ĐỔI mới văn hóa làm VIỆC tại CÔNG TY TM VIC

2.2 Phân tích về sự động viên khuyến khích nhân viên làm việc tại Công ty TNHH TM VIC.. Tuy nhiên, có một vấn đề tồn tại ở Công ty VIC là sự hoạt động của hai bộ phận trên lại có sự chồn

ĐỔI MỚI VĂN HÓA LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TM VIC

LỜI MỞ ĐẦU

Nghiên cứu và áp dụng hành vi tổ chức không phải là mới ở rất nhiều quốc gia trên thế giới, nhưng ở Việt Nam thì có thể nói đây là một khái niệm rất mới Rất ít các doanh nghiệp thực hiện nghiên cứu và áp dụng những thành tựu của học thuyết về hành vi tổ chức trong doanh nghiệp mình

Sau đây tôi xin giới thiệu và đưa ra những nhận định cũng như đề xuất những kiến nghị thay đổi sau khi nghiên cứu môn học về hành vi tổ chức đối với công ty tôi đang làm việc – Công ty TNHH TM VIC Mục đích của đề tài này là nhằm thay đổi những vấn đề bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức của Công

ty VIC từ đó có thể giúp cho Công ty phát triển hơn trong tương lai

Với những nghiên cứu và thực tiễn cá nhân mang tính cục bộ, vì vậy khó chánh khỏi có những nhận định và quan điểm mang tính cá nhân Rất mong

sự đóng góp và phản hồi từ phía các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thiện tốt phần nghiên cứu của mình

Xin chân thành cảm ơn

Mục Lục:

Phần I: Giới thiệu Công ty

Phần II: Tầm Nhìn Đổi Mới

1 Sơ bộ về thực trạng hoạt động của phòng Marketing và phòng Bán Hàng tại Công ty TNHH TM VIC

2 Phân tích tính “Động Viên” trong vấn đề hành vi tổ chức tại Công ty TNHH TM VIC

2.1 Lý thuyết về động viên của David Mc.Clelland

2.2 Phân tích về sự động viên khuyến khích nhân viên làm việc tại Công ty TNHH TM VIC

Phần III: Ý tưởng và các bước hành động

1 Ý tưởng đổi mới nhằm giải quyết sự bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM VIC

2 Các bước hành động cụ thể cho dự án đổi mới

PHẦN I: Giới Thiệu Công Ty

Công ty TNHH TM VIC thành lập năm 1999, là công ty 100% vốn cá nhân Việt Nam do ông Nguyễn Hữu Lợi làm tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị VIC là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi tại Việt Nam với thương hiệu chính là ”Con Heo Vàng” , doanh thu trung bình hàng năm khoảng 800 tỷ đồng

Công ty hiện có Hội sở chính tại Khu CN Vĩnh Niệm, Lê Chân, Hải Phòng

và 5 chi nhánh bao gồm: chi nhánh Nam Định, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Nghệ An, chi nhánh Quy Nhơn, chi nhánh Đông Tháp Cơ cấu của công ty như sau:

2

Hội Đồng Quản Trị

Ban Kiểm Soát

Tổng Giám Đốc

Phòng Kế

Toán

Phòng Vật Tư

Phòng HC-NS

Giám Đốc Chi Nhánh

Phòng Sản Xuất - Kho

Phòng Kỹ Thuật – Nghiên Cứu

PHẦN II: Tầm Nhìn Đổi Mới.

Dựa theo mô hình của VIC thì ngoài hai phòng ban “Marketing, Bán Hàng” là có yếu tố sáng tạo cá nhân trong công việc, còn lại các phòng ban khác đều hoạt động theo công việc được giao cụ thể cho từng cá nhân Mặt khác hai phòng ban “Marketing, Bán Hàng” cũng là đại biểu cho nguồn sống và tương lai của doanh nghiệp Vì vậy trong đề tài này, tôi sẽ tập chung vào nghiên cứu việc phát triển đổi mới để tăng thêm tính hiệu quả của hai bộ phận trên

1 Sơ bộ về thực trạng hoạt động của phòng Marketing và phòng Bán Hàng tại Công ty TNHH TM VIC.

Công ty TNHH TM VIC không có phòng Marketing và phòng Bán Hàng trực thuộc quản lý của Tổng Giám Đốc Các phòng ban này chỉ thành lập ở các Chi Nhánh do tính đặc thù vùng miền của ngành chăn nuôi lên để tăng tính hiệu quả và cơ động

Tuy nhiên, có một vấn đề tồn tại ở Công ty VIC là sự hoạt động của hai

bộ phận trên lại có sự chồng chéo nhau về chức năng và khó đánh giá tính hiệu quả cho từng bộ phận (nhóm) Nguyên nhân do sự phân công làm việc bất hợp

lý như sau:

Bộ Phận

Kế Toán

Bộ Phận Sản Xuất - Kho

Bộ Phận Tiếp Thị

Bộ Phận Bán Hàng

Bộ Phận Vật Tư

 Bộ phân Marketing có trách nhiệm quảng bá sản phẩm, giao tiếp quần chúng, nghiên cứu nhu cầu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, chăm sóc khách hàng, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm Kết quả công việc được đánh giá cho mỗi cá nhân dựa trên doanh số vùng tiêu thụ được phân công, kết quả của cả nhóm được tính trên doanh số tiêu thụ của địa bàn do chi nhánh quản lý(bao gồm cả những địa bàn của các nhà phân phối cấp 1) Nhóm sẽ hoạt động chung khi có chiến lược trọng điểm tại một địa bàn nào đó

 Bộ phận bán hàng có trách nhiệm cung cấp hàng hoá cho toàn bộ địa bàn bán lẻ được Tổng Giám Đốc giao cho mỗi Chi nhánh, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, chăm sóc khách hàng, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm Kết quả công việc của mỗi cá nhân được dánh giá dựa trên doanh số được tiêu thụ trên địa bàn mình được phân công Kết quả của

cả nhóm được dựa trên doanh số của toàn bộ vùng bán lẻ mà Chi nhánh được giao Nhóm sẽ hoạt động chung khi có chiến lược trọng điểm tại một địa bàn nào đó

Dựa vào bản mô tả công việc trên chúng ta có thể thấy sự chồng chéo nhau trong chức năng hoạt động của hai bộ phận này cũng như sự không rõ dàng trong tính hiệu quả công việc

Trước đây do sự thuận lợi trong nghành sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi nói chung thì những vấn đề trên không gây ảnh hưởng đến hoạt đông của các nhóm, cũng như các cá nhân Tuy nhiên trong một vài năm gần đây, thị trường thức ăn chăn nuôi gặp nhiều khó khăn, các vùng thị trường thường xuyên xuất hiện những tháng không hoàn thành doanh số được giao Các vấn đề xung đột về lợi ích của từng cá nhân, từng nhóm sảy ra liên tục Mặt khác, do sự chồng chéo nhau về chức năng, việc giải quyết vấn đề của hai nhóm và của từng

cá nhân thường xuyên tạo lên sự bất hợp lý và không có tính đồng bộ Từ đó dẫn đến tâm lý bỏ mặc, phụ thuộc, chán trường cho nhân viên

4

Kết luận, hai bộ phận Marketing và Bán Hàng trên là nguồn sống và tương lai của cả Doanh nghiệp Sự kém hiệu quả của nó sẽ kéo Doanh nghiệp đi đến bờ vực của sự đổ vỡ Do đó, cần phải thay đổi càng sớm càng tốt cơ cấu tổ chức của hai bộ phận trên

2 Phân tích tính “Động Viên” trong vấn đề hành vi tổ chức tại Công ty TNHH TM VIC.

2.1 Lý thuyết về động viên của David Mc.Clelland.

David Mc.Clelland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, nhu cầu quyền lực

 Nhu cầu thành tựu

Người có nhu cầu thành tựu cao là người luôn giải quyết công việc tốt hơn Họ muốn vượt qua các khó khăn, trở ngại Họ muốn cảm thấy rằng thành công hay thất bại của họ là do kết quả của những hành động của họ Điều này có nghĩa là họ thích các công việc mang tính thách thức Những người có nhu cầu thành tựu cao được động viên làm việc tốt hơn

Người có nhu cầu thành tựu cao là người có:

- Lòng mong muốn thực hiện các trách nhiệm cá nhân

- Xu hướng đặt ra các mục tiêu cao cho chính họ

- Nhu cầu cao về sự phản hồi cụ thể, ngay lập tức

- Nhanh chóng, sớm làm chủ công việc của họ

 Nhu cầu liên minh

Nhu cầu liên minh là nhu cầu được chấp nhận, tình yêu, bạn bè… Người lao động có nhu cầu lien minh mạnh mẽ sẽ làm tốt những loại công việc

mà sự thành công của nó đòi hỏi kỹ năng quan hệ và sự hợp tác Những người có nhu cầu liên minh mạnh rất thích những công việc mà qua đó tạo

ra sự than thiện và các quan hệ xã hội

 Nhu cầu quyền lực

Nhu cầu quyền lực là nhu cầu kiểm soát và ảnh hưởng môi trường làm việc của người khác, kiểm soát và ảnh hưởng tới người khác Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng người có nhu cầu quyền lực mạnh và nhu cầu thành tựu có xu hướng trở thành các nhà quản trị Một số người còn cho rằng nhà quản trị thành công là người có nhu cầu quyền lực mạnh nhất, kế đến là nhu cầu thành tựu và sau cùng là nhu cầu liên minh

2.2 Phân tích về sự động viên khuyến khích nhân viên làm việc tại Công

ty TNHH TM VIC

Từ tình hình thực trạng hoạt động của hai bộ phận Marketing và Bán Hàng tại Công ty VIC, có thể nhận ra theo học thuyết của David Mc.Clelland hai bộ phận này vi phạm một cách nghiêm trọng đến “Nhu cầu thành tựu” của mỗi cá nhân cũng như của mỗi nhóm Bởi vì, xét trên khía cạnh nhóm kết quả công việc của nhóm Bán Hàng lại nằm trong kết quả công việc của nhóm Marketing Xét trên khía cạnh cá nhân, kết quả công việc của nhân viên Marketing lại phụ thuộc vào kết quả bán hàng của các nhân viên thuộc nhóm Bán Hàng trong địa bàn mình quản lý Như vậy là, không có gì để khảng định sự cố gắng nỗ lực của mỗi nhân viên hay mỗi nhóm bởi hiệu quả công việc anh ta làm lại có sự tác động từ một người khác Hơn thế nữa, mỗi quyết định sai lầm hay sự lười biếng của một

6

nhân viên lại không phải chỉ có một mình anh ta phải gánh chịu mà còn có thêm một người nữa gánh chịu cùng anh ta

Mặt khác, tính chồng chéo về chức năng cũng làm cho quyền lực của mỗi nhóm cũng như mỗi cá nhân đối với địa bàn của mình quản lý cũng mập mờ và như vậy “ Nhu cầu quyền lực” cũng bị vi phạm Khi một nhân viên Bán Hàng thực hiện việc quản lý của mình đối với hệ thống cửa hàng phân phối tại địa bàn mình quản lý thì anh ta lại không kiểm soát được sự tác động của nhân viên Marketing dang hoạt động trong địa bán của anh ta Cũng tương tự như vậy, khi một nhân viên Marketing muốn lên một chương trình PIA, hay tiếp xúc với những đại lý phân phối mới, anh ta không biết được nhân viên Bán Hàng đã nói

gì với người tiêu dùng và đại lý mới Về quyền lực nhóm, hai bộ phận Bán Hàng

và Marketing khi thực hiện chiến lược phát triển trọng điểm vùng của mình lại tạo ra một trong hai bất đồng sau:

Bất đồng thứ nhất, bất đồng về vùng trọng điểm khi có sự nhận định khác

nhau giữa hai nhóm Từ đó dẫn đến tình trạng, khi nhóm Marketing mở rộng được kênh phân phối, nhu cầu của người tiêu dùng đối với sản phẩm đang tăng cao thì lại thiếu hàng hoá để cung cấp Khi nhóm Bán Hàng mở rộng thêm được kênh phân phối, hàng hoá đã sẵn sàng thì thiếu những chương trình PIA để kích thích tiêu dung

Bất đồng thứ hai, bất đồng về hoạt động Khi hai nhóm có sự thống nhất về

vùng trọng điểm và cùng triển khai công việc thì có một vấn đề nảy sinh là, các cửa hang phân phối được nhóm này đánh giá tốt thì nhóm kia lại đánh giá không được Do quan điểm khác nhau về cách đánh giá, có thể có một nhà phân phối

có tiềm lực tài chính rất tốt, khả năng tiêu thụ sản phẩm của anh ta cũng rất cao

và được nhóm Bán Hàng mất rất nhiều công sức mới thuyết phục được Tuy nhiên, nhóm Marketing lại cho rằng tại địa bàn mà nhân viên Bán Hàng định giao cho anh ta, nhu cầu tiêu thụ sản phẩm là rất thấp Anh ta chỉ có thể tiêu thụ được hàng khi bán sang vùng tiêu thụ của nhà phân phối khác Từ đó đề nghị từ chối nhà phân phối này Và ngược laị

Nhận định, tại Công ty VIC trong một vài năm qua, Tổng Giám Đốc có một

sự quan tâm rất lớn đến hai bộ phận Bán Hàng và Marketing nhưng vẫn không mang lại hiệu quả Mặc dù rất nhiều chính sách động viên khuyến khích đã được đưa ra như: tăng lương, tăng thưởng, tuyên dương… Như vậy có thể thấy sự ảnh hưởng của xung đột về “Nhu cầu thành tựu” và “ Nhu cầu quyền lực” của hai nhóm trên nghiêm trọng như thế nào đến hiệu quả công việc chung

PHẦN III: Ý Tưởng Và Các Bước Hành Động

1 Ý tưởng đổi mới nhằm giải quyết sự bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM VIC.

Như đã phân tích ở trên vấn đề của Công ty VIC là không giải quyết được

sự xung đột về “Nhu cầu thành tựu” và “ Nhu cầu quyền lực” giữa hai bộ phận Marketing và Bán Hàng Từ đó khiến cho tính hiệu quả công việc của từng cá nhân của từng nhóm cũng như của hai nhóm kém hiệu quả

Để giải quyết vấn đề trên, ý tưởng được đưa ra là sát nhập hai bộ phận trên lai thành một bộ phận duy nhất là “Bộ phận Kinh Doanh” Trong bộ phận này sẽ chia ra làm các nhóm làm việc được phân theo từng địa bàn trong đó bao gồm cả nhân viên Marketing và nhân viên Bán Hàng Nhân viên Marketing và nhân viên Bán Hàng về cơ bản vẫn hoạt động như cũ nhưng các trưởng nhóm sẽ

có trách nhiệm phân công cụ thể công việc của các cá nhân trong nhóm, tạo ra

sự gắn kết làm việc cho các cá nhân Đồng thời trưởng nhóm sẽ phải chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận kinh doanh và Công ty với những kết quả mà nhóm của mình đạt được Các cá nhân trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm trước trưởng nhóm về công việc cụ thể mà mình được giao Tính hoàn thành công việc sẽ được tính cho từng cá nhân với báo cáo hàng ngày và hàng tuần, tính hiệu quả

8

công việc sẽ được tính theo từng nhóm với doanh thu đạt được tại vùng địa bàn mình được giao

Có thể thấy với cách thức trên, những vấn đề cơ bản về “nhu cầu quyền lực” và “nhu cầu thành tựu” đã được giải quyết Mỗi cá nhân sẽ có quyền lực chi phối với những công việc chính mà mình được giao đồng thời phải chịu trách nhiệm vơí những kết quả mà mình đạt được và những yêu cầu hỗ trợ được phân công Hiệu quả công việc và tính hoàn thành công việc cũng rất rõ ràng từ đó những sự cố gắng của các nhân viên sẽ luôn được ghi nhận Sự đổi mới trên sẽ thúc đảy các cá nhân và các nhóm luôn nỗ lực làm việc, sáng tạo từ đó sẽ tạo lên một bước tiến mới cho Công ty trong việc phát triển thị phần tiêu thụ cũng như phát triển thêm những kênh tiêu thụ hang mới Hiệu quả kèm theo dó là sự gia tăng lợi nhuận và phát đạt cho toàn doanh nghiệp

2 Các bước hành động cụ thể cho dự án đổi mới:

Thời gian dự kiến cho dự án đổi mới này là 9 tháng Với các bước đi cụ thể như sau:

Bước 1: Đệ trình dự án đổi mới lên Tổng Giám Đốc và Hội Đông Quản Trị (Giả sử được thông qua, 2 tuần)

Bước 2: Tiến hành họp, thống nhất dự án đổi mới giữa Hội Đồng Quản Trị, Tổng Giám Đốc với toàn bộ các Giám Đốc Chi nhánh và các Trưởng phòng ban có liên quan Sau đó chon ra một Chi nhánh để tiến hành thực hiện thí điểm tính hiệu quả (Dự kiến thời gian từ khi gửi đề án đổi mới cho những người có liên quan cho đến khi có được kết quả cuộc họp, 2 tuần)

Bước 3: Rà soát lại các nhân viên Marketing và Bán Hàng tại Chi nhánh tiến hành thí điểm Chỉ giữ lại những nhân viên có năng lực và còn nhiệt huyết đồng thời tuyển thêm các nhân viên mới.(2 tháng)

Bước 4: Lên chính sách lương, thưởng mới(sơ bộ) cho các nhân viên tại phòng Kinh Doanh mới được thành lập (1 tuần)

Bước 5: Tiến hành thí điểm hoạt động phòng kinh doanh mới.(3 tháng) Bước 6: Tiến hành họp tổng kết đánh giá kết quả đạt được.(Giả sử kết quả tốt, 1 tuần)

Bước 7: Lên chính sách lương, thưởng chính thức với nhân viên phòng Kinh Doanh và tiến hành triển khai đồng bộ trên toàn hệ thống.(3 tháng)

Có thể nói rằng, dự án có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào bước 2 và bước 3 Bởi vì chỉ khi có sự quyết tâm đồng lòng của toàn bộ ban lãnh đạo cũng như sự nhiệt huyết của những nhân viên có năng lực mới có thể tạo lên thành công mới cho Công ty

Kết Luận

Từ nghiên cứu trên về Công ty TNHH TM VIC, chúng ta một lần nữa khẳng định tính quan trọng trong việc nghiên cứu và áp dụng lý thuyết về hành vi tổ chức trong doanh nghiệp Thông qua nghiên cứu trên chúng ta có thể thấy những hành vi cá nhân và nhóm làm việc đã bị ảnh hưởng như thế nào khi doanh nghiệp vi phạm những cơ sở chung về lý thuyết hành vi tổ chức

Cũng từ nghiên cứu trên, chúng ta nhận ra rằng trước khi chúng ta muốn doanh nghiệp của mình tốt đẹp hơn bằng cách tim kiếm thêm những nguồn lực hay sự hỗ trợ từ bên ngoài, chúng ta hãy bắt đầu từ chính nội tại doanh nghiệp mình

10

Danh Sách Tài Liệu Tham Khảo

1 Giáo trình về Hành Vi Tổ Chức của tác giả Nguyễn Hữu Nam

2 Tài liệu tham khảo về môn Quản trị hành vi tổ chức thuộc chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế của trung tâm ETC - Đại Học Quốc Gia