Thông tin học 5

– Con ng ời làm việc ở đó – Các ph ơng thức mà họ sử dụng – Các thiết bị mà họ vận hành – Các chất liệu mà họ sử dụng – Ngân sách cần thiết để chi phí cho hoạt động – Cấu trúc hình chóp:

bài giảng thông tin học

chươngư5

các hệ thông thông tin

PGS.TS Đoàn Phan Tân

Tháng 2 - 2004

1 Quản lý và thông tin trong quản lý

1.1 Tổ chức và quản lý

chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực

hiện nhiệm vụ chung Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi tr ờng xác định và chịu tác động của môi tr ờng đó

– Con ng ời làm việc ở đó

– Các ph ơng thức mà họ sử dụng

– Các thiết bị mà họ vận hành

– Các chất liệu mà họ sử dụng

– Ngân sách cần thiết để chi phí cho hoạt động

– Cấu trúc hình chóp: Bộ phận lãnh đạo, các phòng ban, các tổ nhóm, các nhân viên, công nhân

– Cấu trúc cây: Tổ chức là một hệ thống cấp bậc các hệ thống con, mỗi

hệ thống con có chức năng nhiệm vụ riêng, theo sự phân công của tổ chức Trong đó Hệ thống thông tin là một bộ phận quan trọng trong các nguồn lực của tổ chức.

– Tổ chức hành chính, sự nghiệp - Tổ chức th ơng mại

– Tổ chức sản xuất - Tổ chức dịch vụ

Quản lý là gì?

duy trì một môi tr ờng làm việc bên trong và bên ngoài tổ chức,

sao cho nó bảo đảm những nỗ lực của các cá nhân, các bộ phận

để có thể hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu đã định, trên cơ

sở sử dụng các tài nguyên.Tài nguyên bao gồm: con ng ời, tiền của, vật chất, năng l ợng, không gian, thời gian,

tính hiệu quả và hợp lý ở đó mỗi thành viên trong tổ chức đều có vai trò không thể thay thế đ ợc và mỗi ng ời đều phải biết công việc

và chịu trách nhiệm về công việc của mình

ớng theo mục tiêu:

– Xác định mục tiêu.

– Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu.

– Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

huớng khi thực hành quản lý

– Tiếp cận hệ thống: xem xét đầy đủ các yếu tố tác động qua lại nhau,

có ảnh h ởng tới quá trình quản lý.

– Tiếp cận theo tình h ống: xét tới thực tại của một tình huống cụ thể khi thực hành quản lý.

Các chức năng của quản lý

 Hoạt động quản lý có các chức năng chủ yếu sau đây:

thế nào, khi nào và ai làm cái đó

vụ của các cá nhân và các bộ phận trong tổ chức, nhằm

hoàn thành kế hoạch đã đề ra

báo, các chỉ thị và huy động các nguồn lực của tổ chức, thực hiện có hiệu quả kế hoạch đã đề ra

đảm hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đã đề ra

 Các cấp độ quản lý:

lối chính sách thực hiện mục tiêu đó Đây là mức quản lý cao nhất, có tác động đến toàn bộ tổ chức

đơn vị, xác định các chức năng cụ thể, định h ớng vào các nhiệm vụ và các quá trình

thực hiện các công việc cụ thể của một phòng làm việc, tổ công tác

1.2 vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin

– Là trung tâm của công việc lập kế hoạch, là nhiệm vụ quan trọng của quản lý.

– Quyết định là một cam kết cho hành động Một quyết định đ ợc đ a ra khi ng ời quản lý phải đ a ra một lựa chọn trong nhiều khả năng có thể, dựa trên một mức hợp lý có hạn.

– Chất l ợng của quyết định phụ thuộc vào chất l ợng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện đ ợc cung cấp

– Quyết định có cấu trúc: có quy trình rõ ràng, thông tin dùng để ra quyết định có thể đ ợc xác định tr ớc.

– Quyết định không có cấu trúc: không có quy trình rõ ràng, tình

huống quyết định chịu tác động của nhiều sự kiện ngẫu nhiên, liên quan đến nhiều yếu tố ch a đ ợc biết tr ớc.

cấu trúc của quyết định và đặc điểm thông tin

quản lý:

– Quản lý chiến l ợc: thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, quy mô rộng và th ờng không đ ợc xác định tr ớc.

– Quản lý chiến thuật và tác nghiệp: thông tin chi tiết, đ ợc quy đinh tr

ớc, đ ợc cung cấp định kỳ, quy mô nhỏ.

2 Các hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm hệ thống

 Hệ thống là một tập hợp các phần tử (thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động h ớng tới mục tiêu chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu

tố ra, trong một quá trình xử lý có tổ chức.

 Ba thành phần cũng là 3 chức năng cơ bản của hệ

thống là:

dụ: vật liệu thô, năng l ợng, dữ liệu,

 Ngoài ra còn hai thành phần liên quan đến điều khiển

hệ thống là:

thực hiện những điều chỉnh cần thiết để bảo đảm đầu ra

thích hợp

 Hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong một môi tr ờng xác định

2.2 Hệ thống thông tin

công nghệ thông tin để tiếp nhận cacs nguồn dữ liệu nh yếu tố

đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu

tố đầu ra

thống thông tin là:

– Nguồn lực con ng ời: ng ời sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin.

– Phần cứng: MTĐT, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị viễn thông.

– Phần mềm: phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng.

– Nguồn dữ liệu: các CSDL, cơ sở mô hình, cơ sở tri thức

– Nhập dữ liệu vào

– Xử lý dữ liệu thành thông tin

– Đ a thông tin ra

– L u trữ các nguồn dữ liệu

– Kiểm tra hoạt động của hệ thống.

2.3 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức

 Mọi tổ chức đều gồm ba hệ thống:

trên

 Nh vậy hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của tổ chức.

 Nhiệm vụ của HTTT trong tổ chức là:

hoạch, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm tra)

xử lý, phân tích và đánh giá

 Các yêu cầu của một HTTT:

3 c¸c lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin

H T

x ö lý

g ia o d Þc h

H T

k iÓ m t r a

c ¸ c q u ¸ t r ×n h

H T

t ù ® é n g h o ¸

v ¨ n p h ß n g

H Ö t h è n g t h « n g t in

t ¸ c n g h iÖ p

H T

t h « n g t in

b ¸ o c ¸ o

H T

h ç t r î

q u y Õ t ® Þn h

H T

t h « n g t in

® iÒ u h µ n h

H Ö t h è n g t h « n g t in

q u ¶ n lý

H Ö t h è n g t h « n g t in

3.1 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction processing systems)

 TPS xử lý các dữ liệu thu đ ợc từ các việc xảy ra hàng ngày trong các hoạt động giao dịch của một tổ chức.

 TPS hỗ trợ hoạt động giao dịch từng ngày của tổ chức,

ví dụ:

 Chu trình xử lý giao dịch:

3.2 hệ thống thông tin báo cáo (IRs –

information reporting systems)

 IRS là gì?

phẩm thông tin, d ới dạng các báo cáo, hỗ trợ cho việc ra quyết

định hành ngày của họ

trong hệ thống giao tiếp của tổ chức, là nội dung liên hệ giữa cấp d ới và cấp trên và giữa các thành viên của tổ chức

 IRS thu thập thông tin từ các báo cáo về các hoạt động nội bộ của tổ chức, từ các CSDL đ ợc cập nhật từ TPS, các nguồn thông tin bên ngoài.

 IRS cung cấp cho nhà quản lý:

mẫu đã định tr ớc

những câu hỏi

 IRS hoạt động nhờ phần mềm quản trị CSDL của IRS.

3.3 hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

(dss – decision suport systems)

 DSS là gì?

lý sử dụng các mô hình và dữ liệu trong các CSDL chuyên ngành để hỗ trợ cho việc ra quyết định của họ

dạng: Nếu thì “Nếu thì ” ”

tiếp ra quyết định Nó kết hợp trí tuệ của cá nhân và khả

năng của máy tính để nâng cao chất l ợng của các quyết

định

 Các thành phần của DSS:

mạng máy tính

diện ng ời sử dụng

tích l u trữ d ới dạng các ch ơng trình

sử dụng DSS

 Sử dụng DSS

– Sử dụng DSS là quá trình phân tích các mô hình t ơng tác, các mô hình này mô phỏng các vấn đề trong thực tiễn.

– DSS đ ợc sử dụng khi mà vấn đề ra quyết định là không có cấu trúc.

– DSS hỗ trợ việc tính toán các ph ơng án để nhà quản lý lựa chọn

và đ a ra quyết định cuối cùng.

– Các ph ơng án do DSS đ a ra ứng với các tình huống mà nhà quản

lý đặt ra trong các câu hỏi dạng Nếu thì hoặc Làm thế nào “Nếu thì ” ” “Nếu thì ”

để ”

– Giao diện ng ời sử dụng cung cấp các công cụ giúp nhà quản lý

đặt các câu hỏi và đ a ra các lệnh Các câu trả lời, các kết quả hiện ra trên màn hình d ới dạng văn bản hoặc biểu đồ, đồ thị.

– Có 4 mô hình phân tích t ơng tác:

3.4 hệ chuyên gia (ES – expert system)

– ES là hệ thống thông tin dựa trên máy tính, sử dụng các tri thức về một lĩnh vực xác định để trợ giúp ng ời sử dụng nh kiểu trợ giúp của chuyên gia

– Hệ chuyên gia có thể coi là hệ thống hỗ trợ quyết định dựa trên tri thức, nó hỗ trợ quyết định cho nhà quản lý d ới dạng lời khuyên của chuyên gia t vấn trong một vấn đề cụ thể.

– ES đ ợc sử dụng khi việc ra quyết định là không có cấu trúc.

– Cơ sở tri thức: bao gồm các sự kiện về một lĩnh vực xác định và các phép suy diễn (luật suy diễn) của chuyên gia về các sự kiện đó.

– Các phần mềm: bao gồm ch ơng trình xử lý tri thức (sự kiện và luật) gọi là môtơ suy diễn, và ch ơng trình giao diện ng ời sử dụng.

– Phần cứng: trạm máy tính nối với máy chủ trong mạng viễn thông.

Intelligence)

hoá Các ứng dụng của ES: chuẩn đoán bệnh, phân tích các hợp chất, quản lý tài chính, quản lý sản xuất, phân tích đúng sai,

sự vận hành của hệ chuyên gia (ES)

 Nguyên tắc làm việc của ES:

(ghi trong cơ sở tri thức)

cung cấp, ghi trong cơ sở tri thức) xây dựng một suy luận logic trên các sự kiện để rút ra câu trả lời

 Để sử dụng ES phải có một phiên làm việc t ơng tác với máy tính:

đề đặt ra, chọn các quy tắc suy diễn thích hợp

rút ra câu trả lời