Tài liệu ôn tập công chức môn tin học: excel 2007

Hàm date&timeHàm Date: Công dụng: Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một ngày tháng đầy đủ.. Hàm date&timeHàm YEAR Công dụng Trả về năm của một giá trị hoặc chuỗi đại diện cho ngày th

GIỚI THIỆU EXCEL

Tạo mới một tài liệu

 Phím tắt Ctrl+N

 Microsoft Office Button , chọn New

 Chọn Customize Quick Access Tool Bar -> chọn New

Mở một văn bản đã có sẵn

 Phím tắt Ctrl+O

 Microsoft Office Button -> chọn Open

 Chọn Customize Quick Access Tool Bar -> chọn Open -> Open

Di chuyển và các thao tác bổ trợ

Di chuyển giữa các trang: PageUP, PageDown

Di chuyển ngang 1 trang màn hình: Alt + PageUP, Alt + PageDown

Di chuyển giữa các sheet : Ctrl + PageUP, Ctrl +

PageDown

Phóng to thu nhỏ:

+ Sử dụng chuột: Ctrl + di chuột lên

Di chuyển, sao chép, xóa dữ liệu

Di chuyển dữ liệu:

1 Chọn vùng thông tin bạn cần

2 Trên Tab Home chọn Cut (Phím tắt được sử dụng thay thế

là Ctrl + X hoặc nháy chuột phải chọn Cut)

3 Chuyển đến vị trí bạn cần ghi thông tin, Trên Tab Home chọn Paste Phím tắt được sử dụng thay thế là Ctrl + V hoặc nháy chuột phải chọn Paste

Sao chép dữ liệu:

1 Chọn vùng thông tin bạn cần sao chép

2 Trên Tab Home chọn Copy (Phím tắt được sử dụng thay thế

là Ctrl + C hoặc nháy chuột phải chọn Cut)

3 Chuyển đến vị trí bạn cần ghi thông tin, Trên Tab Home chọn Paste Phím tắt được sử dụng thay thế là Ctrl + V hoặc nháy chuột phải chọn Paste

Customize Quick Access Toolbar

Save (Ctrl +S)

Undo (Ctrl +Z) Repeat (Ctrl +Y)

open (Ctrl +O)

Tab Home (phím tắt Alt + H)

Giống

Word 2007

Hướng chữ trong Cell Hiển thị

toàn bộ nội dung trong

1 cell

Nhập nhiều cell thành 1 cell

Tab Home (phím tắt Alt + H)

Giảm số lẻ sau phần thập phân

Tab Home (phím tắt Alt + H)

Thêm Cell (Ctrl+Shift+=)

Thêm Hàng vào phía bên trên cell nơi con trỏ đang

vào phía trước sheet hiện tại (Shift + F11)

Thêm cột phía bên tay trái của con trỏ

Tab Home (phím tắt Alt + H)

Bỏ Cell (Ctrl + -)

Bỏ cột con trỏ đang đứng

Bỏ sheet đang làm việc

Bỏ hàng con trỏ đang đứng

Tab Home (phím tắt Alt + H)

Tab Insert (phím tắt Alt + N)

Các biểu tượng

Tab Insert (phím tắt Alt + P)

Căn lề Định dạng

chiều văn bản

Đưa hình nền

Cỡ văn bản Vùng in

Ngắt trang văn bản

In lặp lại các tiêu đề

Tab Insert (phím tắt Alt + P)

Lưu văn bản

Cách 1: Ấn Ctrl + S

Cách 2: Chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh Customize Quick Access Toolbar

Cách 3: Chọn Office Button -> Chọn save

Sau đó mở ra cửa sổ để lựa chọn vị trí cần lưu

dữ liệu.

* Excel 2007 có thể lưu văn bản dưới dạng pdf

In văn bản

Cách 1: Ấn Ctrl + P

Cách 2: Chọn Office Button -> Chọn Print -> chọn Print

Microsoft Office button

Danh sách các văn bản được mở gần nhất

Group

Thoát khỏi chương trình Excel

Alt + F4

Tạo văn bản mới

Mở văn bản mới

Save văn bản hiện tại

Save văn bản hiện

Tại sang văn bản khác

Giữ văn bản lại vào Recent Documents

Gửi văn bản

trực tiếp ra

email

Excel option

Định dạng font chữ

Excel option

CÁC HÀM EXCEL

Hàm date&time

Hàm Date:

Công dụng: Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một ngày tháng đầy đủ

Cú pháp: =DATE(year;month;day) Kết quả trả ra tùy thuộc vào định dạng của

CELL

+ year số chỉ năm, có thể có từ 1 đến 4 ký số

+ month số chỉ tháng Nếu số tháng lớn hơn 12 thì hàm tự quy đổi 12 = 1 năm và

cộng vào year số năm tăng lên do số tháng Ví dụ bạn month là 18, year là 2004 thì hàm tự hiểu month là 6 và year là 2005

+ day số chỉ ngày Nếu số ngày lớn hơn số ngày của tháng thì hàm tự quy đổi là tăng

số tháng Vì số ngày của mỗi tháng khác nhau 28,29,30 hoặc 31 tùy thuộc vào tháng

và năm nên tùy theo số tháng và năm đi kèm mà hàm sẽ quy đổi phù hợp.

Hàm date&time

Hàm Day:

Công dụng: Trả về thứ tự của ngày từ chuỗi ngày tháng.

Cú pháp: =DAY(serial_number) Kết quả trả ra tùy thuộc vào định dạng

của CELL (kiểu dddd-dd)

serial_number dạng chuỗi số tuần tự của ngày cần tìm Ngày tháng này nên

nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác

Hàm date&time

Hàm Month

Công dụng: Trả về thứ tự của tháng từ giá trị kiểu ngày tháng

Công thức = Month(serial_number)

serial_number dạng chuỗi số tuần tự của tháng cần tìm Ngày tháng này nên

nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác.  

Hàm date&time

Hàm YEAR

Công dụng Trả về năm của một giá trị hoặc chuỗi đại diện cho ngày tháng

Công thức =YEAR(serial_number)

serial_number dạng chuỗi hoặc số thập phân đại diện ngày tháng mà bạn cần

tìm số năm của nó Giá trị này nên được nhập bằng hàm DATE hoặc là kết quả các công thức hoặc hàm khác

Hàm date&time

Hàm EDate:

Công dụng: Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày tháng xảy ra trước hay sau mốc

thời gian được chỉ định Dùng hàm EDATE để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh.

Cú pháp: =EDATE(start_date,months)

start_date ngày bắt đầu tính toán

months số tháng xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian start_date

Nếu months > 0 được hiểu là sự kiện xảy ra sau

months < 0 được hiểu là sự kiện xảy ra trước

Hàm date&time

Hàm EOMONTH

Công dụng Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày cuối cùng của tháng xảy ra

trước hay sau mốc thời gian được chỉ định Dùng hàm EOMONTH để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh

Công thức =EOMONTH(start_date,months)

start_date ngày bắt đầu tính toán Nên nhập ngày tháng bằng hàm DATE hoặc

dùng kết quả trả về của hàm hay công thức khác Có thể xảy ra lỗi nếu bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dưới dạng một chuỗi văn bản

months số tháng xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian start_date Nếu months > 0

được hiểu là sự kiện xảy ra sau, months < 0 được hiểu là sự kiện xảy ra trước mốc thời gian start_date được chỉ định

Hàm date&time

Hàm Time

Công dụng: Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một thời gian đầy đủ Nếu

định dạng ô là General trước khi nhập hàm thì kết quả trả về là một thời gian

- return_type Xác định tuần bắt đầu từ ngày nào

+ return_type = 1 (hoặc không nhập): tuần bắt đầu từ thứ 2

+ return_type = 2: tuần bắt đầu từ Chủ nhật. 

Hàm date&time

Hàm Datevalue

Công dụng Trả về một chuỗi số thập phân biểu thị ngày tháng được đại diện

bởi chuỗi văn bản date_text

Công thức =DATEVALUE(date_text)

date_text là dạng chuỗi văn bản đại diện cho ngày tháng Ví dụ: "20/11/2005" thì chuỗi bên trong dấu nháy kép là đại diện cho ngày tháng

date_text trong Excel dành cho Windows giới hạn trong khoảng từ

"01/01/1900" đến "31/12/9999" nếu quá khoảng ngày DATEVALUE sẽ trả

về lỗi #VALUE!

Hàm date&time

Hàm NETWORKDAY

Công dụng :Trả về số ngày làm việc bắt đầu từ ngày start_date đến end_date và

trừ đi những ngày nghỉ và ngày lễ Dùng hàm NETWORKDAYS để tính số ngày làm việc cho người lao động trong khoảng thời gian xác định

Công thức =NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)

- start_date là ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu

-end_date là ngày tháng đại diện cho ngày kết thúc

- holidays là ngày nghỉ

Hàm lấy thông tin

Hàm CELL

Công dụng: Trả về thông tin định dạng, vị trí hay nội dung của một ô hoặc của ô ở phía

trên bên trái của một vùng ô

Công thức =CELL(info_type,reference)

- info_type là một giá trị kiểu chuỗi do bạn nhập vào để xác định kiểu dữ liệu cần trả về

- reference là địa chỉ ô hoặc vùng ô cần lấy thông tin Nếu bỏ qua, CELL sẽ lấy ô cuối

cùng được thay đổi trong bảng tính.

Hàm lấy thông tin

Hàm IS

Công dụng: Bao gồm 9 hàm kiểm tra các kiểu dữ liệu trong Excel Tất cả

đều trả về giá trị logic là TRUE nếu đúng, và FALSE nếu sai

ISBLANK: Kiểm tra tham chiếu rỗng

ISERR: Kiểm tra có phải là một lỗi ngọai trừ #N/A

ISERROR: Kiểm tra có phải là một lỗi kể cả #N/A

ISLOGICAL: Kiểm tra một giá trị có phải là kiểu logic

SNA: Kiểm tra giá trị có phải lỗi #N/A.

ISNONTEXT: Kiểm tra giá trị có phải là dữ liệu không phải là chuỗi

ISNUMBER: Kiểm tra giá trị có phải là kiểu số

ISREF: Kiểm tra giá trị có phải là một tham chiếu (địa chỉ ô, hoặc địa chỉ

vùng ô) Ví dụ con trỏ tại ô A1 nếu ta đưa vào công thức = ISREF(A1) thì giá trị trả về là true

ISTEXT: Kiểm tra dữ liệu có phải là văn bản.

Hàm lấy thông tin

Hàm ISODD (ISEVEN số chẵn)

Công dụng: Kiểm tra một số có phải là số lẽ hay không? Trả về TRUE nếu là

số lẽ, FALSE nếu là số chẵn

Công thức =ISODD(number)

number giá trị, hoặc tham chiếu đến giá trị số cần kiểm tra Lưu ý! Nếu number

là một số thập phân, hàm chỉ xét phần nguyên của số đó Ví dụ 10.6 được hiểu là

10 Nếu number không phải là một số hàm trả về lỗi #VALUE!

Hàm lấy thông tin

Hàm COUNTBLANK

Công dụng: Công dụng Trả về số ô không có dữ liệu trong dãy ô Công thức =COUNTBLANK(range)

range dãy ô cần tính số ô rỗng

Hàm logic

Hàm AND

Công dụng: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, Trả về

FALSE nếu một trong các điều kiện FALSE

Công thức = AND(logical_1,logical_2, ) logical_1,logical_2 là các đều kiện

cần kiểm tra.

Hàm logic

Hàm OR

Công dụng: Trả về TRUE nếu một trong các điều kiện là TRUE Trả về FALSE

nếu tất cả các điều kiện là FALSE

Công thức = OR(logical_1,logical_2, ) logical_1,logical_2 là các đều kiện cần

kiểm tra

Hàm logic

Hàm IF

Công dụng: Trả về một giá trị nếu điều kiện là đúng, Trả về một giá trị khác

nếu điều kiện là sai

Công thức = IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

- logical_test: điều kiện để xét, logical có thể là kết quả của một hàm luận lý như AND, OR,

- value_if_true: giá trị trả về nếu điều kiện logical_test là TRUE value_if_false:

- giá trị trả về nếu điều kiện logical_test là FALSE

Lưu ý! Có thể có 7 hàm IF được lồng vào nhau để tạo nên công thức phức tạp hơn

Hàm Tìm kiếm và tham chiếu

Hàm Index

Công dụng: Trả về một giá trị, hoặc một tham chiếu đến một giá trị nằm bên trong một

bảng hoặc một mảng dựa vào chỉ số dòng và cột

Công thức = INDEX(array,row_num,column_num)

- array là một dãy ô hoặc mảng hằng Nếu array chỉ có một dòng hoặc một cột, các

đối số row_num hoặc column_num là tùy chọn Nếu array có nhiều hơn một dòng hoặc một cột, chỉ có một đối số row_num hoặc column_num được dùng.

- row_num chỉ số dòng cần trả về giá trị Nếu không nhập thì hàm sẽ lấy chỉ số cột

colum_num.

- colum_num chỉ số cột cần trả về giá trị Nếu không nhập thì hàm sẽ lấy chỉ số dòng

row_num.

Hàm Tìm kiếm và tham chiếu

Hàm LOOKUP (Vector)

Công dụng Trả về một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong dãy ô hoặc mảng giá trị Côngthức = LOOKUP(lookup_value,lookup_vetor,result_vector)

lookup_value là giá trị LOOKUP sẽ tìm kiếm trên vetơ đầu tiên Nó có thể là một số,

ký tự, một giá trị logic, một tên định nghĩa một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị.

lookup_vetor là một dãy ô chỉ bao gồm một cột hoặc một dòng chứa giá trị cần tìm

Những giá trong dãy này có thể là ký tự, số hoặc giá trị logic.

result_vector là một dãy ô chỉ bao gồm một cột hoặc một dòng chứa giá trị trả về

Kích thước của result_vetor bắt buộc phải bằng kích thước của lookup_vetor.

Chú ý:

Các giá trị trong lookup_vetor phải

được sắp xếp tăng dần

-2,-1,0,1,2, a-z,FALSE,TRUE Nếu không

LOOKUP có thể trả về một giá trị

không chính xác

Hàm Lookup

Hàm LOOKUP (Array)

Công dụng Trả về một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong dãy ô hoặc mảng giá trị Công thức = LOOKUP(lookup_value,array)

-lookup_value là giá trị cần tìm trong mảng giá trị Nó có thể là một số, ký tự, một giá

trị logic, một tên định nghĩa một vùng ô hoặc một tham chiếu đến một giá trị Nếu

LOOKUP không tìm thấy lookup_value, thì nó sẽ dùng giá trị lớn nhất trong mảng

mà nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm lookup_value

-array là dãy ô có thể là ký tự, số, giá trị logic mà bạn cần tìm lookup_value

* LOOKUP luôn trả về giá trị ở dòng hoặc cột cuối cùng

Hàm Lookup

Hàm HLOOKUP

Công dụng Dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu Nếu tìm thấy sẽ

trả về giá trị tại cell là giao của cột tìm thấy và dòng tương ứng Hàm HLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu từ bảng dữ liệu phụ

Côngthức=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value: tìm một giá trị dùng để tìm kiếm, nó có thể là một giá trị, một tham

chiếu hay một chuỗi ký tự.

table_array vùng chứa dữ liệu cần tìm

row_index_num số thứ tự dòng trên bảng dữ liệu phụ mà dữ liệu bạn cần lấy Giá trị

trả về nằm trên dòng bạn chỉ định này và ở cột mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm

lookup_value

Các giá trị ở dòng đầu tiên có thể là giá trị số, chuỗi ký tự, hoặc logic

Nếu range_lookup là TRUE thì các giá trị ở dòng đầu tiên của bảng dữ liệu phụ này

phải được sắp xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,A-Z,FALSE,TRUE

Hàm Lookup

Hàm VLOOKUP

Công dụng Dò tìm một giá trị ở cột đầu tiên bên trái của một bảng dữ liệu Nếu tìm thấy

sẽ trả về giá trị ở cùng trên dòng với giá trị tìm thấy trên cột mà bạn chỉ định

Côngthức =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value: là tìm một giá trị dùng để tìm kiếm, nó có thể là một giá trị, một tham

chiếu hay một chuỗi ký tự.

table_array là vùng chứa dữ liệu cần tìm Đây là bảng dữ liệu phụ có nội dung thường cố

định, bao quát để bạn lấy dữ liệu.

Nếu range_lookup là TRUE thì các giá trị ở cột đầu tiên của bảng dữ liệu phụ này phải

được sắp xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,A-Z,FALSE,TRUE Nếu không hàm VLOOKUP

sẽ trả giá trị không chuẩn xác

row_index_num số thứ tự cột trên bảng dữ liệu phụ mà dữ liệu bạn cần lấy Giá trị trả về

nằm trên cột bạn chỉ định này và ở dòng mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value

Hàm Match

MATCH

Công dụng Trả về vị trí (chỉ mục) của một giá trị từ một hàng hoặc một cột.

Công thức =MATCH(lookup_value, lookup_array,match_type)

lookup_value là giá trị cần tìm trong bảng giá trị.

lookup_array là một dãy ô liên tục để tìm kiếm giá trị

match_type là một số -1, 0 hoặc 1 chỉ định kiểu tìm kiếm

match_type = 1 (hoặc không nhập), MATCH sẽ dùng giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn hoặc bằng

giá trị cần tìm lookup_value Và bắt buộc dãy giá trị lookup_array phải đựơc sắp xếp theo

thứ tự tăng dần

match_type = 0, MATCH sẽ dùng giá trị lookup_value Dãy giá trị lookup_array không

cần sắp xếp

match_type = -1, MATCH dùng giá trị nhỏ nhất mà lớn hơn hoặc bằng giá trị cần tìm

lookup_value Và bắt buộc dãy giá trị lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Hàm toán học

Hàm EXP

Tính lũy thừa của cơ số e = 2.71828182845904

Công thức =EXP(number) number số mũ của cơ số e.

Hàm ABS

Lấy trị tuyệt đối của một số

Công thức =ABS(number) numbers số mà bạn muốn lấy trị tuyệt đối.

Hàm SQRT

Tính căn bậc 2 của một số SQRT viết của từ SQUARE ROOT: Căn bậc 2

Công thức =SQRT(number) number số thực bất kỳ

Hàm MOD

Lấy phần dư sau khi chia một số cho số chia Kết quả trả về cùng dấu với số chia.

Công thức =MOD(number,divisor) number số bị chia, divisor số chia

Tính tổng của bình phương các số SUMSQ viết của từ SUM SQUARE: Tổng bình phương

Công thức =SUMSQ(number1,number2, ) number1,number2, có thể có từ 1 đến 30 số thực bất kỳ

Hàm INT

Làm tròn xuống đến số gần nhất

Công thức =INT(number)

Hàm toán học

Hàm SUMIF

Công dụng: Tính tổng tất cả các số trong dãy ô thỏa điều kiện do bạn đưa ra

Công thức =SUMIF(range,criteria,sum_range)

- range dãy ô mà bạn muốn tính toán Nó có thể là dãy ô chứa điều kiện hoặc dãy ô vừa

chứa điều kiện, vừa chứa các giá trị để tính tổng.

- criteria điều kiện để tính tổng có thể là số, biểu thức, hoặc kiểu văn bản ví dụ

10,">=10","CPU"

- sum_range là dãy giá trị cần tính tổng Nếu không có sum_range thì range là dãy chứa

giá trị để tính tổng.