Xây dựng và đổi mới văn hóa làm việc tại công ty may mặc TNHH đông thành

Đồng thời, trong lĩnh vực bán hàng, du lịch việc nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng là vấn đề tiên quyết, đòi hỏi không chỉ quy trình làm việc, công nghệ mà còn đòi hỏi trình

Xây dựng và đổi mới văn hóa làm việc tại Công ty TNHH Đông Thành

I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Giới thiệu về Doanh nghiệp nơi đang làm việc

Công ty TNHH Đông Thành là Doanh nghiệp may mặc, kinh doanh dịch

vụ du lịch trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, được thành lập từ năm 1998, có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh các mặt hàng may mặc phục vụ cho nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế; 05 năm trở lại đây Công ty mở rộng lĩnh vực kinh doanh, đầu tư xây dựng các nhà hàng, khách sạn, siêu thị và điểm vui chơi nhằm đáp ứng nhu cầu dịch vụ, nghỉ ngơi, du lịch của khách trong nước và quốc

tế thăm quan, du lịch trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

- Trụ sở chính của Công ty: 20 Đường Dương Vân Nga, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình Vốn điều lệ của Công ty là 1200 tỷ đồng

- Số cán bộ nhân viên: Tính đến tháng 12/2011, số lượng cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH Đông Thành là 850 người với tỷ lệ trên 20% có trình độ đại học và trên đại học; còn lại gần 80% là công nhân viên được đào tạo trung cấp, cao đẳng và chuyên nghề may

- Mạng lưới hoạt động: Hiện nay, Công ty TNHH Đông Thành có tất cả 6 nhà máy may mặc, 1 siêu thị, 2 khách sạn, 01 vũ trường kết hợp điểm vui chơi

Mục tiêu: Phát triển mạnh hơn đối với các lĩnh vực đang hoạt động kinh doanh, tiếp tục là đơn vị chủ lực trong ngành may mặc của tỉnh và là một trong những thương hiệu may mặc nổi tiếng toàn miền Bắc; cung ứng toàn bộ các mặt hàng tiêu dùng qua trung tâm siêu thị và mạng lưới bán hàng cho người dân thành phố Ninh Bình; Củng cố, phát triển mạng lưới tour du lịch, xây dựng mới

và nâng cấp hệ thống các khách sạn chất lượng cao đạt 120 nghìn lượt khách nghỉ/năm, trong đó khách quốc tế đạt 20 nghìn lượt khách nghỉ/năm

2 Lý do cần triển khai dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho Công ty TNHH Đông Thành:

Ngành may mặc với đặc thù là cạnh tranh của mặt hàng là chất lượng sản phẩm, thời trang và thị hiếu người tiêu dùng Trong đó các sản phẩm cần liên tục cải tiến chất lượng, đổi mới thời trang, do vậy, để có thể cạnh tranh trên thị trường, đứng vững và phát triển thì chiến lược cạnh tranh tối ưu là nâng cao chất lượng, đa dạng mặt hàng hướng tới xu thế thời trang trong đó tập trung vào giới trẻ đến trung niên Đồng thời, trong lĩnh vực bán hàng, du lịch việc nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng là vấn đề tiên quyết, đòi hỏi không chỉ quy trình làm việc, công nghệ mà còn đòi hỏi trình độ và sự nỗ lực của nhân viên, nếu nhân viên có tình yêu, gắn bó với Công ty, có tinh thần thái độ làm việc tốt thì mới có thể duy trì được chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Trong thời gian gần đây, chúng tôi nhận thấy rằng, mô hình quản lý và bộ máy làm việc của Công ty vẫn được duy trì hoạt động đều đặn, tuy nhiên cán bộ công nhân viên mới chỉ đảm bảo hoàn thành các công việc, các quản đốc, cán bộ quản lý trong bộ máy làm việc từ điều hành sản xuất may mặc ở các nhà xưởng đến việc điều hành, quản lý tại siêu thị, khách sạn cũng ở mức trung bình, các cán bộ quản lý hầu như chỉ làm việc ở mức đảm bảo công việc của tổ mình hoàn thành cho xong nhiệm vụ, các công việc của họ chỉ mang tính quản lý đơn thuần, thiếu sáng tạo, phong cách lãnh đạo, điều hành của cán bộ quản lý không kích thích cho các nhân viên hăng say làm việc Nếu tình trạng này vẫn tiếp tục tiếp diễn mà không có giải pháp cải biến thì chất lượng công việc sẽ không phát triển, các mặt hàng, sản phẩm, việc phục vụ khách hàng của Công ty sẽ không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, dẫn đến có thể tụt hậu và các mục tiêu đề ra không thể đạt được

Việc giữ vững và tiếp tục là nhà sản xuất các sản phẩm chủ lực về may mặc phục vụ xuất khẩu; cung ứng các mặt hàng tiêu dùng và đạt lượng khách du

lịch nghỉ dưỡng rất lớn trong hệ thống khách sạn, điểm vui chơi của Doanh nghiệp, thực sự là một thách thức lớn, đòi hỏi bộ máy lãnh đạo và mỗi cá nhân trong Công ty phải nỗ lực hết mình ngay từ bây giờ mới có thể hoàn thành các mục tiêu này Việc khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ hơn là công việc rất quan trọng và cấp thiết đối với Công ty TNHH Đông Thành Chính vì vậy, yếu tố then chốt đó là Công ty TNHH Đông Thành cần phải thực hiện ngay việc đổi mới mô hình quản lý người lao động, các nhóm làm việc theo hướng tạo động lực, động viên, khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc

II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:

1 Mục đích, nội dung triển khai dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại Công ty TNHH Đông Thành :

Yếu tố con người chính là vấn đề quan trọng nhất để Công ty TNHH Đông Thành có thể thực hiện mục tiêu trở thành là một trong những thương hiệu may mặc nổi tiếng toàn miền Bắc, cung cấp và chiếm thị phần lớn nhất trong việc cung ứng toàn bộ các mặt hàng tiêu dùng qua trung tâm siêu thị và mạng lưới bán hàng trong thành phố Ninh Bình và phát triển mạnh mạng lưới du lịch, đáp ứng nhu cầu ngày một cao của khách du lịch trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Chỉ có quy tụ được những con người hiện tại, nỗ lực làm việc và gắn bó với Công ty thì mới có thể thực hiện và đạt được những mục tiêu mà Công ty đề ra

Với những vấn đề nêu trên, việc khuyến khích động viên, làm cho người lao động hòa hợp, gắn bó với Công ty, yêu quý công việc trong công ty để nâng cao khả năng làm việc là việc làm hết sức quan trọng Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào yếu tố quyết định thành công chính là những đóng góp của các thành viên trong tổ chức đó Lao động là sự kết hợp giữa năng lực và sự mong muốn của người lao động để họ làm công việc đó, do đó, động lực chính

là yếu tố quan trọng, kích thích những tiềm năng, nỗ lực làm việc của nhân viên

Sự khích lệ của tổ chức và các cá nhân khác chính là nguồn lực quan trọng để

tạo nên động lực của nhân viên, và ở đây là toàn bộ lãnh đạo công nhân viên của Công ty TNHH Đông Thành

Động lực là những mong muốn cố gắng đạt được những mục tiêu của công ty và thoả mãn các nhu cầu cá nhân Người có động lực sẽ luôn cố gắng để hoàn thành tốt công việc được phân công Động lực mong muốn làm cái gì, ở đâu, những điều này được xác định bằng những khả năng thoả mãn nhu cầu cho các cá nhân Cá nhân thì luôn ở trong tổ chức nhất định và họ chỉ có thể thoả mãn nhu cầu cá nhân khi công ty đạt được mục tiêu và Công ty là một tập thể gắn kết ở đó văn hóa doanh nghiệp được các thành viên trong Công ty đều cảm thấy hòa hợp Do đó, động lực cá nhân luôn gắn với mục tiêu của công ty

Khi thực hiện công việc, nhân viên hướng đến việc hoàn thành công việc Khi yếu tố này kết hợp với mục tiêu của công ty thì sẽ thúc đẩy được động lực làm việc của nhân viên Việc nhân viên hoàn thành công việc sẽ dẫn đến mục tiêu của công ty đạt được Do đó, công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực hiện mục tiêu cụ thể và đảm bảo nhân viên biết rõ về chúng Qua đó, nhân viên biết ý nghĩa công việc của họ mà hiểu rõ cái gì công ty mong đợi ở họ và

họ phải như thế nào để đạt được mục tiêu của công ty

Mỗi cá nhân có mục tiêu của mình và mục tiêu đó liên hệ chặt chẽ với mục tiêu của công ty Khi mục tiêu của công ty được thực hiện nhân viên có thể được thưởng cho việc làm của mình tương ứng với kết quả đóng góp của họ Phần thưởng này sẽ là sự thoả mãn cho người lao động Mục tiêu về phần thưởng của mỗi cá nhân thường lại khác nhau trong khi công ty chỉ có một hệ thống khen thưởng chung cho toàn bộ nhân viên Do vậy, phải hoà hợp được hệ thống này với mục tiêu của từng cá nhân Muốn tăng cường động lực, công ty phải đảm bảo các nhu cầu cá nhân phải được thoả mãn Có hệ thống đánh giá kết quả làm việc ghi nhận đúng đóng góp, nỗ lực của người lao động Có hệ thống khen thưởng, chính sách đãi ngộ công bằng

Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực sự là công việc rất khó nhưng nó quyết định đến sự thành công hay không của công ty Qua nghiên cứu lý thuyết OB, chúng ta thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ được nhân viên là yếu tố then chốt để thành công, nhưng là công việc rất khó và phức tạp Trong khả năng có hạn và giới hạn nghiên cứu lý thuyết và thực tế tại Công

ty TNHH Đông Thành, tôi có thể đưa ra một số giải pháp để nâng cao động lực làm việc cho nhân viên Công ty TNHH Đông Thành đó là xây dựng hệ thống

mô tả công việc và chỉ số đánh giá kết quả làm việc:

- Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, với môi trường văn hoá của doanh nghiệp

- Xác định sự khác nhau về năng lực trình độ và nhu cầu của các cá nhân

để bố trí người đúng việc, đúng năng lực, giúp phát huy được năng lực của những người có trình độ, tránh bố trí những người trình độ thấp vào vị trí cao xác định rõ công việc, người làm việc để mỗi cá nhân nhận thức rõ công việc cụ thể của mình, vị trí ý nghĩa và chịu trách nhiệm đối với công việc của mình

- Thiết lập những mục tiêu có thể đạt được Nhân viên thường làm việc tốt hơn khi công việc có thử thách nhưng phải là thử thách có thể đạt được Những mục tiêu đặc biệt khó khăn cần có hướng dẫn; Nếu thử thách quá cao không đạt được cũng sẽ dẫn đến việc mất dần động lực làm việc

- Tiền là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì và góp phần tạo động lực cho nhân viên Tuy nhiên, tiền không thể là yếu tố thúc đẩy riêng biệt

và nếu sử dụng không hợp lý sẽ phản tác dụng

- Khen thưởng là yếu tố rất quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải căn cứ vào kết quả đạt được của công việc, khen thưởng theo hiệu quả công việc Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng của nhân viên;

Trong chiến lược kinh doanh của Công ty TNHH Đông Thành thì yếu tố rất quan trọng đó là yếu tố con người và văn hoá doanh nghiệp Công ty xác

định hướng tới con người thì phải xây dựng được hệ thống các chính sách, công

cụ để tạo động lực và các điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc Định hướng xây dựng văn hoá doanh nghiệp của Công ty đó là văn hoá hướng tới hiệu quả, các vấn đề được xem xét, xử lý theo hướng dẫn cân nhắc, tính toán đến hiệu quả làm việc, hiệu quả kinh doanh

Công ty TNHH Đông Thành với mô hình hoạt động kinh doanh đa dạng, văn hóa trong các xưởng may có tính đồng nhất, thuần túy hơn; tuy nhiên đối với bộ phận thiết kế mẫu thời trang sản phẩm, quản lý điều hành tuor du lịch, khách sạn với sự giao tiếp lớn, cởi mở hơn; việc cạnh tranh, ganh đua đối với cá nhân là rất cao, mỗi một bộ phận mang phong cách khác nhau, văn hóa làm việc cũng khác nhau Việc khai thác có hiệu quả văn hóa doanh nghiệp để phục vụ phát triển Công ty là yếu tố quan trọng, mang tính chiến lược trong việc hoàn thành các mục tiêu của Công ty Do đó việc thực hiện thay đổi trong tổ chức và quản trị nhân sự trong tổ chức là một việc khó, đòi hỏi công tác chuẩn bị và triển khai thực hiện phải được tập trung nghiên cứu

Điều quan trọng nhất của mọi sự thay đổi là phải mang lại những bước phát triển mới theo chiều hướng tích cực cho doanh nghiệp, cho tổ chức Tuy nhiên để những thay đổi đó được thực hiện mang lại những hiệu ứng tích cực cho sự phát triển bền vững của Công ty thì ngoài việc phải thực hiện thay đổi dựa trên kế hoạch được nghiên cứu kỹ lưỡng và đồng thời phải được triển khai thực hiện một cách đúng đắn khoa học, có lộ trình cụ thể thì các nhà quản lý còn phải lường trước được các xung đột có thể xảy ra trong quá trình thực hiện việc thay đổi, đồng thời chuẩn bị các biện pháp hạn chế, khắc phục xung đột khi chúng xảy ra

Bản chất của xung đột là tình trạng trong đó mục tiêu, cảm xúc, quan điểm hoặc hành động của một bên can thiệp hoặc cản trở bên kia, làm cho hoạt động của họ (một hoặc cả hai bên) kém hiệu quả

Khi xung đột hiện diện với bản chất của nó liên quan đến sự khác biệt công việc chứ không phải sự xung khắc cá nhân và khi tổ chức kiểm soát được quá trình phát triển của nó, xung đột có thể là cơ sở của những hệ quả tích cực nhất định như:

- Khích lệ thay đổi: ý tưởng mới và sự sáng tạo

- Làm cho các tổ chức trở nên sôi động hơn, các cá nhân cũng có cảm giác sống thật hơn

- Tăng cường sự gắn kết của cá nhân với tổ chức: cảm giác "vào cuộc", cảm giác cần đấu tranh cho quan điểm của mình chứ không phải là cảm giác thấy nhạt nhẽo, buồn tẻ, một chiều

- Giúp cá nhân và nhóm học được cách đề cao sự khác biệt, đặc thù

- Giúp tạo nên dấu ấn cá nhân, nhóm

Khi xung đột ở mức độ không kiểm soát nổi, phát triển nhanh, với tần suất lớn, hệ lụy của nó rất lớn:

- Đe dọa sự bình ổn của tổ chức

- Làm cho không khí làm việc ngột ngạt, căng thẳng, dẫn đến thù địch

- Phá vỡ sự gắn kết tổng thể, tạo thành các bè phái đối lập nhau

- Giảm năng suất hiệu quả công việc…

2 Tổ chức thực hiện

Việc thay đổi tổ chức vừa là thử thách đồng thời cũng là cơ hội để tổ chức phát triển nếu nhà quản lý tiến hành quá trình thay đổi một cách hiệu quả Một trong những vấn đề khó khăn mà nhà quản lý gặp phải khi tiến hành thay đổi tổ chức đó là sự phản đối của nhân viên đối với kế hoạch thay đổi tổ chức của mình Nguyên nhân của sự phản đối của nhân viên thường xuât phát từ quá trình thay đổi tổ chức dẫn đến việc phá vỡ các thói quen cũ, mối quan hệ cũ của nhân

viên; hoặc làm giảm quyền lợi của nhân viên so với trước; hoặc do chính nhân viên lo sợ không đáp ứng được quá trình thay đổi đó…

Để khắc phục sự phản đối thay đổi tổ chức của nhân viên thì điều đầu tiên phải làm là tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân phản đối từ phía nhân viên, đồng thời khích lệ sự tham gia của nhân viên để giải quyết vấn đề Ngoài ra, còn rất nhiều cách để khắc phục sự phản đối thay đổi từ nhân viên, việc áp dụng thành công hay không phụ thuộc vào khả năng quản lý hành vi tổ chức của các nhà quản lý Sau đây tôi xin đề xuất kế hoạch, các bước tiến hành triển khai dự án đổi mới:

Nội dung công việc Thời gian Người tham gia Cách thức tham gia

Nghiên cứu xây dựng

ban hành thử

3-6/2012 Bộ phận hành

chính, nhân sự

Làm việc theo nhóm

Phổ biến hướng dẫn 6-7/2012 Bộ phận hành

chính, nhân sự

Phổ biến cho nhân viên

Triển khai áp dụng

thực tế

8-10/2012 Nhân viên may,

đội thiết kế, quản lý điều hành du lịch, khách sạn

Phối hợp với Bộ phận hành chính áp dụng thử cho kết kinh doanh

Tiếp nhận phản hồi

điều chỉnh

11/2012 Bộ phận hành

chính, tư vấn

Tham khảo ý kiến các đơn vị

Ban hành chính thức,

đào tạo hướng dẫn chi

tiết

12/2012 Bộ phận hành

chính, nhân sự

Các đơn vị tiếp nhận thông tin, tham gia đào tạo

Triển khai chính thức 1/2013 Toàn bộ nhân viên

Công ty

Áp dụng JD và KPI chính thức

Tiếp nhận phản hồi và

tiếp tục chỉnh sửa

- Bộ phận hành

chính, nhân sự

Phản hồi, tiếp nhận thông tin

từ thực tế triển khai.

Sau khi triển khai dự án, kết quả đánh giá nhân sự theo KPI sẽ được liên kết trực tiếp với chính sách khuyến khích động viên nhân viên tại Công ty TNHH Đông Thành Kết quả đánh giá này là căn cứ để tăng lương, khen thưởng

và bổ nhiệm cho nhân viên Đây là 3 nội dung quan trọng nhất trong việc tạo động lực và duy trì động lực đối với nhân viên Công ty TNHH Đông Thành hiện nay Đồng thời việc tuyển dụng và bố trí công việc sẽ đảm bảo chính xác và khoa học, đáp ứng đúng các nguyên về tạo động lực làm việc theo quan điểm của môn khoa học quản trị hành vi tổ chức

III KẾT LUẬN:

Qua nghiên cứu môn học OB, tôi nhận ra rằng yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức chính là yếu tố con người (nguồn nhân lực) trong tổ chức

đó Muốn cho tổ chức tồn tại và phát triển bền vững thì các nhà quản lý cần biết khai thác và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực của tổ chức mình Muốn khai thác

và sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và hiệu quả thì cần thỏa mãn các nhu cầu lợi ích về vật chất và các nhu cầu lợi ích về tinh thần vì suy cho cùng nhu cầu của

cá nhân dù phân tích trên cơ sở của học thuyết nào thì cuối cùng cũng bao gồm các nhu cầu, lợi ích về mặt vật chất và các nhu cầu, lợi ích về mặt tinh thần Hay nói cách khác cần phải có những biện pháp tạo động lực cho người lao động trong tổ chức nhằm kích thích về mặt vật chất, tinh thần cho người lao động để

họ có thể phát huy hết nội lực của mình để đem lại lợi ích cao nhất cho tổ chức Chỉ khi triển khai và duy trì được việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc, giữ và lôi kéo được những người có trình độ, thoả mãn được nhu cầu của người lao động thì Công ty TNHH Đông Thành mới có thể thực hiện thành công mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình trong giai đoạn tiếp theo./

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức” Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế - Đại học Griggs

2 Hành vi tổ chức – Th s Nguyễn Hữu Lam – NXB Giáo dục

3 Kế hoạch tăng cường năng lực quản lý nhân sự của Công ty TNHH Đông Thành