Bài tập kế toán quản trị (180)

Kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lậpkế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp4. Xây dựng kế hoạch ngâ

BÀI TẬP CÁ NHÂN M¤N KÕ TO¸N QU¶N TRÞ

HỌC VI£N : PHẠM THỊ PHƯƠNG LOAN

Hà Nội, th¸ng 8 năm 2010

ĐỀ BÀI

Tại sao kế hoạch ngân quỹ ( Budget Plan) lại không tốt cho doanh nghiệp

Yêu cầu :

1 Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì ?

2 Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành nh thế nào ?

3 Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp nh thế nào ? Nguyên nhân là gì ?

4 Các công ty nh Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt

động và hệ thống đánh giá thế nào để tránh các “ cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng tổ chức ? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó

là gì ?

5 Liên hệ thực tế với đơn vị đang công tác.

TRìNH BàY :

1 Mục tiờu của kế hoạch ngõn quỹ trong doanh nghiệp:

Kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập

kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp Kế hoạch ngân quỹ là dự tính các khoản thu và chi cho một thời

kỳ nhất định của một doanh nghiệp

Kế hoạch ngân quỹ được sử dụng với một số mục đích sau:

• Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn nhất định

• Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các mục tiêu

chiến lược của doanh nghiệp

• Dự báo thu chi đối với tất cả các hoạt động của doanh nghiệp

• Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch

Xây dựng kế hoạch ngân quỹ cũng có thể giúp các doanh nghiệp đánh giá năng lực tài chính của công ty mình, xác định những cơ hội kinh doanh mới và những tiến bộ đạt được

Một ngân quỹ xây dựng tốt là tối quan trọng để đánh giá liệu một ý tưởng có thực tế hay không, xét đến triển vọng tài chính và kinh doanh Khi công ty vào hoạt động, kế hoạch ngân quỹ là công cụ cho bạn biết liệu nguồn tài chính của bạn đã được sử dụng đúng đắn hay chưa ?

Một kế hoạch ngân quỹ tốt là chìa khoá để tiếp cận với các khoản vay, tìm được đối tác mới và thu hút đầu tư Nhờ có kế hoạch ngân quỹ, doanh nghiệp có thể công khai những gì đã dự tính tiến hành và những gì đã đạt được Mọi chủ doanh nghiệp đứng ở vị trí của mình đều hiểu rõ công ty của mình và tin tưởng

nú Nhưng nếu để thu hỳt đầu tư những gỡ được dự tớnh và lờn kế hoạch cần phải được chỉ rừ, xõy dựng ngõn quỹ là bước đi đầu tiờn để làm được điều đú

Hầu hết cỏc doanh nghiệp nhỏ khụng cú kế hoạch ngõn sỏch Thực tế là, hầu hết chủ cỏc doanh nghiệp nhỏ thành lập cụng ty vỡ họ yờu thớch cỏi mà họ sản xuất hoặc dịch vụ mà họ cung cấp Quản lớ tài chớnh đứng sau những thứ đú Vỡ vậy, nếu họ cảm thấy cỏc vấn đề về tài chớnh ớt nhiều nằm trong phạm vi kiểm soỏt thỡ họ khụng bận tõm đến việc xõy dựng ngõn quỹ chớnh thức Vấn đề then chốt

là cần xõy dựng ngõn quỹ càng đơn giản và hiệu quả càng tốt

Một kế hoạch ngõn quỹ thường bao gồm việc xỏc định thu nhập và cỏc khoản chi của cụng ty Mọi cụng ty đều theo dừi thu nhập, chi phớ và lợi nhuận, đồng thời lờn kế hoạch cho một năm hoặc thậm chớ một vài năm Điều này sẽ cho thấy cụng ty mong muốn đạt được gỡ trong tương lai, và khi thời gian qua đi, những mong muốn đú cú thể được đem so sỏnh với những gỡ mà cụng ty đó đạt được trong thực tế Sự so sỏnh này cho chủ doanh nghiệp hoặc cú thể là nhà đầu tư thấy được cụng ty đang hoạt động như thế nào và cỏc mục tiờu đặt ra cú đạt được hay khụng ?

Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó Và khi đó

kế hoạch ngân quỹ trở thành nh thế nào ?

Mỗi năm hầu hết cỏc doanh nghiệp đều tiến hành lập kế hoạch ngõn quỹ cho năm tới

Việc lập kế hoạch ngõn sỏch là dự trự sơ bộ kế hoạch thu, chi trong năm tới của doanh nghiệp và là căn cứ để chuẩn bị kế hoạch dũng tiền đảm bảo phục vụ tất

cả cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cỏch cú hiệu quả Ngoài ra, đõy cũng là việc làm để tăng tớnh trỏch nhiệm cho hoạt động chi tiờu trong năm tới của cỏc bộ phận, mặc dự chỉ mang tớnh chất dự bỏo và sẽ được kịp thời điều chỉnh vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh thực tế của năm tới

Những người tham gia vào việc lập kế hoạch ngõn quỹ : là người đứng đầu cỏc

bộ phận và phũng ban, người chịu trỏch nhiệm về lập kế hoạch này giỏm đốc từng phũng ban và chịu trỏch nhiệm cuối cựng là Giỏm đốc cụng ty Người sử dụng và giỏm sỏt kế hoạch ngõn quỹ là giỏm đốc tài chớnh

• Nếu nhà quản lý sử dụng kế hoạch ngân quỹ để làm cơ

sở phê duyệt ngân quỹ hoạt động cho từng bộ phận trong năm tới thì sẽ xảy ra một số hiện tợng tiêu cực đợc bài đọc

đa ra :

“ David Nadler, chủ tịch của công ty t vấn Delta nói “ Chúng tôi

đã từng biết một ngời đã thực hiện kế hoạch ngân sách bán hàng của anh ta bằng cách bán đống hàng hoá cho một công ty

ma Anh ta nhét đóng hàng hoá vào tầng hầm và năm sau lại lấy lại”

Điều này cho thấy công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh bằng cách giao kế hoạch ngân quỹ cho các phòng ban, không giám sát, không điều chỉnh theo tình hình thực tế Các phòng ban bằng mọi thủ đoạn để đạt đợc kế hoạch đã đề ra không quan tâm đến hiệu quả và hậu quả mà doanh nghiệp phải gánh chịu

• Việc lập kế hoạch ngân quỹ hoàn toàn khác với lập kế hoạch sản xuất hay kinh doanh Từng phòng ban nhận thấy nếu kế hoạch ngân quỹ chi tiêu cho bộ phận của mình giảm thì sẽ lo ngại những phát sinh trong năm sẽ khó đợc phê duyệt Đó là nguyên nhân kế hoạch ngân quỹ thờng lớn hơn thực tế Tình trạng thúc đẩy chi tiêu gấp cuối năm

để sử dụng hết ngân quỹ đợc phê duyệt trở thành mục tiêu để hoàn thành kế hoạch Và chắc chắn rằng kế hoạch ngân quỹ năm tới sẽ không bị cắt giảm Thực tế đã xảy ra nh bài đọc nêu :

“ Nadler có một khách hàng mà giám đốc của họ thờng trả tiền cho phí t vấn vào tháng 12 mặc dù họ có thể trả trong năm sau

“sử dụng hay là mất” vẫn tồn tại ở nhiều công ty Kathryn Harrigan một giáo s kinh doanh tại trờng Columbian đồng thời

là một nhà t vấn đợc săn đón cho biết :”Điện thoại của tôi liên tục đổ chuông trong các tháng 11 và 12”

Khi đó thì kế hoạch ngân quỹ lại không tốt cho doanh nghiệp

mà còn trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp

Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa

kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp nh thế nào ? Nguyên nhân là gì ?

Kế hoạch ngân quỹ lập ra để thực hiện mục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp Theo bài đọc thì trên thực tế kế hoạch ngân quỹ đã bị gán cho nhiều vai trò làm chúng trở nên bất hợp lý Khi mà ngân sách trở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty Các nhà quản lý lấy kế hoạch ngân quỹ làm mục tiêu hàng đầu của họ, dồn sức chạy theo các yêu cầu của kế hoạch ngân quỹ Công việc chính của họ là tạo ra những con số, vì thế nó đã bóp méo kế hoạch dài hạn và trở thành rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển các nguồn nhân lực cần thiết

Nguyên nhân là các nhà quản lý đã không sử dụng đúng vai trò và mục đích của kế hoạch ngân quỹ trong công ty

Các công ty nh Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá thế nào để tránh các “ cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng tổ chức ? Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì ?

• Tổ chức hoạt động của Công ty kinh doanh đa ngành Emerson Electric

Thớc đo cơ bản là lợi nhuận chức không phải chi tiêu Điều này

đợc cụ thể hoá trong các hoạt động của công ty xuống tới các cấp thấp nhất có thể trong công ty

Theo ông Al Suter – Chủ tịch công ty “ Nếu nh ngời đứng đầu một bộ phận có cơ hội tăng thị phần , anh ta có thể mua tất cả những loại thép anh ta cần Không ai hỏi anh ta”

Một vài hạng mục ngân sách truyền thống đợc thực hiện tốt hơn trong quá trình lập kế hoạch dài hạn Tại Emerson, giảm chi phí là một phần trong chu kỳ lập kế hoạch 5 năm chứ không chỉ là kế hoạch ngân sách hàng năm Bởi vì họ cho rằng các khoản tiền tiết kiệm thực sự có đợc là từ khoản đầu t vào các quy trình hoặc trang thiết bị mới, sự nôn nóng cắt giảm chi phí có khi lại tốn kém hơn Đối với quản lý cấp cao của Emerson giảm chi phí là điều quan trọng ngay cả trong thời kỳ làm ăn thuận lợi

• Tổ chức hoạt động của Công ty kinh doanh đa ngành Digital Equipment Corp (DEC)

Trong công ty này thì tiêu chí ngân quỹ cho các nhà quản lý, không phải cho nhân viên kế toán DEC có một hệ thống thông tin chia nhỏ công ty ra để quản lý Hệ thống này cho phép DEC tuỳ biến kế hoạch kinh doanh cho từng bộ phận kinh doanh Một bộ phận kinh doanh có thể tập trung vào lợi nhuận trên tổng doanh thu, bộ phận khác hớng tới tỷ suất sinh lợi của tài sản, bộ phận thứ ba với trọng tâm là thị phần

Sự lựa chọn của mỗi bộ phận là một phần của lập kế hoạch chiến lợc và phụ thuộc vào các nhân tố sự bão hoà của hoạt

động kinh doanh và tình trạng cạnh tranh

Mặt tích cực : chính sách này trở thành cực kỳ quan trọng khi hoạt động kinh doanh của Công ty trở nên khó khăn

• Tổ chức hoạt động của Công ty kinh doanh đa ngành 3M

Kế hoạch trớc, ngân quỹ sau là tiêu chí của quản lý cấp cao của 3M Ronald Mitsch – Phó chủ tịch của 3M cho rằng nếu không

có kế hoạch thì ngân sách đợc lập chỉ là ngân sách của năm trớc chứ không phải của năm tới

Thiết kế để tránh những “cuộc chiến cục bộ” các bộ phận trong Công ty :

Tại Công ty 3M: con ngời, công nghệ và tiền có sự đan xen

lẫn nhau giữa các bộ phận, 46 bộ phận kinh doanh của 3M đợc chia thành 16 nhóm trong 4 lĩnh vực Khi nhân viên bán hàng

có doanh số hàng bán của bộ phận kinh doanh khác thì thu nhập sẽ đợc phản ánh trong báo cáo nội bộ của cả hai bộ phận Với chính sách linh hoạt có thể đợc chi tiêu ngoài ngân sách nếu có cơ hội mở rộng, phát triển hoặc tăng thị phần của sản phẩm

Tại Công ty XEROX: Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình

bằng việc kết hợp bán hàng, dịch vụ và đơn đặt hàng theo các đơn vị địa lý hơn là tổ chức vận hành theo các chức năng song song là cách mà các bộ phận chức năng có thể tranh giành nguồn vốn của nhau

Tại Công ty Emerson: lý do để tất cả các đơn vị trong một

bộ phận kinh doanh cùng chung sức với nhau là vì họ trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chi phí và bởi vì chế

độ tiền lơng khuyến khích đợc dựa trên kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Đánh giá :

Cách làm của mỗi công ty trên mang nét đặc trng của từng công ty không giống nhau nhng mang lại một số mặt tích cực Công ty 3M tổ chức kiểu ma trận nh vậy rất dễ làm nảy sinh một cuộc chiến ngân sách “tơng tàn’ Tuy nhiên với cách quản

lý tài chính sáng tạo, linh hoạt và tập quán văn hoá của công ty

đã làm giảm thiểu đợc sự tranh cãi

Các bộ phận kinh doanh khi lập kế hoạch ngân sách luôn cố gắng đẩy công việc và chi phí cho bộ phận khác Để tránh

điều này XEROX đã gắn kết kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc chứ không phải theo chiều ngang Tức là khi lập kế hoạch ngân sách từng bộ phận phải chịu trách nhiệm đối với kết quả

và hoạt động của bộ phận mình, phải hỗ trợ và tơng tác lẫn nhau để cùng hoàn thành kế hoạch chung Kế hoạch ngân sách giúp cho Công ty có đợc kế hoạch chi tiêu Tuy nhiên nếu kế hoạch ngân sách chỉ để xác định các mục tiêu về chi phí thì điều này dễ dẫn đến các nhà quản lý thiên về kiểm soát

xem chi tiêu bao nhiêu mà không quan tâm hoạt động đó mạng lại lợi nhuận nh thế nào cho công ty của họ

Cách làm của công ty Emerson vừa tạo trách nhiệm cho những ngời lập kế hoạch ngân quỹ vừa tạo đợc hiệu quả cho hoạt

động của công ty Vì vậy mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ sẽ phục vụ tốt cho doanh nghiệp

Hoạt động của Công ty TNHH liên doanh ôtô Hoà Bình ( Vietnam Motors Corp.) và việc lập kế hoạch ngân quỹ hàng năm

VMC đợc thành lập từ năm 1991, với chức năng kinh doanh là lắp rỏp và

sản xuất cỏc loại xe ụtụ để tiờu thụ trong nước và xuất khẩu Để xây dựng

kế hoạch kinh doanh hàng năm cho Công ty vào tháng 11 hàng năm tất cả các bộ phận của Công ty đều phải gửi về Bộ phận Tài chính kế hoạch ngân sách chi tiết của bộ phận mình cho năm tới

Nếu mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh không biến động nhiều thì trên cơ sở kế hoạch ngân sách chi tiêu của các phòng ban, bộ phận Tài chính tổng hợp và đối chiếu với năm trớc và đa ra dự kiến chi phí hoạt động chung cho toàn công ty

Các phòng ban với chức năng chính của mình sẽ lập kế hoạch ngân sách cụ thể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Một mẫu yêu cầu lập kế hoạch ngân quỹ của VMC :

VMC

BUDGET FORMAT – MẫU NGÂN SáCH

FOR THE YEAR 20…

EXPENSE BUDGET

Name of Div :

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC TTL

I. CAPEX – Chi phí cố định

Name of building

Reason for improvement

Estimated cost

Giám đốc bộ phận lập Kế hoạch ngân sách

Giám đốc Tài chính tổng hợp

và lập kế hoạch kinh doanh và dòng tiền

Tổng giám đốc

xem xét và

quyết định

4 OFFICE FURNITURES

II.

OPEX – Chi phí hoạt

động

Name of Asset

Purpose

Estimated cost

7 STATIONERY & OFFICE

III

OTHERS – Chi phí khác

Name of Asset

Purpose

Estimated cost

TOTAL

Khối kinh doanh :

• Bộ phận bán hàng : chịu trách nhiệm đa ra kế hoạch bán hàng, lập doanh thu bán xe trên doanh số bán hàng và cơ sở giá bán của từng loại xe, chính sách bán hàng cho các đại lý

• Bộ phận Marketing: trên cơ sở kế hoạch bán hàng, lập ngân sách hoạt động Marketing cho từng sản phẩm, chi phí quảng cáo, hỗ trợ bán hàng

• Bộ phận dịch vụ bảo hành xe: lập ngân sách nhập phụ tùng sửa chữa, doanh thu xởng bảo hành, chi phí bảo dỡng

Khối sản xuất :

• Bộ phận vật t : trên cơ sở kế hoạch bán hàng lập ngân sách cho vật t phục vụ sản xuất, lắp ráp

• Bộ phận sản xuất: trên cơ sở kế hoạch nhập khẩu linh kiện (từ Vật t) lập ngân sách chi phí sản xuất và xuất xởng xe

• Bộ phận kỹ thuật : trên cơ sở kế hoạch sản xuất, lắp ráp xe lập kế hoạch ngân sách chi phí thiết bị, kỹ thuật để vận hành các dây chuyền lắp ráp toàn nhà máy

Kế hoạch ngân quỹ của Công ty hàng năm đợc lập dựa trên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của năm đó, các kế hoạch của các phòng ban đều có liên quan và ảnh hởng lẫn nhau

Sau khi hoàn tất sẽ đợc trình lên Tổng giám đốc, căn cứ vào

định hớng phát triển và mục tiêu của công ty vào năm tới, Tổng giám đốc cùng thảo luận và điều chỉnh kế hoạch ngân quỹ cho phù hợp với tình hình của công ty Doanh số bán xe là quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp Đây là trọng tâm liên quan

đến chính sách lơng, thởng của toàn công ty vào cuối năm Do

đó đây không phải là nhiệm vụ của riêng bộ phận bán hàng

mà là tất cả các bộ phận trong công ty

Công ty lấy mục tiêu là tiêu thụ sản phẩm để mang lại công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên Tuy nhiên với chính sách bán hàng phải đảm bảo chi phí và có lãi cho công ty Bộ phận tài chính căn cứ vào kế hoạch ngân quỹ để xây dựng kế hoạch dòng tiền đảm bảo các hoạt động của công ty Bên cạnh

đó, chi phí quản lý chung đợc xem xét giám sát để tiết kiệm, tránh lãng phí nhng không ảnh hởng đến hoạt động chung Kế hoạch dòng tiền luôn luôn đợc điều chỉnh, cập nhật theo doanh số bán hàng, nhập hàng đảm bảo việc chi trả và công ty tiếp tục đầu t vào sản phẩm mới khi có thị phần trên thị trờng

Kế hoạch ngân quỹ hiện đợc sử dụng đúng mục tiêu và hỗ trợ những quyết định của các cấp quản lý./