QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG

Quản lý là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.. + Chủ thể với môi trường: chủ thể sẽ nắm bắt được các

QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG Vấn đề 1: Quản lý và các yếu tố cấu thành quản lý

I Quản lý:

1 Nguồn gốc ra đời của quản lý

Quản lý là sản phẩm hoạt động của con người, chính con người là chủ thể tạo ra hoạt động quản lý Quản lý là hình tượng khách quan nảy sinh từ nhu cầu liên kết lại với nhau trong quá trình lao động Trong quá trình lao động sản xuất con người nhận thấy cần phải liên kết, phân công phối hợp Mọi hoạt động lao động chung đều cần có sự tổ chức và thống nhất nhằm tạo ra sức mạnh để đạt được những mục tiêu nhất định

-> Quản lý là hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công và hợp tác để làm một công việc nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra

Như vậy nguồn gốc ra đời của quản lý là xuất phát từ sự cần thiết phải kết hợp và phối hợp hoạt động của các cá nhân trong xã hội nhằm mang lại lợi ích như mong muốn

Ví dụ: khi con người đi săn bắn để kiếm các thú rừng, nếu một cá nhân thực hiện thì việc săn bắn không hiệu quả Những người thợ săn thấy rằng cần phải liên kết lại với nhau Trong quá trình săn bắn họ phân công một người một công việc và cũng hỗ trợ nhau để săn bắn Nhờ vào sự phối hợp liên kết mà kết quả của hoạt động săn bắn ngày càng nhiều hơn

Quản lý là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung

Các Mác đã từng khẳng định: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy ( người nhạc trưởng)”

Quản lý là một hoạt động tất yếu khách quan, diễn ra ở mọi tổ chức dù quy mô lớn hay nhỏ,

có cấu trúc đơn giản hay phức tạp

2 Khái niệm quản lý

- Quan niệm về quản lý

Quản lý là một nội dung được nghiên cứu rất phổ biến và rộng rãi vì vậy có nhiều cách tiếp cận và có nhiều định nghĩa, quan niệm khác nhau về quản lý Mỗi quan niệm, cách định nghĩa đứng từ những góc đô tiếp cận khác nhau, phản ánh những mặt, khía cạnh khác nhau của quản

lý

- Từ góc độ hoạt động, quản lý được hiểu là sự tác động chỉ huy và điều khiển các quá

trình xã hội, hành vi hoạt động của con người nhằm đạt được muc tiêu của nhà quản lý

Cách tiếp cận này nhìn nhận những hoạt động cơ bản của quản lý Thực chất của quản lý

là quá trình chỉ huy điều khiển người khác để để đạt được mục tiêu

- Từ góc độ chính trị pháp lý, quản lý được hiểu là sự kết hợp giữa tri thức và lao động

Hoạt động quản lý là lao động của con người Tuy nhiên, đây là một hoạt động lao động mang tính chất đặc biệt trong đó nhà quản lý sử dụng những tri thức, sự sáng tạo nhằm tác động lên đối tượng quản lý

Ví dụ: Lao động của người công nhân là trực tiếp dùng sức lực của mình tạo ra những hàng hoá sản phẩm cụ thể Lao động quản lý của người quản đốc là đưa ra những kế hoạch, xác định mục tiêu chỉ đạo điều hành và hướng dẫn công nhân thực hiện kế hoạch mục tiêu đã định, đồng thời người quản đốc cũng kiểm tra theo dõi giám sát hoạt động của những người công nhân do mình quản lý Như vậy lao động của người quản đốc là hoạt động của người quản lý

- Từ mối quan hệ giữa các quá trình trong quản lý, thì quản lý được hiểu là hoạt động

bao gồm 2 quá trình đan xen nhau một cách chặt chẽ là duy trì và phát triển Quá trình đầu

tiên trong quản lý là quá trình duy trì để đảm bảo ổn định trật tự các hoạt động trong tổ chức đồng thời cũng phải tiến hành các hoạt động của tổ chức để phát triển tổ chức theo một hướng cao hơn Hai quá trình duy trì và phát triển này đan xen lồng ghép vào nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức vừa mang tính ổn định đồng thời đảm bảo cho sự phát triển đi lên Các nhà khoa học trong lĩnh vực quản lý khi nghiên cứu về quản lý cũng đưa ra nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý:

- Mary Paker Follet cho rằng: “ Quản lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua

người khác” Theo cách tiếp cận này thì quản lý là một hoạt động gián tiếp trong đó chủ thể

quản lý xây dựng các mục tiêu và tổ chức cho người khác thực hiện các mục tiêu mà mình mong muốn

- F W Taylor cho rằng: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm

và sau đó biết rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất” Theo cách

tiếp cận của Taylor thì nhà quản lý phải xác định được các mục tiêu của mình và tổ chức cho các thành viên khác thực hiện mục tiêu đó Ở đây quản lý cũng được tiếp cận ở góc độ hiệu quả

- Laurence Lowell cho rằng: “Quản lý là nghiệp xưa nhất và là nghề mới nhất” Như

vậy quản lý đã xuất hiện từ rất lâu đời khi con người hình thành và cần sự phối hợp phân công

để đạt được mục tiêu chung Ngày nay, quản lý trở thành một nghề trong xã hội được nhiều người lựa chọn

- Harol Koontz cho rằng: “Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề

ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác”

Những quan niệm, những cách tiếp cận này phản ánh những khía cạnh khác nhau của quản

lý, thể hiện sự đa dạng phong phú của quản lý Tuy nhiên những quan niệm này đều có những điểm chung cơ bản sau đây:

+ Quản lý là quá trình hướng đến việc đạt được mục tiêu nhất định

+ Quản lý là quá trình chỉ huy điều khiển hướng dẫn

+ Quản lý là quá trình gián tiếp (đạt được mục tiêu thông qua người khác)

+ Quản lý là quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

- Khái niệm quản lý

Như vậy, quản lý có thể được hiểu là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể

lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu định trước

Từ khái niệm này chúng ta nhận thấy:

Quản lý là sự tác động có kế hoạch có khoa học chặt chẽ không phải là hoạt động ngẫu nhiên tuỳ tiện Chủ thể sẽ xây dựng các kế hoạch, tổ chức bộ máy nhân sự, thực hiện hoạt động lãnh đạo, phối hợp và kiểm soát người thừa hành

Quản lý là phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý Trong đó chủ thể là người đưa ra mệnh lệnh, đối tượng quản lý là người thực thi các mệnh lệnh

Hoạt động quản lý hướng đến đạt những mục tiêu đã được xác định Mục tiêu là cái định hướng cho hoạt động quản lý, là đích đến mà cả chủ thể quản lý và đối tượng quản lý đều hướng tới

Sự tác động trong quản lý được thể hiện thông qua các hoạt động như là chỉ huy, điều khiển, kiểm tra, giám sát

Quan hệ quản lý là quan hệ mang tính chất phục tùng mệnh lệnh, chứa đựng yếu tố quyền lực (quyền lực thuộc về chủ thể quản lý)

- Các dạng quản lý :

Căn cứ vào đối tượng quản lý chúng ta chia làm 3 dạng quản lý:

+ Quản lý giới vô sinh (quản lý bàn, ghế, nhà xưởng, )

Đây là dạng quản lý đơn giản nhất Đặc điểm của dạng quản lý này là chủ thế quản lý có thể tác động lên đối tượng quản lý trong bất kỳ điều kiện hoàn cảnh nào

+ Quản lý giới hữu sinh (quản lý vật nuôi, cây trồng)

Đây là dạng quản lý dựa vào chu kỳ sinh trưởng phát triển của đối tượng Đối tượng quản lý này không cố định mà có sự biển đổi, thay đổi tùy theo điều kiện hoàn cảnh

+ Quản lý con người (hay còn gọi là quản lý XH)

Đây là dạng quản lý đa dạng, phức tạp nhất, vì đối tượng quản lý là con người thường xuyên biến đổi, phát triển Đây cũng là dạng quản lý cơ bản và cũng là đối tượng nghiên cứu chủ thể của quản lý

Ví dụ: Quản lý gia đình, doanh nghiệp, đội bóng, quản lý UBND…

II Các yếu tố cấu thành quản lý

Quản lý được cấu thành bởi 4 yếu tổ gồm: chủ thể, đối tượng, mục tiêu và môi trường quản

Ví dụ: Trong Phòng Quản lý đô thị, chủ thể quản lý là Trưởng phòng, Phó phòng Hoạt động quản lý đô thị thì chủ thể là UBND huyện, Phòng Quản lý đô thị,…

Mục tiêu quản lý là sợi dây liên kết giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

Ví dụ: trong quản lý đô thị, mục tiêu là đảm bảo những quy định của pháp luật trong lĩnh vực đô thị được thực hiện một cách đầy đủ

2.4 Môi trường quản lý:

Là tập hợp những điều kiện ảnh hưởng và tác động đến hoạt động quản lý của tổ chức Môi trường quản lý tồn tại hết sức đa dạng và phong phú (môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa ,xã hội, quốc tế, …)

Môi trường ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến việc thiết lập mục tiêu và tiến trình quản

lý

Ví dụ: Các yếu tố cấu thành quản lý của một trường học Chủ thể quản lý là hiệu trưởng, hiệu phó, các trưởng phó khoa, giảng viên Đối tượng là giảng viên, sinh viên Ngoài ra đối tượng còn có cơ sở vật chất của trường Khách thể là công việc giảng dạy và học tập của đội ngũ giảng viên, giảng viên và học sinh, mối quan hệ giữa học sinh và giáo viên Mục tiêu quản

lý là nâng cao chất lượng hoc tập và giảng dạy

Ví dụ 2: Các yếu tố cấu thành quản lý trong hoạt động của UBND huyện chúng tôi Xét trong phạm vi nội bộ của UBND thì chủ thể quản lý là Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, các trưởng phó phòng Đối tượng quản lý là các công chức làm việc trong UBND, trụ sở làm việc, các trang thiết bị làm việc Xét ra phạm vi bên ngoài thì chủ thể quản lý là UBND, các cán bộ công chức trong UBND Đối tượng quản lý là các nhân, tổ chức sinh sống và làm việc trên địa bàn của UBND huyện Mục tiêu quản lý của UBND là đảm bảo các quy định của pháp luật, các quyết định của cơ quan NN cấp trên được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ trên dịa bàn huyện chúng tôi Ngoài ra chúng tôi còn hướng tới đảm bảo cho đời sống người dân trên địa bàn huyện được đảm bảo, kinh tế - xã hội phát triển, chất lượng các dịch vụ công cung cấp được nâng lên

Câu hỏi: Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành quản lý

Nêu khái niệm quản lý

Có 4 yếu tố cấu thành: chủ thể, khách thể, mục tiêu, môi trường

Nêu định nghĩa 4 yếu tố cấu thành

* Mối quan hệ giữa 4 yếu tố là mối quan hệ biện chứng, tác động qua lại:

- Quan hệ giữa chủ thể quản lý và các yếu tố còn lại:

+ Chủ thể với khách thể: Chủ thế là người đưa ra mệnh lệnh quản lý đối với khách thể, chủ thể sẽ là người định hướng, điều tiết hoạt động cho khách thể

+ Chủ thể với mục tiêu: chủ thể sẽ xác định mục tiêu, chủ thể tổ chức chỉ đạo đối tượng để thực hiện mục tiêu

+ Chủ thể với môi trường: chủ thể sẽ nắm bắt được các yếu tố môi trường

- Quan hệ khách thể với các yếu tổ còn lại:

+ Khách thể với chủ thể: Khách thể là người sẽ triển khai thực hiện các mệnh lệnh của chủ thể

+ Khách thể với mục tiêu: Khách thể là người thực hiện mục tiêu

+ Khách thể với môi trường: Khách thể nắm bắt yếu tố môi trường trong quá trình hoạt động

- Quan hệ giữa mục tiêu với các yếu tố còn lại:

+ Mục tiêu sẽ quyết định mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể

+ Mục tiêu cũng quyết định chi phối ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp, công cụ

- Quan hệ giữa môi trường với các yếu tố còn lại: môi trường sẽ tác động chi phối thường xuyên hoạt động của chủ thể, khách thể và việc thực hiện mục tiêu

Câu hỏi: Hãy chứng minh rằng: Quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật, vừa là 1 nghề

- Quản lý là 1 khoa học:

+ Quản lý hình thành trên cơ sở hệ thống các lý thuyết, các tư tưởng khoa học

+ Trong quá trình quản lý, chủ thể sẽ vận dụng các quy luật vận động khách quan áp dụng vào trong tổ chức của mình

Ví dụ: Khi xây dựng kế hoạch trong tổ chức thì chủ thể quản lý sẽ áp dụng các mô hình, các quy trình xây dựng kế hoạch Các mô hình, quá trình này đã được nghiên cứu, đúc kết lại, từ đó chủ thể vận dụng vào thực tiễn tổ chức mình Nhà quản lý sử dụng các kỹ thuật để xây dựng mục tiêu như mô hình Smart,… Hoặc trong quản lý thì nhà quản lý sẽ áp dụng các lý thuyết về tâm lý để tác động đối tượng quản lý nhằm đặt được mong muốn của nhà quản lý

- Quản lý là 1 nghệ thuật:

+ Hoạt động quản lý liên quan đến con người, việc quản lý phụ thuộc vào từng con người Việc lựa chọn các phương pháp, phong cách lãnh đạo quản lý phụ thuộc vào đặc điểm của chủ thể và đối tượng, và tùy thuộc vào hoàn cảnh

+ Trong quá trình quản lý cả chủ thể và đối tượng luôn luôn linh hoạt và sáng tạo để phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh

Ví dụ: Trong khoa học quản lý, hình thành 3 phong cách lãnh đạo cơ bản: độc đoán chuyên quyền, tự do, dân chủ Việc lựa chọn và áp dụng phong cách nào vào trong tổ chức mình phụ thuộc vào đặc điểm, tính cách của nhà quản lý Mỗi nhà quản lý sẽ áp dụng theo mỗi phong cách khác nhau theo những chiều hướng khác nhau không cố định Việc áp dụng này tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng quản lý, điều kiện, hoàn cảnh trong hoạt động quản lý

- Quản lý là 1 nghề:

+ Trong hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể quản lý, đối tượng quản lý phải có kiến thức, tri thức, hiểu biết, phẩm chất, kỹ năng nhất định

+ Hoạt động quản lý sẽ tạo ra sản phẩm là các mệnh lệnh quyết định quản lý

+ Trong hoạt động quản lý, tùy theo mỗi chủ thể quản lý, tùy theo mỗi cấp quản lý của mình phải đòi hỏi các kỹ năng cần thiết, kiến thức nhất định Thông thường đối với nhà quản lý cần 3 nhóm kỹ năng cơ bản: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp (quan hệ), kỹ năng nhận thức

và thiết kế Bất kỳ 1 nhà quản lý nào khi thực hiện hoạt động quản lý đều cần đến 3 nhóm kỹ năng này Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể của từng kỹ năng thì phụ thuộc vào cấp quản lý

VẤN ĐỀ 2: VAI TRÒ, ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ

1 Vai trò của quản lý

Quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và đối với các cá nhân các bộ phận trong tổ chức đó Quản lý có các vai trò cơ bản

- Định hướng hoạt động tương lai của tổ chức

Trong quá trình quản lý, chủ thể quản lý sẽ thông qua chức năng lập kế hoạch sẽ xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức cũng như cách thức hoạt động của tổ chức Vai trò này của

quản lý được thực hiện thông qua chức năng lập kế hoạch Tổ chức sẽ xây dựng những chiến lược phát triển và hướng mọi hoạt động trong tổ chức đến việc thực hiện chiến lược đó

- Lập kế hoạch, tổ chức, phân công, phối hợp, điều khiển, hướng dẫn và kiểm tra nỗ lực của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức để thực hiện nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

Thông qua hoạt động quản lý sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ran gay

từ đâu Việc thực hiện các chức năng quản lý sẽ hướng hoạt động của các cá nhân, bộ phận vào thực hiện mục tiêu chung

Thông qua hoạt động quản lý, giúp cho các cá nhân bộ phận tự giác nghiêm chỉnh chấp hành những nhiệm vụ hoạt động của mình, sáng tạo ra những cách thức giải quyết công việc một cách nhanh chóng kịp thời, kích thích và khơi dậy kỹ năng sáng tạo của mỗi cá nhân, giúp cho hoạt động của cá nhân và bộ phận ngày càng tốt hơn Thông qua việc phân công lao động

sẽ giúp cho việc thực hiện các công việc được nhanh chóng

- Kết hợp hài hòa lợi ích của từng cá nhân và của tập thể trên cơ sở phát huy nỗ lực cá nhân, tạo môi trường và điều kiện cho sự phát triển của mỗi cá nhân, tôn trọng mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu của tổ chức

Trong quá trình quản lý, chủ thể sẽ đề ra các phương án để tính toán hợp lý nhằm cân đối hài hòa lợi ích của các bên Đảm bảo cho tổ chức đạt được lợi ích chung, còn cá nhân đạt được những lợi ích riêng của mình Quản lý cũng sẽ giúp hạn chế những xung đột về lợi ích trong tổ chức, hướng mọi người đến thực hiện lợi ích chung

Quản lý cũng tạo môi trường thuận lợi để các cá nhân, bộ phận phát triển toàn diện Hoạt động quản lý sẽ giúp cho cá nhân bộ phận khai thác sử dụng có hiệu quả những thế mạnh, những đặc điểm nổi bật của mình, đồng thời giữa các cá nhân bộ phận có sự liên kết, phối hợp lẫn nhau từ đó cùng nhau phát triển Mỗi cá nhân bộ phận sẽ có điều kiện phát triển toàn diện

về kỹ năng, kiến thức

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức

Quản lý sẽ đảm bảo cho việc sử dụng các nguồn lực vạt chất trong tổ chức được tiết kiệm và hiệu quả Trong quá trình quản lý chủ thể sẽ tính toán các phương án tối ưu để đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực Tận dụng các nguồn lực trong tổ chức

Ví dụ: trong hoạt động của cơ quan tôi, chúng tôi sẽ tính toán làm sao để sử dụng hợp

lý các nguồn lực trong cơ quan Sắp xếp và sử dụng cơ sở vật chất hợp lý Sử dụng nguồn ngân sách hợp lý

- Đảm bảo sự ổn định và thích ứng cao của tổ chức trong môi trường luôn biến động Hoạt động quản lý sẽ giúp cho tổ chức duy trì được sự ổn định và phát triển lâu dài Đảm bảo duy trì và củng cố những kết quả đạt được Tổ chức luôn tồn tại trong một môi trường nhiều biến động và thay đổi Những yếu tố môi trường này sẽ tác động thường xuyên và liên tục đến hoạt động của tổ chức Hoạt động quản lý sẽ giúp tổ chức ứng phó với những biến đổi của môi trường Nhà quản lý sẽ để đưa ra các kế hoạch, xây dựng các phướng án và có thể điều chỉnh khi môi trường thay đổi

- Cũng cố, địa vị của tổ chức, gia tăng sự đóng góp của tổ chức đối với xã hội Thông qua hoạt động quản lý của tổ chức giúp cho tổ chức diễn ra đồng bộ nhịp nhàng, các mục tiêu

đề ra được thực hiện 1 cách thuận lợi và nhanh chóng Từ đó giúp cho hoạt động của tổ chức ngày một hoàn thiện và tốt hơn, tăng khả năng cạnh tranh trong tổ chức

 Có thể khẳng định rằng quản lý là hoạt động tất yếu trong tổ chức Nếu không có hoạt động quản lý thì mọi hành động liên kết, phối hợp điều trở nên không có ý nghĩa Quản lý mang lại nhiều lợi ích không chỉ đối với tổ chức mà còn đối với bản thân các thành viên trong

tổ chức đó

Liên hệ vai trò của quản lý đối với cơ quan đang công tác: Quản lý có vai trò hết sức

quan trọng Thông qua quá trình quản lý giúp xây dựng những kế hoạch phát triển của địa phương chúng tôi Lãnh đạo UBND huyện sẽ phân công chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban chuyên môn Đồng thời xây dựng cơ chế phối hợp giữa các phòng ban Sự quản lý sẽ giúp cho hoạt động cơ quan được diễn ra nhịp nhàng đồng bộ Thông qua việc phân công lao động

sẽ giúp cho việc tổ chức thực hiện được thuận lợi dễ dàng…

2 Đặc điểm: Có 6 đặc điểm

So với các hoạt động khác thì hoạt động quản lý mang một số đặc điểm cơ bản sau đây:

a Quản lý là hoạt động bao gồm chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

Đây là mối quan hệ hai chiều tác động qua lại, trong đó chủ thể quản lý sẽ đưa ra các chỉ đạo mệnh lệnh điều hành và đối tượng quản lý sẽ thực thi chấp hành và tổ chức thực hiện các mệnh lệnh đó Hoạt động quản lý là quá trình chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý thông qua các quyết định quản lý

b Hoạt động quản lý là hoạt động mang tính quyền lực

Quyền lực này thuộc về chủ thể quản lý Để thực hiện quản lý của mình thì chủ thể sẽ sử dụng quyền lực tác động lên đối tượng quản lý Quyền lực được biểu hiện thông qua việc chỉ huy, điều khiển, ra lệnh cho đối tượng, quyền lực biểu hiện ý chí đơn phương của chủ thể quản

lý và buộc đối tượng quản lý phải thi hành Quyền lực cũng là dấu hiệu để phân biệt giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

c Quản lý diễn ra trong tổ chức và mang tính tổ chức

Bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến hoạt động quản lý Quản lý diễn trong khuôn khổ tổ chức Quản lý sẽ giúp cho hoạt động của tổ chức diễn ra theo đúng khuôn khổ, trật tự nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Quản lý mang tính tổ chức: Quản lý là hành động có kế hoạch có định hướng rõ ràng có sự phân công phối hợp rõ ràng chứ không phải là hành động ngẫu nhiên và tùy tiện Giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý có mối quan hệ tổ chức theo một Hoạt động quản lý là hoạt động cần đến thông tin

Thông tin có thể được xem là 1 công cụ để chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý Quá trình quản lý có thể được xem là quá trình truyền đạt thông tin Thông tin là yếu tố đầu vào đồng thời là yếu tố đầu ra của quá trình quản lý

d Hoạt động quản lý luôn hướng đến mục tiêu nhất định

Quản lý thực chất là quá trình chỉ đạo điều hành để hướng đến mục tiêu đã xác định Mục tiêu là yếu tố liên kết giữa chủ thể và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý sẽ thiết lập mục tiêu

và tổ chức cho đối tượng thực hiện mục tiêu

e Quản lý vừa đƣợc xem là một khoa học, vừa đƣợc xem là một nghệ thuật và là một nghề

Quản lý được xem là một khoa học biểu hiện thông qua việc quá trình quản lý sẽ sử dụng các tri thức khoa học, các quy luật, các ngành khoa học vận dụng vào trong tổ chức nhằm phát huy hiệu quả

Quản lý là một nghề thuật biều hiện thông qua việc trong quá trình quản lý chủ thể quản lý

sẽ căn cứ vào đặc điểm tình hình để đưa ra các mệnh lệnh quản lý cho phù hợp Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo, quyết định quản lý cũng mang dấu ấn riêng của chủ thể quản lý Ngoài ra tính nghệ thuật của quản lý còn biểu hiện thông quan việc quản lý luôn thể hiện sự linh động, sáng tạo

Quản lý được coi là nghiệp xưa nhất và là nghề mới nhất, Quản lý đòi hỏi chủ thể phải có những kỹ năng, kiến thức và phẩm chất nhất định

f Quản lý luôn cần đến thông tin

Thông tin là một trong những yếu tố đầu vào của quản lý Thông tin đảm bảo cho hoạt động quản lý đươc thông suốt Thực chất của hoạt động quản lý là hoạt động trao đổi thông tin Thông tin phục vụ cho hoạt động ra quyết định của nhà quản lý Ngoài ra nó còn phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của quản lý

Những đặc điểm cơ bản của quản lý sẽ giúp chúng ta phân biệt với các hoạt động lao động khác

Câu hỏi: Anh/ chị hãy phân tích vai trò quản lý và liên hệ thực tiễn cơ quan anh chị đang công tác

1 Con người:

Lý do: Hoạt động quản lý là sản phẩm của con người Quản lý ra đời dựa trên nhu cầu hợp tác giữa các cá nhân Vì vậy, yếu tố con người chi phối mạnh mẽ đến hành động quản lý Con người vừa là yếu tố cấu thành nên quản lý đồng thời là một yếu tố chi phối mạnh mẽ đến hoạt động quản lý Con người trong hành động quản lý tồn tại với 2 tư cách: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

Con người vừa là chủ thể đưa ra mệnh lệnh quản lý đồng thời sẽ là chủ thể triển khai thực hiện các mệnh lệnh đó

Con người là nhân tố quyến định sự thành công hay thất bại của hoạt động quản lý

Con người cũng tồn tại với tư cách là một nguồn lực trong hoạt động quản lý Nó sẽ đảm bảo sự tồn tại và phát triển của hoạt động quản lý

Trong yếu tố con người thì năng lực phẩn chất, chất lượng và số lượng sẽ ảnh hưởng trực tiếp lâu dài đến hoạt động quản lý

Ví dụ: Trong hoạt động quản lý HCNN để quản lý hiệu lực hiệu quả thực thi công vụ đạt kết quả cao thì đòi hỏi đội ngũ CBCC đủ về số lượng, có năng lực phẩm chất Năng lực phẩm chất của đội ngũ CBCC sẽ ảnh hưởng đến hành động quản lý HCNN của cơ quan HCNN

Vận dụng: Do con người có ảnh hưởng lớn đến hành động tổ chức Do đó, trong hoạt động quản lý, tổ chức cần chú trọng xây dựng đội ngũ nhân lực cả về năng lực và phẩm chất Đảm bảo nguồn nhân lực trong tổ chức đủ cả về số lượng và chất lượng Ngoài ra chủ thể cần khai thác và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực Phân công phù hợp với trình độ chuyên môn của các cá nhân …

2 Chính trị

Lý do: Hoạt động của mọi tổ chức trong xã hội điều tồn tại trong môi trường chính trị nhất định và thường xuyên chịu sự chi phối ảnh hưởng tác động của yếu tố chính trị đó Yếu tố chính trị tác động thông qua quan điểm chủ trương đường lối chính sách của chính trị và tình hình chính trị

Mọi hoạt động quản lý trong tổ chức điều phải xuất phát từ quan điểm chủ trương đường lối của chính trị Hoạt động quản lý của tổ chức không thể đi ngược lại quan điểm chủ trương đường lối của chính trị

Hoạt động quản lý của mỗi tổ chức trong một quốc gia nhất định luôn luôn bị chi phối bởi yếu tố chính trị của quốc gia đó

Môi trường sự ổn định của chính trị cũng ảnh hưởng đến hoạt động quản lý của tổ chức

 Yếu tố chính trị là yếu tố lãnh đạo, định hướng mọi hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động quản lý

Vì yếu tố chính trị là yếu tố tác động chi phối mạnh mẽ đến hoạt động quản lý, do đó trong hoạt động quản lý cần xem xét để phù hợp với yếu tố chính trị

Vd: Đối với hoạt động của các cơ quan HCNN thì chịu sự chi phối mạnh mẽ của yếu tố chính trị Hoạt động của HCNN phải xuất phát từ quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng HCNN có trách nhiệm cụ thể hóa các quan điểm chủ trương đường lối của Đảng Khi các chủ trương đường lối của Đảng thay đỏi thì HCNN cũng phải thay đổi cho phù hợp

Vận dụng: Cần lựa chọn và xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học gọn nhẹ để đảm bảo cho hoạt động quản lý vận hành một cách trơn tru, cơ chế phối hợp sự liên kết chặt chẽ, giúp cho việc đạt mục tiêu nhanh chóng dễ dàng Hoạt động quản lý trong tổ chức phải phù hợp với đặc điểm loại hình của tổ chức

4 Quyền lực:

Khái niệm: Quyền lực là khả năng của chủ thể quản lý ảnh hưởng tới hành vi và suy nghĩ của đối tượng quản lý

Quyền lực bao gồm: Thẩm quyền và uy quyền

Lý do: Một trong những đặc điểm để phân biệt giữa hoạt động quản lý với các hoạt động khác trong xã hội, đó là hoạt động quản lý luôn luôn mang tính quyền lực Để thực hiện hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể phải sử dụng quyền lực tác động vào đối tượng Do đó quyền lực chi phối và tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lý

Quyền lực là phương tiện để chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý, là dấu hiệu để phân biệt giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

Quyền lực sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của chủ thể quản lý, ảnh hưởng đến việc kiểm soát hành vi của đối tượng

Vận dụng: Chủ thể quản lý cần phải xây dựng và sử dụng quyền lực một cách hợp lý

5 Thông tin:

Khái niệm: Thông tin là những dữ liệu được thu thập phục vụ cho việc ra quyết định quản

lý và giải quyết những vấn đề trong quản lý

Lý do: Để thực hiện được hoạt động trong quản lý đòi hỏi chủ thể quản lý phải sử dụng thông tin để truyền đạt mệnh lệnh Đối tượng quản lý trong quá trình thực thi mệnh lệnh cũng phải sử dụng thông tin Do đó, thông tin chi phối mạnh mẽ đến hoạt động quản lý

Thông tin sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện các chức năng của quản lý như chức năng lập kế hoạch, kiểm soát, tổ chức

Vd: Trong chức năng lập kế hoạch để thiết lập được mục tiêu hoạt động của tổ chức đòi hỏi phải có thông tin về thị trường, thông tin bên trong tổ chức Các thông tin này sẽ là cơ sở thiết lập các mục tiêu trong tổ chức

Thông tin được ví như mạch máu của tổ chức, quá trình quản lý thực chất là quá trình thông tin Thông tin vừa là yếu tố đầu vào vừa là yếu tố đầu ra của hoạt động quản lý Nó ảnh hưởng đến hiệu lực hiệu quả của hoạt động quản lý

Ngày nay, với sự phát triển khoa học kỹ thuật của công nghệ thông tin thì thông tin ngày càng giữa vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý trong tổ chức Thông tin trở thành yếu

tố cạnh tranh trong hoạt động tổ chức

Để thông tin phát huy được vai trò trong hoạt động quản lý thì đòi hỏi thông tin phải kịp thời, chính xác, đầy đủ

Vận dụng:

+ Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý phải có khả năng thu thập và xử lý thông tin

+ Cần phải đáp ứng các yêu cầu đối với thông tin: chính xác, phù hợp, kịp thời, khách quan, toàn diện

+ Kiểm soát được các thông tin trong tổ chức

Văn hóa tổ chức sẽ hình thành nên những giá trị bản sắc riêng của tổ chức

Văn hóa tổ chức sẽ chi phối mối quan hệ giữa các thành viên với các bộ phận trong tổ chức Vận dụng: + cần xây dựng văn hóa tổ chức phù hợp, đảm bảo xây dựng một môi trường làm việc tập thể, một bầu không khí thoải mái,…

Kết luận: Hoạt động quản lý chịu sự tác động chi phối mạnh mẽ của 6 yếu tố trên, mỗi yếu

tố sẽ tác động theo những chiều hướng khác nhau Do đó, trong hoạt động quản lý, chủ thể quản lý phải xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng này Chủ thể quản lý cần phải biết khai thác và phát huy những tác động tích cực của các yếu tố này đồng thời hạn chế và khắc phục những ảnh hưởng tiêu cực của những các yếu tố

Liên hệ thực tế tác động của các yếu tố này đối với hoạt động cơ quan???

VẤN ĐỀ 4: NHÀ QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ

I Nhà quản lý

Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại hai nhóm người cơ bản: Nhà quản lý và người thừa hành

1 Khái niệm: Nhà quản lý là người thực hiện hoạt động quản lý, đưa ra các mệnh lệnh

điều hành và thực hiện giám sát hoạt động của các thành viên trong bộ phận, tổ chức của mình Nhà quản lý cũng có thể hiểu là người chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành hoạt động một tổ chức hay nhiều tổ chức hay bộ phận Trong một tổ chức so người thừa hành thì số lượng nhà quản lý chiếm ít hơn

Trong một tổ chức nhà quản lý tồn tại hết sức đa dạng phong phú thể hiện ở nhiều cấp bậc khác nhau Đó có thể là chủ tịch, giám đốc, hiệu trưởng (nhà quản lý đối với tổ chức) hay có thể là trưởng khoa, trưởng phòng (nhà quản lý của một đơn vị) cũng có thể đốc công tổ trưởng, nhóm trưởng (nhà quản lý của một bộ phận)

Trong tổ chức tồn tại các cấp quản lý khác nhau

2 Đặc điểm của nhà quản lý

So với người thừa hành thì nhà quản lý có một số đặc điểm cơ bản để phân biệt như sau: + Nhà quản lý là người được tổ chức trao quyền và có trách nhiệm quản lý bộ phận đơn vị mình

+ Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm trước tổ chức về hoạt động của bộ phận, tổ chức mình

+ Là người chịu trách nhiệm hoạt động của cấp dưới và việc sử dụng các nguồn lực trong tổ chức

- Đây là cấp quản lý có số lượng ít trong tổ chức

- Nhà quản lý cấp cao là người ban hành chính sách có trách nhiệm chỉ đạo điều hành mọi hoạt động trong tổ chức

- Nhà quản lý cấp cao sẽ là người ban hành những chủ trương chính sách định hướng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức

- Nhà quản lý cấp cao là người ban hành các quyết định chiến lược Trong 1 tổ chức, cấp quản lý này tồn tại các chức danh: giám đốc, chủ tịch, hiệu trưởng

- Nhà quản lý cấp cao không có quản lý cấp trên mà chỉ có cấp dưới, đây được xem là cấp cao nhất trong tổ chức

3.2 Nhà quản lý cấp trung gian

- Đây là cấp quản lý có thể tồn tại hoặc không tồn tại, nhiều hay ít phụ thuộc vào đặc điểm qui mô tổ chức

- Nhà quản lý cấp trung gian sẽ phối hợp hoạt động giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp

cơ sở, kết nối thông tin và truyền đạt thông tin từ trên xuống

- Nhà quản lý cấp trung gian là người tiếp nhận những chủ trương chính sách, biện pháp của nhà quản lý cấp cao và biến nó thành những kế hoạch cụ thể để cấp dưới thực hiện

- Nhà quản lý cấp trung gian sẽ ban hành quyết định chiến thuật

- Nhà quản lý cấp trung gian là người trách nhiệm thể chế hóa chính sách đường lối của nhà quản lý cấp cao

- Trong tổ chức nhà quản lý cấp trung gian có thể là trưởng khoa, trưởng phòng hoặc giám đốc bộ phận

- Nhà quản lý cấp cơ sở sẽ ban hành quyết định tác nghiệp

- Trong tổ chức nhà quản lý cấp cơ sở có thể tồn tại dưới dạng tổ trưởng, nhóm trưởng, quản đốc

Câu hỏi: Anh/ chị hãy phân biệt nhà quản lý và nhà lãnh đạo? cho vd minh họa?

II Vai trò của nhà quản lý

Trong tổ chức, nhà quản lý có một vai trò vị trí rất quan trọng đối với hoạt động của tổ chức nói chung và đối với các hoạt động của các thành viên nói riêng Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể Với chức trách của mình, người quản lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau

Trong tổ chức, nhà quản lý nắm giữ vai trò khác nhau, trong đó người ta chia thành 3 nhóm vai trò cơ bản:

 Nhóm vai trò liên cá nhân

 Nhóm vai trò thông tin

 Nhóm vai trò ra quyết định

1 Nhóm vai trò liên cá nhân

Đƣợc thể hiện thông qua 3 vai trò:

 Vai trò tượng trưng

 Vai trò liên kết

 Vai trò lãnh đạo

a Vai trò tƣợng trƣng: vai trò này thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý được

thể hiện thông qua việc đại diện, thực hiện nhiệm vụ mang tính chất nghi lễ hình thức Nhà quản lý đại diện cho tổ chức trong những hoạt động mang tính biểu tượng và nghi lễ Nhà quản

lý sẽ đại diện cho tổ chức, tham gia các sự kiện khác nhau, tham gia phát biểu, giới thiệu,… Vai trò này nhằm thể hiện hình ảnh của tổ chức

b Vai trò nhà lãnh đạo: Vai trò này là việc nhà quản lý sẽ xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên Nhà quản lý sẽ là người động viên đôn đốc thúc đẩy cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ quản lý

c Vai trò liên kết: Nhà quản lý là chiếc cầu nối, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức, đóng vai trò là nhà truyền thông Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộ với bên ngoài và giúp cung cấp thông tin

Vd: Trong hoạt động quản lý của UBND thì chủ tịch, phó chủ tịch UBND là người đại diện cho UBND trong các quan hệ Khi nhắc tới UBND người ta thường nghĩ tới chủ tịch, phó chủ tịch Chủ tịch, phó chủ tịch là người sẽ chỉ đạo nhắc nhở các cơ quan chuyên môn của UBND, đội ngũ CBCC trong UBND để thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước theo qui định của pháp luật Đồng thời chủ tịch, phó chủ tịch của UBND còn là cầu nối để liên kết tạo sợi dây gắn bó giữa đội ngũ CBCC trong UBND với nhân viên và đội ngũ CBCC giữa các phòng ban

2 Nhóm vai trò thông tin

Nhà quản lý sẽ là người nắm bắt thu thập xử lý các thông tin trong tổ chức, đồng thời nhà quản lý cũng là người truyền đạt thông tin đó đến các thành viên trong tổ chức Trong tổ chức nhà quản lý là người tiếp nhận thông tin đồng thời là người phát ra (truyền đạt) các thông tin quản lý

Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông tin trong tổ chức

Vai trò thông tin của nhà quản lý được thực hiện thông qua 3 vai trò cụ thể sau:

Một là, vai trò thu thập và xử lý thông tin: Nhà quản lý sẽ là trung tâm trung chuyển, lưu

trữ và xử lý tất cả các loại thông tin trong tổ chức

Hai là, vai trò phổ biến truyền đạt thông tin: Trong tổ chức nhà quản lý sẽ là người

chuyển giao thông tin cho cấp dưới đồng thời báo cáo những thông tin của bộ phận mình lên cấp trên

Ba là, vai trò người phát ngôn trong tổ chức: Nhà quản lý sẽ là người chuyển giao hoặc

truyền đạt những thông tin của tổ chức cho các cá nhân của tổ chức bên ngoài

Vd: Trong cơ quan của tôi thì trưởng phòng đóng vai trò trung tâm thông tin của cơ quan những vấn đề phát sinh trong hoạt động của tổ chức đều phải báo cáo đến trưởng phòng Những thông tin này sẽ được trưởng phòng xem xét và đưa ra hướng xử lý và chỉ đạo cấp dưới thực hiện Khi các cơ quan tổ chức khác cần cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan tôi, thì trưởng phòng sẽ là người quyết định cung cấp thông tin Trưởng phòng có thể cung cấp thông tin hoặc chỉ đạo cấp dưới cung cấp thông tin

Nhà quản lý trong tổ chức là người có tiến nói quyết định cung cấp hay không cung cấp thông tin

Vai trò thông tin của nhà quản lý trong tổ chức là hết sức quan trọng Thông qua vai trò này giúp cho việc truyền đạt thông tin trong tổ chức được dễ dàng thông suốt Nhà quản lý là điểm đến đồng thời cũng là nơi phát ra những thông tin trong hoạt động quản lý trong tổ chức

3 Nhóm vai trò ra quyết định

Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý Nhà quản lý là người có quyền quyết định

và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình Trong tổ chức nhà quản lý là người ra quyết định, mệnh lệnh quyết định quản lý Nhà quản lý là người quyết định những vấn đề cơ bản nhất trong tổ chức như là nhân sự, tài chính, các kế hoạch chính sách phát triển của tổ chức Từ những quyết định này thì cấp dưới sẽ triển khai thực hiện

Vai trò ra quyết định của nhà quản lý được thể hiện qua 4 vai trò cụ thể sau đây:

Một là, vai trò của chủ đầu tư: Nhà quản lý sẽ là người khởi xướng những thay đổi,

những phương hướng phát triển trong tổ chức Có thể nói rằng nhà quản lý sẽ là người định hướng đi cho tổ chức

Hai là, vai trò là người giải quyết những xung đột trong tổ chức Trong hoạt động

của tổ chức luôn luôn phát sinh những vấn đề mâu thuẫn hoặc sự không đồng nhất Vì vậy, nhà quản lý sẽ là người tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hoà giải và xử lý những xung đột

Ba là, vai trò phân bổ các nguồn lực: Việc sử dụng các nguồn lực trong tổ chức là do

nhà quản lý quyết định Căn cứ vào điều kiện thực tế của cơ quan tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định việc sử dụng các nguồn lực như thế nào cho các bộ phận, các cá nhân để họ đảm bảo thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình

Bốn là, vai trò là nhà thương lượng: Trong hoạt động của tổ chức, nhà quản lý sẽ là

người tham gia thương lượng với các cá nhân tổ chức khác để đem lại sự ổn định quyền lợi của

tổ chức nói chung và các thành viên trong tổ chức nói riêng

Vd: Trong hoạt động của UBND chúng tôi, chủ tịch sẽ là người đề ra các kế hoạch, các chính sách phát triển UB, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện các kế hoạch này Trong quá trình hoạt động của UB có những trường hợp các công chức không thống nhất với nhau về quan điểm thì chủ tịch UB sẽ là người giải quyết những vấn đề mẫu thuẫn này Chủ tịch UB cũng là người quyết định sử dụng NSNN của UB theo những quy định của pháp luật, đồng thời

bố trí đội ngũ chuyên viên và phân công đội ngũ chuyên viên thực hiện nhiệm vụ Chủ tịch là người thường xuyên liên hệ các công ty doanh nghiệp đóng trên địa bàn để vận động họ đóng góp hỗ trợ phát triển kinh tế và xã hội tại địa phương

Các vai trò của nhà quản lý đều có ý nghĩa hết sức quan trọng Thông qua những vai trò này thì nhà quản lý sẽ thực hiện được hoạt động quản lý của mình Mỗi vai trò đều giữa vị trí nhất định đối với nhà quản lý cũng như đối với các thành viên trong tổ chức

Trong hoạt động của tổ chức nhà quản lý phải đảm bảo và phát huy được tốt các vai trò này Có như vậy thì hoạt động quản lý điều hành của nhà quản lý mới thực sự phát huy được hiệu quả

VẤN ĐỀ 5: NHỮNG YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ

Nhà quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của tổ chức để nhà quản lý phát huy được vai trò vị trí của mình thì đòi hỏi nhà quản lý phải có những yêu cầu về năng lực nhất định Những yêu cầu về năng lực đặt ra đối với nhà quản lý sẽ khác với yêu cầu về năng lực đối với người thừa hành

Có 2 yêu cầu về năng lực đặt ra đối với nhà quản lý là yêu cầu về mặt kỹ năng và yêu cầu

về mặt phẩm chất Để nhà quản lý thực hiện hoạt động của mình thì cần phải đáp ứng 2 nhóm yêu cầu này

1 Yêu cầu về mặt kỹ năng

Trong yêu cầu về mặt kỹ năng nhà quản lý phải đáp ứng 3 nhóm yêu cầu cơ bản bao gồm:

- Nhóm kỹ năng quan hệ giao tiếp

- Nhóm kỹ năng nhận thức & thiết kế

kỹ thuật như là kiến thức xây dựng, nghiên cứu thị trường, IT

Nhóm kỹ năng kỹ thuật bao gồm những kỹ năng như là: Kỹ năng sử dụng máy tính, mạng,

kỹ năng marketing, kỹ năng sản xuất

Đây là nhóm kỹ năng cần thiết hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý của nhà quản lý Nếu nhà quản lý có những kỹ năng này thì việc quản lý sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn

1.2 Nhóm kỹ năng quan hệ

Đây là những kỹ năng làm việc với nhà quản lý cấp trên đồng cấp, cấp dưới hay khách hàng Kỹ năng quan hệ là kỹ năng làm việc với với người khác

Trong hoạt động quản lý nhà quản lý phải giao tiếp quan hệ với nhiều chủ thể khác nhau

Do đó, kỹ năng quan hệ giao tiếp là một kỹ năng không thể thiếu Nhóm kỹ năng quan hệ giao tiếp bao gồm các kỹ năng: kỹ năng giải quyết xung đột, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý nhân sự

Thực chất của quá trình quản lý là việc đạt được mục tiêu thông qua người khác, do đó nhà quản lý phải biết cách giao tiếp ứng xử

Vd: Khi triển khai thực hiện 1 kế hoạch dự án chung của một cơ quan thì nhà quản lý phải biết cách truyền đạt nội dung chương trình đề án nội dung của mình và phải biết cách thuyết phục động viên nhân viên cấp dưới thực hiện

Nhóm kỹ năng quan hệ giao tiếp sẽ giúp cho nhà quản lý nắm bắt thông tin từ đối tượng quản lý, truyền đạt những thông tin đến đối tượng quản lý một cách dễ dàng nhanh chóng, sử dụng hợp lý nguồn nhân lực của tổ chức, điều hoà mối quan hệ trong tổ chức, tạo nên sự đồng thuận trong tổ chức, hướng đến mục tiêu chung

1.3 Nhóm kỹ năng nhận thức và thiết kế

Đây là những kỹ năng nhằm dự đoán dự báo xu thế vận động và phát triển của tổ chức cũng như môi trường bên ngoài của tổ chức

Nhóm kỹ năng nhận thức và thiết kế giúp cho nhà quản lý nhận được vấn đề phát sinh trong

tổ chức, xác định được mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức và đề ra biện pháp cần thiết

để thực hiện mục tiêu định hướng đó

Kỹ năng nhận thức sẽ giúp vạch ra đường lối tầm nhìn sự phát triển của tổ chức Kỹ năng nhận thức bao gồm các kỹ năng sau đây:

 Kỹ năng dự đoán dự báo

 Kỹ năng hoạch định chiến lược

 Kỹ năng phân tích và nhận thức xã hội

 Kỹ năng xây dựng các kế hoạch, qui hoạch chiến lược

 …

Ba nhóm kỹ năng này điều cần thiết và quan trọng đối với nhà quản lý Tuy nhiên, tùy theo cấp từng cấp quản lý yêu cầu đối với mỗi nhóm kỹ năng khác nhau Nhóm kỹ năng kỹ thuật quan trọng đối với nhà quản cấp cơ sở Nhóm kỹ năng nhận thức thì cần cho nhà quản lý cấp cao Nhóm kỹ năng quan hệ thì rất cần cho tất cả các nhà quản lý

Nhà quản lý cần phải trang bị các nhóm kỹ năng trên để việc quản lý tổ chức được thuận lợi dễ dàng

2 Yêu cầu về mặt phẩm chất

Để nhà quản lý thực hiện tốt chức năng của mình bên cạnh những kỹ năng nhà quản lý cũng cần đến những phẩm chất nhất định Có 9 phẩm chất cơ bản nhà quản lý cần có:

1 Có mong muốn làm nhà quản lý

2 Là người liêm chính trung thực, khách quan & có tinh thần trách nhiệm

3 Có sức khoẻ tốt và có khả năng chịu áp lực cao

4 Can đảm và quyết đoán

5 Có phong cách dân chủ cởi mở không thiên vị

6 Có khả năng giao tiếp ứng xử tốt

7 Năng động, sáng tạo và có tinh thần đổi mới

8 Có tinh thần học hỏi không ngừng phấn đấu

9 Có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề

 Những phẩm chất và kỹ năng đặt ra cho nhà quản lý đều hết sức quan trọng Nó giúp cho nhà quản lý hoạt động tốt công việc hoạt động quản lý của mình Do đó, nhà quản lý phải trang bị cho mình đầy đủ những kỹ năng phẩm chất này và rèn luyện kỹ năng phẩm chất này thật tốt

(Liên hệ thực tế)

Mặc dù nguyên tắc do con người đặt ra, tuy nhiên để nguyên tắc vận hành được thì đòi hỏi các nguyên tắc đó phải phù hợp quy luật vận động khách quan và thực tiễn hoạt động của tổ chức

Nghĩa là nguyên tắc sẽ định hướng cho hành vi hoạt động cho các cá nhân, bộ phận trong tổ chức Người ta ví nguyên tắc là ngọn hải đăng cho hoạt động quản lý

 Nguyên tắc mang tính bắt buộc:

Nghĩa là nói đến nguyên tắc là nói đến những khuôn khổ, hoạt động hành vi của cá nhân hay tổ chức phải dựa trên những ……… Tổ chức phải đảm bảo cho nguyên tắc được thực thi trên thực tế

3 Các yêu cầu đối với nguyên tắc quản lý

Có 4 yêu cầu đặt ra đối với các nguyên tắc quản lý:

- Nguyên tắc phải phù hợp với các yêu cầu của quy luật vận động khách quan

Nguyên tắc do con người đặt ra, tuy nhiên để nguyên tắc tồn tại phát huy tác dụng và được mọi người thừa nhận thì nguyên tắc đó phải xuất phát từ những quy luật khách quan Tổ chức không được chủ quan duy ý chí tự đặt ra nguyên tắc

- Nguyên tắc phải phù hợp với mục tiêu quản lý

Trong hoạt động quản lý và trong hoạt động của tổ chức thì mục tiêu là vấn đề cốt lỗi chi phối hành động Nguyên tắc đặt ra là để thực hiện mục tiêu Do đó, các nguyên tắc này phải phù hợp với mục tiêu, không được mâu thuẫn và trái với mục tiêu

- Nguyên tắc phải phản ánh đúng tính chất và các quan hệ quản lý

Để nguyên tắc thực hiện được thì các nguyên tắc đó phải phù hợp với đặc điểm tính chất với các quan hệ trong tổ chức đó

- Nguyên tắc phải đảm bảo tính hệ thống, nhất quán và đảm bảo thực hiện

Nghĩa là khi xây dựng các nguyên tắc thì các nguyên tắc này phải được thống nhất đồng bộ, không được mâu thuẫn với nhau Các nguyên tắc này khi đã xây dựng thì phải đảm bảo thực hiện xuyên suốt trong hoạt động, đảm bảo tất cả các cá nhân, bộ phận đều phải tuân thủ thực hiện nguyên tắc

- Nguyên tắc kết hợp hài hòa các lợi ích

- Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả

- Nguyên tắc thích ứng linh hoạt

- Nội dung nguyên tắc:

+ Xây dựng và thiết lập các mục tiêu chung của tổ chức và các mục tiêu cụ thể: Trong tổ chức tồn tại nhiều mục tiêu khác nhau đòi hỏi phải xây dựng các mục tiêu, từ mục tiêu chung của tổ chức đến mục tiêu của các bộ phận, phòng ban Đối với việc xây dựng mục tiêu thì đòi hỏi các mục tiêu phải cụ thể, khả thi, phải đo lường được

+ Truyền đạt được mục tiêu đến các cá nhân bộ phận trong tổ chức

+ Mọi hoạt động trong tổ chức phải hướng đến việc thực hiện mục tiêu

Trong hoạt động tổ chức thì mục tiêu là cái định hướng cho cá nhân, bộ phận Do đó, đảm bảo nguyên tắc mục tiêu sẽ giúp cho hoạt động tổ chức diễn ra đúng hướng và thống nhất

4.2 Nguyên tắc chuyên môn hóa trên cơ sở phân công lao động

- Là nguyên tắc đòi hỏi trong hoạt động quản lý phải tiến hành phân công chuyên môn hóa các cá nhân, các bộ phận để thực hiện nhiệm vụ, công việc của tổ chức

Chuyên môn hóa dựa trên cơ sở phân công lao động, do đó phân công lao động và chuyên môn hóa là không tách rời nhau

- Thực hiện nguyên tắc này sẽ giúp cho việc hoạt động của tổ chức được phân công rõ ràng khoa học tránh tình trang chồng chéo, trùng lắp hay bỏ sót chức năng công việc Nó cũng giúp cho các cá nhân bộ phận được hoạt động chuyên sâu từng lãnh vực cụ thể, từ đó giúp cho

họ trang bị học hỏi kiến thức gắn với công việc chuyên môn nghiệp vụ của mình

- Nguyên tắc này đòi hỏi:

+ Tiến hành phân công công việc cho các cá nhân, các bộ phận Mỗi cá nhân bộ phận sẽ phân công công việc nhiệm vụ nhất định và tập trung thực hiện những công việc, nhiệm vụ đó Phân chia thành các bộ phận chức năng khác nhau để thực hiện

+ Việc phân công lao động phải căn cứ vào năng lực yêu cầu, tính chất, đặc điểm của công việc tổ chức

Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc

4.3 Nguyên tắc phối hợp

- Là nguyên tắc đòi hỏi hoạt động quản lý phải có sự liên kết phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức

- Tổ chức được cấu thành bởi nhiều cá nhân, bộ phận Để đảm bảo cho hoạt động tổ chức được diễn ra nhịp nhàng đồng bộ, thì đòi hỏi phải có sự liên kết phối hợp Việc phối hợp

sẽ giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ được nhanh chóng thuận lợi

- Nguyên tắc phối hợp là nguyên tắc bổ trợ cho nguyên tắc phân công lao động Hoạt động trong tổ chức không phải là hoạt động riêng lẻ mà luôn luôn cần đến sự phối hợp liên kết

- Nguyên tắc này đòi hỏi:

+ Tạo mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức Trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ thì các cá nhân, bộ phận cần có sự liên kết với nhau

+ Cần phải xây dựng được cơ chế phối hợp giữa các cá nhân bộ phận trong tổ chức

 Xác định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận để cho việc phối hợp được thuận lợi

Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc

4.4 Nguyên tắc kết hợp hài hòa các lợi ích

- Là nguyên tắc trong hoạt động quản lý phải đảm bảo cân đối hài hòa các lợi ích giữa các cá nhân bộ phận trong tổ chức

- Trong tổ chức tồn tại nhiều lợi ích khác nhau bao gồm lợi ích chung của tổ chức, lợi ích của các bộ phận, các phòng ban và các lợi ích của các cá nhân do đó cần phải kết hợp các lợi ích này Nhiều khi các lợi ích này không thống nhất với nhau, do đó phải đảm bảo ở mức hài hòa Kết hợp hài hòa các lợi ích sẽ tạo ra sự thống nhất gắn bó, hạn chế sự mâu thuẫn xung đột trong tổ chức Lợi ích là một vấn đề mà các cá nhân bộ phận điều quan tâm, do đó phải cân đối

- Nội dung:

+ Tổ chức phải quan tâm đến các lợi ích bên trong tổ chức

+ Tổ chức phải cân đối với lợi ích giữa tập thể và cá nhân, bộ phận với nhau

+ Trong quản lý phải phân bổ hợp lý các nguồn lực, tài chính cho các cá nhân, bộ phận

 Tránh hiện tượng phân biệt đối xử, có sự chênh lệch về lợi ích

Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc

Thực hiện nguyên tắc hài hòa lợi ích, không có nghĩa là cào bằng lợi ích, nghĩa là cân bằng lợi ích mà phải cân đối hài hòa có tính đến đặc điểm, điều kiện hoàn cảnh của các cá nhân bộ phận từ đó phân bổ cho hợp lý

4.5 Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả

- Là nguyên tắc đòi hỏi hoạt động quản lý phải chú trọng đến tính hiệu quả quan tâm đến chi phí và lợi ích

- Mục đích của hoạt động quản lý là làm cho tổ chức tốt hơn, hiệu quả hơn Hiệu quả được coi là chuẩn mực của hoạt động quản lý Do đó phải chú trọng đến tính hiệu quả Đảm bảo nguyên tắc hiệu quả giúp cho hoạt động quản lý duy trì được sự ổn định lâu dài phát triển tiết kiệm được các nguồn lực trong tổ chức

- Nội dung:

+ Tổ chức phải đặt hiệu quả lên hàng đầu trong hoạt động của mình, coi hiệu quả là một thước đo để đánh giá hoạt động quản lý

+ Cần phải tính toán để cân đối kết quả mang lại và chi phí bỏ ra Hoạt động quản lý phải

sử dụng hợp lý các nguồn lực trong tổ chức như nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, nguồn nguyên liệu

+ Trong quản lý phải chú ý lựa chọn những phương án, cách thức tối ưu để giải quyết những vấn đề trong quản lý nhằm mang lại kết quả cao trong tổ chức

Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc

4.6 Nguyên tắc thích ứng linh hoạt

- Nguyên tắc thích ứng linh hoạt là nguyên tắc đòi hỏi hoạt động quản lý của tổ chức phải thay đổi để phù hợp với sự biến đổi tác động của môi trường xung quanh

- Hoạt động tổ chức luôn tồn tại trong môi trường nhất định Các yếu tố như là: Kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, quốc tế thường xuyên biến đổi và tác động đến hoạt động của tổ chức Vì vậy để nắm bắt kịp thời xu hướng biến đổi của môi trường đòi hỏi tổ chức không ngừng thay đổi Sự thay đổi này sẽ giúp cho hoạt động tổ chức phù hợp hơn với sự biến đổi của môi trường

- Nội dung: Nguyên tắc này đỏi hỏi

+ Tổ chức phải điều chỉnh để thích ứng với sự biến đổi của môi trường, tránh tư tưởng bảo thủ cứng nhắc

+ Tổ chức phải nắm bắt được xu hướng biến đổi và tác động của môi trường để thay đổi cho phù hợp

 Tổ chức phải luôn luôn chủ động nắm bắt kịp thời sự biến đổi của môi trường

Ví dụ thực tiễn tại cơ quan làm việc

Hiện nay, hoạt động quản lý nhà nước tồn tại trong một môi trường kinh tế xã hội thường xuyên biến đổi, để quản lý được các mối quan hệ kinh tế xã hội thì các cơ quan nhà nước đã nắm bắt kịp thời những thay đổi đó và điều chỉnh cho phù hợp Chẳng hạn hiện nay KHCN, công nghệ thông tin đã ứng dụng vào trong đời sống xã hội Vì vậy cơ quan chúng tôi đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan như là hình thành cổng thông tin điện tử, trao đổi bằng hộp thư điện tử, văn bản điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến qua mạng

(gắn với hoạt động thực tiễn cơ quan làm việc của mình)

VẤN ĐỀ 7: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

1 Khái niệm phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý là cách thức chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu

Trong hoạt động quản lý để tác động đối tượng quản lý thì đòi hỏi chủ thể quản lý phải sử dụng các phương pháp Đây là những cách thức khác nhau mà chủ thể quản lý sử dụng để tác

động vào đối tượng quản lý Căn cứ vào cách thức tác động người ta chia các phương pháp quản lý khác nhau

2 Yêu cầu đối với phương pháp quản lý

- Các phương pháp được sử dụng phù hợp với đặc điểm của chủ thể, đối tượng quản

lý

Khi chủ thể sử dụng lựa chọn phương pháp quản lý thì chủ thể phải căn cứ vào đặc điểm của mình, vào tổ chức, đối tượng quản lý để lựa chọn phương pháp phù hợp Có như vậy thì phương pháp mới phát huy được hiệu quả trong thực tiễn

Đối với các đối tượng thích tự do sáng tạo thoải mái thì lựa chọn phương pháp giáo dục thuyết phục Ngược lại đối với những người tùy tiện thì chọn phương pháp hành chính

- Các phương pháp sử dụng quản lý phải đa dạng, sử dụng kết hợp hài hòa giữa các phương pháp

Trong thực tiễn để sử dụng các phương pháp hiệu quả thì chúng ta có thể sử dụng nhiều hình thức cách thức khác nhau của phương pháp đó Chẳng hạn trong phương pháp giáo dục thuyết phục có thể sử dụng hình thức như tuyên truyền, tổ chức cuộc thi, treo panô, băng rôn, biểu ngữ…

Ngoài ra, chủ thể cũng nên sử dụng kết hợp các phương pháp khác nhau để hỗ trợ nhau, ví

dụ như kết hợp giữa hành chính và giáo dục thuyết phục

- Các phương pháp phải có tính khả thi và đem lại hiệu quả

Khi chủ thể phải lựa chọn phương pháp quản lý đảm bảo các phương pháp đó đem lại kết quả như mong muốn Nếu sử dụng phương pháp không phù hợp hoặc không hợp lý thì chủ thể sẽ không đạt được mục tiêu ban đầu

- Các phương pháp phải linh hoạt sáng tạo

Khi sử dụng các phương pháp chủ thể quản lý phải căn cứ vào để đặc điểm tình hình không được máy móc cứng nhắc Khi được điều kiện tình hình thay đổi thì cũng phải cân nhắc điều chỉnh phương pháp cho phù hợp

3 Vai trò của phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý của tổ chức Thông qua phương pháp thì các mệnh lệnh mục tiêu của nhà quản lý được truyền tải đến đối tượng quản lý

Vai trò của phương pháp quản lý được thực hiện ở các khía cạnh sau đây:

- Phương pháp quản lý là công cụ để truyền tải cơ chế quản lý đến đối tượng quản

lý nhằm tạo nên sự thống nhất trong quản lý

Thông qua phương pháp quản lý thì đối tượng nắm bắt được những yêu cầu mệnh lệnh đối với nhà quản lý đặt ra đối với mình và từ đó nhà quản lý thực hiện được những yêu cầu mệnh lệnh

- Phương pháp quản lý là công cụ để truyền tải thông tin của chủ thể quản lý đến

đối tượng quản lý

Ví dụ: Thông qua phương pháp giáo dục thuyết phục thì các nhân tổ chức trong xã hội nắm bắt được những quy định của pháp luật, những quyết định của CQHCNN Cá nhân, tổ chức trong xã hội sẽ hiểu biết chính xác về những quy định của pháp luật để triển khai thực hiện nghiêm túc

- Làm cho hoạt động quản lý tuân thủ các nguyên tắc quản lý

Thông qua phương pháp quản lý thì các nguyên tắc quản lý được thực thi một cách thống nhất đồng bộ tạo nên trật tự trong hoạt động tổ chức

- Phương pháp quản lý là điều kiện nâng cao số lượng, chất lượng và điều kiện

quản lý

Thông qua việc thực hiện các phương pháp quản lý, thì các mục tiêu của tổ chức sẽ được đảm bảo thực thi một cách nghiêm túc Phương pháp quản lý sẽ làm cho hoạt động tổ chức ngày càng tốt hơn hiệu quả hơn

Ví dụ: Trong hoạt động quản lý HCNN sử dụng phương pháp hành chính sẽ giúp cho hoạt động HCNN diễn ra đúng khuôn khổ, đúng qui định Đảm bảo cho các cá nhân tổ chức trong

xã hội, cũng như CBCC tuân thủ những quy định của pháp luật

- Phương pháp quản lý sẽ tạo nên sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức

Phương pháp quản lý sẽ giúp cho các cá nhân trong tổ chức liên kết phối hợp với nhau nhằm giải quyết mục tiêu chung của tổ chức

Kết luận: Có thể khẳng định rằng phương pháp quản lý là một nội dung không thể thiếu

trong hoạt động quản lý, nó là một nội dung cấu thành nên hoạt động quản lý Phương pháp quản lý có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý của tổ chức nói chung cũng như hoạt

động của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý nói riêng

+ Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)

+ Phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn (ISO)

Đánh giá ưu điểm/ nhược điểm