PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: QUẢN LÍ ĐIỂM SINH VIÊN

II, KHẢO SÁT HỆ THỐNG1: Khảo sát Hiện nay khoa vẫn còn đang dùng hệ thống quản lí điểm trên exel, công việc hàng ngày như nhập điêm, sửa thông tin về điểm, in báo cáo, danh sách sinh v

MÔN HỌC: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN GVHD: NGÔ THỊ BẾN

ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ ĐIỂM SINH VIÊN

-NHÓM

4 -I.Lý Do Chọn Đề Tài

Quản lý điểm là công việc cần thiết đối với mọi trường đại học

và cao đẳng trong cả nước Vì vậy cần xây dựng một hệ thống tin học hoá công tác quản tuyển sinh cụ thể như sau:

+Hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Quản lý hồ sơ do thí sinh gửi đến Có thể quản lí được các thông tin cụ thể về sinh viên như: quê quán, họ tên, ngày sinh …

• Quản lý điểm của các sinh viên

- Bao gồm các công việc như: cập nhật điểm,tính toán,

xử lí điểm, in điểm

- Quản lý đào tạo thực hiện: xếp loại đánh giá sinh

viên,lên lịch cho sinh viên, giảng viên, xử lí đơn xin phúc khảo

- Quản lí khảo thí xem xét các bài thi yêu cầu phúc khảo

được khen thưởng, SV xuống khóa, học lại để BC cho ban giám hiệu

II, KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1: Khảo sát

Hiện nay khoa vẫn còn đang dùng hệ thống quản lí điểm trên exel, công việc hàng ngày như nhập điêm, sửa thông tin về điểm, in báo cáo, danh sách sinh viên đỗ - trượt – đạt học bổng,lưu thông tin của bảng điểm…Công việc thủ công này đòi hỏi nhiều kĩ năng của người quản lí, mất nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn

Quá trình theo dõi điểm của sinh viên do giáo vụ khoa quản lý.Mỗi khóa học của khoá học kéo dài trong 3 năm Mỗi khóa học lại có thể có sự thay đổi trong chương trình đào tạo Thứ tự các môn học trong các khóa cũng khác nhau, do đó mỗi khóa có một lịch học riêng

Giáo viên sau khi chấm điểm thi xong, sẽ giao lại phiếu điểm cho giáo vụ khoa Giáo vụ khoa sẽ tiến hành vào điểm của từng môn học

Sinh viên sẽ đương nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu: + Không dự thi, xin hoãn thi

+ Không thuộc diện được học hai trường, được nghỉ học một số môn

mà nghỉ quá 25% số giờ của học phần (dù có phép hay không có phép)

Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10

Điểm TBM = ((Điểm thi * 2)+ điểm tbkt)/3

Điểm Tổng kết = (Điểm TBM * SĐVHT) / Tổng ĐVHT

Khi sinh viên học lại thì điểm sẽ được tính lại từ đầu

Sinh viên có 2 lần thi Nếu lần 1 có điểm <5 thì phải thi lại lân

2 và sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5

Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thưởng/ kỷ luật, xếp loại cho sinh viên

- Xếp loại học tập:

9.00 -> 10.00 xếp loại Xuất sắc

8.00 -> 8.99 xếp loại Giỏi

7.00 -> 7.99 xếp loại Khá 6.00 -> 6.99 xếp loại Trung bình - Khá 5.00 -> 5.99 xếp loại Trung bình

< 5 xếp loại Yếu

- Xét loại học bổng:

+ Loại 1: Đạt điểm trung bình từ 8.00 trở lên và không có môn nào có điểm

dưới 7 Đạt học bổng giỏi

+ Loại 2: Đạt điểm trung bình từ 7.00 -> 7.99 và không có môn nào có điểm dưới 6 Đạt học bổng khá

-Xét những học sinh phải xuống khóa:

• Nợ quá 24 đơn vị học trình

• Có ĐTB<5 trong năm học đó

2.Xác Định Mục Tiêu

Quản lí điểm là 1 hệ thống mà quản lí toàn bộ thông tin của sinh vien, điểm của sinh viên từ lúc vào trường đén khi ra trường

Cụ thể chương trình này có những yêu cầu sau đây:

 Lưu thông tin mỗi sinh viên, bao gồm: mã sinh viên, họ tên sinh viên, ngày tháng năm sinh, sinh viên thuộc lớp nào, khoa nào

 Các sinh viên khác nhau phải đảm bảo đựợc là không được trùng mã sinh viên, các thông tin liên quan đến sinh viên sẽ được lưu lại 2 năm sau khi ra trường

Quản lí đầu điểm theo từng môn

Quản lí điểm của sinh viên trong 1 kỳ theo dsach lớp

Điểm thi của sinh viên sẽ có điểm lần 1, lần 2 và ghi chú nợ môn, học lại hay bảo lưu điểm, khen thưởng

Quản lí, cập nhập(thêm, sửa, xóa) thông tin điểm của sinh viên, cũng như thông tin của từng sinh viên

Đảm bảo được sự chính xác cao trong từng khâu: thông tin đầu vào,xử lí, lưu trữ & đưa ra thông tin

In mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu đào tạo, cũng như in bảng điểm của sinh viên cho tới thời điểm hiện tại

3: Phác họa ý tưởng về hệ thống mới.

Để đáp ứng được các nhu cầu đặt ra thì trước tiên hệ thống mới phải khắc phục được các nhược điểm của hệ thống cũ, tránh được các lỗi mà hệ thống cũ mắc phải và phát triển các ưu điểm đó tốt hơn

 Nhiệm vụ tiếp theo cũng hệ thống mới cần đạt được đó

là các chức năng của hệ thống phải giúp cho người dùng có thể dễ dàng sử dụng Các chức năng phải bám sát với các công việc quản

lý để thuận tiện cho việc sử dụng Các chức năng chính của hệ thống:

 Cập nhật các danh mục dữ liệu ( danh mục lớp,danh mục loại hình đào tạo, danh mục các ngang học,…): như chúng ta đã biết, hàng năm thì mỗi trường đều có rất nhiều học sinh đến nhập học chính vì thế việc cập nhật dữ liệu gặp rất nhiều khó khăn nhưng thông qua chức năng này thì sẽ giúp cho người quản lý

có thể cập nhật thay đổi thông tin một cách nhanh chóng và mang lại hiểu quả cao

 Tổng kết kết quả học tập theo kỳ, theo năm, theo khóa: Ở chức năng này thì sẽ giúp cho việc tính điểm học tập của sinh viên một cách nhanh chóng mà hiệu quả vẫn cao,chính xác

 Các chức năng sao lưu dữ liệu: chức năng này sẽ giúp cho người quản lý tiếc kiệm thời gian khi làm việc Thay vì người quản lý phải ngồi cập nhật lại thông tin cho học sinh, sinh viên này thì người quản lý chỉ việc sao lưu từ danh mục này sang danh mục khác

này cũng giúp ích rất nhìu cho người quản lý Vì một lý do gì đấy

mà người quản lý không may làm mất dữ liệu của một học sinh, sinh viên nào đấy thì thông qua chức năng này sẽ giúp cho người quản lý thay vì phải đi cập nhật lại thông tin ở từng phong ban thì người quản lý chỉ việc khôi phục lại dữ liệu

giúp cho người mới sử dụng có thể hiểu và sử dụng phần mềm một cách thông thạo trong một khoảng thời gian ngắn

 Phải xây dựng được hệ thống phần quyền để phân biệt chức năng riêng của người dùng và người quản trị Người dùng thì phải xây dựng cho họ chỉ có quyền xem điểm Còn người quản trị thì xây dựng 2 vai trò: Quản trị viên và quản lý viên Trong đó thì người quản trị viên có thể coi là làm sử dụng được tất cả các chức năng của hệ thống như sau:

các khóa học

 Quyền tạo, thay đổi, xóa thông tin người dung

Còn chức năng Quản lý viên thì cũng có những đặc quyền riêng như sau:

 Được quyền tạo, thay đổi, xóa thông tin các sinh viên

 Không chỉ thế việc xây dựng chức năng tìm kiếm không thể nào thiếu trong hệ thống Bời vì thông qua chức năng này không chỉ giúp cho người quản lý mà còn giúp cho việc tra cứu điểm của mỗi sinh viên trở lên nhanh chóng hết ít thời gian mà vẫn mang lại được hiệu quả cao

 Việc tiếp theo mà hệ thông mới cần phải đạt được đó là việc tính toán và cập nhật điểm cho học sinh, sinh viên cần phải có độ chính sác cự kỳ cao Tránh các lỗi sai không đáng có nhưng lại để lại hậu quả cao

 Một phần cũng không thể thiếu là phần thiết kế giao diện của hệ thống Phần này dòi hỏi người thiết kế phải xây dựng sao cho người

sử dụng ưa nhìn, dễ sử dụng, không nên sử dụng màu sắc sặc sỡ quá

 Vấn đề tiếp theo cũng ta cần đề cập tới đó chính là chế độ bảo mật của hệ thống

4:Quy trình xử lí

Khi sinh viên nhập học thì tổ quản lí hồ sơ sẽ tiếp nhận hồ sơ sinh

viên,tiến hành kiểm tra hổ sơ sau đó nhập và lưu trữ hồ sơ sinh

viên,tổ này cũng có nhiệm vụ cập nhật thông tin sinh viên (nếu có vd:sđt,nơi ở …) Tổ này dựa theo HSSV nộp vào trường mà lên danh sách lớp, xếp sinh viên vào các lớp theo chỉ tiêu đào của nhà trường và theo chuyên ngành mà sinh viên đăng kí Sau mỗi năm học bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật lại danh sách lớp ( vd:có sinh viên chuyển tới hoặc sinh viên xuống khóa …) In danh sách lớp đưa về cho khoa ngành đưa lên phòng đào tạo, tổ này sẽ đảm nhiêm việc quản lí hồ sơ từ khi sinh viên nhập học cho tới khi ra trường Ngoài ra sinh viên có muốn chứng nhận giấy tờ vay vốn ngân hàng , giấy chứng nhận theo học thì tổ này sẽ kiểm tra và xác

nhận cho sinh viên Bô phận quản lí đào tạo có nhiệm vụ in thời

khóa biểu cho sinh viên và lịch giảng dạy cho giảng viên, các môn trong từng kì học của từng ngành sẽ được bộ phận này xác định, xác định giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn Cuối mỗi kì sinh viên sẽ thi hết kì nếu sinh viên không đủ điều kiện để qua lần 1 thì sẽ phải thi lại lần 2, nếu lần 2 vẫn không đủ điều kiện qua thì buộc phải học lại cho đến khi trả nợ xong môn Bộ phận này sẽ gửi danh sách thông báo các sinh viên học lại theo lớp để sinh viên được biết Những sinh viên học lại phải gửi đơn cho bộ phận này và đóng tiền học lại khi tìm được lớp, điểm của sinh viên khi hoc lại

sẽ được tính lại từ đầu Bộ phận này sau mỗi năm sẽ nhận kết quả học tập từ bộ phận quản lí điểm và xem xét thông báo danh sách các sinh viên xuống khoá và buộc phải thôi học,những sinh viên đạt học bổng và tiến hành xếp loại, đưa ra kết quả cuối cùng của sinh viên khi kết thúc khóa học

Sau mỗi đợt thi Bộ phận quản lí điểm sẽ tiếp nhận điểm từ các

giáo viên theo tưng ngành và từng môn học Sau đó nhập vào hệ thống theo khóa, lớp và theo môn học, bộ phận này sẽ tiên hành tính toán, xử lí điểm của từng sinh viên theo từng kì học, cập nhật kịp thời điểm lần 1, lần 2 của sinh viên, bộ phận này sẽ tính điểm trung bình cho sinh viên, tổng kết điểm của từng kì học, năm học kết quả học tập của từng sinh viên cho đến thời điểm hiện tại Bộ phận này cũng có nhiệm vụ in bảng điểm của từng môn học theo tưng lớp gửi cho sinh viên

Sau mỗi năm học, sau khi tổng kết tình hình hoc tập của toàn khóa

bộ phận thống kê,báo cáo sẽ kiểm tra xem sinh viên nào buộc phải

xuống khóa, buộc phải thôi học, những sinh viên có thành tích tốt.

Để sau đó in báo cáo cho ban giám hiệu xem xét, xét duyệt

Khi kết thúc các kì thi sinh viên có yêu cầu phúc khảo điểm, thì sẽ

nộp đơn phúc khảo và lệ phí phúc khảo cho bộ phận Quản lí đào

tạo trong thời gian quy định Bộ phận quản lí đào tạo sẽ tổng hợp

đơn phúc khảo gửi cho Bộ phận khảo thí Bộ phận này có nhiệm

vụ tra cứu, xem xét, kiểm tra tình trạng bài thi để phát những sai xót trong công tác chấm thi Nếu phát hiện sai xót sẽ lập biên bản báo cáo cho phòng đào tạo xem xét giải quyết, nếu không thì sẽ bàn giao bài thi cho giáo viên chấm phúc khảo ( giáo viên khác giáo viên lần 1)

Trong thời gian quy định giáo viên sẽ gửi bảng điểm phúc khảo và bài thi lại cho bp khảo thí Bp này cố trách nhiệm ghép phách và lên điểm nộp về cho bộ phận QLĐT đồng thời có trách nhiệm lưu trữ bài thi, và BPQLĐT sẽ có trách nhiệm lưu trữ điểm bài thi,báo cáo tình hình học tập, tình hình phúc khảo bài thi của sinh viên toàn trường cho ban giám hiệu

III) MÔ HÌNH PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Cập

nhật DS

lớp

Gửi

DSSV

+ DS

lớp

QL Đào Tạo

Lên TKB, lịch công tác

Cấp bằng tốt nghiệp

Tiếp nhận, lưu hồ

sơ phúc khảo

Lưu, trả điểm phúc khảo

Xét học bổng, xuống khóa …

QL Điểm

Nhập, cập nhập điểm SV

Tính toán, xử

lí điểm

Lưu ,Kiểm tra và

In điểm

QL khảo thí

Kiểm tra tình trạng bài thi

Lưu bài thi PK

trả điểm

Tìm Kiếm

TK theo mã SV

TK theo tên SV

TK theo mã lớp

TK theo mã khóa

TK-BC

TKê SV xuống khóa, bỏ học, học lai.

TKê SV khen thưởng, học bổng

TKê KQ học tập

Cập

nhật

Kiểm

tra,

lưu trữ

HSSV

QUẢN LÍ ĐIỂM

IV MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU

1)Mô hình mức khung cảnh

Sinh Viên Hệ thống quản lí

điểm

Giảng Viên

Ban Giám Hiệu

Bài thi + bảng điểm

Lịch công tác

Bài thi

y/c chứng nhận TKB + KQ học tập HSSV

Xác nhận

2)Mô hình mức đỉnh

GV

SV

QLHSSV

QL Điểm

QL Đào Tạo

QL Khảo Thí

HSSV

Lịch công tác

KQ học tập +TKB Đơn phúc khảo Điểm

DS Lớp HSSV + y/c xác nhận

Đơn phúc khảo

Bài thi + bảng điểm

Bài thi phúc khảo

Thống Kê-Báo Cáo

Bảng Điểm sv

Dssv xg khóa, bỏ học….

BGH

3.sơ đồ mức dưới đỉnh(mức 2) của hệ thống quản lí hệ thống

quản lí điểm.

a,Chức Năng Quản Lí Điểm

SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL ĐIỂM”

b, Chức năng quản lí hồ sơ sv

Giáo Viên

Nhập, Cập Nhật Điểm SV

Bảng Điểm(thi+ktra)

Tính Toán,Xử Lí Điểm

DSSV vi phạm

Quy chế thi

Bảng Điểm

Lưu, Kiểm Tra và

In Điểm

Điểm

Sinh Viên

Phiếu Điểm Thông Báo Sai(nếu có)

SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL HSSV

c,Chức Năng Quản Lí Đào Tạo

Sinh

Viên

Cập nhật, kiểm tra, lưu

trữ HSSV

HSSV

Cập nhật danh sách lớp

Gửi dssv, DS lớp

DS Lớp

QL Đào Tạo

DS SV ,DS Lớp

DSSV xg khóa,bỏ hoc

G/viên

DS Lớp

GiáoViên

Lên TKB, Lịch Công Tác

SinhViên TKB

Tiếp Nhận , Lưu HSPK Y/c phúc Khảo

Khóa…

XL,Cấp Bằng Tốt Nhiệp

Lưu, Trả Điểm PK

Điểm

Bằng Tốt Nghiệp

Bằng T/ngh

Điểm PK

Điểm PK

SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL ĐÀO TẠO”

d,Chức năng quản lí khảo thí

SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” QL KHẢO THÍ”

e, Chức năng thông kê_báo cáo

Giáo Viên

Kiểm tra tình trạng bài thi Bài Thi

Hồ sơ PK

QL Đào Tạo

Bài Thi

Lưu Bài Thi PK

Trả Điểm Bài Thi Đã Chấm Lại

Điểm PK

Bảng Điểm

Bài Thi PK Bảng Điểm PK

SƠ ĐỒ DFD MỨC 2 CHỨC NĂNG ” TK_BC”

IV) MÔ HÌNH ER ĐẦY ĐỦ

BGH

Thống kê

KQ học tập

Thống kê SV

xg khóa,bỏ học

Thống kê SV khen thưởng, học bổng

Y/C B/C

Y/C B/C

Y/C

DSSV khen thưởng,học bổng SV DS

khen thư ởng

QL Điểm

Bảng điểm sv(kỳ,khoa,lop)

BCKQHT

BC sv bỏ học,xg khoa

BC khen

thưởng

Sinh Viên

Mã SV

Họ Tên Giới Tính Ngày Sinh Quê Quán

Giáo Viên

Mã GV

Tên GV Ngày Sinh

Mã MH

Mã Khoa

Môn Học

Mã MH

Tên Môn Học

Số ĐVHT

Khoa

Mã Khoa

Tên khoa

Ngành Học

Mã Ngành

Tên Ngành

Thuộ c

có

Có Học

Điểm

Mã SV

Mã MH

Điểm TBKT

Điểm thi lần 1

Điểm thi lần 2

Tổng kết

Mã GV

Lớp

Mã lớp

Tên lớp

Kỳ Học

Mã SV

Mã MH

Kỳ Thứ

Số ĐVHT

TBK GV

Mã GV

Mã lớp

Mã MH Tên MH

Số ĐVHT

C

ủ

a

C ủ a

Bảng Chuyên Môn

Mã GV

Mã MH

Số ĐVHT

C ó

Thuộ c

(1,n)

(1,1)

Họ c

(1,n)

(1,1) (1,n)

(1,n)

Có

(1,1)

PHẦN 2 : THIẾT KẾ CỚ SỞ DỮ LIỆU

I,Mối Liên Kết Giữa Các Bảng

V.KẾT LUẬN

Trên đây em đã phân tích hệ thống quản lý điểm Sinh Viên và

đã đưa ra tư tưởng thiết kế của mình đối với hệ thống này Tuy nhiên do thời gian không có nhiều và khối lượng bài tập lớn của kì học nhiều lên em chưa thể tập trung hoàn thành phần thiết kế của hệ thống mong cô giáo thông cảm Nhân đây em cũng xin cám ơn cô

đã nhiệt tình chỉ dạy chúng em trong kì học vừa qua Nếu có thêm thời gian chắc chăn em sẽ hoàn thành đề tài một cách tốt hơn