hóa đơn và bảng thông kê tiền bán

HỆ QUẢN LÝ CÔNG TY XE BUS

Công ty xe bus tổ chức nhiều trạm chờ xe bus khắp khu vực trong thành phố Mỗi trạm sẽ lưu trữ các thông tin như tên trạm và địa chỉ

Công ty tổ chức nhiều tuyến đường khác nhau Một tuyến đường có trạm bắt đầu và trạm kết thúc Trên mỗi tuyến đường, xe bus sẽ dừng lại ở một số trạm để đón khách Các thông tin cần mô tả cho một tuyến đường là mã số để phân biệt, độ dài (số km), trạm bắt đầu, trạm kết thúc và các trạm dừng

Công ty có một đội xe bus gồm nhiều loại xe khác nhau Mỗi xe bus được gắn một mã số để phân biệt, ngoài ra còn

có các thông tin như biển số, loại xe, số chổ ngồi, hãng sản xuất và mức tiêu thụ nhiên liệu (số lít/ 100km) Mỗi xe bus chỉ phục vụ cho một tuyến đường

Ví dụ: Xe bus mã số AS40, biển số 53-511W, loại xe Corolla ZZ 1998, 20 chổ ngồi, hãng Toyota và mức tiêu thụ 08 lít/100 km

Các tài xế của công ty đều có mã số phân biệt, họ tên, địa chỉ và điện thoại Mỗi tài xế sẽ nhận xe theo từng ca làm việc Mỗi ngày sẽ có từ 2 đến 3 ca Mỗi ca thường kéo dài từ giờ bắt đầu đến giờ kết thúc

Ví dụ: Ngày thứ bảy sẽ là ngày cao điểm và có khoảng 3 ca làm việc Ca 1 từ 6h đến 13h, ca 2 từ 13h đến 19h và ca 3

từ 19h đến 24h

Mỗi khi tài xế nhận xe sẽ ký và ghi vào sổ giao nhận xe (trên cột Nhận xe) các thông tin như ngày, ca làm việc, mã số tài xế, mã số xe và số đồng hồ km

Kết thúc ca làm việc của mình tài xế sẽ giao lại xe của mình Lúc này tài xế sẽ ký và ghi vào sổ giao nhận ( trên cột Giao xe) bao gồm các thông tin như giờ giao nhận và số đồng hồ km khi giao

Ban quản lý của công ty cần tin học hóa các chức năng:

Phục vụ cho việc quản lý giao nhận xe

Thống kê lộ trình (theo km), thời gian sử dụng (theo phút) cho từng xe chi tiết theo ngày và thống kê tổng hợp theo tháng,

tháng

Thống kê lộ trình (theo km), thời gian lái xe (theo phút) cho từng tài xế chi tiết theo ngày và tổng hợp theo

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN ĐIỆN TẠI CHI NHÁNH ĐIỆN

Một chi nhánh điện lực phụ trách việc bán điện cho các khách hàng với nhiều mục đích sử dụng khác nhau :

- Điện dùng trong sinh hoạt gia đình

- Điện dùng trong việc bơm nước, tưới tiêu lúa hoa màu

- Điện dùng trong việc kinh doanh, dịch vụ, thương nghiệp, du lịch

- Điện dùng trong bệnh viện, nhà trẻ, mẫu giáo, trường học

- Điện dùng trong cơ quan hành chánh sự nghiệp

Mỗi mục đích sử dụng có một đơn giá bán tính trên Kwh tiêu thụ

Quản lý hợp đồng mua điện

Các khách hàng mua điện của chi nhánh đều được phòng kinh doanh lập một hợp đồng mua điện Trên hợp đồng ghi nhận các thông tin như: mã số hợp đồng, ngày lập hợp đồng, mục đích sử dụng, mã số điện kế sử dụng, ngày gắn điện kế, địa chỉ gắn điện kế cùng với thông tin khách hàng như: mã số, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… Mỗi khách hàng có thể có nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng chỉ đăng ký một mục đích sử dụng

Khách hàng có thể yêu cầu tạm ngưng mua điện hoặc hủy bỏ hợp đồng mua điện Khách chỉ được hủy hợp đồng mua điện khi đã thanh toán hóa đơn tiền điện

Thanh toán tiền điện

Mỗi tháng, theo thời gian quy định, nhân viên phòng kinh doanh sẽ đi ghi lại chỉ số tiêu thụ trên điện kế của khách hàng, sau đó nhập số liệu vào máy tính để lưu trữ lại gồm: ngày ghi, mã số điện kế, chỉ số tiêu thụ, tháng năm tiêu thụ Khi kết thúc giai đoạn ghi điện trong tháng, nhân viên kế toán của phòng kinh doanh dựa trên số liệu đã nhập

in ra các hóa đơn tiền điện trong tháng để gửi cho các khách hàng

Khi khách thanh toán hóa đơn tiền điện, bộ phận thu ngân sẽ ghi nhận lại đồng thời đóng dấu đã thu tiền trên hóa đơn của khách Đối với các hóa đơn đã quá thời hạn mà chưa thanh toán, nhân viên kế toán sẽ lập giấy báo tạm ngưng cung cấp điện gửi cho khách có hóa đơn chưa thanh toán, đồng thời gửi cho bộ phận cung cấp điện để thực hiện Chi nhánh chỉ tiếp tục cung cấp điện khi hóa đơn này được thanh toán

QUẢN LÝ TAXI

Một công ty taxi phục vụ việc chuyên chở khách trong phạm vi thành phố

Mỗi xe taxi được gán một mã số để phân biệt, cùng các thông tin như biển số, model, số chỗ ngồi, hảng sản xuất và mức tiêu thụ nhiên liệu Mỗi xe taxi do một tài xế phụ trách Mỗi tài xế có một mã số phân biệt, tên, địa chỉ… Các tài xế sẽ liên lạc thường xuyên với công ty qua bộ đàm trên xe

Công ty tổ chức các đội xe theo từng khu vực tương ứng với các vùng được công ty phân chia trong thành phố Mỗi khu vực có mã số, tên khu vực (thường là tên của một địa danh) và có một địa điểm cho taxi đậu khi không có khách Mỗi xe sẽ trực thuộc một khu vực

Để phục vụ cho việc tiếp nhiên liệu, mỗi khu vực sẽ có một địa điểm cho các taxi đổ xăng, nhớt Tại đây, tài xế sẽ phải ký nhận vào phiếu tiếp nhiên liệu gồm các chi tiết ngày, xe, số lít xăng, số lượng nhớt

Khi khách có nhu cầu dùng taxi sẽ gọi điện cho văn phòng công ty Tại đây, nhân viên trực ban sẽ xác định địa điểm thuộc khu vực nào, nếu trong khu vực đó còn xe thì sẽ điều xe đó đi đón khách Nếu không thì tìm xe khác trong các khu vực lân cận Trong trường hợp tài xế trực tiếp đón khách thì cũng phải báo lại cho nhân viên trực ban địa điểm

đã đón khách Nhân viên trực ban sau khi nhận thông tin sẽ ghi phiếu điều xe gồm các chi tiết như mã số xe, địa điểm đón khách, ngày giờ đón khách để đối chiếu với tài xế cuối tháng Các thông tin khác trên phiếu điều xe như địa điểm đến, số km và tiền vận chuyển sẽ được tài xế báo lại sau khi thu tiền khách

Mỗi tài xế sau khi đưa khách đến nơi khách yêu cầu, căn cứ vào máy tính tiền tự động trên xe theo số km mà sẽ thu tiền và ghi vào sổ lộ trình của xe mình các chi tiết như trên phiếu điều xe

Ban quản lý của công ty cần hỗ trợ các công việc:

Phục vụ cho việc điều xe

Thống kê số km lộ trình cho từng xe chi tiết theo ngày và tổng hợp theo tháng

Thống kê mức tiêu thụ nhiên liệu qua phiếu tiếp nhiên liệu

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KIỀU HỐI

Một công ty kinh doanh kiều hối tại Việt Nam làm đại diện cho các đơn vị ở nước ngoài để chi trả kiều hối cho khách hàng tại Việt Nam

Khi cần chuyển tiền cho khách hàng tại Việt Nam, các đơn vị nước ngoài sẽ gửi phiếu yêu cầu cho công ty Mỗi phiếu yêu cầu chứa tên đơn vị nước ngoài, địa chỉ, loại ngoại tệ, ngày lập phiếu và một danh sách khách hàng cần được chi trả Mỗi khách hàng trong danh sách có số thứ tự khách phân biệt, họ tên, địa chỉ và số tiền ngoại tệ cần chi trả

Sau khi nhận được phiếu yêu cầu, công ty tiến hành lập giấy báo nhận tiền gửi cho các khách hàng có tên trong phiếu yêu cầu Nội dung giấy báo bao gồm họ tên, địa chỉ khách hàng, địa điểm nhận tiền tại công ty, ngày gửi, lần gửi, thời hạn nhận tiền Nếu sau 3 lần gửi giấy báo mà khách không đến nhận tiền, công ty sẽ gửi lại cho đơn vị gửi phiếu yêu cầu

Khi khách hàng đến nhận tiền, công ty sẽ lập phiếu chi Mỗi phiếu chi có số phiếu chi phân biệt với các phiếu chi khác, có ngày chi trả, thông tin khách được chi trả trong danh sách và số tiền VN được chi trả tương đương với số tiền ngoại tệ ghi trong danh sách Tỉ giá qui đổi được tính từ ngày chi trả

Với mỗi phiếu yêu cầu, công ty sẽ được nhận huê hồng từ đơn vị gởi phiếu yêu cầu Số tiền huê hồng mà công ty được hưởng sẽ được tính toán theo tỉ lệ phần trăm số tiền ngoại tệ đã chuyển cho khách Tỉ lệ phần trăm huê hồng

có giá trị tùy thuộc vào mỗi loại ngoại tệ Khi kết thúc việc chuyển tiền cho một phiếu yêu cầu, công ty sẽ lập một bảng thông báo kết quả chuyển tiền và gửi cho đơn vị yêu cầu để làm cơ sở thanh toán tiền huê hồng Khi nhận tiền huê hồng, công ty lập một phiếu thu ghi nhận ngày thu, tiền thu và thu của phiếu yêu cầu nào

Ban giám đốc công ty muốn xây dựng chương trình hỗ trợ các nghiệp vụ:

Quản lý việc thanh toán tiền huê hồng của các phiếu yêu cầu

Quản lý việc chi trả tiền cho khách trên các phiếu yêu cầu

QUẢN LÝ CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm một tỉnh cần quản lý đăng ký và cấp chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm của những cơ sở sản xuất trong tỉnh

Trên địa bàn tỉnh quản lý có nhiều cơ sở sản xuất Mỗi một cơ sở đều có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh gồm một mã số phân biệt, tên cơ sở, địa chỉ, điện thoại, loại hình kinh doanh và thông tin chủ cơ sở như họ tên, số chứng minh thư

Mỗi cơ sở có thể sản xuất nhiều sản phẩm Khi đăng ký cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn cho một sản phẩm, cơ sở sản xuất phải gửi mẫu sản phẩm và hồ sơ xin đăng ký đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của công ty về thông tin sản xuất sản phẩm bao gồm mã số do cơ sở tự qui định phân biệt với các sản phẩm khác của cơ sở, tên sản phẩm, đơn vị tính, tên và số phần trăm các nguyên liệu được sử dụng để sản xuất một đơn vị tính sản phẩm Bộ phận tiếp nhận của công ty tiến hành lập phiếu nhận hồ sơ đăng ký của cơ sở Mỗi phiếu nhận hồ sơ đăng ký chứng nhận cho một sản phẩm có một số thứ tự phân biệt, ngày nhận hồ sơ, ngày trả kết quả thẩm định, ngày nhận giấy chứng nhận Phiếu nhận hồ sơ và mẫu sản phẩm sẽ được chuyển cho bộ phận đo lường chất lượng sản phẩm để kiểm nghiệm đánh giá

Sau khi kiểm nghiệm xong một sản phẩm, nhân viên bộ phận đo lường chất lượng sẽ lập một phiếu ghi nhận kết quả kiểm nghiệm để chuyển cho trưởng bộ phận Mỗi phiếu kiểm nghiệm có một số thứ tự phân biệt, ngày đánh giá, thông tin sản phẩm được đánh giá, tên và số phần trăm các nguyên liệu đã sử dụng trên một đơn vị tính sản phẩm được kiểm nghiệm Dựa vào kết quả kiểm nghiệm và hồ sơ đăng ký, trưởng bộ phận đánh giá sản phẩm là đạt hay không đạt chất lượng theo mức đăng ký và chuyển hồ sơ về cho ban quản lý chi cục

Đối với hồ sơ không đạt chất lượng sẽ được gửi trả lại cho cơ sở sản xuất kèm theo phiếu ghi kết quả kiểm nghiệm Đối với hồ sơ đạt chất lượng sẽ được ban quản lý cấp cho một giấy chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm Mỗi giấy chứng nhận có một số thứ tự chứng nhận phân biệt, tên đơn vị và tên sản phẩm được cấp chứng nhận, ngày cấp, thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực

Ban quản lý của chi cục cần hỗ trợ các công việc:

Quản lý việc cấp chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm cho các cơ sở sản xuất

Thống kê hồ sơ chờ kết quả kiểm nghiệm, hồ sơ đã cấp chứng nhận, hồ sơ không đạt chất lượng kiểm nghiệm trong một khoảng thời gian

QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA MỘT CÔNG TY ĐỒ GỖ

Một công ty nội thất sản xuất rất nhiều loại sản phẩm đồ gỗ nổi tiếng trên thị trường Mỗi loại sản phẩm có một mã

số sản phẩm duy nhất, phần mô tả và giá thành phẩm của một đơn vị sản phẩm

Mỗi loại sản phẩm được sản xuất từ một hay nhiều nguyên liệu thô Thông tin về nguyên liệu thô ngoài tên nguyên liệu còn bao gồm đơn vị tính (mét khối, lít, …) và giá đơn vị của nguyên liệu thô Để tính giá thành phẩm của loại sản phẩm, công ty cần lưu số lượng của mỗi nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm

Các nguyên liệu thô dùng sản xuất sản phẩm đều được cung cấp bởi các nhà cung ứng Công ty cần lưu trữ thông tin về các nhà cung ứng bao gồm tên nhà cung ứng, địa chỉ, điện thoại và danh mục các nguyên liệu thô cùng đơn giá bán của từng nhà cung cấp Khi mua nguyên liệu thô, công ty thỏa thuận giá cả trước với nhà cung ứng, sau đó lập hợp đồng ghi nhận số lượng từng loại nguyên liệu thô, giá đơn vị đã thỏa thuận Mỗi hợp đồng đều có mã hợp đồng, thông tin nhà cung ứng, ngày lập, ngày giao Sau khi nhập nguyên liệu từ nhà cung ứng, ban quản lý tiến hành tính lại đơn giá của các nguyên liệu thô đã nhập, đồng thời tính lại giá sản phẩm được sản xuất từ các nguyên liệu

đó

Công ty phân biệt hai loại khách hàng khác nhau: các đại lý và khách bình thường Các thông tin cần lưu về phía khách hàng là tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại Đối với các đại lý, công ty có qui định thêm tỷ lệ phần trăm giảm giá trên từng loại sản phẩm Tỷ lệ này có thể khác nhau giữa các đại lý Khi khách hàng (đại lý hay khách bình

thường) đặt mua sản phẩm công ty ghi nhận thông tin phiếu đặt mua của khách bao gồm ngày đặt mua, các sản phẩm đặt mua, giá thành phẩm cùng với số lượng tương ứng

Ban quản lý của công ty cần hỗ trợ các công việc:

Quản lý hợp đồng mua nguyên liệu thô và các phiếu mua hàng

Tính lại đơn giá các nguyên liệu thô và giá thành của một đơn vị sản phẩm

QUẢN LÝ KINH DOANH KHÍ ĐỐT

Công ty khí đốt sản xuất và kinh doanh 2 loại hàng bình ga và bếp ga Mỗi loại hàng có nhiều mặt hàng Mỗi mặt hàng trong một loại hàng có một mã số phân biệt trong loại hàng đó, thông tin kỹ thuật, đơn giá bán Hàng của công ty được bán tại các đại lý khắp nơi trong thành phố Giá bán các mặt hàng đều do công ty quyết định và thống nhất cho tất cả các đại lý

Mỗi đại lý có một mã số phân biệt, tên, địa chỉ, điện thoại và do một người đại diện duy nhất Mỗi người đại diện chỉ đại diện cho một đại lý, thông tin người đại diện bao gồm: họ tên, số chứng minh nhân dân, số điện thoại Các đại lý được hưởng hoa hồng từng tháng dựa trên doanh số hàng bán của đại lý, tỷ lệ này có thể khác nhau giữa các đại lý

Các quyển hóa đơn bán hàng tại các đại lý sẽ do công ty cấp Mỗi quyển hóa đơn có một số seri phân biệt Các hóa đơn thuộc một quyển hóa đơn được đánh số thứ tự từ 1 trở đi Khi bán hàng cho khách, đại lý sẽ viết một hóa đơn bán hàng cho khách, ngoài số seri và số thứ tự hóa đơn đã in sẵn, người bán cần ghi thêm tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tổng trị giá hóa đơn, ngày lập và chi tiết về các mặt hàng như mã số, tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền Hóa đơn được lập thành 3 liên, một liên gửi khách hàng sau khi thanh toán, một liên gửi về công ty và một liên do đại lý giữ lại để đối chiếu với công ty khi tính tiền hoa hồng hàng tháng

Khi có nhu cầu bổ sung mặt hàng để bán, các đại lý sẽ gọi điện thoại về bộ phận cung ứng của công ty, nhân viên cung ứng sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng và giao hàng bổ sung cho đại lý vào ngày hôm sau Phiếu xuất hàng được lập thành 2 liên, gồm các thông tin như số phiếu xuất phân biệt, tên đại lý, ngày xuất hàng, danh sách các mặt hàng

và số lượng mỗi mặt hàng xuất theo yêu cầu của đại lý Sau khi nhận hàng, người đại diện của đại lý sẽ ký nhận vào

2 liên của phiếu xuất và giữ lại một liên để đối chiếu với công ty khi cần thiết

Ban quản lý của công ty cần hỗ trợ các công việc:

Quản lý các hóa đơn bán hàng và phiếu xuất hàng ở các đại lý

Thống kê lượng hàng đã bán ở từng đại lý, lượng hàng đã xuất cho các đại lý vào cuối tháng

Tính tiền hoa hồng cho các đại lý vào cuối tháng

QUẢN LÝ BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Theo quy định, các sinh viên năm cuối có điểm trung bình từ 7 trở lên phải làm đề tài NCKH Trước thời điểm báo cáo đề tài 6 tháng, bộ phận giáo vụ khoa tiến hành lập danh sách sinh viên đăng ký đề tài Mỗi sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học chỉ đăng ký thực hiện một đề tài và mỗi đề tài có tối đa 2 sinh viên cùng thực hiện Thông tin sinh viên ngoài họ tên, ngày sinh, giới tính đều có một mã số sinh viên phân biệt Mỗi sinh viên chỉ học một lớp, thông tin lớp gồm tên lớp phân biệt và khóa học Khi sinh viên đăng ký đề tài, Bộ phận giáo vụ ghi nhận lại thông tin

đề tài đăng ký bao gồm tên đề tài, mục đích của đề tài, thông tin các sinh viên thực hiện và cấp cho đề tài một mã

số

Khi kết thúc thời gian đăng ký, bộ phận giáo vụ lập một danh sách đề tài đã đăng ký chuyển cho trưởng khoa để phân công giáo viên hướng dẫn Thông tin mỗi giáo viên được nhận biết qua mã số giáo viên, họ tên, ngày sinh, chức danh Mỗi đề tài chỉ phân cho một giáo viên hướng dẫn, một giáo viên có thể hướng dẫn nhiều đề tài

Khi hết thời hạn thực hiện đề tài, giáo viên hướng dẫn nộp bảng nhận xét và điểm số đề tài về giáo vụ khoa Trưởng khoa tiếp tục phân công giáo viên phản biện Mỗi đề tài sẽ phân cho một giáo viên phản biện Khi kết thúc thời gian phản biện, giáo viên phản biện nộp bảng nhận xét và điểm số của giáo viên phản biện; sinh viên nộp lại kết quả nghiên cứu đã hoàn chỉnh và chuẩn bị báo cáo trước hội đồng khoa học của khoa

Tùy thuộc số lượng đề tài trong năm học mà ông Trưởng khoa quyết định số lượng hội đồng cần thành lập Mỗi hội đồng có một số thứ tự phân biệt, danh sách các đề tài được báo cáo tại hội đồng, danh sách các giáo viên làm ủy viên hội đồng trong đó có một ủy viên được chọn làm chủ tịch hội đồng Tại buổi báo cáo, các ủy viên hội đồng sẽ chấm điểm cho từng đề tài được báo cáo và gửi phiếu điểm cho thư ký hội đồng Kết thúc buổi báo cáo, thư ký hội đồng lập một bảng tổng hợp điểm chấm từng đề tài của các ủy viên hội đồng để chuyển cho giáo vụ khoa Trung bình cộng các điểm của giáo viên hướng dẫn, giáo viên phản biện và của các giáo viên ủy viên hội đồng sẽ là điểm kết quả của một đề tài NCKH Hai sinh viên thực hiện chung một đề tài sẽ được chung một điểm kết quả

Ban quản lý khoa muốn chương trình hỗ trợ các công việc:

Đăng ký đề tài của sinh viên,

Phân công và ghi nhận điểm số của giáo viên hướng dẫn, giáo viên phản biện và các hội đồng

Lập bảng tổng hợp điểm của từng đề tài

QUẢN LÝ CUỘC ĐUA XE ĐẠP 30/4

Hằng năm, cuộc đua xe đạp 30/4 tổ chức bởi đài truyền hình TP Hồ Chí Minh, xuất phát từ TP HCM đi qua các tỉnh

và kết thúc cũng tại TP HCM

Cuộc đua được nhiều đội trong và ngoài nước đăng ký tham gia Mỗi đội khi đăng ký sẽ cung cấp cho Ban tổ chức biết số thứ tự phân biệt của các vận động viên trong đội, họ tên, ngày sinh, trong đó có một vận động viên là đội trưởng Ban tổ chức sẽ chọn cho đội đăng ký một mã số phân biệt và tên đội phân biệt

Cuộc đua được tổ chức thành nhiều chặng, thông tin mỗi chặng đua gồm: tỉnh xuất phát, tỉnh kết thúc, số km, thời điểm xuất phát Mỗi chặng có một số thứ tự liên tục phân biệt Chặng đầu tiên xuất phát từ TP.HCM có số thứ tự là

1 Mỗi tỉnh có một mã số phân biệt, tên tỉnh phân biệt

Trong mỗi chặng đua, Ban tổ chức ghi nhận khoảng thời gian đã chạy của từng vận động viên Vận động viên nào về đích trước tiên trong một chặng sẽ được giải áo vàng chặng do Ban tổ chức cấp Đối với các vận động viên bỏ cuộc trong một chặng Ban tổ chức sẽ không ghi nhận thời gian và sẽ không được tham gia tiếp tục cuộc đua

Cuối cuộc đua, Ban tổ chức tính tổng thời gian chạy ở các chặng cho từng vận động viên không bỏ cuộc Vận động viên nào có tổng thời gian các chặng ít nhất sẽ mặc áo vàng chung cuộc cho toàn bộ cuộc đua Ngoài ra, đối với các đội không có vận động viên bỏ cuộc, ban tổ chức tính tổng thời gian chạy của tất cả các vận động viên trong từng đội để làm cơ sở xếp hạng nhất, nhì, ba cho các đội

Ban tổ chức muốn chương trình hỗ trợ các công việc:

Tổ chức đăng ký các đội tham gia

Ghi nhận kết quả thi đấu mỗi chặng

Thống kê kết quả chung cuộc của từng vận động viên

Xếp hạng thi đấu cho từng đội

QUẢN LÝ VIỆC THUÊ VĂN PHÒNG Ở CAO ỐC

Một cao ốc được dùng trong việc cho các công ty thuê làm văn phòng Cao ốc có nhiều tầng, mỗi tầng có một số thứ tự phân biệt và có nhiều phòng Mỗi phòng thuộc một tầng được đánh số thứ tự phân biệt trong tầng đó và cần ghi nhận diện tích sử dụng, giá thuê mỗi phòng trong một tháng, tình trạng phòng còn trống hay đã cho thuê Các công ty thuê phòng có thể thuê cùng lúc nhiều phòng Khi một công ty nào đó đăng ký thuê phòng, ban quản lý cao ốc sẽ lập một hợp đồng với các thông tin: Số hợp đồng (phân biệt với các hợp đồng khác), tên công ty thuê phòng, mô tả tóm tắt hoạt động của công ty thuê phòng, họ tên, địa chỉ và số điện thoại của giám đốc công ty thuê phòng, danh sách các phòng cần thuê, ngày bắt đầu thuê, ngày kết thúc hợp đồng

Thời gian của mỗi hợp đồng thuê phòng ít nhất là 6 tháng Công ty thuê phòng phải trả trước tiền thuê của 6 tháng đầu tiên, từ tháng thứ 7 nếu có thì phải trả vào đầu mỗi tháng Mỗi khi khách thanh toán tiền thuê, bộ phận quản lý cao ốc sẽ lập một hóa đơn thanh toán bao gồm số hóa đơn, ngày lập, tên công ty thuê phòng, thanh toán tiền thuê

từ tháng nào đến tháng nào, chi tiết các phòng đã thuê, đơn giá phòng, thành tiền và tổng tiền phải trả của hóa đơn

Để đảm bảo an ninh và hỗ trợ công ty trong việc hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, bộ phận quản lý nhà yêu cầu công ty thuê phòng phải cung cấp danh sách nhân viên thuộc công ty gồm mã số nhân viên trong công ty thuê phòng, họ tên, chức vụ Nếu công ty thuê nhiều phòng thì phải cho biết danh sách bố trí nhân viên ở mỗi phòng đã thuê

Trước thời gian kết thúc hợp đồng một tuần, ban quản lý sẽ gửi giấy báo ngày kết thúc hợp đồng cho giám đốc công

ty thuê phòng Nếu công ty muốn tiếp tục thuê thì ban quản lý cao ốc sẽ tiến hành lập một hợp đồng khác Nếu không tiếp tục thuê thì sau ngày kết thúc hợp đồng, ban quản lý sẽ cập nhật tình trạng phòng trống cho các phòng

đã thuê trên hợp đồng, đồng thời hủy bỏ danh sách nhân viên của công ty thuê phòng

Bộ phận quản lý tòa nhà đặc biệt cần tra cứu thông tin về phòng còn trống, giá cả, hoặc tìm kiếm nhân viên trong công ty đang thuê theo chức vụ, theo tên,…

Ban quản lý cao ốc cho thuê muốn chương trình hỗ trợ các công việc:

Quản lý các hợp đồng thuê phòng

thiết

Quản lý thông tin nhân viên của các công ty đang thuê phòng phục vụ cho việc tìm kiếm nhân viên khi cần

ÐĂNG KÝ MÔN HỌC VÀ HỌC PHÍ

Một trường đại học có nhu cầu tin học hóa khâu quản lý việc đăng ký môn học và học phí của sinh viên

Mỗi sinh viên có một mã số phân biệt, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán Nếu sinh viên thuộc diện ưu tiên (con liệt sỹ, con thương binh, con gia đình có công với nước, vùng sâu, vùng xa, ) thì phải có xác nhận của địa phương Mỗi diện ưu tiên có một tỷ lệ tương ứng về việc miễn giảm học phí Mỗi sinh viên chỉ thuộc một ngành học ở một khoa

Mỗi khoa trong trường có thể gồm nhiều ngành học khác nhau; dĩ nhiên không tồn tại một ngành thuộc sự quản lý của hai khoa khác nhau Mỗi ngành học có một chương trình giảng dạy gồm nhiều môn học và một môn học có thể thuộc chương trình giảng dạy của nhiều ngành học khác nhau

Mỗi môn học trong trường có một mã số phân biệt, tên môn, số tín chỉ lý thuyết, số tín chỉ thực hành Có một số môn, muốn đăng ký học, sinh viên phải học và đạt trên điểm trung bình một số môn trước để làm cơ sở cho việc học môn đó (gọi là các môn tiên quyết của môn học đó) Thông tin này cần được phổ biến cho sinh viên khi chọn môn học

Mỗi năm học có 2 học kỳ Vào đầu mỗi học kỳ, phòng đào tạo lập danh sách các môn học sẽ giảng dạy trong học kỳ cho các ngành học trong trường và thông báo cho sinh viên thời hạn đăng ký môn học Các sinh viên đến phòng Tài

vụ đăng ký các môn cần học trong học kỳ và đóng học phí, phòng tài vụ sẽ viết biên lai thu học phí với các thông tin như số phiếu thu phân biệt, thông tin về sinh viên (như mã số, họ tên, ngành học), ngày đăng ký, học kỳ và năm học đăng ký, thông tin các môn học được được đăng ký, tiền học phí phải đóng Phiếu thu này được lập thành 2 liên, một liên giao cho sinh viên, một liên do phòng tài vụ giữ Sau thời hạn đăng ký, phòng tài vụ thống kê số lượng sinh viên đã đăng ký ở từng môn và gửi cho phòng đào tạo Phòng đào tạo căn cứ trên bảng thống kê này để quyết định môn nào sẽ được giảng dạy trong học kỳ

Ban giám hiệu muốn chương trình hỗ trợ các công việc:

Lập danh sách môn học ở từng học kỳ

Quản lý các phiếu thu trong từng học kỳ

Thống kê số lượng sinh viên đã đăng ký ở từng môn trong từng học kỳ