Bài tập kế toán quản trị (166)

- Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào?. Dự báo tình hình nhằm đưa ra kếhoạch hoạt động sản xuấ

“Tại sao kế hoạch ngân quỹ lại không tốt cho doanh nghiệp”?

- Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp ?

- Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?

- Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?

- Các Công ty Xerox, Emerson và 3 M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá như thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức?

sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?

Bài làm :

1 Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp ?

Kế hoạch ngân quỹ là một công cụ quản lý chủ yếu giúp Doanh nghiệp lập kế

hoạch tài chính chi tiết, giám sát và kiểm soát kết quả các hoạt động, nguồn tài chínhcủa tổ chức, doanh nghiệp trong một giai đoạn cụ thể nhằm thực hiện các mục tiêucủa doanh nghiệp đang định hướng tới

Kế hoạch ngân quỹ được sử dụng với một số mục tiêu sau:

• Kế hoạch ngân quỹ là công cụ kế hoạch hóa các mục tiêu sản xuất, kinh

doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Dự báo tình hình nhằm đưa ra kếhoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh và phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệphợp lý nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp.

• Quản lý định lượng các kế hoạch của doanh nghiệp dưới hình thức các kếhoạch ngân quỹ Kế hoạch ngân quỹ này gồm các ngân quỹ của các bộ phận (củadoanh nghiệp) bao hàm tất cả các mặt hoạt động của doanh nghiệp (ngân quỹ hoạt

động và ngân quỹ tài chính Thông qua kế hoạch ngân quỹ, Ban lãnh đạo doanhnghiệp giám sát các hoạt động, khoản thu chi của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

• Là cơ sở cho việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất, kinhdoanh và trách nhiệm, tính minh bạch đối với các bộ phận của doanh nghiệp (tàichính và phi tài chính)

2 Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đầu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?

a/ Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêuban đầu của nó?

- Hoạt động sản xuất, kinh doanh trong thực tiễn linh hoạt, còn kế hoạch ngânquỹ cứng nhắc nên dễ gây các bộ phận của doanh nghiệp tìm cách ứng phó hoặc đối

phó, nhiều hình thức mang tính tiêu cực nhằm che đậy các các kết quả không tốt nêndẫn đến phá vỡ các mục tiêu ban đầu là phân bổ các nguồn lực có hiệu quả nhất đểđảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra Đặc biệt, trong thời đại ngày nay xuhướng kinh doanh toàn cầu hóa với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, thì các dựbáo, thông tin các hoạt động, sản xuất kinh doanh có thể thay đổi nhanh chóng, do

vậy mà kế hoạch ngân quỹ cứng nhắc sẽ là rào cản cho việc thực hiện các mục tiêuban đầu của nó.

- Việc lập kế hoạch ngân quỹ cũng dễ phá vỡ các mục tiêu ban đầu đặt ra doquá trình xây dựng kế hoạch ngân quỹ gây nên Vì trong quá trình xây dựng kế hoachngân quỹ, các bộ phận của doanh nghiệp sẽ có xu hướng lập kế hoạch thấp hơn khảnăng thực hiện của mình, trong khi đó lại có xu hướng đẩy ngân quỹ cho đơn vị mình

tăng lên nên dẫn đến sẽ có những mâu thuẫn trong nội bộ doanh nghiệp trong việc

“giành giật” ngân quỹ

- Việc gắn cho kế hoạch ngân quỹ nhiều vai trò cũng làm cho kế hoạch ngânquỹ trở thành “thủ tục” vô nghĩa Việc gắn cho kế hoạch ngân quỹ cả vai trò là cơ sởcho việc đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và tráchnhiệm, tính minh bạch đối với các bộ phận của doanh nghiệp sẽ dẫn đến doanh

nghiệp áp dụng các biện pháp “thủ tục” hành chính và kết quả là các bộ phận trongdoanh nghiệp sẽ tìm cách để tìm cách “che đậy” để đấu các kết quả chưa tốt củamình Như các bộ phận sẽ dùng các cách thức để trên các mục tiêu đều có kết quảnhưng bản chất không phải như vậy mà do các bộ phận này dùng các “kỹ thuật” đểcác số liệu đưa ra phù hợp với mục tiêu đã đặt ra Tất cả việc làm trên đều không đi

vào bản chất vấn đề là hiệu quả của công việc và chưa xem phản ánh từ khách hàng(phi tài chính) mà trong kế hoạch ngân quỹ không thể hiện thước đo này

3 Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?

Qua bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ và thực hiệnmục tiêu nhiều khi không đồng nhất và kế hoạch ngân quỹ nhiều lúc không thực hiệnđược mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp như:

- Kế hoạch ngân quỹ không thực hiện được các mục tiêu, chiến lược của doanhnghiệp do kế hoạch ngân quỹ cứng nhắc, gò bó và mang tính “hành chính” kế hoạch

ngân quỹ như bài đọc đã nêu: Trong bài đọc cũng chỉ ra những bất cập trên như: có ýtưởng kinh doanh hay, nhưng câu kết luận "nhưng nó không có trong ngân sách"

- Cuộc chiến “giành giật” ngân quỹ giữa các bộ phận của doanh nghiệp nhưbài đọc đã nêu: Trong những “cuộc chiến cục bộ” kiểu này, thì các nhà quản lýthường mất thời gian vào tranh cãi xem ai sẽ trả tiền cho khoản nào, hơn là cùnghướng đến mục tiêu phục vụ khách hàng

- Hệ thống đo lường đánh giá và giám sát, kiểm soát thực hiện kế hoạch ngânquỹ không hướng tới mục tiêu, Chiến lược của doanh nghiệp Nhiều hệ thống chỉ tiêuđánh giá, kiểm soát phi tài chính (chất lượng dịch vụ khách hàng, độ hài lòng kháchhàng ) chưa được đưa vào hệ thống đánh giá kế hoạch ngân quỹ như bài đọc nêu:

Chuyên gia cho rằng ngân sách lại đi kiểm soát việc làm không cần thiết chẳnghạn như điểm danh (đếm đầu người) và bỏ qua việc cần thiết, đúng đắn chẳng hạn

như chất lượng, dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả lợi nhuận; Donald A Curtis, mộtquản lý cao cấp tại Deloitte Touche, thậm chí còn đi xa hơn nữa, Ông ta cho rằngtuân thủ kế hoạch ngân quỹ là "sai lầm cơ bản trong cách quản trị của Mỹ" và Ông tacho rằng "đơn giản là vì ngân sách không vượt chi không có có nghĩa là nó đã được

sử dụng tốt”

- Đồng thời, kế hoạch ngân quỹ được gán cho nhiều vai trò hơn, khi ngân sáchtrở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động hay khi nó “bóp méo” kếhoạch dài hạn hay trở thành các rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển cácnguồn lực cần thiết khác Khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành một thủ tục vô nghĩa.Các nhà quản lý dồn tâm sức, chạy theo các yêu cầu của kế hoạch ngân quỹ Khi đó,

“tạo ra các con số” trở thành mục tiêu hàng đầu của họ, như trong bài đọc đã minhhoạ:

Các nhà quản lý “làm những việc cực kỳ xuẩn ngốc” trong lập kế hoạch ngânquỹ, đặc biệt khi đó là cơ sở của lương, thưởng Họ vơ vét cả những khách hàng “rẻtiền”, cắt giảm giá quá mức Họ tống đầy hàng hoá vào kênh phân phối, rồi sau đó lạilấy lại hay biến thành quà tặng phân phát trong đợt khuyếch trương tốn kém nhằm

bán được sản phẩm Trò đu quay này đã báo cáo khống mức lợi nhuận tới 250 triệuUSD trước khi họ dừng lại mua thu vừa rồi

Qua phân tích trên cho thấy, nguyên nhân chính của thực tế mối quan hệ giữa

kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là hệ thống

đo lường đánh giá, kiểm soát kế hoạch ngân quỹ chưa hướng tới các mục tiêu, chiếnlược của doanh nghiệp Do đó, cần xây dựng nền tảng hệ thống đánh giá, kiểm soát

mới (bao gồm cả tài chính và phi tài chính như: chất lượng, thị phần, và sự hài lòngcủa khách hàng ) đối với việc lập và thực hiện kế hoạch ngân quỹ

4 Các Công ty Xerox, Emerson và 3 M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá như thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức? sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?

- Công ty Xerox: để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng

một tổ chức, Công ty đã tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp các bộ phậnbán hàng, dịch vụ và nhận đơn đặt hàng theo các đơn vị địa lý hơn là tổ chức vận hànhtheo các chức năng song song là cánh mà các bộ phận chức năng có thể “tranh giành”nguồn vốn của nhau

- Công ty Emerson: để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong

cùng một tổ chức, Công ty đã để tất cả các bộ phận của mình cùng chung sức với nhau

là vì họ chịu trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chi phí và chế độ tiền lương

khuyến khích được dựa trên kết quả hoạt động chung của cả đơn vị (Đo lường đầu ra,

chứ không phải đầu vào) Sử dụng hệ thống đánh giá thước đo này là lợi nhuận là thước

đo cơ bản và cụ thể hoá trong hoạt động xuống tới các cấp bậc thấp nhất có thể trong

công ty Việc giao cho người đúng đầu bộ phận có quyền chủ động trong ngân quỹ để có

cơ hội tăng thị phần, tăng lợi nhuận

Những bộ phận không tạo ra doanh thu (hoạt động nghiên cứu phát triển (R&D),thanh toán hoá đơn, nhân sự ) dung thước đo phù hợp khác chẳng hạn như tỷ lệ trongdoanh số bán hàng của công ty có được từ các sản phẩm mới, thời hạn của các khoảnphải thu, và tỷ lệ nhân viên bỏ việc Sự đánh giá, kiểm soát kết quả đầu ra (đo lường đầu

ra) đã khuyến khích các nhân viên hành chính hỗ trợ cho các đơn vị sản xuất kinh doanhhơn là đi cản trở họ.

- Công ty 3M: Công ty áp dụng chia thành các nhóm, lĩnh vực (16 nhóm, 4

lĩnh vực) và tổ chức theo kiểu ma trận Kiểu tổ chức này dễ làm nảy sinh một cuộcchiến ngân sách “tương tàn” Nhưng cách quản lý tài chính sáng tạo và tập quán vănhoá lâu đời của công ty đã giữ cho sự tranh cãi được giảm thiểu

Qua cách thức thức tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá của 03 công ty nêu

trên để tránh các cuộc “chiến nội bộ về ngân quỹ” khác nhau, mỗi biên pháp đều có ưu,nhược và đặc điểm, văn hoá riêng của từng công ty

Theo đó, Công ty Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp các bộphận bán hàng, dịch vụ và nhận đơn đặt hàng theo các đơn vị địa lý hơn là tổ chức vậnhành theo các chức năng song song là cánh mà các bộ phận chức năng có thể “tranh

giành” nguồn vốn của nhau Còn Công ty Emerson đã để tất cả các bộ phận của mìnhcùng chung sức với nhau là vì họ chịu trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chiphí và chế độ tiền lương khuyến khích được dựa trên kết quả hoạt động chung của cảđơn vị (Đo lường đầu ra, chứ không phải đầu vào) và cuối cùng Công ty 3M áp dụngchia thành các nhóm, lĩnh vực (16 nhóm, 4 lĩnh vực) và tổ chức theo kiểu ma trận và

sử dụng văn hoá công ty để hạn chế các “xung đột” trong nội bộ công ty

TÀI LIỆU THAM KHẢO