bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế

Bài tiểu luận này nhóm chủ yếu giới thiệu chi tiết về các chứng từ thương mại của bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế bao gồm: Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Phiếu đóng gói hàng hóa, Giấy

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2

MỤC LỤC 4

LỜI MỞ ĐẦU 8

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI 9

1.1 Khái niệm chung 9

1.2 Phân loại 9

1.3 Tác dụng 11

2 CÁC LOẠI CHỨNG TỪ TRONG BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA 11

2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) 11

Khái niệm 11

2.1.1 Tác dụng 11

2.1.2 Nội dung 11

2.1.3 Phân loại 12

2.1.4 2.2 Vận đơn đường biển (Bill of lading) 13

Khái niệm 13

2.2.1 Chức năng 13

2.2.2 Tác dụng 13

2.2.3 Nội dung 13

2.2.4 Phân loại 14

2.2.5 2.2.5.1 Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá 14

2.2.5.2 Căn cứ vào ghi chú trên vận đơn 15

2.2.5.3 Căn cứ vào cách chuyên chở 15

2.2.5.4 Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc xếp hàng 15

Những điểm chú ý trên vận đơn 16

2.2.6 2.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) 17

Khái niệm 17

2.3.1 Phân phối phiếu đóng gói 17

2.3.2 Chức năng 17

2.3.3 Nội dung 17

2.3.4 2.4 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) 18

Khái niệm 18

2.4.1 Mục đích 18

2.4.2 Nội dung 18 2.4.3

Các mẫu C/O thông dụng ở Việt Nam 19

2.4.4 2.4.4.1 C/O Form A 19

2.4.4.2 C/O Form B 19

2.4.4.3 C/O Form D 19

Các giấy chứng nhận khác 20

2.4.5 2.5 Bảng kê chi tiết (Specification) 20

Khái niệm 20

2.5.1 Phân loại 20

2.5.2 Nội dung 21

2.5.3 2.6 Chứng từ bảo hiểm (Insurance document) 21

Khái niệm 21

2.6.1 Đặc điểm và vai trò 21

2.6.2 2.6.2.1 Một số đặc điểm 21

2.6.2.2 Tác dụng 22

Phân loại 22

2.6.3 2.6.3.1 Bảo hiểm đơn 22

2.6.3.1.1 Khái niệm 22

2.6.3.1.2 Nội dung 22

2.6.3.1.3 Tác dụng 22

2.6.3.2 Giấy chứng nhận bảo hiểm 22

2.6.3.2.1 Khái niệm 22

2.6.3.2.2 Nội dung 22

2.6.3.2.3 Tác dụng 23

2.7 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity) 23

Khái niệm 23

2.7.1 2.8 Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight) 24

2.9 Giấy chứng nhận kiểm dịch 24

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitory certificate) 25

2.9.1 2.9.1.1 Khái niệm 25

2.9.1.2 Vai trò 25

2.9.1.3 Nội dung 25

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Vetecrinary certificate) 25

2.9.2 2.9.2.1 Khái niệm 25

2.9.2.2 Tác dụng 25

2.9.2.3 Nội dung 25

2.10 Giấy chứng nhận vệ sinh (Santitary certificate) 26

2.11 Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation certificate) 26

2.12 Một số chứng từ khác 26

3 CHỨNG TỪ TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C 27

3.1 Chứng từ do người nhập khẩu lập 27

3.2 Chứng từ do ngân hàng mở L/C lập 27

3.3 Chứng từ do người xuất khẩu lập hoặc xuất trình 27

4 TÁC DỤNG CỦA CHỨNG TỪ TRONG QUY TRÌNH L/C 29

4.1 Nếu bộ chứng từ hợp lệ 29

4.2 Nếu bộ chứng từ không hợp lệ, xảy ra các rủi ro sau 30

Rủi ro đối với nhà Xuất khẩu 30

4.2.1 Rủi ro đối với nhà Nhập khẩu 31

4.2.2 Rủi ro đối với ngân hàng phát hành 32

4.2.3 Rủi ro đối với ngân hàng thông báo 33

4.2.4 Rủi ro đối với ngân hàng xác nhận 33

4.2.5 Rủi ro đối với ngân hàng được chỉ định 33

4.2.6 Rủi ro đạo đức đối với nhà XK 33

4.2.7 Rủi ro đạo đức đối với nhà NK 34

4.2.8 5 KIỂM TRA CHỨNG TỪ 34

5.1 Nguyên tắc kiểm tra 34

5.2 Cách thức kiểm tra một số chứng từ 36

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) 36

5.2.1 5.2.1.1 Cách thức kiểm tra 36

5.2.1.2 Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại 38

Kiểm tra vận đơn đường biển (Marine bill of lading/Ocean bill of 5.2.2 lading) 39

5.2.2.1 Cách thức kiểm tra 39

5.2.2.2 Các bất hợp lệ thường gặp 45

5.2.2.3 Kiểm tra vận đơn theo hợp đồng theo tàu (Charter party bill of lading) 47

Kiểm tra phiếu đóng gói 48

5.2.3 5.2.3.1 Cách thức kiểm tra 48

5.2.3.2 Các bất hợp lệ thường gặp 49

Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 49

5.2.4 5.2.4.1 Kiểm tra C/O 49

5.2.4.2 Các bất hợp lệ thường gặp liên quan đến C/O 50

KẾT LUẬN 51

PHỤ LỤC 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

LỜI MỞ ĐẦU

Trước những thay đổi lớn của nền kinh tế thế giới, đặc biệt là xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập đã tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế của mỗi quốc gia, đặc biệt

là Việt Nam Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế

đã từng bước hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu

Trở thành một thành viên chính thức của WTO là cơ hội và cũng là thách thức với Việt Nam Khi mở cửa thị trường, các giao dịch mối quan hệ bên ngoài sẽ diễn ra rất thường xuyên, các doanh nghiệp trong nước thiết lập mối quan hệ với các doanh nghiệp nước ngoài, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò ngày càng quan trọng Đáp ứng nhu cầu này, thanh toán quốc tế không ngừng hoàn thiện, đặc biệt là sự ra đời của phương thức thanh toán sử dụng chứng từ Công việc của nhà xuất khẩu là lập được

bộ chứng từ, còn đối với nhà nhập khẩu là kiểm tra được bộ chứng từ Phương thức thanh toán này ngày càng hiệu quả và an toàn, tuy nhiên rủi ro trong thanh toán vẫn không thể tránh khỏi

Nhận thấy tầm quan trọng của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu, nhóm đã chọn và nghiên cứu đề tài “Bộ chứng từ trong Thanh toán quốc tế” Bài tiểu luận này nhóm chủ yếu giới thiệu chi tiết về các chứng từ thương mại của bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế bao gồm: Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Phiếu đóng gói hàng hóa, Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê chi tiết, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận vệ sinh, giấy chứng nhận khử trùng… Qua đây, Nhầm giúp mọi người hiểu rõ hơn về việc lập và kiểm tra bộ chứng từ

Với kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, bài tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm em rất mong nhận được những nhận xét, ý kiến đóng góp từ Thầy Nhóm em xin chân thành cảm ơn Thầy!

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI

1.1 Khái niệm chung

Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm,…) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hằng ngày hoặc khiếu nại đòi bồi thường…

Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương

là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác định việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hóa, việc làm thủ tục hải quan

Các chứng từ sử dụng trong thương mại và thanh toán quốc tế bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau, chúng đều được trình bày theo các mẫu in sẵn

Bộ chứng từ hoàn hảo là bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng (L/C) gốc đính kèm các bộ chứng từ xuất khẩu gốc được xuất trình tại tổ chức tín dụng (TCTD) nhận chiết khấu

CÁC CHỨNG TỪ TRONG THƯƠNG MẠI VÀ

THANH TOÁN QUỐC TẾ

Hợp đồng bảo hiểm

Phiếu bảo hiểm

Chứng từ hàng hóa

Hóa đơn thương mại

Giấy chứng nhận xuất xứ

Phiếu đóng gói

Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng

1.3 Tác dụng

Là cơ sở đảm bảo cho hợp đồng thanh toán quốc tế diễn ra được suôn sẻ Phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi trong thương mại quốc tế là thanh toán theo thư tín dụng L/C Đây là hoạt động thanh toán được diễn ra khá phổ biến

Là công cụ để người mua, cũng như hãng bảo hiểm có được quyền sở hữu các giấy tờ cần thiết đảm bảo cho hợp đồng nhập hàng hóa diễn ra thuận lợi, điều này cũng khẳng định được hàng hóa đã được gửi đi và đến nơi an toàn

Nhờ có bộ chứng từ mà người mua (người nhập khẩu) có thể đối chiếu những chi tiết chất lượng cũng như số lượng của hàng hóa đã nhập có đúng với yêu cầu thỏa thuận trong hợp đồng hàng hóa và có thích hợp với bộ chứng từ không

2 CÁC LOẠI CHỨNG TỪ TRONG BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA

2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Khái niệm

2.1.1

Là hóa đơn chứng từ do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi gởi hàng đi Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua trả tiền, theo tổng số hàng đã được ghi trên hóa đơn

Tác dụng

2.1.2

Bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người chi trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu Nếu số tiền ghi trên hối phiếu không đúng với hóa đơn thì hóa đơn có tác dụng thay thế hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.Thể hiện trị giá và bằng chứng cho sự mua bán, là cơ sở tiến hành kiểm tra và tính tiền thuế

Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền của người mua

có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn

Cung cấp chi tiết về hàng hóa, giúp cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa, theo dõi thực hiên hợp đồng

Bản sao hóa đơn được sử dụng như là một thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền

Nội dung

2.1.3

Hóa đơn thương mại bao gồm:

 Tiêu đề

 Ngày tháng lập hóa đơn

 Tên địa chỉ người bán

 Tên địa chỉ người mua

 Tên hàng hoặc tên dịch vụ được mua bán

 Số lượng hàng hóa

 Đơn giá, điều kiện giao hàng theo incoterms

 Tổng giá trị hóa đơn

Ngoài ra, có thể đề rõ thêm về số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký mã hiệu, trọng lượng, trọng lượng tịnh,

Phân loại

2.1.4

Trong thương mại, người ta còn sử dụng các loại hóa đơn khác có tính chất như hóa đơn thương mại: hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn tạm thời, hóa đơn chính thức, hóa đơn chi tiết

 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng trong thanh toán, thương dùng cho mục đích khai thuế hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, kê khai giá trị hàng hóa…

 Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Dùng trong việc thanh toán sơ bộ bằng tiền trong các trường hợp như giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng, khi tỉ lệ tăng giảm giá được xác định ở cảng dỡ hàng, căn cứ vào sự thay đổi phẩm chất hàng hóa sau quá trình chuyên chở

 Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong trường hợp sử dụng hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng người ta sử dụng hóa đơn chính thức Vì vậy hóa đơn chính thức là cơ sở thanh toán dứt tiền hàng cũng như xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng

 Hóa đơn chi tiết (Detail Invoice): Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân tích rất chi tiết Hóa đơn chi tiết phải có tiêu đề ghi “Hóa đơn chi tiết” Còn nội dung chi tiết mức độ nào thì tùy theo yêu cầu từng trường hợp cụ thể

 Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): Có sự chứng nhận của lãnh sự nước nhập

khẩu tại nước xuất khẩu chứng thực về giá Tùy theo qui định của từng quốc gia mà cách ghi hóa đơn khác nhau Việc xuất trình hóa đơn lãnh sự cho cơ quan hải quan nước nhập khẩu là bắt buộc ở những nước mà thuế nhập khẩu tính theo giá trị hàng hóa

 Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Sử dụng trong trường hợp khai báo hải quan Nội dung hóa đơn bao gồm: Những chi tiết về người bán, người mua, địa điểm, thời gian, nơi gửi, tên hàng, mã hàng, số lượng

 Và một số loại hóa đơn khác…

2.2 Vận đơn đường biển (Bill of lading)

Khái niệm

2.2.1

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng tàu biển, do người vận tải cấp cho người gởi hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải với người chủ hàng

Chức năng

2.2.2

Vận đơn đường biển có các chức năng sau đây:

 Là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, thực hiện hợp đồng vận chuyển

 Là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hoá đã gửi trong vận đơn, cho phép người nắm bản gốc của vận đơn nhận hàng hoá khi tàu cập bến,

có quyền bán hoặc chuyển nhượng hàng hoá ghi trên vận đơn

Tác dụng

2.2.3

Xuất phát từ những chức năng đó, vận đơn đường biển có tác dụng như sau:

 Làm căn cứ khai thuế xuất nhập khẩu, làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu

 Làm tài liệu kèm theo hoá đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để thanh toán tiền hàng

 Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hoá

 Làm căn cứ xác định lượng hàng đã gửi đi, dựa vào đó theo dõi việc thực hiện hợp đồng

Nội dung

2.2.4

Vận đơn đường biển bao gồm các nội dung sau đây:

 Tên người vận tải

 Người gửi hàng

 Tên người nhận hàng (nếu là vận đơn đích danh) hoặc ghi theo lệnh… (nếu là vận đơn theo lệnh) hoặc không ghi rõ người nhận hàng (nếu là vận đơn xuất trình)

 Trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng

 Cước phí, phụ phí phải trả cho người vận tải

 Điều kiện thanh toán, đã trả tại cảng dỡ hàng

 Thời gian và địa điểm cấp vận đơn

2.2.5.1 Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá

Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): trong vận đơn này người ta ghi rõ

tên người nhận hàng

Vận đơn theo lệnh (Order Bill of Lading): Theo vận đơn này, hàng hoá sẽ được

giao “theo lệnh người gởi hàng” hoặc “theo lệnh người nhận hàng” Khi dùng vậ đơn này, chủ hàng ghi “theo lệnh” (to order) người thứ hai và người thứ hai có thể chuyển tiếp cho người thứ ba, thứ tư… cho đến khi người ta ghi đích danh người nhận hàng

Có nghĩa là người chủ hàng sẽ ký chuyển nhượng cho người thứ hai, người thứ hai sẽ

ký chuyển nhượng cho người thứ ba, thứ tư… cho đến khi chỉ định đích danh người nhận hàng

Vận đơn xuất trình (Bearer Bill of Lading): Trên vận đơn này người ta không

ghi tên người nhận Hàng hóa dẽ được giao cho người nào xuất trình vận đơn

Vận đơn theo lệnh có thể trở thành vận đơn đích danh, nếu người ký hậu cuối cùng ghi đích danh người nhận hàng Vận đơn theo lệnh có thể trở thành vận đơn xuất trình, nếu ký hậu cuối cùng là loại ký hậu để trống, nghĩa là ký hậu mà không ghi rõ tên người nhận hàng

2.2.5.2 Căn cứ vào ghi chú trên vận đơn

Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Là vận đơn mà người vận tải khi cấp

không có phê chú xấu về tình trạng của hàng hoá và bao bì

Vận đơn không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Là vận đơn có ghi những

phê chú của người vận tải về tình trạng xấu của hàng hoá hoặc bao bì như: thủng, cháy, bao rách…

2.2.5.3 Căn cứ vào cách chuyên chở

Vận đơn chở suốt (Through Bill of Lading): Khi việc chuyên chở một lô hàng

từ cảng xếp đến cảng dỡ phải chuyển tải qua nhiều tàu khác, thì người vận tải đầu tiên phải ký phát một vận đơn đại diện cho tất cả chuyến đi đó Vận đơn bao trùm lên tất

cả hành trình gọi là vận đơn chở suốt hoặc vận đơn chuyển tải (Transhipment Bill of Lading) Vận đơn chở suốt và vận đơn chuyển tải cùng nội dung, chức năng, tác dụng,

chỉ khác nhau ở tiêu đề mà thôi

Vận đơn đi thẳng (Direct Bill of Lading): Khi hàng hoá chuyên chở trên một

tàu đi thẳng từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, không qua chuyển tải, vận đơn được dùng trong trường hợp này là vận đơn đi thẳng

2.2.5.4 Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc xếp hàng

Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board Bill of Lading): là vận đơn được ký

phát cho người gởi hàng sau khi hàng hoá đã được bốc xếp lên tàu, thì vận đơn đó là vận đơn đã xếp hàng Trong quan hệ mua bán hàng hoá, người nhập khẩu muốn được cung cấp vận đơn đã xếp hàng vì khi có vận đơn, người nhận hàng yên tâm về hàng hoá hơn là vận đơn nhận hàng để xếp

Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment Bill of Lading): là vận đơn

được ký phát cho người gửi hàng khi người vận tải nhận hàng để xếp lên tàu Do đó, khi cấp vận đơn này, thông thường mgười vận tải sẽ ghi ngày giờ dự định xếp hàng lên tàu

Ngoài ra các loại vận đơn sau đây cũng thường được sử dụng trong thanh toán quốc tế

Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter party Bill of Lading): Trong trường

hợp hàng hoá được chuyên chở trên tàu chuyến, khi nhận hàng, người vận tải cấp cho chủ hàng một vận đơn gọi là vận đơn theo hợp đồng thuê tàu Thông thường, trong vận đơn đơn này, không bao gồm mục “cơ sở pháp lý của vận đơn” và các điều khoản

về trách nhiệm và miễn trách nhiệm của người vận tải Về công ước Bruxelles Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu muốn có tác dụng đầy đủ phải có hợp đồng thuê tàu kèm theo (và trên vận đơn phải dẫn chiếu đến các điều khoản của hợp đồng kèm theo)

Vận đơn hỗn hợp (Combined B/L) là loại vận đơn chở hàng bằng nhiều phương

tiện vận tải khác nhau

Vận đơn rút ngắn (Short B/L) là loại vận đơn tóm tắt những điểm quan trọng

Và một số loại vận đơn khác như: vận đơn đến chậm (Stale Bill of Lading), vận đơn tập thể (House Bill of Lading), vận đơn chủ (Master Bill of Lading)…

Những điểm chú ý trên vận đơn

2.2.6

Vận đơn, tuỳ về danh nghĩa do người vận tải cấp, nhưng trong thực tế công tác, người gởi hàng phải chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp Thuyền trưởng chỉ căn cứ vào biên lai thuyền phó để ký vào vận đơn đường biển và phê chú nếu thấy cần Những điểm cần chú ý trên vận đơn:

 Tên hàng: không những cần căn cứ vào yêu cầu của hợp đồng ngoại thương hoặc L/C mà còn phải tham chiếu sự phân loại hàng trong các biểu suất cước của từng hãng tàu Việc nghiên cứu biểu cước để ghi tên hàng cho đúng có thể tiết kiệm được tiền cước

 Số lượng, trọng lượng, bao bì cần phải phù hợp với số liệu thực tế giao lên tàu, phù hợp với hoá đơn và tất cả các chứng từ khác

 Cần ghi rõ là hàng hoá đã xếp lên tàu nhằm phân biệt với nhận hàng để chuyên chở

 Người nhận hàng phải ghi rõ đơn vị nhận hàng (consignee) đây là một điểm rất trọng yếu của vận đơn, cần ghi chính xác đúng như L/C qui định Nếu lập vận đơn theo lệnh thì ghi “theo lệnh” (to order)

 Các chi tiết khác như: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, thông báo cho ai khi tàu cập bến, việc thanh toán cước phí trong L/C

 Số lượng bản gốc vận đơn: Trong hợp đồng (hoặc L/C) người ta chỉ qui định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng và giao toàn

bộ cho Ngân hàng Số bản sao tuỳ theo yêu cầu của Ngân hàng và các bên hữu quan mà lập

 Chữ ký trên vận đơn phải là chữ ký của thuyền trưởng hoặc đại diện hãng tàu

 Cần tránh mọi tẩy xoá trên vận đơn (nếu có, phải do cơ quan vận chuyển xác nhận)

Lưu ý:

Vận đơn là chứng từ rất quan trọng, vì vậy tổ chức xuất khẩu, nhập khẩu, ngân hàng cần tuân thủ những điều khoản qui định trong UCP 600 về chứng từ vận chuyển (Điều 19 đến điều 27 UCP 600)

2.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Khái niệm

2.3.1

Phiếu đóng gói (Packing list) là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container…)

Phiếu đóng gói hàng hóa được lập khi đóng gói hàng hóa và được đặt trong bao

bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy hoặc cũng có thể đặt trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì

Phiếu đóng gói hàng hóa tạo điều kiện cho việc dễ dàng kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện

Phân phối phiếu đóng gói

2.3.2

Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:

Bản thứ nhất: để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng

trong kiện khi cần, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gửi

Bản thứ hai: kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ

chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh tóan tiền hàng

 Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ

 Có thể xếp hàng bằng công nhân hay phải dùng thiết bị chuyên dùng

 Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn như dùng xe loại mấy tấn, kích thước bao nhiêu mới phù hợp

 Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu khi hàng phải kiểm hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan

Nội dung

2.3.4

 Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không dùng số Packing List)

 Điều kiện cơ sở giao hàng

 Tên, địa chỉ người bán, người mua

 Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích, đơn giá

 Điều kiện thanh toán

 Cảng xếp, dỡ

 Tên tàu, số chuyến,…

Phiếu đóng gói hàng hóa ngoài dạng thông thường còn có:

 Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu có nội dung như trên và nội dung tương đói chi tiết

 Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu có nội dung của nó không chỉ ra tên người bán

 Phiếu đóng gói liên bản kiểm kê trong lượng (Packing and Weight list)

2.4 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Khái niệm

2.4.1

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có

thẩm quyền, thường là Phòng Thương mại/Bộ Thương mại/Bộ Công thương cấp để

xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá

Giấy chứng nhận xuất xứ là cơ sở để xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá

Mục đích

2.4.2

Xác định xuất xứ hàng hoá là công việc rất cần thiết và quan trọng trong thương mại quốc tế

Các quốc gia cần quan tâm đến xuất xứ hàng hoá để:

 Ưu đãi thuế quan

 Áp dụng thuế chống bán phá giá và trợ giá

 Thống kê thương mại và theo dõi hệ thống hạn ngạch…

Nội dung

2.4.3

 Nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm:

 Tên và địa chỉ người mua

 Tên và địa chỉ người bán

 Tên hàng, số lượng, ký mã hiệu

 Lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng

 Xác nhận cơ quan có thẩm quyền

Thông thường, người xuất khẩu phải chuẩn bị sẵn nội dung trên thành văn

bản và đưa đến Phòng Thương mại ký tiếp vào giấy đó để chứng nhận Mỗi lần xin

chứng nhận, chủ hàng phải chịu một khoản lệ phí nhất định

Các mẫu C/O thông dụng ở Việt Nam

2.4.4

2.4.4.1 C/O Form A

Chứng nhận xuất xứ mẫu A, còn gọi tắt đối với những người làm công tác thanh toán quốc tế là CO form A hay GSP form A Đây là một trong các chứng từ

sử dụng trong thanh toán quốc tế với các nhà nhập khẩu của một số quốc gia khác,

bên cạnh hóa đơn thương mại, hối phiếu, vận đơn và các chứng từ khác có liên

quan (nếu có) Nó được một số quốc gia phát triển giàu có chấp nhận nhằm tính

thuế ưu đãi cho hàng hóa có xuất xứ từ các quốc gia đang phát triển

Mục đích của CO form A là để làm căn cứ giúp cho các cơ quan quản lý về thuế xác định được mức thuế suất thuế nhập khẩu (ưu đãi) cũng như trị giá tính

thuế của các mặt hàng đã được cấp chứng nhận xuất xứ từ quốc gia phát hành ghi

trên một chứng nhận xuất xứ mẫu A cụ thể, do các quốc gia nhập khẩu áp dụng các

biểu thuế suất nhập khẩu khác nhau đối với cùng một mặt hàng nhưng có nguồn

gốc xuất xứ khác nhau

2.4.4.2 C/O Form B

Loại C/O cấp cho hàng hóa xuất xứ tại Việt Nam xuất khẩu sang các nước

khác trên thế giới trong các trường hợp sau:

 Nước nhập khẩu không có chế độ ưu đãi GSP

 Nước nhập khẩu có chế độ ưu đãi GSP và cho Việt Nam hưởng ưu đãi từ

chế độ này nhưng hàng hóa xuất khẩu không đáp ứng các tiêu chuẩn do chế

Nam để hưởng các ưu đãi theo “Hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan có

hiệu lực chung (CEPT) để thành lập Khu vực Thương mại tự do ASEAN (AFTA)”

(dưới đây gọi là Hiệp định CEPT)

Hiệp định CEPT là Hiệp định quốc tế giữa các nước thành viên ASEAN mà Việt Nam đã ký tham gia tại BangKok-Thái Lan ngày 15 tháng 12 năm 1995 và

được thực hiện từ ngày 1tháng 1 năm 1996

Hàng hoá được cấp giấy chứng nhận Mẫu D: Là các hàng hoá đáp ứng được đầy đủ các điều kiện về xuất xứ quy định tại Hiệp định CEPT

Các giấy chứng nhận khác

2.4.5

 Form O dùng để xuất khẩu cà phê qua các nước Hiệp hội cà phê thế giới

(Mỹ, Thái Lan, Singapore…)

 Form X dùng cho xuất khẩu cà phê đi các nước khác ngoài hiệp hội

 Form T dùng cho các mặt hàng dệt xuất khẩu sang thị trường chung châu Âu

EEC Là loại C/O theo quy định của Hiệp định Dệt May giữa Việt Nam và

EU

 Form DA59 là mẫu C/O cho một số sản phẩm xuất khẩu sang Nam Phi

 Form S là mẫu C/O ưu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang Lào

 Và một số form khác như C-ASEAN, C-Japan, E, AK, ICO…

2.5 Bảng kê chi tiết (Specification)

Có hai loại bảng kê chi tiết:

 Một là, bảng kê chi tiết được lâp ra khi ký kết hợp đồng, bảng này được dùng làm phụ lục hợp đồng và là phần không thể tách rời khỏi hợp đồng

 Hai là, bảng kê chi tiết được lập ra khi gửi hàng cho người mua, bao gồm những chi tiết về các loại hàng, các mặt hàng của lô hàng gửi đi Trong trường hợp này, bảng kê chi tiết thực ra là bảng tổng hợp của các phiếu đóng gói, nhằm bổ sung và cụ thể hoá các chi tiết trên hoá đơn

 Số lượng hàng trong mỗi kiện

 Trọng lượng mỗi kiện (kể cả bì và tịnh)

Đặc điểm và vai trò

2.6.2

2.6.2.1 Một số đặc điểm

 Chứng từ bảo hiểm phải được kí kết theo quy định

 Ngày của chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng

 Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và cùng loại tiền

 Các loại rủi ro cần bảo hiểm phải thích ứng đầy đủ nhằm bảo vệ được hàng hóa

 Mô tả hàng hóa trong bảo hiểm phải đúng với hàng hóa thực tế được bảo hiểm Bên và nơi đòi tiền bảo hiểm phải được người hưởng quyền lợi bảo hiểm chấp nhận

 Phiếu bảo hiểm không được chấp nhận

2.6.3.1.2 Nội dung

Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên (các điều khoản quy định trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm)

Các điều khoản riêng biệt của hợp đồng bảo hiểm đã được kí kết bao gồm các nội dung về: đối tượng bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, tổng số phí bảo hiểm

2.6.3.1.3 Tác dụng

Xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó Xác nhận việc trả phí bảo hiểm, do đó nó thừa nhận rằng hợp đồng bảo hiểm nói trên đã có hiệu lực

Nó là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm

2.6.3.2 Giấy chứng nhận bảo hiểm

Tuy nhiên trong giấy chứng nhận bảo hiểm không có phần các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên về các điều khoản quy định trách nhiệm của

người bảo hiểm và người được bảo hiểm

Đơn vị kinh doanh thường yêu cầu công ty Bảo hiểm Việt Nam cấp giấy chứng nhận bảo hiểm trong trường hợp mua bảo hiểm hàng nhập khẩu hoặc tỏng trường hợp mua hàng xuất khẩu cho một khách hàng đã quen thuộc Còn trong trường hợp xuất khẩu (theo điều kiện CIF) cho một khách hàng mới tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu thường yêu cầu công ty Bảo hiểm Việt Nam cấp bảo hiểm đơn bên cạnh việc chứng nhận đã mua bảo hiểm còn giới thiệu với khách hàng những điều kiện của bảo hiểm Việt Nam

Khi hàng hóa được chuyển ra ga, bến tàu, sân bay, phải xin cơ quan giám định kiểm nghiệm, kiểm dịch ở cửa khẩu kiểm tra lại hàng hóa trước khi giao lên phương tiện vận tải

Sau khi kiểm nghiệm, kiểm dịch, các cơ quan chức năng sẽ cấp các chứng từ xác minh bản chất hàng hóa như giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận trọng lượng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận giám định, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, động vật

Giấy chứng nhận số lượng thường được sử dụng trong trường hợp đối tượng mua bán là những hàng hóa mà người ta cần biết số lượng hơn là trọng lượng như thuốc là, bàn ghế,

Giấy chứng nhận số lượng bao gồm:

 Tên ngưởi gửi hàng

Kết luận cơ quan lập chứng từ về số lượng của lô hàng xuất khẩu: thể hiện việc xác nhận hàng phù hợp với quy định của hợp đồng hoặc nêu lên tổng số lượng hàng hóa phù hợp với quy định của hợp đồng

2.8 Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight)

Giấy chứng nhận trọng lượng là chứng từ xác nhận khối lượng hàng hóa Giấy này do Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu, hoặc do đơn vị xuất nhập khẩu lập

và được cơ quan hải quan, hoặc công ty giám định cấp Ở nước ta do công ty Vinacontrol cấp

Giấy chứng nhận trọng lượng là cơ sở để người mua đối chiếu giữa hàng mà người bán đã gởi với hàng thực nhận vể khối lượng của từng mặt hàng cụ thể

Giấy chứng nhận trọng lượng bao gồm:

 Tên người gởi hàng

 Tên người nhận hàng

 Tên phương tiện vận tải

 Ngày bốc hàng lên phương tiện vận tải

Lưu ý: Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận phẩm chất số lượng hoặc trọng

lượng cần đặc biệt quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bởi các giấy này sẽ có tác dụng quyết định trong việc giải quyết tranh chấp sau này Phải qui định rõ kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận

2.9 Giấy chứng nhận kiểm dịch

Là những chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng

để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc v.v

Gồm có:

Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Vetecrinary certificate) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật (súc vật, cầm thú v.v ) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lông, da, ) hoặc bao bì của chúng, xác nhận

đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitory certificate) do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitory certificate)

2.9.1

2.9.1.1 Khái niệm

Chứng từ do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa là thực vật hoặc sản phẩm thực vật là không có nấm độc, sâu bọ, cỏ dại,… có thể gây bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi đến

2.9.1.2 Vai trò

Chứng từ nhằm xác định rõ phẩm chất của hàng hóa, chứng minh hàng hóa hoàn toàn phù hợp với hợp đồng, và bổ sung giấy tờ để làm thủ tục khi xuất nhập khẩu

 Phương tiện vận tải

 Ghi nhận xét của cơ quan kiểm dịch thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Vetecrinary certificate)

2.9.2

2.9.2.1 Khái niệm

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật là chứng từ do cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hoá không vi trùng gây dịch bệnh cho giống má, súc vật hoặc chứng nhận động vật hàng hoá đã được tiêm chuẩn để phòng dịch bệnh

 Cảng đi,

 Cảng đến,

 Phương tiện vận chuyển,

 Ngày kiểm dịch,

 Hiệu lực của giấy chứng nhận,

 Đặc biệt quan trọng là phần chứng thực của bác sĩ thú y xác nhận sản phẩm được lấy từ con vật khoẻ mạnh, ở vùng an toàn dịch, đã được kiểm tra trước, nếu sản phẩm là động vật phải được chế biến bảo quản tốt, không có chất độc

và vi trùng gây bệnh, hợp vệ sinh cho người tiêu dùng

Khi xuất khẩu động vật hoặc sản phẩm động vật, doanh nghiệp phải mời cơ quan thú y đến kiểm tra, xử lý và cấp giấy phép chứng nhận ít nhất là 7 ngày trước khi xuất hàng

Muốn xin giấy xác nhận kiểm dịch động vật, thực vật, đơn vị kinh doanh phải xuất trình hàng hoá cho cơ quan kiểm dịch để tiến hành kiểm tra và kiểm dịch hàng hoá Cơ quan kiểm dịch trên cơ sở kết quả kiểm tra sẽ cấp giấy chứng nhận

2.10 Giấy chứng nhận vệ sinh (Santitary certificate)

Chứng từ xác định tình trạng không đôc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ Chứng từ này do Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp, nếu hợp đồng và L/C không quy định điều gì đặc biệt, người ta chỉ ghi kết luận: Hàng không có vi trùng gây bệnh

2.11 Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation certificate)

Là giấy chứng nhận hàng hóa đã bảo đảm được các biện pháp phun, khử trùng nhằm tránh các loại bệnh dịch, nấm mốc,… có thể gây thiệt hại cho hàng hóa trên đường chuyên chở và gây hại cho người sử dụng

Nơi cấp: Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, thường là các Cục, chi cục kiểm dịch thực vật hoặc công ty Khử trùng được cấp phép của nhà nước

2.12 Một số chứng từ khác

Ngoài những chứng từ kể trên, bộ chứng từ hàng hóa mà người bán xuất trình còn có những chứng từ khác như:

 Giấy chứng nhận của người hưởng lợi (Beneficiary certificate)

 Thông báo giao hàng bằng telex, fax (Shipment advise send by telex, fax)

 Biên nhận gởi chứng từ bằng dịch vụ chuyển phát nhanh (DHL, EMS, FEDEX….)

 Biên nhận của thuyền trưởng (Master’s Receipt)

3 CHỨNG TỪ TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C

3.1 Chứng từ do người nhập khẩu lập

Căn cứ vào hợp đồng thương mại đã ký kết, nhà nhập khẩu sẽ lập giấy đề nghị

mở L/C theo mẫu của ngân hàng

Khi đó, người nhập khẩu cần phải lưu ý xem:

 Thứ nhất, đơn vị mình có đủ điều kiện để được ngân hàng mở L/C hay

không Nếu không, phải ủy thác cho đơn vị khác có đủ điều kiện mở L/C, và

khi ấy, việc lập giấy đề nghị mở L/C thuộc về nhiệm vụ của đơn vị nhận ủy

thác

 Thứ hai, những điều khoản của hợp đồng thương mại có đủ cơ sở để ràng

buộc người xuất khẩu nhằm bảo vệ quyền lợi của mình hay chưa, cần thêm

bớt điều gì nữa hay không Nếu có, nên đưa thêm những nội dung gì nhưng

phải nằm trong phạm vi khả năng chấp nhận của người xuất khẩu

3.2 Chứng từ do ngân hàng mở L/C lập

Căn cứ vào giấy đề nghị mở L/C, nếu đồng ý ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành

mở L/C và chuyển đến người thụ hưởng thông qua ngân hàng thông báo

3.3 Chứng từ do người xuất khẩu lập hoặc xuất trình

Để được ngân hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền, người xuất khẩu phải lập

bộ chứng từ thanh toán gởi vào ngân hàng trong thời hạn hiệu lực của L/C Chứng

từ do người xuất khẩu lập bao gồm hai loại: chứng từ tài chính và chứng từ thương

mại

Chứng từ tài chính là hối phiếu do người xuất khẩu lập ra, nội dung hối phiếu

phải nêu rõ ngân hàng mở L/C, số hiệu và ngày tháng của L/C tham chiếu

Chứng từ thương mại người xuất khẩu phải lập là những chứng từ mà ngân

hàng mở L/C chỉ định rõ trong nội dung L/C

 Thông thường, bộ chứng từ thương mại gồm những chứng từ sau

đây:

 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): do người xuất khẩu lập chứng

minh cho ngân hàng mở L/C biết rằng hàng hóa đã giao theo trị giá phù hợp

với quy định của L/C

 Vận tải đơn (Bill of Lading): do đơn vị vận chuyển hàng hóa phát hành,

chứng minh rằng hàng đã được chuyển giao và ai nắm giữ vận đơn sẽ có

quyền định đoạt hàng hóa

 Chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): do Văn phòng thương mại phát

hành để chứng nhận nguồn gốc của hàng hóa,

 Chứng nhận chất lượng/số lượng (Certificate of quality/ quantity): do cơ

quan kiểm định phát hành để chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng

hóa được chuyển giao

 Bảng kê bao bì, đóng gói (Packing list): do người xuất khẩu lập để giúp cho

người nhập khẩu dễ dàng nhận diện và kiểm soát hàng hóa

 Chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance): do công ty bảo hiểm hàng

hóa phát hành khi bán bảo hiểm nhằm đảm bảo khả năng hoàn trả tiền L/C

cho ngân hàng mở L/C trong trường hợp có rủi ro xảy ra

 Shipping Documents (Chứng từ giao hàng); Phytosanitary Certificate (Giấy

chứng nhận kiểm dịch thực vật); Fumigation Certificate (Giấy chứng nhận

hàng hoá đã xông khói);…

4 TÁC DỤNG CỦA CHỨNG TỪ TRONG QUY TRÌNH L/C

L/C chỉ giao dịch bằng chứng từ và chỉ thanh toán căn cứ vào chứng từ:

Các ngân hàng chỉ trên cơ sở chứng từ, kiểm tra việc xuất trình để quyết định xem

trên bề mặt chứng từ có tạo thành một xuất trình phù hợp theo yêu cầu của L/C hay

không Khi chứng từ được xuất trình là phù hợp thì ngân hàng phát hành phải thanh

toán vô điều kiện cho nhà xuất khẩu

L/C yêu cầu tuân thủ chặt chẽ của bộ chứng từ: Yêu cầu tuân thủ chặt chẽ

của chứng từ là nguyên tắc cơ bản của giao dịch L/C Bộ chứng từ phải tuân thủ

chặt chẽ các điều khoản của L/C, bao gồm số loại, số lượng và nội dung của chúng

Bộ chứng từ mà nhà xuất khẩu phải xuất trình:

 Bộ chứng từ quy định trong L/C là bằng chứng chứng minh nhà xuất

khẩu đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo đúng như L/C quy định

 Nếu bộ chứng từ xuất trình phù hợp thì ngân hàng phát hành sẽ phải

thanh toán cho nhà xuất khẩu

 Bộ chứng từ quy định nhiều hay ít tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, quy

định của nước nhập khẩu và sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán

 Yêu cầu lập chứng từ phải nghiêm ngặt, hoàn hảo, phù hợp với những

điều khoản của L/C

Bộ chứng từ đề nghị thanh toán L/C do các bên thoả thuận Người bán phải

cung cấp đầy đủ các chứng từ và phải phù hợp với L/C thì mới được thanh toán

4.1 Nếu bộ chứng từ hợp lệ

Là cơ sở đảm bảo cho hợp đồng thanh toán được diễn ra suôn sẻ

Là công cụ để người bán chứng minh nghĩa vụ trả tiền của người mua một

cách hợp lý, thuận lợi hơn

Là công cụ để người mua, cũng như các hãng bảo hiểm có được quyền sở

hữu các giấy tờ cần thiết đảm bảo cho hợp đồng nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận

lợi, khẳng định hàng hóa đã được gửi đi và đến nơi an toàn

Nhờ có bộ chứng từ, người mua có thể đối chiếu chỉ tiêu chất lượng, số

lượng hàng hóa đã nhập có đúng với yêu cầu thỏa thuận trong hợp đồng hàng hóa

và có thích hợp với bộ chứng từ hay không

4.2 Nếu bộ chứng từ không hợp lệ, xảy ra các rủi ro sau

Rủi ro đối với nhà Xuất khẩu

4.2.1

Khi tham gia phương thức thanh toán TDCT, nhà xuất khẩu (XK) hay gặp những rủi ro sau:

Khi nhận được L/C từ NH thông báo, nếu nhà XK kiểm tra các điều kiện

chứng từ không kĩ, chấp nhận cả những yêu cầu bất lợi mà nhà XK không thể đáp

ứng được trong khâu lập chứng từ sau này Khi các yêu cầu đó không được thoả

mãn, NH phát hành từ chối bộ chứng từ và không thanh toán Lúc đó, nhà NK sẽ có

lợi thế để thương lượng lại về giá cả nằm ngoài các điều khoản của L/C và nhà XK

sẽ gặp bất lợi

Trong thanh toán TDCT, ngân hàng mở L/C đứng ra cam kết thanh toán cho người XK khi họ xuất trình bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C, NH chỉ làm

việc với các chứng từ quy định trong L/C Phương thức thanh toán TDCT đòi hỏi

sự chính xác tuyệt đối giữa bộ chứng từ thanh toán với nội dung quy định trong

L/C Chỉ cần một sơ suất nhỏ trong việc lập chứng từ thì nhà XK cũng có thể bị NH

mở L/C và người mua bắt lỗi, từ chối thanh toán Do đó, việc lập bộ chứng từ thanh

toán là một khâu quan trọng và rất dễ gặp rủi ro đối với nhà XK

Một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C phải đáp ứng được các yêu cầu

sau :

 Các chứng từ phải phù hợp với luật lệ và tập quán thương mại mà hai nước

người mua và người bán đang áp dụng và được dẫn chiếu trong L/C

 Nội dung và hình thức của các chứng từ thanh toán phải được lập theo đúng

yêu cầu đề ra trong L/C

 Những nội dung và các số liệu có liên quan giữa các chứng từ không được

mâu thuẫn với nhau, nếu có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ mà từ đó người

ta không thể xác định một cách rõ ràng, thống nhất nội dung thuộc về tên

hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, tên của người hưởng lợi…

thì các chứng từ đó sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán vì bộ chứng từ đó

mâu thuẫn với nhau

 Bộ chứng từ phải được xuất trình tại địa điểm qui định trong L/C và trong

thời hạn hiệu lực của L/C

Trên thực tế có rất nhiều sai sót xảy ra trong quá trình lập chứng từ,

thường gặp vẫn là:

 Lập chứng từ sai lỗi chính tả, sai tên, địa chỉ của các bên tham gia, của hãng

vận tải

 Chứng từ không hoàn chỉnh về mặt số lượng

 Các sai sót trên bề mặt chứng từ: số tiền trên chứng từ vượt quá giá trị của

L/C; các chứng từ không ghi số L/C, không đánh dấu bản gốc; các chứng từ

không khớp nhau hoặc không khớp với nội dung của L/C về số lượng, trọng

lượng, mô tả hàng hoá… các chứng từ không tuân theo quy định của L/C về

cảng bốc dỡ hàng, về hãng vận tải, về phương thức vận chuyển hàng hóa…

Tất cả những sai sót trên đều là những nguyên nhân gây nên rủi ro cho nhà

XK khi lập bộ chứng từ thanh toán

Ngoài ra, do sự khác biệt về tập quán, luật lệ ở mỗi nước cho nên dễ dẫn

đến những sai sót khi nhà XK hoàn tất bộ chứng từ hàng hoá để gửi NH xin thanh

toán

Nếu nhà XK xuất trình bộ chứng từ không phù hợp với L/C thì mọi khoản

thanh toán hay chấp nhận có thể đều bị từ chối, và nhà XK phải tự xử lý hàng hoá

như dỡ hàng, lưu kho cho đến khi vấn đề được giải quyết hoặc phải tìm người mua

mới, bán đấu giá hay chở hàng về quay về nước Đồng thời, nhà XK phải chịu

những chi phí như lưu tàu quá hạn, phí lưu kho… trong khi đó không biết rõ lập

trường của nhà NK là sẽ đồng ý hay từ chối nhận hàng vì lý do bộ chứng từ có sai

sót

Nếu NH phát hành mất khả năng thanh toán, thì cho dù bộ chứng từ xuất trình

là hoàn hảo thì cũng không được thanh toán

Rủi ro đối với nhà Nhập khẩu

4.2.2

Trong thanh toán TDCT, việc thanh toán của NH cho người thụ hưởng chỉ căn

cứ vào bộ chứng từ xuất trình mà không căn cứ vào việc kiểm tra hàng hoá NH chỉ

kiểm tra tính chân thật bề ngoài của chứng từ, mà không chịu trách nhiệm về tính

chất bên trong của chứng từ, cũng như chất lượng và số lượng hàng hoá Như vậy

sẽ không có sự đảm bảo nào cho nhà nhập khẩu (NK) rằng hàng hoá sẽ đúng như

đơn đặt hàng hay không Nhà NK có thể nhận được hàng kém chất lượng hoặc bị

hư hại trong quá trình vận chuyển mà vẫn phải hoàn trả đầy đủ tiền thanh toán cho

NH phát hành

Khi nhà NK chấp nhận bộ chứng từ hàng hoá sẽ có nguy cơ gặp rủi ro Bộ

chứng từ là cơ sở pháp lý đầu tiên về tính đúng đắn của hàng hoá Nếu nhà NK

không chú ý kiểm tra kỹ bộ chứng từ (từ lỗi, câu chữ, số lượng các loại chứng từ,

cơ quan có thẩm quyền cấp các loại giấy chứng nhận…) mà chấp nhận bộ chứng từ

có lỗi sẽ bị thiệt hại và gặp khó khăn trong việc khiếu nại sau này

Một rủi ro mà nhà NK hay gặp là hàng đến trước bộ chứng từ, nhà NK chưa

nhận được bộ chứng từ mà hàng đã cập cảng Bộ chứng từ bao gồm vận đơn, mà

vận đơn lại là chứng từ sở hữu hàng hoá nên thiếu vận đơn thì hàng hoá không

được giải toả Nếu nhà NK cần gấp ngay hàng hoá thì phải thu xếp để NH phát

hành phát hành một thư bảo lãnh gửi hãng tàu để nhận hàng Để được bảo lãnh

nhận hàng, nhà NK phải trả thêm một khoản phí cho NH Hơn nữa, nếu nhà NK

không nhận hàng theo qui định thì tiền bồi thường giữ tàu quá hạn sẽ phát sinh

Rủi ro đối với ngân hàng phát hành

Nếu không có sự chấp nhận trước của người NK về việc hoàn trả, thì NH phát hành

sẽ gặp rủi ro khi bộ chứng từ có sai sót, khi đó nhà NK không chấp nhận và NH sẽ

không truy hoàn được tiền từ nhà NK

Nếu trong L/C ngân hàng phát hành không qui định bộ vận đơn đầy đủ (full set off bills of lading) thì một người NK có thể lấy được hàng hoá khi chỉ cần xuất

trình một phần của bộ vận đơn, trong khi đó người trả tiền hàng hoá lại là ngân

hàng phát hành theo cam kết của L/C

Rủi ro đối với ngân hàng thông báo

4.2.4

NH thông báo có trách nhiệm phải đảm bảo rằng thư tín dụng là chân thật,

đồng thời phải xác minh chữ ký, mã khoá (test key), mẫu điện của NH phát hành

trước khi gửi thông báo cho nhà XK Rủi ro xảy ra với NH thông báo là khi NH

này thông báo một L/C giả hoặc sửa đổi một L/C không có hiệu lực trong khi chính

NH chưa xác nhận được tình trạng mã khoá hay chữ ký uỷ quyền của NH mở L/C

Rủi ro đối với ngân hàng xác nhận

4.2.5

Nếu bộ chứng từ được xuất trình là hoàn hảo thì NH xác nhận phải trả tiền

cho nhà XK bất luận là có truy hoàn được tiền từ NH phát hành hay không Như

vậy, NH xác nhận chịu rủi ro tín dụng đối với NH phát hành

Nếu NH xác nhận trả tiền hay chấp nhận thanh toán hối phiếu kỳ hạn mà không có sự kiểm tra bộ chứng từ một cách thích đáng, để bộ chứng từ có lỗi, NH

phát hành không chấp nhận thanh toán thì NH xác nhận không thể đòi tiền NH phát

hành

Rủi ro đối với ngân hàng đƣợc chỉ định

4.2.6

Các NH được chỉ định không có trách nhiệm thanh toán cho nhà XK trước

khi nhận được tiền hàng từ NH phát hành Tuy nhiên trong thực tế, trên cơ sở bộ

chứng từ được xuất trình, các NH được chỉ định thường ứng trước cho nhà XK với

điều kiện truy đòi để trợ giúp nhà XK, do đó NH này phải chịu rủi ro tín dụng đối

với NH phát hành hoặc nhà XK

Rủi ro đạo đức đối với nhà XK

4.2.7

Rủi ro đạo đức là những rủi ro khi một bên tham gia phương thức thanh toán

TDCT cố tình không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo qui định của L/C, làm

ảnh hưởng tới quyền lợi của bên kia

Mặc dù trong thanh toán TDCT đã có sự cam kết của NH mở L/C nhưng sự

tin tưởng và thiện chí giữa người mua và người bán vẫn được coi là yếu tố quan

trọng đảm bảo cho sự an toàn của TTQT Khi người NK không thiện chí, cố ý

không muốn thực hiện hợp đồng thì họ có thể dựa vào sai sót cho dù là rất nhỏ của

bộ chứng từ để đòi giảm giá, kéo dài thời gian để chiếm dụng vốn của người bán,

thậm chí từ chối thanh toán

Rủi ro đạo đức đối với nhà NK

4.2.8

Với người mua sự trung thực của người bán là rất quan trọng bởi vì NH chỉ làm việc với các chứng từ mà không cần biết việc giao hàng có đúng hợp đồng hay

không Do đó nhà NK có thể gặp rủi ro nếu nhà XK có hành vi gian dối, lừa đảo

trong việc giao hàng như: cố tình giao hàng kém phẩm chất, không đúng số

lượng…

Một nhà XK chủ tâm gian lận có thể xuất trình bộ chứng từ giả mạo, có bề

ngoài phù hợp với L/C cho NH mà thực tế không có hàng giao, người NK vẫn phải

thanh toán cho NH ngay cả trong trường hợp không nhận được hàng hoặc nhận

được hàng không đúng theo hợp đồng

5 KIỂM TRA CHỨNG TỪ

5.1 Nguyên tắc kiểm tra

Phải thật khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ chứng từ của khách hàng

Bộ chứng từ phải đầy đủ về mặt chủng loại và số lượng, thể hiện nội dung phù hợp với các yêu cầu của L/C, bản thân các chứng từ không mâu thuẫn nhau về mặt nội dung

Ví dụ: như thư tín dụng yêu cầu xuất trình bao nhiêu loại chứng từ, mỗi loại bao nhiêu bản gốc, bao nhiêu bản sao, ngày phát hành trong khoảng thời gian nào, nội dung thể hiện ra sao…, thì bộ chứng từ do người thụ hưởng xuất trình phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó

Đảm bảo đúng qui định của L/C và UCP, ISBP

Một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Các chứng từ phải phù hợp với luật lệ và tập quán thương mại mà hai nước người mua và người bán đang áp dụng và được dẫn chiếu trong L/C

 Nội dung và hình thức của các chứng từ thanh toán phải được lập theo đúng yêu cầu đề ra trong L/C

 Những nội dung và các số liệu có liên quan giữa các chứng từ không được mâu thuẫn với nhau, nếu có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ mà từ đó người ta không thể xác định một cách rõ ràng, thống nhất nội dung thuộc về tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, tên của người hưởng lợi… thì các chứng từ đó sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán vì bộ chứng từ đó mâu thuẫn với nhau

 Bộ chứng từ phải được xuất trình tại địa điểm qui định trong L/C và trong thời

hạn hiệu lực của L/C

Cách thức kiểm tra:

Kiểm tra sơ lược ban đầu:

 Kiểm tra ngày lập chứng từ có nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không?

 Xuất trình chứng từ có đúng thời hạn hay không?

 Xem xét các khoản mục trên chứng từ có đúng và đầy đủ theo yêu cầu của L/C hay không?

 Chứng từ được cấp bởi cơ quan nào? Nếu cơ quan khác cấp thì chứng từ đó không có giá trị

Kiểm tra chi tiết bộ chứng từ:

 Kiểm tra số tiền trị giá của bộ chứng từ có nằm trong phạm vi trị giá của thư tín dụng hay không?

 Nếu số tiền đó không nằm trong phạm vi trị giá của thư tín dụng thì ngân hàng sẽ ưu tiên hơn cho thư tín dụng

 Việc giao hàng từng phần có cho phép trong trường hợp chưa sử dụng hết trị giá của thư tín dụng đã mở hay không?

Những chứng từ khác biệt so với L/C hoặc các chứng từ khác vẫn được chấp nhận:

 Dữ liệu trong một chứng từ không giống hệt như khi đọc lời văn của tín dụng, nhưng không mâu thuẫn với dữ liệu trong chứng từ đó, trong các chứng từ khác và trong thư tín dụng

 Trong các chứng từ (trừ hóa đơn thương mại) hàng hóa được mô

tả một cách chung chung, nhưng không mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong tín dụng

 Địa chỉ của người thụ hưởng và của người yêu cầu không giống như các địa chỉ quy định trong tín dụng hoặc trong bất kỳ chứng từ qui định nào khác, nhưng các địa chỉ đó có cùng một quốc gia

Tóm lại: Sự sai lệch về mặt nội dung cũng như cách thể hiện so với qui định

của L/C đều bị coi là bất hợp lệ và phải được chỉnh sữa (nếu có thể)

Điều 18: Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại:

 Phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 38);

 Phải đứng tên người yêu cầu (trừ khi áp dụng điều 38g);

 Phải ghi bằng loại tiền của thư tín dụng;

 Không cần phải kí

Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định, một ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc ngân hàng có thể chấp nhận một hóa đơn thương mại phát hành có số tiền vượt quá số tiền được phép của Thư tín dụng, và quyết định của nó sẽ ràng buộc tất cả các bên, miễn là ngân hàng đó chưa thanh toán hoặc chiết khấu cho số tiền vượt quá số tiền cho phép của Thư tín dụng

Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện trong hợp đồng thương mại phải phù hợp với mô tả trong thư tín dụng

Kiểm tra người lập Hóa đơn:

Theo UCP 600, người lập hóa đơn có thể là người thụ hưởng tín dụng, nhà sản xuất hay người đại diện cho bên bán Trong trường hợp xuất khẩu ủy thác, thư tín dụng có thể cho phép người lập hóa đơn không phải là người thụ hưởng tín dụng Khi

đó trên thư tín dụng phải ghi rõ: “COMMERCIAL INVOICE ISSUED BY THIRD PARTY IS ACCEPTABLE” Nhưng theo UCP về hóa đơn thương mại thì “Trừ khi được quy định khác trong thư tín dụng, Hóa đơn thương mại phải theo Điều 18 ở trên

Vì vậy khi kiểm Hóa đơn, ngân hàng cần kiểm tra người lập có phải là người được thụ hưởng được quy định trong L/C hay không và kiểm tra các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Việc ghi tên của người lập hóa đơn phải theo đúng nội dung của mục Beneficiary thể hiện trên L/C kể cả nội dung tham chiếu này bị ghi sai Nếu người lập ghi đúng với thực tế thì có thể bị xem là bất hợp

lệ Việc ghi địa chỉ không nhất thiết phải phù hợp với L/C miễn sao là trong cùng một quốc gia (điều UCP 600)

Trường hợp L/C ghi sai tên công ty mua hay bán rất thường xảy ra Các đơn vị xuất khẩu để hạn chế chi phí không cần thiết thường không yêu cầu tu chỉnh L/C mà khi lập chứng từ cũng ghi sai như trong L/C

Kiểm tra tên và địa chỉ của người mua: bằng cách đối chiếu với mục

Applicant của thư tín dụng Nội dung này được thể hiện ở phần: “FOR ACCOUNT

AND RISK OF MESSRS”, hay “APPLICANT” Lưu ý, trường hợp L/C chuyển nhượng, tên người mua được thể hiện phải là người thu hưởng thứ nhất chứ không phải APPLICANT (người mở thư tín dụng)

Kiểm tra việc mô tả hàng hóa: Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại phải

phù hợp với hàng hóa trong thư tín dụng Trong các chứng từ khác, có thể mô tả một cách tổng quát nhưng không được mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong thư tín dụng Nếu mô tả hàng hóa thể hiến sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên nhân

để Ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán mặc dù điều này không liên quan cũng như không làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa

Kiểm tra đơn giá của hàng hóa có đƣợc ghi giống nhƣ L/C không? Không

nhất thiết miễn là không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa

Kiểm tra số lƣợng, trọng lƣợng hàng hóa: Trước tiên xem L/C có cho phép

giao hàng từng phần hay không?

 Nếu không thì tổng giá trị hàng hóa phải khớp với L/C hay nằm trong dung sai (phạm vi cho phép sai số) cho phép của L/C

 Nếu có thì tổng giá tri của hóa đơn có thể nhỏ hơn của L/C nếu nhà nhập khẩu giao hàng Dựa vào ngày giao hàng trên vận đơn, nếu ngày này trùng hay sau ngày hết hạn giao hàng thì đây là lần giao cuối cùng Thanh toán viên phải cộng gía trị lần giao này với tất cả lần giao trước Tổng giá trị này phải nằm trong phạm vi của L/C với dung sai theo quy định

Khi kiểm tra đơn giá ngân hàng, cần lưu ý cả điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…) Cần kiểm tra xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu của L/C không?

Kiểm tra số tiền trên hóa đơn

Số tiền ghi bằng số: ghi theo kiểu Anh Nếu giao hàng 1 lúc, nhiều chủng loại khác nhau thì giá trị từng loại hàng cũng như tổng giá trị thực phải được tính đúng

Số tiền bằng chữ: phải khớp với số tiền bằng số và đúng chính tả Đơn vị tiền trên hóa đơn phải giống hối phiếu và L/C

Kiểm tra những dự kiện khác: Trên hóa đơn có thể được thể hiện thêm cảng

bốc dỡ, cảng dỡ hàng, càng chuyền tải… Nếu có những thông tin này thì phải đồng nhất với thông tin trên vận đơn hay những chứng từ liên quan

Kiểm tra các yêu cầu khác của L/C đối với hóa đơn: Hóa đơn phải được kí

đối chứng Nghĩa là yêu cầu đại diên bên mua kiểm tra hàng hóa và kí tên hóa đơn Nếu L/C quy định thì hóa đơn phải được kí tên dù trong UCP không yêu cầu Nó được thể hiện trên L/C như sau: “SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS” hay

“MANUALLY SIGN INVOICE IN TRIPLICATE”

5.2.1.2 Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại thường mắc phải các lỗi sau:

 Sai sót tên và địa chỉ người thụ hưởng, người mở L/C so với L/C Lỗi này thường xảy ra, nhất là khi L/C ghi tên và địa chỉ người thụ hưởng không đúng với thực tế

 Người lập hóa đơn khác với người quy định trong L/C

 Mô tả hàng hóa trên hóa đơn khác biệt với mô tả hàng hóa trong L/C, sự khác biệt này chỉ có thể chấp nhận nếu mô tả hàng hóa trên hóa đơn đảm bảo đầy đủ như nội dung trên L/C và có thể chi tiết hơn Từ đó, đơn vị xuất khẩu nên ghi lại “nguyên xi” nội dung mô tả hàng hóa của L/C vào hóa đơn, trừ đơn giá và điều kiện giao hàng sẽ được ghi vào mục đích thích hợp khác

 Số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng giá trị hóa đơn không phù hợp với L/C Lỗi này gọi là bất hợp lệ giao hàng thiếu hay giao hàng vượt (số lượng hay số tiền)

 Hóa đơn không thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng như: FOB – cảng xuất, CIF – cảng nhập hay NCF – cảng nhập…

 Thiếu các điều kiện ghi thêm theo yêu cầu của L/C, các điều kiện thường được yêu cầu ghi thêm trên hóa đơn là Shipping mark, số L/C (Credit No), C/O…

 Những phụ phí khác hoặc đơn vị xuất khẩu gửi thêm hàng mẫu để chào hàng (điều này không quy định trong L/C) nhưng tính vào hóa đơn là bất hợp lệ

 Số tiền bằng số khác với số tiền bằng chữ số hoặc số tiền bằng chữ viết sai lỗi chính tả

 Việc tẩy xóa sữa chữa không được đóng dấu sửa, ký nháy

 Số bản của hóa đơn không đủ hoặc không đúng theo yêu cầu

Ngoài những trường hợp thường gặp trên hóa đơn thương mại còn mắc những lỗi sau:

 Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không thể chịu thuế nên không ghi vào trong hóa đơn

 Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho nhà nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho nhà nhập khẩu

 Trị giá nguyên liệu của nhà nhập khẩu cung cấp cho nhà xuất khẩu để sản xuất

ra hàng hóa không được thể hiên trên hoán đơn

 Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá trị đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại

 Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ